Hälso- och sjukvårdsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 1 (8) HSN 1202-0161 Handläggare: Gustav Alvfeldt Hälso- och sjukvårdsnämnden 2014-12-09, p 22 Antagande av tjänsteleverantör - upphandling av BFT för bild- och funktionsmedicin och bilddiagnostik Ärendebeskrivning Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) godkände den 3 september 2013 hälso- och sjukvårdsdirektörens förslag till förfrågningsunderlag för upphandling av bild- och funktionstjänst (BFT) för befolkningen i Stockholms län. Upphandlingen har nu genomförts och i ärendet föreslås att tjänsteleverantör antas och hälso- och sjukvårdsdirektören får i uppdrag att träffa avtal med denna tjänsteleverantör. Beslutsunderlag Hälso- och sjukvårdsdirektörens tjänsteutlåtande, 2014-11-10 Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att att att anta Sectra Sverige AB som tjänsteleverantör för bild- och funktionstjänst (BFT) uppdra åt hälso- och sjukvårdsdirektören att träffa avtal med Sectra Sverige AB, 556483-9479, för en fast avtalsperiod om åtta (8) år, med möjlighet för Stockholms läns landsting att därutöver förlänga avtalet upp till fyra (4) år. Avtalet träder ikraft från det datum avtalet är undertecknat av bägge parter omedelbart justera beslutet. Förvaltningens motivering till förslaget Bild- och funktionsmedicinsk information som producerats av en vårdenhet inom Stockholms läns landsting (SLL) är sällan direkt tillgänglig när behov av att ta del av informationen uppstår hos en annan vårdenhet inom SLL. Dagens metoder för informationsutbyte mellan verksamheterna innebär en hög grad av manuell hantering. Denna manuella hantering måste utföras vid varje enskilt tillfälle då behov av informationsutbyte uppstår.
2 (8) Upphandlingens omfattning Hälso- och sjukvårdsnämnden har beslutat att upphandla en gemensam lösning för lagring och utbyte av information och bilder som produceras inom bild- och funktionsmedicin. Bild- och funktionstjänsten (BFT) ska levereras som tjänst. BFT avser att säkerställa att överenskommen information automatiskt samlas och tillgängliggörs via en central och gemensam punkt. BFT omfattar såväl kommunikation som lagring av överenskommen information. Inledningsvis ska BFT nyttjas för att samla, bearbeta, lagra, söka, visa och utbyta (kommunicera) överenskommen information (olika typer av bild och text) från samtliga radiologiverksamheter som arbetar på uppdrag från SLL. På sikt kan även övriga specialiteter inom bild- och funktionsmedicin (samlingsbegrepp för radiologi, klinisk fysiologi och nuklearmedicin) och andra bilddiagnostiska verksamhetsområden komma att omfattas av BFT. Upphandlingen syftar till att säkerställa att SLL erhåller en gemensam bildoch funktionstjänst (BFT) under hela avtalsperioden. Avtalet träder ikraft från och med att avtalet är undertecknat av bägge parter. Den fasta avtalsperioden är åtta (8) år. SLL har rätt att påkalla förlängning av avtalet upp till fyra (4) år. Maximal avtalsperiod inklusive eventuella förlängningar är således tolv (12) år. Avtal om motsvarande tjänst finns i dagläget ej inom SLL. Upphandlingens genomförande Upphandlingen har genomförts som förhandlat förfarande enligt 4 kap 2 enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingsformen innebär att upphandlingen genomförs i två steg. I första steget har företag bjudits in att ansöka om att få lämna anbud, varpå de anbudssökande har kvalificerats efter de krav som ställts i ansökningsinbjudan. I steg två har kvalificerade anbudsansökande bjudits in till anbudsgivning.
3 (8) Vid anbudstidens utgång den 2014-04-25 hade anbud inkommit från sju (7) av de inbjudna anbudssökande, se tabell 1 nedan: Organisationsnummer Anbudsgivare Id 556730-5288 Agfa HealthCare Sweden AG1 556337-2191 CGI Sverige AB 556603-3139 GE Healthcare Sverige AB 556195-9155 Hitachi Data Systems AB 556483-9479 Sectra Sverige AB 556003-2921 Siemens AB 556559-6151 Tieto Healthcare & Welfare AB AG2 AG3 AG4 AG5 AG6 AG7 Anbudsprövning Anbudsprövning har skett i två steg på sådant sätt som angivits i förfrågningsunderlaget. Det första steget innebär att anbuden prövades mot förfrågningsunderlagets kravställande dokument. Samtliga anbud gick vidare till utvärdering. Steg två i anbudsvärderingen innebär att kvarvarande anbud utvärderades utifrån de i förfrågningsunderlaget angivna och ställda utvärderingskriterier med avseende på kvalitet och pris. Med utvärderingskriteriet pris avses det anbudspris som angivits i anbudet vilket bland annat innefattar den löpande månadkostnaden för tjänsten, lagringskostnader samt kostnader som uppstår vid etablering, migreringar och anslutningar. Utvärderingskriteriet kvalitet består av två delar: börkravsuppfyllnad lösningsförslag och redogörelser Lösningsförslagen och redogörelserna gäller BFT:s teknik och funktionalitet och följsamhet till användningsfall samt anbudsgivarens leveranser och förvaltning och samverkan. Varje ämnesområde utvärderas utifrån kvalitetsnivåerna utmärkt, mycket bra, bra och godtagbart vilka medför olika prisavdrag.
4 (8) Förhandlingar har skett genom ett successivt förfarande där antalet anbudsgivare har reducerats under förhandlingens gång utifrån förfrågningsunderlagets angivna utvärderingsmodell. Förhandlingar har skett i fyra omgångar: en inledande förhandlingsomgång med syftet att finna en gemensam förståelse för hur anbuden förhåller sig till förfrågningsunderlaget en andra förhandlingsomgång med syftet att få en tydligare bild av anbuden avseende områdena teknik, informatik och verksamhet en tredje förhandlingsomgång med syftet att få en tydligare bild av anbuden avseende området leveranser en fjärde förhandlingsomgång med syftet att få en tydligare bild av anbuden avseende området förvaltningssamverkan. Slutförhandlingen har skett med den anbudsgivare som SLL har för avsikt att teckna avtal med. Syftet var att tillsammans med anbudsgivaren upprätta avtalets underbilagor, såsom Tjänstespecifikation, Service och tillgänglighet samt slutgiltig Prisbilaga, utifrån förfrågningsunderlaget, anbudet samt resultatet av genomförda förhandlingar. Efter slutförhandlingen har den Anbudsgivare som efter genomförd utvärdering har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet visat för Beställaren att deras lösning kan uppfylla de krav som Beställaren ställt i förfrågningsunderlaget. Detta har skett i form av en demonstration s.k. Proof of Concept (PoC) i enlighet med förfrågningsunderlaget. SLL kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med avseende på kvalitet och pris. Anbudens utvärderingsresultat framgår av tabell2 nedan. Id Anbudpris Samlad kvalitetsbedömning Prisavdrag Utvärderingspris AG1 135 239 752 kr AG1 har på ett utmärkt sätt beskrivit BFT:s teknik och funktionalitet. Följsamhet till användningsfall och leveranser är mycket bra beskrivna. Beskrivningen av förvaltning och samverkan är bra. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. 62 431 179 kr 72 808 573 kr
5 (8) Id Anbudpris Samlad kvalitetsbedömning Prisavdrag Utvärderingspris AG2 244 740 578 kr AG2 har på ett mycket bra sätt beskrivit BFT:s följsamhet till användningsfall. Beskrivningarna avseende teknik och funktionalitet, 41 251 179 kr 203 489 399 kr leveranser samt förvaltning och samverkan är bra. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. AG3 91 092 495 kr AG3 har på ett mycket bra sätt beskrivit BFT:s teknik och funktionalitet, följsamhet till användningsfall, leveranser och 57 736 742 kr 33 355 753 kr förvaltning och samverkan. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. AG4 189 935 992 kr AG4 har på ett mycket bra sätt beskrivit BFT:s teknik och funktionalitet och leveranser. Följsamhet till användningsfall och 54 000 000 kr 135 935 992 kr beskrivningen av förvaltning och samverkan är bra. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. AG5 84 802 426 kr AG5 har på ett utmärkt sätt beskrivit BFT:s teknik och funktionalitet. Följsamhet till användningsfall och leveranser är mycket bra beskrivna. 63 397 495 kr 21 404 931 kr Beskrivningen av förvaltning och samverkan är bra. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. AG6 153 503 693 kr AG6 har på ett utmärkt sätt beskrivit BFT:s följsamhet till användningsfall. Teknik och funktionalitet, leveranser och förvaltning och samverkan är 60 733 333 kr 92 770 360 kr mycket bra beskrivna. I prisavdraget ingår avdrag för börkravsuppfyllnad. AG7 138 783 216 kr AG7 har beskrivit leveranser och förvaltning och samverkan på ett mycket bra sätt. Beskrivningarna av BFT:s teknik och funktionalitet samt följsamhet till användningsfall är bra. I prisavdraget ingår avdrag för 41 766 303 kr 97 016 913 kr
