Riktlinjer för samlingen vid Stockholms stadsmuseum, Medeltidsmuseet och Stockholmsforskningen

2008-06-01 Diarienr 2006/1040-50 Sid 1 (58) Riktlinjer för samlingen vid Stockholms stadsmuseum, Medeltidsmuseet och Stockholmsforskningen 1 INLEDNING...4 1.1 RIKTLINJER FÖR SAMLINGEN... 4 1.2 RIKTLINJERNAS STATUS OCH GILTIGHET... 4 1.3 REVIDERING AV RIKTLINJER FÖR SAMLINGEN... 5 1.4 AVGRÄNSNING... 5 2 STADSMUSEETS SAMLING... 5 2.1 SAMLINGENS TILLKOMST... 6 2.1.1 Stadsmuseet bildas... 6 2.1.2 Samlingen före 1950... 7 2.1.3 1950- och 1960-talen: Samlingen expanderar... 9 2.1.4 Efter 1970: film- och fotodokumentation och förvärv av föremål integreras... 9 2.2 TILLBAKABLICK PÅ MUSEETS MAGASIN OCH VÅRD AV SAMLINGEN... 11 2.3 SAMLINGENS INNEHÅLL... 11 3 RIKTLINJER FÖR BEVARANDE AV SAMLINGEN... 12 3.1 SÄKERHET FÖR SAMLING... 12 3.2 DOKUMENTATION AV SAMLINGEN... 13 3.2.1 Museets databaser... 13 3.2.2 Digitalisering... 14 3.2.3 Retroaktiv dokumentation... 15 3.2.4 Revision av uppgifter... 15 3.3 FÖREBYGGANDE VÅRD... 16 3.4 FÖRVARING... 16 3.4.1 Struktur för magasin... 17 3.4.2 Placeringsdokumentation... 17 3.4.3 Brandskydd... 18 3.4.4 Stöldskydd... 18 3.4.5 Förvaringsutrustning... 18 3.4.6 Riktlinjer för klimat och material i magasin... 19 3.4.7 Riskmaterial... 19 3.4.8 Besökare i magasin och arkiv... 20 3.4.9 Exponering av museiobjekt i utställning... 20 3.4.10 Brand-, säkerhets- och skyddsfaktorer i utställningar... 21 3.4.11 Restvärdeslista för utställda/utstationerade objekt i Södra Stadshuset och Medeltidsmuseet... 21 3.5 SKÖTSEL... 22 3.5.1 Vårdåtgärder och konservering... 22

Sid 2 (58) 3.5.2 Säkerhet för personalen... 22 3.5.3 Skötsel av teknisk utrustning... 23 3.5.4 Städning... 23 3.5.5 Mikroorganismer och mögelsanering... 24 3.6 KONTROLL... 24 3.6.1 Kontroll av brandskydd... 24 3.6.2 Konditionsbesiktning... 25 3.6.3 Inventering och placeringskontroll av samlingen... 25 3.6.4 Klimatkontroll... 25 3.6.5 Övervakning och kontroll mot skadedjur och mikroorganismer... 25 3.6.6 Kontroll av förvaringsutrustning... 26 3.6.7 Kontroll av teknisk utrustning... 26 3.7 HANTERING... 26 3.7.1 Transport av museiföremål... 27 3.7.1.1 Hantering i samband med transporter till Stadsmuseets utställningar...28 3.7.2 Försäkring av samlingen... 28 3.7.2.1 Försäkring i samband med lån...29 3.7.3 Värdering av objekt ur samlingen... 29 4 RIKTLINJER FÖR ANVÄNDNING AV SAMLINGEN... 30 4.1 FAKTARUM OCH BIBLIOTEK... 31 4.2 FORSKARSERVICE... 31 4.3 PUBLIKA DATABASER/INTERNET... 31 4.4 UTSTÄLLNING... 31 4.5 INTERNLÅN TILL UTSTÄLLNINGAR OCH LOKALER PÅ STADSMUSEET... 32 4.6 LÅN... 33 4.6.1 Låneförfrågan och facilitetsrapport... 33 4.6.2 Låneavtal... 34 4.6.3 Lånevillkor - låntagarens ansvar och utlånarens rättigheter... 35 4.6.4 Utlån till institution i annat EU-land... 35 4.6.5 Utlån till institution i land utanför EU... 36 4.6.6 Fotografering och reprofotografering i samband med utlån... 37 4.6.7 Inlån för reprofotografering... 37 4.7 DEPOSITION... 38 4.7.1 Objekt deponerade hos Stadsmuseet... 38 4.8 FRAMSTÄLLNING AV KOPIOR OCH REPLIKER... 38 5 RIKTLINJER FÖR FÖRVÄRV... 39 5.1 INRIKTNING PÅ STOCKHOLM, SAMTID OCH KOMPLETTERING... 39 5.2 PERSPEKTIV: REPRESENTATIVITET OCH SÄRDRAG... 40 5.3 INSAMLING... 40 5.3.1 Aktiv insamling... 40 5.3.2 Insamlingsgrupp... 41 5.4 FÖRVÄRVSPRINCIPER... 41 5.5 FÖRVÄRVSSÄTT... 42 5.5.1 Erbjudande om gåva... 42 5.5.2 Köp... 43 5.5.3 Förvärv genom fyndfördelning... 43 5.5.4 Tillvaratagande... 43 5.6 HANTERING VID EMOTTAGANDE AV ERBJUDET MATERIAL... 44

Sid 3 (58) 5.7 BESLUT OM OCH HANTERING VID FÖRVÄRV AV FÖREMÅL, FOTOGRAFISKT MATERIAL OCH KONST... 44 5.8 HANTERING AV MATERIAL SOM EJ ACCEPTERAS TILL FÖRVÄRV... 45 6 RIKTLINJER FÖR GALLRING... 46 6.1 MOTIV TILL GALLRING UR SAMLINGEN... 46 6.1.1 Kriterier för gallring ur samlingen... 47 6.1.1.1 Dokumentära och kulturhistoriska kriterier...47 6.1.1.2 Tillverkningshistoriska och estetiska kriterier...47 6.1.1.3 Tekniska och ekonomiska kriterier...48 6.2 DOKUMENTATION AV OBJEKT INFÖR GALLRING... 48 6.3 BESLUT OM GALLRING... 48 6.4 GALLRINGSFÖRFARANDE... 49 7 ORDFÖRKLARINGAR... 49 8 KÄLLOR OCH LITTERATUR... 55 9 LÄNKAR TILL STYRDOKUMENT RÖRANDE SAMLINGEN... 56 Lagar...56 Förordningar och föreskrifter...57 Instruktioner inom Stockholms stad...57 Internationella föreskrifter...57 Övriga länkar...57

