Möte: Konstituerande styrelsemöte Datum: 2008-10-20 Plats: MSN Messenger Deltagande: Maria Niklasson Jens Johansson Lizbet Brittsten Peter Hellström Ann-Marie Svanström Mattias Johansson Andreas Nilsson Lena Brunosson Mikael Olofsson Jon Westberg - 1 - Frånvarande: - Fråga Beskrivning Beslut/Information Vidare åtgärd 1. Val av sekreterare för mötet. Förslag: Peter. Peter valdes till mötets sekreterare. 2. Godkännande av föregående protokoll. Förra mötets protokoll godkändes. 3. Val a 2 st. justerare. Förslag: Mattias och Ann-Marie. Mattias och Ann-Marie valdes till justerare. 4. Arbets- och ansvarsfördelning verksamhetsåret 08/09. Fastställande av framtaget förslag. Upprättande av presentationssidor till hemsidan. Upprättande av mejladresser till olika funktioner. Beslutades att godkänna förslaget på ny arbets- och ansvarsfördelning (se bilaga 1). Beslutades att uppdatera presentationerna på hemsidan. Beslutades att upprätta mejladresser för varje arbets- Maria lägger upp arbets- /ansvarsfördelning på hemsidan. Alla som inte har presentationer upplagda, mejlar presentation samt foto till Mattias senast nästa möte. Maria meddelar Magnus Andersson att upprätta nya
5. Ekonomi-, besluts- och informationsrutiner verksamhetsåret 08/09. /ansvarsområde. Fastställande av utmejlat förslag. Förslaget godkändes med undantag av att ett förtydligande av ersättning för gjorda privata utlägg (se bilaga 2). - 2 - mejladresser och att styra om befintliga. 6. Biljetter MF kontakt Blixten. Besked om slutligt antal biljetter till Globen. Erbjuda utländska OGAEmedlemmar biljetter? Lottning av A-/B-platser för besked till medlemmar innan fredag. Massmejl samt nyhet om resultat av lottning innan fredag. Maria berättade att klubben i dagsläget har 100 A- och 100 B- biljetter garanterade till Globen. Beslutades att i första hand säkra biljetter till klubbens medlemmar och efter det erbjuda andra OGAE-klubbar biljetter i mån av tillgång. Beslutades att styrelsen fördelar 10 st A-biljetter och att övriga 90 biljetter lottas ut. Blir även B- platserna uppbokade, lottas även dessa. De som hamnar utanför respektive kategori kan boka upp eventuella återbud via bokningssystemet på hemsidan. Lottningen sker individuellt utan hänsyn till eventuella önskemål om placering. Lottningen äger rum tisdag kväll och sköts av Markus Björkander och Lizbet. Maria håller fortsatt kontakt med Blixten om biljetter. Lizbet sköter lottning tillsammans med Marcus Björkander. Lizbet ber Magnus Andersson att mejla ut till alla medlemmar om biljettlottning (tisdag) och resultatet av lottningen (onsdag).
Beslut om sista betalningsdag. Beslutades att Maria kontrollerar betalningsrutiner med Blixten. Beslut om betalningsvillkor. Beslutades att betalning av biljetter ska ske enlighet anvisning från klubben. Förseningsavgift på 50 kr/biljett tas ut. Information ges till medlemmarna i samband med den generella betalningsinformationen. 7. Klubbträff. Video/foton från träffen som Styrelsen beslutade att DVD-serviceutgåva? undersöka möjligheten till att sälja material från klubbträffen i webbshopen, alternativt erbjuda samtliga medlemmar materialet kostnadsfritt via ett utskick. Övriga frågor om klubbträffen. Inga övriga frågor angående klubbträffen behandlades. 8. Årsmötet 2008. Status för mötesprotokollet. Protokoll från årsmötet har inte lagts upp på hemsidan. Uppdatering av info om förtroendevalda på webben. Uppdatering av info om medlemsavgiften på webben. - 3 - Maria återkommer med information om betalningsrutiner. Jon tar fram kostnadsförslag. Maria kollar upp vilka foton respektive film som finns tillgängligt från träffen. Peter kontaktar Elisabet Andersson som skrev protokollet på årsmötet. Se fråga 4 (punkt 2). Se fråga 4 (punkt 2). Beslutades att Mattias uppdaterar informationen om medlemsavgifter på hemsidan. 9. Styrelseträff. Förslag om tid. Beslutades att hålla ett styrelsemöte 10 januari 2009. Förslag om plats. Beslutades att mötet hålls hos Lena i Stockholm. 10. Övriga frågor. Föreslogs att lägga upp röstnings Beslutades att lägga upp dvd:n från Second Chance Contest i delar på Youtube med hänvisning till att hemsidan för röstnings dvd:n från Second Chance Contest i delar på Youtube med hänvisning till Mattias uppdaterar uppgifterna på hemsidan. Mattias ansvar för att informationen om Second Chance Contest läggs ut på hemsidan.
