investeringsprocess avseende Ridhuset Revisionsrapport KPMG AB Kristian Gunnarsson
Innehåll 1. Inledning, syfte och metod 1 1.1 Revisionsfrågor och avgränsningar 1 2. Styrdokument relevanta för ärendehanteringen 2 2.1 Reglemente för fritid- och turistnämnden 2 2.3 Kommunens handläggningsplan avseende större byggnadsinvesteringar 2 3. Beslut och politisk hantering: Från behov till slutredovisning 3 5. Avslutande kommentarer 13
1. Inledning, syfte och metod Revisorerna har i sin revisionsplanering inför 2011 planerat granskning av kommunens hantering av investeringsprojekt. Kommunens investering i ny ridanläggning har valts för djupgranskning. Syftet är att klargöra hur ärendet har hanterats utifrån kommunallagens krav på ändamålsenlighet och kostnadseffektiv verksamhet. Granskningen har till största delen genomförts genom dokumentgranskning och analys. Avstämningar och kontroller har skett med berörda tjänstemän i kommunen. 1.1 Revisionsfrågor och avgränsningar Följande huvudsakliga frågeställningar ingår i granskningen: Beslutsunderlag initialt och under processens gång. Vilka inledande och eventuella reviderade kostnadsberäkningar för projektet har presenterats för politiken? Beslutsprocessen och eventuella omprioriteringar under investeringsprocessen? Hur har kommunens delegationsordning/handläggningsplan avseende större byggnadsinvesteringar tillämpats? Vilken roll har politiken haft vad gäller "godkännandet" av omprioriteringarna enligt ovan? Vem/vilka har fått vilka rapporter och vid vilka tillfällen? Samspel och rollfördelning mellan nämnd - kommunstyrelse och kommunfullmäktige? Samspel och rollfördelning mellan olika funktioner och nivåer inom den professionella organisationen? Vilka förklaringar finns till de ekonomiska avvikelserna? Vilka beslut har fattats och av vem/vilka med anledning av redovisade utfall och avvikelser? Förutsättningar för fullföljande av projektet inom givna förutsättningar? 1
Rapporten har faktakontrollerats av, i projektet berörda tjänstemän, Per Engkvist och Zijad Bico samt kommundirektör. 2. Styrdokument relevanta för investeringsprocessen 2.1 Reglemente för fritids- och turistnämnden I reglementet för dåvarande fritids- och turistnämnden (reviderat och antaget kf 34/2007) framgår bland annat att nämnden svarar för investeringar i lös egendom inom ramen för beviljade anslag. Av reglementet framgår också att nämnden svarar för skötsel, drift och underhåll av kommunens anläggningar och lokaler för fritids- och turistverksamhet. Kommentar: I reglementet framgår inte att nämnden svarar för byggnadsverksamhet. Däremot framgår det av tekniska nämndens reglemente, från samma tidpunkt, att denna nämnd ansvarar för kommunens byggnadsverksamhet. I formell mening menar jag därför att fel nämnd ansvarat för investeringen. 2.2 Kommunens handläggningsplan avseende större byggnadsinvesteringar De kommunala revisorerna granskade under 1997 om- och tillbyggnad vid Hobyskolan. Granskningen resulterade bland annat i att kommunen upprättade en handläggningsplan avseende större byggnadsinvesteringar (fastställd av kf 78/1999). I dokumentet beskrivs de olika skeden som finns i ett byggprojekt: idéskede, utredningsskede, planeringsskede, projekteringsskede samt genomförandeskede. Vidare framgår att ärendet efter varje skede ska behandlas i kommunstyrelse och facknämnd alternativt teknisk nämnd. Det framgår av handläggningsplanen att det krävs beslut efter varje skede innan arbetet går vidare till nästa skede. Inför beslut ska beslutsunderlag finnas och omfatta uppgift om ansvarig person eller nämnd under handläggningen inom nästkommande skede samt