Migrationsverket Funktionen för fonderna www.migrationsverket.se/fonder Rapport 2016-11-29 Hur du skapar en ansökan om ändring
Innehållsförteckning 1. Allmänna råd... 3 1.1. Innan du skickar in en ansökan om ändring... 3 1.2. Ansökan om ändring låser ansökan om utbetalning... 3 1.3. Beslutad ansökan om ändrings påverkan på påbörjad ansökan om utbetalning... 3 1.4. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken... 4 1.5. Lägg till rader i tabeller... 5 1.6. Expandera textfält... 5 1.7. Bilagor... 6 1.8. Vägledning... 6 2. Hur du skapar en ansökan om ändring... 7 2.1. Registrera ansökan om ändring... 7 2.2. Allmänt... 9 2.3. Organisation... 9 2.4. Utlysning... 9 2.5. Projekt... 9 2.6. Beskrivning... 10 2.6.1. Finansiering... 10 2.7. Budget... 10 2.7.1. Budgetöversikt... 11 2.7.2. Kostnader... 11 2.7.3. Finansiering... 16 3. Kontrollera och skicka in ansökan... 17 2
1. Allmänna råd Innan du börjar med din ansökan vill vi ge dig några råd när du fyller i din ansökan om ändring. Läs igenom nedan inledande råd innan du påbörjar ändringarna. 1.1. Innan du skickar in en ansökan om ändring Det är viktigt att ni planerar när ni skickar in er ansökan om ändring och har en dialog med din projektkoordinator innan ansökan lämnas in. Vid en ändringsansökan måste ni vara tydliga med vad ni vill ändra och varför. Er ansökan om ändring måste beviljas av funktionen för fonderna innan ni genomför förändringar och upparbetar därtill kopplade kostnader. Det beror på att medfinansiering inte kan beviljas retroaktivt. Det är därför viktigt att ni planerar ändringsansökningar med god framförhållning. En ansökan om ändring kan endast omfatta framtida förändringar av ert projekt. När en ansökan om ändring skickas in i Projektrummet och ärendestatus ändras till Inkommen kan ni inte inkomma med en ny ansökan om ändring. Ni kan inte heller på egen hand genomföra ändringar i en redan inskickad ansökan om ändring eller avbryta begäran om ändring. Oavsett vilken ärendestatus ansökan om ändring får vid beslut kan du alltid kopiera information som finns i tidigare beslutade ansökan om ändringar för projektet under sektionen Ändringar. 1.2. Ansökan om ändring låser ansökan om utbetalning När en ansökan om ändring skickas in är projektets alla ansökningar om utbetalning låsta för statusövergångar. Anledningen till detta är att det sker kontroller mellan ändringen och vad som är ansökt om i utbetalningarna och därför får inte de uppgifterna ändras under tiden. Till följd av detta kan inte nya ansökningar om utbetalningar skickas in från Projektrummet och funktionen för fonderna kan inte heller besluta om nya utbetalningar. Det innebär att om en ansökan om ändring skickas in när en ansökan om utbetalning har ärendestatus Inkommen kan inte funktionen för fonderna handlägga er utbetalning, vilket fördröjer er utbetalning. Med detta rekommenderar funktionen för fonderna att ni skickar in en ansökan om ändring efter att er inskickade ansökan om utbetalning har ärendestatus Beslutat. 1.3. Beslutad ansökan om ändrings påverkan på påbörjad ansökan om utbetalning När en ansökan om ändring är godkänd och beslutad av funktionen för fonderna kommer all registrerad data i ännu inte inskickad ansökning om utbetalning att raderas. Under tiden funktionen för fonderna handlägger ansökan om ändring ska inte heller ny data registreras i en ansökan om utbetalning. Redan inskickade ansökningar om utbetalningar påverkas inte. 3
1.4. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken I vissa fritextfält finns begränsningar på maximalt antal tillåtna tecken. Blanksteg räknas som ett tecken. Hur många tecken som kan fyllas i framgår av fritextfälten. När du ändrar information i fälten sparas informationen automatiskt efter tre sekunder. Informationen sparas emellertid inte om det finns för många tecken eller otillåtna tecken i fritextfältet. Otillåtna tecken är exempelvis tabeller och bilder. Var observant på om fältet får en röd markering (se bilden nedan). Om du byter sektion när rutan är rödmarkerad kommer inget av det du fyllt i att sparas i det rödmarkerade fältet. Observera: Om fältet får en röd markering och du byter sektion försvinner även den information som var registrerad i fritextfältet innan du påbörjade ändringen. Du kan alltid kopiera information som finns i beslutad ansökan om stöd under sektionen Allmänt och genom att trycka på Gå till ansökan om stöd under rubriken Uppgifter om stödärendet. 4
1.5. Lägg till rader i tabeller Under vissa sektioner finns informationen i en tabell och ändringen kan innebära att nya rader behöver läggas till. Detta gör du genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 1.6. Expandera textfält Du kan förstora textfälten genom att klicka på fyrkanten med pilarna. Den visas när du för muspekaren över fältet. Textfältet expanderar då till helskärmsläge. Du kan välja att gå tillbaka till ursprungligt läge genom att klicka på Stäng eller genom att använda Esctangenten. 5
