Sammanträdesprotokoll

1(15) Plats och tid Nolia City, styrelserum, kl 09.00-12.30 Beslutande Se sida 2 Övriga deltagare Se sida 2 Utses att justera Kjell Rögde Justeringens plats och tid Central administration, 2007-11-27 kl 13.00-14.00 Sekreterare Ulla-Stina Fredman Paragrafer 85-95 Ordförande Stig Rönnbäck Justerande Kjell Rögde Anslag/Bevis Organ Sammanträdesdatum 2007-11-22 Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Nämnden för Anslags uppsättande 2007-11-29 Anslags nedtagande 2007-12-20 Förvaringsplats för protokollet Central administration Underskrift Ulla-Stina Fredman Utdragsbestyrkande

2(15) Beslutande Övriga deltagare S Stig Rönnbäck, ordförande S Allan Granberg S Kjell Rögde S Gun Jonsson Kd Carina Persson V Gunnel Sandlund S Sven-Erik Bohman, tjg ersättare S Nina Huotari, tjg ersättare Fp Lennart Wikström, tjg ersättare Förvaltningschef Susanne Jangdal Sekreterare Ulla-Stina Fredman Personalrepresentant Gunnar Lundqvist, 85-94 Verksamhetsutvecklare Rolf Öhman, 85 Ekonom/controller Jennie Lehtipalo, 86-87 Verksamhetsutvecklare Vera Nilsson, 94

3(15) Innehållsförteckning Sid 85 Administrativt stödsystem... 4 86 Årsredovisning och månadsrapport oktober 2007... 6 87 Delårsrapport januari-augusti 2007... 7 88 Förändrat mandat/delegation för beredningen samt avveckling av upphandlingsutskottet... 8 89 Sammanträdesplanering 2008... 9 90 Temasammanträden 2008... 10 91 Verksamhetsplan 2008... 11 92 Värt att veta om din kommun... 12 93 Delegationsbeslut... 13 94 Information från förvaltningen... 14 95 Av nämnden väckta frågor... 15

4(15) 85 Administrativt stödsystem Dnr 07NAV69 Nämnden för beslutar att nuvarande administrativa stödsystem Progma för vuxenutbildningen ersätts med Procapita vuxenutbildning med möjlighet att ansluta webbmoduler och lärplattform. att Procapita flykting och integration införskaffas för flyktingmottagningen på arbetsmarknadsavdelningen Handläggare: Rolf Öhman Vuxenutbildning Vuxenutbildningens nuvarande stödsystem, Progma, kommer att upphöra inom en snar framtid och måste ersättas med ett nytt system. Utvecklingen inom vuxenutbildningen skapar behov av både webblösningar och lärplattform. Det har också framförts önskemål att inom Fyrkantens vuxenutbildning ha ett likadant stödsystem i alla fyra kommunerna. En arbetsgrupp tillsattes för att utreda och lämna förslag på nytt stödsystem för vuxenutbildningen i Piteå. I arbetsguppen ingår verksamhetsutvecklare Rolf Öhman, avdelningschef/rektor Sture Lundmark, administratörerna Benita Lundberg och Gun- Britt Grenvall, lärare Matz Lindberg, datautbildare Pernilla Isaksson, studie- och yrkesvägledare Tomas Björklund, ekonom Jennie Lehtipalo och representanter från IT-avdelningen. Barn och utbildningsförvaltningen i Piteå använder Procapita och i deras avtal ingår vuxenutbildningsadministration. I övriga tre kommuner använder både skolan och vuxenutbildningen ett stödsystem från IST IT for education. Arbetsgruppen beslutade att få demonstration och prisuppgifter från tre stödsystem inom vuxenutbildningen. De tre är Gotit effektiv skolutveckling, IST och Procapita. Vid Gotits demonstration visade det sig att deras system inte var färdigutvecklat utan i stället för prisuppgift skulle vi få använda programmet gratis under ett år mot att vi var med och utvecklade det. Arbetsgruppen tackade nej till förslaget. Efter demonstration och genomgång av Procapitas och IST:s administrativa program, webblösningar och lärplattform så konstaterar arbetsgruppen att deras lösningar är så gott som likvärdiga. Ur användarsynpunkt föredrar administratörerna Procapita medan lärare/utbildare menar att IST:s lärplattform är lite mer utvecklad. Procapitas lärplattform uppfyller dock behoven och administratörernas åsikter är viktigare. IT-avdelningen framhåller att Procapita som används idag är ett mycket bra och driftsäkert program. IT-avdelningen gör en kostnadsberäkning för vad det innebär för deras del när det gäller kostnader för investeringar, utbildningar mm om vi väljer

