ATT ARRANGERA I Sparbanken Lidköping Arena Upplaga 3 oktober 2014 1
Innehåll Sid. 4 1. Inledning Kapitel 2-8 Evenemangssupport Sid. 5 2. Nålsögat Sid. 6 3. Evenemangssupport En hjälpande hand Sid. 7 4. Eventpersonal Ett sätt att få kostnadsfri hjälp och samtidigt göra en god gärning Sid. 8 5. Hotell, Vandrarhem m.m. i Lidköping Sid. 10 6. Vanligt förekommande leverantörer till Arenan och dess arrangörer Kapitel 11-19 Marknadsföring Sid. 14 7. Traditionella och nya media 7.1. Mynewsdesk Sid. 15 7.2. Facebook 7.3. Hemsidor 7.4. Evenemangskalendern & Magasinet 7.5. Kultur & Fritids infosida/annonssida Sid. 16 8. Media-, tittar- & publikmätningar 8.1. Sponsor Insight 8.2. Mediamätning (MMS) 8.3 Marknads-, attityd- & Imageundersökningar (Reslovia) 8.4. Egna mätningar Sid. 17 9. Övrig marknadsföring 9.1 Mobil Infopoint 9.2 Digitala enkäter 9.3 Affischering/Vepor Sid. 18 10. Direktreklam Sid. 20 11. Reklam i Arenan samt begreppet Clean Court Sid. 21 12. Loggotyper och hur vi använder dessa 12.1. Lidköping Kommun 12.2 Platsvarumärket Lidköping vid Vänern Sid. 22 12.3 Sparbanken Lidköping Arena 12.4 Evenemangskommunikation Sparbanken Lidköping Arena Kapitel 13-15 Tillståndsansökningar och säkerhet Sid. 23 Sid. 24 Sid. 25 Sid. 26 Sid. 27 Sid. 28 Sid. 29 Sid. 30 13. Detta gäller vid arrangemang i Lidköping 13.1. När krävs det tillstånd av Polisen? 13.2. Begagnande av offentlig plats 13.3. Så söker du tillstånd av Polisen! 13.4. När krävs det en anmälan till Räddningstjänst? 14. Säkerhet vid evenemang 14.1. Säkerhetsplan 14.2. Riskanalys 14.3. Besiktning 14.4. Försäkring 15. Övriga tillståndsansökningar i Lidköping 15.1. Livsmedelshantering 15.2. Alkoholservering 15 3. Toaletter/Renhållning 15. 4. Buller/Ljud 2
Kapitel 16-17 Ågårdsområdet & Sparbanken Lidköping Arena med kontaktuppgifter Sid. 31 16. Att ta sig till Lidköping 16.1 Med bil 16.2 Med tåg (och buss) Sid. 32 16.3 Med flyg Sid. 33 17. Ågårdsområdet Här finns vi 17.1 Vägvisning sista biten in i mål Sid. 34 17.2 Kontaktuppgifter Sparbanken Lidköping Arena Kapitel 18-22 Teknisk information och om olyckan är framme Sid. 35 18. Teknisk Information Sparbanken Lidköping Arena Sid. 36-39 19. Beredskapsplan Sparbanken Lidköping Arena Sid. 40 20. Brandskyddsinformation Sid. 41 21. Avfallssortering och städning i samband med evenemang Sid. 42 21.1 Miljöstation Sid. 43 22. Arrangörens kontaktuppgifter med mera Bilagor Sid. 44-45 Bilaga 1 Takstolsbelastning i Sparbanken Lidköping Arena Sid. 46 Bilaga 2 Layout för uttagscentraler Kraft i Arenan Sid. 47 Bilaga 3 Arenaskiss Sid. 48-49 Bilaga 4 Polisens ansökan om tillstånd för konsert/musikevenemang Sid. 49-50 Bilaga 5 Polisens ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Sid. 51 Bilaga 6 Polisens ansökan om tillstånd för anordnande av idrottsevenemang Sid. 52-53 Bilaga 7 Bilagor (1 & 2) till ansökan om tillstånd gällande idrottsarrangemang samt fyrverkerier etc. Sid. 54-55 Bilaga 8 Räddningstjänstens anmälan om inkvartering Sid. 56 Bilaga 8 Affischkarta 3
1. Inledning Denna skrift är tillkommen för att vi vill underlätta för dig som arrangör när du planerar att förlägga ett evenemang till Sparbanken Lidköping Arena. Vi har sammanställt så mycket värdefull information som det bara varit möjligt. Men då detta är ett levande dokument så kommer vi kontinuerligt att uppdatera detsamma. Om du saknar någon information i dokumentet, som skulle vara till hjälp för dig nu eller i framtiden eller som du tror att andra arrangörer skulle ha glädje av, så är vi mycket tacksamma om du påpekar detta, så att vi kan komplettera med denna information. Dokumentet har tillkommit i samarbete med Nålsögat (se mer under nästkommande rubrik) för att bistå dig som arrangör. Även om man är erfaren som arrangör så innebär ju alla nya arrangemangsplatser och arenor olika typer av utmaningar och förutsättningar. Vi hoppas att vi med detta dokument skall förebygga eventuella framtida problem vid ett arrangemang och spara tid för dig som arrangör. Vi hoppas dessutom också kunna vägleda dig till den Evenemangssupport som finns tillgänglig både vid arrangemang i Sparbanken Lidköping Arena och andra scener och arenor i Lidköping. 4
2. Nålsögat Nålsögat är grupp av tillståndsgivare, beslutsfattare, specialister och andra tjänstemän inom både den kommunala förvaltningen så väl som närstående verksamheter och samarbetspartners. Gruppen träffas kontinuerligt över året och behandlar frågor rörande arrangemang och deras genomförande inom Lidköping kommun. Vilket även inkluderar säkerhets- & tillståndsfrågor. Gruppen har tillkommit för att underlätta för våra arrangörer och för att vara ett stöd för deras kommande arrangemang. Nålsögat kan dessutom redan i ett tidigt skede ge dig tips och idéer kring vad som är möjligt att genomföra och vad som kan medföra svårigheter. Nålsögat har också en möjlighet att bjuda in arrangörer till specifika möten, både för att informera sig om det kommande evenemanget likväl som att arrangören får en chans att förklara hur arrangemanget är tänkt att genomföras. Sammankallande för Nålsögat är Glenn Rytterfjell, Kultur & Fritid, som nås på tel. 0510-77 02 31 eller glenn.rytterfjell@lidkoping.se. Ni kan också, exempelvis vid tillståndsärenden, kontakta enskilda medlemmar i gruppen, vilka är; Kommunledningskontoret, Säkerhetsstrateg Mellbygatan 54 531 51 Lidköping 0510-77 00 00 Kultur & Fritid, Fritid Mellbygatan 54 531 51 Lidköping 0510-77 00 00 Kultur & Fritid, Allmänkulturen 531 88 Lidköping 0510-77 00 00 Social & Arbetsmarknad, Alkohol- & Restauranginspektionen 531 88 Lidköping 0510-77 00 00 Samhällsbyggnad 531 88 Lidköping 0510-77 00 00 Sparbanken Lidköping Arena Mellbygatan 54 531 51 Lidköping 0510-77 00 00 Destination Läckö Kinnekulle/Turistbyrån Nya stadens torg, Gamla Rådhuset 531 31 Lidköping 0510-200 20 Räddningstjänsten Västra Skaraborg Tornväktargatan 2 531 57 Lidköping 0510-77 17 00 Polisen, Lidköping Box 2408 (Mellbygatan 5) 531 02 Lidköping 114 14 5
Till Nålsögat så kommer det under År 2015 att knytas två referensgrupper. En med representanter för de mest förekommande leverantörerna till Arenan och en med lokala/regionala arrangörer som har erfarenheter av arrangemang i Arenan. 3. Evenemangssupport En hjälpande hand Ett arrangemang av den dignitet som kräver en Arena av Sparbanken Lidköping Arenas storlek är naturligtvis ett mycket komplext arrangemang. Dessutom så krävs ofta både specialistkompetens likväl som ett stort nätverk och en bred kontaktyta inte minst lokalt. Lidköpings kommun kan genom våra olika förvaltningar eller genom etablerade samarbetspartners erbjuda våra arrangörer mycket av denna hjälp. Nedan listar vi några av de områden som vi eller våra partners kan hjälpa till med. Genom Destination Läckö-Kinnekulle AB/Turistbyrån; Försäljning av evenemangsbiljetter/i-ticket. Paketering & försäljning av evenemangsbiljetter ihop med andra turistprodukter. Beställning, bokning och avräkning (s.k. allotment) av hotell och annat boende i samband med evenemang i Arenan. Distribution av pressinformation inför, och i samband, med evenemanget. Marknadsföring av evenemangen i turistbyrån, nyhetsbrev, på egna hemsidor, Infopoints, rastplatser samt evenemangs- och infartsskyltar. Genom andra samarbetspartners; Projektledning. Planering, tillagning och servering av mat under eventet, både till deltagare såväl som besökare. Bokning av artister, band, konferencierer etc. Inhyrning av roddare, humpers, scenarbetare m.m. Framtagning av värdinnor, värdar och övrig eventpersonal Framtagning av personal för bemanning av garderob, entréer samt publikvärdar och sjukvårdspersonal. Inhyrning av ljud, ljus & scenbyggnation. Inhyrning av tillfälliga portabla läktare. Inhyrning av bord, stolar m.m. Inhyrning av truckar, skylifts och andra maskiner som kan behövas för att genomföra evenemanget. Försäljning av företagspaket (s.k. Hospitality) inkluderande evenemangsbiljetter till arrangemangen. Försäljning av sponsorskap och arenareklam. Foto, film- & videoproduktion av evenemanget 6
