Granskning av detaljplaneprocessen. Lunds kommun

Transkript

1

2 Revisionsrapport Granskning av detaljplaneprocessen Lunds kommun Adrian Göransson, revisionskonsult,

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund och uppdrag Revisionsfråga och kontrollmål Avgränsning och metod 2 3. Allmänt om kommunens fysiska planering 3 4. Granskningsresultat Det finns organisatoriska, personella och ekonomiska förutsättningar för detaljplaneprocessen Bedömning Mål och riktlinjer finns framtagna för detaljplaneprocessen Mål Riktlinjer Bedömning Balansen mellan beslutade planuppdrag och antagna detaljplaner samt handläggnings-tid följs upp Bedömning Kundundersökningar genomförs och/eller jämförelser med andra kommuner Bedömning 9 5. Revisionell bedömning och rekommendationer 10 Lunds kommuns revisorer

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lunds kommun har PwC granskat kommunens detaljplaneprocess. Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Byggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål är vår bedömning att Byggnadsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig detaljplaneprocess. Den här bedömningen görs utifrån att vi anser att det är genom mätbara mål, uppföljning och intern kontroll som en ändamålsenlig detaljplaneprocess säkerställs. Vi bedömer att det finns utrymme för förbättring när det gäller samtliga av dessa områden i nämndens verksamhet. I det här sammanhanget ska det även poängteras att vår granskning från år 2010 i stort sett påvisade samma brister i nämndens styrning och uppföljning. Under granskningen har ett antal utvecklingsområden identifierats. Dessa utvecklingsområden kan delas in på följande sätt: Styrning. Vi bedömer att styrningen av detaljplaneprocessen kan förbättras då Byggnadsnämnden inte har upprättat några uppföljningsbara mål för Planavdelningen. Med anledning av detta anser vi att Byggnadsnämnden bör: överväga att ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner på Planavdelningens verksamhet. Exempelvis skulle ett mål kunna avse handläggningstiden för detaljplanerna Uppföljning. Vår bedömning är att detaljplaneprocessen inte i tillräcklig utsträckning följs upp. Därför rekommenderar vi Byggnadsnämnden att säkerställa att: det inom Planavdelningen upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga statistiska uppföljningar och analyser av detaljplaneprocessen. Förslagsvis kan fler nyckeltal tas fram och periodiskt jämföras med andra kommuners Planavdelningen regelbundet genomför brukarundersökningar Intern kontroll. Den interna kontrollen bedöms kunna vidareutvecklas. Bland annat skulle den interna kontrollplanen kunna kompletteras med fler kontrollmoment som är kopplade till Planavdelningens verksamhet. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Byggnadsnämnden att säkerställa att: den interna kontrollplanen kompletteras med fler kontrollmoment. Exempelvis skulle den interna kontrollplanen kunna inkludera ett kontrollmoment där planhandläggarna kontrollerar varandras arbete i detaljplaneprocessens olika skeenden. En sådan rutin kan vara en del i arbetet med att identifiera flaskhalsar i detaljplaneprocessen Utöver de ovan nämnda utvecklingsområdena bör Byggnadsnämnden även beakta följande iakttagelser och vidta nödvändiga åtgärder: Planavdelningens chefer och handläggare anser att arbetsbelastningen periodvis är för hög och att det finns ett behov av mer administrativt stöd En av de intervjuade uppger att en bättre samordning av Byggnadsnämndens, Tekniska nämndens och Miljönämndens nämndssammanträden hade kunnat effektivisera detaljplaneprocessen ytterligare. Lunds kommuns revisorer 1 av 11

