ATT ARBETA I UPPDRAG
WSPs VERKSAMHETSSYSTEM WSPs värderingar är viktiga grundpelare som präglar all verksamhet och styr hur vi uppträder mot våra kunder, i våra uppdrag och gentemot varandra. Värderingarna är en av tre samverkande principer som styr hela verksamheten inom WSP. De övriga är målstyrning och metodstyrning. Målstyrningen används främst för att uppnå WSPs resultat externt och internt. Metodstyrning används för att sprida Best Practice. I uppdragen som WSP utför åt kunder sker detta genom rutiner och verktyg i verksamhetssystemet. Verksamhetspolicy Inom WSP har vi en gemensam verksamhetspolicy som innefattar kvalitet, miljö och arbetsmiljö: Våra värderingar är: Vi ligger steget före Vi är pålitliga Vi samverkar Vi är engagerade Vi tar ansvar Vårt arbete präglas av att vi; infriar kundernas förväntningar tar ekologisk hänsyn, förebygger förorening och eftersträvar bra miljöval i uppdragen såväl som i den egna verksamheten, där lagar och andra krav utgör miniminivån eftersträvar en god arbetsmiljö i den egna verksamheten såväl som i de fysiska platser som är resultatet av många av våra uppdrag främjar fortsatt lärande och strävar efter ständiga förbättringar i vår verksamhet utnyttjar företagets samlade kunskap och hjälpmedel i varje uppdrag. Vår mission är: To be a solution-driven advisor with outstanding expertise. Vår vision är: Always be the first choice for clients, partners and employees Ledning- och stödprocesser Uppdragsprocess IT-stöd POST Oavsett om uppdraget är litet och snabbt eller komplext och långvarigt så hanteras alla frågor enligt samma process. Inga frågor faller mellan stolarna och eventuella problem kommer upp på bordet i ett tidigt skede. Medarbetarna För medarbetarna är verksamhetssystemet ett hjälpmedel som gör det enklare att göra rätt från början och som också innebär mindre sårbarhet. Om någon blir sjuk eller slutar så kan en kollega överta uppdraget utan att man tappar tid eller information. WSPs verksamhetssystem med dess IT-stöd, säkerställer att alla våra uppdrag genomförs på ett strukturerat sätt och enligt företagets mål, värderingar och strategi. Med hjälp av systemet kan vi genomföra ett ständigt förbättringsarbete som säkerställer en hög kvalitet på vårt arbete och en långsiktig lönsamhet. Kunderna För våra kunder innebär systemet att vi kan infria deras förväntningar och skapa mervärde. Unikt system WSPs verksamhetssystem innefattar både kvalitetsledning och miljöledning. Företagets administrativa styrning kopplas samman med tekniska metoder och strategier till ett enhetligt integrerat verksamhetssystem. WSPs värderingar går som en röd tråd genom vårt arbetssätt. Målen med verksamhetssystemet är att underlätta arbetet, främja samverkan och samarbete, bidra till ett ökat lärande och vara styrande för alla våra uppdrag. 2 Att arbeta i uppdrag
WSPs verksamhetssystem är certifierat enligt kvalitetsledningsstandarden ISO 9001 och miljöledningsstandarden ISO 14001 av Det Norske Veritas. DNV BUSINESS ASSURANCE MANAGEMENT SYSTEM CERTIFICATE Certifikat Nr. 2000-SKM-AQ-702 / 2000-SKM-AE-172 Härmed intygas att WSP Sverige AB i SVERIGE Orter enligt appendix uppfyller kraven i standarden för ledningssystemen: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Detta certifikat gäller för: Konsulttjänster inom WSP Analys & Strategi, WSP Brand & Risk, WSP Bro & Vattenbyggnad, WSP Byggprojektering, WSP Environmental, WSP Management, WSP Process, WSP Samhällsbyggnad, WSP Systems, och WSP Rumänien Företaget ursprungligen certifierat: Ort och datum: 1998-03-02 Stockholm, 2012-10-31 Certifikatet är giltigt till: 2015-10-31 för det ackrediterade: DNV CERTIFICATION AB, SVERIGE Ansvarig för revisionen: Anders Wingqvist Revisionsledare Ann-Louise Pått Ledningens representant Lack of fulfilment of conditions as set out in the Certification Agreement may render this Certificate invalid. ACCREDITED UNIT: DNV CERTIFICATION AB, BOX 6046, SOLNA, SWEDEN, TEL:+46 (0) 8 587 940 00, WWW.DNVBA.SE / WWW.DNVBA.COM Att arbeta i uppdrag 3