att locka nya medlemmar. Förslogs att dvd:n från Second Chance Contest är gratis när den används som juryhandling och att kostnad tas ut för de som vill ha den efter röstningen avslutats. 11. Nästa möte. Förslag: Tisdag 11 november, kl. 19:30 på MSN. hemsidan. Beslutades att dvd:n kostar 30 kr/st efter röstningen avslutats. Som juryhandling är dvd:n gratis. - 4 - Mattias ansvar för att informationen om Second Chance Contest läggs ut på hemsidan. Alla i styrelsen sammanträder på MSN tisdagen 11 november kl. 19:30. 12. Mötets avslutande. Maria förklarade mötet avslutat. Maria sänder ut kallelse och dagordning inför nästa möte. Vid protokollet Justerare Justerare 2008-10-20 2008-10-20 2008-10-20 Peter Hellström Mattias Johansson Ann-Marie Svanström
BILAGOR - 5 - Förslag till arbets-/ansvarsfördelning för Melodifestivalklubbens styrelse 2008/2009: Maria Ordförande: Leder styrelsens möten och har det övergripande ansvaret för att styrelsen tar sitt ansvar och sköter sina uppdrag tillfredställande. Huvudansvarar för klubbens externa kontakter, t ex för att finna aktiviteter och samarbeten med andra organisationer (t ex SVT, Blixten m fl). Ansvarig för kontakterna med övriga OGAE klubbar och OGAE International Coordinator, och är OGAE Swedens representant i OGAE President s board som är OGAE s högsta beslutande organ. Mikael Förste vice ordförande: Ansvarar för alla ordförandens åtaganden i de fall denne ej har möjlighet att fullgöra sina uppgifter. Pressansvarig: Ansvarar för klubbens kontakter med press och övrig media. Upprättande och distribution av pressutskick (i samarbete med sekreteraren). Ansvarig för det praktiska arbetet med rapportering från olika schlageranknutna arrangemang (t ex intervjuer/bevakning av presskonferenser, konserter mm), innebärande t ex hantering av klubbens ackrediteringsansökningar, se till att vi har lämplig bemanning för vår rapportering mm. Ansvarar även, tillsammans för ordförande, för klubbens kontakter med SVT. Ann-Marie Andre vice ordförande: Ansvarar för alla ordförandens åtaganden i de fall denne eller förste vice ordförande ej har möjlighet att fullgöra sina uppgifter. Kassör: Är klubbens ekonomiskt ansvarige. Ansvarar för den löpande bokföringen och betalningar. Upprättar budget och håller styrelsen informerad om den ekonomiska ställningen. Upprättar bokslut, årsredovisning och deklaration. Har ansvaret för klubbens handkassor (kan bevilja detta efter begäran från styrelsemedlem) och att dessa stäms av löpande och i enlighet med fastställda rutiner, och upprättar regler och
rutiner kring ekonomihanteringen i samband med t ex MF-turnén. Ansvarar för att meddela de som administrerar medlemslistan samt webbshoppen om inkomna betalningar från medlemmar. - 6 - Jens Lokalaktivitetsansvarig: Ansvarar för kontakten med klubbens lokala kontaktpersoner (f n 8 st: Gbg, Sthlm, Helsingborg, Umeå, Karlskrona, Falun, Linköping, Utland). Tar fram förslag till lokala aktiviteter som kan samordnas mellan de olika kontaktpersonsområdena, och fungerar som bollplank för dessa. Ansvarar för att kontaktpersonerna får tillgång till t ex dvd-material eller annat för lokala träffar de behöver samt att det lokala arbetet flyter på. Ser över nya potentiella kontaktpersonsområden. Arrangemangs- och aktivitetsansvarig: Ansvarig för utveckling av och genomförande av klubbens större arrangemang, såsom årsträffen, träffar i samband med t ex MF-turnéen (som Införmiddagarna), Pride och dyl. Kommer med idéer och förslag till olika arrangemang och aktiviteter klubben kan göra eller medverka vid, och ansvarar för tillsättande av festkommittéer eller ansvariga för planering av olika evenemang, när behov finnes. Lizbet Försäljnings- och webbshopsansvarig: Ansvarar för innehållet i webbshoppen, att nya produkter läggs upp och informeras om. Samarbetar med Inger Hellberg och Göran Andersson, som behåller det praktiska ansvaret när det gäller mottagande av beställningar, utskick av varor samt att nya årgångar produceras i DVD servicen. Tar fram förslag på varor/tjänster som kan medföra mervärde för medlemmarna, t ex inköp av t ex skivor / böcker till rabatterat pris, biljetter till olika schlageranknutna evenemang (utöver MF/ESC och ev övrigt som går via OGAE internationellt) och dyl. Även huvudansvarig för klubbens biljettadministration i samband med ESC och MF. Andreas Tävlingsansvarig: Har ansvar för Sveriges deltagande i OGAE nätverkets tävlingar. Bevakar deadlines, att deltagaravgifter betalas i tid, sammanställer röster, informerar medlemmarna om tävlingarna/röstningstider/resultat (i samarbete med webbansvarig/webbredaktion).
