Revisionsrapport Granskning av kommunens tilldelning av tomter för bostäder (villor) och företag Kristianstads kommun Adrian Göransson, revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga 2 2.3 Metod och avgränsning 2 2.4 Organisation, verksamhet och samhällsbyggnadsprocessen 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Finns mål, riktlinjer och dokumenterade handläggningsrutiner framtagna för tilldelning av tomtmark? 4 3.2 Behandlar mål, riktlinjer och handläggningsrutiner frågor som beslutsprocess, köförfarande, handläggningstid och öppenhet i process samt ett i övrigt ett rättssäkert förfarande? 6 3.3 Sker uppföljningen av de mål, riktlinjer och handläggningsrutiner (intern kontroll) och hur används resultatet av uppföljningarna? 8 3.4 Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? 9 4 Sammanfattande bedömning 9 Bilaga 1 11 De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun har granskat kommunens tilldelning av tomter för bostäder (villor) och företag. Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Kommunstyrelsen att tilldelningen av tomter för bostäder och verksamheter (företag) sker tillfredsställande utifrån effektivitet och rättssäkerhet? Den sammantagna bedömningen är att detta inte fullt ut säkerställs på ett tillfredsställande sätt. Vi bygger den här bedömningen främst på att det saknas dokumenterade riktlinjer för reservation och köp av kommunens verksamhetsmark (se vidare under rubriken Styrning nedan). Granskningen har visat att Mark- och exploateringsenheten har etablerade rutiner och riktlinjer för tomttilldelning. Vidare har stickproven inte identifierat några avvikelser gentemot gällande tomtköregler eller delegationsordning. Under granskningen har det emellertid identifierats ett antal utvecklingsområden, enligt följande: Styrning. Vi bedömer att styrningen av Mark- och exploateringsenhetens verksamhet kan stärkas. Den här bedömningen grundar sig på att det saknas dokumenterade regler för reservation och köp av kommunens verksamhetsmark. Med anledning av detta anser vi att Kommunstyrelsen bör: upprätta ett dokument som fastslår vilka regler som gäller för reservation och köp av verksamhetsmark säkerställa att en motsvarande intresseanmälningsblankett som finns för villatomter tas fram för verksamhetstomter. Vidare bör det säkerställas att Mark- och exploateringsenheten hädanefter registrerar de intresseanmälningar som inkommer avseende verksamhetsmark Uppföljning. Vår granskning har visat att uppföljningen av samhällsbyggnadsprocessen kan vidareutvecklas. Bedömningen baseras bland annat på att Kommunledningskontoret, Stadsbyggnadskontoret och C4 Teknik inte i tillräckligt hög grad genomför några genomgripande uppföljningar och analyser av samhällbyggnadsprocessen. Därtill görs det heller inga kundundersökningar av hur Mark- och exploateringsenhetens arbete med tomttilldelningar avseende verksamhetsmark fungerar. Därför rekommenderar vi Kommunstyrelsen att säkerställa att: det upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga uppföljningar och analyser av samhällsbyggnadsprocessen det genomförs regelbundna kundundersökningar beträffande hur personer och företagare som köpt mark, upplever att Mark- och exploateringsenhetens arbete fungerar vid tilldelningar av mark Kontrollrutiner. Mark- och exploateringsenhetens kontrollrutiner bedöms kunna förbättras. Den här bedömningen görs mot bakgrund av att det inte i tillräcklig omfattning finns dokumenterade kontrollrutiner som säkerställer att gällande regler för reservation och köp av tomter följs. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Kommunstyrelsen att säkerställa att: det upprättas dokumenterade kontrollrutiner för Mark- och exploateringsenheten. Vidare bör uppföljningarna av rutinerna dokumenteras De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 1 av 11