5 2. Bakgrund och uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Lunds kommun har gett PwC i uppdrag att granska kommunens detaljplaneprocess. Lund är en växande kommun under ständig utveckling. Det ställer krav på en god samhällsplanering. En av de viktigaste delarna vid planering av ny bebyggelse är detaljplanen. Processen för en detaljplans tillblivelse är komplicerad och innehåller många separata moment. För en kommun är det viktigt att detaljplaneprocessen fortlöper effektivt så att olika projekt inte försenas. År 2010 granskade PwC Byggnadsnämndens effektivitetsuppföljning. Granskningen fokuserade på huruvida nämnden hade en tillräcklig styrning och uppföljning av Planavdelningens och Byggavdelningens verksamhet. Bedömningen som gjordes då var att nämndens styrning kunde vidareutvecklas genom bland annat tydligare mål och mer omfattande uppföljningar. Föreliggande granskning är till viss del en uppföljning av nämnda rapport. Dock inriktar sig den här granskningen mer specifikt på Planavdelningens arbete i samband med detaljplaneprocessen Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Byggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Projektet inriktas mot följande kontrollmål: Det finns organisatoriska, personella och ekonomiska förutsättningar för detaljplaneprocessen Mål och riktlinjer finns framtagna för detaljplaneprocessen Balansen mellan beslutade planuppdrag och antagna detaljplaner samt handläggningstid följs upp Kundundersökningar genomförs och/eller jämförelser med andra kommuner 2.2. Avgränsning och metod Granskningen avser Byggnadsnämnden och dess ansvar för kommunens planverksamhet. Underlaget som rapporten bygger på utgörs både av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av lagstiftning samt befintliga mål och riktlinjer som har bäring på arbetet med detaljplaneprocessen. Det ska observeras att intervjuer också gjorts med representanter för Tekniska nämnden för att få deras bild av hur detaljplaneprocessen fungerar. Intervjuer har genomförts med följande personer: Stadsbyggnadskontoret Förvaltningschef, Stadsbyggnadskontoret Planchef, Planavdelningen Handläggare och tillika biträdande planchef, Planavdelningen Planadministratör, Planavdelningen Tekniska förvaltningen Exploateringschef, Mark och exploatering Exploateringsingenjör, Mark och exploatering Gatuchef, Gatu- och trafikkontoret Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. Lunds kommuns revisorer 2 av 11

6 3. Allmänt om kommunens fysiska planering En viktig förutsättning för det kommunala självstyret är det lagstadgade kommunala planmonopolet, som innebär att kommunen bestämmer hur mark ska användas och bebyggas. Detaljplaner vinner laga kraft genom kommunala beslut. Omfattningen och inriktningen av kommunernas planering av mark, vatten och bebyggelse anges i stora drag i PBL, liksom den planprocess som ska säkra att olika allmänna och enskilda intressen beaktas och att arbetet bedrivs med öppenhet och samråd. Översiktsplanen är en kommuntäckande plan som anger inriktningen för den långsiktiga utvecklingen av den fysiska miljön och ska ge vägledning för beslut om användningen av mark- och vattenområden och hur den bebyggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen är inte juridiskt bindande men ska vara vägledande för en rationell och samordnad detaljplanering och annan legal reglering av vatten, mark och bebyggelse. För en begränsad del av kommunen kan en fördjupad översiktsplan upprättas. Kommunstyrelsen skall enligt PBL aktualisera översiktsplanen varje mandatperiod. Detaljplaneprocessen regleras i första hand av Plan- och Bygglagen, PBL, 5 kapitlet. En detaljplan krävs vid utbyggnader av områden och för ändrad användning av en fastighet eller ett område. Ett initiativ till ett byggprojekt kan komma från kommunen, en privat markägare eller ett enskilt byggföretag. När ett initiativ kommer från kommunen kan det exempelvis handla om att få till en förändring eller lösa frågor som vägdragning, VAförsörjning eller utbyggnad av skolor. Detaljplanen avser utformningen av bebyggelse m m inom ett mindre område från en enstaka fastighet till en mindre stadsdel. Detaljplanen innehåller juridiskt bindande bestämmelser för var det får byggas, vad byggnader och markområden ska användas till, byggnadshöjder, byggnaders utformning med mera. Byggrätten i detaljplanen anger den grad av bebyggelse som tillåts på en plats. Byggnadsvolymen avgränsas av exempelvis byggnadsarea, hushöjd eller våningsantal samt tillåten användning av byggnaden (exempelvis bostadsändamål, handel, industri eller kontor). Planprocessen omfattar i stora drag fem skeden; skede för planuppdrag, programskede, samrådsskede, granskningsskede och skede för antagande och laga kraft (för en mer detaljerad beskrivning av detaljplaneprocessen se vidare avsnitt 4.2.2). Detaljplanen styr bland annat bygglov. Bygglov med mindre avvikelser från detaljplanen är dock möjliga genom politiska beslut efter att berörda grannar fått tillfälle att lämna synpunkter. Att ett område är detaljplanerat har ibland betydelse för vilka regler som gäller enligt andra lagar än PBL, till exempel Miljöbalken och Ordningslagen. Enligt PBL 11:5 får kommunen ta ut en planavgift för att täcka kostnader för upprättande av detaljplaner. Planavgift får tas ut endast om fastighetsägaren har nytta av planen och tas ut i samband med debitering av bygglovsbeslutet. Avgiften får tas ut med högst det belopp som motsvarar kommunens genomsnittliga kostnad för åtgärderna. Grunderna för beräkning av avgifterna skall anges i en taxa som beslutas av fullmäktige. Alternativ till planavgift är att kommunen tecknar planavtal och exploatören bekostar planen. Lunds kommuns revisorer 3 av 11

7 4. Granskningsresultat 4.1. Det finns organisatoriska, personella och ekonomiska förutsättningar för detaljplaneprocessen Byggnadsnämnden har det politiska ansvaret, med undantag för den strategiskt översiktliga planeringen, för planeringsväsendet Lunds kommun 1. Planavdelningen inom Stadsbyggnadskontoret är nämndens operativa och verkställande organ avseende detaljplanering. På avdelningen finns, år 2012, 12 tjänster som ansvarar för att planera för en funktionell och attraktiv kommun genom att strategiska program, områdesbestämmelser, detaljplaner, utredningar och gestaltningsprogram samt ge information och service till medborgare och byggherrar i planeringsfrågor. Beträffande de personella resurserna så uppger såväl intervjuad planchef som handläggare att arbetsbelastningen på Planavdelningen periodvis är mycket hög. Mer resurser i form av exempelvis administrativt stöd uppges kunna minska arbetsbelastningen. Den ekonomiska utvecklingen för personalkostnader och intäkter har de tre senaste åren sett ut på följande sätt: År Personalkostnader (tkr) Intäkter (tkr) Av tabellen ovan framgår det att Planavdelningen har haft högre personalkostnader än intäkter under åren 2009 och År 2010 var dock intäkterna betydligt högre än personalkostnaderna. Hittills under år 2012 har personalkostnaderna varit högre än intäkterna. Totalt sett så redovisade Byggnadsnämnden år 2011 ett positivt resultat på 0,4 miljoner kronor Bedömning Vi anser att det på ett övergripande plan finns organisatoriska och personella förutsättningar för detaljplaneprocessen. Det ska emellertid noteras att arbetsbelastningen inom Planavdelningen periodvis upplevs som för hög och att det uppges finnas ett behov av mer administrativt stöd. Vidare noterar vi att Planavdelningen hittills under år 2012 haft högre personalkostnader än intäkter. 1 Reglemente för Byggnadsnämnden, antagen av Kommunfullmäktige Posten inkluderar såväl intäkter via planavtal som planavgifter. Kommunen tar ut en avgift för kostnader i samband med detaljplanearbete. Normalt betalas avgiften av den som beställt detaljplanen i samband med att planen görs. Avgiften regleras då i ett så kallat planavtal. Har planavgift inte reglerats i planavtal faktureras planavgiften i samband med bygglov. 3 Årsredovisning 2011, Lunds kommun. Lunds kommuns revisorer 4 av 11