Sid 4 (58) 1 Inledning 1.1 Riktlinjer för samlingen Genom Riktlinjer för samlingen sammanför Stadsmuseet sina redan tillämpade och beslutade riktlinjer om insamling samt gallring med nya kompletterande riktlinjer vad gäller användning av samlingen, bevarande av samlingen samt dess status och syftet med samlingen. Målgrupp för arbetet är i första hand museets personal men även uppdragsgivare och samarbetspartners. Genom Riktlinjer för samlingen vid Stadsmuseet ska kunskapen om museets samlingar säkras för framtiden museets samlingar förvaltas och vårdas, utökas och gallras på ett planerat sätt museets personal arbeta med tydliga och säkra arbetsprocesser Sedan 1999 är Stadsmuseet medlem av UNESCO:s International Council of Museums (ICOM). För att ingå i denna globala krets av museer förutsätter ICOM att ett professionellt museum uppfyller vissa kriterier. Ett av de viktigaste kriterierna berör museernas samlingar och innebär att varje medlemsmuseum har en plan för sina samlingar. ICOM fastslår att museernas uppdrag är att förvärva, bevara och främja sina samlingar som bidrag till skyddet av naturarvet, kulturarvet och det vetenskapliga arvet. Museernas samlingar är ett arv som är viktigt för oss alla. Att arbeta med museisamlingar är ett medborgerligt förtroendeuppdrag. I detta ligger en omdömesgill förvaltning som omfattar rättmätigt ägande, varaktighet, dokumentation, tillgänglighet och gallring under ansvar. 1.2 Riktlinjernas status och giltighet Riktlinjerna i detta dokument är beslutade av Stadsmuseets chef 2008-04-03. Därefter har de anmälts till och förankrats hos Kulturnämnden. Vid tillämpning av riktlinjerna i detta dokument ska hänsyn tas till äldre tillämpningssätt och förvaltningsmetoder. Redan ingångna avtal avseende förvärv, lån och deposition ska fortsättningsvis gälla. När nya avtal upprättas ska Riktlinjer för samlingen tillämpas. Riktlinjerna publiceras på museets intranät och är tillgängliga för museets medarbetare.

Sid 5 (58) 1.3 Revidering av riktlinjer för samlingen Riktlinjerna kan ändras av Samlingsenhetens chef när faktauppgifter, rutiner och mindre förändringar i verksamheten påkallar uppdatering. Övergripande förändringar av Riktlinjerna gällande museets organisation, delegationsordning, resurser och ändringar av principiella karaktär beslutas efter samråd i museets ledningsgrupp av museets chef. 1.4 Avgränsning Dokumentet behandlar användning, bevarande, utökning och gallring av Stadsmuseets arkivalier, raritetsbiblioteket, fotografi -, konst-, och föremålssamlingar. Riktlinjerna i detta dokument avser (musei-)samlingen och inte objekt ur miljö- och rekvisitasamlingarna. Inom arkivet hanteras ämbetsarkivet och arkivsamlingen. Museets ämbetsarkiv består av de allmänna handlingarna som Stadsmuseets verksamhet avsätter. De allmänna handlingarna ska enligt lag arkivläggas inom staden och kan endast överlåtas till annan huvudman efter beslut i kommunfullmäktige. All offentlig förvaltning är lagstadgat skyldig att hålla allmänna handlingar offentligt tillgängliga. Dokumentation, insamling och lån från andra institutioner i samband med utställningar i Södra Stadshuset och Medeltidsmuseet omfattas inte av riktlinjerna men avsätter material i arkivet. LÄNK TILL DOKUMENTET OM MUSEI-, MILJÖ- OCH REKVISITA-SAMLINGARNA VID STADSMUSEET 2 Stadsmuseets samling Stadsmuseet är ett stadshistoriskt museum vars samling berättar om Stockholms stad ur olika aspekter. Många discipliner kan därför finna material i museets samling: arkeologi, etnologi, historia, konstvetenskap, kulturgeografi, litteraturvetenskap, teknik och osteologi m fl. Samlingen består av hela eller fragmentariska originalföremål, apparater och modeller, arkivhandlingar, konst, dokument på papper, fotografiska objekt, repliker, magnetoptiska föremål och datainformation.

Sid 6 (58) Museets samling är relaterad till Stockholm. Samlingens objekt kan vara tillverkade eller ha brukats i Stockholm eller stockholmsregionen, kan handla om eller avbilda Stockholm eller ha en upphovsman som varit verksam i Stockholm. Samlingens objekt kan även vara relaterade till personer och händelser i Stockholm. Museet har ett särskilt insamlingsintresse av de kommunala verksamheterna i staden. 2.1 Samlingens tillkomst 2.1.1 Stadsmuseet bildas Stockholms stads verksamheter har införskaffat och avsatt olika föremål, arkivalier, böcker, konst, kartor och ritningar. På varje rotel förvarades i början av 1900-talet relativt omfattande samlingar. Ett exempel är Husbyggnadskontoret som sparade byggnadsmaterial från de stora rivningarna i slutet av 1800-talet och kring sekelskiftet 1900. Från 1912 tillvaratog Husbyggnadsavdelningen systematiskt byggnadsdelar för att de skulle ingå i ett framtida stadsmuseum. De magasinerades i Börshusets källare och i en lokal på Myntgatan. 1918 tillsattes en första utredning för att inrätta ett stadsmuseum och 1925 utsåg stadsfullmäktige en kommitté för att utreda förutsättningarna för ett stadsmuseum i Stockholm. Stadsfullmäktiges vice ordförande Knut Tengdahl utsågs att inventera museiföremål i stadens ägo. Tengdahls utredning utmynnade under de följande åren i rapporter som upptar bl.a. en medaljsamling, fotografier, diplom, grafik, skulpturer, gamla möbler samt stadshusets Stockholmsbilder. Därtill finns föremål som belyser stadens forna skråväsen, sällskapsliv, offentliga nöjen och bilder av byggnadshistoriskt intresse. Bland föremålen i listan finns kommunalhistoriskt symbolmättade föremål som stadens nycklar, stadens äldsta kassakista och bödelsvärd. Det fanns även en avsikt att överföra och sammanföra arkivhandlingar i stadens ägo och stadshistoriska bibliotek till stadens museum. Dessa finns idag istället på Stadsarkivet. Tengdahls lista utgör själva kärnan i Stadsmuseets samlingar. I kommitténs utkast till ett blivande stadsmuseum 1926 föreslogs en historisk topografisk huvudavdelning samt en kommunalhistorisk. 1929 tillkom önskemål om en näringshistorisk avdelning. Under 1920-talets slut påbörjades en dokumentation av utdöende hantverk. Under de följande 20 åren insamlades totalt ca 3 300 föremål från 30 olika hantverk. 15 av dessa dokumenterades med intervjuer, uppmätningar, fotodokumentation och 19 med stumfilmer med inklippta texter.