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kristianstad är en växande kommun. Detta ställer krav på en god samhällsplanering och service. En viktig del i detta arbete är att utveckla användningen av kommunens mark för boende och företagsetablering. I Kristianstad är det Kommunstyrelsen som ytterst ansvarar för planering och tilldelning av kommunens mark. Vidare är det Byggnadsnämnden som ansvarar för handläggningen av de bygglovsärenden som uppstår på tomterna. Mot bakgrund av det här har de förtroendevalda revisorerna i Kristianstad gett i uppdrag att granska kommunens tilldelning av tomter för bostäder (villor) och företag. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Kommunstyrelsen att tilldelningen av tomter för bostäder och verksamheter (företag) sker tillfredsställande utifrån effektivitet och rättssäkerhet? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Finns mål, riktlinjer och dokumenterade handläggningsrutiner framtagna för tilldelning av tomtmark? Behandlar mål, riktlinjer och handläggningsrutiner frågor som beslutsprocess, köförfarande, handläggningstid och öppenhet i process samt ett i övrigt ett rättssäkert förfarande? Sker uppföljningen av de mål, riktlinjer och handläggningsrutiner (intern kontroll) och hur används resultatet av uppföljningarna? Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? 2.3 Metod och avgränsning Granskningen fokuserar på Kommunstyrelsens arbete med tilldelning av tomter för bostäder och företag. Det ska dock noteras att även Byggnadsnämndens involvering översiktligt kommer att granskas. Underlaget som rapporten bygger på utgörs både av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av befintliga mål och riktlinjer som har bäring på arbetet med tilldelning av tomter. Intervjuer har genomförts med följande personer: Mark- och exploateringschef, Mark- och exploateringsenheten (inom Kommunledningskontorets avdelning Strategi och Utveckling) Markingenjör (ansvarig för handläggning av villatomter), Mark- och exploateringsenheten Exploateringsingenjör (ansvarig för handläggning av verksamhetsmark), Mark- och exploateringsenheten Bygglovschef, Byggavdelningen (inom Stadsbyggnadskontoret) De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 2 av 11
Utöver detta har granskningen genomfört stickprover för att kontrollera om villatomtkösystemet är transparent och rättsäkert. Det här har gjorts genom att kontrollera om det finns rutiner som säkerställer att det går att ta fram listor på tomtköerna och om turordningen, i enlighet med gällande regler, är baserad på registreringsdatumet i tomtkön. Urvalet av stickprover har skett genom att välja de tre sista tomttilldelningarna som under år 2011 resulterade i en tomtkö. Avseende verksamhetsmark finns det inte några dokumenterade köer, dvs minst två intressenter till samma tomt, år 2011. Enligt intervju uppstod det heller inga tomtköer när det gäller kommunens verksamhetsmark. Därför har det inte varit möjligt att kontrollera tomtkösystemet för verksamhetsmark. Däremot har granskningen stämt av huruvida de tre sista samt de beloppsmässigt tre största tomtilldelningarna avseende verksamhetsmark, under 2011, gjorts i enlighet med gällande regler (såsom delegationsordning). Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. 2.4 Organisation, verksamhet och samhällsbyggnadsprocessen Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för att leda, samordna, och följa upp såväl Kristianstads kommuns fysiska planering som exploateringsverksamhet 1. Mark- och exploateringsenheten inom Kommunledningskontorets avdelning Strategi och Utveckling är Kommunstyrelsens operativa och verkställande organ avseende kommunens markförsörjning, lokalförsörjning och exploatering. På enheten finns, år 2012, 8 tjänster som bland annat ansvarar för att: initiera och delta i den fysiska planeringen, upprätta markförsörjningsprogram samt tillhandahålla och sälja tomter för bostäder, handel, industri och service. Mark- och exploateringsenhetens arbete med tilldelningar av tomter kan sägas vara en del i Kristianstads kommuns samhällsbyggnadsprocess. Något förenklat kan denna process delas in i två delar: Övergripande planering. Den här delen omfattar kommunens arbete med sin översiktsplan och sina detaljplaner. Översiktplanen innehåller grunddragen i den avsedda användningen av kommunens mark- och vattenområden samt den framtida bebyggelseutvecklingen. Detaljplanen är i sin tur en plan som redovisar utformning av bebyggelse med mera inom ett mindre område (från enstaka fastighet till en mindre stadsdel). En detaljplan krävs vid utbyggnader av områden och förändrad användning av en fastighet eller ett område. Genomförande och utbyggnad. Den andra delen i kommunens samhällsbyggnadsprocess kan sägas dels handla om kommunens ansvar för försäljning av sin mark och dels om att pröva bygglov. Det finns idag inte någon specifik förordning eller lag som reglerar hur kommuner ska prissätta sin tomtmark vid försäljningar till privata intressenter. Likaså finns det inga specifika regler när det gäller reglerna vid försäljningen av mark. Det ska dock betonas att likställighetsprincipen 1 Reglemente för kommunstyrelsen. Fastställd av Kommunfullmäktige 2003-12-09. Gäller fr.o.m 2003-12-31. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 3 av 11
gäller, vilket innebär att tilldelning av tomter (prissättning och försäljning) ska göras på lika villkor. Vidare är det Kommunfullmäktige som beslutar prissättningar för såväl verksamhetsmark som villatomter innan försäljning sker. En markägare som vill uppföra en ny byggnad eller anläggning på sin tomt behöver ett bygglov. Bygglovet omfattar en prövning av platsens lämplighet eller åtgärdens förenlighet med detaljplanen. Det ska lyftas fram att ovan beskrivna samhällsbyggnadsprocess involverar ett tvärsektoriellt förvaltningsarbete. Inblandade förvaltningar i Kristianstads kommun är företrädelsevis: Kommunledningskontoret, Stadsbyggnadskontoret och C4 Teknik. 3 Granskningsresultat 3.1 Finns mål, riktlinjer och dokumenterade handläggningsrutiner framtagna för tilldelning av tomtmark? Det går att urskilja två typer av mål som berör Mark- och exploateringsenhetens verksamhet: dels de allmänna och dels de enhetsspecifika. De allmänna målen är kopplade till kommunens styrkort Styrkan och riktar sig till hela Kommunledningskontoret. Medan de enhetsspecifika målen är kopplade till Strategi och Utvecklings verksamhetsplan 2 och riktar sig endast till Mark- och exploateringsenheten. Gemensamt för de allmänna och enhetsspecifika målen är att de är knutna till kommunens vision Kristianstad växer! 3 om att Kristianstad år 2025 ska ha 90 000 invånare (40 000 i staden), 6 900 nya bostäder och 3 100 nya jobb. Nedan redogörs för några av de mål som finns i Styrkan respektive Strategi och Utvecklings verksamhetsplan. I Styrkan (år 2011) finns det ett mål som kan sägas ha en direkt bäring på kommunens arbete med tomttilldelningar MÅL: Attraktiva boendemiljöer. Styrtal: Bostadsbyggande och inflyttningsnetto (i avsnitt 3.3 redovisas uppföljningen av detta mål). Av målen i Strategi och Utvecklings verksamhetsplan framgår bland annat att: Kartläggning av processer som stöd för införande av nytt arbetssätt med kundfokus Stärk avdelnings- och förvaltningsövergripande samarbeten. Som ett led i arbetet med att förverkliga dessa två målsättningar står det att Markoch exploateringsenheten ska genomföra en Kartläggning av rutiner/processer för en effektivare handläggning. Enligt intervjuad mark- och exploateringschef syftar detta arbete ytterst till att effektivisera arbetssätt och förtydliga ansvaret mellan de olika förvaltningar som är involverade i samhällsbyggnadsprocessen (se avsnitt 2.4). 2 Verksamhetsplan och budget 2012. Strategi och Utveckling. 3 Kristianstad växer en stad i balans. Fördjupad översiktsplan för Kristianstad stad. Antagen av Kommunfullmäktige 2009-06-09. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 4 av 11