8 4.2. Mål och riktlinjer finns framtagna för detaljplaneprocessen Mål Av Lunds kommuns Översiktsplan framgår det att Kommunstyrelsen beslutat följande övergripande mål för planarbetet: För att uppnå målsättningen om ett socialt långsiktigt hållbart samhälle skall ÖP 2010 ha en planberedskap som möjliggör byggandet av i genomsnitt minst 900 bostäder/år. Målsättningen är att alla stadsdelar och tätorter skall vara långsiktigt socialt hållbara med bland annat olika bostadsstorlekar och upplåtelseformer. Kommunfullmäktiga har satt upp två mål med tillhörande indikationer som Byggnadsnämnden ska arbeta mot 4. Kommunfullmäktiges mål för nämnden Indikator Budget 2011 Utfall 2011 Mål 1: Långsiktigt god hushållning Indikator: Andel planlagd areal inom tätorternas befintliga bebyggelseområde, i förhållande till totalt under mätåret planlagd areal i kommunen 92 % Uppfylldes Mål 2: Tillfredsställande planberedskap. Indikator: Planberedskap för bostads bostadsbyggande i enlighet med MBP Uppfylldes Uppföljningen i Lunds kommuns årsredovisning från år 2011 visar att båda målen uppfylldes. Det kan nämnas att intervjuad förvaltningschef och planchef uppger att planberedskapen överlag i kommunen är god. Vidare uppger planchefen att det arbetas systematiskt med att bibehålla en god planberedskap. Bland annat har det tagits fram en lista på prioriterade detaljplaner 6. Utöver dessa mål har Kommunfullmäktige även bestämt följande mål för nämnden: Att verka för att den fysiska miljön används så att från ekologisk, social, och ekonomisk synpunkt långsiktigt god hushållning främjas Att verka för en god bebyggd miljö Att upprätta en tillfredsställande planberedskap Att verka för en lämplig fastighetsbildning och tillhandahålla ändamålsenlig geografisk information Byggnadsnämnden har beslutat om tre nämndsmål för sin verksamhet: Att verka för en långsiktigt hållbar utveckling ekologiskt, socialt och ekonomiskt Att alla planer, bygglovsbeslut, geografiska beslut i tillsyns- och fastighetsbildningsärenden och geografisk information ska levereras i rätt tid och vara av hög kvalitet och präglas av service, kvalitet och rättssäkerhet för medborgarna. 4 Årsredovisning 2011, Lunds kommun. Målen finns även dokumenterade i Lunds kommuns ekonomioch verksamhetsplan med budget Mark- och bostadsförsörjningsprogram. 6 Prioritering av detaljplaneärenden, förslag Lunds kommuns revisorer 5 av 11

9 Att verka för en god bebyggd miljö för alla med avseende på arkitektur, kulturmiljö, naturmiljö, energi hushållning, markhushållning, och hälsa och säkerhet (det lokala perspektivet) Under intervjuerna med förvaltningschef, planchef och handläggare ställdes frågan om nämndens målstyrning är tydlig. Samtliga intervjuade anser att målstyrningen kan vidareutvecklas. En synpunkt som kom fram under intervjuerna är att det behövs fler uppföljningsbara mål som är direkt kopplade till Planavdelningens arbete. Likaså framfördes det en synpunkt om att de mål som redan finns på ett bättre sätt kan förankras i verksamheten Riktlinjer Planavdelningen har tagit fram riktlinjer för planarbetet vari roll- och ansvarsfördelning för planarbetets olika skeden klargörs 7. Utifrån dessa riktlinjer kan planprocessen i stora drag delas in i fem skeden 8 ; Skede för planuppdrag. Ofta kontaktar markägare eller exploatörer kommunen då en ny detaljplan behöver tas fram för att ett byggprojekt ska kunna genomföras. I andra fall kan kommunen (genom exempelvis Mark och exploatering) själv initiera en detaljplan. Byggnadsnämnden ska utifrån förfrågningsunderlaget besluta om planbete ska påbörjas 9 Programskede. För att underlätta detaljplanearbetet kan kommunen välja att upprätta ett planprogram där planens utgångspunkter och mål framgår. Planprogram görs ofta över ett större område och ger en struktur för bebyggelse, vägnät och grönytor. När kommunen väljer att upprätta ett program gäller samma regler för samråd som när ett samrådsförslag tas fram. Det är kommunen som avgör om ett program behövs. Samrådsskede. Byggnadsnämnden ska samråda med lantmäterimyndigheten, länsstyrelsen och de kommunala nämnder som berörs av förslaget. Kommunen ska också ge myndigheter, organisationer, sammanslutningar, sakägare och andra berörda tillfälle till samråd. Samrådstiden är minst sex veckor (i praktiken krävs det ofta upp till veckor för att de olika nämnderna ska ha möjlighet att svara). Syftet med samrådet är att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt och samtidigt ge alla berörda möjlighet till insyn och påverkan. Granskningsskede. Efter samrådet bearbetas förslaget med anledning av inkomna synpunkter och ett granskningsförslag upprättas. Byggnadsnämnden beslutar om förslaget ska ställas ut för granskning. Granskningen innebär att 7 Riktlinjerna för detaljplaneprocessen finns dokumenterade i två dokument: Rutinbeskrivning normal plan respektive Rutinbeskrivning Enkel plan. Dokumenten är framtagna Vid planläggning kan enkel eller normalt planförfarande användas. Enkelt planförfarande används om planen är av begränsad betydelse och saknar intresse för allmänheten samt att planen är förenlig med gällande översiktsplan. Vid ett enkelt förfarande samråds planen utan att ett granskningsskede äger rum. 9 Sedan den 2 maj 2011 finns det möjlighet att söka planbesked. Meningen med planbeskedet är att alla som har för avsikt att genomföra en åtgärd som innebär att en detaljplan antas, ändras eller upphävs ska kunna få ett snabbt och tydligt besked om huruvida kommunen tänker inleda planarbete eller inte. Kommunen är skyldig att besluta om planbesked senast inom fyra månader från den dag då en komplett begäran kommit in. Planbeskedet är antingen negativt eller positivt. Beskedet innebär endast att kommunen avser inleda detaljplanearbete i enlighet med ansökan det ger dock ingen garanti för om detaljplanen kommer antas. Lunds kommuns revisorer 6 av 11