Sid 7 (58) 2.1.2 Samlingen före 1950 1930 gav Stadskollegiet sitt utlåtande om Stadsmuseet. Det nya museet borde ha en skådesamling för att ge en historisk översikt av stadens uppkomst och tillväxt samt invånarnas levnadsvillkor under skilda tider. Skådesamlingen skulle presenteras för allmänheten i en lätt och tillgänglig form. Skådesamlingen borde uppdelas i en historisk-topografisk, en näringshistorisk och en kommunalhistorisk avdelning. Stadskollegiet angav även att modeller och konstnärligt mera betydande stockholmsbilder skulle ingå i den historiska avdelningen (Stadskollegiets utlåtande nr 94 år 1930). Samma år uttryckte Stadsmuseikommittén att museet skulle utöva museal verksamhet genom att omhänderta det som försvinner ur stadens levande liv. Stadskollegiet gav museet ett startkapital 1930 och Husbyggnadsavdelningen lovade lokaler i Södra stadshuset. Året därpå inrättades museet i den byggnad som det fortfarande har sin publika verksamhet i. Samtidigt genomfördes relativt omfattande förvärv och överföringar av föremål till Stadsmuseet. Riddarholmsskeppet grävdes upp ur Riddarholmskanalen, huset och inventarierna från Färgargården vid Barnängen nedmonterades och insamlades. Det första förvärvet till arkivet inkom 1931. Det var Skönhetsrådets utredning från 1923 om kulturhistoriska byggnader i Stockholm där klassificeringsfärgerna som alltjämt är i bruk, användes för första gången. Därefter inkom kartor och ritningar, merparten var inköpta från antikvariat, pressklipp samt arkivmaterial från stadens olika rotlar, främst Stadsarkivet. Allt som inkom till museet skrevs in i huvudliggare. De 858 första inventarienumren i museets föremålssamlingar uppges i museets liggare vara förvärvade av staden från 1912 och framåt. Det rörde sig om 37 arkeologiska artefakter, 58 kulturhistoriska samt 732 byggnadshistoriska föremål. 1931 anställdes tre personer för att insamla och katalogisera samlingen. Förutom stadens egna samlingar erhöll Stadsmuseet under 1930-talet som deposition från Nordiska museet dels stenornament och skulpturer från palatset Makalös, dels arkeologiska fynd som arbetare tillvaratagit vid Riksdagshusets byggande på Helgeandsholmen. Vid rivningar och ombyggnationer tillvaratog de museianställda också en omfattande och representativ samling bjälk- och paneltak från Gamla Stan. Museitjänstemännen började även bygga upp en samling med Bellmaniana. 1932 förvärvades 43 nummer, det var tryck och handlingar, litografier och porslin med motiv med Bellman-anknytning. Bibliotekets äldsta förvärv skedde 1928 enligt bibliotekskatalogen, medan de första plåtnumren i fotosamlingen är förtecknade 1932 i museets fotografiliggare. Dessa plåtar består av omkring 8 000 glasnegativ överförda från Stadsarkivet. Motiven är framförallt stadsvyer, hus och gatumiljöer,

Sid 8 (58) beställda från hovfotograf Lars Larsson vid seklets början samt Byggnadskontorets samling (C1011-1664). När staden hade placerat sina samlingar i Stadsmuseet började även material från privatpersoner, företag och institutioner att strömma till museet som enstaka objekt eller som hela samlingar. 1933 lades den kända fotoateljén G Florman ned och 30 000 negativ skänktes till museet. På 1930-talet förvärvades också enskilda samlingar som Henry B Goodwins negativsamling, flygfoton av Oscar Bladh, Kasper Sahlins stora topografiska dokumentation av stadens äldre bebyggelse samt 10 000 negativ från Axel Malmström. När det gäller konst förvärvades under 1930-talet ca 2 450 oljemålningar, akvareller, teckningar och grafiska blad till samlingen genom köp och gåvor. Bland dessa kan nämnas 57 akvareller av Josabeth Sjöberg som inköptes 1937. Mer än hälften av Stadsmuseets filmer är från 1930-talet. År 1936 väckte författaren och kommunalpolitikern Fredrik Ström en motion angående upprättandet av ett stadens filmarkiv och år 1943 bestämde stadsfullmäktige att alla filmer i kommunal ägo skulle överlämnas till museinämnden för förvaring. Här ingick ett antal mer eller mindre färdigredigerade upptagningar från Stockholms hamn, Elektricitetsverk, Gasverk, Reningsverk, Vattenverk, samt dokumentationer av många brobyggen. Av den lilla broschyren Filmer, Stadsmuseet från 1947 framgår att museet då - utöver de 19 hantverksfilmerna - tillhandahöll ett tjugotal filmer om stadens utveckling, renhållning och skolväsen. Viktiga förvärv under 1940-talet var bland annat hovjuvelerare Jean Jahnssons samling av stockholmiana framförallt från 1700- och 1800-talen som ingick i den Wenner-Grenska donationen till staden. Jahnssons samling kom till Stadsmuseet 1942. I den ingår omkring 5 000 bilder, 2 000 böcker och småskrifter samt 1 000 kungörelser och andra arkivalier. Samma år deponerade Kungl. Myntkabinettet Loheskatten i Stadsmuseet. 1948 inköpte museet Camphuysens målning Tre kronor från 1661 från en auktionsfirma i Amsterdam. Stadsmuseets samlingar utökades också genom depositioner från andra museer och institutioner. Det s k Stockholmsregistret deponerades 1938 av Samfundet S:t Erik på Stadsmuseet. Samlingen består av en omfattande byggnadshistorisk inventering av Stockholms malmar och Gamla stan 1901-1930 med uppmätningsritningar, fotografier och negativ och litteratur. Samfundet skänkte samlingen till museet 1984. Sällskapet Bellmans Minne deponerade sin samling på Stadsmuseet 1950, däribland Bellmans citrinchen och det bläckhorn som Gustav III hade skänkt till skalden. Dessa klenoder tillhörde då Kungl. Vitterhetsakademien som hade deponerat dem hos sällskapet, som nu i sin tur deponerade dem vidare till Stadsmuseet.

Sid 9 (58) 2.1.3 1950- och 1960-talen: Samlingen expanderar Från 1950-talet påbörjades den omfattande nydaningen av Stockholms innerstad. Den nedgångna bebyggelsen från 1600-1800-talen skulle ersättas av en modern storstadsbebyggelse. I tiden sammanföll denna ambition med de arbeten som var nödvändiga för att dra fram tunnelbanan. Stora mängder byggnadshistoriskt och arkeologiskt material tillfördes Stadsmuseets föremålssamling. Stockholms byggnadsförening deponerade sin unika boksamling till Stadsmuseet 1963. De stora förvärven av fotografiskt material fortsatte under 1960- och 70-talen. 1960 förvärvades Gustaf Wernersson Cronquists samling av autokromplåtar och småbildsdior till Stadsmuseet. Cronquists bilder utgör museets ojämförligt största samling av tidigt färgfotografi. Under 1960- och 70-talet tillkom bl.a. Almberg och Preinitz scenfotografier från åren 1919-31, 50 000 negativ från Atelier Jaeger, mer än 100 000 negativ från Svenska Dagbladet samt 20 000 negativ från Axel Swinhufvud. Konstsamlingen växte stadigt. Under 1950-60-talen förvärvades mycket av de teckningar, akvareller och grafik som finns i samlingen. Hela samlingar såväl som strödda verk förvärvades. Bland de konstnärer av vilka många verk förvärvades kan nämnas Elias Martin, David Nordström, Conny Burman, Erik Tryggelin, Albert Engström och Birger Lundquist. 1972 överlämnade Folkparkernas centralorganisation Frithiof Malmstens samling kring varieté, cirkus och folklig teater. 2.1.4 Efter 1970: film- och fotodokumentation och förvärv av föremål integreras Under 1970-talet återupptog museets personal metoden att kombinera föremålsförvärv med dokumentation av föremålen i deras autentiska sammanhang. Akalla storgård, som skulle bevaras invid det nya Akalla centrum, dokumenterades noggrant av fotografer och etnologer varefter stora delar av föremålen från det tjugotalet byggnader som ingick i gårdsanläggningen, tillfördes Stadsmuseets föremålssamling. När inventarier från några sterbhus som testamenterats till Stadsmuseet förvärvades, genomfördes fotografering och rumsinventeringar i dessa hem innan föremålen transporterades till museet. Andra exempel är dokumentationen av de få kvarvarande handelsträdgårdarna i Hässelby villastad, av Siwertska konditoriet på Karlavägen samt av hotell City

