Sid 1 (5) Villkor för prefektskapet vid Umeå universitet beslut om universitetsgemensamma regler 1. Bakgrund Universitetsstyrelsen fattade den 11 juni 2009 ett inriktningsbeslut avseende Akademiskt och administrativt ledarskap vid Umeå universitet. En del av detta beslut avsåg prefektrollen. Rektor fick genom detta beslut bl.a. i uppdrag att ta initiativ till att utveckla och förtydliga prefektrollen genom sådana insatser som att utarbeta en universitetsgemensam struktur för prefektkontrakt; att ansvar, befogenheter och skyldigheter ses över och förtydligas; att former för incitament, repatriering och kompetensöverföring utreds samt att former för utbildning och fortbildning för prefekter ses över. Föreliggande dokument utgör slutredovisning av detta uppdrag. 2. Vägledande principer Dessa principer utgör grunden för de här nedan följande riktlinjerna: I enlighet med universitetsstyrelsens tidigare formulerade strategiska mål för ledarskapet vid Umeå universitet ska ledarrollen på institutionsnivå utvecklas vilket bl.a. ska medföra att prefektens tid för det akademiska ledarskapet ökar, och att det administrativa ledarskapet förstärks. Prefekten ska ges goda förutsättningar att utöva det strategiska akademiska ledarskapet. Prefekten ska ges goda förutsättningar där så är relevant att återvända till sin tidigare verksamhet efter avslutad prefektperiod. Prefektens villkor ska inte vara knuten till institutionens ekonomiska situation, på motsvarande sätt som att lön, semesterförmåner eller pensionsvillkor inte heller är villkorade av en enskild organisatorisk enhets rådande ekonomiska situation. 3. Biträdande prefekter, ställföreträdande prefekter och föreståndare Detta dokument behandlar prefektens roll och villkor. Där inte några särskilda undantag anges ska också dokumentet gälla för biträdande prefekter och ställföreträdande prefekter. Villkor för föreståndare vid centrumbildningar och arbetsenheter ska sättas med utgångspunkt i detta dokument (exempelvis vad gäller arvoden).
Sid 2 (5) 4. Prefektvillkor Följande villkor och förutsättningar i övrigt ska gälla vid Umeå universitet fr.o.m. den 1 april 2010 och tills vidare. 4.1. Beslut om att utse som prefekt inklusive att upprätta prefektkontrakt Beslut om att utse prefekt fattas av dekanus i enlighet med universitetsstyrelsens beslut av den 1 oktober 2008 om Ny struktur för ledning och samverkan vid Umeå universitets institutioner (dnr 103-520-07). Dekanus utser även biträdande prefekt och ställföreträdande prefekt. Sådana beslut ska föregås av samråd med såväl medarbetare som studenter. En universitetsgemensam mall för prefektkontrakt återfinns som bilaga 1 till detta dokument och denna ska användas. Kontrakt där sådant inte finns ska tecknas med alla befintliga prefekter och framgent med alla nytillträdande prefekter. Då ny prefekt utses ska kontrakt i normalfallet vara undertecknat senast två veckor före det datum då vederbörande tillträder sitt uppdrag. Ansvarig för att prefektkontrakt upprättas är dekanus. 4.2. Kompetenskrav för att förordnas som prefekt En prefekt ska ha hög akademisk kompetens, i klartext vara disputerad. Det finns möjlighet till undantag från detta krav, men bör användas restriktivt. Tidigare ledarerfarenhet är ett annat krav. Prefekten förväntas vidare aktivt ta del i sådan utbildning och fortbildning som anordnas för chefer och ledare vid Umeå universitet. 4.3. Mandatperioder Mandatperioden vid ett prefektuppdrag är i normalfallet tre (3) år. I god tid innan mandatperioden tar slut ska dekanus och prefekt ha ett utvärderande samtal, och om båda parter så önskar kan prefekten förordnas för ytterligare en eller flera treårsperioder. 4.4. Del av arbetstid som avsätts för uppdraget För uppdraget som prefekt ska minst 50 procent av heltid avsättas, dock bör prefektuppdraget i normalfallet inte omfatta heltid. Det är i sammanhanget viktigt att prefekten stöds av en professionell administration så att huvudfokus i prefektuppdraget kan ligga på den strategiska akademiska ledningen. Biträdande prefekt Omfattningen av uppdrag som biträdande prefekt beslutas av dekanus i samråd med prefekt.
