Uppdatering av pågår 2008-11-12 Innehållsförteckning: Bidragsombud... 2 BingoLotto administratör... 3 Delegat till distriktsstämma... 5 Hemsidesansvarig... 6 HSS Representanter 2 stycken... 7 Internationellt kårombud - IKO... 8 Kassör... 9 Kårordförande...10 Kårutbildningsledare - KUL...11 Kårhajksansvarig...12 Ledarvårdsansvarig...13 Lokalfogde...14 Lägeransvarig...15 Matrialförvaltare...17 Medlemsregistrerare...18 Postmottagare...19 Rekryteringsansvarig...20 Revisor...21 Sekreterare...22 Styrelseledamot...23 Tävlingsansvarig...24 Valborgsansvarig...26 ViceKårordförande...28 Vårbydagsansvarig...29 Inledning: I denna kårbok har vi tillsammans samlat ihop gemensam information som är bra att ha tillgång till som ledare, funktionär, seniorscout osv. Det finns bland annat funktionärsbeskrivningar samt checklistor för avdelningsarbetet. Sidan 1 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Bidragsombud Tillika Kassör Uppdaterad senast: 2008-10-05 Att sköta löpande ansökan om aktivitetsbidrag samt hålla sig uppdaterad om möjliga bidrag och bistå styrelse och projektledare att söka bidrag. Påminna avdelningsledarna att lämna in underskrivna närvarokort terminsvis. Sammanställa aktivitetsrapport enligt kommunala regler och skicka in dessa senast 15 februari och 15 augusti enligt nu (okt 2008) gällande regler. Hålla sig uppdaterad om olika bidrag och hur de kan och ska sökas. a styrelse och övriga kårmedlemmar om bidrag att söka. Skriva bidragsansökan i förekommande fall och/eller bistå projektledare med ansökan. Observera att läger också är aktiviteter där närvaro ska dokumenteras Sidan 2 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
BingoLotto administratör Uppdaterad senast: 2008-10-05 Administrera kontakter med säljare och prenumeranter samt med Folkspel. BingoLotter Hämta lotter på postutlämningsställe var 4:e vecka Skick ut lotter till egna prenumeranter var 4:e vecka och bifoga faktura/inbetalningskort. Lämna ut lotter till kårens säljare. Inhämta info om osålda lotter och rapportera till Folkspel via Internet senast kl. 12:00 fredagen efter spelad omgång. Samla in pengar från säljare och redovisa till kassör, alternativt att säljare betalar in på kårens PG. Samla in ev. returer och sända dessa till Folkspel var 4:e vecka i föradresserat kuvert eller paket (erhålls då lotter hämtas). Bevaka vilka som prenumererar direkt från Folkspel. Skriva infobrev till prenumeranter minst 2 gånger per år (juni och dec/januari) Skraplotter Beställa skraplotter (Sverigelotter, Trippel-21 etc.) efter styrelsebeslut att vi ska satsa på dessa. Fördela lotter till de som vill hjälpa till att sälja. Bevaka försäljning och samla in pengar. Redovisa till kassör Skicka in osålda lotter till Folkspel efter avslutad period. Julkalendrar Beställa julkalendrar efter styrelsebeslut att vi ska satsa på det. Fördela lotter till de som vill hjälpa till att sälja. Bevaka försäljning och samla in pengar. Redovisa till kassör Sidan 3 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Skicka in osålda kalendrar till Folkspel efter avslutad period. Kuvert och frimärken (föreningsbrev) behövs till prenumerationslotter. Redovisas tillsammans med lotter. Fakturor till egna prenumeranter föreslås ha löpande numrering i form av sista siffran i årtalet + 3-ställigt löpnummer, ex 8001, 8002, 8003 etc. En sammanställning av fakturor per 4-veckorsperiod lämnas till kassör för bevakning av inbetalning på PG. Sidan 4 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: 2008-07-08 Förbereda sig inför Distriktsstämman (DST) genom att läsa handlingarna och att gå på denna Se till att förbereda