MUNKFORS KOMMUN Kontaktpersoner Gun Bull, projektledare Munkfors kommun Héctor Vallejos, kommunalråd, Munkfors kommun Torbjörn Jansson, projektledare, AFA Metodstöd Kjell Eliasson, personalchef, Munkfors kommun www.afa.se www.suntliv.nu www.munkfors.se Fakta om Sunt liv i Munkfors kommun SAMMANFATTNING Munkfors kommun har sänkt sin frånvaro med 11 dagar per anställd per år på två år. Det motsvarar en minskning på 29,1 procent. Målet är att halvera sjukfrånvaron på fem år. Alla aktiviteter är väl förankrade i kommunledningen. Man har haft ett brett spektrum av aktiviteter och åtgärder för att minska ohälsan. Insatserna spänner från rehabilitering till hälsofrämjande åtgärder. Liten kommun med stora ambitioner Munkfors ligger i Värmland och är en av Sveriges minsta kommuner med totalt 4 000 invånare. I den typiska Munkforsfamiljen jobbar mannen i industrin och kvinnan i den offentliga sektorn (ofta vård eller omsorg). I små kommuner finns begränsade möjligheter att byta arbetsplats eller yrke. Munkfors kommun har cirka 400 medarbetare, vissa av dessa pendlar från andra kommuner. Inom vård/omsorg är nästan 94 procent kvinnor (skola och barnomsorg). Även inom kultur- och utbildningsförvaltningen är kvinnodominansen stor (71 procent). Inom områdena teknik och administration är könsfördelningen jämn. Varför gick Munkfors med i AFA-programmet Sunt liv? Liksom i de flesta av landets kommuner har Munkfors brottats med stora problem med sjukfrånvaro de senaste åren. År 2002 ökade sjukfrånvaron med 3,2 dagar per anställd per år. Ökningen var störst bland kvinnorna inom socialnämnden, de äldre var sjukast och den vanligaste sjukdomslängden var 4-7 dagar. För att bekämpa ohälsan i kommunen klev Munkfors kommun vintern 2003 in i AFA:s arbetsmiljöprogram Sunt liv. Programmet omfattade alla kommunanställda. Vad är typiskt för Sunt liv? Sunt liv bygger på att sjukfrånvaro måste ses ur ett helhetsperspektiv. Med helhet menas individens hälsa och livsstil, organisationens hälsa, det vill säga struktur, ledarskap, rutiner och medarbetarskap, samt risker i arbetsmiljön. Tillsammans påverkar alla dessa delar hur vi mår. Läs mer om programmet på www.suntliv.nu. 1
Mål Kommunens mål med arbetsmiljö- och hälsoarbetet är att halvera sjukfrånvaron under en femårsperiod. (En halvering av 37,7 dagar per anställd och år). Efter två och ett halvt års intensivt arbete med programmet är Munkfors på god väg att nå de uppsatta målen. Unik projektorganisation I Munkfors heter projektet FriskusMunken. I projektets styrgrupp finns representanter från alla kommunens verksamhetsområden; förvaltningschefen för kultur och utbildningsförvaltningen, socialchefen, chefen för tekniska avdelningen, personalchefen, kommunchefen samt en projektledare. Tre medarbetare från AFA har stöttat projektgruppen i arbetet. Munkfors är den enda kommun som deltar i Sunt liv där hela kommunledningen ingår i och är engagerade i projektet. AFA anser att ledningens och projektledarens engagemang och insats har varit avgörande för projektets framgång. Förändringar tar tid men det är lättare att nå ut med idéerna och tankarna bakom programmet, samt implementera dem, när gruppen är samlad och liten. AFA:s erfarenheter av att jobba med en liten kommun är mycket positiva. Kommunen anser att deltagandet har varit en fantastisk erfarenhet och möjlighet att lära sig mer om arbetsmiljöarbete och ett bra tillfälle att lära sig vad man gör i andra kommuner för att bekämpa ohälsan. Enligt kommunen är minskningen av sjukfrånvaro ett direkt resultat av att man har deltagit i Sunt liv. Sjukfrånvarons utveckling Arbetet med Sunt liv har varit mycket lyckat. Sjukfrånvaron bland de kommunanställda har minskat dramatiskt, trots att kommunen har varit inne i en svår tid med flera omorganisationer och neddragningar. Lång och kort sjukfrånvaro i procent (Sifforna avser mätning i januari månad) 2004 2005 