4. Eventpersonal Ett sätt att få kostnadsfri hjälp och samtidigt göra en god gärning Lidköping Kommun, Kultur & Fritid, har ett nära samarbete med kommunens lärosäten. Elever från olika (i huvudsak yrkesförberedande) skolor gör i många fall sin praktik på kommunala arbetsplatser eller i projekt där kommunen och i detta fall Kultur & Fritid är uppdragsgivare. Exempel på sådana arrangemang är de årligen återkommande arrangemangen Kultur & Porslinsfestivalen samt Musik på Slott och Herresäten, en konsertserie i samarbete med fleras kommuner, studieförbund och Kultur i Väst. Men även externa arrangörer som arrangerar olika typer av event inom Lidköpings Kommun kan erhålla en kortare eller längre tids hjälp av ambitiösa och mycket studiemotiverade elever. Bland sådana arrangemang där vi haft elevhjälp finns Melodifestivalen, DansDax med Jill Johnsons Julshow, Lidköpingsgalan m.fl. I huvudsak så sker detta samarbete med KulturTurism utbildningen och De la Gardiegymnasiets Hotell-och turismprogram. Den hjälp man kan få inbegriper både projektinriktade insatser under en kortare avgränsad tid så väl som att eleverna gör sin praktik inför och i samband med ett visst arrangemang. Följande är hämtat från KulturTurism utbildningens hemsida och beskriver väl deras utbildning; KulturTurism är en unik utbildning med ett stort nätverk av företag myndigheter och organisationer över hela världen och med samtliga föreläsare plockade ur arbetslivet. Entreprenörskap genomsyrar hela utbildningen och projekten som drivs på skolan är hämtade från företag som visat intresse för att få hjälp av våra studenter. En viktig del av utbildningen är anpassning till arbetslivet. LiA är en arbetsplatsbelagd praktik och ska ge studenter möjlighet att använda sina kunskaper i praktiken. LiA genomförs i två separata perioder och val av praktikplats är upp till studenten själv. De två LiA-perioderna är belagda under sommaren, maj augusti och varar i ca 16 veckor per period. LiA ger studenterna den arbetslivserfarenhet de behöver och även en chans till att skapa egna kontakter på marknaden. I utbildningen ingår ett projekt examensarbete. De flesta av våra studenter väljer att genomföra projektet i samband med sin LiA. Projektet pågår under ca fem veckor och innefattar en skriftlig rapport samt en presentation Kultur & Fritid/Sparbanken Lidköping Arena är er behjälpliga med en introduktion till respektive skola samt att match ihop rätt skola/utbildning med rätt typ av sysslor och evenemang! 7
5. Hotell, Vandrarhem m.m. i Lidköping Lidköping är en stad där bokningsläget för hotell och andra boendealternativ är hårt ansträngt vid större evenemang. Därför försöker vi vara arrangören behjälplig med att boka upp ett allotment (preliminärbokningar) på de boendealternativ som finns i staden. Detta gör vi i huvudsak om arrangören ber oss att agera på detta sätt eller om vi självständigt bedömer att det ligger i arrangörens intresse att ha kontroll över boendesituationen i staden. Även stadens destinationsbolag/turistbyrå kan vara behjälplig både med att boka, administrera och paketera hotellbokningar i samband med ett evenemang. Vi rekommenderar ett möte med Destinationsbolaget Läckö-Kinnekulle i samband med något av era besök i Lidköping och är er behjälpliga med att boka upp sådant möte. Vill ni själva boka och administrera boendealternativen så följer de huvudsakliga här nedan; Best Western Hotell Edward Adress: Skaragatan 7, 531 32 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-79 00 00/0510 79 00 99 E-post: info@edwardhotel.se Antal rum: 72 Antal bäddar: 126 Bar: Ja Restaurang: Ja Garage: Nej Avstånd till Arenan: 1,9 km Stadshotellet Lidköping Adress: Gamla stadens torg 1, 531 32 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-220 85/0510-215 32 E-post: h o t e l @ s t a d t l i d k o p i n g. s e Antal rum: 67 Antal bäddar: 98 Bar: Ja Restaurang: Ja Garage: Nej Avstånd till Arenan: 1,8 km Hotell Läckö Adress: Gamla stadens torg 5, 531 32 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-230 00/0510-621 91 E-post: kontakt@hotellacko.se Antal rum: 26 Antal bäddar: 50 Bar/Restaurang: Nej Garage: Nej Avstånd till Arenan:1,8 km 8
Hotell Rådhuset Adress: Nya stadens torg 8, 531 31 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-222 36/0510-222 14 E-post: info@hotellradhuset.se Antal rum: 28 Antal bäddar: 52 Bar: Nej Restaurang: Nej Garage: Nej Avstånd till Arenan: 2,2 km Park Hotell Adress: Mellbygatan 24, 531 51 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-24 390/0510-61 150 E-post: info@parkhotell.org Antal rum: 7 Antal bäddar: 14 Bar: Nej Restaurang: Nej Garage: Nej Avstånd till Arenan: 1,0 km Lidköping Hotell & Vandrarhem Adress: Nicolaigatan 2, 531 32 Lidköping Telefon: 0510-664 30 E-post: info@lidkopingsvandrarhem.com Antal rum: 17 Antal bäddar: 52 Bar: Nej Restaurang: Nej Garage: Nej Avstånd till Arenan: 1,7 Km Kronocamping (inkl. modern stugby) Adress: Läckögatan, 531 34 Lidköping Telefon/Telefax: 0510-268 04/0510-211 35 E-post: info@kronocamping.com Antal stugor: 34 stugor Antal bäddar: Varierat antal bäddar från 2-6 pers./stuga Bar: Ja Restaurang: Ja Garage: Nej Avstånd till Arenan: 500 m 9
6. Vanligt förekommande leverantörer till Arenan och dess arrangörer Om man kommer ny till en Arena så kan det vara bra att förlita sig på samarbetspartners som har tidigare erfarenhet av att arbeta med den aktuella Arenan. Utan att värdera eller framförallt rangordna nedanstående leverantörer, då en del erbjuda likartade tjänster, så kan vi konstatera att nedanstående är vanligen förekommande då våra arrangörer upphandlar i huvudsak lokala företag att vara behjälpliga i genomförandet av arrangemang i Sparbanken Lidköping Arena. Allmusik www.allmusik.eu Kapellgatan 2 Ardala 532 74 Skara Tel. 0511-140 30 Fax. 0511-145 30 E-post. alf@allmusik.se Hyr ut ljud, ljus & scener med mer. Kan även vara behjälplig vid artistbokning. Bravida Sverige AB/Div. Syd www.bravida.se Kinnegatan 17B 531 33 Lidköping Tel. 0510-827 00 Fax. 0510-661 17 E-post. info@bravida.se El service, värme och sanitet med mera. Cupola www.cupola.se Skyltar, dekaler, reklamtryck, produktion av Plastgatan 10 Arenareklam samt annan visuell 531 55 Lidköping kommunikation. Dessutom alla former av Tel. 0510-141 50 brandskyddsmaterial och varningsskyltning. Fax. 0510-141 44 E-post. info@cupola.se Haki AB www.haki.com Backa Bergögatan 8 422 46 Hisings Backa Tel. 031-94 36 20 Fax. 031-94 37 32 E-post. info@haki.se Enkla och lättmonterade läktarlösningar för inomhus- & utomhusevenemang. 10
ifocus Film & Multimedia AB www.ifocus.nu Främmestad Bäck 205 465 98 Nossebro Tel. 0512-533 98 E-post. info@ifocus.nu Film och videoproduktion, uthyrning av ljud och ljus och teknisk personal för konserter med mera. Johnnys Kopiering AB Stadshuset Skaragatan 8 531 88 Lidköping Tel. 0510-77 01 53 E-post. info@johnnys.nu Kopiering och enkel trycksaksproduktion ex biljetter, affischer (upp till A3) m.m. Kavat Event www.kavatevent.se Skolgatan 14, 541 31 Skövde Tel. 0733-998879 (Emma) Tel. 0732-537630 (Martina) E-post. info@kavatevent.se Projektledning och idéutvecklare av Event. Krall Event www.krall.se Sköldmögatan 5 53141 Lidköping Tel. 070 333 00 34 E-post. fredrik@krallevent.se Allt inom projektledning av event, från inhyrning av ljud & ljus till bokning av artister och byggnationer av läktare m.m. Provektor AB www.provektor.se Afsensgatan 2/Box 266 532 23 Skara Tel. 0511-240 00 Fax. 511-240 24 kontakt@provektor.se Elarbeten, larm- & kylteknik med mera 11
