TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2016-01-11 SN 2016/0016.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning bostad med särskild service Calmia Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Calmias verksamhet gjordes av socialnämnden 151103 och de sammanfattade intrycken och slutsatserna var att verksamheten tillhandahåller den service och omvårdnad som krävs för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Miljön är hemlik och familjär. De förbättringsområden socialnämnden uppmärksammade handlade om att verksamheten behöver säkerställa att dokumentationen kring de enskilda uppfyller de krav som idag ställs på verksamhet inom socialtjänsten. Kunskap kring Lex Sarah, synpunkter och klagomål behöver utvecklas liksom arbetet med de anställdas kompetensutvecklingsplaner. Verksamheten har under 2015 anställt ny föreståndare. Kvalitetsuppföljarna informerade 2014 om vilka krav inspektionen för vård och omsorg (IVO) ställer angående utbildningskrav på förståndare. Den person som anställts saknar sådan formell kompetens, vilket Inspektionen för vård och omsorg, IVO, nu får ta ställning till. Uppföljning av verksamheten görs årligen och kommer nästa gång att göras under hösten 2016. Niklas Hermansson Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning samt handlingsplan för Calmia Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (10) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Gruppboende Gula gatan Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Calmia Föreståndare/verksamhetsansvarig Anette Åberg Telefon 0480-420858 Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Antal omsorgstagare i verksamheten 3 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Kerstin Lagerlund och verksamhetschef Insatser funktionsnedsättning Niklas Hermansson Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Anette Åberg, föreståndare och Göran Stridsberg ordförande. Datum för kvalitetsuppföljningen 2015-11-03 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (10) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Utifrån vad kvalitetsgranskaran erfar tillhandahåller gruppbostaden den service och omvårdnad som krävs för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Miljön är hemlik och utförandet präglas av en familjär inriktning. De skriftliga rutiner som kvalitetsgranskarna främst ansåg saknades vid förra årets kvalitetsuppföljning har upprättats. Dessa gällde lex Sarah och rutin för utrymning. Vid förra kvalitetsuppföljningen 2014 var Verona Carlsson föreståndare och Anette Åberg var tilltänkt som eventuell efterträdare. Kvalitetsgranskarna informerade då om vad IVO föreskriver om krav på utbildning gällande föreståndare, att byte av föreståndare är anmälningspliktigt och ska godkännas av IVO samt var man kan hitta denna information. Anette Åberg har under året tagit över rollen som föreståndare men någon anmälan om förändring till IVO har enligt uppgift inte skett. Det är därför oklart hur IVO bedömer föreståndarens kompetens och erfarenhet. Med lämplig utbildning avser IVO relevant högskoleutbildning, men i varje enskilt fall sker en individuell bedömning och det finns inget som hindrar att smärre brister i den formella kompetensen avhjälps av andra faktorer, såsom annan utbildning och erfarenhet. Källa: http://www.ivo.se/tillstand-ochregister/lss-tillstand/bostad-med-sarskild-service-for-vuxna/sa-bedomer-viforestandare/ IVO säger om föreståndare att: På grund av sin tjänsteställning har föreståndaren inflytande över verksamheten och behöver därför ha kunskaper om vilka krav LSS och andra föreskrifter ställer. Kvalitetsgranskarna anser att de förbättringsområden som uppmärksammas hör samman med kraven på föreståndaren har kännedom om vilka krav LSS och andra föreskrifter ställer. Enligt handboken: Bostad med särskild service för vuxna enligt LSS som finns på http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2007/2007-101-6 ska den person som har ledarskapsfunktion ha tillräcklig kunskap och kompetens för att bl.a. kunna ansvara för att: - omvårdnaden för varje boende planeras, dokumenteras och följs upp, - rutiner finns för att hantera synpunkter och klagomål, - personalens behov av kompetensutveckling bevakas och stöds, - verksamheten planeras, utvecklas och utvärderas, - verksamheten utvecklas i takt med ändrad lagstiftning och nya forskningsresultat Förbättringsområden Verksamheten har med anledning av vad som sägs ovan ett stort förbättringsområde i att tillägna sig vad som krävs när det gäller dokumentation och utifrån detta säkerställa att verksamheten uppfyller dessa krav. Förbättringsområdet påpekades vid förra uppföljningen. Inga förändringar är vid kvalitetsuppföljningen gjorda eller planerade. Information och kunskap finns att in-