Sid 10 (58) på Drottninggatan. 1970 och 1972 arvoderade museet Jan Afzelius och Barbro Strindberg för att de fortlöpande skulle leverera reportagemässigt tecknade stockholmsbilder till museet. Samtidigt som samlingen växte, tilltog behovet att reglera gallring ur samlingen. 1978 tog kulturnämnden ett första beslut om att tillåta gallring i samlingen, ett andra beslut i frågan fattades i stadsmuseinämnden 1999. Ett viktigt förvärv skedde 1982 då ett antal föremål och konstverk inköptes från Stockholms rådhus i samband med att byggnaden övergick i statlig ägo. Bland dessa förvärv finns flera golvur från 1700- talet, 15 oljemålningar av Johan Sevenbom med stockholmsutsikter från 1760-80-talen, porträtt av magistraten, överståthållare, borgmästare och rådsherrar i staden samt möblemang från den tid när rådhuset fanns i det Bondeska palatset. Ett av de viktigaste föremålen i förvärvet är den marmorbyst föreställande Gustav III med tillhörande baldakin, som Gustav III skänkte till Stockholms borgerskap som tack för deras lojalitet och utförda tjänster. 1960-80-talen var en period av intensiv arkeologisk utgrävningsverksamhet eftersom staden expanderade genom byggandet av förorterna inom ramen för det s.k. miljonprogrammet. Samtidigt fortsatte tunnelbanebyggandet och exploateringen av innerstaden. Under denna period växte den arkeologiska samlingen så lavinartat att arbetet med att rapportera utgrävningarna till Riksantikvarieämbetet inte kunde hålla jämna steg med utgrävningsfrekvensen. Därmed kom en stor mängd arkeologiska fynd att förvaras av Stadsmuseet trots att de inte var fyndfördelade av staten till museet. En av landets mest omfattande arkeologiska utgrävningar under 1970-talet var den på Helgeandsholmen i samband med nuvarande Riksdagshusets om- och tillbyggnad. Stockholms medeltidsmuseum skapades för att visa delar av det stora medeltidsmaterial som blev resultatet av denna utgrävning. Museet öppnade 1986 som en del av Stadsmuseet. Per Anders Fogelströms samling stockholmiana testamenterades av författaren till museet 1999. Den innehåller bl.a. ca 70 hyllmeter stockholmslitteratur samt 38 hyllmeter bildmaterial. I samband med dokumentationer förvärvades en relativt omfattande grupp yrkesdräkter från stadens offentliga verksamheter, gatumöbler från Södermalm, butiksvaror från Sibeliusgången i Akalla samt en gatuklottrares utensilier. 1997 mottogs dessutom ett större antal filmer från Gatu- och fastighetskontoret. När Stockholms skolförvaltning lades ned 1996 fattade Stadsmuseets nämnd beslut om att överföra dess skolmuseum med omkring 20 000 objekt av möbler, planscher, åskådningsmaterial, fotografier, böcker och arkivmaterial till Stadsmuseet. Det senaste stora förvärvet är de 45 000 föremål från Helgeandsholmsutgrävningarna som år 2006 fyndfördelades av staten till museet. Benmaterialet är deponerat på Statens Historiska museum.

Sid 11 (58) 2.2 Tillbakablick på museets magasin och vård av samlingen Fram till början av 1980-talet förvarades stora delar av negativsamlingen under primitiva förhållanden på trähyllor i Van der Nootska palatsets stall. År 1978 fattade kommunalfullmäktige beslut om inrättandet av en s.k. bildvårdscentral på Ragvaldsgatan 16 med klimatstyrda magasin för negativ och film. Hösten 1980 började inflyttning och arbetet med att utveckla lämpliga metoder för konservering och mikrofilmning. Föremålssamlingen förvarades fram till 2003 i ett antal lador, uthus, i ett lantligt magasin i Högantorp, i källaren under Börshuset och flera andra platser under eländiga förhållanden. Under 1970-talet hade museet som mest 18 olika magasin. Förvärven av arkitekturdetaljer skedde oftast som räddningsaktioner och museets magasin fylldes på ett ostrukturerat sätt. 1977 kunde samlingen som fanns under Börshuset överföras till magasinslokaler i Frihamnen. 2003 genomfördes en stor flytt av resten av föremålen från övriga magasinsbyggnader och Stadsmuseet samt merparten av arkivalierna till stabila byggnader i Stockholms frihamn. Museets konservatorstjänst för föremålsvård inrättades 1996. Av museets konst förvarades oljemålningar och tavlor från 1977 i magasin i Frihamnen medan all pappersbaserad konst fanns i arkivet. Från 1970-talets början till en omorganisation 1992 hade museet en konstvårdsenhet vari papperskonservering var en del. Efter omorganisationen kvarblev papperskonserveringen på Stadsmuseet medan övrig konstvård övergick till stadens Konstkansli. 2.3 Samlingens innehåll Samlingen består av huvudkategorierna arkivalier, böcker, film, fotografier, föremål, kartor, konst, ljudupptagningar, ritningar och videor. LÄNK TILL ARKIVALIER, BÖCKER 2.3.1/2.3.2/2.3.7 LÄNK TILL, FILM, FOTOGRAFIER 2.3.2 /2.3.3/2.3.4

Sid 12 (58) LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 2.3.5/2.3.6 3 Riktlinjer för bevarande av samlingen Det är en grundläggande yrkesskyldighet att ansvara för samlingens omhändertagande. Alla museianställda har en skyldighet att skapa och vidmakthålla en skyddande miljö och hantera museiobjekten enligt riktlinjerna för samlingen oavsett om det är i magasin, i utställning eller under transport. 3.1 Säkerhet för samling Samlingen ska förvaras och hanteras så att den inte skadas eller förkommer. Samlingen ska på bästa möjliga sätt skyddas mot nedbrytande förvaringsmiljö, stöld och brand. Stadsmuseet ska försäkra sig om bästa möjliga säkerhet mot stöld i utställningar och i arbets- och förvaringsutrymmen. Dessutom ska Stadsmuseet förebygga olyckor vid hantering av objekten samt på bästa sätt skydda sig mot stölder och skador vid transporter. Säkerhetsarbetet omfattar alla åtgärder som kan förebygga och begränsa skador på personer, samlingar och egendom. Museet ska följa aktuell brand- och säkerhetslagstiftning och ska genom avtal med fastighetsägaren reglera ansvarsfördelning. Museets säkerhetspolicy fastställer att säkerhetsnivån ska vara ekonomiskt försvarbar. Övergripande policy för säkerheten fattas av kommunstyrelsen. Säkerheten samordnas av kulturförvaltningens säkerhetssamordnare. Säkerhetsarbetet ingår också som en integrerad del i chefsansvaret samt i det ansvar som varje anställd har för sin arbetsuppgift. Detta innebär att varje anställd vid Stadsmuseet ska Hålla sig informerad om säkerhetsrutiner och regler för verksamheten och följa dessa Rapportera konstaterade risker och hot i verksamheten till verksamhetsansvarig Rapportera incidenter som kan äventyra säkerheten till säkerhetschefen