Restaurang Villa www.restaurangvilla.se Mellbygatan 54 531 31 Lidköping 0510-77 12 15 0733-895 881 E-post: restaurangvilla@vlbk.se Driver Arenarestaurangen med exklusivt i samband med evenemang i Arenan. Har också en omfattande cateringverksamhet. Sep Production www.sep-production.se Box 109 532 22 Skara 0511-37 56 70 soren.eklund@sep-production.se Filmdokumentation av Event Sit Down www.sitdown.se Kuggstångsgatan 3 721 38 Västerås Tel. 021-30 17 00 Fax. 021-30 01 91 E-post. info@sitdown.se Läktarlösningar samt staket, scenpodier, golv, bord och stolar med mera. Skara tält & montage AB www.skaratalt.nu Hindsbogatan 15 (postadress) 532 32 Skara Tel. 0511-135 39 Mobil.070-736 07 07 Fax. 0511-135 39 E-post. info@skaratalt.nu Hyr ut tält, möbler (bord, stolar etc.), scener, golv, läktare, staket, bajemajor och mycket annat som hör ett evenemang till. Solidreklam AB www.solidreklam.se Jungmansgatan 18 531 40 Lidköping Tel. 0510-665 65 Fax. 0510-267 80 E-post. mikael@solidreklam.se Trycksaksproduktion, fordonsdekor, skyltproduktion med mera. 12
Stavdal www.bostromsmaskin.se Sockerbruksgatan 30 531 40 Lidköping Tel. 0510-207 67 E-post. info@bostromsmaskin.se Hyr ut allt inom maskiner, liftar, ställningar, staket med mera. Trucktjänst www.trucktjanst.se Kållandsgatan 50 531 30 Lidköping Tel. 0510-622 00 E-post. tommy@trucktjanst.se Hyr ut lastmaskiner, teleskop- & gaffeltruckar med mera. 13
7. Traditionella och nya media En viktig framgångsfaktor för samtliga arrangemang är en god kontakt med media, före, under och efter det genomförda arrangemanget. Sparbanken Lidköping Arena, skriver självt, samt tillsammans med respektive arrangör om denna så önskar, pressreleaser, kallar till pressträffar och genomför presskonferenser i samband med evenemang i Arenan. 7.1. Mynewsdesk & Pressreleaser Lidköpings Kommun, Kultur & Fritid innehar en licens för Mynewsdesk, det dominerande webbaserade verktyget för att distribuera pressreleaser, bygga upp pressrum samt använda som en PR-plattform. Besök gärna Lidköping Kommuns eget pressrum på; www.mynewsdesk.com/se/pressroom/lidkopings_kommun Förutom Mynewsdesk så distribuerar vi även pressinformation direkt till ett antal lokala och regionala medieföretag, varav de viktigaste är; Nya Lidköpings Tidning (NLT) Lokal morgonpress Stenportsgatan 14 531 81 Lidköping 0510-897 00 (växel) www.nlt.se redaktion@nlt.se Lidköpingsnytt Lokal Webbtidning Fabriksgatan 4 531 30 Lidköping 0510-212 90 (redaktionen) www.lidkopingsnytt.nu redaktionen@lidkopingsnytt.nu Falköpings Tidning-Morgonpress (ingår i Västgöta tidn.) Landbogatan 4 521 42 Falköping 0515-67 04 00 www.falkopingstidning.se red.ft@vgt.se Västgöta-Bladet -Morgonpress (ingår i Västgöta tidningar) Villagatan 1 522 30 Tidaholm 0502-78 56 00 (växel) www.vastgotabladet.se red.vb@vgt.se Göteborgs Posten Regional Morgonpress (Polhemsplatsen 5) 405 02 Göteborg 031-62 40 00 (växel) www.gp.se nyhetstips@gp.se Sveriges Television, Västnytt Regionala Nyheter Pumpgatan 2 417 55 Göteborg 031-83 72 60 www.svt.se/nyheter/vastnytt vastnytt@svt.se Skaraborgsbygden Veckopress (fredagar) morgonutgåva Järnvägsgatan 20 532 23 Skara 0511-302 50 www.skaraborgsbygden.se redaktionen@skaraborgsbygden.se Äntligen (Länstidningar i Skaraborg) Lokal annonstidning Gustav Adolfs Gata 41 541 45 Skövde Tel: 0500-40 11 01 www.lanstidningar.se info@lanstidningar.se Skövde Nyheter-Morgonpress (ingår i Västgöta tidningar) Storgatan 17 541 30 Skövde 0500-78 48 70 www.skovdenyheter.se red.sn@vgt.se Skaraborgs Läns tidning-morgonpress (ingår i Västgöta tidningar) Kämpagatan 5 532 36 Skara 0511-77 01 00 (växel) www.skaraborgslanstidning.se red.sklt@vgt.se Sveriges Radio P4 Skaraborg - Lokalradion Norra Bergvägen 4 541 24 Skövde 0500-77 30 00 (växel) www.sverigesradio.se p4.skaraborg@sverigesradio.se TV 4 Riksreporter Skaraborg Lögegatan 11 541 30 Skövde 0500-44 65 00 www.tv4.se nyheterna.skaraborg@tv4.se Efter särskild överenskommelse så kan också Arenan vara behjälplig med pressackrediteringar i samband med evenemangen. 14
7.2. Facebook Lidköping Kommun och Sparbanken Lidköping Arena har bägge egna facebooksidor. Redaktörer är: Kommunen: elin.welander@lidkoping.se Arenan: aksel.bjerva@lidkoping.se https://www.facebook.com/lidkopingskommun https://sv-se.facebook.com/sparbankenlidkopingarena 7.3. Hemsidor Ni finner information om Sparbanken Lidköping Arena, och vår programverksamhet, på kommunens hemsida, http://lidkoping.se/uppleva-och-gora/sparbanken-lidkoping-arena. Men huvudsakligen så finner ni detta på Arenans egen hemsida: www.sparbankenlidkopingarena.se. 7.4. Evenemangskalendern & Magasinet Genom Destination Läckö Kinnekulle så finns dessutom en möjlighet till att publiceras på den västsvenska Evenemangskalendern som administreras ihop med de övriga turistbyråerna i Västsverige. Denna kalender kommer man åt med följande adress; http://www.vastsverige.com/sv/lackokinnekulle/evenemang Om bokningen av Arenan sker med god framförhållning så finns också möjligheten att få med sitt arrangemang i Läckö-Kinnekulle Magasinet som ges ut av destinationsbolaget en gång per år. 7.5. Kultur & Fritids infosida/annonssida Lidköping Kommun, Kultur & Fritid, har avslutningsvis t.v. en egen annons i den lokala tidningennlts webbupplaga. Där presenterar Kultur & Fritid veckovis vilka aktiviteter som sker i förvaltnings olika verksamheter och lokaler. I mån om plats och med viss framförhållning så finns chansen att även få information som sitt evenemang publicerat. Adressen till denna sida är; http://nlt.se/misc/fritid.pdf 7.6 Infartsskyltar och evenemangskylt vid Arenan Kommunen har två s.k. infartsskyltar. En vid Ågårdsrondellen och en före Skararondellen. Dessa ägs av Kommunen med driftas av Destinationsbolaget. Dessutom så finns en evenemangsskylt på Ågårdens Idrottsområde vid Arenan. Denna driftas av Sparbanken Lidköping men med nyttjanderätt för Arenan. Dessutom så kan vi genom ett samarbete erbjuda exponering på ledskyltarna i Falköping (riksväg 46), Vårgårda (E20), Skara (Axevalla Travbana) och vid VIP-Rasta Rondellen i Mullsjö, När det gäller evenemangsskylten vid Arenan så finns följande regelverk; A. Skylten får användas för budskap från Sparbanken Lidköping B. Skylten får vidare användas för visning av arrangemang i Villa Lidköpings BKs regi C. Med hänvisning till arrangemangen i Arenan så gäller följande: - För evenemang som kan bedömas endast ha lokalt intresse så sker annonsering bara samband med arrangemangets genomförande. - Arrangemang som bedöms ha regionalt intresse får starta sin annonsering upp till två veckor innan arrangemanget. - För arrangemang som bedöms ha ett riksintresse så kan annonseringen starta redan två månader innan arrangemanget. 15
8. Media-, tittar- & publikmätningar m.m. Att känna sin publik kan vara en väldigt bra framgångsmodell när man arrangerar publika evenemang. Kultur & Fritid har etablerade samarbeten och egen verksamhet för att ta reda på; A/Vilka media rapporterar om mitt event och vad är värdet av min exponering genom media, B/Vilka är det som tittar på mitt event när och om det tvsänds samt C/Vilken publik är det jag har på mina läktare. Vi kan utföra och förmedla nedanstående mätningar så att våra arrangörer ytterligare stärks i sin verksamhet. 8.1. Sponsor Insight Kultur & Fritid och därmed Sparbanken Lidköping Arena samarbetar med företaget Sponsor Insight för att analysera och värdera medias rapportering från enskilda evenemang, både med avseende på den skrivna pressen så väl som Tv-sändningar från Arenan. Varumärkesbyggande i samband med evenemang har blivit allt viktigare både för arrangemanget i sig, likväl som för de inblandade parterna. Sponsor Insight är den idag dominerande aktören på marknaden när det kommer till att värdera varumärkesbyggande i samband med Tv-sända evenemang. 8.2. Mediamätning (MMS) Avslutningsvis så har Kultur & Fritid ett konto på Mediamätning i Skandinavien, MMS, där vi kan följa och jämföra tittarsiffror på Tv-sända evenemang ifrån Arenan. MMS-verktyget HotTop ger svar på antalet tittare som följde hela programmet (Total reach) och antalet tittare som följde delar av programmet (total rating) samt hur stor andel detta var av det totala antalet tv-tittare vid tillfället för sändningen (Total share). HotTop visar också hur både könsfördelning och åldersstruktur ser ut hos tittarna. Dessutom så besvaras frågan om respektive kanals penetreringsgrad, dvs. hur stor andel av svenska befolkningen som har en möjlighet att ta emot den aktuella kanalen i sitt hem. 8.3 Marknads-, attityd- & imageundersökningar (Resolvia) Sparbanken Lidköping Arena, Kultur & Fritid Lidköpings Kommun, har anlitat undersökningsföretaget Resolvia för att göra attityd- & imageundersökningar av Arenan och programverksamheten i densamma. Detta arbeta är tänkt att bli återkommande varför det för en arrangör går att hänga på egna frågor i en sådan undersökning. Vi gör denna undersökning för att få bättre kunskap om vilka förväntningar som finns kring Arenans programverksamhet och hur publiken ställer sig till olika typer av evenemang i Arenan. 8.4. Egna mätningar Vi gör också egna mätningar kring vissa utvalda evenemang i Arenan. Vi ställer då frågor till publiken om, varifrån man fått informationen om evenemanget, varifrån man kommer, hur den tagit sig till Arenan och hur konsumtionsmönstret ser ut i samband med evenemanget m.m. Vi sammanställer sedan detta material och delger arrangören resultatet. Då vi inte har möjlighet att göra denna typ av undersökningar kring varje arangemang i Arenan så bör ni påvisa ert intresse av en sådan mätning om ni har ett intresse av detta. 16