Kort sjukfrånvaro 3,7 2,6 Lång sjukfrånvaro 7,3 6,4 Totalt 11 9 Antal sjukdagar per anställd 2001 2002 2003 2004 2005 (prognos) 34,5 37,7 33,4 26,7 Sjukfrånvaron sjunker För 2005 finns inga siffror, men man kan se att sjukfrånvaron fortfarande sjunker. Allmänt Totalt sett är Munkfors en friskare kommun idag jämfört med 2002. Totalt har sjukfrånvaron minskat med 11 sjukdagar per anställd per år mellan 2002 och 2004. Kommunen ser flera orsaker till detta; arbetsgivaren har fokuserat på arbetsmiljö och hälsofrågorna, man har anammat ett helhetsgrepp där man gått in och följt upp sjukfrånvaron, cheferna har gjorts aktiva i arbetsmiljöarbetet samt en rad hälsoinsatser. År 2004 låg sjukfrånvaron i kommunen på 26,7 dagar per anställd. Det innebär en minskning på 11 dagar per anställd (eller 29,1 procent) sedan 2002. 2
Männen är fortfarande friskare än kvinnorna, men skillnaderna verkar bli mindre och mindre. Sjukfrånvaromönstret hos kvinnor och män är idag mer likartat än tidigare. Utvecklingen mellan 2002 och 2004 Sjukfrånvaron bland männen har ökat i alla grupper, förutom gruppen 30 39 år. Den största minskningen syns i åldersgruppen 60 år och äldre (-96,8 dagar). Den stora minskningen kan förklaras med att Munkfors arbetar mycket med att hjälpa medarbetarna att byta arbetsuppgifter inom kommunen och att en del har fått förtidspension. Ett fåtal har också slutat sin anställning i kommunen. Bland kvinnorna har sjukfrånvaron minskat i samtliga åldersgrupper. Den största minskningen återfinns i gruppen 50 59 år (-38,9 dagar). Utvecklingen 2004 2005 År 2005 minskar sjukfrånvaron fortfarande stadigt, både bland kvinnor och män. Sjukfrånvaro kvinnor/män (2004-2005) 20% 15% 10% 5% 0% januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december Kvinnor 2004 Män 2004 Kvinnor 2005 Män 2005 Statistik förvaltningar Drygt 50 procent av kommunens medarbetare är helt friska. Mer än hälften har inte haft någon sjukdag under året. Under 2005 har antalet friska t.o.m. ökat. Samtliga förvaltningar har minskat sin sjukfrånvaro under 2004. Friskast är man inom kommunstyrelsen (inkl. teknisk förvaltning), tätt följd av socialförvaltningen (familj- och individomsorgen, äldre- och handikappomsorgen. Kultur- och utbildningsnämnden (fritid, kultur, utbildning) har stått för den största minskningen av sjukfrånvaron (-9,1 dagar) 3
FriskusMunken arbetssätt och åtgärder från och med oktober 2004 Ledarskapspolicy Friskvårdspolicy Arbetsmiljöpolicy (håller på att arbetas om) Rehabiliteringspolicy Policy angående företagshälsovård Fokusgrupper Genomgång av personer som är långtidssjuka. Upprätta en handlingsplan Genomgång och uppföljning av personer med upprepad korttidsfrånvaro. Upprätta handlingsplaner. Uppföljning av AHA-enkäten upprätta handlingsplaner. Stöd vid rehabilitering från Miljöhälsans företagshälsovård Viktväktar-kurser Rökavvänjning EVERT -Friskvård och motionsaktiviteter -Friskvårdsombud (start hösten 2005) -Trestegsjakten/Poängjakten. (Motionsaktiviteter som belönas med poäng.) HälsoCafé Bland annat föredrag, österländsk hälsa, vattengympa, yoga, stavgång. Fokusgrupper Munkfors kommun har valt att bland annat arbeta med fokusgrupper. Det är en del i arbetet att identifiera hälsa, kartlägga och förstärka friskfaktorer samt kartlägga orsaker till ohälsa. Fokusgrupperna diskuterar en fråga och eller ett problem som berör gruppen. Varje grupp består av mellan sex och åtta personer som träffas vid sex tillfällen à tre timmar. Fokusgrupperna leds av projektledaren i kommunen. I mars 2005 startades tre fokusgrupper: Långtidsfriska chefer och medarbetare på kommunkontoret Långtidsfriska medarbetare inom äldreomsorg och skola, barnomsorg Långtidssjuka, deltidssjukskrivna samt personer med upprepad korttidsfrånvaro Diskussion kring Hälsa vems ansvar? Hälsa på arbetsplatsen Vad krävs för att förhindra ohälsa eller förbättra hälsan i organisationen? Nyckelfaktorer som har betydelse för hälsan på arbetsplatsen Ledarskap Funktionell arbetsorganisation och bemanning Rätt kompetens och god hälsa Attityd och förhållningssätt som präglas av konstruktivt tänkande och där man fokuserar på möjligheter 4