uppgift gällande ansvarig arbetsgrupp. I de fall ändringar uppstår skall ärendet åter behandlas i facknämnd respektive kommunstyrelse. I handläggningsplanen framgår också att beslut över investeringsram fattas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige. I genomförandeskedet fattar enligt handläggningsplanen tekniska nämnden alla beslut. Kommentar: Min bedömning är att handläggningsplanen följts i ärendet med undantag av genomförandeskedet, d v s fritids- och turistnämnden har i ärendet påtagit sig den roll som tekniska nämnden enligt planen ska ha. 2
Kommentar: Kommunen behöver vidare ta ställning till handläggningsplanen utifrån den omorganisation som skett från 2011, d v s ska kommunstyrelsen ärva den roll som tekniska nämnden haft enligt planen tidigare. Kommunens handläggningsplan för större byggnadsinvesteringar behöver därför anpassas och revideras. 3. Beslut och politisk hantering: från behov till slutredovisning Nedan redovisas information från protokoll, beslutsunderlag mm som är relevanta för granskningssyftet, d v s avsikten är inte att på ett fullständigt sätt skriva av innehållet från samtliga protokoll i ärendet. Bakgrunden till investering i ridanläggning är ridskolans behov (Ronneby ryttarförening) 1. Enligt den behovsanalys som finns behöver kommunens anläggning omfatta två ridhus, tävlingssekretariat, stallar för 80 hästar, förråd, foder och gödselhantering, ridskolekontor, gäst- och uppställningsplatser, kontorsbyggnad, klubbrum, cafeteria, verkstad och tak för traktorer, parkering för besökande och uppställning av släp (50-100 fordon), utomhusbanor ca 2400 m2 och rastgårdar ca 8000 m2, uteanläggning med hoppbana, framridningsbana och åskådarplats, dressyrbanor med åskådarplats och parkering för större evenemang ca 30 000 m2. Utöver ovanstående behövs betesmark och ridstigar/ridvägar och terrängmark för terränghoppning. Ansvarig nämnd för projektet har under hela ärendet varit kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2000-11-07 att ansöka hos kommunstyrelsen om att påbörja arbetet med undersökningar om möjligheter för en ridanläggning i Påtorp. Kommunstyrelsen beslutar 2001-01-09 att ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att påbörja undersökning enligt ovan. Kultur- och fritidsnämnden beslutar 2002-03-12 att utse en arbetsgrupp för projektet bestående av representant från byggnadsnämnden, tekniska nämnden, Ronneby- Millegarne ridklubb samt fritidschefen som sammankallande. Vidare beslutas att tekniska nämnden uppdras förprojektera. Vid kultur- och fritidsnämndens möte 2002-05-14 framgår att ovan nämnda arbetsgrupp har genomfört två möten med planering av anläggningen och med målet att byggstart sker våren 2003. Nämnden beslutar vid detta tillfälle att ekonomisk kalkyl för skötsel och drift ska framtagas. Kultur- och fritidsnämnden behandlar 2002-12-10 ridanläggning så långt som ärendet framskridit. Bland annat redogörs i protokollet för att beslut närmar sig vad gäller detaljplan och projektering. Kostnadsförslag för väg, parkering, belysning, VA-ledningar, 1 Ideell förening ansluten till ridsportförbundet. 3