sig själv genom att läsa igenom handlingar (DST och FST, det finns en lång och en kort version). Handlingarna kommer i god tid innan och finns ofta på nätet. Vara med på KS före DST där handlingarna diskuteras på kåren och även kunna rapportera tillbaka vad som bestämdes. Vara beredd på att diskutera på åsiktstorgen som ordnas på DST. DST brukar ofta vara 3:e helgen i oktober, oftast en lördag 09.00 till 18.00 med lunch och fika. På KS beslutar man om delegaterna ska åka med bundna eller fria mandat, dvs strikt hålla sig till vad medlemmarna beslutat eller om man har rättigheten att ändra sig beroende på vad som framkommer på stämman och vad som kan vara bäst för kåren. Handlingar till DST finns på http://www.sodertorn.ssf.scout.se och till FST på http://www.ssf.scout.se Suppleant till distriktsstämma Samma uppgifter som ovan om ordinarie delegat inte kan delta på DST. Ordinarie delegat bör i god tid innan meddela det i så fall. Sidan 5 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Hemsidesansvarig Uppdaterad senast: 2008-08-08 Lägga upp och hålla kårens hemsida (http://vg.scoutkar.nu) aktuell. Vidareutveckla sidan så den lockar nya medlemmar och håller gamla kvar. Lägga ut aktuell info om kåren på nätet. Sprida information om kårens hemsida för att värva besökare/medlemmar. Låt gärna scouterna få en chans att påverka innehållet. Lägga upp och underhålla e-mail adresser till funktionärer. Lägga upp bilder/loggböcker från scoutaktiviteter och arrangemang Tänk på att hemsidan blir en del av kårens ansikte utåt och därav scoutings sida utåt. Håll kvalitet! Uppdatera info ofta, gör folk nyfikna. Fast info som bör finnas är givetvis kårens historia med kårens blåa tråd, kårstyrelsen och avdelningarna med aktuellt terminsprogram. Hemsidan kan med rätt innehåll bli ett bra stöd för avdelningsledare/funktionärer i kåren. Hemsidan hostas av www.elvahost.com och där har vi 11GB utrymme. Vi nyttjar ca 1GB. Kolla på andra scoutsidor för att få tips och idéer. Sidan 6 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
HSS Representanter 2 stycken Uppdaterad senast: 2008-07-11 Att föra information till och från kåren på HSS-möten. Samla information och framföra kårens intressen inom HSS aktiviteter tex. julgransplundring och vad som sker i andra kårer. Värna om samarbetet inom HSS kårerna. Hjälps åt med övriga kårer att planera/genomföra Sundbydagen och Diamant- & Bamsehajker och uttagning till nordisk patrull 5-kamp Kårerna alternerar mötesplats mellan sig. När det är din egen kår som är värd, står den för fikat. Hembakat går alltid hem Bäst vore om det finns 2 representanter i fall att den själv får förhinder och inte kan gå på ett möte. Då slipper man jaga en "stand-in". Det är 4-5 möten/år Sidan 7 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Internationellt kårombud - IKO men posten används inte för närvarande, 2003-01- 01 Uppdaterad senast: 2008-06-12 Samla in och ge information till kåren om tävlingar/läger och andra internationella aktiviteter. Ta reda på internationella aktiviteter samt försöka få deltagare från kåren Tillsammans med lägeransvarig samordna Home Hospitality vid läger Hjälpa avdelningar att knyta kontakter med nordiska vänorter inför exempelvis läger. Internationella arrangemang sammanställs varje år av Svenska Scoutrådet vilken är bra att ha till hands. Titta i WOSM/ WAGGGS böckerna som finns i lokalen, här finns info om alla förbund i världen. På Internet finns många bra länkar bla: www.scout.se www.scout.org/europe Här finns länkar till internationella läger Sökmotor för internationella läger och lägerområden, mycket bra länk! Sidan 