BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionstyrelsen Långsiktig kommunikationslösning inriktningsbeslut för investering i Tele-, Data- och Korskoppling-rum (TDK) inklusive utrustning Bakgrund Inriktning Utvecklingen inom IT-området är intensiv och kraven på utveckling av funktioner och tjänster ökar. Effektiviseringar i vården kräver förändrade arbetssätt och våra medborgare önskar mer insyn och delaktighet i vårdprocessen. Investering i Tele, Data och Korskopplingsrum (TDK-rum) är en del i en större helhet och en förutsättning för att införa framtida mobila och fasta nätverksbaseradetjänster så som mobil inomhustäckning, tyst vårdmiljö, IPtelefoni, positionering (via nätverket kunna se var personal och utrustningar finns).region Östergötlands befintliga lösning för kommunikation (nätverk) skapades år 2006. Utvecklingen inom IT och digitaliseringen går fort och ställer krav på omställning inför framtiden. En modern design och arkitektur för Region Östergötlands IT-infrastruktur behöver utarbetas baserat på de krav och behov som på senare tid har tydliggjorts. Om- och nybyggnad av TDK-rum är ett steg mot framtidens möjlighet till förändrade arbetssätt i vården samt en förutsättning för att kunna bibehålla nuvarande funktion i nätverket. Utrustning i ny teknik ställer ökade krav på fastighetsförutsättningar så som nya lokaler, kyla, el, avbrottsfri kraft, ventilation mm. Ett omfattande fastighetsarbete krävs som en grundförutsättning för utveckling av tjänster till vården. För att säkerställa långsiktig flexibel och tillgänglig kommunikationslösning (inkl telefoni) på sjukhusen samt yttre siter (vårdcentraler, tandvårdscentraler och verksamheter utanför sjukhusområdena) krävs ett byte från befintlig teknisk lösning för telefoni till så kallad IP-telefoni. Den gamla tekniken upphör att fungera och utvecklas inte längre och vi behöver skapa förutsättningar för att införa den framtida tekniken. Utbytet rent tekniskt startade redan runt 2009-2010 genom ett införande av IP-telefoni (nummerbytet) på samtliga yttre vårdområden (vårdcentraler, tandkliniker mm). Införandet startade inom verksamheter utanför våra sjukhus som inte bedrev akutsjukvård dygnet runt. I samband med ombyggnationerna startar införandet av IP-telefoni även på sjukhusen. Vårdens behov av ökad mobilitet och förändrade arbetssätt driver också kravet på ökad trådlös kommunikation (nätverkstäckning) som ställer krav på ny infrastruktur. Befintliga TDK-rum klarar inte de framtida kraven ur ett
BESLUTSUNDERLAG 2/3 infrastrukturperspektiv. Kraven ökar på kyla, avbrottsfrikraft, ventilation mm. Samtidigt är befintlig infrastruktur gammal och kräver utbyte för att möjliggöra nya behov och undvika IT-driftsstörningar i verksamheten. Inriktningen för Region Östergötland är att skapa förutsättningar för en långsiktig kommunikationslösning genom att bygga ut infrastrukturen i TDK-rummen. Utbyggnaden kommer att pågå vid Region Östergötlands verksamheter under ett flertal år. Investering i utrustning I investerings- och förvaltningsplaner 2016-2019 hos CMIT finns investeringsmedel upptagna för att bygga ut infrastrukturen i TDK-utrymmen i syfte att möta verksamhetens krav på ökat mobilt arbetssätt och möjliggöra införandet av IP-telefoni. Den totala investeringen i utrustning kopplad till kravställningen på byggnation av TDK-rum uppgår till totalt 80 miljoner. Av dessa avser 29 miljoner så kallade yttre siter. Investeringarna beslutas i samband med beslut om produktionsenheternas investeringplaner. Fördröjning av om- och nybyggnad kan innebära merkostnader. Om