Uppföljning daglig verksamhet Del-Ta

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström 2016-03-14 SN 2016/0141.11.01 0480-453780 Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Del-Ta Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Del-Ta Produktion AB gjordes av socialnämnden 2016-01-12. Del-Ta Produktion AB är ett socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar kommun, Nybro kommun och Del-Ta personalförening. Del-Ta verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet SoL. Inriktningen på verksamheten är legoproduktion. De sammanfattande intrycken och slutsatserna var att företaget visar en bredd inom verksamheten där brukare kan ingå i olika arbetsgrupper utifrån behov och önskemål. Företaget redovisar och uppvisar systematiskt kvalitetsarbete i flera avseenden. Det framkommer dock att de delar som är specifika för verksamhet enligt SoL och LSS som rutiner och processer saknas för att säkerställa och utveckla kvaliteten ur ett brukarperspektiv. De förbättringsområden som socialnämnden föreslagit har besvarats av företaget genom en handlingsplan med korrigerande och förebyggande åtgärder. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning Del-Ta Handlingsplan Del-Ta Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (9) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn DEL-TA Produktion AB Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar Kommun, Nybro Kommun och DEL-TA personalförening. Föreståndare/verksamhetsansvarig Marie Fransson VD. Telefon 0480-42 57 00 Hemsida http://www.deltaproduktion.se Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet enligt SoL. Enligt hemsida med inriktning legoproduktion. Antal brukare i verksamheten 19 st i daglig verksamhet. Kvalitetsuppföljningen utförd av Kerstin Lagerlund verksamhetsutvecklare och Ann-Charlotte Hedström verksamhetschef Insatser Arbete och sysselsättning Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Marie Fransson VD, Fredrik Fahlstedt personalchef, Zilha Avdulla gruppledare Datum för kvalitetsuppföljningen 2016-01-12 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

2 (9) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten är stor och består av många olika delar, varav Socialförvaltingens avtalade dagliga verksamhet är en. Personerna som finns i den dagliga verksamheten tillhör olika arbetsgrupper med olika gruppledare. Störst antal brukare ingår i gruppledare Zillah Avdullas arbetsgrupp. DEL-TA:s dagliga verksamhet skiljer sig från Socialförvaltningens andra upphandlade dagliga verksamheter, såtillvida att företaget består av flera delar och riktar sig till flera olika målgrupper. Det är således en verksamhet som är långt ifrån en renodlad daglig verksamhet, utifrån lagens mening. Företaget innehar i dagsläget inget tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att bedriva daglig verksamhet. Frågan om tillståndsplikt undersöktes 2003 då Länsstyrelsen hade tillsynsansvar. Länsstyrelsen bedömde då att verksamheten inte var tillståndspliktig. Kvalitetsuppföljarna är mycket tveksamma till att IVO skulle göra samma bedömning i frågan i dagsläget. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Företaget redovisar och uppvisar systematiskt kvalitetsarbete i flera avseenden. Det framkommer dock att det är i de delar som är specifika för verksamhet enligt LSS och SoL som rutiner och processer saknas för att säkerställa och utveckla kvaliteten ur ett brukarperspektiv. Detta hänger enligt kvalitetsuppföljarna samman med den verksamhetsform som beslut om daglig verksamhet verkställs i företaget samt huruvida verksamheten är tillståndspliktig eller ej. I avtalet anges att beställaren ska hålla utföraren underrättad och uppdaterad kring vad som sker inom för verksamhetsområdet gällande lagar och författningar. Häri har beställaren brustit vilket ytterligare belyser vikten av att se över avtalets alla delar. Kvalitetsuppföljningen tar trots vad som sägs ovan, sin utgångspunkt i de föreskrifter som reglerar tillståndspliktig verksamhet, med anledning av att avtalet ändå anger att verksamheten ska bedrivas i enlighet med för verksamhetsområdet gällande lagstiftningar och författningar. Nedan listas de förskrifter som utföraren framför allt behöver ha kännedom om, utöver det som föreskrivs i lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade, LSS. I föreskriften om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/ och tillhörande handbok http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 föreskrivs att den som bedriver verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Information om lex Sarah finns under nedan länk samt i ovannämnda före-

3 (9) skrift och i handbok om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. http://www.socialstyrelsen.se/sosfs/sidor/2011-5.aspx och i handboken, http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-1- 24/Sidor/default.aspx Kraven på dokumentation i socialtjänsten tydliggörs i: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-5-19 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2015/2015-1-10 Information och stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner redovisas i: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 Förbättringsområden Genom att tillgodogöra sig vad som krävs utifrån föreskriften om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete bör det bli tydligt vilka delar verksamheten behöver arbeta med att utveckla. Utifrån föreskriften föreslås att Verksamheten funderar över vilka delar av verksamheten som skulle behöva beskrivas i skriftliga rutiner/processer för att säkerställa kvaliteten. Kvalitetsuppföljarna föreslår att verksamheten i handlingsplanen anger hur man planerar detta arbete. Verksamheten har inte kännedom om hur dokumentation ska utformas och vad den ska innehålla Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att specifikt bekanta sig med de krav som gäller för dokumentation och beakta hur gruppledarnas kompetensbehov ska tillvaratas och tillgodoses. Verksamheten har inte kunskap om kraven i lagstiftning om ansvar enligt lex Sarah och därför inte kännedom om vad som kan anses vara risk för missförhållanden eller missförhållanden. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att tillgodogöra sig vad som gäller för lex Sarah och utifrån det upprätta en rutin för vem som gör vad i en lex Sarah process. Handlingsplan Rapporten från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten planerar att vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast den 17 februari 2016. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov.