När det gäller Mark- och exploateringsenhetens arbete med tilldelning av tomter så finns det dokumenterade regler för reservation och köp av villatomter. 4 Det ska alltså noteras att det inte dokumenterats några regler för reservation och köp av verksamhetsmark (se mer avsnitt 3.2). Vidare finns det dokumenterade handläggningsrutiner för tilldelningar av villatomter och verksamhetstomter. Vidare när det avser riktlinjer framgår det följande av kommundirektörens vidaredelegering 5 : Område Vidaredelegering till Anmäls till Avseende tomter för nybyggnad av enfamiljshus besluta om dispositionsrätt till tomt samt försälja tomt och för kommunens räkning underteckna nödvändiga handlingar härför Avdelningschef, mark- och exploateringschef samt markingenjören Rutinärende Avseende tomter för nybyggnad av verksamhet/industri (inom planlagt verksamhetsområde) besluta om dispositionsrätt till tomt Avdelningschef, mark- och exploateringschef samt exploateringsingenjören Förvaltningschefen Beloppsgränserna vid försäljning är delegerat enligt följande: Över fem miljoner kronor ska beslutas av Kommunfullmäktige Upp till 5 miljoner kronor ska beslutas av Kommunstyrelsen Upp till 5oo tusen kronor kan beslutas av Kommundirektör alternativt; avdelningschef, Strategi & Utveckling alternativt; mark- och exploateringschef alternativt; exploateringsingenjör 6. 4 Regler för reservation och köp av villatomt i Kristianstads kommun. Mark- och exploateringskontoret. Dokumentet ska enligt Mark- och exploateringschefen vara antaget av Kommunstyrelsen, men saknar uppgifter om när det är framtaget och om det är politiskt beslutat. 5 Kommundirektörens vidaredelegering. Fastställd av kommundirektören 2010-07-08. 6 Dessa delegationsbeslut ska anmälas till förvaltningschef och Kommunstyrelsen. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 5 av 11
3.2 Behandlar mål, riktlinjer och handläggningsrutiner frågor som beslutsprocess, köförfarande, handläggningstid och öppenhet i process samt ett i övrigt ett rättssäkert förfarande? Som tidigare redan fastslagits så finns det dokumenterade regler för reservation och köp av villatomter. Enligt exploateringsingenjören finns det muntligt förankrade regler för reservation och köp av verksamhetsmark. Nedan sammanfattas huvuddragen av de riktlinjer som finns för tilldelningar av tomter. Riktlinjer för villatomter Tilldelning av tomter sker i turordning efter registreringsdatum i tomtkön. Registreringsdatumet är den dag anmälan kommer till Mark- och exploateringsenheten Tomtavgiften är 500 kronor för ett område och 200 kronor för varje ytterligare område (Max fyra områden får väljas) Riktlinjer för verksamhetsmark Finns det flera intressenter av samma markområde sker tilldelning genom turordning efter intresseanmälan. Om även befintliga grannar har intresse av att förvärva samma markområde prioriteras dessa före nyetablering. Detta för att befintliga fastighetsägare inte ska känna sig trångbodda. För att vara berättigad till att registrera sig i tomtkön måste den sökande uppfylla ett antal krav, såsom att den sökande ska ha fyllt 18 år (se mer Bilaga 1). Mark- och exploateringsenheten har dokumenterat riktlinjer för hur handläggningen av kommunens tomttilldelning ska gå till. Rutinerna för tilldelning av villatomter respektive verksamhetsmark är snarlika. Tilldelningsprocessen kan sammanfattas på följande sätt: Kommunfullmäktige bestämmer kvadratmeterpriset såväl villatomter som verksamhetstomter. På kommunens hemsida finns vakanta villatomter och verksamhetstomter upplagda. Intressenten av en villatomt fyller i en blankett, en intresseanmälan som finns upplagd på kommunens hemsida, och skickar den till Mark- och exploateringsenheten. När det gäller verksamhetsmark ska intressenten kontakta Mark- och exploateringsenheten och genom dessa anmäla sitt intresse. På kommunens hemsida finns kontaktuppgifter (telefon och e-postadress) till berörda tjänstemän. Alla inkommande ansökningar för villatomter ska registreras och diarieföras i ärendehanteringssystemet Winess. När ansökan är registrerad skickas en tomtköavgift till den sökande. En intressents initiala intresse för verksamhetsmark registreras inte i Winess. Istället tar exploateringsingenjören fram förslag på lediga verksamhetsmarker. När intressenten funnit mark som den vill ha påbörjas en formell process där intressenten fyller i en blankett för den specifika tomten som diarieföras i Winess och ärendet öppnas. Vid behov upprättas en tomtkö. Erbjudandet om tomt skickas ut när området är förberett med bebyggelse, det vill säga gator, VA, belysning etcetera. Den sökande kan då välja mellan de tomter som finns tillgängliga för tillfället i det område som de är uppsatta i kö för. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 6 av 11