pumpstation, förstärkt el har framtagits och beräknats till 4 mkr. Driftsformer och olika kalkyler härför diskuterades också. På kommunstyrelsens arbetsutskotts möte 2004-08-30 behandlas planeringsläget för ridanläggningen. Av protokoll framgår att ordföranden i kommunstyrelsen redovisar att 20 mkr finns reserverade för projektet. Kostnadskalkylen som redovisas av byggnadschef och representant från ridklubben visar följande kostnad: 3,6 mkr (anslutningsavgift för el, VA samt tillfartsväg och parkering) 5 mkr (stall 25x42 m) 3,6 mkr (ridhus 24x66 m) 8,4 mkr (ridhus 50x80 m) 1,5 mkr (markarbete) 2 mkr (budgetreserv) 2 mkr (byggherrekostnad) 26,1 mkr Kommentar: Detta är den första officiella kostnadskalkylen. Undertecknad kan konstatera att det finns en diskrepans mellan önskelistan /behovsbeskrivningen ovan och kalkylens olika delar. Exempelvis specificeras inte kostnaden för kontor, cafeteria, utebanor, dressyrbanor, verkstad, tak för traktorer mm. I den dokumentation som finns fram till denna tidpunkt finns inget ifrågasättande eller klargörande kring huruvida ovanstående kalkyl täcker in de olika delar som nämns i behovsanalysen. Kommunstyrelsen beslutar med anledning av ovanstående att notera redovisningen till protokollet samt att ärendet behandlas på nytt i arbetsutskottet 2004-10-04. Vid arbetsutskottets möte 2004-10-04 ges information bland annat om att det alternativa placeringsförslaget Härstorp inte är lämpligt med anledning till dess närhet till F17. AU beslutar att ge byggnadsnämnden i uppdrag att påbörja planeringsprocessen med inriktning Påtorp samt att budgetfrågan hanteras i budgetprocessen. Vid kommunfullmäktiges möte 2004-10-28 beslutas att uppdra åt byggnadsnämnden att påbörja planeringsprocessen och att hänsyn ska tas till anslutande gång- och cykelvägar samt till trafikmiljön. Budgetfrågan hanteras i budgetprocessen. 4
På fritid- och turistnämndens möte 2005-03-15 lämnas information från byggnadschef och representant från Ronneby ryttarförening. Information lämnas om ritningar, placeringar av byggnader mm, tidsplan samt budget. Informationsmöte om ridanläggningen sker igen 2005-09-15 då det informeras om förseningar i projektet. Anledningen till förseningen är den stora mängden planärenden i kommunen. Projektet beräknas kunna påbörjas oktober 2005 med byggnation av väg mm. Vid detta möte konstateras också att fritid- och turistnämnden är ansvarig för projektet med verksamhetschefen som projektledare. Ytterligare informationsmöte i nämnden äger rum 2006-02-07 då det informeras om att förslag på hur driften ska skötas kommer att arbetas fram utifrån planerade studiebesök mm. Information lämnas också om att detaljplan för Påtorp antagits. På fritid- och turistnämndens möte 2006-05-09 beslutas att ge delegation till ordföranden och andra vice ordföranden att godkänna förfrågningsunderlag och att i övrigt företräda nämnden om behov föreligger i projektet. Vid samma möte informeras nämndens ledamöter om väg- och VA-anslutningarna till ridanläggningen. Efter upphandling och utvärdering fattar ovanstående delegater beslut 2006-09-07 om att anta Skanska Sverige AB för utförande av totalentreprenad avseende Vägar och VA till ett offererat pris av 5 620 000 kronor. Några dagar senare 2006-09-12 beslutar nämnden att godkänna redovisat delegationsbeslut. Kommentar: Undertecknad kan konstatera att kommunens handläggningsplan inte följts inför beslut om genomförande. Beslutet borde underställas kommunstyrelsen innan genomförandeskedet. Detta har dock kommunstyrelsen uppmärksammat (se nedan) och påtalat för nämnden. Startmöte för projektet äger rum 2006-09-20 då avtalsparterna tillsammans behandlade organisation, kontraktshandlingar, ekonomi, utförande/bygghandlingar, kvalitet/miljö, myndighetskontakter, kommande byggmöten mm. Kommentar: intressant att notera utifrån detta protokoll är att kommunens representant under avsnittet ekonomi särskilt påtalar vikten av tydlighet och direkt redovisning i ÄTA-diskussioner vilket är positivt. Två byggmöten äger rum enligt ovanstående. I det sista av dessa möten som äger rum 2006-11-01 framkommer vissa mindre ÄTA-anspråk 2. Av protokollet framgår orsak till ÄTA för olika insatser samt att det sammanräknade totala beloppet 259 tkr godkänns. Kommunens representant utses och godkänns av parterna som besiktningsman. Slutbesiktning äger rum 2006-11-24. Utifrån besiktningen finns protokoll upprättat och det framgår ett stort antal brister som entreprenören har ansvar för att åtgärda. 2 Ändrings-, tilläggs- och avräkningsarbeten. 5