9. Övrig marknadsföring Det finns ytterligare ett antal möjligheter att att marknadföra ett evenemang i Lidköping. Vilka flera av dessa administreras av Destinationsbolaget Läckö- Kinnekulle. Tag därför kontakt med dessa i god tid innan ert evnemang om ni önskar hjälp med något av nedanstående alternativt så kontaktar vi dem för ett gemensamt möte vid intresse. 9.1 Mobil InfoPoint: En mobil bemannad turistinformation strategiskt placerad i anslutning till ett evenemang. En mobil Info Point erbjuder muntlig information och trycksaker. 9.2 Digitala enkäter: Destination Läckö-Kinnekulle erbjuder möjlighet till digitala enkäter för besökare/arrangörer av evenemanget för utvärdering och uppföljning via vår webbplats www.lackokinnekulle.se. 9.3 Affischering/Vepor: Vephållare längs evenemangsstråket Torggatan/Mellbygatan/Sveagatan. Affischeringen får inte hindra framkomligheten och ska tas ned så snart arrangemanget är avslutat. Samhällsbyggnad på Lidköpings kommun kan upplysa om möjliga platser för affischering. Tillstånd söks hos polisen. Som bilaga i denna skrift finns en Affischeringskarta med 13 lämpliga platser för affischering i Lidköpings Kommun. Detta är dock endast platser, och flertalet av dessa saknar fasta affischeringstavlor att applicera affischerna på. Om så är fallet ombesörjs tillfälliga sådana av den som önskar sätta upp dessa affischer. Tillstånd skall sökas hos Polisen - Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen. Vanligtvis ges sådant för två veckor. Avgift utgår till kommunen med 1000 kr. Blankett finner ni bland bilagorna i denna skrift eller genom att ladda ner sådan från Polisens hemsida; http://polisen.se/service/blanketter/tillstand/?id=&epslanguage=sv 17
10. Direktreklam Kultur & Fritid har möjligheten att låta arrangörerna i Sparbanken Lidköping ta del av det adressregister för evenemangsinformation som vi använder när vi gör DRreklam. Registret är uppdelat på fyra olika kategorier varav den sistnämnda kategorin kan vara av intresse för sådana arrangörer som vänder sig mot företag som önskar använda ett evenemang som kund- eller personalvårdsaktivitet. Sådana evenemang kan exempelvis vara Jul- & temashower eller idrott på högsta nivå. Ett vykort, eller ett svarskort, kan för evenemang i Arenan, tryckas och distribueras till företag på nedanstående orter. Detta kan och kanske till och med bör kombineras med en egen figur i enlighet med kapitel 11.3 Evenemangskommunikation Sparbanken Lidköping Arena. Registret omfattar följande kategorier; Lokala, Regionala och nationella Idrottsförbund Arrangörer av mässor, konserter, shower etc. Företag från hela Skaraborg och delar av Västergötland inklusive; Skaraborgsorter; Axvall Falköping Grästorp Gullspång Götene Habo Hjo Hova Hällekis Hästveda Järpås Karlsborg Kinnarp Kvänum Källby Kättilstor Lerdala LIDKÖPING Lundsbrunn Mariestad Mullsjö Moholm Nossebro Otterbäcken Skagersvik Skara Skövde Stora Levene Tibro Tidaholm Timmersdala Tråvard Forts. Skaraborgsorter; Tun Töreboda Udenäs Vara Varnhem Vedum Vinninga Åsarp Älgarås Delar av övriga Västergötland; Alingsås Borgstena Borås Brålanda Dalsjöfors Sollebrunn Trollhättan Unnaryd Vänersborg Skaraborg 18
Kriteriet för att finnas med i adressregistret för Lidköpingsföretag, en omsättning överstigande 10 M SEK, för övriga orter exklusive Borås, en omsättning överstigande 50 M SEK, för Borås är omsättningen 500 M SEK. De orter i Västergötland som inte tillhör Skarborg men som också finns med i registret gör detta av framförallt geografiska skäl samt de goda kommunikationerna till Lidköping. Vykortsexempel; 19
11. Reklam i Arenan samt begreppet Clean-Court Ni hyr Arenan med den reklam som finns fast monterad i den. Vilket både gäller Arenarummet så väl som Arenans biutrymmen. Dock så skall normalt annan evenemangsreklam, exempelvis bandyns kort- & långsidesreklam, antingen vara nedmonterad eller överhängd. De s.k. reklamväxlare som finns på långsidan exponerar då antingen en tom vit sida alternativt Lidköping Kommun, Kultur & Fritids budskap. All fast reklam i Arenan tillhör Lidköpings Kommun, Kultur & Fritid, och kommer om inte särskild överenskommelse träffats att finnas exponerad i Arenan. Detta gäller exempelvis väggreklamen för Lidköping Kommun ( ägaren ) samt Sparbanken Lidköping ( namnsponsorn ) på de bägge kortsidorna. Särskilt avtal om en helt reklamfri Arena, s.k. Clean-Court kan träffas för enstaka evenemang. Detta sker i huvudsak om eventet är Tv-sänt eller att det finns andra i huvudsak kommersiella orsaker till detta. Ett hyresavtal inkluderande Clean-Court innebär vanligen en högre hyresnivå och det skall dessutom klart framgå av hyresavtalet att fastighetsägare och hyrestagare är överens om detta. Avslutningsvis så äger ingen hyresgäst rätten att medvetet kommunicera ett annat Arenanamn i sin marknadsföring, exempelvis i tryckt material, än Sparbanken Lidköping Arena. Detta gäller också då ett avtal om Clean-Court har träffats. 20
12. Loggotyper och hur vi använder dessa Lidköping Kommun och Sparbanken Lidköping Arena har egna separata logotyper. Dessutom så har Arenan utarbetat en evenemangskommunikation som bygger på en lekful och serietidningsaktig rymdfigur som uppträder i olika sammanhang och med olika attribut. Denna figur skall bland annat exemplifiera Arenans motto ; En Arena Ett Universum av möjligheter Nedan följer en genomgång på dessa loggor och hur dessa bör användas. Vid arrangemang där Lidköping Kommun är medarrangörer eller på annat sätt, exempelvis ekonomiskt, stöttar evenemanget, så skall kommunens logotyp exponeras på marknadsföringsmaterialet (affischer, broschyrer etc.). Om arrangören, oavsett anledning, själv vill exponera kommunens logotyp i samband med sitt arrangemang, utan att kommunen är medarrangörer, så bör dock tillstånd för detta inhämtas vid varje enskilt tillfälle. Logotypen för Sparbanken Lidköping Arena får fritt användas i samband med alla arrangemang i Arenan. Detsamma gäller den evenemangskommunikation som presenteras nedan. Om arrangören önskar använda Arenans logo eller evenemangskommunikationen i annat sammanhang än just det specifika arrangemang för vilket denne hyrt Arenan, exempelvis på sin hemsida oavsett anledning, så bör han dock ha inhämtat gillande för detta. Vi ser dock vanligtvis positivt på ett sådant användande. 12.1. Lidköping Kommun I största möjliga utsträckning använder vi logotypen i färg placerad på vit bakgrund. Vid enfärgstryck används svart streckversion, i vissa fall kan även silver förekomma. Mot färgade eller mörka bakgrunder är det den negativa versionen som är aktuell. Logos och annan pressinformation finns att hämta på; http://lidkoping.se/om-lidkoping/press-och-informationsmaterial/ 12.2. Platsvarumärket Lidköping vid Vänern Lidköping har sedan något år tillbaka tagit fram ett s.k. Platsvarumärke. Detta tar sin utgångspunkt i Kommunens geografiska läge samt den miljön till vilken Lidköping är lokaliserad. Syftet är att vi ska öka kännedomen om kommunen och vad den har att erbjuda. Det är många aktörer som marknadsför Lidköping, men på olika sätt och utan något enat budskap. Till platsvarumärket hör också tre kärnvärden; Vattnet Livet Drivet Mer information finns att hämta på Kommunens hemsida; http://lidkoping.se/om-lidkoping/vision-och-varumarke/lidkoping-vid-vanern/ 21