Huvudansvarig för klubbens produktion av tävlingarna i de fall Sverige vinner och ska stå för värdskap. Kan tillsätta arbetsgrupper vid behov. Medlemsansvarig utland: Ansvarig för att viktig medlemsinformation kommer våra utländska medlemmar får tillhanda. Detta gäller t ex bokningsvillkor för biljettförsäljning, inbjudan till klubbträff annan viktig löpande information. Kan ta in extern hjälp för korrekturläsning och dyl vid behov. Peter Sekreterare: Är klubbens administrationsansvarige. Skriver protokoll vid styrelsens möten och upprättar andra formella skrivelser som styrelsen beslutar om. Huvudansvarig för upprättande av massmail (veckobrev, och ev oftare när det är aktuellt) för utskick till alla medlemmar, som sedan administreras i samband med webbansvarig/webbredaktion. Ansvarar för att de dokument (de fasta delarna såsom Kontaktinformation, Om oss o s v, ej löpande nyheter och liknande) som ligger på klubbens hemsida är aktuella, och för att ge webbansvarig/webbredaktion underlag för ev uppdateringar. Utskicksansvarig: Ansvarar för att de utskick som görs via Posten kommer fram till alla medlemmar. Gäller EJ Eurosong News, som Patrik Rosell står kvar som utskicksansvarig för. Mattias Webbansvarig: Har huvudansvaret för klubbens hemsida (uppdatering och utveckling) och är ansvarig utgivare för denna. Ansvarar för at ta kontakt med ev samarbetspartners som kan vara aktuellt för att göra sidan så bra som möjligt. Gör löpande uppdateringar och uppläggning av nya funktioner på hemsidan. Till sin hjälp har webbansvarig en webbredaktion, till vilken arbete kan och bör delegeras. Webbansvarig är dock alltid ansvarig för att se till att allt jobb som delegerats ut till redaktionen blir gjort. Webbredaktion (prel, får dubbelkolla med alla att de fortfarande är intresserade): - 7 -
Marcus Björkander Magnus Andersson Martin Andersson Martin Norbäck - 8 - Jon Medlemsansvarig: Har ansvar för medlemskontakterna och medlemsregistret. Sköter och uppdaterar medlemsdatabasen (håller löpande kontakt med kassören, och ser till att nya medlemmar registreras i databasen), svarar på intresseanmälningar från medlemmar, lösenordsförfrågningar till hemsidan och dyl. Ansvarar, tillsammans med ordföranden, för hantering och administration av OGAE medlemskorten. Lena Marknadsföringsansvarig: Ansvarar för klubbens marknadsföringsaktiviteter under t ex MF turneen. Ansvar för att ha koll på olika festivalanknutna arrangemang (t ex Pride, schlagerkonserter ) där klubben skulle kunna synas, och tillse att vi får så mycket och bra reklam som möjligt. Undersöker möjligheter till samarbeten med sponsorer och dyl. Materialansvarig: Har hand om klubbens material som infodesken, tröjor, böcker/dvder, medlemskortstryck-utrustningen och liknande. Ansvarar även för bemanning av desken när denna används, samt att arbetsinstruktioner och liknande kommer de som skall arbeta med att marknadsföra klubben i olika sammanhang (t ex bemanna klubbens desk) tillhanda. Förslag på informationspolicy för Melodifestivalklubbens styrelse I de fall en styrelsemedlem fått reda på något som denne bedömer är viktigt kommer till övriga ledamöters kännedom omedelbart, så ska denna information utan fördröjning mejlas ut till övriga styrelsemedlemmar. Detta kan vara om det t ex är något som vi alla måste diskutera och ta ställning till med kort varsel. I annat fall, när det är saker som inte bedöms som brådskande, så informeras övriga i styrelsen på nästkommande styrelsemöte alternativt läggs upp information om på Styrelseforumet på hemsidan.