Kommunstyrelsen behandlar 2006-10-10 ärendet ridanläggning Påtorp. I protokollet framgår redogörelse för ärendet och hur det utvecklats. Bland annat framgår av protokollet att det i investeringsbudget för 2006 finns avsatt 26 mkr för projektet. Det framgår också att det krävs ett särskilt beslut av kommunstyrelsen för verkställighet i investeringen. Vidare framgår av protokollet att den del av investeringen som avser vägar och VA har påbörjats. Kommunstyrelsen beslutar efter yrkanden att: Påtala för fritids- och turistnämnden och byggnadschefen att formellt fel begåtts genom att byggnation av ridanläggningen påbörjats före beslut i kommunstyrelsen. Uppdra till fritids- och turistnämnden att presentera investeringskalkyl, driftkostnadskalkyl och driftsättningskalkyl före det att nytt investeringsbeslut tas. I efterhand godkänna att vägbygget i investeringsärendet påbörjats. Beslutet att i efterhand godkänna att investeringen påbörjats gör att flera ledamöter reserverar sig mot denna del av beslutet. Informationsmöte sker i nämnden 2006-11-07 då det framgår att verksamhetschefen ges i uppdrag att samordna de underlag till beslutsförslag som skall presenteras kommunstyrelsen. I utredning daterad 2006-11-28, undertecknad av byggnadschefen, redogörs för översiktlig byggbeskrivning gällande ridanläggningen. I denna skrivelse framgår att kostnadsbedömning är vanskligt med hänsyn till rådande byggkonjunktur. Enkla konstruktionslösningar har valts för att hålla nere kostnaderna. Upphandlingen föreslås genomföras som delad totalentreprenad med prissättning av tillkommande och avgående delar i syfte att begränsa kostnaderna. Tre alternativa kalkyler finns redovisade: Kostnadsbedömning 1: utförande enligt ritningar och ursprungsförslag, totalt 30, 2 mkr. Kostnadsbedömning 2: utförande med mindre omfattning 3, totalt 25 mkr. Kostnadsbedömning 3: Likt 2 ovan, dock med än mindre ytor och stallplatser, totalt 22,1 mkr. En driftsbudget för tre år har upprättats av föreningen. 3 Exempel: plan 2 lämnas oinredd, läktare och lokaler i ridhus slopas, mindre ytor mm. 6
Kommentar: En iakttagelse som kan göras är att investeringsutgiften för väg, VA, el mm inte ingår i kostnadsbedömningarna ovan. Denna utgift utgör cirka 6,3 mkr. Utifrån ovanstående underlag beslutar nämnden 2006-12-05 att notera informationen till protokollet och att ärendet åter tas upp för beslut i januari/februari för att därefter föras till kommunstyrelsen för beslut. I januari 2007 behandlar nämnden en skrivelse från ridskolan Stall Rapid i Johannishus. Skrivelsen handlar om att aktuell förening anser sig ha de rätta förutsättningarna att driva anläggningen i Påtorp och önskar få ett möte med nämnden för diskussion kring driftsformer och verksamhet. Nämnden beslutar att ge beredningsgruppen i uppdrag att kalla till möte med föreningen angående ridanläggningen. Kommentar: Det finns inget officiellt svar på skrivelsen från ridskolan i Johannishus. Enligt uppgift avtog aktuell förenings intresse på grund av privata skäl varför ärendet inte drevs vidare. Nästa gång ärendet kommer upp i nämnden är 2007-03-13 och vid detta tillfälle informeras om att byggnadschefen kommer att presentera nya ritningar och kostnadsförslag