tidplan för inte kan hållas finns risk för dubbla kostnader då den nya utrustningen inte kan installeras i de gamla, ej ombyggda TDK-rummen. Driftkostnad för den nya utrustningen beräknas till 16 miljoner kronor när all utrustning är på plats. Regionstyrelsens ram föreslås utökas med motsvarande nivå. Investering i lokaler Samtidigt krävs investering i lokaler för att få fungerande TDK-rum (nya lokalutrymmen, kyla, avbrottsfrikraft, ventilation och ombyggnad av befintliga rum). Samtliga sjukhus samt yttre siter omfattas i detta arbete. FM centrum har i nuläget endast förprojekterat sjukhusen. Investering i de yttre siterna får fattas i ett separat beslut. Totalt behöver cirka 70 TDK-rum byggas eller byggas om. Investeringen beräknas till totalt 113 miljoner kronor. Sedan tidigare har investeringar i nya TDK-rum genomförts till del på Universitetssjukhuset och Vrinnevisjukhuset. Driftkostnaden för hela investeringen beräknas till 12 miljoner kronor år 2019 och läggs som en behovshyra för hela sjukhusen. Vid ny- och ombyggnation av TDK-rum kan del av befintlig verksamhet behöva flytta och/eller byggnadsanpassningar behöva genomföras. Dessa hanteras i enlighet med befintliga styrprinciper, som tvingande flytt, och finansieras av finansförvaltningen. Rummen byggs i etapper och hela utbyggnaden beräknas vara under 2019.
BESLUTSUNDERLAG 3/3 Regionstyrelsen föreslås BESLUTA a t t ställa sig bakom inriktningen för en långsiktig kommunikationslösning, a t t ge uppdrag till FM-centrum att genomföra investering i TDK-rum på sjukhusen inom en total kostnadsram på 113 miljoner kronor, a t t investeringen finansieras genom en höjning av behovshyran som fördelas på samtliga hyresgäster, a t t från och med 2018 utöka ramen till regionstyrelsens med totalt 16 miljoner kronor för ökade driftkostnader inom centrum för medicinsk teknik och IT samt a t t utökningen inarbetas i treårsbudget 2018-2020. Mats Uddin Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: FM centrum CMIT
Behovsbeskrivning 1/2 Centrum för medicinsk teknik och IT 2016-08-12 Åsa Kaliff Byggnation TDK-rum ur ett IT-perspektiv Syfte: Säkerställa långsiktig flexibel och tillgänglig kommunikationslösning (inkl. telefoni) på sjukhusen då befintlig teknik är gammal och under avveckling. Bakgrund: I grunden krävs ett byte från befintlig teknisk lösning för telefoni till s k IP-telefoni. Den gamla tekniken upphör att fungera och utvecklas inte längre och vi behöver skapa förutsättningar för att införa den framtida tekniken även på sjukhusen. Utbytet rent tekniskt startade redan runt 2009-2010 genom ett införande projekt av IP-telefoni (nummerbytet) på samtliga yttre vårdområden (vårdcentraler, tandkliniker mm). Införandet startade inom verksamheter utanför våra sjukhus som inte bedrev akutsjukvård dygnet runt. I samband med ombyggnationerna startar införandet av IPtelefoni även på sjukhusen. Vårdens behov av ökad mobilitet och förändrade arbetssätt driver också kravet på ökad trådlös kommunikation (nätverkstäckning) som ställer krav på ny infrastruktur. Befintliga TDK-rum klarar inte de framtida kraven ur ett infrastrukturperspektiv. Kraven ökar på kyla, avbrottsfrikraft, ventilation mm. Samtidigt är befintlig infrastruktur gammal och kräver utbyte för att möjliggöra nya behov och undvika IT-driftsstörningar i verksamheten. Denna förändring är en del i en större helhet. Vår befintliga nätverksdesign och Datacenterlösning skapades ca 2006. Stora utvecklingar har gjorts inom IT och digitaliseringen ställer krav på omställning inför framtiden. En modern design och arkitektur för