12.3. Sparbanken Lidköping Arena Sparbanken Lidköping Arena använder sig av två olika typer av logotyper. Vilken som används beror i första hand på formatet och utrymmet på trycksaken. Även nedanstående logotyper samt evenemangskommunikationen under punkt 3. nedan finns att ladda ner från nätet. Se kommande sida för adressen där dessa logotyper finns. 12.4. Evenemangskommunikation Sparbanken Lidköping Arena Evenemangskommunikationen omfattar i första hand illustrationer till sådana evenemang som vi redan avhållit i Arenan. I takt med att vi får in nya typer av arrangemang i Arenan så kommer vi också att ta fram nya figurer. Syftet är att man genom att se illustrationerna exponerade i samma ögonblick förstår vilket typ av evenemang som är på gång i Arenan. Allt enligt devisen En bild säger mer än tusen ord. Vi kan efter särskild överenskommelse också plocka fram en figur som bara identifierar ett specifikt evenemang och som endast används i förbindelse med detta. Logotyperna samt nedanstående evenemangskommunikation finns också att ladda ner från Sparbanken Lidköpings hemsida: http://sparbankenlidkopingarena.se/press/pressmaterial/ Bandy, Elitserien, landskamper m.m. Am. Fotboll/ övrig idrott Handboll Champions League m.m. Tennis Davis Cup etc. Konserter m.m. Hund- & kattutställningar Mässor & Marknader Konferenser m.m. Seminarier, jubileer & bolagsstämmor Tema- & julshower Dessutom så finns en förklarande seriestripp som skall binda samman arenans motto (En Arena Ett Universum av möjligheter) med figurer etc.; 22
13. Detta gäller vid arrangemang i Lidköping Att genomföra ett evenemang som kräver en Arena i Sparbanken Lidköpings storlek kräver vanligen också att man sökt och fått beviljat ett antal olika tillstånd. Detta är en av anledningarna till bildandet av gruppen Nålsögat, som tidigare tagits upp i denna skrift. Dessa har i den kommande texten samlat de viktigaste tillstånden samt omständigheterna till när man skall söka dessa. Vi väljer att ta med texten i sin helhet även om en del av denna berör andra typer av arrangemang än sådana som kan arrangeras i Arenan. Behöver ni mer råd och vägledning kring vilka tillstånd ni behöver söka, så ber vi er att i första hand ta kontakt med den/de som är ansvariga för det specifika tillståndet alternativt kontakt Nålsögat (se kapitlet med samma namn) så hoppas vi kunna vägleda er rätt. 13.1 När krävs det tillstånd av polisen? Allmän sammankomst på offentlig plats Vid samtliga allmänna tillställningar och sammankomster på offentlig plats (torg, parker, allmänna vägar) är grundregeln att tillstånd krävs av polismyndigheten. Polisen gör sedan en remissrunda till de myndigheter kommunala instanser de anser behöver yttra sig. Vid en offentlig tillställning, allmän sammankomst, begagnande av offentlig plats krävs tillstånd. Följande offentliga tillställningar kräver normalt alltid tillstånd oavsett var de äger rum; Offentliga danstillställningar (då publiken inbjuds att dansa) Tivoli och festtåg Marknader och mässor (större arrangemang) Tävlingar och uppvisningar i sport, idrott och flygning Andra tillställningar som inte är att anse som allmänna sammankomster eller cirkusföreställningar (exempelvis mannekänguppvisningar och bingotillställningar). Fyrverkerier och pyroteknik Uppsläpp av ballonger eller Rislampor 23
Med allmän sammankomst avses; sammankomst som utgör demonstration eller hålls för överläggning, opinionsyttring eller upplysning i allmän eller enskild angelägenhet och religionsutövning. föreläsningar och föredrag som hålls för undervisning eller för att meddela allmän eller medborgerlig bildning teater, bio, konsert och andra sammankomster för att framföra konstnärligt verk ex konsert och gatumusik i det fall gatumusikantens uppträde förväntas få stort deltagarantal eller orsaka fara för trafik eller allmän ordning. andra sammankomster vid vilka mötesfriheten utövas 13.2 Begagnande av offentlig plats En offentlig plats inom detaljplanelagt område får inte utan tillstånd av polismyndigheten användas på ett sätt som inte stämmer överens med det ändamål som platsen upplåtits för eller som inte är allmänt vedertaget. Det behövs därmed inget tillstånd för försäljning på salutorg eller liknande plats som är upplåten som torghandelsplats/allmän försäljningsplats. Man kan säga att en verksamhet som är naturlig för områdets karaktär är tillståndsfri. Exempel på typfall av anordningar som kräver tillstånd är; Kiosker, korv- och glassvagnar, Lotteristånd, Uteserveringar, Uppställning av annonspelare, Skyltar och montrar, Container/Byggnadsställningar Trafikavstängning Måste en allmän gata, parkering eller dylikt stängas krävs tillstånd. Du behöver först kontakta kommunen som tar beslut om medgivande och därefter söks tillståndet hos polismyndigheten. Allmän Plats Upplåtelse av allmän platsmark för större arrangemang och offentliga tillställningar avgörs från fall till fall. Ansökan om tillstånd skall om möjligt inlämnas till Polismyndigheten minst en månad före arrangemanget. Ordningshållningen, Ordningsvakter och polisbevakning Den som anordnar en allmän sammankomst eller offentlig tillställning ska svara för att det råder god ordning. Polismyndigheten tar därför reda på hur sökanden har tänkt när det gäller att bemöta eventuella ordningsproblem. I fält nr 6 på ansökningsblanketten ska polismyndigheten få en kort redogörelse för hur sökanden eller ansvarig anordnare själv ser på detta exempelvis vilken målgrupp sammankomsten eller tillställningen vänder sig till, förväntat antal besökande, tid och plats samt andra omständigheter som sedan ska utgöra ett underlag för en riskbedömning och av vilka villkor som anses nödvändiga för att sammankomsten eller tillställningen ska kunna genomföras. Ordningsvakter Polismyndigheten kan vid utfärdande av tillstånd kräva att ett visst antal förordnade ordningsvakter måste delta under arrangemanget. Detta är vanligt förekommande vid danstillställningar samt större publika arrangemang. Polisbevakning Polisen ska i vissa fall ta ut ersättning för kostnader för ordningshållning vid offentliga tillställningar och allmänna sammankomster. Det är respektive polismyndighet som beslutar i ersättningsfrågorna. 24
13.3 Så söker du tillstånd från Polisen! Ansökan ska vara skriftlig och inkommen i god tid före tänkt tillfälle för sammankomsten eller tillställningen. Sök tillstånd hos polismyndigheten i Västra Götalandslän. Det går bra att besöka Polisstationen i Lidköping, posta eller faxa din ansökan. Polismyndigheten måste dock ha en rimlig tid för handläggning av en ansökan med hänsyn till inhämtning av nödvändiga remisser och därmed för bedömning av ordning och säkerhet. Blankett kan hämtas på polisstationen i Lidköping eller laddas ner från hemsidan: http://polisen.se/service/blanketter/tillstand/?id=&epslanguage=sv Blanketter att fylla i för hand finns samlade bland bilagorna i denna skrift. Innan beredning påbörjas vid ansökan om tillstånd ska ansökningsavgift vara betald även om undantag får göras. Ansökan eller anmälan ska innehålla: Ansökan eller anmälan ska innehålla uppgifter om vem som är sökande och ansvarig anordnare Tiden för sammankomsten eller tillställningen Art och utformning av sammankomsten eller tillställningen Åtgärder om ordning och säkerhet som anordnaren själv beskriver exempelvis bedömning av antalet ordningsvakter och andra funktionärer Ansökan om tillstånd ska alltid vara undertecknad Vid större evenemang bör risk- och säkerhetsbeskrivning upprättas av sökanden 25