Sid 13 (58) LÄNK TILL MUSEETS SÄKERHETSPOLICY LÄNK TILL STADENS SÄKERHETSPOLICY 3.2 Dokumentation av samlingen Som en viktig del i bevarandearbetet ska alla förvärvade objekt registreras och dokumenteras vad gäller accession, motivation till förvärvet, proveniens, kondition, hantering och användning samt kunna identifieras utifrån dokumentationen om dem genom fullständig beskrivning och bild. Föremål och konst ska klassificeras. Stadsmuseet ska i första hand följa gängse nationella och internationella klassifikationssystem och standarder, i andra hand kan interna klassificeringar tillämpas. Alla objekt i Stadsmuseets samlingar ska dokumenteras i databas utifrån den objektkategori de beslutas tillhöra. Stadsmuseets huvudkategorier av objekt är: arkivalier, böcker, filmer, fotografier, föremål, kartor, konst, ljudupptagningar, ritningar och videor. Arkivalierna indelas i allmänna handlingar och övriga arkivalier. Föremålen indelas i sin tur i kategorierna: arkeologiska föremål, kulturhistoriska föremål samt byggnadshistoriska föremål. Alla objekt i kategorierna fotografier, föremål och konst ska även dokumenteras med digital bild. Text och bild ska vara sammankopplade och sökbara i databas. LÄNK TILL ARKIV, BÖCKER 3.2.0.1/3.2.0.2/3.2.0.3 LÄNK TILL, FILM, FOTOGRAFIER 3.2.0.4 LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 3.2.0.5 3.2.1 Museets databaser Stadsmuseet dokumenterar och förvaltar samlingen i databaser. Syftet med databaserna är flerfaldigt: att ha en aktuell förteckning över museets samling som del av stadens egendom, att bevara och bygga upp kunskap för vetenskapligt bruk kring samlingens enskilda objekt samt skapa en loggbok över deras museala omhändertagande och användning. Genom databaserna blir samlingen möjlig att förmedla till allmänhet och forskare. Se även: kap 4.3 om samlingens tillgänglighet.

Sid 14 (58) Databaserna ska till innehåll medge tolkning på olika nivåer och användning för olika syften som t ex statistisk bearbetning, sammanställningar samt metodutveckling och utvärdering vid arbete med samlingen. All verksamhet och alla åtgärder som företas med ett objekt ska dokumenteras i databas. Säkerhetskopiering av databasernas information ska ske regelbundet och en säkerhetskopia från december varje år ska sparas på ett bevarandemässigt godtagbart sätt. Databaser som hanterar samlingen är: Arkivets allmänna handlingar registreras i Platina, accessioner i accessapplikationen Accessionsregistret. Böcker registreras i en FileMakerPro-baserad databas. Föremål registreras i SQL-applikationen SSM Föremål. Museets arkeologer registrerar och beskriver utgrävningsfynd i FileMakerPro-applikationen Fyndregistret samt utgrävningar inom fornlämning 103 (centrala Stockholm) i SR-registret. Fotografier registreras i Fotoklick. Bildkonst registreras i accessapplikationen Konstdatabasen. Faktarummet har en webb-baserad applikation för sökning. Bildfiler, inskannat arkivmaterial och databaserna (utom accessions- och konstdatabasen) lagras i museets bild- och databasserver. Bildfiler och inskannat arkivmaterial som t ex gråark, huvudliggare, föremåls- och konstkatalog plockas upp genom applikationen SSM Dokument. Det skannade arkivmaterialet som samhör med enskilda dataposter i föremålsoch konstdatabaserna ska länkas och vara sökbart genom respektive datapost i respektive databas. Arbete pågår med att åstadkomma en gemensam databas utifrån begreppsutredning, informationsmodell och processbeskrivning. [LÄNK TILL DOKUMENTET OM MUSEETS REGISTER] 3.2.2 Digitalisering Stadsmuseet ska sträva efter att med text och bild digitalisera samlingen. Ofta efterfrågat material och material som riskerar att förstöras ska prioriteras. Objekt som utsätts för risker vid användning ska alltid digitaliseras, exempelvis inför utlån, deposition och transport. LÄNK TILL ARKIV, BÖCKER, LJUD 3.2.2.1/3.2.2.2/3.2.2.6

Sid 15 (58) LÄNK TILL FILM, FOTOGRAFIER 3.2.2.3/3.2.2.4 LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 3.2.2.5 3.2.3 Retroaktiv dokumentation När museet förändrar sina dokumentationsrutiner får det återverkningar på det som redan är dokumenterat. Museet ska sträva efter att tidigare utförd dokumentation uppdateras så den motsvarar de krav Stadsmuseet ställer på dokumentation av samlingen och att de uppgifter som museet bestämt ska vara sökbara verkligen är det. Beroende på vilka förändringar i dokumentationskrav som bestäms, kan den retroaktiva dokumentationen ta sin utgångspunkt antingen i befintlig dokumentation eller utifrån objektet i sig. 3.2.4 Revision av uppgifter Dokumentationen om objekten behöver revideras på ett planerat, systematiskt och regelbundet vis. Det gäller vid alla omflyttningar av objekt, vid kontroll av objektens kondition, vid stöld eller annan förlust av objekt, av säkerhetsskäl eller av värderingsskäl. Det är också när ny kunskap om ett objekts proveniens, kontext, teknik och material tillkommer. När revision av uppgifter sker ska datum för revision samt namn på den person som utfört kontroll och person som reviderar uppgifterna registreras i aktuell databas. Objekt som bedöms vara förkomna ska dokumenteras i databas som förlust men inte raderas ur databas. Objekt som påträffas utan inventarienummer ska inte erhålla ett nytt inventarienummer om det inte är bortom allt tvivel att objekten tidigare inte haft något nummer. Där ingen befintlig dokumentation svarar mot objektet - även om det med största sannolikhet tillhör museets samling - ska objektet tilldelas ett nytt inventarienummer och dokumenteras med uppgifter om var och när objektet påträffats. Om objektets inventarienummer i katalogen/databasen inte stämmer med det nummer som objektet är märkt med, ska objektet noga kontrolleras mot beskrivningar och andra dokument innan märkning ändras.