4 (9) Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en växtplats för människor. Hämtat från verksamhetens hemsida.

5 (9) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Avtalsansvarig är VD Marie Fransson. Ansvarig för verksamheten är personalchef Fredrik Fahlstedt som är socionom. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Något kompetenskrav uppges inte vid denna uppföljning. Gruppledare är Zillah Avdulla som inte har någon formell utbildning men som är anhörig till en person med funktionsnedsättning och har arbetat i verksamheten sedan 1995 och som gruppledare sedan 2009. Det är befattningsbeskrivningen som styr gruppledartjänsterna. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år Ja. Kompetensutvecklingsplan finns med i medarbetarsamtalet. Verksamhetsföreträdarna refererar till IUC (utsikt, insikt, utbildning, coachande ledarskap, konflikthantering för gruppledare i internutbildning). Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja i form av checklista (visas för kvalitetsgranskarna). Bredvidgång och individuell anpassning. Kommentar Det ställs krav i föreskriften för kvalitetsledningssystem (2011:9) att ledning säkerställer att personal har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Med rätt kompetens ökar förutsättningarna för att personal ska bidra till insatser av god kvalitet. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att bekanta sig med de krav som gäller för verksamhet enligt LSS (t ex dokumentationskrav) och beakta hur gruppledarnas kompetensbehov tillvaratas och tillgodoses. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Verksamheten visar en praktikantprocess och broschyr som finns framtagen för nya deltagare. Dessa används ibland även för brukare med beslut om daglig verksamhet. Personalhandläggare har kontakt med Slussen. Studiebesök där Zillah visar eventuell ny deltagare verksamheten. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Gruppledaren fungerar som särskild kontaktman. Gruppledarna samarbetar, men det är aktuell gruppledare som ansvarar för den enskildes dokumentation.

6 (9) Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Sju gruppledare. Hur många personer är anställda? Ej aktuell fråga med anledning av verksamhetens utformning. Hur många personer har arbetat minst ett år? Alla sju. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Kvalitetsuppföljarna tittar på ett par pärmar och noterar att det finns flera kontaktblad, att genomförandeplanerna är gamla, att det saknas information om beslutad insats och att mål och aktiviteter är få och generellt formulerade. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Personal dokumenterar i gamla mallar från kommunen. Kravet på social journal kan inte anses vara uppfyllt. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. Kommentar Det framstår som om verksamheten inte har kännedom om hur dokumentation ska utformas och vad den ska innehålla. Med anledning av centralt uttalade krav på dokumentation är det av vikt att verksamheten håller sig à jour med dessa och aktivt arbetar med att säkerställa att verksamheten uppfyller kraven. Kvalitetsgranskarna tipsar därför i början av rapporten om var information finns att hämta. Kvalitetsgranskare mailar också över socialförvaltningens riktlinjer för dokumentation. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas.

7 (9) Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Kommentar Verksamheten har inte kunskap om lagstiftningens krav på ansvar enligt lex Sarah och därför inte kännedom om vad som kan anses vara risk för missförhållanden eller missförhållanden. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att tillgodogöra sig vad som gäller för lex Sarah och utifrån det upprätta en rutin för vem som gör vad i en lex Sarah process. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Förutom att verksamhetsledningen beskriver att det är en informell och öppen stämning i verksamheten så genomför verksamheten en sk tempmätning två gånger per år, i vilken deltagarna anonymt besvarar frågor om arbetssituation, klimat, information, kunskap, hjälp/stöttning, arbetsmiljö, påverkansmöjlighet och känsla för arbetet. Resultatet av undersökningen bryts ner på gruppnivå. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ja. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Kommentar Verksamheten har i dagsläget inga brukare med delegerade HSL insatser.

8 (9) Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Frågan ställdes ej vid besöket. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Kommentar Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att ta del av http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 för att ha kännedom om och få stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja stormöte hålls varannan vecka. Verksamhetsledningen framhåller att de värnar delaktigheten från deltagarna. Tillgänglighet Toalett finns i enheten som är anpassad för personer som använder rullstol. Frågan ställdes ej vid besöket. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pamyndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Frågan ställdes ej vid besöket. Enheten är öppen under hela sommaren. Semesterstängt under två veckor. Stängt även klämdagar. Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregå-

9 (9) ende uppföljning. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Ja, se vad som skrivs om tempmätning. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Samarbetet kan utvecklas och bli bättre. Kontakten med Slussen fungerar väl och uppskattas av verksamhetsledningen. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej haft kontakt. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Översyn pågår med de ingående intressenterna i företaget. VD framför en önskan om att fungera som en del av kommunen/förvaltningen eftersom företaget delvis är kommunägt. Företaget vill utveckla samarbetet och verksamheten i samklang med socialförvaltningens behov av daglig verksamhet. Företaget ser en möjlig utveckling inom tjänstesektor/bemanning. Företaget ser också en möjlig utvekling i att samla kommunens legoproduktion i verksamheten. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Verksamheten framför ett önskemål om att få ansluta sig till den utbildning som förvaltningen ger företrädare för den företagsgrupp som förvaltningen har inom DEL-TA och som leds av en medarbetare inom socialförvaltningen.