6 (8) Id Anbudpris Samlad kvalitetsbedömning Prisavdrag Utvärderingspris börkravsuppfyllnad. Tabell 2: Anbudsgivare och utvärderingsresultat Resultat Av de anbud som gått vidare till anbudsutvärderingen har anbudet från Sectra Sverige AB det lägsta utvärderingspriset, varför de föreslås bli antagna som tjänsteleverantör. Konsekvenser av upphandlingen Upphandlingen av BFT avser att lösa problem inom tre olika huvudområden. Dessa är utan rangordning: I. Förbättra informationsutbytet av bilddiagnostisk information, såväl text-, bild- och multimediaobjekt. I första fas radiologisk sådan. Genom att: Säkerställa att överenskommen information samlas oavsett vilken verksamhet som producerat information och när i tiden denna har producerats. Möjliggöra åtkomst av denna information via en central/gemensam punkt, utifrån gällande regelverk. Bygga på standardiserad hantering av information med etablerade internationella standarder. Bygga på etablerade standarder och branschpraxis för arkitektur och teknik. Vara en del av den regionala arkitekturen och tjänsteplattformen (RTP) för SLL samt vara kompatibel med den etablerade nationella IKT-arkitekturen för hälso- och sjukvård. Kunna utgöra en central åtkomstpunkt för nationella projekt och initiativ enligt nationella principer för informationsutbyte (RIV-TA). Säkerställa att informationsutbyte mellan vårdgivare sker i enlighet med gällande lagar och förordningar. Säkerställa att information hanteras enligt regionala och nationella säkerhetsprinciper och regler för informationssäkerhet. Ge möjlighet till gemensamma arbetsflöden med optimerad fördelning utifrån vårdbelastning med hänsyn till verksamheternas resurser.
7 (8) II. Gemensam infrastruktur, förvaltning och informationshanteringsstrategier. Genom att: Ha en gemensam verksamhetsförvaltning med ensad strategi för Tjänsten och dess informationshantering. Möjliggöra förbättrad kvalitet på informationen genom ökade förutsättningar för samarbete och samverkan, gemensam förvaltning och ensad strategi för informationshantering inom SLL. Minimera framtida kostnader för migrering och transformering, då informationen lagras gemensamt och systemoberoende istället för i lokala långtidsarkiv. Förbättra förutsättningar för framtida upphandlingar av exempelvis verksamhetssystem, såväl lokala som centrala, och av vårdtjänster. III. Ökad patientfokusering. Genom att: Stödja möjlighet till vårdval. Stödja behandling på lika villkor. Möjliggöra reducerade vårdtider. Möjliggöra reducering av icke nödvändiga undersökningar, vinsterna är bland annat lägre stråldoser för patienten. Följa patientdatalagen (2008:355) och Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14). Ekonomiska konsekvenser Kostnaden för den upphandlade tjänsten (BFT) uppskattas till cirka 10,5 miljoner kronor per år utifrån i förfrågningsunderlaget angivna förutsättningar. Detta understiger dagens kostnader för informationshantering, informationsutbyte och lagring av bild- och funktionsmedicinsk information. BFT kommer även att innebära en effektivisering av lokala och gemensamma arbetsflöden samt av uppföljningen av vård och behandling. Den ökade kvaliteten och tillgängligheten av bilddiagnostisk information bör få en ekonomiskt märkbar effekt vad gäller behandling av landstingets patienter, med ökade förutsättningar för att ge rätt vård i rätt tid. Konsekvenser för patientsäkerhet Beslutet beräknas innebära ökad patientsäkerhet enligt ovan angivna punkter.
8 (8) Konsekvenser för jämställd och jämlik vård Beslutet beräknas ge bättre förutsättningar för en jämställd och jämlik vård enligt ovan angivna punkter. Miljökonsekvenser Beslutet beräknas ge positiva konsekvenser för miljön bland annat genom att antalet datacenter för hantering av radiologisk information kommer reduceras. Henrik Almkvist Tillförordnad hälso- och sjukvårdsdirektör Seher Korkmaz Avdelningschef