till 2007-03-22. Kommentar: Något beslut utifrån befintligt underlag tas alltså inte i januari/februari som tidigare sagts utan istället framgår att nytt förslag ska tas fram. Det framgår dock inte i protokoll vad som är skälet till att befintligt underlag inte skulle kunna underställas kommunstyrelsen för beslut. I ny skrivelse, daterad 2007-03-20 undertecknad av byggnadschefen, framgår dock att orsaken (se ovan) till förseningen varit att kostnaderna diskuterats med ridklubben och att försök gjorts att minska kostnaderna. I skrivelsen framgår att det sannolikt inte går att genomföra investeringen till lägre kostnad än de alternativ som tidigare presenterats. I skrivelsen framgår också att det i möte mellan ridklubben och fritidsenheten framkommit önskemål gällande byggnation av ett mindre ridhus (24x60 m) utöver det stora ridhuset. Kostnadsbedömning för detta mindre ridhus uppgår enligt skrivelsen till 2 240 tkr. Kommentar: I den inledande diskussionen (behovsanalysen, se sid 3 ovan) framgår att ridklubben är i behov av två ridhus. Två ridhus finns vidare kostnadsberäknade i den första officiella kalkylen som presenterades 2004 (se ovan). I kalkylerna presenterade 2006-11-28 har byggnadschefen utelämnat denna del av investeringen. Kostnadsberäkningarna för det lilla ridhuset skiljer sig åt med en summa av 1,36 mkr (3,6 mkr 2,24 mkr) mellan åren 2004 till 2007 vilket kan ge en känsla av godtycklighet i beräkningarna. Ovanstående skrivelse behandlas på nämndens möte 2007-03-26 då byggnadschefen redogör för de olika alternativen. Det framgår att 2,24 mkr tillkommer på alla tre tidigare kostnadsalternativ. Det framgår också att fritidsenheten och ridklubben kommit fram till nytt förslag där hela plan två lämnas oinredd, att läktare inklusive lokaler i stora ridhuset slopas, samt att stora ridhuset minskas till 94x35 m (tidigare 84x50 m). Detta, det senaste 7
förslaget, är snarlikt tidigare förslag nr 2 4. Ny kostnadsbedömning blir enligt dokumentationen följande: Ridhus 3290 m2 Stall 1200 m2 Stallinredning (65st) Mellanbyggnaden 490 m2 Ridhus 1440 m2 Mark inkl gödselplatta Byggherrekostn / budgetreserv Summa: 4 800 tkr 7 200 tkr 650 tkr 3 100 tkr 1 950 tkr 3 300 tkr 3 500 tkr 24 500 tkr I protokollet (nya kostnadsbedömningen) framgår också först vid detta tillfälle att det finns övriga kostnader som belastar investeringsprojektet nämligen tillfartsväg, VA, GCväg, el som uppgått till 7 610 tkr. Totalkostnaden för projektet blir därmed 32 110 tkr. Utifrån ovanstående konstaterar nämnden att ett tilläggsanslag på 6 110 tkr är nödvändigt då ramanslaget är 26 mkr. Vid mötet behandlas även förslag till lokalhyresavtal som förhandlats med föreningen. I avtalet tas en hyra ut på 25 tkr/år. Föreningen erhåller driftbidrag på 325 tkr/år under åren 2008-2010 samt 125 tkr från år 2011. Nämnden behöver begära tilläggsäskande för detta driftbidrag med 200 tkr/år för då bedömningen är att endast 125 tkr ryms inom nämndens budget. Ovanstående överlämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar ärendet 2007-04-02 och beslutar att ärendet ska kompletteras till AU 2007-04-16 med ytterligare ett alternativ avseende kostnader för anläggning innefattande läktare samt övriga nödvändiga utrymmen för att bedriva tävlingsverksamhet. 4 Undertecknads egen kommentar. 8
Med anledning av ovanstående upprättar byggnadschefen åter ny kostnadsberäkning med tre alternativ. Denna skrivelse är daterad 2007-04-16. Den nya kalkylen inklusive de övriga kostnaderna redogjorda för ovan (7 610 tkr) visar följande: Alternativ 1: 42 660 tkr Alternativ 2: 38 990 tkr Alternativ 3: 34 730 tkr (endast ett ridhus, stor del oinredda lokaler) Vid föredragningen av ovan gjorda komplettering beslutar kommunstyrelsens arbetsutskott 2007-04-16 att notera informationen till protokollet samt ge kommundirektör och byggnadschef i uppdrag att till AU-mötet 2007-04-30 ta fram en sammanfattande beskrivning av de tre alternativen. Kommunstyrelsen behandlar ärendet 2007-05-08 och efter genomgång från byggnadschefens sida yrkas bifall till alternativ 2 som blir kommunstyrelsens beslut. Investeringsbudgeten utökas med 12 990 000 kronor till totalt 38 990 000 kronor. I fullmäktiges behandling 2007-05-24 lämnas två yrkanden. Det ena avser att kommunstyrelsen ska besluta om när byggnationen ska starta. Det andra yrkandet avser att kommunfullmäktige ska godkänna hyresavtalet. Tilläggsyrkande två vinner gehör, däremot krävs enligt fullmäktige inte något beslut från kommunstyrelsen för att påbörja byggnationen. Kommunfullmäktige beslutar i övrigt i enlighet med kommunstyrelsens förslag om utökning av investeringsbudgeten. Bygglov för anläggningen beviljas av byggnadsnämnden 2007-08-16. Beslutet villkoras med att byggnationen måste påbörjas inom två år 5. Nästa gång ärendet hanteras i fritids- och turistnämnden är 2008-09-16 och då som ett informationsärende. Ordföranden påpekar att det är av stor vikt att komma igång med en upphandling. Ny verksamhetschef redogör för att man varit i kontakt med konsult för ny kostnadsberäkning då det var flera år sedan beslut togs om att man skulle bygga en ny ridanläggning. Nämndens beslut vid denna tidpunkt är att man ser det som ytterst angeläget att anläggandet av en ny ridanläggning verkställs. Kommentar: Från tiden för bygglovet fram till informationsmötet (då ärendet åter kommer upp i nämnden) har förflutit ett år och fyra månader efter att fullmäktige godkänt investeringen! Detta måste bedömas vara en långsam hantering. Förmildrande omständigheter är turbulens på olika chefsfunktioner i kommunen vid den aktuella tiden. Exempelvis slutar byggnadschefen och kommundirektören. Verksamhetschefen och tillika projektansvarig för projektet slutar också. Trots detta menar jag att alla förutsättningar fanns att i princip omgående efter fullmäktiges beslut, 2007-05-24, gå ut med upphandling. I protokollet påstås vidare felaktigt att det var flera år sedan beslut togs om investeringen. Ett år hade varit mer korrekt. 5 Ansökan om förlängning av bygglovet sker 2009-11-09. 9
Från september 2008 behandlas ärendet på varje nämndsmöte då information ges om hur ärendet fortskrider. Vid nämndens möte 2008-11-10 behandlas att en bantad version tagits fram i förhållande till den ursprungliga skissen på ridanläggningen. Vidare framgår att avsikten är att varje del/enhet i anläggningen ska prissättas var och en för sig. Vid nämndens möte 2009-03-10 godkänns en del smärre förändringar utifrån det förslag som godkändes av fullmäktige. Vidare beslutas att beredningen får delegation att godkänna förfrågningsunderlaget samt att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för vidare handläggning. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut, 2009-04-20, med anledning av ovanstående blev att förfrågningsunderlaget kunde skickas från fritids- och turistnämnden. Vidare beslutade ksau att före verkställighet, d v s före antagande av anbud, skall fullmäktige få en redovisning av hur byggnationen kommer att se ut relativt olika ekonomiska förutsättningar samt hur avtal mellan Ronneby kommun och ridklubben kommer att se ut. Kommentar: Beslutsordningen har tidigare fastlagts (se ovan 2007-05-24), d v s att nämnden inte behövde något godkännande från kommunstyrelsen för att påbörja investeringen, nu beslutar ksau att fullmäktige ska få en redovisning innan investeringen påbörjas. Denna ordning finner jag onödigt tungrodd. Verksamhetschef redovisar driftskostnader, avtalsförslag och ekonomiska förutsättningar till kommunstyrelsen 2009-08-11. Av protokollet framgår att ridanläggningen numera beräknas kosta 33 mkr och att investeringsanslaget uppgår till 31,2 6. Förslag för att hamna i nivå är vissa förändringar (tak exkluderas över gödselplattor 0,5 mkr, plan 2 ej inreds -1,0 mkr, läktare exkluderas i ett av ridhusen 0,7 mkr). Efter en del tilläggsyrkanden beslutar kommunstyrelsen att hela ridanläggningen ska byggas i enlighet med förfrågningsunderlaget, förutom tak över gödselplattorna. I avtalet görs ett tillägg innebärande att kommunen och hyresgästen årligen kallar samtliga ridklubbar och berörda till samråd i syfte att främja samordning och utveckling av verksamheten i anläggningen. Investeringsutgiften blir därmed 32,5 mkr. Inför kommunfullmäktiges behandling av ärendet 2009-08-27 finns en komplettering från kommunstyrelsens ordförande. Kompletteringen innebär ett extra anslag för reserv/tillkommande kostnader (5 %) och att investeringsutgiften utökas med 2,8 mkr. Investeringsutgiften blir därmed 34 mkr. Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag samt bifaller kompletteringsförslaget från kommunstyrelsens ordförande. Kommentar: i tidigare protokoll och kalkyler har den totala investeringsutgiften inkluderat utgift för väg, VA mm men i underlag inför kommunfullmäktiges behandling vid detta tillfälle beräknas total investeringsutgift exklusive denna utgift på 7,6 mkr. Jag menar att detta är en brist i transparens och ett sätt att laborera med siffror som inte är bra. 6 I detta anslag inkluderas inte kostnad för väg, VA, el mm om totalt 7,6 mkr. 10
Efter genomförd upphandling lämnas tilldelningsbesked 2009-09-02 till den entreprenören med det lägsta anbudet 7. På nämndens möte 2009-10-13 lämnas information om att beslutet om antagande av entreprenör har överprövats, vilken också bifallits av länsrätten i Blekinge län vilket innebär att upphandlingen måste göras om i sin helhet 8. Informationen noteras till protokollet. Nytt förfrågningsunderlag godkänns vid nämndens möte 2009-11-10. Ny anbudsutvärdering sker 2009-12-16 och entreprenör med anbudssumma 30 588 tkr antas 9. Kommentar: Utan att i detalj har granskat upphandlingarna kan konstateras att överprövningen och den andra upphandlingsomgången haft en prispressande effekt. I protokoll från startmöte, 2010-01-25, framgår beträffande ekonomiavsnittet att alla ÄTA -anspråk ska granskas och kontrolleras innan eventuellt godkännande. Tilläggskostnader över 150 tkr ska behandlas av verksamhetschefen. Rapportering till nämnden ska vidare ske kvartalsvis för projektets utveckling. Alla handlingar och protokoll tillhörande projektet läggs i bygg- och fastighetsenhetens databas. Ovanstående information lämnas till nämnden 2010-02-02. Protokoll från byggmöte finns för varje månad under byggnationens gång. Under 2010 sker rapportering och informationslämning till nämnden i princip månatligen. Vid mötet 2010-10-12 informerar verksamhetschefen om eventuella kostnadsfördyringar vad gäller byggnationen. Mer än så framgår inte av protokollet. Nämnden beslutar med anledning av denna information att ge verksamhetschefen i uppdrag att redovisa möjliga reduceringar så att investeringsanslaget kan hållas. Jag kan konstatera att resultatet av detta uppdrag inte går att utläsa i officiella handlingar såsom protokoll. Enligt uppgift lämnades beslutsunderlag inför nämndens beslut