Sid 3 (5) 4.5. Arvode Arvodet för prefektskapet baseras på antalet anställda och den ekonomiska omsättningen vid respektive institution enligt nedanstående trappstegsmodell 1. Nivå Antal anställda Omsättning (mnkr) Arvode per månad (kr) 1. 50 anställda 30 5 000-7 000 2. 51-120 anställda 31-75 6 000-9 000 3. 121 anställda 76 8 000-12 000 Dekanus beslutar inom de angivna intervallen om arvodets storlek med hänsyn tagen till uppdragets omfattning, graden av delegation och antalet anställda/omsättningens storlek. Efter varje lönerevision görs en avstämning i syfte att bedöma om arvodesintervallerna ska justeras upp för den kommande revisionsperioden. Utöver dessa arvoden beslutar prefekt i samråd med dekanus om arvode för studierektorer och, i förekommande fall, enhetschefer som lyder under prefekten. Biträdande prefekt Biträdande prefekt erhåller ett arvode i intervallet 2 000-3 500 kronor per månad. Dekanus beslutar om arvodets storlek efter samråd med prefekten med hänsyn tagen till uppdragets omfattning, graden av delegation och antalet anställda/omsättningens storlek. Efter varje lönerevision görs en avstämning av intervallet. Ställföreträdande prefekt Ställföreträdande prefekt tjänstgör vid prefektens frånvaro. Till ställföreträdande prefekt utgår arvode med 2 000 kronor per månad. Om ställföreträdande prefekt ersätter ordinarie prefekt under längre sammanhängande tid ska särskilt arvode utgå för denna tid med vägledning i angivna intervallen under punkt 4.5. 4.6. Repatrieringsvillkor Arvodet som prefekt behålls efter avslutat prefektuppdrag med två månader per arbetat år som prefekt (tre år genererar alltså sex månaders bibehållet tillägg, sex år genererar tolv månader etc.). Dekanus ansvarar för att en plan tas fram för repatrieringen och att en diskussion om repatrieringen inleds i god tid. Biträdande prefekt och ställföreträdande prefekt För biträdande prefekt och ställföreträdande prefekt utgår inte repatriering. 1 I de fall klassningarna av antalet anställda och den ekonomiska omsättningen skiljer sig åt enligt tabellen här ovan gäller den högsta klassningen.
Sid 4 (5) Överenskommelse om prefektskap vid xx-institutionen Tidsperiod: Prefekt: åååå-mm-dd åååå-mm-dd Allmänt om ledarskapet vid Umeå universitet Umeå universitet betraktar ett gott ledarskap som en avgörande strategisk framgångsfaktor där långsiktiga mål tillsammans med kunniga och engagerade ledare är avgörande förutsättningar. Ledningspersoner på alla nivåer ska vara väl förtrogna med vad ett ledningsuppdrag innebär i form av ansvar, skyldigheter och rättigheter. I det direkta ledarskapet innebär rollen som arbetsgivare att alla chefer och ledare vid Umeå universitet förutsätts: företräda verksamheten i stort, förmedla de grundläggande värden, visioner och strategier som universitetet och statsförvaltningen står för, ge förutsättningar för ett aktivt medarbetarskap och ansvarstagande, utveckla samverkan och arbetsformer, samt respektfullt samarbeta med lokala fackliga företrädare. Målet är ytterst ett universitet med högkvalitativ utbildning och forskning, en effektiv administration och en arbetsmiljö där anställda och studenter känner trygghet, trivs och kan utvecklas. Prefektens uppdrag och ansvar Prefekten har det övergripande ansvaret för utbildning, forskning och samverkan med det omgivande samhället vid institutionen, och ansvarar på uppdrag av dekanus för den dagliga ledningen av institutionen. Prefekten ansvarar för att institutionen följer såväl Umeå universitets egna styrdokument som gällande författningar och avtal. Prefektuppdraget innebär ett helhetsansvar för institutionen. Prefekten ansvarar för ekonomin och den långsiktiga kompetensförsörjningen, är chef för all personal vid institutionen och ansvarar för att utvecklingssamtal genomförs med all personal minst en gång per år. Prefekten har ansvar för arbetsmiljön för såväl anställda som för studenter. Prefekten har beslutanderätten i alla löpande och operativa ärenden i enlighet med universitetets generella delegationsordning och respektive fakultets delegationsordning. Kopplat till denna rätt finns också det samverkansansvar som kommer till uttryck i det lokala samverkansavtalet (dnr 300-4123-08). Av detta avtal framgår bl.a. att universitetets arbetsplatser ska präglas av dialog, delaktighet och en god arbetsmiljö vilket i sin tur ger förutsättningar för engagemang och ansvarstagande. Som medel för att nå dessa mål ansvarar prefekten förutom för den dagliga dialogen för att regelbundna arbets-
Sid 5 (5) platsträffar genomförs, att en lokalt partssammansatt samverkansgrupp (LSG) finns vid institutionen och att besluten fattas vid särskilda, protokollförda beslutsmöten. Särskilda åtaganden Prefekten har som särskilda åtaganden att: Åtagande 1 Åtagande 2 Tid för prefektuppdraget Arbetsbelastning, förutsättningar och krav vid institutionen ska vara vägledande för prefektuppdragets omfattning; dock ska uppdraget alltid omfatta minst 50 procent av en heltid. Omfattningen avgörs i dialog med dekanus. Uppdraget som prefekt motsvarar xx procent av en heltidsanställning. Ersättning under uppdraget Institutionen finansierar av egna medel uppdraget som prefekt enligt följande: Prefektens månatliga arvode uppgår till xx kr. Ersättning efter uppdraget Planering av arbetssituationen inför avslutning av prefektperioden ska genomföras i god tid med dekanus. Uppdragstillägget som prefekt behålls efter avslutad prefektperiod med två månader per arbetat år som prefekt. Uppsägning av kontraktet Kontraktet kan om särskilda skäl föreligger sägas upp från såväl dekanus som från prefektens sida. Två månaders uppsägningstid ska därvid i normalfallet beaktas. Datum åååå-mm-dd Ansvarig dekanus Härmed bekräftas att jag mottagit prefektuppdraget enligt ovan och är införstådd med det ansvar och de förpliktelser som är förenade med uppdraget. Datum åååå-mm-dd Prefektens namn Denna överenskommelse har upprättats och skrivits under i två (2) exemplar varav dekanus och prefekt behåller var sitt exemplar.