8 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Kassör Tillika Bidragsombud Uppdaterad senast: 2008-10-05 Hantera kårens pengar och sköta utbetalning och bokföra transaktioner Dessutom ska kassören upprätta bokslut för räkenskapsåret (1/7-30/6) samt lägga fram budgetförslag till Kårstämman. Bokföra transaktioner avseende kårens Plusgiro 229187-0 och handkassa enligt god redovisningssed. Se till att relevant verifikat finns för varje transaktion. Ansvara för kårens VISA-kort (2st) Lämna ekonomisk rapport till varje kårstyrelsemöte eller på anmodan. Förse revisor(er) med erforderligt material inför årsrevision eller då det efterfrågas. För bokföring används SPCS bokföringsprogram Vara uppmärksam på kostnader och föreslå förändringar som kan ge besparingar. Kostnader finns för Plusgiro respektive VISA-kort Ett räntebärande konto finns för Plusgiro sedan 2008. Betalning till Bankgiro från Plusgiro kostar pengar varför betalning till Plusgiro är att föredra. Använd Autogiro och e-giro där så är lämpligt. Underlättar avseende OCR-nummerregistrering Undvik att få kontoutdrag per post. Använd e-redovisning som Plusgiro erbjuder. Sidan 9 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Kårordförande Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: 2008-07-13 Övergripande ansvar för kårens verksamhet Leda och tillsammans med övriga ledare fördela de arbetsuppgifter som kårstyrelsen beslutar inom ramen för verksamhet inom Svenska Scoutförbundet. Vara till stöd för de olika funktionerna, avdelningarna Ansvara och leda kårstyrelsemöten och eventuella andra kårträffar. Förbereda kårstyrelsemöten/ kårstämman tillsammans med sekreteraren. Leda kårplaneringar, kunna vara behjälplig vid avdelningsplanering. Aktivt stödja funktioner/ avdelningar att lösa problem samt att utvärdera verksamheten, vad kan bli bättre nästa gång osv. Representera kåren i det lokala Föreningsrådet samt i andra sammanhang där ingen specifik funktionär finns. Långsiktig strategiplanering, vad gör vi om 5 år? Ansvara för att ledare/ assistenters befattningar kommer medlemsregistreraren till kännedom. Tillsammans med kårsekreteraren ansvara för utdelning av förtjänstmärken samt ev. andra ledarutmärkelser. Verka för kårtraditioner såsom tex. den årliga Kårhajken. Deltaga på distriktets Kårordförandeträffar (eller någon annan ur styrelsen) Egen handkassa finns till förfogande för eventuella utgifter till möten, planeringar som löpande redovisas till kassören. Sidan 10 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Kårutbildningsledare - KUL Uppdaterad senast: 2008-07-13 Peppa och motivera ledare och scouter att gå olika kurser, dels ledarutbildningar men även intressekurser. Ha kontroll på vem som gått vilka kurser och när (utbildningslogg dels i excelformat och vissa kurser kan registreras i Melker) I god tid diskutera lämpliga kurser med berörda Anmäla kursdeltagare till respektive kursadministratör Informera kassör om betalning av kurser i förväg i förekommande fall. Ta emot, arkivera och fördela kursintyg Söka bidrag till ledarutvecklingskurser från HSS Göra en utbildningsplan för varje ledare/funktionär, vilka utbildningar är lämpliga för MSC, JSC, PSC, SSC osv. Sprida kurskatalogen(finns både som PDF och tryckt format) Deltaga på distriktets utbildningsträff, c:a 1 gång per år. Ansvara för utbildning på kåren te.x. GPK för nya ledare, alternativt utbildningspass på planeringshelg (studiecirkel?) Har ingen egen kassa. Ber kassör betala i förväg när så behövs, som regel anmälningsavgifter. Ledarkurser har kåren stått för hittills. Gratis för deltagarna alltså. Intressekurser