När det gäller verksamhetsmark behöver inte området vara förberett med bebyggelse, istället gör Mark- och exploateringsenheten en preliminär kostnadskalkyl (tomtpris, VA, bygglov, nybyggnadskarta och utsättning samt El-anslutning) för den aktuella industritomten. Efter tilldelningen kan den sökande reservera tomten kostnadsfritt i tre månader 7 (för verksamhetsmark är reservationen kostnadsfri i sex månader, därefter utgår en avgift som på årsbasis utgör 6 procent av köpekillingen). Inom denna tid ska det lämnas in en bygglovsansökan, annars förfaller reservationen. Tomten ska betalas på utsättningsdagen/tillträdelsedagen. Två exemplar på köpekontraktet och köpebrevet samt en faktura på köpesumman skickas sedan till den sökande Vid intervjuerna med markingenjören och exploateringsingenjören ombads de att reflektera över vad som kan vidareutvecklas när det gäller arbetet med kommunens tomter. Den intervjuade markingenjören uppger att det ibland är ett stort antal personer i kommunens tomtköer. Däremot är många av personerna i tomtköerna inte intresserade när de väl erbjuds en tomt. Exempelvis kan det nämnas att i ett av stickproven var det totalt 208 personer som satt upp sig i tomtkön. När tomtförfrågan sedan skickades ut var det 19 personer som tackade ja, 86 som tackade nej, 5 som bad om att bli strukna från tomtkön och 98 som inte svarade något alls. Detta leder till bland annat till onödigt administrativt arbete för Mark- och exploateringsenheten som måste skicka ut information till de som är uppsatta i tomtkön. Med anledning av detta menar markingenjören att kommunen möjligtvis bör överväga att höja tomtköavgiften och/eller att låta de sökande endast få söka tomt på två områden istället för som i dagsläget fyra. I sin tur anser exploateringsingenjören att det även borde dokumenteras riktlinjer/regler för reservation och köp av verksamhetsmark, det vill säga ett motsvarande dokument som finns för reservation och köp av villatomter. Det görs inga specifika uppföljningar och analyser av handläggningstiden för tomttilldelningarna. När det gäller villatomter och verksamhetsmarker varierar handläggningstiden något beroende på område och popularitet. En sökande brukar emellertid oftast få en tomtförfrågan inom en månad från det att den ställt sig i tomtkön. Under år 2011 såldes 32 kommunala tomtmarker för villor. År 2010 såldes 35 och år 2009 31. Motsvarande siffror för verksamhetsmark var år 2011 var 14. År 2010 såldes åtta tomter och år 2009 tre. Priserna på verksamhetsmarkerna varierade mellan 18 050 och 1 158 400 kronor. Någon statistik för hur många intresseanmälningar som inkommit 2011 finns inte då generella intresseanmälningar inte registreras. Det finns ej heller någon dokumentation på att köer uppstått år 2011 avseende verksamhetstomter och enligt intervju har så ej heller varit fallet. Stickprov. Utifrån de genomförda stickproven kan det konstateras att det finns rutiner som säkerställer att det går att ta fram listor på tomtköerna för villatomter. Markingenjören uppger att sökande kan begära ut tomtkölistor om de vill, men att detta är ytterst ovanligt. Vidare visar stickproven att tomtköernas turordning är baserad på registreringsdatumet i tomtkön. I enlighet med delegationsordningen 7 För villatomter kan sökande reservera ytterligare 3 månader mot att den sökande betalar 10 procent i handpenning av köpekillingen. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 7 av 11