10 kommunen ger myndigheter och sakägare och andra som berörs av planen möjlighet att lämna synpunkter på det slutliga granskningsförslaget. Under minst fyra veckor ställs planen ut på Stadsbyggnadskontoret och information om planen annonseras i lokala media, bibliotek och internet. Den som inte framfört sina synpunkter under granskningsskedet kan förlora rätten att senare överklaga beslut i ärendet. Efter granskningen sammanställs de inkomna synpunkterna i ett så kallat granskningsutlåtande. Skede för antagande och överklagande. Det slutgiltiga förslaget till detaljplan redovisas tillsammans med ett utlåtande från Stadsbyggnadskontoret. Byggnadsnämnden ska först godkänna planen. Vid större detaljplaner godkänner byggnadsnämnden detaljplanen och antagande sker i kommunfullmäktige. Efter antagande kan detaljplanen överklagas till Länsstyrelsen. Beslutet att anta en detaljplan vinner laga kraft antingen när tiden för överklagande gått ut (inom fyra veckor) och ingen har överklagat och när länsstyrelsen har beslutat att inte överpröva planärendet, eller när överklaganden avvisats i alla instanser (om planen överklagas). Vid intervjuerna med planchef och handläggare ombads de att reflektera över vad eller vilka delar som de anser kunna vidareutvecklas i planarbetets olika skeden. En av de intervjuade uppger att detaljplaneprocessen ibland kan fördröjas genom att ett planärende måste upp för beslut i mer än en nämnd. En bättre samordning av Byggnadsnämndens, Tekniska nämndens och Miljönämndens nämndssammanträden uppges kunna göra att sådana ärenden hanteras mer effektivt. Det ska också påpekas fram att samtliga intervjuade representanter för Byggnadsnämnden och Tekniska nämnden upplever att samarbetet fungerar bra mellan förvaltningarna. Några av de intervjuade upplever dock att avdelningen Mark och exploatering, Park- och naturkontoret samt Gatu- och trafikkontoret (inom Tekniska förvaltningen) är underbemannat. Byggnadsnämndens interna kontrollplan består av både kommungemensamma och nämndsspecifika kontrollmoment. De kommungemensamma kontrollmomenten avser incident- och skaderapporteringssystem, systematiskt brandskydd, riktlinjer för resor och transporter. Medan de nämndsspecifika avser rutiner vid en anställnings påbörjande eller avslutning samt avtalshantering Bedömning Byggnadsnämnden har upprättat mål för kommunens planverksamhet. Vi noterar dock att dessa inte är uppföljningsbara. Vidare finns det dokumenterade riktlinjer för detaljplaneprocessen. Vi anser att den interna kontrollen hade tjänat på att kompletteras med fler kontrollmoment som direkt berör Planavdelningens verksamhet. Lunds kommuns revisorer 7 av 11