kan subventioneras av kåren helt eller delvis. Avgörs från fall till fall. Lättare att få deltagare till kurser om man kan intressera 2 eller fler till respektive kurstillfälle. Sidan 11 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Kårhajksansvarig Utses på ett KS möte under höstterminen. Uppdaterad senast: 2008-07-13 Jobba för att den traditionella kårhajken genomförs samt informera medlemmarna. Sammankalla till planeringsmöten och sätta ihop en arbetsgrupp. Sammankalla till planeringsmöten. Sätta ihop en arbetsgrupp. Ta fram förslag på lämpliga hajkplatser. Ta fram lämpliga paddlingsvatten/leder. Ta fram lämpligt program. Meddela de olika avdelningarna om hajken. Ta fram en hajkinbjudan. Kårhajken ska vara självbärande, om möjligt. Bidrag söks från KS i förväg om te.x. material som vi kan använda flera gånger ska införskaffas. Sätt ihop arbetsgruppen tidigt, helst i december Gå ut tidigt med info till scouterna och föräldrarna. Försök ha ett planeringsmöte var 5-6 vecka. Dela upp arbetet redan på det första mötet. En eller flera transport-, mat-, förläggning-, program-, ekonomi- och lägerbålsansvarig(a). Ut och rekognosera på de ställena ni har tänkt er tidigt. Ta kontakt med markägare. Lämpliga helger: Kristi flygare helgen ons-sön i maj och helg där fredag eller måndag är röd dag (Sveriges Nationaldag 6/6) Bjud in flera kårer. Har haft kårhajk tillsammans med Flemingsbergs Sjö Scoutkår ett antal gånger. Sidan 12 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Ledarvårdsansvarig men posten används inte för närvarande, 2008-01- 01 Uppdaterad senast: 2008-08-08 Att stimulera och uppmuntra kårens avdelningsledare/assistenter och övriga funktionärer som tex. KO, BCH (Busschaufför), HT (Hustomte). Att minst en gång om året ordna en aktivitet för ovan nämnda, gärna flera gånger. Det behöver inte vara stora och dyra evenemang, huvudsaken är att alla träffas och har trevligt tillsammans. Ett större evenemang kan man räkna med kostnad på c:a 150-200 per person. Om kostnaden är större ta upp på KS för beslut innan (man behöver ju inte säga vad som skall ske ändå). Be kassören om en handkassa vilken redovisas tillbaka med kvitton efteråt. Vid större evenemang var ute i god tid med inbjudan. Exempel på ledarvårdsaktiviteter kan vara: Middag, Flottbygge med färd, egen hajk med diverse lustiga aktiviteter, islandshästar osv. Sidan 13 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Lokalfogde Uppdaterad senast: 2008-10-06 Att förbereda och underlätta användning av scoutlokalen Inköp av förbrukningsmaterial som tex. toalettpapper, skurmedel, städmaterial osv. Göra upp storstädningsschema för kommande år/termin innan planeringshelgen. Tex. varje avdelning ansvarar för städning en gång i månaden. Kalla till storstädning om behov finns Handkassa finns att tillgå som redovisas till kassören innan varje bokslut. Sidan 14 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Lägeransvarig men posten används inte för närvarande, 2008-01- 01 Uppdaterad senast: 2008-08-08 Den lägeransvarige har som uppgift att arbeta för att kåren årligen åker på sommarläger. Antingen så deltar man på ett läger som någon annan arrangerar (exempelvis: distrikt, krets eller förbund) eller så arbetar man med eget kårläger. Åka på läger där någon annan är arrangör Arrangören ordnar förläggning, matfrågan, programmen. På dessa läger är följande saker man bör tänka på: Anmälan brukar ske i två steg: Preliminärt (feb-mars) och Definitivt (majjuni). Se till att betalning från scouter till kår och från kår till arrangör fungerar i samförstånd med kassören. Skicka ut inbjudan angående lägret redan i november-december så scouterna med föräldrarna hinner fundera och diskutera. För att locka scouterna så kan man ha någon kul aktivitet som har med läger att göra. Eller bara visa en film från ett gammalt läger. Ha alltid något föräldramöte då det alltid finns scouter som åker iväg första gången. Till Arrangören brukar man även innan lägret boka vilket program man vill ha, fråga gärna scouterna vad dom själva vill göra. Resan till/från lägret är det lite olika med. Är det långt så brukar lägret ordna detta, annars måste kåren samordna en egen resa. Tänk på att räkna med den tillkommande kostnaden för resor! Info från arrangören brukar komma i form av ett antal Kårinformationsbrev och Lägerbrev. Info i Lägerbreven skall oftast även alla deltagare ha efter att man kompletterat med kårens info. Samla in och ta med Hälsokort Handkassa är lämpligt att ha med för diverse ej planerade inköp. Att arrangera eget Kårläger Detta innebär oftast mycket jobb. Lämpligt är att helst börja något år innan lägret. Mycket hjälp kan man få i boken "Lägerboken" där det beskrivs hur man gör ett eget läger med allt man skall tänka på. Sidan 15 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Se till att många ledare hjälper till. Ha tydliga ansvarsområden - bilda en egen "Lägerkommitte (LÄKO)". Lär er av utvärderingar från tidigare kårläger (ex. Sjöslag 87, Åland 97). Kolla under Kårhajksansvarig i denna Kårbok för att få lite tips. Sist men inte minst: Samordna alltid så att loggbok skrivs, det är alltid roligt efteråt. Sidan 16 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Matrialförvaltare Uppdaterad senast: 2008-10-06 Som materialförvaltare ansvarar du för kårens material av alla dess typer. Exempelvis Tält, Kartor, Kanoter, Vedförråd, Lyktor och Livlinor. Inköp av förbrukningsartiklar såsom T-Gul, T-Röd, Sisal Aktivt vara med och se till att material vårdas och att material användes på rätt sätt. Ansvara för bokning/utlåning av kårens utrustning till egna medlemmar eller externa (ex. annan scoutkår hyr). Aktivt komma med förslag, förbättringar avseende eventuella nyinköp, reparationer osv. Ansvara att kårens material är ordentligt uppmärkt Komplettera/Uppdatera förrådslistan Gärna vara behjälplig om avdelningarna vill göra egna inköp. För inköp av förbrukningsartiklar har materialförvaltaren rätt att erhålla en handkassa om 1000:- för diverse utgifter. Dessa skall redovisas med kvitton till kårkassören senast bokslutsdagen varje år (sista juni). För de större inköpen (ex. ett nytt tält) så krävs alltid KS-Beslut innan inköp göres. Läder köps lämpligen i Gamla Stan (Lilla Nygatan) där scouter har 20% rabatt. Rep är oftast billigast hos "Pille Repmakaren" Kartor köps lämpligen hos Lantmäteriet, Karbutiken Vasagatan 99. Sidan 17 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Medlemsregistrerare Uppdaterad senast: 2008-11-12 Registrera och uppdatera alla medlemmar i scouternas medlemsregister Melker. Registrera nya medlemmar i Melker Uppdatera befintliga medlemmar. Skapa och ta ut (PDF & Skrivare) listor på medlemmar per avdelning, kår, ålder, tillhörighet mm. Rapportera till styrelsen på KS hur det ligger till. Melker finns på http://www.ssf.scout.se/service/medlemsregister och http://ssf.clubonweb.com och du får dina behörigheter av den gamla medlemsregistreraren och Patrik Broms (patrik.broms@ssf.scout.se). Den behörighet som Patrik Broms måste ge är 4. Administrera behörigheter Sidan 18 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Postmottagare Tillika Sekreterare Uppdaterad senast: 2008-06-12 Ta emot post från Svenska Scoutförbundet, Svenska Scoutrådet, Södertörns Scoutdistrikt, Huddingescouternas Samarbetsorgan, Huddinge kommun samt andra organisationer och företag. Denna info ska spridas vidare till berörda så snabbt som möjligt, och i förekommande fall tas upp på KS. Ta emot post. Sortera och fördela/informera så snart som möjligt. Ta upp lämplig info på KS. Använd e-post för att snabbt få ut info i rubrikform. Be även avsändare att skicka info som e-post om de har möjlighet. Detta gör det möjligt att snabbt och enkelt vidarebefordra. Anmäl dig till dom olika mailinglistorna som finns på bla Svenska Scoutförbundet, Svenska Scoutrådet. Sidan 19 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Rekryteringsansvarig Uppdaterad senast: 2008-07-13 Att rekrytera/informera om scouting till barn och vuxna. Rekrytera i skolor minst en gång om året. Ordna en prova-på-kväll för skolbarna och föräldrainformation. Bestämma datum med ledare för rekrytering i skolor och en prova på kväll kombinerat med föräldrainformation. Beställa rekryteringsmaterial från Scoutvaror, tex. broschyrer, affischer, klistermärken. Ringa skolor ang. uppgift om antal klasser/elever och boka datum för besök i klassrum i samråd med rektor/lärare. Gärna se till att info att aktuell info om scouting/kåren finns på allmänna platser såsom tex. Biblioteket, Ungdomens hus. Se långsiktigt rekryteringsbehov, var vill vi vara om 2 år? Skapa intresse bland ledare att engagera sig i rekrytering, minst 5 personer i arbetsgrupp vid olika rekryteringsaktiviteter Ha lätt att prata med icke scouter om scoutings fördelar, sälja scoutings idé! Rekryteringsbudget läggs in på kårstämman, annat material ta upp på KS möte. Ring skolorna samma vecka som de börjar terminen, eller innan sommarlovet! Ett besök i klassrummet ger mer än en lapp i lärarnas fack! Se förbunds/råds hemsidan där finns massor med tips, och visst rekryteringsmaterial finns också att låna på kansliet i Sthlm. Sidan 20 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Revisor Uppdaterad senast: 2008-10-05 Gå igenom kårens bokföring och bistå med rekommendationer hur ekonomin kan förbättras, larma om ev. oegentligheter samt vid årsbokslut lämna förslag till kårstämman angående ansvarsfrihet eller ej för avgående styrelse. Åtminstone vid årsbokslut gå igenom den av kassören tillhandahållna bokföringen som ska bestå av Huvudbok, Verifikationslista och Verifikat, Saldolista, Balans- och Resultatrapport Vara kassören behjälplig i de fall det efterfrågas. Helst också löpande under året göra revision och föreslå förbättringar. Skriva och underteckna Revisionsberättelse. Revisor suppleant Samma uppgifter som ovan om ordinarie revisor inte kan genomföra uppgifter. Ordinarie revisorn bör i god tid innan meddela det i så fall. Sidan 21 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Sekreterare Tillika Postmottagare Uppdaterad senast: 2008-08-15 Skriva kallelse och protokoll inför och vid Kårstämman och kårstyrelsemöten. Skriva ett förslag till verksamhetsredogörelse att godkännas av styrelse och Kårstämman. Tillsammans med ordförande: Föreslå lokal och agenda för kårstyrelsemöten (KS). Föreslå KS dagar, ca 8 per år med 6 veckors intervall. Skicka ut kallelse till KS. Föreslå lokal och agenda för kårstämman (KST). Föreslå KST dag, oftast i slutet av september. Skicka ut kallelse för KST till alla medlemmarna minst 14 dagar innan mötet. Rapportera/Skicka in verksamhetsredogörelse, senaste kårstämmoprotokollet, ekonomisk redovisning och antal medlemmar i kåren till kommunen före 1:a juni varje år och efter kårstämman. Kommunen skickar ut en påminnelse i april/maj. Skicka in stämmoprotokoll, verksamhetsberättelse och andra begärda dokument till distriktet. Skicka protokoll (KS och KST) till medlemmarna (med e-port) Ta fram förslag på verksamhetsplan för kommande år. Uppdatera i samband med KST Har hittills lagt ut pengar för inköp av frimärken och kuvert som redovisas till kassören med jämna mellan rum. Handkassa kan säkert erhållas. Skicka kallelse och protokoll via Internet så långt det är möjligt. Snabbare än brev! Skickas per post så kör B-post Föreningsbrev. Sidan 22 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Styrelseledamot Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: 2008-07-13 Ansvara för kårens operativa verksamhet och för kårens organisation. Planera kårens inre verksamhet och utveckling (visioner och mål) Aktivt deltagande i kårens arbete Deltaga på KS möten och vara beredd att ta ansvar för beslutspunkter och se till att de genomförs och följs upp. Lyssna runt bland övriga funktionärer/ledare över vad man vill ha hjälp/stöttning med. Vara beredd att hoppa in där så hjälp behövs. Styrelsen: Styrelsens uppgift är att ansvara för föreningens verksamhet och ledare samt att leda och utveckla arbetet så att kåren allt mer blir en mötesplats för barn och ungdomar i Vårby Gård. Styrelsen väljs på kårstämman och kan bestå av fem eller fler ledamöter. Styrelsen ansvarar för hela kårens verksamhet och kårens långsiktiga mål. Styrelsen svarar även för kårens upplysnings- och kontaktverksamhet med hem, skola, kommun, kyrka och press. Sidan 23 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Tävlingsansvarig Uppdaterad senast: 2008-07-13 Som tävlingsansvarig ser du till att kåren, avdelningen och/eller patrullen blir informerad och/eller anmäld till tävlingar som är aktuella. Informera kåren om tävlingar och dess resultat Gå på möten rörande tävlingar som t.ex. Sundbydagen & Distriktetsdag. Sundbydagen (varje år i oktober), ansvara för 1 kontroll Distriktets dag, vi får ansvara för 1 kontroll, c:a vart 5:e år Göra, ge ut och samla in lappar om tävlingar. Anmäla patruller till tävlingar Betala start avgiften för tävlingar. Genomföra Kårmästerskap (KM) i Livlina en gång per år, se till att priser delas ut samt göra nya skyltar till KM i Livlina tavlan. Tävlingar även för senior/roverscout, scoutfemkamp, kruthorn Tävlingsavgifter står kåren normalt för, observera alla på tävlingar måste vara medlemmar. Deltagare som anmält sig men ej deltar utan giltig orsak bör betala hela sin avgift i efterskott då kåren ej vill subventionera ej använd avgift. Sidan 24 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Valberedning 3 stycken varav 1 styrelserepresentant Uppdaterad senast: 2003-06-12 Att inför kårstämman arbeta fram ett förslag till ny styrelse med funktionärer samt att föreslå dessa på kårstämman. Förslag till arbetsgång (hämtad från Kårhandbok 98) 1. Börja arbetet i valberedningen direkt efter den kårstämma, där valberedningen valts och lägg upp en plan för arbetet. 2. Kolla, vilka befattningar, som ska upp till val på nästa kårstämma 3. Kolla med de nuvarande befattningshavarna om de kan tänka sig omval eller om de vill avgå. Betona att detta inte innebär att de nuvarande befattningshavarna föreslås "automatiskt". 4. Prata med kårstyrelsens ledamöter och andra som "kan" kåren om vilken kompetens och vilka personliga egenskaper som kårstyrelsen behöver kompletteras med. Lyssna också med dessa personer om tänkbara namn. 5. Fundera tillsammans över namn för de poster där det saknas förslag. Gör en kompetensmässig och "personkemisk" bedömning av alla föreslagna. Diskutera i vilken ordning olika personer ska tillfrågas. Fördela dessa samtal mellan ledamöterna i valberedningen. 