13.4 När krävs anmälan till Räddningstjänsten? Planerar du ett evenemang i en lokal som inte tidigare brandbesiktats måste du kontakta räddningstjänsten som gör en bedömning av hur många människor som får rymmas i lokalen. Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer polisen automatiskt begära yttrande från räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera. ANMÄLAN OM ANVÄNDANDE AV BRANDFARLIG VARA VID EVENEMANG Enligt gällande föreskrifter ska användande av brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till räddningstjänsten. För arrangemang i Lidköping Kommun ska anmälan skickas till Räddningstjänsten Västra Skaraborg. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.rvs112.se (Sökväg: Startsida Brandfarlig och explosiv vara Anmälan brandfarliga varor) Anmälan tillfällig övernattning Tillfällig övernattning på skolor, gymnastiksalar, bygdegårdar och dylikt ska anmälas till räddningstjänsten. Genom anmälan är räddningstjänsten informerad om att det vid anläggningen finns övernattande personer. I händelse av brand kan detta ha betydelse för utalarmering av räddningsstyrkor och agerande i samband med eventuell räddningsinsats. Anmälan skall skickas till Räddningstjänsten Västra Skaraborg. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.rvs112.se (Sökväg: Startsida Brandskydd Tillfällig inkvartering) 26
14. Säkerhet vid Evenemang 14.1 Säkerhetsplan Den som anordnar ett evenemang ansvarar också för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande i händelse av brand eller annan olycka. Säkerhetsplanen skall gås igenom med de personer som ingår i evenemangets säkerhetsorganisation. Planen bör minst innehålla följande: Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta. Hur man under evenemanget varnar publik/gäster och vilka som ansvarar för detta. Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns. Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt. Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning. 14.2 Riskanalys Följande information bör ligga till grund för riskanalysen: Områdesplan. Hur ser evenemangsplatsen ut? Publikprofil. Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget? Vad kan man förvänta sig av just den publiktypen? Artistprofil. Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister? Publikhanteringsplan. Övrigt om situationen, t.ex.: Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget? Hur ser omkringliggande områden ut? Sker någon annan aktivitet i närområdet samtidigt som evenemanget? Vilka resurser har evenemanget? Vilken beredskap finns? Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter? 27
14.3 Besiktning En detaljerad områdesbesiktning bör göras när placeringen är klar. Hela området bör besiktigas av evenemangets säkerhetssamordnare men det är särskilt viktigt att besiktiga vissa delar: Publikflöde. Kommer byggnationer, staket och skyltar att möjliggöra ett bra publikflöde? Nödutgångar och tillfartsvägar. Är nödutgångar och tillfartsvägar fria från hinder och lätt åtkomliga? Underlag. Har väder eller slitage från uppbyggnaden påverkat underlaget så illa att det måste förstärkas? Temporär infrastruktur. För en dialog med leverantör och montör: kan de garantera att scener och andra temporära konstruktioner är uppförda på ett säkert sätt? 14.4 Försäkringar Arrangören bör förhandla med ett försäkringsbolag om lämpligt försäkringsskydd för personal, besökare och materiel. Se till att ge försäkringsbolaget en god beskrivning av evenemanget och för sedan en dialog med bolaget så att ni får rätt försäkringsskydd. Dialogen bör dokumenteras i ett försäkringsbrev. Finns ansvarsförsäkring för personal/ledare/funktionär? Finns lokal/anläggningsförsäkring? Gäller försäkring även uthyrning av lokal/anläggning? 28
15. Övriga tillståndsansökningar i Lidköping 15.1. Livsmedelshantering Skall livsmedel hanteras i samband med ett tillfälligt arrangemang krävs tillstånd för detta av Miljö-Hälsa på Lidköpings kommun. Ansökan om livsmedelstillstånd bör inlämnas minst 1 månad innan arrangemanget skall genomföras. 15.2. Alkoholservering För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare. Tänk på att detta kan ta väldigt lång tid så ansök i god tid. Enligt Alkohollagen får serveringen börja klocka 11.00 och skall vara avslutad senast klockan 01.00 om inte tillståndsmyndigheten beslutar om annan sluttid och då krävs särskilda skäl. Följande gäller för festivaler och liknande arrangemang; Servering av spritdrycker tillåts ej. Sökanden skall ha beviljats markupplåtelse av markägaren. Miljö-Hälsas krav på livsmedelshantering skall vara uppfyllda. Lagad mat skall tillhandahållas Säkerheten på serveringsområdet skall vara granskad av Räddningstjänst Serveringen skall bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser skall vara tillräcklig och avgränsningarna skall vara acceptabla, det vill säga tydliga. Ansvariga för serveringen skall vara lämpliga för uppgiften, d v s vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs. Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras. Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker skall samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde. Kassaapparat skall vara godkänd. Kvitto ges till varje kund. 15.3. Toaletter/renhållning Vid beräkning av antalet toaletter skall antalet personer som samtidigt beräknas befinna sig i området utgöra beräkningsgrund. Vid arrangemang utan ölservering - 3 toaletter/1 000 besökare. Vid servering av öl - 6 toaletter-urinoarer/1 000 besökare. Toaletter skall hålla en godtagbar hygienisk standard och hållas öppna under hela arrangemanget. Vid varje tillfälligt arrangemang skall dessutom finnas sopkärl. 29
15.4. Buller/Ljud Många utomhusaktiviteter utgör ofta olägenhet för sin omgivning. Musik och ljud från högtalaranläggningar utgör ett särskilt problem. Den moderna ljudtekniken gör att ljudtoppar på mer än 100 db kan förekomma på publikplatser. Ljudet från utomhuskonserter kan medföra bullerstörningar för omkringboende. Särskilt det lågfrekventa bullret upplevs som störande. Folksamlingar utanför t.ex. restauranger, samlingslokaler och utomhusarrangemang kan ge upphov till buller, speciellt under kvällar och nätter. Förutom från rop och skrik kommer bullret bl.a. från radio/bandspelare och motorfordon. Rekommendation, Socialstyrelsens Allmänna Råd, SOSFS 1996:7/rev (SOSFS2005:6/ utomhus SOSFS2005:7 JS20110614) Ljudtyp Ljudnivå db Maximalt L AF max =115 Ekvivalent L Aeq T = 100 Rekommendationerna om gränser för då höga ljud kan utgöra risk för olägenhet skall tillämpas vid diskotek, konserter m.m. både utomhus och inomhus. Arrangören skall bevaka/kontrollera att ljudnivåerna inte överskrids. 30
16. Att ta sig till Lidköping, bil, tåg, buss & flyg Det finns självfallet flera olika sätt att ta sig till Lidköping. Vilket färdsätt man väljer beror vanligtvis på varifrån i landet man kommer, avsikten med resan, ens egen flexibilitet och tillgängligheten för respektive alternativ för att nämna ett par exempel. Vi har nedan kortfattat samlat de vanligaste sätten att ta sig till Lidköping. 16.1. Med Bil E-20 sträcker sig mellan Stockholm och Göteborg (och söder över till Öresundsbron). Från Göteborg så kan man köra av vid väg 157, medan man från Stockholm lämpligen kör av vid Götene (20 Km innan Lidköping) Se även nästkommande kapitet! Sträckan Stockholm Lidköping tar enligt Eniros vägbeskrivning 3 tim. 59 min att köra. Sträckan Göteborg Lidköping tar också enligt Eniro 1 tim. 43 minuter att köra. 16.2. Med tåg (och buss) Man når Lidköping med tre olika typer av tågförbindelser. Snabbtåg till Skövde och expressbuss därifrån, regiontåg till Trollhättan eller Herrljunga och vidare med Västtåg. Från Stockholm så blir det att resa med regiontåg till Örebro eller Hallsberg och vidare med Kinnekulletåget till Lidköping och i andra riktningen från Göteborg så blir det Kinnekulletåget eller ett regiontåg till Herrljunga och vidare därifrån med Kinnekulletåget. A. Snabbtåg och anslutning med Expressbuss Dels med X-2000 från Göteborg mot Stockholm och i omvänd riktning, båda gångerna med avstigning i Skövde och fortsatt transport med Expressbuss 1 (mot Karlsborg). Sträckan Göteborg-Skövde-Lidköping tar 2 tim. 30 min.* Sträckan Stockholm-Skövde-Lidköping tar 3 tim. 05 min.* B. Regiontåg till Trollhättan, Herrljunga, Skövde och vidare med expressbuss eller Kinnekulletåget Dessutom med SJ Regiontåg, antingen Stockholm/Göteborg till Trollhättan och fortsatt transport, med samma Expressbuss 1 som ovan men i motsatt riktning (mot Trollhättan). Sträckan Göteborg-Trollhättan-Lidköping tar 2 tim. 05 min.* Sträckan Göteborg-Herrljunga-Lidköping tar 1 tim. 43 min.* Sträckan Göteborg-Skövde-Lidköping tar 2 tim. 09 min.* C. Direkttåget på Kinnekullebanan Sträckan Göteborg-Lidköping och omvänt körs ett antal gånger per dagen med ett direkttåg. Detta tåg är dessutom i omvänd riktning möjlig att ta från Örebro eller Hallsberg då med anslutning från Stockholm. Sträckan Göteborg-Lidköping (och omvänt) tar 1 tim.30 min* med direkttåget. Sträckan Stockholm Hallsberg tar 1 tim. 16 min.* med SJ. Sträckan Hallsberg Lidköping tar 2 tim. 05 min*. med Kinnekulletåget Sträckan Stockholm-Örebro tar 1 tim. 44 min. * med SJ Sträckan Örebro-Lidköping tar 2 tim. 36 min.* med Kinnekulletåget */ Tidsangivelsen är ett exempel ur SJ:s (www.sj.se) och Västtrafiks (www.vasttrafik.se) turlistor. För en exakt restid för just det alternativ som passar er så hänvisar vi till dessa företags respektive hemsidor. 31
16.3. Med flyg Låt oss direkt konstatera att det inte finns någon flygplats varken för inrikes- eller utrikesflyg i Lidköping. Men Lidköping kan faktiskt stoltsera med en modern flygplats för beställningstrafik som ligger mitt i Stockholm-Köpenhamn-Oslo triangeln, nämligen Lidköping Hovby Flygplats. Målet är att är att möta uppkomna behov och få er "luftburna". På flygplatsen erbjuds en unik möjlighet med tillgång till start- och landningsbana, hamn, järnväg och väganslutningar som saknar motstycke. Nästan 150 ha mark finns tillgänglig för utbyggnad vilket innebär att man kan få flygservice ända fram till din tröskel. Riksväg 44 ansluter Näringslivsparken med E20, endast 1 timma och 20 minuter från E6 och Göteborg. Lidköpings start- och landningsbana är idag 2000 meter lång och 45 meter bred och har möjlighet att ta emot reguljär B 747-trafik(C4). Flygplatsen är modernt utrustad och utvecklas regelbundet. En utbyggnad med ökade möjligheter för långtidsparkering är under planering. Avstånd till några andra flygplatser i Norden ser ut som följer; Lidköping- Landvetter Airport 123 Km Lidköping- Gothenburg City Airport, Säve 144 Km Lidköping- Stockholm/Skavsta, Nyköping 270 Km Lidköping- Stockholm/Bromma 354 Km Lidköping- Arlanda Airport 361 Km Lidköping- Gardemoen, Oslo 358 Km Lidköping- Kastrup, Köpenhamn 440 Km 32
17. Ågårdsområdet Här finns vi När man bestämde plats för Sparbanken Lidköping Arena så blev detta extra lyckat främst utifrån två olika delar. Dels så ligger Arenan strategiskt, på Mellbygatan, invid infarten som passerar Lasarettet och den vackra Stadsträdgården för att avslutas vid Nya stadens torg. Dels så ligger Arenan praktiskt vid det som redan tidigare var Lidköpings idrottsanläggningstätaste område. På detta sätt så kan man samordna resurserna för att på bästa sätt svara upp mot den efterfrågade servicenivån oavsett om det är en innebandymatch i Idrottens Hus, en tennisträning i tennishallen, babysim i Badhuset, konståkning i ishallen eller en ungdomsturnering i fotboll på de fina gräsplaner som ligger i direkt anslutning till Sparbanken Lidköping Arena. 17.1 Vägvisning sista biten in i mål Riksväg 44 från Trollhättan/Vänersborg: Kör in mot Lidköping tills du ser en rondell framför dig, och McDonalds på vänster sida. Kör rakt fram genom rondellen, så ligger Sparbanken Lidköping Arenas parkering direkt till vänster. Riksväg 44 från Mariestad/Götene/E20: Kör rakt fram i första och andra rondellen och fortsätt framåt tills du kommer till bron som leder över Lidan. Efter bron tar du till höger i rondellen, för att nästan direkt svänga vänster och parkera på den stora parkeringen. Väg 184 från Skara/Skövde/Falköping: När du kommer till den första rondellen, sväng vänster och fortsätt framåt tills du kommer till bron som leder över Lidan. Efter bron tar du till höger i rondellen, för att nästan direkt svänga vänster och parkera. 33
Från Nya Stadens Torg: Är det bara att följa Mellbygatan, som börjar mellan Garströms konditori och Bokia. Vid korsningen vid Polisstationen fortsätter du rakt fram. När du passerat LidBil ser du Idrottens hus, och då är du framme vid idrottsområdet. Parkeringsplatser finns runt om hela området. Busslinje 2, skyltad Majåker, stannar vid Idrottens hus och Isstadion. För tidtabeller se www.vasttrafik.se Från Resecentrum: På Resecentrum samlas buss- och tågtrafik. Busslinje 2, skyltad Majåker, stannar vid Idrottens hus och Isstadion. För tidtabeller se www.vasttrafik.se Föredrar du att gå, så följer du Järnvägsgatan tills den korsar Skaragatan, går över Torgbron och sedan följer du instruktionerna för "Från Nya Stadens torg". GPS-koordinater: WGS84 Lat N 58 29' 37.89" Lon E 13 8' 42.93" RT90 X6488731 Y1344907 17.2 Kontaktuppgifter Sparbanken Lidköping Arena A. Personer & Telefon Person Ansvarsområde Arbetsplats Telefon Lars Svensson Förvaltningschef K & F Stadshuset 0510-77 11 92 Johan Skoglund Fritidschef Sparbanken Lidköping Arena 0510-77 11 48 Glenn Rytterfjell Marknad & Försäljning Stadshuset 0510-77 02 31 Kajsa Öberg Bokning konferens Sparbanken Lidköping Arena 0510-77 02 10 Anders Abrahamsson Arbetsledare/Arenan Sparbanken Lidköping Arena 0510-77 00 81 Vaktmästeri Sparbanken Lidköping Arena 0510-77 05 05 Växel Lidköping Kommun: 0510-77 00 00 E-postadresser skrivs vanligen ut som; förnamn.efternamn@lidkoping.se B. Adress till Arenan: Sparbanken Lidköping Arena Mellbygatan 54 531 51 Lidköping C. Adress Stadshuset Lidköping Kommun Kultur & Fritid 531 88 Lidköping vid Vänern Skaragatan 8 Besöksadress 34
18. Teknisk Information Sparbanken Lidköping Arena Vi har nedan samlat den viktigaste tekniska informationen när det gäller Sparbanken Lidköping Arena. I de efterföljande kapitlen samt de tre bilagor som vidhänger denna skrift följer ytterligare viktig information för när ni skall arrangera ett event i Arenan. Vi önskar därför att ni tar god tid på er när ni läser igen avslutningen av denna skrift. Allmänt byggnadstekniskt Is, Ismaskiner etc. Byggnadsyta BTA Takhöjd under balk Takbalkar El Portar in till Arenan Hissar 12 440 m2 Ca 17 000 m2 12,5 meter 16 st. Längd 85,4 meter, vikt ca 29 ton/st. Viktbelastning max 1 ton per fackverksbalk och max 10 punktlaster på 1 ton/st. Dessa jämt fördelade över hela ytan. Fyra skåp placerade, en i vardera hörn av arenan, innehållande, 1 st. 63 A, 1 st. 32 A, 6 st. 220 volt. Två stycken, en på vardera kortsida 3,80 breda x 4,05 höga. 2 st. Konstfrusen isyta Spelyta bandy Tillverkning av is Ismaskiner Omklädnings- & duschrum Domarrum Övriga utrymmen 67 x 113 meter (7 571 m2) i tre separata sektioner om ca 2 000 m2/styck. 65 x 105 meter Fyra Sabro kompressorer. Två Icebears, 2009 års modell. 9 st 3 st Bastu, massagerum, rum för skridskoslipning, förråd m.m. Material & utrustning Media m.m. Istäckningsmatta Sport- & mässgolv Rumsavdelare Scen Ljud, ljus etc. Restaurang & Konferens m.m. 7 700 m2 finns 2 600 m2 finns (mer hyrs in vid behov, dock ej samma typ) Saknas (hyrs in vid behov) Enklare scenpodier finns, större scener hyrs in vid behov efter samråd med arrangören. Endast enklare avsett för bruk under idrottsevenemang etc. finns. Konsert PA, ljusramper etc. hyrs vid behov in efter samråd med arrangören. OB-bussar etc. vid TVsändning Parkering på baksidan av Arenan. Elskåp finns, kablage dras genom kattluckor in till golvet eller upp på pressläktaren. Kommentatorsboxar Två med totalt 20 arbetsplatser fördelade på fyra arbetsrum, intervjuyta vid ståbord, eget pentry och toaletter i direkt anslutning. Arbetsplatser för media på läktaren Internet Läktare etc. Fasta sådana saknas. Fast och trådlöst internet finns i hela Arenan. Inlogg fås på Fritidskontoret Restaurang Kiosker Loger Konferensrum Mingelytor Samlingssal Teorilokal Entréhalls yta Kontorslokaler för kansli, drift mm Ca 200 platser plus tillfälliga ytor(3:e vån. m.m.) 4 st. 4 st. (6 personer/loge) 5 st. (12-28 personer/rum) 3 st. (25 sitt- & ståplatser/yta) 1 st. (40 personer) 1 st. (25 personer), belägen i Arenans omklädningsrumsdel. 300 m2 Ca 300 m2 i två plan Publikkapacitet bandy 4 250 varav 1 226 sittplatser och resterande ståplatser. Publikkapacitet övriga arrangemang Läktarplatser för Rullstolsburna Generell brandklassning om 12 500 personer, tillfälligt tillstånd, för ytterligare kapacitet, kan sökas om behov finns. 20 st. 35