Uppdragstypsrutiner VÅR UPPDRAGSPROCESS WSPs verksamhetssystem innehåller de rutiner som fastställer hur vi arbetar i våra uppdrag; från överenskommelse med kunden till leverans av uppdrag samt de hjälpmedel som bör användas. Före uppdrag yhantera leads Under uppdrag Sälja Avtala Planera yhantera förfrågan ylämna anbud yupprätta avtal yskapa uppdragsrum yklargöra kundkrav och planera leverans yplanera uppdragsstyrning yplanera metod- och teknikgenomgångar, egenkontroll och granskning yplanera kommunikation Uppdragsprocessen består alltid av en allmän del som gäller alla uppdrag och en specifik del för det aktuella uppdraget, anpassat efter uppdragstyp. Processtödet är dessutom anpassat efter uppdragets storlek. Detta ger ett unikt processtöd för varje uppdrag. Gemensamma rutiner Uppdragets storlek: L, M, S 4 Att arbeta i uppdrag
Genomföra yhålla startmöte yskriva dagbok och tid ystyra aktiviteter, tid och resurser yhålla avstämningsmöte ygenomföra metod- och teknikgenomgångar, egenkontroll och granskning yhantera ändringar (ÄTA) yhantera förbättringsförslag och kundklagomål Efter uppdrag Avsluta yåterföra erfarenheter y Avsluta, arkivera och uppdatera Att arbeta i uppdrag 5
Före uppdrag Under uppdrag Sälja Avtala Planera yhantera leads Leads hanteras så att beslut att gå vidare eller inte kan fattas av rätt person, i rätt tid och med rätt information. yhantera förfrågan Förfrågningar hanteras på rätt sätt så att beslut att starta anbudsarbetet kan fattas av rätt person, i rätt tid och med rätt information. Förfrågan adresseras till rätt mottagare som registrerar och klarlägger vilka tjänsteområden och uppdragstyper som omfattas. Förfrågningar som rör flera affärsområden förmedlas till den regionala marknadssamordnaren. I de fall man avstår från att lämna anbud ska beslutsdokumentation sparas och kunden meddelas. ylämna anbud Ett effektivt anbudsarbete krävs för att erhålla uppdrag med rätt ersättning och med rätt förutsättningar. En anbudsansvarig utses som tar fram lämplig organisation och tidsplan. Uppdragstyperna klarläggs och uppdragets storlek bedöms. Omfattningen definieras i form av förutsättningar, krav, villkor, resursbehov, avgränsningar och förväntat uppdragsresultat. Eventuella risker med uppdraget bedöms och oklarheter i förfrågan dokumenteras. Nödvändiga resurser för uppdraget säkerställs genom interna och externa överenskommelser. Den anbudssansvarige kontrollerar att anbudet levereras i tid, enligt förfrågan. yupprätta avtal Baserat på anbudet upprättas ett avtal med kund innan uppdrag startas. Interna och externa avtal som speglar kundavtalet tecknas. Lägsta nivå av avtal är en uppdragsbekräftelse. yskapa uppdragsrum Förutsättningar för en bra styrning av uppdragets dokumentation, ekonomi och genomförande skapas genom att uppdraget läggs upp i verksamhetssystemet. Planeringsarbetet inleds och ett nytt uppdrag registreras med utgångspunkt från avtalsunderlaget. Uppdragets registreringsprocess fortsätter med val av uppdragstyper, anpassning av mappstruktur och prissättning. Uppdragsplanen genererar automatiskt arbetsuppgifter utifrån valda uppdragstyper och dess storlek. Arbetsuppgifter kan sedan fördelas ut till uppdragets utsedda medlemmar. Klargöra kundkrav och planera leverans Här tydliggörs vilka resultat som ska uppnås och på vilket sätt det ska ske. En tydlig översikt skapas och dokumenteras över kundkravens omfattning, underlag, aktiviteter, redovisning och ansvar för att underlätta uppföljning av uppdraget. Krav och behov kring juridiska frågor och miljö- och arbetsmiljöstyrning för hållbarhet identifieras och dokumenteras. Tid och omfattning av leverans för uppdraget planeras och dokumenteras tillsammans med identifierade och bedömda risker relaterade till uppdragsprocessen eller slutprodukten. yplanera uppdragsstyrning Aktivitets-, tids- och resursstyrning planeras för att uppnå rätt leverans i rätt tid till rätt kostnad. Uppdragsstyrningen utgör underlag för en effektiv ekonomistyrning, resursstyrning, samordning samt beskrivningar av ansvar och befogenheter i uppdraget. Kund och uppdragsmedlemmar informeras om organisationen, interna och externa underkonsulter samt ansvarsområden och befogenheter. En tids- och resursmodell väljs och aktuella aktiviteter för uppdraget planeras baserat på vem som gör vad, hur lång tid det tar och när det sker. yplanera metod- och teknikgenomgångar, egenkontroll och granskning Regelbundna kontroller och genomgångar planeras under uppdragets gång för att säkerställa uppdragets resultat. Alla handlingar som dokumenterar uppdragsresultat i form av exempelvis utred-ningsrapporter, mätresultat, ritningar, beräkningar och beskrivningar ska egenkontrolleras, interngranskas och godkännas av utsedda personer vid planerade tillfällen. yplanera kommunikation Alla intressenter ska under uppdragets gång ha tillgång till korrekt och nödvändig information. Intressenter kan vara kund, medarbetare i uppdraget, intern linjeorganisation, underleverantörer med flera. Planering av hur och när information ska ges görs för varje intressent. 6 Att arbeta i uppdrag
Efter uppdrag Genomföra Avsluta yhålla startmöte En korrekt start av genomförandefasen där alla uppdragsmedlemmar och kunden får en tydlig målbild av uppdraget. Uppdragsansvarig bedömer om internt, externt eller gemensamt startmöte ska hållas för att ge uppdragets inblandade en god kännedom om förutsättningar och krav. Startmötets agenda omfattar målbild, uppdragsstyrning, risker och leveranser. Noteringar eller protokoll dokumenteras. yskriva dagbok och tid Viktiga händelser och förändringar noteras för att alla intressenter ska ha tillgång till korrekt information och eventuella överenskommelser som sker under uppdraget. Tid och kostnader ska kunna bokas enligt plan. Under uppdraget skrivs uppdragsdagbok för att dokumentera uppgifter som inte dokumenteras på annat sätt, exempelvis muntliga. Uppdragsansvarig beslutar hur dagbok ska skrivas och ser till att dagboken finns tillgänglig för läsning. ystyra aktiviteter, tid och resurser För att se till att uppdraget följer planeringen med de förändringar som överenskommits med kund. Rätt leverans i rätt tid till rätt kostnad är målet. Uppdragsansvarig ser till att granskning av nedlagd tid, utlägg mot budget och fakturaunderlag, görs med lämpliga intervaller beroende på uppdragets komplexitet, risk och genomförande. Uppdragsansvarig svarar också för att hålla prognoser, budgetar och tidsplanering aktuella. Uppdateringar om riskbedömning och muntliga eller skriftliga rapporter om uppdragets progress lämnas till avdelningschef och till kund i enlighet med avtalet. yhålla avstämningsmöte Avstämningsmöte hålls för att säkerställa att alla uppdragsmedlemmar kontinuerligt har god kännedom om förändringar i uppdraget så att alla arbetar efter samma målbild, förutsättningar och krav. Uppdragsansvarig planerar när interna, externa eller gemensamma avstämningsmöten ska hållas för att ge uppdragets inblandade en god kännedom om uppdragets situation. Vid dessa möten följs en agenda med punkter som målbild, uppdragsstyrning, förändringar, risker och leveranser. Noteringar/protokoll dokumenteras. ygenomföra metod- och teknikgenomgångar, egenkontroll och granskning Avtalade kundkrav och leveranser följs upp under uppdragets gång för att säkerställa korrekt resultat. Rätt leverans i rätt tid till rätt kostnad är målet. För att säkerställa att uppdragresultatet uppfyller uppställda krav utförs löpande teknik-/metodgenomgångar, egenkontroller, interngranskning, samgranskning och godkännande av resultat och delresultat. Granskning av resultat genomförs och dokumenteras enligt uppdragsplan och utfallet stäms av mot leveransen och eventuella avvikelser åtgärdas om möjligt. I annat fall beslutar avdelningschef om kund eller berörda parter ska informeras. Leveranser från WSP godkänns av attestberättigad person. yhantera ändringar (ÄTA) Ändringar och tillägg från tecknat avtal hanteras löpande under uppdragets gång. Ändringar och tillägg ska vara överenskommet med kund för att säkra rätt leverans i rätt tid till rätt kostnad. Det ska tydligt framgå vem som betalar för vilka insatser. För hantering av ändringar registreras ÄTA i uppdragsrummet tillsammans med orsak, konsekvenser, åtgärd och eventuell fördelning av kostnader. De nya förutsättningarna beaktas och dokumenteras skriftligt med kund och eventuellt internt. Alla ÄTA-arbeten särhålls i budget som egna aktiviteter. yhantera förbättringsförslag och kundklagomål Förbättringsförslag och kundklagomål tas tillvara i samband med genomförande av uppdraget. Identifierade förbättringsförslag inom uppdraget registreras. Förslaget delegeras till uppdragsansvarig för planering av åtgärd. Identifierade avvikelser och kundklagomål registreras på Förbättringsplatsen. De grundläggande orsakerna analyseras och en åtgärdsplan skapas innan eventuell information går till kund. Den utsedda ansvariga personen ansvarar för genomförandet av åtgärder och registrerar dessa på Förbättringsplatsen. Slutligen kontrolleras, och godkänns åtgärderna av avdelningschefen innan ärendet stängs. yåterföra erfarenheter Erfarenheter från uppdraget tas tillvara som stöd till kommande uppdrag. Genom att systemet förbättras undviks upprepningar av fel och problem. Avdelningschef och uppdragsansvarig bedömer vilka uppdrag som ska följas upp och hur detta ska genomföras. Resultatet av uppföljningen och uppdragsgruppens egna erfarenheter diskuteras och dokumenteras under ett avslutningsmöte som sedan återkopplas till den egna organisationen. yavsluta, arkivera och uppdatera Uppdraget avslutas på ett korrekt sätt. Dokumentationen arkiveras så att den blir tillgänglig för behöriga medarbetare och för kunden enligt avtal. Vid uppdragets avslut meddelas kund att uppdraget avslutats. Uppdraget avslutas i samtliga system. Att arbeta i uppdrag 7