Handlingsplan över korrigerande och förebyggande åtgärder DEL-TA planerar att vidta, utifrån genomförd kvalitetsgranskning av omsorgsverksamheten. Arbetet med att ta fram ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, enligt FR2000 (Ett integrerat ledningssystem för kvalitét, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet), pågår inom företaget. Inom detta finns sedan tidigare en processbeskrivning kring mottagandet av tillfälligt sysselsatta, från framför allt Arbetsförmedlingen. Processbeskrivningen (Praktikantprocessen) beskriver tydligt hela förloppet från en förfrågan om placering till avslut av placering. Det framgår tydligt vad som ska göras, när det ska göras och vem som är ansvarig för vad. Till detta finns kopplat vilka rutiner och blanketter som ska användas i olika situationer. Eftersom den personal som direkt eller indirekt arbetar med brukare placerade på DEL-TA, enligt avtalet med socialförvaltningen, har kunskap kring praktikantprocessen kommer DEL-TA att ta fram en motsvarande processbeskrivning (Omsorgsprocessen) när det gäller just hanteringen av allt som rör detta avtal. Detta för att underlätta implementeringen av nya rutiner kring utförandet samt hur vi hanterar och rapporterar avvikelser. Allt för att säkerställa kvaliteten i uppdraget. I denna processbeskrivning kommer det att framgå vilken typ av dokumentation som ska finnas och hur den ska utformas, förvaras och rapporteras. Detsamma gäller rutiner för hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Likaså kommer det i processbeskrivningen Omsorgsprocessen att finnas rutiner för hur vi hanterar vårt ansvar enligt lex Sarah. Grunden i förbättringsarbetet är således att tillsammans med berörd personal arbeta fram en processbeskrivning utifrån lagstiftningens krav och föreskrifter. Därefter kommer olika utbildningsinsatser att genomföras. De korrigerande och förebyggande åtgärder som planeras framgår av nedanstående handlingsplan: Handlingsplan PC=Personalchef, PH=Personalhandläggare, GL=Gruppledare, F=Fadder, NM=Nyckelmontör, L=Ledningsgrupp, HSO=Huvudskyddsombud, SO=Skyddsombud. Åtgärd/aktivitet Ansvarig Medverkande Start Klart 1. Inläsning av krav och föreskrifter enligt bifogad PC 160210 160531 lagstiftning. Sammanställning av vad som berör oss utifrån det som framgår av kvalitetsuppföljningen. 2. Personalchefen arbetar fram en PC PH, GL 160210 160331 processbeskrivning Omsorgsprocessen utifrån hur vi arbetar idag. Som mall används praktikantprocessen för att få en liknande struktur som berörda känner till. 3. Utifrån det första utkastet på Omsorgsprocessen identifieras, tillsammans med berörd personal på DEL-TA vad som måste förändras och utvecklas i befintliga Omsorgsprocessen enligt synpunkter vid kvalitetsuppföljningen samt resultatet från punkt 1. PC VD, PH, GL, F 160401 160415

4. En arbetsgrupp sätts samman för att arbeta med att utveckla Omsorgsprocessen så att best practice uppnås, dvs. att vi lever upp till lagstiftningen/kvalitetskraven genom att ta fram rutiner som passar vårt sätt att arbeta. 5. Utbildning i Omsorgsprocessen (Samtliga anställda som är berörda av omsorgsavtalet) inklusive genomgång av hur vi ska arbeta med PC VD, PH, GL, F 160415 160630 PC PH, GL, F, NM 160630 161031 - dokumentation - genomförandeplan - hur man upptäcker risk för missförhållanden eller missförhållanden samt hur sådana hanteras i enlighet med lex Sarah Om möjlighet finns vill vi även kunna ta del av utbildningar som Kalmar Kommun och socialförvaltningen har i ovanstående ämnen samt andra utbildningar som kan vara relevanta för uppdraget. 6. Utbildning i handikappskunskap för samtliga anställda Nyckelpersoner. 7. Implementering av IA-systemet, ett webbaserat system för att anmäla och administrera avvikelser så som händelserapporter, kvalitetsbrister, risker, olycksfall och klagomål. Uppföljning sker på ledningsmöten samt gruppledarmöten. 8. Säkerställa att nyanställda personer som berörs av omsorgsavtalet i sin introduktionsutbildning får kunskap om ovanstående. PC L, GL, F, NM 160901 161231 PC, HSO L, GL, F, NM, SO. 160301 160531 PC PH, GL 160701 framåt