19. Beredskapsplan Sparbanken Lidköping Arena Lidköpings kommun, Kultur & Fritid driver och står som ansvarig fastighetsägare för Evenemangshallen. Det är kommunens föresats att arrangemanget ska genomföras på bästa sätt och att alla deltagare och samarbetspartners ska känna sig välkomna och trygga. Denna beredskapsplan ska fungera som stöd i detta arbete och som hjälp att snabbt finna information om olyckan trots allt skulle vara framme. Nödnumret 112 Nödnummer 112 är till för dig som behöver omedelbar hjälp av till exempel polis, räddningstjänst eller ambulans. I icke brådskande fall ringer du: Ambulans 031-334 12 00 (0515-174 50) Polis: 114 14 Räddningstjänst: 0510-77 17 00 Vid Olycka Ambulans I brådskande fall: Ring nödnumret 112. Var beredd att svara: Var någonstans behövs hjälpen? Vilket telefonnummer ringer du ifrån? Vem är du som ringer? Var sedan snäll och gå ut och möt ambulansen! Övriga fall: 0515-174 50 Sjukhuset i Lidköping Mellbygatan 11-15 Växel 0510-850 00. (Växeln öppen för samtal dygnet runt, men är bemannad 07.45-16.45) Jourcentral 0510-853 50 vardagar kl 17-23, veckoslut och helger kl 08-23. Akutmottagningen (hela dygnet): 0510-851 00 Sjukvårdsupplysning. Tel: 0510-853 50 Vårdcentraler Vårdcentralen Ågårdsskogen Tallskogsvägen 2 Måndag-fredag 8-17 Tel: 0510-854 12 Vårdcentralen Guldvingen Östbygatan 21-23 Måndag-fredag 8-17 Tel: 0510-869 00 36
Första hjälpen Första hjälpenförband finns i; Ismaskinsgarage Kultur & Fritids kontor Vaktmästeri ishall (Kontakta jourhavande vaktmästare 0510-77 05 05) Hjärtstarter Finns vid spelaringången. Fritids vaktmästare har utbildning på handhavande. Apotek Apoteket Hjärtat Östbygatan 21 Tel 0771-405 405 Kronans Droghandel Nya Stadens Torg 10 Tel 0771-612 612 Apoteket Näckrosen Framnäsvägen 1 Tel 0771-405 405 Sjukvårdsrådgivningen 1177 Ger medicinsk rådgivning och stöd när vårdcentralen är stängd. Giftinformation Akut förgiftning: Ring 112. Allmänna frågor dagtid: 08-33 12 31. Om olyckan är framme: Ring 112! Var beredd att svara: Var någonstans behövs hjälpen? Vilket telefonnummer ringer du ifrån? Vem är du som ringer? Var sedan snäll och gå ut och möt ambulansen! Någon ska stanna kvar hos personen tills ambulansen kommer. Kontrollera att personen andas och har puls. 37
Polis I brådskande fall ring nödnumret 112. Övriga fall, till exempel när du vill anmäla brott, få upplysning eller tipsa polisen: Ring 114 14. Polisen kan även ta emot stöld- och förlustanmälningar via Internet: www.polisen.se/anmalan. Polisen i Lidköping. Mellbygatan 5 Öppet måndag-onsdag, fredag 9.00-13.00, torsdag 9.00-18.00. Ansvarig att larma polis: Krisgrupp eller drabbad. Försvinnande Avvakta Ropa ut en efterlysning i högtalarsystemet, både ute och inne. Återsamlingsplats: Huvudentré Avvakta Ring polisen. Ansvarig att larma: Ansvarig från arrangören i samråd med Kultur & Fritid/Arenas personal Inbrott/Stöld Akut: Ring polisen på larmnummer 112. Ej akut: Ring polisen, tel: 114 14. Ansvarig att ringa: Den drabbade eller någon medarbetare Vänligen kontakta även Jourhavande vaktmästare och meddela det inträffade 0510-77 05 05 Skadegörelse Tillkalla jourhavande vaktmästare 0510-77 05 05 Gör polisanmälan, tel 114 14. Ansvarig att göra polisanmälan: Iakttagaren eller den drabbade. Brand Brandsläckare för el och vanlig skall finnas på scenen och vid mixplats Brandsläckare finns i övrigt uppsatta runt om i Arenan! Skulle brand inträffa finns det nödutgångar, väl uppmärkta runt hela arenan. Ett högtalarsystem meddelar att brand har utbrutit och att man ska ta sig mot närmaste nödutgång. Vid akut behov: Ring nödnumret 112. Var beredd att svara: Vad har hänt? Var någonstans behövs hjälpen? Vilket telefonnummer ringer du ifrån? Vem är du som ringer? 38
Kris Vid behov larma ambulans, polis, räddningstjänst på nödnummer 112. Bedöm krisens omfattning och karaktär. Beslut om nödvändiga åtgärder. Ta hand om skadade. Sammankalla krisgrupp. Ordna lokal som samlingsrum. Se till att det är bemannat och försett med nödvändig utrustning. Fördela arbetet inom gruppen. Samverka med polis, räddningstjänst etc. För krisbok. Intern och extern information om krissituationen. Gör en lista med namn och adress på personer som skadats samt namn och telefonnummer till anhöriga. Informera anhöriga. Se till att deltagarna kan kontakta sina anhöriga. Media, information om krissituation Ansvarig för kontakter med media: Krisgruppen Övrigt Elavbrott Ring jourhavande vaktmästare 0510-77 05 05 Vatten & avlopp Vid fel på vatten eller avlopp i Fritids lokaler var snäll och tillkalla jourhavande Vaktmästare 0510-77 05 05 Tandläkare Folktandvården Västra Götaland Fabriksg. 4, 531 30 LIDKÖPING 0510-857 80 Övriga fall: Ring Sjukvårdsrådgivningen 0774-40 20 20. 39
20. Brandskyddsinformation vid evenemang i Arenan. Ansvaret för brandskyddet ligger enligt lag både på den som äger en byggnad och på den som arrangerar ett evenemang. Vi ser till att byggnaden är säker ur brandskyddssynpunkt, medan ni som arrangör ansvarar för att Evenemanget sker på ett säkert sätt. Ett bra brandskydd förutsätter att båda parter tar sitt ansvar. Till arrangörer i Sparbanken Lidköping Arena Du som arrangör ansvarar för att ta till dig följande information och vidarebefordra den till din arrangörsorganisation: Automatiska brandlarmet Talande utrymningslarm Utrymningsplanen/utrymningsvägar Beredskapsplan Släckutrustning Situationsplan För övrigt gäller också följande: Arrangören ska redovisa sin organisation för brandskydd och säkerhet till Arenaägaren. Öppen eld, rök eller scenpyroteknik får inte användas utan tillstånd från Arenaägaren. Eventuella tillstånd sökta och kopia på tillstånd överlämnas till Arenaägaren. Uppställning av material i Arenan får endast ske i högst begränsad omfattning. Material som lastpallar och övrigt brännbart material placeras utanför arenan. Rökning i Arenan är förbjuden Då arrangören orsakat ett automatlarm kommer denne att debiteras ev. kostnader. OBS! Utrymningsvägarna ska vara fria på både in- och utsidan av Arenan. Lämna inte sopsäckar eller annat brännbart material i korridorer eller nära fasaden. Max antal personer: Endast läktare 5000 personer. Arenagolv (inkl. läktare) 12 500 personer. 40
21. Avfallssortering och städning i samband med evenemang Syfte Syftet med denna rutin är att inom kommunens samtliga verksamheter skapa ett enhetligt system för avfallssortering. Omfattning Denna rutin gäller för alla förvaltningar och KS-enheter inom Lidköpings kommun. Ansvar Ansvarig för rutinen är kommundirektör, förvaltningschef eller chef för KS-enhet. De kommunala hyresvärdarna tillhandahåller kärl och ansvarar för hämtning av sorterat avfall. I övriga fastigheter, där kommunen inte är hyresvärd, ansvarar hyresgästen själv för att avfallssorteringen sker i enlighet med denna rutin. När hyresavtal tecknas ställs krav på hyresvärden att underlätta för avfallssortering. Innehåll Inom kommunens verksamheter sorteras avfall i följande fraktioner; Förpackningar av färgat glas ofärgat glas kartong (inklusive well) metall hårdplast Papper Skärande/stickande, smittförande Farligt avfall Glödlampor Lågenergilampor Lysrör Batterier (utan nickel-kadmium, kvicksilver, bly) Skrot Elavfall Burkar och flaskor med pant Övrigt brännbart Övrigt icke brännbart 41