11 4.3. Balansen mellan beslutade planuppdrag och antagna detaljplaner samt handläggningstid följs upp Balansen mellan beslut om planuppdrag och beslut om antagna planer följs årligen upp i kommunens årsredovisning. Mellan år 2009 och 2011 har balansen förhållit sig på följande sätt 10 : År Inkomna ärenden Beslut om planuppdrag Beslut om antagna planer Under arbete eller ej påbörjade Av tabellen framgår det att antalet pågående planärenden minskat under perioden , från 164 till 143. Enligt den intervjuade planchefen beror denna minskning till viss del på att Planavdelningen i större utsträckning än tidigare avskriver inaktuella ärenden. Vid granskningen har det noterats att Planavdelningen inte gör några uppföljningar och analyser av handläggningstiden för kommunens detaljplaner. Planavdelningen har dock försett granskningen med statistik beträffande handläggningstiden. Handläggningstiden är beräknad från att Byggnadsnämnden beslutat om att planarbete ska påbörjas tills att nämnden godkänt planen. År 2011 låg den genomsnittliga handläggningstiden för enkla planer på 14,6 månader samtidigt som medianvärdet låg på 10 månader. Den genomsnittliga för handläggningstiden för normala planer låg på 42,75 månader, medan medianvärdet låg på 31 månader 11. Vid intervjuerna med förvaltningschef, planchef och handläggare ställdes frågan hur de ser på handläggningstiderna för detaljplanerna. I stort sett anses handläggningstiderna vara tillfredsställande. Det understryks dock att det ibland förekommer situationer som gör att handläggningstiden blir lång. En faktor som lyfts fram är att detaljplaneprocessen är avhängig av flera andra aktörers handlande, såsom Mark och exploatering (som ligger under Tekniska förvaltningen), privat byggherre och Länsstyrelsen. Det blir alltså centralt att dessa aktörer är i samförstånd i olika frågor. En annan faktor som lyfts fram är att Länsstyrelsen ofta har krav på ytterligare utredningar under planarbetets gång, vilket gör att detaljplaneprocessen kan förlängas. Vidare uppges komplexiteten i detaljplaneärendena ha ökat. Detta beror framför allt på att det numera oftare planläggs i redan bebyggt område istället för på jordbruksmark. Därmed krävs det idag mer utredningsarbete i form av exempelvis bulleranalys men också en större inblandning från andra berörda fastighetsägare. Det ska alltså lyftas fram att faktorer som de som nämnts ovan innebär att handläggarna i sig kan bedriva en effektiv planprocess men att andra aktörers agerande kan förlänga den Bedömning Vi anser att det sker en tillfredsställande uppföljning av balansen mellan beslutade och avslutade planuppdrag. Vidare ska det uppmärksammas att antalet pågående detaljplaneuppdrag minskat under perioden De redovisade planärendena i tabellen innefattar fördjupningar av översiktsplanen, planprogram, detaljplaner och andra typer av uppdrag, t.ex. lokaliseringsutredningar. 11 Förklaringen till differensen mellan dessa lägesmåtts utfall är att medelvärdet endast representerar genomsnittet för handläggningstiderna, medan medianvärdet tar hänsyn till om värden varierar kraftigt. Lunds kommuns revisorer 8 av 11