Sid 16 (58) 3.3 Förebyggande vård Avsikten med vård och konservering är att samlingen ska lämnas vidare till framtida generationer med så få och små förändringar som möjligt. Varje individuellt objekt och samling ska behandlas med respekt för dess fysiska och kulturella integritet och autencitet. Stadsmuseet ska framförallt arbeta med förebyggande vård av samlingen. Den förebyggande vården av alla typer objekt sker genom lämpliga förvaringsbetingelser, lämplig skötsel, lämplig hantering samt kontroll av objektens tillstånd och förvaringsmiljö. Lämplig förvaring innefattar förvaringsbyggnaden i sig, klimat, belysning och luft, förvaringsutrustning, emballering och dokumentation i databas av förvaringen. Lämplig skötsel innefattar lokalvård, rengöring av objekten vid behov, att vidta åtgärder när förvaringen är olämplig samt att dokumentera skötseln i databas. Lämplig hantering är omsorg om objekten vid förflyttningar och användning som t ex exponering i utställningar samt att dokumentera hanteringen i databas. Kontroll innefattar konditionsbesiktning, skadedjurskontroller, kontroll av magasinsklimat och andra förvaringsbetingelser samt att dokumentera kontroller i databas. Stadsmuseet följer tillsvidare de rekommendationerna som ges i den av Riksantikvarieämbetet utgivna boken Magasinshandboken Tidens tand. Förebyggande konservering (redaktör Monika Fjaestad, Stockholm 1999). Se även Minimal manual, hur att rätt hantera museiföremål utgiven av Malmö museer 2002. LÄNK TILL, FILM, FOTOGRAFIER 3.3.1/3.3.2 LÄNK TILL ARKIVALIER, BÖCKER 3.3.4/3.3.5 LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 3.3.3 3.4 Förvaring Lämplig förvaring åstadkoms främst genom övervakning av magasin, identifiering av skadat och/eller skadligt material, omemballering samt avskiljning av skadligt material. Olämpligt emballage ska kontinuerligt bytas ut. Museiobjekt ska emballeras med material som inte ger upphov till skador. Papper och kartong ska vara syrafria eller av god kvalitet. Av plast är polyetenplast godkänd som packmaterial

Sid 17 (58) Objekt ska skyddas mot damm, smuts och andra skadliga partiklar samt mot gaser, skadedjur och mikrobiologiska angrepp. 3.4.1 Struktur för magasin Objekt som kräver likartad förvaring och förvaringsutrustning ska magasineras tillsammans enligt följande ordning: 1. Storlek 2. Förvaringsklimat 3. Objektkategori 4. Proveniens Objekt som hör samman genom förvärvstillfälle, proveniens eller funktion ska om möjligt förvaras intill varandra. Undantagna är riskmaterial (se nedan) samt ekonomiskt särskilt värdefulla objekt eller objekt som är särskilt ömtåliga p.g.a. material eller tillverkningsteknik. 3.4.2 Placeringsdokumentation Placering av varje individuellt objekt ska registreras i databas och kontinuerligt uppdateras vid förändring. Varje objekt ska ha en ordinarie magasinsplats registrerad i databas. In- och uttag ur magasin samt tillfällig placering i utställning, hos låntagare, hos konservator o dyl. ska under samma vecka registreras i databas vid varje förändring. Registrering ska omfatta uppgifter om byggnad, lokal, hyllrad, hyllsektion, hyllnivå, behållare samt emballage. Behållare ska i sin tur förses med unikt nummer och/eller streckkod. För varje objekt ur samlingen som används i museets utställningsverksamhet ska förteckning upprättas i databas där utställningstitel, tidsperiod, ansvarig utställningsproducent, uttagningsdatum, utlämnande, mottagande, återlämnande och placering under låneperioden registreras. Vidare ska objektens fysiska tillstånd dokumenteras, försäkringsvärde bestämmas samt låneinstrument upprättas av respektive samlingsenhets personal. Vid förflyttning av objekt från plats i magasin ska uttagskvitto kvarlämnas på objektets magasinsplats. [LÄNK TILL BLANKETT]

Sid 18 (58) [LÄNK TILL BLANKETT] 3.4.3 Brandskydd Magasinslokalerna ska vara försedda med sprinklersystem och brandvarnare. 3.4.4 Stöldskydd Säkerhet mot stöld ska vara god. Museiobjekt får endast finnas i lokaler med minst skyddsklass 2. Magasinen ska alltid vara låsta och med påslaget larm om inte personal uppehåller sig i lokalerna. Varje museianställd har ansvar för att alltid larma och låsa efter sig i magasin, likaså att aldrig lämna fönster öppna eller äventyra samlingens säkerhet på annat sätt. I händelse av att nycklar eller larmkort förkommer, ska alltid museets säkerhetsansvarige vidtalas omedelbart. Nycklar och larmkort får inte förvaras så att obehöriga personer kan komma åt dem. 3.4.5 Förvaringsutrustning All förvaringsutrustning ska följa gällande normer. De ska monteras av härtill behöriga montörer. Förvaringen ska vara disponerad så att såväl förvaringsutrustning som alla museiobjekt har god stabilitet och är fast förankrade. Varje förvaringsställ ska fyllas nedifrån och upp. De tyngsta eller mest instabila föremålen placeras längst ned. Förvaringsutrustningen ska ej fyllas så att angivet gränsvärde för maximal belastning överskrides. Vid magasinsplacering av objekt i magasin och arkiv ska tillses att belastningen om möjligt fördelas jämt och med de tyngsta objekten ställda intill bärande väggar och pelare så att inte byggnadens stabilitet äventyras. Angivna gränsvärden för maximal belastning per m 2 i varje lokal får ej överskridas. Föremålsbärare som pallar, fyndbackar och stafetter, ska liksom övrig förvaringsutrustning följa modern standard och vara tillräckligt hållbara för sitt syfte. All förvaringsutrustning och direkt emballagematerial ska vara av sådan karaktär att museiobjekten inte skadas eller förfars genom emission av gaser eller dylikt. Förvaringsutrustningen ska fortlöpande moderniseras.

Sid 19 (58) 3.4.6 Riktlinjer för klimat och material i magasin Stadsmuseet eftersträvar ett stabilt och för de flesta materialgrupper godtagbart klimat. Ett kompromissvärde för alla material är den mest logiska lösningen för ett museum med så heterogent material som Stadsmuseets. Museets magasin är indelat i klimatzonerna Kylt magasin: 8 o C, ca 35 % RF för fotografiskt material och film. Kylt magasin: 5-12 o C, ca 35 % RF för ljudband, videoband, elektronik, fjäder, plaster. Torrt magasin: 18 o C, ca 35 % RF för arkeologiska och andra metaller, mynt. Allmänt klimat: 18 o C, ca 50 % RF för övriga delar av samlingen. För utförliga beskrivningar och rekommendationer se vidare i Riksantikvarieämbetet: Tidens tand. Förebyggande konservering, 1999. LÄNK TILL ARKIVALIER, BÖCKER 3.4.6.1/3.4.6.5 LÄNK TILL FILM, FOTOGRAFIER 3.4.6.2 LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 3.46.3/3.4.6.4 3.4.7 Riskmaterial Objekt som utgör fara för övriga samlingar ska isoleras från dessa. Riskmaterial är objekt som genom sin kemiska materialsammansättning avger gaser, kemikalier, smuts, är explosiva, särskilt brandfarliga, kan misstänkas innehålla skadedjur eller på annat sätt riskerar bevarande av intilliggande objekt. Riskmaterial ska förvaras i väl ventilerat särskilt utrymme i magasinet. Exempel på riskmaterial i fotosamlingen är daguerrotyper, ambrotyper, ferrotyper, pannotyper, kollodiumplåtar och negativ, film och negativ på bas av cellulosanitrat och cellulosaacetat, film på cellulosaacetatplast. I föremålssamlingen finns batterier, vissa plaster, formalin samt stora mängder träull som använts som packmaterial. Föremål av material som lyder under särskilda restriktioner, t ex asbest, ska endast förvaras i magasin efter särskild säkrad emballering av därtill inhyrd och specialutbildad personal. Förvärv av föremål av sådana material ska bestämt undvikas.