- 9 - Förslag till beslutsrutiner för styrelseforumet för Melodifestivalklubbens styrelse I princip vilken slags beslut som helst kan beslutas om i forumet, och majoritetsbeslut tillämpas. Beslut via styrelseforumet väger lika tungt som styrelsebeslut på ett ordinarie möte. Besluten tas upp som separat punkt på det kommande, ordinarie styrelsemötet för att det ska finnas möjlighet till reservation eller övrig kommentar. Styrelseledamötena ansvarar själva för att gå in i forumet regelbundet, helst varje dag. Beslut kan fattas 72 timmar efter frågan/punkten lagts upp på forumet. I samband med att en mer brådskande fråga läggs upp på forumet sänds ett mejl till alla i styrelsen för information om att det nu finns brådskande fråga att ta ställning till. /Maria Niklasson 2008-10-19 Förslag på ekonomirutiner för Melodifestivalklubbens styrelse Utbetalning från klubbens konto i förskott för inköp för klubbens räkning: Den som enligt styrelsens beslut fått i uppdrag att göra ett inköp för klubbens räkning och för detta vill ha medel från klubbens konto skickar en skriftlig begäran om detta till kassören (helst via mail). Denna ska innehålla uppgift om begärd summa och vad den ska användas till. (För att underlätta en snabb och effektiv administration när det gäller detta, meddela gärna kassören information om ett kontonummer dit ni vill ha ev utbetalningar) I samband med att pengar betalas ut till styrelseledamot enligt begäran bokförs summan i ett första steg upp som en fordran på personen. Denna fordran ligger kvar tills kassören erhållit ett kvitto på inköpet, då kvittots summa avräknas denna fordran och inköpet bokförs. Detta innebär att om utbetalningen är t ex 1 000 kr och inköpet personen gjort är på 800 kr så kommer det efter att kassören erhållit kvitto på inköpet för 800 kr ligga kvar en fordran på personen på 200 kr. Denna skillnad (200 kr i exemplet) behöver inte omedelbart återbetalas, utan kan behållas och senare användas till ytterligare inköp, om det blir aktuellt. För att underlätta avstämning och kontroll av handkassor så skall varje styrelsemedlem, eller annan medlem som fått beviljat en sådan, föra en enkel kassabok (exempel kommer att mailas ut). Kassören skall löpande och regelbundet, minst var tredje månad, begära in dessa kassaböcker samt tillhörande kvitton. Senast vid årets slut kommer alla fordringar/skulder till styrelsens ledamöter att regleras, och alla är skyldiga att återbetala de skulder de har till klubben alternativt har rätt att kräva att klubben utbetalar den fordran man har.
- 10 - Ersättning för gjorda privata utlägg för klubbens räkning: Inköp för klubbens räkning ska beslutas av hela styrelsen, ingen får alltså på eget initiativ göra inköp för klubbens räkning utan att styrelsen först beslutat om detta. Löpande inköp (typ porto och förbrukningsmaterial för att kunna fullfölja sitt uppdrag) kan dock köpas in utan samtycke. Kvitto på gjorda inköp är obligatoriskt för att kassören skall betala ut ersättning för utläggen. /Maria Niklasson 2008-10-19