1.7. Bilagor Förutom ändringarna i Projektrummet ska din ansökan om ändring kompletteras med Bekräftelse av ansökan om ändring och ska skickas in per post till: Migrationsverket Funktionen för fonderna Slottsgatan 82 601 70 Norrköping 1.8. Vägledning Om du har frågor, behöver mer information eller vägledning kontaktar du i första hand din projektkoordinator. Vid tekniska problem mejla din fråga till fondernasupport@migrationsverket.se 6
2. Hur du skapar en ansökan om ändring I detta avsnitt beskriver vi hur du gör när du ska lämna in en ansökan om ändring. 2.1. Registrera ansökan om ändring Logga in i Projektrummet och välj det projekt som du vill ansöka om ändring för. Det gör du genom att klicka på länken för projektet: Därefter klickar du på Ändringar och då visas alla ansökningar om ändring som är skapade för projektet. Tills dess att ansökan är inskickad står det Saknas i kolumnen för diarienummer. Ett diarienummer kommer att skapas när din ansökan har skickats in. 7
För att fylla i din ansökan om ändring väljer du Skapa ändringsansökan. Om du av misstag skapar en ansökan om ändring tar du bort den genom att trycka på papperskorgen. När du klickar på Skapa ändringsansökan skapas nedan sektioner i Projektrummet: Allmänt Organisation Utlysning Projekt Beskrivning Budget Kontrollera och skicka in ansökan Det är under respektive sektion som du ansöker om ändringar. Informationen i sektionerna Organisation, Utlysning, Projekt, Beskrivning och Budget är densamma som beviljats i projektets Ansökan om stöd. Du ansöker om ändring genom att ändra uppgifterna under respektive sektion. I utskriftsmallen kommer ändringarna tydligt att specificeras med ursprungligt respektive uppdaterat data. Ni får en tydlig överblick på vilka uppgifter som har ändrats och till vad. Utskriftsmallen skapas genom att du klickar på Skriv ut. 8
2.2. Allmänt Du ska nu börja fylla i din ansökan om ändring. Under sektionen Allmänt ska du ange er motivering till varför ni vill göra de begärda ändringarna. Om de begärda ändringarna medför förändringar i de särskilda villkor som anges i medfinansieringsavtalet ska du även ange vilka villkor som påverkas. 2.3. Organisation Efter sektionen Allmänt kommer sektionen Organisation. Under denna sektion kan ni ansöka om ändringar som gäller er organisation. Om ändringen innebär att er organisation har en ny behörig firmatecknare ska ni komplettera med behörighetshandlingar som styrker vem som har rätt att företräda er som stödmottagare. 2.4. Utlysning Under denna sektion kan du inte ansöka om några ändringar. När beslut fattats om att tilldela er medfinansiering inom en utlysning kan medfinansieringen inte flyttas till en annan utlysning eller annat specifikt mål. 2.5. Projekt Under denna sektion kan du lägga till och ändra kontaktuppgifter till projektledare och projektekonom i projektet. När en ny kontaktperson registreras skickas ett mejl med information att denne har lagts till som kontaktperson för ert projekt. Den nya kontaktpersonen får tillgång till projektet i Projektrummet när er ansökan om ändring har beviljats. 9
Observera: Det går inte att ändra namn och e-post på redan angivna kontaktpersoner. För att ändra dessa uppgifter måste du först radera kontaktpersonen genom att du klickar på ikonen bredvid e-postadressen och väljer Ta bort. Därefter registrerar du de nya kontaktuppgifterna genom att klicka på + Lägg till ny rad och plustecknet. När du har angett alla uppgifter klickar du på Verkställ. 2.6. Beskrivning Här ansöker du om ändringar som rör genomförandet av projektet. Du ansöker om ändring genom att ändra uppgifterna i respektive undersektion. Tänk på att ändringar i undersektionerna kan generarar nya kostnader eller intäkter/finansering i sektionen Budget. 2.6.1. Finansiering Om förutsättningarna för projektets projektpartners eller tredje part förändras behöver du ansöka om att genomföra förändringen här. Om ändringen innebär att en ny projektpartner ska genomföra projektet tillsammans med er ska kontaktuppgifterna registreras här. Det är viktigt att dessa uppgifter är registrerade under denna undersektion innan du börjar med ändringar i budget. Om ändringen innebär att en projektpartner inte ska fortsätta medverka i genomförandet av projektet kan kontaktuppgifterna inte tas bort efter att er första ansökan om utbetalning skickats till funktionen för fonderna. 2.7. Budget Här ansöker du om ändringar i projektets budget. Om ni lägger till budgetposter ska dessa kunna kopplas till aktiviteter i projektet och vara nödvändiga för genomförandet av ert projekt. Ni kan inte lägga till poster för oförutsedda utgifter. 10
2.7.1. Budgetöversikt Under denna sektion kan du på en övergripande nivå se ändringar i projektets budget. Sammanställningen visar Ändrad budget och Beslutad budget. 2.7.2. Kostnader Här ansöker du om de ändringar som påverkar projektets kostnader. Om ändringen har en påverkan på projektets beslutade budget genomför du ändringarna genom att uppdatera befintlig data. Kostnadsslagen expanderas genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. 11