6. Håll telefonkontakt(man behöver inte ha möten om allt!) och informera varandra om hur arbetet fortskrider. 7. Sammanställ ett förslag och testa detta försiktigt på "centralfigurer" i kåren. Detta är en känslig fråga eftersom sådana förfrågningar ibland kan uppfattas som intrång på demokratin - det är ju kårstämman som väljer - men det är också viktigt att kårstyrelsens sammansättning med funktionärer blir sådan att människorna där fungerar väl tillsammans. Gör som ni känner är bäst. Sidan 25 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Valborgsansvarig Utses på ett KS möte Uppdaterad senast: 2008-10-05 Samordna kårens uppgifter inför Valborgsfirande och i förekommande fall vara sammankallande för hela Valborgsfirandet. Nedanstående är skrivet under förutsättning att vi håller i tåtarna! Sammankalla övriga föreningar till första planeringsmöte i januari/början på februari. Punkter som ska göras/fördelas: o Ta kontakt med Berglunds Tivoli el liknande för samarrangemang. Lottstånd och karuseller. o Bemanning av lottstånd etc. o Begär Polistillstånd för allmän samling samt Fyrverkeri o Kontakta kommunen angående sponsring av Fyrverkeri o Kontakta Peter Ahlm, Vårby Bowling, för anskaffande av Fyrverkeri, o Kontakta Gatukontoret angående brasmaterial och släckningsmaterial. o Kontakta Huge angående skyltar om Valborgsfirande o Kontakta S:t Mikaels församling angående facklor och affischer. o Fackeltåg o Affischuppsättning o Hantering av gemensamma kontanter o Räkning av kontanter o Fördelning av vinst. o Ansvarig för avskjutning av fyrverkeri o Avspärrning av fyrverkeriområde o Städning o Släckning, brandvakt o Växelkassor Samordna kårens egna aktiviteter: o Korvförsäljning, läsk, kaffe, sockervadd o Bemanning, inkl lottstånd o Boka nattvakt i båtklubben (30/4. Görs kring 20 jan) o Växelkassa till egen försäljning Notera inköp till detta evenemang och vad som blir osålt så att kostnader och intäkter kan beräknas korrekt. Sidan 26 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Utvärdera efter avslutad aktivitet och samla erfarenheter till kommande år. El brukar ofta vara ett problem, speciellt sockervaddsmaskin. Försök att få den att gå på egen säkring! Sidan 27 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
ViceKårordförande Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: 2008-07-11 Vara behjälplig och stötta kårordföranden (KO) i dennes arbetsuppgifter. Vara väl insatt i kårordförandens arbetsuppgifter och avlasta denna vid behov. Gå på möten som inte KO hinner med. Ha ett genuint samarbete med KO Sidan 28 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12
Vårbydagsansvarig Utses på ett KS möte Uppdaterad senast: 2008-06-30 Att inför denna dag vara sammankallande i den egna kåren och hålla i kontakten med övriga deltagande föreningar. Gå på förberedande möten med övriga deltagande föreningar. Meddela sammankallande för Vårby Dagen våra önskemål för plats, tillgång till el och eventuella aktiviteter. Sammankalla kåren för planerings möten angående denna dag. Att beslut tas tillsammans om vad vi t ex ska sälja och vilka aktiviteter vi ska ha. Planera och gör inköp för eventuell försäljning. Uppföljning av dagen efteråt.. Sammankalla kåren i god tid när datum är fastställt för Vårby Dagen. Gå tidigt ut med förfrågan till medlemmarna om hur många som kan hjälpa till och begär in ett svar. Blicka tillbaka på utvärderingen från året innan och se vad som kan förbättras. Färdig check lista för planering och inköp för Vårby dagen finns som kan användas. Sidan 29 av 29 Uppdaterad: 2008-11-12