IT-STÖD Alla WSPs konsulter arbetar i en IT-miljö som underlättar arbetet och medverkar till att det är lätt att göra rätt. Arbetsplatsen, skrivbordet, med stöd och styrning för genomförandet. Här finns bland annat dokumenthantering och en utvecklad uppdragsstyrningsmall med anbudskalkyl, budget, rapporter, prognoser, nyckeltal och uppdragsplaner. IT-stödet omfattar alla uppdragstyper, dokument och verktyg som behövs för att genomföra våra uppdrag på ett effektivt och professionellt sätt. Systemet är mycket överskådligt och omfattar en arbetsplats, en processplats och en förbättringsplats. Alla konsulter på WSP arbetar på samma sätt, i samma system och har tillgång till samma information och stöd för hur uppdraget genomförs. Kontinuerligt förbättringsarbete i uppdragen bidrar till organisationens kunskapsutveckling. Alla arbetar utifrån lättillgängliga, välanpassade rutiner med de bästa verktygen som säkrar resultat och kvalitet i uppdragen. Processplatsen, biblioteket, innehåller alla rutiner och verktyg som finns inom WSP. POST Förbättringsplatsen, postlådan, där vi kan lämna förbättringsförslag samt följa allt förbättringsarbete inom WSP och använda dess goda resultat. 8 Att arbeta i uppdrag
I alla uppdrag ingår att beakta och utifrån uppdragets förutsättningar planera aktiviteter för: Miljöstyrning Hållbarhetsstyrning Arbetsmiljöstyrning Riskhantering Dokumentation Kommunikation Att arbeta i uppdrag 9
FÖR DIG SOM KUND INNEBÄR VÅRT VERKSAM- HETSSYSTEM: Kvalitet Genom att alla konsulter på WSP jobbar på ett strukturerat sätt med gemensamma hjälpmedel och verktyg kommer kvalitetssäkringen av våra tjänster att öka. Med verksamhetssystemet är det lättare att följa arbetet både för kunderna och för de konsulter som deltar i uppdraget. Kunskapsförmedling och kunskapsåterföring är centrala delar i verksamhetssystemet. 10 Att arbeta i uppdrag
Effektivitet Att alla arbetar i ett gemensamt system gör arbetet effektivt. Att följa verksamhetssystemets rutiner innebär att både tid och pengar sparas. Man säkerställer att inga frågor hamnar mellan stolarna och arbetssättet innebär också ett ständigt lärande erfarenheter tas om hand och genom en ordentlig utvärdering i uppdrag förhindras upprepning av misstag. Styrning Systemet innebär en tydlig styrning av all verksamhet. Syftet är att nå varje uppdrags mål. Därför finns ett gemensamt regelverk med rutiner och hjälpmedel och tydlig ansvarsfördelning. Här finns funktioner för uppdragsspecifikation, uppdragsstyrning samt för korrekta och snabba rapporteringar. Det finns också funktioner för riskhantering och metoder för att lösa problem i ett tidigt skede. Hållbarhet WSP eftersträvar att vara kundernas förstahandsval när det gäller hållbar samhällsutveckling. Vi har därför webbaserade system för att stödja alla våra konsulter med rätt kunskap för varje typ av uppdrag. Ett stort urval av kompetenshöjande aktiviteter erbjuds våra konsulter såsom nätverk, mentorprogram och utbildningar inom hållbar utveckling. Vi har också hållbarhetssamordnare i de projekt där särskild kompetens erfordras. Ständiga förbättringar Genom WSPs verksamhetssystem hoppas vi kunna leva upp till en utveckling där vi hela tiden lär oss mer och där vi också delar vår kunskap med varandra och våra kunder. Att arbeta i uppdrag 11
WSP är ett av världens ledande analys- och teknikkonsultföretag. Vi erbjuder tjänster för hållbar samhällsutveckling inom Hus & Industri, Transport & infrastruktur och Miljö & Energi. Bredd och mångfald kännetecknar våra medarbetare, kompetensområden, kunder och typer av uppdrag. Tillsammans har vi 17 000 medarbetare på över 300 kontor i 30 länder. I Sverige har vi omkring 2 500 medarbetare. WSP Sverige AB Arenavägen 7 121 88 Stockholm-Globen Tel: 010-722 50 00 Fax: 010-722 87 93 www.wspgroup.se Sep_14_v1.6