ovan vid sittande bord och beslutsunderlaget diariefördes aldrig. I beslutsförslaget framgår dock beskrivning över tillkommande kostnader i investeringen och att tilläggsanslag behövs med totalt 2 650 000 kronor. Beslutsförslaget är således att tilläggsanslag äskas hos kommunstyrelsen. Enligt uppgift kan inte någon besparing visas utan det handlar mer om att kontrollera de ÄTA-anspråk som finns. Kommentar: Jag finner att ovanstående hantering har en bristande transparens. Det är inte bra att kända behov av tilläggsäskanden läggs i skrivbordslådan. 7 Utvärderingen visade att tre entreprenörer konkurrerade om kontraktet med följande anbudssummor: 33 mkr, 34,1 mkr samt 33,9 mkr. 8 Överklagandet har inte särskilt djupgranskats eftersom detta inte ingår i syftet med granskningen. 9 Övriga anbudssummor som redovisas är: 32 445 tkr, 30 690 tkr, 32 000 tkr samt 31 475 tkr. 11
I särskild skrivelse från entreprenören, daterad 2010-12-10, framgår bakgrunden till ÄTA 1. Det totala tilläggsbeloppet uppgår till ca 2,3 mkr och avser bergsarbeten (bergschakt och kostnad för fyllning). Nämnden godkände 2011-04-07 1,8 mkr av ovanstående belopp vilket enligt intervjuade föregåtts av en förhandling/förlikning. Den ekonomiska sammanställning som presenteras med datum 2011-05-03 ser ut enligt nedan: Budget Blekinge Rot Projektledning 10 Diverse 11 Godkända Äta Tillk (bedömning 12 ) 34 000 tkr -30 588 tkr -1 160 tkr -116 tkr -4 184 tkr -1 300 tkr -3 400 tkr Den, vid tidpunkten för granskningen, senaste handlingen i ärendet är beslutsförslag (med anledning av ovanstående redovisning) från Per Engkvist om framställan om omfördelning inom fritids- och kulturnämndens investeringsbudget (1,9 mkr) samt hemställan om tilläggsanslag på 2,5 mkr för slutförande av ridanläggningen vid Påtorp. Nämnden beslutar 2011-05-05 att till kommunstyrelsen göra en framställan om omfördelning inom nämndens investeringsbudget (2,153 mkr) samt hemställer om tilläggsanslag på 1,2 mkr för 2011 att användas till att slutföra arbetena vid ridanläggningen. Slutbesiktning har ägt rum 16-17 maj 2011. Vid besiktningen konstaterar utomstående besiktningsman (Blekinge Byggkonsult) att anläggningen inte kan godkännas då det finns brister i brandskyddet. Efterbesiktning ska ske 23 juni. Dock framhåller intervjuade att det inte kommer att uppstå några merkostnader för kommunen med anledning av besiktningen utan de brister som finns åligger entreprenören att åtgärda. 10 Konsulttjänster, kontrollant bygg, vvs, el mm, bygg- och fastighet. 11 Miljö&Teknik 12 PVC-ledning omläggning, ytterligare ÄTA, slutbesiktning, fiber, asfaltering mm 12
4. Avslutande kommentar Min sammanfattande bedömning är att projektet präglats av osäkerhet och bristande tillit till kalkyler och utfall vilket bidragit till svag beslutskraft och därmed en lång handläggningstid från idé till verkställighet. En mängd olika kalkyler har redovisats i ärendet vilket bland annat beror på att politiken vid flera tillfällen återremitterat beslutsunderlagen för kompletteringar. Jag kan dock inte göra någon annan helhetsbedömning än att både facknämnd och kommunstyrelse (med undantag av redovisade synpunkter och kommentarer) på ett tillfredsställande sätt bedrivit uppsikt och kontroll över projektet. I efterhand är det lätt att konstatera att mer noggranna undersökningar borde skett av markförhållanden. Avslutningsvis vill jag återigen påpeka vikten av att kommunen ser över och tar ställning till handläggningsplanen för större byggnadsinvesteringar utifrån den omorganisation som skett från 2011. KPMG, dag som ovan Kristian Gunnarsson Certifierad kommunal revisor 13