Revisionsrapport Underhåll av fastigheter Mjölby kommun Lennart Elfving April 2012
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål 3 2.3 Revisionsmetod 4 3 Resultat av granskningen 4 3.1 Fastighetsstrategier till grund för åtgärder i fastigheter 4 3.2 Rutiner för underhållsplanering 5 3.3 Ekonomisk planering (underhåll) 7 3.4 Fastighetsförvaltningens kostnadsbild 10 3.5 Investering kontra underhåll 11 3.6 Synpunkter på underhåll och fastighetsförvaltningen från lokalnyttjarna 11 PwC
1 Sammanfattning och revisionell bedömning Den fråga som granskningen ska belysa är följande: Säkerställer kommunstyrelsen att förvaltningen av kommunens verksamhetsfastigheter organiseras och genomförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Granskningen visar följande: - Det saknas dokumenterade riktlinjer i form av en fastighetsstrategi och lokalförsörjningsplan till underlag för såväl anskaffning och avveckling av lokaler som strategiska överväganden inför större underhållsåtgärder och investering i fastigheter och flerårsplanering av fastighetsunderhållet - En större andel av underhållsmedlen har under de senaste tre åren gått till felavhjälpande underhåll i stället för till planerat underhåll, vilket indikerar att underhållsåtgärder i stor utsträckning är händelsestyrt och inte i enlighet med en väl övertänkt årscykel. Detta tillsammans med den kritik som riktats mot Tekniska kontoret från de större lokalnyttjande förvaltningarna leder till slutsatsen att organisationen för fastighetsförvaltning inte fungerar optimalt. - I budget 2012 för fastighetsförvaltningen upptar felavhjälpande underhåll en större andel av de sammantagna underhållskostnaderna (felavhjälpande och planerat underhåll). Budgeterade kostnader för felavhjälpande underhåll överstiger väsentligt riktvärden för kommunal fastighetsförvaltning medan budget för planerat underhåll understiger motsvarande riktvärden. Genomsnittet av de årliga sammantagna underhållskostnaderna under de senaste fem åren inkluderande budget för 2012, överensstämmer i stort med den nivå som enligt vår erfarenhet är vanligt förekommande i kommuner. Däremot har kostnaderna för felavhjälpande underhåll under samma period accelererat från en nivå motsvarande branschens riktvärden till den nu budgeterade höga nivån. Tekniska kontoret uppger att det finns ackumulerat eftersatt underhåll, vilket vi tolkar som ytterligare en förklaring förutom brister i organisationen, till att underhållet i stor utsträckning är händelsestyrt. Med hänvisning till eftersatt underhåll anger Tekniska kontoret att budgeterade medel för planerat underhåll är för lågt och har angett nivån minst 90 kr/kvm som målsättning för 2011 att jämföra med utfall 54 kr/kvm. Vi konstaterar emellertid att eventuellt behov av särskilda medel för eftersatt underhåll eller nivåhöjning av underhållsbudgeten inte beaktats inför den sänkning av internhyran som genomfördes vid ingången av 2012. Vår slutsats mot bakgrund av Tekniska kontorets uppgift om eftersatt underhåll är att vi ifrågasätter om den PwC 1 av 11
ekonomiska planeringen av fastighetsförvaltningens kostnader och intäkter bygger på en realistisk bedömning. - Begreppen investering respektive underhåll bör vara väl kända i organisationen genom dokumenterade centrala riktlinjer - Den uppfattning som lämnats från lokalnyttjare är att underhållsstatusen för kommunens fastigheter är hanterbar. Däremot riktas kritik mot Tekniska kontorets hantering av sitt förvaltaruppdrag avseende bl. a. brister i kommunikationen med lokalnyttjare och att åtgärder inte blir utförda. Sammanfattningsvis är vår revisionella bedömning att förvaltningen av kommunens verksamhetsfastigheter inte är ändamålsenligt organiserat och att underhållsplanering inte utförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi rekommenderar att - Kommunstyrelsen tar fram en ägarstrategi för fastigheter och en lokalförsörjningsplan som kan ligga till grund för strategiska överväganden rörande anskaffning och avveckling av lokaler men också flerårig planering av större underhållsåtgärder och reinvesteringar - Organisationen för fastighetsförvaltning inom Tekniska kontoret bör ses över för att skapa tydligt operativt ansvar för fastigheternas förvaltning inkluderande ansvar för drift och underhåll och för att återskapa förtroendet för fastighetsförvaltningen hos verksamheterna/lokalnyttjarna. I översynen bör också ingå fördelningen av roller och ansvar mellan Tekniska kontoret och Serviceförvaltningen i syfte att skapa ett bättre och mer kostnadseffektivt samspel mellan parterna. - Tekniska kontoret bör redovisa en inventering av aktuell underhållsstatus för verksamhetsfastigheterna tillsammans med en analys av orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll. Analysen bör innehålla förslag till åtgärder, inkluderande eventuellt behov av ytterligare underhållsmedel, för att uppnå en fördelning mellan felavhjälpande och planerat underhåll som överensstämmer med förekommande för kommunal fastighetsförvaltning. - Kostnader för stöld/skadegörelse är anmärkningsvärt höga, vilket vi rekommenderar att särskilt utreda och att utforma en handlingsplan för att hantera orsaker. PwC 2 av 11
2 Inledning 2.1 Bakgrund I kommunens balansräkning utgörs en stor del av tillgångsmassans värde av fastigheter. Det är viktigt att kommunen har en ändamålsenlig organisation och rutiner för underhåll av dessa fastigheter både ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Tekniska kontoret uppger sig såväl för 2009 som 2010 inte uppfyllt målet att underhålla verksamhetsfastigheterna så att skick och värde bibehålls över tiden. Som en effekt av minskat ekonomiskt utrymme för planerat underhåll uppger man att kostnaderna ökat för felavhjälpande underhåll (reparationer). 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: - Säkerställer kommunstyrelsen att förvaltningen av kommunens verksamhetsfastigheter är organiserad och genomförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Kontrollmål/granskningsmål: - Finns en övertänkt fastighetsstrategi som ligger till grund för beslut om åtgärder i fastigheter (dvs. de fastigheter som omfattas av åtgärder och åtgärdernas inriktning och ekonomiska omfattning baseras på en analys av verksamhetens behov av ändamålsenliga lokaler för överskådlig framtid)? - Finns rutiner som säkerställer att förvaltningen har kunskap om aktuell underhållsstatus och att planering och genomförande av underhållsåtgärder sker i enlighet med en väl övertänkt årscykel? - Är den ekonomiska planeringen (budgeten) för fastighetsförvaltningen övertänkt och bygger den på en realistisk bedömning av förvaltningens kostnader och intäkter? - Avviker fastighetsförvaltningens kostnadsbild väsentligt från jämförbara kommunala fastighetsförvaltningar? - Hanteras gränsdragningen mellan investering och underhåll på ett korrekt sätt? - Har framtida effekter, som den nuvarande underhållsnivån kan ge upphov till, analyserats och bedömts på ett realistiskt sätt? PwC 3 av 11
2.3 Revisionsmetod Den granskningsmetoden som tillämpats har byggt på intervjuer med kommunalråd, fastighetschef på tekniska kontoret, förvaltningscheferna på förskole- och skolförvaltningen, omsorgs- och socialförvaltningen samt studier av underhållsplaner, rutiner och styrdokument för verksamheten. Kompletterande information har inhämtats från ekonomer vid Tekniska kontoret och Ekonomikontoret. Intervjuer har genomförts tillsammans med representant för revisorerna. Intervjuade handläggare har givits tillfälle att sakgranska ett utkast till rapport. 3 Resultat av granskningen 3.1 Fastighetsstrategier till grund för åtgärder i fastigheter Enligt uppgift förvaltar Tekniska kontoret ca 184 000 kvm varm yta, varav 179 549 kvm internhyreslokaler. Till den sistnämnda kategorin inräknas lokaler för förskola, skola, omsorg, kultur och fritidslokaler samt administration. Resterande 4 539 kvm är till lika delar fördelat på reglerings- och saneringsfastigheter respektive industri- och affärslokaler. Lokalytan för internhyreslokaler utslagen på antal kommuninvånare ger nyckeltalet 6,9 kvm/invånare. Nyckeltal på 5-6 kvm är vanligt i kommuner, men det finns kommuner med nyckeltal understigande 5 kvm. Som jämförelse kan nämnas att Motala kommun har nyckeltalet 5,7 kvm beräknat på lokaler för kommunens primära verksamheter. Nyckeltal över 6 kvm avseende lokaler för kommunens primära verksamhet indikerar enligt vår erfarenhet att det finns en potential för att förbättra lokalutnyttjande, dvs. det finns överskott på lokalyta i förhållande till verksamheternas reella behov. Antal kvadratmeter förvaltad lokalyta är intressant i sammanhanget då begränsade medel för underhåll ska fördelas över fastighetsbeståndet. Ett som vi uppfattar centralt dokument för fastighetsförvaltningen är Riktlinjer för internhyressystemet 1. Dokumentet lägger ansvaret för avhjälpande och planerat underhåll på fastighetsförvaltningen avseende såväl invändigt som utvändigt underhåll. Skadegörelse bekostas av hyresgästen inom och på byggnader medan tekniska kontoret står för all yttre skadegörelse fram till fasad. För att återknyta till de inledningsvis beräknade nyckeltalen, är det vanligt i kommuner att man upprättar strategier som rör kommunens fastigheter och lokaler. Två exempel på strategier är - att kommunen enbart ska äga fastigheter som inrymmer kommunal verksamhet, såvida det inte finns särskilda skäl för annat. Strategin innebär att kommunen kontinuerligt omprövar fastighetsinnehavet och avvecklar när så anses befogat respektive ställer eget innehav mot att hyra från externa fastighetsägare. 1 Riktlinjer för internhyressystem, antagna av KS 2012-03-07, 65 PwC 4 av 11
- att kommunen upprättar en flerårig lokalförsörjningsplan som årligen omarbetas inför budgetprocessen Nämnda exempel på övergripande fastighetsstrategier ingår i beslutsunderlag inför planering av underhållsåtgärder och andra kostnadskrävande åtgärder i fastigheterna. Detta för att inte lägga kostnader i åtgärder som ur verksamhetens perspektiv är bortkastade om fastigheten kommer att avvecklas eller genomgå annan större förändring, t ex ombyggnad, inom överskådlig tid. Vi har inte tagit del av någon dokumenterad ägarstrategi eller lokalförsörjningsplan för Mjölby. Enligt kommunalrådet lämnades ett uppdrag till Tekniska kontoret inför budgetprocessen 2011 att ta fram en strategisk lokalförsörjningsplan avseende framtida behov av utbildningsoch omsorgslokaler. Något resultat av uppdraget har ännu inte redovisats. Däremot har Skolförvaltningen tagit fram en egen lokalförsörjningsplan. En muntlig strategi från fastighetschefen innebär att prioritera åtgärder som rör klimatskyddet för fastigheter, dvs. tak och fasader. Fastighetsförvaltningen har redovisat dokumentet Arbetsplan 2011-2013 Planerat underhåll som på objektsnivå anger planerade åtgärder med uppskattad kostnad. Vidare en verksamhetsplan för 2012 med förteckning över åtgärder och ansvarig handläggare. Vår bedömning: Det saknas dokumenterade övergripande strategier till underlag för bl a planering av underhåll och andra kostnadskrävande större åtgärder i fastigheterna. Mot bakgrund av att kommunen har positiv befolkningsutveckling och nyckeltalen visar på jämförelsevis stor förvaltad lokalyta, finns det anledning att påskynda arbetet med en strategisk lokalförsörjningsplan och ägarstrategi. Någon uppdaterad version av arbetsplan 2011-2013 har inte redovisats i granskningen. 3.2 Rutiner för underhållsplanering Tekniska kontoret anger i Mål och budget 2012-14 följande målsättning för förvaltningen av internhyresfastigheter: -..förvaltas med tillgängliga medel på ett sätt att kvalité och värde bibehålls i ett långsiktigt perspektiv i enlighet med god ekonomisk hushållning - Energiförbrukningen ska minska med 5 % under planeringsperioden - Fastigheterna ska upplevas som en trygg och säker arbets- och boendemiljö - Tekniska kontoret ska vara aktivt och drivande i användning av lokaler för kommunens verksamheter - Tillgängligheten ska förbättras så att kraven på enkelt avhjälpta hinder uppfylls under planperioden PwC 5 av 11
Dokumentet innehåller vidare skrivningen Mjölby har ett ackumulerat underhållsbehov som tillsammans med ökade myndighetskrav avseende bl a arbetsmiljö är en stor utmaning under de kommande åren. Under den kommande treårsperioden måste en diskussion föras om hur kommunen ska kunna finansiera underhåll och reinvesteringar. I intervju med fastighetschefen presenterades en organisationskiss för fastighetsavdelningen, som återgavs i det utkast till rapport som lämnades för sakgranskning. Fastighetschefen anger emellertid efter sakgranskning att den tidigare organisationsskissen inte ger en rättvisande bild och lämnar därför följande skriftliga beskrivning av organisationen: Ena Fastighetsförvaltaren jobbar numer heltid åt hyresgästerna och driften av fastigheterna. En del mindre åtgärder såsom reparationer och underhåll sköter han också. Under de år 2009/2010 som snön orsakade vattenskador blev denna roll fullt upptagen med att sanera, reparera och hantera oroliga individer i och utanför organisationen, därav blev fastighetssyner inte fullt utförda i den utsträckning som borde gjorts. Den andra Fastighetsförvaltaren var vakant en kortare tid och blev nyligen tillsatt. I denna tjänst ingår även att vara VVS ansvarig. Uppskattningsvis 65 % förvaltare, 25 % VVS frågor i driften och 10 % investeringsprojekt. El och teleingenjören jobbar i huvudsak med säkerhet, liten del i projekt. Men även som en funktion i förvaltningen i frågor som inte förvaltarna själva klarar ut. Byggprojektledaren har i huvudsak investeringsprojekt på sitt bord. 2010 var inv. budgeten 75 miljoner varav endast 49 miljoner hanns med. Detta fördelat på 45 st. projekt, varav 19 lokalanpassningar. 2011 var budgeten 53 milj. men 38 milj. hans med. Fördelat på 56 projekt varav 22 lokalanpassningar. Den som jobbar med bostadsanpassning lägger ner ca 50 % av sin tid på det övrigt småprojekt. Utöver detta sker en stor del i att serva kommunen, såsom politiker och förvaltningar med kompetens där de själva saknar inom fastighetsfrågor. Fram till 2003 var det en som jobbade nästan heltid med planerat underhåll både strategiskt och operativt. Den personen fick andra uppgifter och underhållet lades över på en förvaltare som inte hade riktigt tid med det strategiska arbetet. Situationen finns kvar i dag. Den person som är tänkt att tillföras organisationen är en teknisk assistent som kan upprätthålla den strategiska planeringen på sikt samt övriga rutiner. Tekniska kontoret/fastighetsavdelningen köper skötsel- och hantverkstjänster internt från Serviceförvaltningen. Underhållsplanering beskrivs av fastighetschefen enligt följande: Ambitionen är att genomföra en fastighetssyn varje år med förvaltare och representanter från de verksamheter som nyttjar fastigheterna. Fastighetssyner har dock inte hunnits med under de senaste 1-2 åren. På grundval av resultatet av fastighetssyn och övrig information som finns om fastigheterna, görs en underhållsplan av fastighetschefen tillsammans med respektive förvaltare och projektledaren för planerat underhåll. Förvaltningsavdelningen har PwC 6 av 11
det IT-baserade underhållsprogrammet Xpand. En arbetsplan för 2011-2013 avseende planerat underhåll har redovisats med redovisade åtgärder på objektsnivå (fastighet) och med överslagsmässiga kostnader. Vår bedömning: Fastighetsavdelningen är bemanningsmässigt väl tillgodosedd och man kan uppvisa diverse dokument med fördelade arbetsuppgifter och ansvar. Trots detta får vi uppfattningen att underhållsplanering inte sker löpande och med den effektivitet som bör förväntas av organisationen. Av den beskrivning som lämnats av fastighetschefen över hur arbetet organiseras inom avdelningen får vi intrycket av att ansvar för underhåll är otydligt utlagt i organisationen. 3.3 Ekonomisk planering (underhåll) Sedan 1992 tillämpas intern prissättning (internhyra) för verksamhetslokaler i kommunen. Enligt den beskrivning som lämnats för internhyressystemet betraktades de initiala hyrorna 1992 som marknadsmässiga och innebar att fastighetsförvaltningen gav ett kalkylerat överskott, som benämns regleringspost. Överskottet, dvs regleringsposten, har alltsedan internhyressystemet infördes skickats in till den centrala ekonomifunktionen att fördelas ut på verksamheterna som ett ekonomiskt bidrag till lokalkostnader. Eftersom hyrorna räknats upp under åren som kompensation för kostnadsutveckling har regleringsposten årligen legat på 8-14 mkr. Förutom det ursprungliga syftet med marknadsmässig hyressättning har regleringsposten också haft som syfte att utjämna effekter av eventuella förändringar av internräntan. Konstruktionen med regleringspost innebär en rundgång av medel och internhyran motsvarar inte de verkliga lokalkostnaderna, vilket bl a dels innebär att felaktiga uppgifter lämnas till bl.a. SCB dels att privata verksamheter som har anledning att jämföra sina lokalkostnader med kommunens, t ex friskolor, kan dra fördel av kommunens höga internhyra. Internhyran ger heller inte korrekt information som underlag för kalkylering av investering i befintliga fastigheter, verksamhetsanpassningar, etc. F o m 2012 har internhyran sänkts, dock finns kvar en regleringspost som kalkylerats till 3 712 tkr. Motiveringen är att använda regleringsposten för utjämning av internränta och inflation. Utifrån den i föregående avsnitt refererade skrivningen i Mål och budget 2012-14, om behov av mer underhållsmedel, kan vi konstatera att hänsyn till detta ej tagits inför sänkningen av internhyran. Inom kommunal fastighetsförvaltning är kostnader för planerat underhåll av intresse i budgetprocessen och fördelningen av underhållsmedel mellan felavhjälpande och planerat underhåll är av särskilt intresse vid revisionella granskningar. Som alternativ till felavhjälpande underhåll används också benämningen akut underhåll. Begreppen felavhjälpande respektive planerat underhåll är definierade åtgärder i förvaltningslitteraturen och definitionsmässigt avgränsade gentemot investeringsåtgärder. PwC 7 av 11
Vid jämförelse av underhållskostnader mellan kommuner är såväl den sammantagna summan av felavhjälpande och planerat underhåll av intresse som fördelat på respektive underhållsbegrepp. Bristfällig underhållsplanering resulterar vanligen i att åtgärder genomförs som felavhjälpande underhåll även om åtgärden vid fungerande rutiner skulle funnits med i en underhållsplan och då genomförts som planerat underhåll. Det finns också ett ömsesidigt samband genom att för snålt tilltagen budget för planerat underhåll kan resultera i att det uppstår behov av akuta åtgärder, som belastar utfallet för felavhjälpande underhåll. I tabell nedan redovisas uppgivna kostnader för planerat respektive felavhjälpande underhåll och summa underhåll för perioden 2005 t o m budget 2012. Ett vanligt sätt att jämföra kostnader över åren och mellan fastighetsförvaltningar är med nyckeltalet kronor per kvadratmeter (kr/kvm). Från fastighetsavdelningen har lämnats uppgift om lokalytan 179 549 kvm för internhyreslokaler, som innefattar kommunens primära verksamheter, dvs. kärnverksamheten. Lokaler för primära verksamheter förutsätts underhållsmässigt bli prioriterade framför byggnader tillhörande reglerings- och saneringsfastigheter och kommersiella fastigheter. I tabellen beräknas därför nyckeltalet kr/kvm baserat på lokalytan för internhyreslokaler. I felavhjälpande underhåll ingår kostnader för stöld/skadegörelse i fastigheterna. Tkr 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 budget 2012 Planerat underhåll 12 958 12 551 13 343 16 178 4 700 6 460 9 762 11 800 Felavhjälpande underhåll 5 676 5 842 6 955 8 486 9 500 22 078 22 299 12 350 Summa 18 634 18 393 20 298 24 664 14 200 28 538 32 061 24 150 Kr/kvm 104 102 113 137 79 159 179 134 Av tabellen framgår att den absoluta kostnaden för felavhjälpande underhåll ökat dramatiskt under de senaste 4-5 åren från en för kommunal förvaltning jämförelsevis normal nivå 2005/2006 på ca 33 kr/kvm. Likaså har andelen felavhjälpande av sammantaget underhåll ökat från ca 30 % 2005/2006 till 70-77 % 2010/2011. I absoluta tal motsvarar detta 124 kr/kvm. Enligt fastighetsavdelningen orsakade mängden snö under vintern 2009/10 fuktskador i ett antal fastigheter för sammanlagt 8,4 mkr i återställningskostnader. Fastighetschefens kommentar är enligt följande: I Östergötland kom det anmärkningsvärt mycket snö under två vintrar, det talades om krishantering, förändrat klimat, 1-årsregn istället för 10-årsregn. Allt är byggt enligt en viss byggnorm som inte riktigt kommer att fungera i framtiden. 2011 och hittills 2012 har fukt kommit istället nerifrån, marken. Våra grannar Linköping och Norrköping har haft exakt samma problem och skador som Mjölby kommun. Det är en ekonomisk omöjlighet att bygga om allt för kommande klimatförändring. Det tänket finns då det byggs nytt, om eller till. Det som har utförts är besiktning av alla tak och reparationer samt några byten av ett femtiotal tak har skett. PwC 8 av 11
Tekniska kontoret skriver i budgetdokument för 2012: För måluppfyllelse mot god ekonomisk hushållning ska planerat underhåll uppgå till minst 90 kr/kvm 2011. Redovisat 2010 Prognos 2011 Budget 2012 Planerat underhåll 36 kr/kvm 47 kr/kvm 69 kr/kvm Vår bedömning: Tekniska kontorets uppgifter om underhållskostnader som de återges i tabellen visar på att kontoret sammantaget disponerat betydande medel för underhåll och särskilt de senaste tre åren inkluderande budget för 2012. Enligt företaget REPAB:s nyckeltalsverk är ett vanligt nyckeltal för felavhjälpande underhåll ca 35-40 kr/kvm. Om vi antar 40 kr/kvm som normaltal för felavhjälpande underhåll för 2010, 2011 och budget 2012, är resterande underhållsmedel teoretiskt att betraktas som planerat underhåll och uppgår då till 119 kr/kvm, 139 kr/kvm respektive budgeterat 94 kr/kvm. Dessa teoretiskt beräknade nyckeltal för planerat underhåll ska jämföras med Tekniska kontorets ovan refererade uppgifter ur budgetdokument för 2012 som anges till 69 kr/kvm. Uppgifterna styrker vår slutsats att flerårsplanering av underhåll inte fungerar ändamålsenligt, vilket resulterat i att åtgärder i alltför stor utsträckning är händelsestyrda och följaktligen genomförs som felavhjälpande. En ytterligare förklaring till de höga kostnaderna för felavhjälpande underhåll kan vara ackumulerat eftersatt underhåll. Enligt uppgift genomfördes omfattande underhåll av verksamhetsfastigheterna under senare delen av 1990-talet, vilket innebar att fastigheterna bedömdes vara i gott skick vid ingången av 2000-talet. Detta kan inneburit en för låg ambitionsnivån för planerat underhåll under mitten av 2000-talet och att ambitionen inte höjts allteftersom underhållsbehovet ökat med tiden. Vi efterlyser en analys av aktuellt underhållsbehov av fastigheterna och orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll. Av det material vi tagit del av framgår att kostnader för stöld/skadegörelse i fastigheter under perioden 2005-2010 som lägst uppgått till 1 181 tkr (2005) och som högst 2 129 tkr (2008). Vi saknar uppgift för 2011 men konstaterar att Tekniska kontoret budgeterat 1,650 mkr för 2012. Enligt vår bedömning är kostnaderna anmärkningsvärt höga i förhållande till förvaltat fastighetsbestånd och vi har inte tagit del av någon kommentar eller plan för åtgärder. Detta mot bakgrund av att kostnaderna uppgått till sammanlagt 9,4 mkr under perioden 2005-2010. PwC 9 av 11
Omfattningen av fuktskador orsakade av stora snömängder vintern 2009/10 är anmärkningsvärd. Vi har tagit del av en kortare redogörelse, men inte någon handlingsplan för vilka åtgärder som kommer att vidtas för att förebygga skador under kommande snörika vintrar. En hel del av skadorna tycks orsakade av brister i konstruktioner, vilket innebär att åtgärder kan betraktas som investering om åtgärderna inneburit förbättring av konstruktioner i syfte att förekomma nya skador. 3.4 Fastighetsförvaltningens kostnadsbild Vi har tagit del av sammanställning med kostnader fördelade per kostnadsslag och åren 2001-10 och budget 2012. Sammanställningen indikerar högre kostnader fastighetsskötsel relativt jämförbara fastighetsförvaltningar. På grund av möjliga orsaker som ligger utanför vår kännedom, är vår bedömning endast indikativ och grundas på erfarenhet från granskningar av ett antal fastighetsförvaltningar. Underhållskostnader har kommenterats i föregående avsnitt. Vår bedömning: Drifts- och administrationskostnader avviker inte väsentligt relativt jämförbara kommunala fastighetsförvaltningar, med reservation för att tillsyn/skötsel indikerar en något högre kostnadsnivå. Sammantaget budgeterade kostnader för avhjälpande och planerat underhåll för år 2012 är på en jämförelsevis vanligt förkommande nivå för kommunal fastighetsförvaltning enligt vår bedömning. Dock finns en spridd uppfattning i kommuner om att anslagna underhållsmedel till den nivån är för snålt tilltagna för att undvika kapitalförstöring. Däremot är den budgeterade fördelningen mellan felavhjälpande och planerat underhåll anmärkningsvärd genom att felavhjälpande överstiger planerat. Eftersom Tekniska kontoret inte kan visa upp en inventering och plan för åtgärdande av eftersatt underhåll eller en analys av orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll, kan vi inte dra någon slutsats om huruvida sammantaget budgeterade underhållsmedel är på en rimlig nivå. PwC 10 av 11
3.5 Investering kontra underhåll Dokumentet Riktlinjer för redovisning av investeringar, avskrivningar m m, antaget av kommunstyrelsen 2009-10-28, innehåller tydliga anvisningar för vilka åtgärder som ska redovisas som underhåll respektive investering. I granskningen har inte gjorts någon verifiering genom stickprovskontroll av att riktlinjer följts. Vår bedömning: Begreppen investering respektive underhåll finns dokumenterade och tillgängliga för befattningshavare. 3.6 Synpunkter på underhåll och fastighetsförvaltningen från lokalnyttjarna Frågan har ställts till skolförvaltningen respektive omsorgsförvaltningen och svaren är i huvudsak lika och med innebörd att - Fastigheternas underhållsstatus är hanterbar, dvs. det finns underhållsbehov men situationen är inte alarmerande - Däremot uttalas kritik mot fastighetsavdelningen som i huvudsak kan sammanfattas med att man saknar ett professionellt bemötande och hantering av förvaltningsuppdraget. Skolan har nyligen fört upp uteblivet åtgärdande av skador och tillbud till centrala samverkansgruppen. Fastighetschefen kommenterar kritiken från verksamheterna enligt följande: Nya förvaltare är på plats vilket har uppskattats av verksamheterna, man anser att personkemin stämmer bättre. Är det nya eller gamla uppgifter från verksamheten? Att fel som anmälts inte blir åtgärdade upplever även TK som ett stort problem som det aktivt jobbas med. I dagarna kommer en webbaserad felanmälan implementeras så verksamheterna kan följa ärendet. Ansvarig för felanmälan ska även aktivt börja jobba med vår utförare varför inte vissa fel blir åtgärdade enligt beställning. Vår bedömning: En samfällt allvarlig kritik mot Tekniska kontorets hantering av sitt förvaltningsuppdrag kommer från de stora lokalnyttjande primära verksamheterna. Kritik från lokalnyttjarna bör tas på allvar då ändamålsenliga lokaler är en förutsättning för att bedriva en bra verksamhet. Verksamhetsansvariga har också ett arbetsmiljöansvar, varför de är beroende av stöd från en väl fungerande fastighetsförvaltning. PwC 11 av 11