har Kommunfullmäktige antagit tomtpriset och berättigad handläggare har skrivit under försäljningen. Fyra av sex tomttilldelningar avseende verksamhetsmark översteg beloppsgränsen på 500 tusenkronor. Dessa försäljningar har i enlighet med gällande delegation beslutats av Kommunstyrelsen. 3.3 Sker uppföljningen av de mål, riktlinjer och handläggningsrutiner (intern kontroll) och hur används resultatet av uppföljningarna? Målen i Styrkan och i Strategi och Utvecklings verksamhetsplan följs upp årligen. Nedan presenteras en sammanfattning av hur Kristianstad förhåller sig till sin vision Kristianstad växer. Sammanfattningen bygger dels på en analys som mark- och exploateringschefen tillhandahållit granskningen och dels uppföljningen av målen i Styrkan (se avsnitt 3.1). Av Mark- och exploateringsenhetens analys framgår det att för att Kristianstad ska uppnå 90 000 invånare (år 2025) behöver det ungefär byggas 350 till 400 nya bostäder. Totalt sett bebyggs ungefär 50 kommunala tomter per år (de senaste åren något lägre på grund av den rådande konjunkturen). I uppföljningen av Styrkan står det emellertid att Bostadsbyggandet har för låg nivå. Enligt uppgift från Mark- och exploateringsenheten byggdes det år 2011 130 lägenheter i Kristianstads kommun. Beträffande uppföljning så uppger mark- och exploateringschefen att den kan bli bättre när det gäller samhällsbyggnadsprocessen. Vidare menar mark- och exploateringschefen att stadsbyggnadskontoret, C4 Teknik och Mark- och exploateringsenheten tillsammans borde göra mer genomgripande uppföljningar och analyser av processen. I Kommunledningskontorets interna kontrollplan för år 2011 fanns ett kontrollmoment som berörde Mark- och exploateringsenhetens verksamhet och det var kontroll av att gällande delegationsordning efterlevs (vilket kontrollen bekräftade). Det ska dock påpekas att uppföljningen av detta kontrollmoment visade att handläggningstiden för markärenden är lång. Vidare uppges bättre dokumentation av rutinerna kunna förbättra handläggningstiderna. Beträffande handläggningstiderna understryker exploateringsingenjören att det ibland förekommer situationer som gör att handläggningstiden blir lång. En faktor som lyfts fram är att försäljningsprocessen är avhängig av flera andra aktörers handlande, såsom köparen, banken etcetera. Det blir alltså centralt att dessa aktörer är i samförstånd i olika frågor. Likaså innebär detta att handläggarna i sig kan bedriva en effektiv försäljningsprocess men att andra aktörers agerande kan förlänga den. Vidare finns det inga dokumenterade rutiner som beskriver hur Mark- och exploateringsenheten ska kontrollera arbetet med kommunens tomter. Enligt markingenjören och exploateringsingenjören så går handläggarna vid jämna mellanrum igenom varandras ärenden för att säkerställa att ärendet hanterats på ett korrekt sätt. Det kan också nämnas att det inte bedrivs ett systematiskt arbete för att kontrollera om sökande uppfyller de krav som finns dokumenterade i Regler för reservation och köp av villatomt i Kristianstads kommun (se Bilaga 1). De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 8 av 11
3.4 Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? År 2010 genomförde Mark- och exploateringsenheten en kundundersökning (genom enkät utskick 8 ) avseende hur personer som köpt villatomter upplevt enhetens arbete och service. Genomgående ansåg respondenterna att Mark- och exploateringsenheten motsvarade deras krav på information, kontaktbarhet, tjänsten/produkten och professionalitet. Någon liknande kundundersökning har inte gjorts när det gäller enhetens arbete med verksamhetsmarker. Mark- och exploateringsenheten har årliga sammankomster med sina referenskommuner Halmstad, Växjö, Kalmar och Karlskrona. Andra betydande nätverk är MEX-kommittén och Svenska Kommunaltekniska Föreningen. Samtliga av de intervjuade upplever att de olika nätverken är bra forum för att få information och diskutera olika frågor, såsom exempelvis prissättning, rutiner och arbetssätt. 