Sid 20 (58) LÄNK TILL FILM, FOTOGRAFIER 3.4.7.1 LÄNK TILL FÖREMÅL, KONST 3.4.7.2 3.4.8 Besökare i magasin och arkiv Besökare får endast befinna sig i magasin i sällskap med någon av samlingsenheternas personal. Besökare till magasinet ska fylla i besöksliggare med namn, adress, firma, telefonnummer, datum, tid, syfte med besöket samt mottagande museitjänsteman. Alla hantverkare som arbetar i lokalerna ska bära gästkort väl synligt. Besökare och anställda med ytterskor som går in i magasinsutrymme för samling ska bära skoskydd. 3.4.9 Exponering av museiobjekt i utställning Museets konservatorer ger råd angående lämplig exponering. För de objekt som för sitt bevarande ställer särskilda krav på säkerhet, hantering, klimat, och ljusförhållanden ska anvisningar för exponering skriftligt utfärdas av konservator till vägledning för utställningsansvariga. Utställningsansvariga ska till respektive samlingsenhet förmedla uppgifter om klimat och belysning i såväl utställningslokaler som tillfälliga förvaringsutrymmen. Monteringsanordningar eller material direkt på föremålen ska endast ske efter samtycke från respektive samlingsenhet. Barriärer i form av montrar, skärmar, glasade ramar mm kan rekommenderas som skydd mot damm, smuts, skadegörelse, stöld och svängningar i luftfuktighet och temperatur. Vid exponering i monter rekommenderas att material med likartade klimatkrav samexponeras samt att samexponering av material som är skadliga för varandra undvikes. Södra stadshuset har året runt som regel ett alltför torrt inomhusklimat för de flesta föremålstyper, med undantag för metall. Brister i klimatet kan kompenseras för särskilt känsliga objekt genom att exponera dem i montrar där temperatur samt av- och påfuktning kan regleras. Klimatet i montern ska då följas genom regelbundna mätningar. Placering av museiföremål intill radiatorer och fönster avrådes helt. Ljus skadar föremålen på ett ackumulerande sätt. Dessa skador kan inte åtgärdas i efterhand. Vid utställning ska UV-filtrerande lampor användas. Föremålen bör inte vara exponerade för ljus när

Sid 21 (58) museet är stängt för besökare. Undvik att montera belysning inne i montrar eller på alltför nära avstånd från föremål. ICOM rekommenderar följande belysningsstyrkor för föremål: Max 300 lux för föremål av sten, metall, glas, keramik, emaljarbeten och annat lågkänsligt material. Max 150-200 lux och 500 000 luxtimmar/år för olje- och temperamålningar, läder, horn, ben, trä- och lackarbeten och annat medelkänsligt material. Max 50 lux 120 000 luxtimmar/år för textilier, dräkter, vattenfärger, trycksaker, teckningar, manuskript och tapeter och annat högkänsligt material. LÄNK TILL FILM, FOTO 3.4.9.1 3.4.10 Brand-, säkerhets- och skyddsfaktorer i utställningar Utställningsansvarig ansvarar för att föremålen är skyddade mot brand och stöld, att det finns rutiner för stöldrapportering, att vid stöld omedelbart underrätta chef vid ansvarig samlingsenhet, samt att det finns en evakueringsplan s.k. restvärdeslista - i händelse av brand. Utställningsansvarig ska senast vid utställningens öppnande skicka dokumentation av varje inlånat objekts placering i utställningen. I denna ska ingå uppgifter om adress, våning och rum. Utställningslokaler och tillfälliga förvaringslokaler ska ha god säkerhet och vara försedda med inbrottslarm. De ska ha skyddsklass 2. Dörrar och fönster ska utåt skyddas med magnetbrytare och glaskrossningsvarnare. Alla ytterdörrar ska förses med sjutillhållarlås med bult. Tillfälliga förvaringsutrymmen som används för objekten i samband med upp- och nedmontering av utställning ska vara låsbara. Lokalen ska vara försedd med brandlarm. Gällande gränsvärde för maximal belastning per m 2 ska ej överskridas. 3.4.11 Restvärdeslista för utställda/utstationerade objekt i Södra Stadshuset och Medeltidsmuseet Syftet med restvärdeslista är att ha en aktuell skriftlig förteckning med vilka prioriteringar som ska göras vid en eventuell evakuering av lokalerna i samband med brand eller annan katastrofsituation.

Sid 22 (58) Restvärdeslistan ska innehålla de mest skyddsvärda och omistliga objekten. Om inlånade objekt från annan institution eller privatperson finns, ska restvärdeslistan alltid innehålla dessa. Restvärdeslista upprättas 2 gånger/år för Stadsmuseets utställningar och övriga lokaler där utstationerade objekt finns. Projektledare/utställningsansvarig ska upprätta restvärdeslista i samråd med säkerhetschef och antikvarie från samlingsenheten. Projektledare/utställningsansvarig tillser att brandkår erhåller restvärdeslista vid varje förändring av den. 3.5 Skötsel 3.5.1 Vårdåtgärder och konservering När konservering av ett objekt krävs, ska målet vara att stabilisera objektet. Alla lagningar ska så långt det är möjligt kunna avlägsnas från objektet. Alla tillägg av material eller fysisk modifiering ska vara urskiljbara från originalobjektet och materialtillägg och företagna åtgärder och metoder ska dokumenteras i databas. 3.5.2 Säkerhet för personalen Arbetsmiljölagstiftningen fastslår att arbetsmiljön är ett ansvar för arbetsgivaren och arbetstagaren. Arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. En utgångspunkt ska vara att allt sådant som kan leda till ohälsa eller olycksfall skall ändras eller ersättas så att risken för ohälsa eller olycksfall undanröjs. Lokaler samt maskiner, redskap, skyddsutrustning och andra tekniska anordningar skall underhållas väl. Arbetsledare har ansvar för att informera om reglerna. Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Han/hon ska följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Museipersonal som arbetar med samlingen har skyldighet att informera sig om tillämpa arbetsmiljölagstiftningen angående lyftredskap, förvaringsställ, kemikalier och lagerhantering. Vid arbete med omflyttning av föremål ska personalen alltid bära skor med tåskydd samt tillräcklig skyddsutrustning. Andningsskydd ska brukas vid omhändertagande av material som smittats av mikroorganismer eller mögel eller av annan anledning är skadligt att inandas.