5(15) NAV 85, forts IST respektive Procapita. Deras kostnadsberäkning för respektive stödsystemen redovisas i kostnadssammanställningen. Kostnader för vuxenutbildning: I kostnader för år 1 ingår licenser, utbildning, konsulting och investeringar mm. Kostnad år 1 Procapita 234 800 kr och IST 570 448 kr Årlig kostnad: Procapita 61 600 kr och IST 187 718 kr Arbetsgruppen förordar Procapita utifrån användarsynpunkt och att systemet redan används i kommunen och även ur ekonomisk synpunkt. Det är viktigt att vi har en leverantör av stödsystem inom förvaltningen för både vuxenutbildning och arbetsmarknad. En del av våra deltagare är både med i arbetsmarknadsavdelningens aktiviteter och i vuxenutbildning. I Fyrkantens gymnasiesamverkan fungerar det att Piteå använder Procapita och de övriga IST eftersom man kan konvertera mellan systemen. Flyktingmottagning Under hösten har en annan arbetsgrupp undersökt vad det finns för stödsystem för flyktingmottagning. Idag har flyktingmottagningen inget administrativt stödsystem som är anpassat för verksamheten. Om flyktingmottagningen utökas krävs ett administrativt stödsystem som hanterar förekommande administration kring flyktinghanteringen. En arbetsgrupp tillsattes för att utreda och lämna förslag på ett lämpligt stödsystem. I arbetsguppen ingick verksamhetsutvecklare Vera Nilsson, administratörerna Siv Gustavsson och Elisabeth Nyström, integrationssamordnare Gunnar Lundqvist, vägledarna Thomas Nordström och Ludmilla Baturina samt ekonom Jennie Lehtipalo. Vid gruppens möten deltog även representanter från kommunens IT-avdelning. Efter att ha fått ett par olika system demonstrerade ansåg samtliga i gruppen att Procapita är det system som bäst motsvarar flyktingmottagningens behov. Kostnaden för Procapita Flykting år1 är 287 400 kr och en årlig avgift på 69 000 kr Eftersom både vuxenutbildningen och flyktingmottagningen föredrar Procapita är det lämpligt samordna detta. Om flyktingmottagningen införskaffar Procapita så inkluderas en arbetsmarknadsmodul vilket ger förutsättningar för att hela förvaltningen i framtiden kan använda samma system. Detta ger synergieffekter för förvaltningen samt för IT-avdelningen. Procapita arbetar idag med att utveckla kopplingar mellan modulerna t.ex. angående sfi. I kostnadsredovisningarna tillkommer, vid utbildning och konsulting, kostnader för resor, ev. logi och traktamenten etc. Beslutsunderlag Kostnadssammanställning för val av administrativt program, webblösning och lärplattform, bilaga Samverkansgrupp 2007-11-13

6(15) 86 Årsredovisning och månadsrapport oktober 2007 Dnr 07NAV67 Nämnden för beslutar att godkänna månadsrapport oktober 2007 samt preliminära texterna till årsredovisning 2007 Ekonom Jennie Lehtipalo redovisar årsprognosen för NAV, resultatet januari-oktober samt de preliminära texterna till årsredovisning 2007. Årsprognosen för NAV är + 845 tkr. Resultatet januari-oktober är för Arbetsmarknad + 300 tkr och för Vuxenutbildning & Administration + 446 tkr. Beslutsunderlag Månadsrapport oktober 2007, bilaga Samverkansgrupp 2007-11-13

7(15) 87 Delårsrapport januari-augusti 2007 Dnr 07NAV41 Nämnden för beslutar att nämnden tar del av utredningen Vid nämndens sammanträde 2007-09-27 NAV 68 fick förvaltningen uppdraget att utreda nettokostnader för arbetsmarknadsåtgärder. Ekonom Jennie Lehtipalo redovisar utredning av nyckeltalet nettokostnader för arbetsmarknadsåtgärder. Beslutsunderlag Nettokostnader för arbetsmarknadsåtgärder, bilaga

8(15) 88 Förändrat mandat/delegation för beredningen samt avveckling av upphandlingsutskottet Dnr 07NAV57 Nämnden för beslutar att inte förändra mandat/delegation för beredningen Vid beredningens sammanträde 2007-11-07 fick förvaltningschef Susanne Jangdal i uppdrag att kontrollera om några formella hinder föreligger för att beredningen får mandat att fatta beslut i brådskande ärenden. Vid kontakt mellan förvaltningschef och revisorerna framkom att det inte är möjligt med en generell delegering till beredningen, och viktigare frågor som delårsbokslut bör inte delegeras alls. Vid behov kan man i stället lägga in extra nämnd. Utifrån detta ligger tidigare delegationsbeslut fast.