4 Sammanfattande bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Kommunstyrelsen att tilldelningen av tomter för bostäder och verksamheter (företag) sker tillfredsställande utifrån effektivitet och rättssäkerhet? Den sammantagna bedömningen är att detta inte fullt ut säkerställs på ett tillfredsställande sätt. Vi bygger den här bedömningen främst på att det saknas dokumenterade riktlinjer för reservation och köp av kommunens verksamhetsmark (se vidare under rubriken Styrning nedan). Nedan följer en sammanfattning av granskningsresultatet som ligger till grund för vår sammantagna bedömning. Granskningen har visat att Mark- och exploateringsenheten har etablerade rutiner och riktlinjer för tomttilldelning. Vidare har stickproven inte identifierat några avvikelser gentemot gällande tomtköregler eller delegationsordning. Under granskningen har det emellertid identifierats ett antal utvecklingsområden, enligt följande: Styrning. Vi bedömer att styrningen av Mark- och exploateringsenhetens verksamhet kan stärkas. Den här bedömningen grundar sig på att det saknas dokumenterade regler för reservation och köp av kommunens verksamhetsmark. Med anledning av detta anser vi att Kommunstyrelsen bör: upprätta ett dokument som fastslår vilka regler som gäller för reservation och köp av verksamhetsmark säkerställa att en motsvarande intresseanmälningsblankett som finns för villatomter tas fram för verksamhetstomter. Vidare bör det säkerställas att Mark- och exploateringsenheten hädanefter registrerar de intresseanmälningar som inkommer avseende verksamhetsmark Uppföljning. Vår granskning har visat att uppföljningen av samhällsbyggnadsprocessen kan vidareutvecklas. Bedömningen baseras bland annat på att Kommunledningskontoret, Stadsbyggnadskontoret och C4 Teknik inte i tillräckligt hög grad genomför några genomgripande uppföljningar och analyser av samhällbyggnadsprocessen. Därtill görs det heller inga kundundersökningar av hur 8 Totalt besvarades enkäten av 18 personer. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 9 av 11
Mark- och exploateringsenhetens arbete med tomttilldelningar avseende verksamhetsmark fungerar. Därför rekommenderar vi Kommunstyrelsen att säkerställa att: det upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga uppföljningar och analyser av samhällsbyggnadsprocessen det genomförs regelbundna kundundersökningar beträffande hur personer och företagare som köpt mark, upplever att Mark- och exploateringsenhetens arbete fungerar vid tilldelningar av mark Kontrollrutiner. Mark- och exploateringsenhetens kontrollrutiner bedöms kunna förbättras. Den här bedömningen görs mot bakgrund av att det inte i tillräcklig omfattning finns dokumenterade kontrollrutiner som säkerställer att gällande regler för reservation och köp av tomter följs. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Kommunstyrelsen att säkerställa att: det upprättas dokumenterade kontrollrutiner för Mark- och exploateringsenheten. Vidare bör uppföljningarna av rutinerna dokumenteras Utöver de ovan nämnda utvecklingsområdena bör Kommunstyrelsen även beakta och eventuellt åtgärda följande iakttagelser: Enligt uppgift ska dokumentet Regler för reservation och köp av villatomt i Kristianstads kommun vara politiskt antaget. Dock saknar dokumentet uppgifter om det är politiskt antaget eller ej och följaktligen bör dokumentet kompletteras med uppgifter om detta De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 10 av 11
Bilaga 1 Villkor för registrering i Kristianstads kommuns tomtkö 9 : Sökande ska ha fyllt 18 år Ansökan får endast avse egen bostad för privat bruk Ansökan och placering i tomtkön är personlig och kan ej överlåtas till annan person än äkta make eller sambo. Äkta makar eller sambor får endast göra gemensam ansökan Du som har förvärvat kommunal tomt kan inte registreras i tomtkön förrän tidigast 5 år efter förvärvet. Avsteg från detta steg kan lämnas efter särskild prövning Adress- och/eller namnändring, ska meddelas till Mark- och exploateringskontoret. Avregistrering från tomtkön sker automatiskt: Om tomtköavgiften ej betalas inom 14 dagar från mottagandet av fakturan. När du förvärvat tomt av kommunen. Tomt som erhållits genom exploatör med vilken kommunen har avtal, jämställs med tomt som erhållits genom kommunen. Efter fyra erhållna erbjudanden enligt intresseanmälan avseende valda områden. Om adressändring ej anmälts. 9 Uppgifterna hämtade från dokumentet: Regler för reservation och köp av villatomt i Kristianstads kommun. Mark- och exploateringskontoret. Dokumentet saknar uppgifter om när det är framtaget och om det är politiskt beslutat. De förtroendevalda revisorerna, Kristianstads kommun 11 av 11