12 Det ska dock påpekas att det inte sker någon uppföljning av handläggningstiden för kommunens detaljplaner. Vidare har det inte upprättats några mål eller formulerats några ambitioner för handläggningstiden för detaljplaner. Därmed är det svårt att bedöma huruvida handläggningstiderna är tillfredsställande eller ej. Beträffande handläggningstiden så ska det påpekas att det är kommunens samlade resurser, det vill säga även resurserna på exempelvis tekniska nämnden, som avgör detaljplaneprocessens effektivitet Kundundersökningar genomförs och/eller jämförelser med andra kommuner För närvarande genomför Planavdelningen inga jämförande nyckeltalsanalyser med andra kommuner. Den intervjuade planchefen uppger dock att Planavdelningen håller på att implementera ett nytt verksamhetssystem benämnt PLANeraren. Verksamhetssystemet har utvecklats i samarbete med Helsingsborgs stad och kommer vara fullt ut implementerat våren Tanken är att systemet ska effektivisera och systematisera planarbetet, förbättra tids- och resursplaneringen samt att förenkla uppföljningen av verksamheten. Det nya verksamhetssystemet kommer också att ge möjligheter till jämförelser mellan Lunds kommun och Helsingborgs stads detaljplaneprocess. Planavdelningen har inte genomfört någon brukarundersökning de senaste åren. Det är planerat att avdelningens administratörer under år 2013 ska kontakta brukare av Planavdelningens tjänster och följa upp nöjdheten avseende service, bemötande, tillgänglighet, kompetens med mera Bedömning Vi ser positivt på att Byggnadsnämnden planerar att arbeta med kundundersökningar och jämförelser med andra kommuner. För närvarande genomför dock nämnden varken regelbundna brukarundersökningar eller jämförelser av nyckeltalsstatistik med andra kommuner. Detta bedöms vara en brist i nämndens säkerställande av verksamhetens kvalitet och effektivitet. Lunds kommuns revisorer 9 av 11

13 5. Revisionell bedömning och rekommendationer Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Byggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål är vår bedömning att Byggnadsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig detaljplaneprocess. Den här bedömningen görs utifrån att vi anser att det är genom mätbara mål, uppföljning och intern kontroll som en ändamålsenlig detaljplaneprocess säkerställs. Vi bedömer att det finns utrymme för förbättring när det gäller samtliga av dessa områden i nämndens verksamhet. I det här sammanhanget ska det även poängteras att vår granskning från år 2010 i stort sett påvisade samma brister i nämndens styrning och uppföljning. Under granskningen har ett antal utvecklingsområden identifierats. Dessa utvecklingsområden kan delas in på följande sätt: Styrning. Vi bedömer att styrningen av detaljplaneprocessen kan förbättras då Byggnadsnämnden inte har upprättat några uppföljningsbara mål för Planavdelningen. Med anledning av detta anser vi att Byggnadsnämnden bör: överväga att ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner på Planavdelningens verksamhet. Exempelvis skulle ett mål kunna avse handläggningstiden för detaljplanerna Uppföljning. Vår bedömning är att detaljplaneprocessen inte i tillräcklig utsträckning följs upp. Därför rekommenderar vi Byggnadsnämnden att säkerställa att: det inom Planavdelningen upprättas rutiner som gör det möjligt att genomföra mer utförliga statistiska uppföljningar och analyser av detaljplaneprocessen. Förslagsvis kan fler nyckeltal tas fram och periodiskt jämföras med andra kommuners Planavdelningen regelbundet genomför brukarundersökningar Intern kontroll. Den interna kontrollen bedöms kunna vidareutvecklas. Bland annat skulle den interna kontrollplanen kunna kompletteras med fler kontrollmoment som är kopplade till Planavdelningens verksamhet. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Byggnadsnämnden att säkerställa att: den interna kontrollplanen kompletteras med fler kontrollmoment. Exempelvis skulle den interna kontrollplanen kunna inkludera ett kontrollmoment där planhandläggarna kontrollerar varandras arbete i detaljplaneprocessens olika skeenden. En sådan rutin kan vara en del i arbetet med att identifiera flaskhalsar i detaljplaneprocessen Utöver de ovan nämnda utvecklingsområdena bör Byggnadsnämnden även beakta följande iakttagelser och vidta nödvändiga åtgärder: Planavdelningens chefer och handläggare anser att arbetsbelastningen periodvis är för hög och att det finns ett behov av mer administrativt stöd En av de intervjuade uppger att en bättre samordning av Byggnadsnämndens, Tekniska nämndens och Miljönämndens nämndssammanträden hade kunnat effektivisera detaljplaneprocessen ytterligare. Lunds kommuns revisorer 10 av 11

14 19 december 2012 Adrian Göransson, Projektledare Lena Salomon, Uppdragsledare Lunds kommuns revisorer 11 av 11