Friskvårdspolicy Långt ifrån alla kommuner har en friskvårdspolicy. Munkfors kommun däremot har gått ganska långt när det gäller friskvård. Kommunens friskvårdsinsatser startade 2004. De syftar till att öka medarbetarnas livsstilskompetens, välbefinnande, trivsel, frisknärvaro samt få en förbättrad arbetskapacitet. Friskvårdsarbetet ska liksom alla aktiviteter och verksamheter planeras och systematiskt följas upp. Särskilda friskombud Chef med personalansvar har ansvar för friskvårdsarbetet inom den egna enheten/avdelningen. Under hösten kommer kommunen att utse ett friskvårdsombud inom varje arbetsenhet/avdelning. Ombudet ska bevaka friskvårdsfrågor och ska tillsammans med närmaste chef stödja friskvårdsarbetet i den dagliga verksamheten. Alla anställda är berättigade till friskvård på arbetstid 30 min per vecka. Kommunen ser inte friskvård som en förmån, utan något man bedriver för at det är lönsamt. Därför har kommunen riktat in sig på de mest lönsamma aktiviteterna, det vill säga motion, livsstil och kost. Generella, förebyggande åtgärder Högt engagemang hos chefer och arbetsledare för friskvårdsarbetet Subventionerade förebyggande aktiviteter, till exempel friskvårdsbidrag till enskilda och gruppvisa aktiviteter. Väga in hälsofaktorer i samband med skapandet av nya arbetsuppgifter, införande av ny teknik alternativt vid förändringar av befintliga uppgifter. Friskvårdsbidrag Riktade åtgärder vid tecken på ohälsa/riskgrupper Riktade hälsoundersökningar personer eller grupper där det finns behov. Riktade friskvårdande åtgärder för den eller de arbetsenheter, yrkesgrupper etc., som i personalbokslut och/eller i annan statistik, uppvisar de högsta ohälsotalen. Åtgärder för rehabiliteringsanpassning vid långtidssjukdom eller vid specifika diagnoser Tidiga rehabiliteringsinsatser inklusive sjuksamtal vid upprepad korttidsfrånvaro. Aktiviteter erbjuds och kontakt med arbetsplatsen upprätthålls under sjukdomstiden. Aktivt agerande från chef/arbetsledare för att underlätta arbete minst två timmar per dag vid sjukskrivning av läkare. Vid tveksamhet över heltidssjukskrivning, snabb kontakt initierad av chefen med sjukskrivande läkare. Detta för att klarlägga orsaken till varför inte partiell sjukskrivning är aktuell. En etablerad kontakt med sjukskrivande läkare är också av godo för planering av återgång i arbete. Rökning Alla anställda som vill sluta röka och önskar stöd och hjälp, erbjuds rådgivning och/eller deltagande i rökavvänjningsgrupp vid Miljöhälsan. Kommunen kan subventionera till exempel en ny medicin mot rökning. 5
Rehabiliteringspolicy Kommunen upprättade tidigt en omfattande rehabiliteringspolicy. Policyn tydliggör ansvarsfördelningen kring arbetsmiljöarbetet. Ledarskapsutveckling I AHA-enkäten framkom tydligt vikten av ledarskapets roll och betydelse för hur verksamheten mår och fungerar. För att förbättra och utveckla ledarskapet inom kommunens verksamheter har man tillsammans med AFA, efter en bred förankringsprocess, fastställt en ledarpolicy. Vidare har kommunen genomfört en ledarutbildning för alla chefer under våren 2005, en utbildning som var mycket uppskattad av deltagarna. Några kommentarer från deltagare i ledarskapsutbildningen: Ledare, innehåll och dokumentation har visat oss vägen Mycket bra grund för det fortsatta arbetet. Ser det som en start på nytänkande Heltäckande genomgång av vad det innebär att vara chefer Teori och praktik har gått hand i hand Att få reflektera över sitt eget arbetssätt/handlande i olika situationer - nya metoder Bra ledare och bra innehåll. Detta har utvecklat gruppen Jag upplevde den vetenskapligt förankrad - inget flum 6