Sammanträdesdatum 2016-03-30 PROTOKOLL KKS - Styrelse Plats Deltagande styrelseledamöter KK-stiftelsen Kerstin Eliasson, ordförande Ola Asplund Eva Cederbalk Lars Ekedahl Bengt Lennartson Helena Malmqvist Margareta Norell Bergendahl Björn Sundell Gunnar Wetterberg Närvarande från kansliet Madelene Sandström, VD Olof Hugander, sekr. Anders Ahl, P 10/16 Fredrik Gunnarsson, P 9-10/16 Robert Johnsson, P 10/16 Stefan Östholm, 1-5 P 8/16 Olle Vogel, personalrepresentant Övriga deltagare Peter Norman, P 9/16 Birgit Erngren Wohlin, P 9/16 Stefan Engström, Agenta, P 10/16 Anmält förhinder Kajsa Ellegård 1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 2 Val av justeringspersoner Bengt Lennartson utsågs att, jämte VD och ordförande, justera dagens protokoll. 1
3 Föregående mötesprotokoll 1/16 Föregående mötesprotokoll Protokollet från den 7 december 2015 godkändes. Noterades även att det vid föregående styrelsemöte delades ut information om styrelseledamöters övriga uppdrag, i enlighet med regel om jäv och bisysslor. 4 Jäv Lars Ekedahl anmälde jäv avseende p. 8/16. Bengt Lennartson anmälde jäv avseende p. 8/16. Margareta Norell Bergendahl anmälde jäv avseende p. 5/16. Helena Malmqvist anmälde jäv avseende p. 5/16 och 7/16. 5 Ärenden för behandling 2/16 VD:s rapport VD redogjorde för innehållet i VD-rapporten. Rapporten var något mindre omfattande den här gången p.g.a. att en del av rapporteringen sedan årsskiftet sker i månadsbreven som skickas ut till styrelsen. Ordförande redogjorde även för det IVA-seminarium om den högre utbildningens roll vilket hon medverkat vid tillsammans med ett antal medarbetare vid stiftelsen. Ordförande har även författat ett debattinlägg utifrån informationen som framkom vid seminariet. VD presenterade information om föregående års interna och externa representation. Styrelsen diskuterade den rapporterade genomgången om bemanning och budgetering i parallella projekt och den betydande resursansamlingen vid vissa miljöer. Denna utredning fortsätter och rapporteras även vid kommande styrelsemöten. Nomineringsarbetet avseende nya styrelseledamöter pågår. Minst 4 nya ledamöter kommer att ingå i den styrelse som utses under sommaren. Styrelsen beslutade att godkänna VD:s rapport. 3/16 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Skövde VD redogjorde för expertgruppens synpunkter på den reviderade verksamhetsplan från Skövde som inkommit till KK-stiftelsen, utifrån det styrelsebeslut som togs i december. Även Stefan Östholm kommenterade det reviderade underlaget. VD delar expertgruppens bedömning att VP:n utgör en god grund för verksamheten inom KK-miljön och menar att stöd bör beviljas för de kvalitetssäkrade insatserna som föreslås med prioritet 1 i VP, medan insatser med lägre prioritet avslås. 1. godkänna föreslagen verksamhetsplan för Högskolan i Skövde 2. avsätta högst 9 419 549 kr till KK-miljö vid Högskolan i Skövde från den ekonomiska ramen 20310116 (KK-miljö HÖG) för insatser enligt tabell 1 i underlaget och att skriva avtal om dessa 3. uppdra till VD att låta genomföra en särskild granskning av ansökan om Synergiprojekt ( LIM-IT ) och lägga fram för beslut på styrelsemötet i juni 2016 2
4. avslå ansökning om finansiering av 3 insatser av typen HÖG-projekt, i enlighet med Expertgruppens rekommendation. 4/16 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Halmstad VD redogjorde för expertgruppens synpunkter på den reviderade verksamhetsplan från Halmstad som inkommit till KK-stiftelsen, utifrån det styrelsebeslut som togs i december. VD delar expertgruppens bedömning att VP:n utgör en grund för fortsatt verksamhet inom KK-miljön och menar att stöd bör beviljas för de kvalitetssäkrade insatserna som föreslås med prioritet 1 i VP, medan insatser med lägre prioritet avslås. 1. godkänna föreslagen verksamhetsplan för Högskolan i Halmstad 2. avsätta högst 13 519 949 kr till KK-miljö vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 20310116 (KK-miljö HÖG) för insatser enligt tabell 1 i underlaget och att skriva avtal om dessa 3. avsätta högst 6 951 092 kr till KK-miljö vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 30283016 (KK-miljö KUB) för insatser enligt tabell 1 i underlaget och att skriva avtal om dessa 4. uppdra till VD att låta genomföra en särskild granskning av ansökan om Synergiprojekt SeMI och lägga fram för beslut på styrelsemötet i juni 2016 5. avslå ansökning om finansiering av 11 insatser enligt tabell 3 i underlaget, i enlighet med Expertgruppens rekommendation. 