9(15) 89 Sammanträdesplanering 2008 Dnr 07NAV68 Nämnden för beslutar att godkänna förslaget på sammanträdesplanering för år 2008 med ändring av 7 maj, som blir extra nämnd och med strykning av extra beredning den 26 november att godkänna förslaget att byta sammanträdesdag till onsdag samt att mötena påbörjas kl. 10.00 Förslag på sammanträdesplanering 2008 har upprättats. Dessutom finns ett förslag att fr.o.m. år 2008 byta nämndens sammanträdesdagar från torsdagar till onsdagar samt att mötena påbörjas kl.10.00. Då delårsbokslut för april inte bör tas av extra beredning, föreslår förvaltningschef Susanne Jangdal i stället en extra nämnd den 7 maj. Vid kontroll med ekonomikontoret visade det sig att nämnden inte behöver fatta beslut om preliminära texter till årsredovisning 2008 eller till Värt att veta. Därmed kan extra beredning den 26 november strykas. Beslutsunderlag Sammanträdesplanering 2008, bilaga

10(15) 90 Temasammanträden 2008 Dnr 07NAV71 Nämnden för beslutar att godkänna förslag till tema integration vid nämndsmötet i januari 2008 att ledamot Kjell Rögde (S) ingår i arbetsgruppen för främjande av integration att tema i mars blir Repris med studiebesök att tema i april blir Sfi med studiebesök Från nämnden har ett önskemål framförts, att vid nämndssammanträdet i januari 2008 avhandla tema gällande integration. Ett förslag är att arbetsgruppen för främjande av integration medverkar och får i uppdrag att planera för temat. Ärendet väcker livlig diskussion i nämnden. Ledamot Kjell Rögde (S) framhåller att nämnden ska lämna förslag till en plan över integrationsverksamheten till kommunfullmäktige i juni. Ordförande Stig Rönnbäck (S) föreslår att Kjell Rögde ska ingå i arbetsgruppen för främjande av integration. Förvaltningschef Susanne Jangdal föreslår att nämnden i mars besöker det förändrade Repris och att verksamheten där presenteras. Ledamot Gun Jonsson (S) föreslår ett studiebesök hos Sfi i april.

11(15) 91 Verksamhetsplan 2008 Dnr 07NAV49 Nämnden för beslutar att ärendet återkommer vid nämndens sammanträde i december. Verksamhetsplanen för 2008 är under utarbetning och hinner inte bli färdigställd till nämndens sammanträde i november. Ärendet återkommer vid nämndssammanträdet i december.

12(15) 92 Värt att veta om din kommun Dnr 07NAV66 Nämnden för beslutar att godkänna förvaltningens förslag till text till broschyren Värt att veta om din kommun Piteå kommun skickar varje år ut en populärversion av budgeten till samtliga hushåll i kommunen, den heter Värt att veta om din kommun. På detta sätt får Piteå kommuns medborgare en inblick i hur kommunens pengar kommer att användas samt hur detta ska finansieras. Det är nämnderna som är avsändare och skickar denna trycksak till medborgarna under februari månad. Nämnden för har, för 2008, fått utökat utrymme i skriften, från en halv sida till drygt en sida.

13(15) 93 Delegationsbeslut Nämnden för tar del av delegerade beslut Rektor kommunala vuxenutbildningen Lista 10 Ärende 31-33 Vägledare med ansvar för KUP Lista 10 Ärende 34 Vägledare med ansvar för UG Lista 10 Ärende 35

14(15) 94 Information från förvaltningen Prisjustering avtal yrkesutbildningar Rolf Öhman verksamhetsutvecklare, informerar om att NUAB vill omförhandla priset på de avtal för yrkesutbildningar som skrevs 2007. Prisjusteringar kan göras inom ramen för gällande avtal, om båda parter är överens. Komplettering av lönebidrag Verksamhetsutvecklare Vera Nilsson kompletterar ärendet Lönebidrag från personalkontoret till NAV 2007-10-25 79, med information om bidrag, löner, budget m.m. år 2004-2008. Mångfaldsdagen 24/10 Verksamhetsutvecklare Vera Nilsson informerar om Mångfaldsdagen den 24 oktober. Dagen samlade 176 deltagare bestående av privatpersoner, organisationer, deltagare inom olika verksamheter i förvaltningen och kommunanställda. Deltagarnas utvärdering av dagen blev mycket positiv. Organisationen Förvaltningschef Susanne Jangdal informerar att förvaltningen antagit Komrevs offert gällande en utvärdering av organisationen. Utvärderingen presenteras i nämnden i januari 2008. Plusjobben Två personer har anställts t.o.m. februari 2008 för att göra en uppföljning av plusjobben. Utvärderingen presenteras i nämnden i februari eller mars 2008.

15(15) 95 Av nämnden väckta frågor Seminarium Ledamot Gunnel Sandlund (V) informerar om ett seminarium den 7 november, Tillväxten i ett jämställt Norrbotten, som hon och verksamhetsutvecklare Vera Nilsson deltagit i. Allmänheten frågar Nämnden har uppmärksammat att punkten Allmänheten frågar inte finns på dagordningen. Det är en miss och punkten kommer i fortsättningen att tas med.