Sid 23 (58) Endast personal med utbildning därtill får hantera och ladda ledstaplare. Ledstaplare får endast laddas på därtill avsett område, där det ska finnas kapslad el samt ögondusch. Personalen har skyldighet att meddela arbetsgivaren och arbetskamrater om de får kännedom om föremål som impregnerats med giftiga och för människor farliga kemikalier. Personalen har skyldighet att sätta sig in i säkerhetsanvisningar och utrymningsplaner på arbetsplatsen. De ska vara förtrogna med brandsläckningsredskapens användning och hålla sig informerade om deras placering. De ska omedelbart avlägsna saker som blockerar nödutgångar. De har skyldighet att informera närmsta chef om incidenter. Objekt av material som kan vara hälsoskadliga för personalen ska förses med varningstext samt materialinformation i anslutning till föremålet. Till denna kategori hör naturalier i formalin, träföremål som kan tänkas vara konserverade med lindan, föremål av bly, tapeter med arsenikfärg, benmaterial som kan tänkas innehålla biologiska smittämnen, fotografiskt material av ex nitrat och skadat acetat samt kvicksilver. All hantering av sådant material ska ske i lokaler med god luftväxling. Långvariga arbeten ska ske under utsug eller med användning av friskluftsmask. I arbetslokaler för vård och konservering finns som regel riskmaterial som lacknafta, trekomponentslimmer m.fl., oftast i relativt små mängder. De ska förvaras i fast förankrade och säkra skåp som är försedda med varningstext utvändigt. Konservator ska ha aktuell förteckning med varudeklaration över de medel som används och förvaras. Se även: Kemikalieinspektionens hemsida: www.kemi.se Arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se 3.5.3 Skötsel av teknisk utrustning Filterbyte i ventilationsanläggningar ska ske 1 gång/år. Mätutrustning ska kalibreras fortlöpande. Belysning i samtliga utrymmen ska kontrolleras. Elinstallationer ska moderniseras fortlöpande. 3.5.4 Städning

Sid 24 (58) Städning ska ske regelbundet i magasin för att skydda objekten mot damm och smuts. Ordning och reda ska upprätthållas i magasin. 3.5.5 Mikroorganismer och mögelsanering Riskmaterial ska analyseras och därefter isoleras och saneras. Skyddsutrustning för personalen ska användas och arbetet ske i väl ventilerad lokal. Materialet dammsuges med dammsugare med HEPAfilter och eventuellt emballage bytas. Sanering ska ske med metoder och kemikalier som åsamkar den minsta skadan på det angripna objekt och med god säkerhet för personal som utför saneringen. 3.6 Kontroll Samtliga kontroller ska vara skriftligt dokumenterade genom systematiskt sparade noteringar om vad som kontrollerats, när det skett, namn på utförare av besiktning och medföljande eller utförande museipersonal. 3.6.1 Kontroll av brandskydd Brandlarm, nödutgångar, brandsläckare och brandplanritningar ska regelbundet kontrolleras och vara aktuella. Genom restvärdeslistor - se kap 3.4.11 - ska brandförsvaret hållas informerade om prioriteringsordning av räddningsinsatser i samband med brand eller annan katastrof. Personalen ska vara förtrogen med rutiner i samband med att larm utlöses. Vidare ska de vara förtrogna med användning av brandsläckningsredskap samt hålla sig informerade om var dessa är placerade. Brandskydds- och släckningsutrustning ska kontrolleras 1 gång/år av besiktningsfirma och vid behov bytas direkt. Låsanordningar och nödutgångar ska kontrolleras av därtill utsedd säkerhetsansvarig varje månad. Nödutgångar ska aldrig vara blockerade. Se även: Lagen om förebyggande av olycka: www.riksdagen.se

Sid 25 (58) 3.6.2 Konditionsbesiktning Samlingens kondition ska kontinuerligt kontrolleras. Vid inventering av kondition av samlingen eller delar av den, ska resultatet dokumenteras i databas för varje enskilt objekt som har besiktigats. Inför utställning eller annat utlån ska varje objekts tillstånd besiktigas och dokumenteras digitalt med text och bild i databas. Utskrift av dokumentationen ska medfölja objekten vid utlån till externa institutioner. 3.6.3 Inventering och placeringskontroll av samlingen Inventering av samlingen ska utföras för att kontrollera att samlingens objekt finns samt för att revidera placeringsuppgifter. I samband med detta ska uppgifter om placering, datum för inventering och inventerares namn revideras och dokumenteras i respektive databas. 3.6.4 Klimatkontroll Klimatkontroll ska ske kontinuerligt över året och jämföras mot utomhusklimatet vid mättillfällena. Klimatkontroll med dataloggers ska ske i magasin, utställningar och andra lokaler där museets samlingar förvaras eller exponeras. Mätresultat ska sparas systematiskt. De viktigaste omständigheterna att kontrollera systematiskt är den relativa luftfuktigheten (%RF), temperaturen ( O C), ljusnivåer (UV samt lux), förekomst av eventuella skadedjur eller mögel. Vid behov ska luftens renhet mätas (VOC) samt korrosivitet. 3.6.5 Övervakning och kontroll mot skadedjur och mikroorganismer Magasinen ska fortlöpande övervakas och kontrolleras med tanke på skadedjur samt mögel och andra skadliga mikroorganismer.

Sid 26 (58) 3.6.6 Kontroll av förvaringsutrustning Pall- och hyllställ ska inspekteras 1gång/år av besiktningsman. 3.6.7 Kontroll av teknisk utrustning Rapporter och protokoll från kontroller av tekniska system ska diarieföras. Kopia av dokumenten ska förvaras i anslutning till respektive utrustning. Klimatanläggningar, ventilation och värmesystem ska kontrolleras 1 gång/år av magasinspersonal. Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) ska ske vart 3:e år av godkänd besiktningsman. Revision av elinstallationer ska ske vart 4:e år av godkänd besiktningsman. Larmutrustning ska kontrolleras av larmfirma varje år. Ledstaplares funktionsduglighet ska kontrolleras av maskinens förare regelbundet. 3.7 Hantering Bra hantering är omsorg om objekten vid packning, transport och andra förflyttningar samt varsam exponering i lämplig belysning samt i montrar av lämpliga konstruktionsmaterial. Museiföremål ska bäras och fraktas i skyddande emballage. De ska stöttas av papper eller på annat sätt så att de står stadigt. Hantering av objekten ska ske med stor varsamhet och föremålen skyddas. Beröring av objekten ska inskränkas i största möjliga mån och vantar alltid användas. Föremålen ska bäras med tvåhandsfattning. Vid användande av lyft- och transportredskap ska arbetet utföras med aktsamhet för att undvika att objekt skadas av fall, stötar eller kraftiga vibrationer. När objekt tillfälligt placeras, ska det ske på säker och stabil plats så att de inte stjäls eller skadas genom t ex andra arbeten som pågår i lokalen. Utställningsansvariga ansvarar för inlånade objekt från museets samlingar från och med att dessa lämnar magasin till dess de är återlämnade till magasin. Innan objekt ur samlingen levereras till utställningslokal ska arbete med byggnation, måleri, limning och merparten av de tekniska installationerna vara avslutade.