Om ändringen i verksamheten innebär att nya budgetposter tillkommer ska dessa registreras under tillhörande kostnadsslag. Du får fram nya rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. När du registrerar nya budgetposter måste du alltid ange vilken organisation som ska bära kostnaden. Om ert projekt genomförs av en organisation kommer er organisation vara det enda alternativ som går att välja, men i de fall projektet ska genomföras av flera aktörer kommer du även att kunna välja aktuella projektpartners. 12
Observera: Om ändringen innebär att en ny projektpartner ska genomföra projektet tillsammans med er är denne endast valbar om kontaktuppgifterna har registrerats under undersektionen Finansiering. Om ändringen istället innebär att en projektpartner inte ska fortsätta medverka i genomförandet av projektet kan kontaktuppgifterna inte tas bort efter att er första ansökan om utbetalning skickats in. För att ta bort eller omfördela kostnader från en budgetpost som är registrerad på en projektpartner som inte ska fortsätta medverka i projektet justerar du upptaget belopp till 0 kr och tar bort data som finns i varje inmatningsfält i raden. Notera att aktören alltid kommer att vara valbar när du redovisar kostnader vid kommande ansökning om utbetalningar. 13
När du lägger till en ny rad har du möjlighet att registrera en kommentar genom att du klickar på ikonen bredvid papperskorgen. I kommentarsfältet kan du förtydliga budgetposten samt koppla till aktiviteter i projektet, informationen kan underlätta handläggningen av er ansökan. När du fyllt i informationen trycker du på Stäng. Du ser att din kommentar har registrerats genom att ikonen markeras till grönt. 14
En budgetpost som finns i beslutad budget kan inte raderas i samband med en ansökan om ändring. Detta är en följd av att systemet sammanställer de ändringar som genomförts i en ansökan om ändring med underlagen som ligger till grund för beslutet. För att omfördela kostnader från en budgetpost som inte längre är aktuell för projektets genomförande justerar du upptaget belopp till 0 kr och tar bort data som finns i varje inmatningsfält i raden. Observera: Det går inte att sänka summan av ett kostnadsslag under summan av värdet för kostnadsslaget i de ansökningar om utbetalning som tidigare skickats in till funktionen för fonderna. 15
2.7.3. Finansiering Här ansöker du om förändringar gällande projektets finansiering. Er ändring av finansiering sker enligt samma principer som en ändring av kostnader. Om ändringen påverkar projektets beslutade budget genomför du ändringarna genom att uppdatera befintlig data. För att genomföra ändringar i projektets finansering expanderar du respektive finansieringsrad genom att klicka på plustecknet framför varje rad. Om ni ansöker om ändringar av projektets verksamhet som innebär att nya intäkter eller ny finansering tillkommer ska dessa registreras under tillhörande finansieringsrad. Du får fram nya rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 16
3. Kontrollera och skicka in ansökan När du fyllt i era ändringar går du till sektionen Kontrollera och skicka in ansökan. Där finns två knappar: Kontrollera ansökan: Kontrollera alltid din ansökan innan du skickar in den. Det gör du genom att välja Kontrollera ansökan-verkställ. Då påbörjas ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med er ansökan. Om något är felaktigt får du information om detta i form av röda varningar. Du får information om vad varningen innebär genom att klicka på den. Du måste då gå tillbaka till de avsnitt där något blivit fel och korrigera uppgifterna för att du ska kunna gå vidare. Du lämnar kontrollflödet genom att trycka på Stäng. 17
Skicka in ansökan: När du kontrollerat er ansökan och säkerställt att den innehåller all nödvändig information är ansökan klar att skicka in. Detta gör du genom att klicka på Skicka in ansökan. Observera: Det är viktigt att du har gått igenom er ansökan ordentligt. Inga ändringar kan göras efter att ansökan har skickats in till funktionen för fonderna. När du klickat på Skicka in ansökan kommer systemet att påbörja ett kontrollflöde för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med. Om inga fel upptäcks i kontrollen kommer er ansökan om ändring att registreras i systemet. Systemet skapar då ett diarienummer för er ansökan. Diarienumret som din ansökan om ändring får när den är inkommen till funktionen för fonderna visas i rubriken för ansökan samt i listan över projektets ärenden (se avsnitt Registrera ansökan om ändring). Observera: Att ingen bekräftelse på att funktionen för fonderna mottagit ansökan skickas ut, utan bekräftelsen på att ansökan inkommit är att den fått ett diarienummer och status Inkommen. 18
19