Region Östergötlands ITinfrastruktur behöver utarbetas baserat på de krav och behov som på senare tid har tydliggjorts. Detta är ett steg mot framtidens möjlighet till förändrade arbetssätt i vården. Mobil inomhustäckning är ytterligare ett stort projekt som är beroende av att nya/ombyggda TDK-rum finns på sjukhusen. I de fastigheter som inte omfattas om/nybyggnationsprojekten finns det idag inte möjlighet att bygga ut mobil inomhustäckning. Förutsättningar: Inom investerings- och förvaltningsplaner hos CMIT finns investeringsmedel upptagna (ej godkända) för 2016-2018 (och framåt) för att bygga ut infrastrukturen i våra TDK-utrymmen för att möta verksamhetens krav på ökad mobilt arbetssätt och möjliggöra införandet av IP-telefoni. För att vi ska kunna genomföra utbyggnaden i TDK-rummen krävs motsvarande insats ur ett fastighetsperspektiv (nya lokaler, kyla, avbrottsfrikraft, ventilation och ombyggnader). Samtliga sjukhus (US, ViN, LiM) omfattas i detta arbete samt yttre siter (vårdcentraler, tandvårdscentraler och verksamheter utanför sjukhusområdena). Utbyggnaden krävs för att nya mobila arbetssätt och framtida telefoni ska kunna fungera. Telefonin är en oerhört viktig funktion inom akutvården och störningar i tillgängligheten påverkar vården stort, vilket är en viktig del i den framtida kvalitetssäkring som krävs i TDK-utrymmena. Kombinationen av att befintlig utrustning har nått slutet av sin livslängd och kraven på ny och utvecklad funktionalitet är drivande för bytet.
Behovsbeskrivning 2/2 Centrum för medicinsk teknik och IT 2016-08-12 Åsa Kaliff I stor har endast utrustning till nybyggnation på US installerats fram till nu. Utbytet av utrustning är beroende av byggnationen av TDK-rummen. Konsekvenser: Genomför vi inte dessa aktiviteter tillsammans inom CMIT och FM-centrum löper vi stor risk att inte infrastrukturen håller i framtiden och att vi får stora och många störningar i verksamheten på sikt. Störningar kan innebära att befintlig utrustning går sönder och all nätverkskommunikation kopplad till denna utrustning blir avbruten IT fungerar inte i det huset/våningsplanet. Utbyte/refresh av befintlig utrustning är mer eller mindre tvingande innan 2019. Möjligheter till att bygga ut mobil inomhustäckning inom våra sjukhus (befintliga lokaler) är beroende av byggnation av TDK-rummen. Det finns en stor patientsäkerhetsrisk när mobiltelefontäckningen är låg, varför beslut om byggnation av ett mobilt inomhusnät sedan tidigare har fattats. Beroenden till pågående projekt som detta och till kommande projekt är stor. Investeringar inom CMIT: Den totala investeringen i utrustning kopplad till kravställningen på byggnation av TDK-rum inom CMIT uppgår till 80 MSEK fördelat över 2016-2019 enligt plan. Fördelat på sjukhusen och yttre siter: US 33,5 MSEK ViN 15 MSEK LiM 6,5 MSEK Yttre siter 25 MSEK Årlig driftskostnad 8 MSEK. Driftskostnad (underhållsavtal) för dessa investeringar har genom avtal 2016-2019 förhandlats till 8 MSEK/år, vilken innefattar obegränsad ökning av antal utrustningar under avtalsperioden. Detta är samma nivå som föregående år innan utökningarna tagit fart. Detta innebär att kostnadsökning för underhållskostnader skjuts framåt tills omförhandling/upphandling i mitten av 2019. Här kommer en kostnadsökning att uppstå baserat på en ca 35% ökning av utrustning. Driftskostnaden så länge den håller 8 MSEK ligger inom ram för befintlig finansiering. Finansiering: Kostnaderna finns upptagna i prisärende/budget men ryms inte till fullo inom befintliga ramar. Investeringsplanen för 2016-2019 omfattar dessa investeringar.