3 (10) hämta i bl a SOSFS 2014:5 mm: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-5-19 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2015/2015-1-10 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2007/2007-101-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 Kvalitetsgranskarna uppmanar verksamheten att omgående separera och hålla dokumentationen enligt HSL och LSS åtskild samt kasta mallar för dokumentation enligt SoL samt intervjuinstrument som verksamheten inte använder. Individuella kompetensutvecklingsplaner saknas. Det ställs krav i föreskriften för kvalitetsledningssystem (SOSFS 2011:9 6 kap. 1, 2 och 3 )) att det säkerställs att personal har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Med rätt kompetens ökar förutsättningarna för att personal ska bidra till insatser av god kvalitet. Kompentensbehov behöver därför systematiskt inventeras och dokumenteras, förslagsvis i individuella kompetensutvecklingsplaner, för att på så sätt säkerställa hela verksamhetens kompetensförsörjning. Kunskapen om avvikelser i form av lex Sarah, synpunkter och klagomål bör ökas så att det står klart för verksamheten vad som är vad och hur det ska hanteras. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att granska SOSFS 2011:9 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/angående ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och tillhörande handbok http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 för att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som finns gällande utredning av avvikelser 5 kap. 3. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att ta del av http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 för att ha kännedom om och få stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner.
4 (10) Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast den 18 december. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att personer med funktionshinder får möjlighet att bo tillsammans i gruppboende och att dessa personer får möjlighet till ett liv i gemenskap med andra och delaktighet i samhällslivet. Stiftelsen ska på alla sätt verka för att stödja och stimulera deras utveckling som individer.
5 (10) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Anette Åberg har 2 årig gymnasieutbildning inom barn- och ungdom men saknar högskoleutbildning. Anette har 20 års erfarenhet inom området och har varit anställd i stiftelsen Calmia sedan 1999. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Något kompetenskrav uppges inte vid denna uppföljning. Om rekrytering sker är det av någon som på något sätt är känd i verksamheten. Vid tidigare uppföljning har uppgetts att man skulle kräva undersköterskekompetens om behov av nyrekrytering skulle uppstå. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år Nej. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja enligt uppgift från föregående års uppföljning. Avser såväl information om verksamheten, lokalerna och rutiner kring arbete med brukarna. Kommentar Verksamheten talar och utgår mer från tillgång till utbildning än från inventerat behov av kompetensutveckling. Det ställs krav i föreskriften för kvalitetsledningssystem att ledning säkerställer att personal har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Med rätt kompetens ökar förutsättningarna för att personal ska bidra till insatser av god kvalitet. Kvalitetsgranskarna påpekar därför att kompentensbehov behöver inventeras och dokumenteras systematiskt, förslagsvis i individuella kompetensutvecklingsplaner, för att på så sätt säkerställa hela verksamhetens totala kompetensförsörjningsbehov. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ej aktuellt. Ingen ny brukare. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen.
6 (10) Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Fyra. Hur många personer är anställda? Fyra samt timvikarier, ca 5 st. Hur många personer har arbetat minst ett år? Alla fyra. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Muntlig information samt underskrift av tystnadsplikt. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Verksamheten uppger att man endast anställer personer som man har kännedom om. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Nej. Kvalitetsgranskarna tittar på ett exempel. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Personal dokumenterar i gamla mallar (daganteckning LSS) från kommunen (omsorgsförvaltningen). Under särskild HSL flik förvaras HSL dokumentation i samma pärm. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Kommentar Det framgår att det inte är känt för verksamheten vilka krav på dokumentation som gäller för insatsen. Inga förändringar har gjorts sedan föregående kvalitetsuppföljning. Inga planerade åtgärder eller kompetenshöjande insatser planeras. Kvalitetsgranskarna uppmanar verksamheten att omgående dela på dokumentationen enligt HSL och LSS samt kasta mallar för dokumentation enligt SoL samt intervjuinstrument som verksamheten inte använder. En kompetenshöjning hos verksamhetsansvarig gällande krav på dokumentationens utförande ser kvalitetsgranskarna som mycket angelägen, som en första åtgärd för att säkerställa att dokumentationen uppfyller dessa krav.