5/16 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Mittuniversitetet VD redogjorde för bordlagda insatsförslag från Mittuniversitetet, utifrån det styrelse-beslut som togs i december. Insatsförslagen har granskats i särskild ordning. VD konstaterar att det i underlaget från bedömargruppen, som genomfört den särskilda granskningen, framkommer att den aktuella personen för adjungering i projektet KM2 CHAMP redan har en professorskoppling till Linköpings universitet och att det är orimligt att han vid sidan av sitt ordinarie arbete är kopplad till två lärosäten, vilket inte överensstämmer med programmets syfte. Vidare omfattas den person som är aktuell i ansökan JOKER av den utredning om resurstillgång och arbetsinsatser som stiftelsen just nu genomför av forskningsmiljö vid annat lärosäte. 1. Avslå insatsförslaget KM2 CHAMP 2. Bordlägga frågan om stöd till insatsförslaget JOKER i väntan på utredningens resultat 3
3. Uppdra till VD att se över delprogramformerna Adjungerad professor och Forskningsledare inom programmet Strategisk kunskapsförstärkning utifrån de svagheter som uppdagats. Rapportering ska ske vid junimötet. Margareta Norell Bergendahl och Helena Malmqvist deltog inte i beslutet p.g.a. jäv. 6/16 Beslut om riktad utlysning inom det nyutvecklade programmet Forskningsprofil+ VD och Stefan Östholm informerade om den föreslagna utveckling av programmet som kansliet har tagit fram. Programmet ska syfta till att ge forskningsprofiler som befinner sig i slutskedet av finansieringsperioden en möjlighet till tilläggsfinansiering för ytterligare förstärkning av en forskningsspets. Styrelsen efterfrågande en samlad rapportering om profilering inom forskningen vid KK-stiftelsens målgruppslärosäten. Stefan Östholm redogjorde för studier av starka miljöer som gjorts vid stiftelsen och återkommer vid kommande möte med vidare rapportering. 1. godkänna inriktning och omfattning av det föreslagna programmet Forsknings-profil+ 2. uppdra åt VD att genomföra en riktad utlysning av programmet 7/16 Beslut om stöd inom programmet Företagsforskarskolor VD redogjorde för de kompletteringar som inkommit avseende den bordlagda ansökan om stöd för en företagsforskarskola inom tillförlitliga inbyggda sensorsystem vid Mälardalens högskola. Bedömargruppen har godkänt de kompletteringar och förtydliganden som inkommit och anser därmed att avtalsförhandlingar med sökande kan inledas. Inför avtalsskrivning ska sökande inkomma med en reviderad plan för forskarskolan där de kompletterande åtgärderna är inkluderade. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer. Styrelsen beslutade att avsätta högst 32 400 000 kr, inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30200016, till projektet Företagsforskarskola i Tillförlitliga Inbyggda Sensorsystem (ITS HSS-H), vid Mälardalens högskola, dnr 20150277. Helena Malmqvist deltog inte i beslutet p.g.a. jäv. 8/16 Beslut om stöd inom programmet Expertkompetens för innovation VD redogjorde för den befintliga ansökan från Högskolan Väst. Bedömargruppen tillstyrkt projektansökan och menar att projektet har en stor potential i att möta kunskapsbehoven i ett för Sverige viktigt område. Det finns goda förutsättningar att konsolidera och synliggöra den unika akademiska miljön som kombinerar arbetsintegrerat lärande och produktionsteknik, även i ett internationellt perspektiv. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer om stöd och övriga påpekanden. 4
Styrelsen beslutade att avsätta högst 9 968 542 kr, inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30270216 till projektet ProdEx 2 Expert i produktionsteknik, vid Högskolan Väst, dnr 20160015. Styrelsen påpekade även att programmet bör döpas om, varvid för innovation stryks ur programnamnet. Innovation är ett begrepp som lätt kan misstolkas och av denna anledning bör man inte använda det i det aktuella sammanhanget. Lars Ekedahl och Bengt Lennartson deltog inte i beslutet p.g.a. jäv. 9/16 Årsredovisning för 2015 inkl rapport från lekmannarevisorerna Fredrik Gunnarsson redogjorde för årsredovisningen för 2015. Strukturen i årsredovisningen är ny för året och utgår nu i större grad från verksamheten i de olika programområdena. Styrelsen uttryckte en önskan om att det i kommande årsredovisning inkluderas uppgift om kostnader för kapitalförvaltningen i förhållande till det förvaltade kapitalet. Den auktoriserade revisorn hade inga anmärkningar på årsredovisningen. Styrelsen beslutade att fastställa årsredovisningen för 2015 De förtroendevalda revisorerna lämnade en särskild rapport vid mötet. Styrelsen diskuterade synpunkterna och frågorna kommer att diskuteras vidare vid septembermötet. Delvis kan uppkomna frågeställningar behandlas i den granskning som kommer att genomföras av IVA/KVA. 10/16 Anmälan om protokoll från Kapitalutskottet Eva Cederbalk redogjorde för de ärenden som behandlades vid det senaste mötet i kapitalutskottet. Utvärderingen av 2015 års kapitalförvaltning har gjorts av Dr. Stefan Engström vid Agenta och han presenterade en summering av utvärderingen vid mötet. Robert Johnsson, kapitalförvaltare vid KK-stiftelsen, presenterade framtagen rapport om 2015 års arbete med ansvarsfulla investeringar inom kapitalförvaltningen. Styrelsen noterade och kommenterade även årsrapporterna avseende compliance och riskkontroll. 11/16 Beslut om Placeringspolicy för KK-stiftelsen Placeringspolicyn för kapitalförvaltningen beslutades senast av styrelsen den 24 mars 2015. Styrelsens beslut ska vara årliga. En av kapitalutskottets uppgifter är att bereda frågan om eventuella förändringar i placeringspolicyn inför beslut i styrelsen. Ärendet diskuterades på kapitalutskottets sammanträde den 8 februari 2016. Kapitalutskottets ordförande redogjorde för förslaget. Styrelsen beslutade att fastställa placeringspolicy för KK-stiftelsens kapitalförvaltning enligt föreliggande förslag 5
12/16 Beslut om firmatecknare för KK-stiftelsen Vissa motparter, t.ex. fonder och banker, kräver att beslut om firmatecknare inte får vara äldre än ett år, därför tas detta ärende upp på nytt. Inga ändringar föreslås. Styrelsen beslutade att 1. KK-stiftelsens firma tecknas av styrelseordföranden Kerstin Eliasson i förening med envar av styrelseledamöterna Ola Asplund, Eva Cederbalk, Lars Ekedahl, Kajsa Ellegård, Bengt Lennartson, Helena Malmqvist, Margareta Norell Bergendahl, Björn Sundell, Gunnar Wetterberg samt av styrelseordföranden Kerstin Eliasson i förening med verkställande direktören Madelene Sandström 2. befullmäktiga KK-stiftelsens verkställande direktör Madelene Sandström att teckna firma avseende de löpande förvaltningsåtgärder som förtecknats i dokumentet Förteckning över löpande förvaltningsärenden vid KK-stiftelsen 3. uppdra åt ordföranden och vice ordföranden att teckna KK-stiftelsens firma på fullmakten för verkställande direktören Madelene Sandström 13/16 Beslut om arvoden till styrelse och kapitalutskott 2016 Ändringar i styrelsens och kapitalutskottets arvoden gjordes senast under 2015. Vid styrelsens sammanträde den 24 mars 2015 beslutades att arvoden skulle bindas till inkomstbasbeloppets utveckling. Justering av beloppen för 2016 framgick i styrelse-underlaget. Styrelsen beslutade att fastställa arvoden för 2016 i enlighet med vad som framgår nedan: Styrelsen Årsarvode Per sammanträde Ordförande 102 100 11 300 Vice ordförande 30 700 11 300 Övrig ledamot 25 600 11 300 Vid tvådagarssammanträden utgår ett arvode med 16 900 kr till den som deltar båda dagarna. Kapitalutskottet Ordförande samt övriga ledamöter från KK-stiftelsens styrelse:5 700 kr/sammanträde Övriga externa ledamöter: 5 700 kr/sammanträde Expertledamot: 76 600 kr/år Ledamöter som är anställda vid KK-stiftelsen: inget arvode 14/16 Anmälan av Ekonomisk beslutsordning Stiftelsen har sedan 15 år tillbaka ett dokument, Ekonomisk beslutsordning som reglerar ianspråktagandet av stiftelsens tillgångar, definitioner av olika typer av ekonomiska beslut, utbetalningar m.m. Sedan 2014 ska den ekonomiska beslutsordningen (som beslutas av styrelseordföranden och VD gemensamt) anmälas till styrelsen, vilket skedde vid mötet utifrån utskickat underlag. 6
15/16 Information om IVA/KVA:s granskning VD och ordförande informerade om de diskussioner som förts med IVA och KVA om den planerade granskningen av stiftelsens verksamhet. KVA, som kommer att agera projektledare, räknar med att granskningen kan komma att genomföras under en period av fyra månader till ett år från projektstart. Startdatum är beroende av kontrakterings-frågan. En preliminär budget för granskningen fanns i styrelseunderlaget. Fortsatta diskussioner kommer att föras med IVA/KVA om granskningens genom-förande, främst avseende antalet granskare som ska medverka. 16/16 Rapportering VD rapporterade på styrelsens uppdrag om övriga finansiärers bidrag till SNS-projektet Framtidens kompetensförsörjning - Svensk arbetsmarknad i en globaliserad värld. KKstiftelsen erbjöds engagemang i programmets referensgrupp utifrån stiftelsens unika position och kunskap om förutsättningarna för en hållbar kompetensförsörjning i olika delar av landet, samt effektiv samverkan mellan akademi och näringsliv. Ett stort antal rapporter har publicerats inom programmet. Stiftelsen har bidragit till projektets finansiering med 200 000 kronor. Projektets totala finansiering uppgick till 4,9 mkr fördelat på 18 finansiärer. Vid protokollet Olof Hugander Justeras Kerstin Eliasson Ordf Bengt Lennartson Madelene Sandström vd 7