7 (10) lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Inga missförhållanden eller risker för missförhållandes uppges ha inträffat under året. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej. Inga missförhållanden eller risker för missförhållandes uppges ha inträffat under året. Kommentar Det är inte säkerställt att verksamhetsansvarig har tillräcklig kännedom om vad som kan anses vara risk för missförhållanden eller missförhållanden. Kvalitetsgranskarna råder ansvarig för verksamheten att tillgodogöra sig vad som gäller för lex Sarah http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-1-24 Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Nej. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Nej. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Kommentar Verksamhetsansvarig uppger att personalen tar kontakt med brukarnas föräldrar/företrädare om det framkommer något från någon brukare. Kvalitetsgranskarna har en dialog med företrädarna för verksamheten om integritet, självbestämmande och delaktighet som är delar som betonas starkt i nationella sammanhang från Socialstyrelsen och IVO. Kvalitetsgranskarna råder också föreståndaren att tillgodogöra sig vad som föreskrivs 5 kap. 3 i SOSFS 2011:9 om synpunkter och klagomål.
8 (10) HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgifter till sjuksköterska finns angivna på anslagstavla. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Enligt uppgift från förra årets uppföljning förvaras läkemedel i individuella lådor i samma säkerhetsskåp som dokumentationen förvaras. De brukare som har delegerad medicin har endast ett preparat var, därav ingen dosett. Läkemedlet förvaras i sin förpackning med ordination på förpackningen. Kommentar Verksamheten önskar att MAS kommer till verksamheten och informerar om avvikelsehantering inom HSL. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Personal går igenom utrymningsrutin regelbundet. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? September 2015. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Verksamheten uppger att genomförandeplanerna gås igenom någon per år. Det upprättas inte nya planer. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Det hålls inga speciella möten men i de vardagsnära situationerna som vid måltider och fika som intas gemensamt, ges naturliga tillfällen att fatta gemensamma beslut. Kommentar Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att ta del av http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 för att ha känne-
9 (10) dom om och få stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Tillgänglighet Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja, badrum och trinettkök. De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pamyndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Nej, men är byggt efter handikappanpassad standard. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Nej. Känns inte relevant med tre brukare. Önskemål från brukare försöker personal tillgodose direkt. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Ordförande framför att föräldrar/företrädare till brukarna är mycket tillfreds med att ha detta boende och att det fungerar mycket väl. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej haft kontakt under året. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Avtalet ska förlängas med två år. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Ordförande framför att representanter för stiftelsen vill prata ekonomi med beställaren.
10 (10)
Stiftelsen Calmia. Handlingsplan för verksamheten på gruppboendet Gula gatan Kalmar. Med hänvisning till de anmärkningar och synpunkter som framförts av kvalitetsgranskarna vid kvalitetsuppföljningen den 3/11 5015, tänker vi vidtaga följande åtgärder. 1. Byte av föreståndare. Ett internt byte av föreståndare har gjorts. Den tidigare föreståndaren Verona Karlsson har lämnat över till Anette Ågren. Vi har skickat in en anmälan till IVO om detta. 2. Genomförandeplaner för alla boende kommer att göras och kommer att vara genomförda senast mars månad 2016. 3. Personalens kompetens har alltid varit viktig för oss. Av den anledningen har vi alltid anställt personal med god kompetens inom området, och med gedigen erfarenhet. Vi försöker alltid att få med personal på föreläsningar och utbildningar som anordnas i länet och ser gärna att Kalmar kommun meddelar oss någon föreläsning eller utbildning som vi kan få tillgång till planeras. Kompetensplaner kommer att upprättas under första halvåret 2016. 4. När det gäller dokumentation av verksamheten tar vi till oss att vi måste bli bättre på detta. Vi förstår att även om vi är en liten verksamhet med full insyn och kontroll från de anhöriga, så måste vi som utförare se till att leva upp till de regler och föreskrifter som gäller dokumentation. Vi har från Socialstyrelsen beställt handboken Bostad med särskild service för vuxna enligt LSS, samt de publikationer som kvalitetsgranskarna rekommenderat. 5. Vi kommer att förbättra våra kunskaper när det gäller avvikelser i form av lex Sarah samt förbättra rutiner på hur synpunkter och klagomål ska hanteras. 6. Vi kommer att ta del av de publikationer som rekommenderats för att arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner.