INSTITUTIONEN FÖR SPRÅK OCH LITTERATURER Grundutbildningsmöte 1 H09 Onsdag 9 september 2009 kl. 15-17 Sal H525 Sammankallande: Kallade: Inbjudna: viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå studierektorer ämnessamordnare studievägledare Erasmuskoordinator administrativ chef och administratörerna Närvarande: Mona Arfs, Petra Platen, Morgan Nilsson, David Sandboge, Marie Olofsson, Andreas Nordin, Yuka Gustafsson Okamoto, Antoaneta Granberg, Ulla Åkerström, Christina Thomsen Thörnquist, Britt-Marie Karlsson, Karsten Legère, Christina Thornell Kl 15-16: Yvonne Söderling, Solveig Persson, Annika Andersson, Lena Söderberg, Gunilla Petrén, Michael Pettersson. Frånvarande: Tetz Rooke (LÄRN-möte), Andrea Castro, Alvaro Foresti, Maria Sjögren, Mats Engberg, Nava Bergman Minnesanteckningar: 1. Information och korta meddelanden: Viceprefekten Höstens IS-möten äger rum 8/10 och 2/11. Mona kallar beredningsgruppen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå till möte ca en vecka innan - när IS-agendan är klar. Ledningsgruppen är kallad till uppdragsdialog med fakultetsledningen den 5 oktober. Ämnessamordnarna uppmanas arrangera lärarmöten under september. Mona och Yvonne vill gärna bli inbjudna till dessa. Gunhild kommer att skicka ut elektronisk blankett för tjänstgöringsplanering till alla lärare. Blanketten ska vara inlämnad till henne senast 25/9. Viceprefekt och ämnessamordnarna ombeds vid behov hjälpa lärarna med uppgifterna. Våra kursplaner ska nivåmärkas i Ladok. Mona skickar ut underlaget med märkningskoderna och ett exceldokument med samtliga kurser. Ämnessamordnarna fyller i nivån för sina kurser och skickar tillbaka till Mona för sammanställning senast 22/9. Frågor om koderna ställs lämpligen direkt till Anna Nordling och svaren delges gärna oss andra för kännedom. Uppdaterade bemannings- och undervisningsplaner för höstterminen ska skickas till Mona senast den 22/9, dvs utfallet nu när terminen startat (justera i excelmallen och markera gärna ändringarna med rött). Därefter börjar vi arbetet med planeringen för vårterminen. Mona och Yvonne kommer vid behov att träffa ämnessamordnarna var för sig under oktober-november. Bemannings- och undervisningsplanerna för vårterminen måste vara klara 15/11 för att kunna vara underlag för nästa budgetprognos.
En nationell kursplanedatabas Ubas kommer att upprättas. Samtliga kursplaner och litteraturlistor ska läsas in maskinellt och skickas centralt till Lunds datacentral (LDC). Anna Nordling återkommer till oss i de fall problem med inläsningen uppstår och kompletteringar eller revideringar måste göras. GU planerar att införa ett multifunktionellt GU-kort för studenter och anställda (passerkort, lånekort, kopieringskort mm). Dessutom planeras ett antal ServiceCenter vid GU, varav ett sannolikt kommer att placeras på Humansten. Mona som representerar fakulteten i GU:s Internationaliseringshandläggargrupp har fått i uppdrag att kartlägga fakultetens Erasmus- och bilaterala avtal. Mona gör en mall med de uppgifter som efterfrågas och David får ansvaret att kartlägga vår institution. Varje ämne måste alltså hjälpa till med information om de avtal man har. Studierektor för program och uppdragsutbildning Den 29/9 utvärderas Ekonomprogrammets europeiska inriktning av Equis, dvs. de som beslutar om Ekonomprogrammet ska bli ackrediterat ytterligare en gång. Petra Platen och Mats Mobärg deltar från institutionens/fakultetens sida. En ansökan har ställts till Handelshögskolans styrelse angående inrättande av engelska som inriktning inom Ekonomprogrammet. Detta skulle innebära en utökning med 16 hst för engelska. Inget beslut har ännu fattats. Den 14/9 anordnas ett heldagsseminarium om Bologna och kursplaner. Det kommer framför allt gälla införande av betygskriterier i kursplanerna. Petra återkommer om detta efter konferensen. I november ska revideringarna av kursplanerna vara färdiga. Den 15/9 är sista ansökningsdag för internationaliseringsmedel hos UFL. Institutionen för språk och litteraturer kommer att ansöka om medel för spanska, franska, engelska och tyska. Institutionen ska tillsammans med Enheten för språk och litteratur (IPD) ansöka om examensrätt inom den nya lärarutbildningen. Petra behöver därför få in underlag om de aktuella lärarnas kompetens: ämnesdidaktisk och vetenskaplig. Hon kommer att skicka ut ett formulär till de berörda ämnessamordnarna, att fylla i: Britt-Marie Karlsson, Andrea Castro, Andreas Nordin, Morgan Nilsson, Christina Thomsen Thörnqvist. Den 1 oktober ska listan vara sammanställd. Studierektor för nät- och distansutbildning Språklabben är oförändrade efter sommaren. Det är fortfarande kassettspelare i labb 2 och 5 och digital utrustning i labb 3. Datorerna i Mac-labbet (labb 4) har dock bytts ut mot nya. Man har tänkt byta ut alla kassettspelare mot digital utrustning i labb 5 samt byta till nya datorer i PClabbet (labb 1). När det sker beror på finansieringen. Den som vill ha en genomgång i något av labben kan höra av sig till Morgan som i så fall samordnar en träff. Det har uppstått problem med att vissa nätstudenter inte fått lösenord till studentportalen / GUL. Bakgrund: 48 studenter från Halden hade nästan två veckor in på terminen fortfarande inte fått sina lösenord. Eftersom de är bosatta i Norge saknades deras adresser i Ladok. Förklaring: Studenterna lämnar adressuppgifter i NyA (studera.nu), men dessa adresser förs inte över till Ladok. Ladok hämtar bara adresser från folkbokföringen. Alla studenter bosatta i utlandet blir alltså utan adress i Ladok. När studentkontot skapas förs adressuppgifter över från Ladok till Studentportalen. Normalt skickas brev med användarnamn till studenten två arbetsdagar efter
registrering, följande dag kommer brev med lösenord. Breven skickas a ekonomiska skäl med B-post. Studenten bör få båda breven inom sex arbetsdagar efter registrering under förutsättning att rätt adress finns i Ladok, vilket alltså inte är fallet för studenter skrivna utomlands. Et annat problem är att studenter som föregående termin var registrerade inte får nytt lösenord, även om de faktiskt inte använt det de fick i början av föregående termin. Att hänvisa studenter att beställa nytt lösenord via webbformuläret där de skriver sitt personnummer är ingen bra lösning eftersom studenten inte kan se vilken adress som ligger i Ladok. Åtgärder: GUL-gruppen och Ladok-gruppen håller tillsammans med GU:s IT-ledning på att undersöka hela problemet som är mycket komplext och involverar flera databaser. En tänkbar lösning är att tanka adressupgifter från NyA (studera.nu) direkt till Studentkontodatabasen. En annan åtgärd skulle kunna vara att skicka nytt lösenord till de personer som inte aktiverat sitt lösenord efter ett visst antal månader. Kommande GUL-utbildningar: introduktion 17/9 kl 1300-1630 i Labb 1 fördjupning 18/9 kl 1300-1630 i Labb 1 Anmälan till Morgan är nödvändig för att han skall kunna förbereda testkurser åt varje deltagare. Erasmuskoordinatorn David tillträdde (med rivstart) som Erasmuskoordinator den 1 augusti. Inkommande och utresande studenter kan hänvisas till David, men han behöver givetvis fortsatt mycket hjälp från studievägledare och ämnessamordnare när det gäller kunskap om kursinnehåll och bedömning av kursnivå. Viktigt att Learning Agreement alltid upprättas i förväg. Mona och David håller på med en kartläggning av alla Erasmus- och bilaterala avtal. Institutionsstudievägledaren Marie kommer under hösten att arbeta med ett Benchmarking-projekt som är för hela GU angående kursutvärderingsprocessen. Detta skall jag göra tillsammans med Mona Arfs, Petra Platen, David Sandboge, Christina Thörnkvist Thomsen och en studentrepresentant. Ett annat projekt för hösten är att börja titta på hur vi inom institutionen arbetar med tillgodoräkningsärenden och bedömningsärenden för att samordna så att vi alla gör likadant. Mottagningstider: mån, ons, tors 10.30-12.00 Telefontider: mån, ons, tors 09.00-10.00 på 7861791 Email: studievagledningen@sprak.gu.se 2. Administrativa rutiner Yvonne betonade vikten av processgenomgång av våra administrativa rutiner (se även punkt 5). Arbetsfördelningen för inläggning av uppgifter i Gubas diskuterades. Även dessa arbetsuppgifter bör kartläggas vid processgenomgången. För närvarande gäller följande arbetsfördelning: senast 1/10 senast 15/10 senast 21/10 Berörd ämnessamordnare lägger själv in helt nya kurser och program i Gubas. Gubas-administratören skapar nya utbildningsillfällen (ht10 och vt11) för de program och kurser/program på engelska som redan finns inlagda i Gubas och är oförändrade. Ämnessamordnarna meddelar senast 7 oktober vilka oförändrade utbildningstillfällen som ska aktualiseras. Om förändringar ska göras i texten lägger berörd ämnessamordnaren själv in de utbildningstillfällena i Gubas eller meddelar administratören i god tid vilka förändringar som ska läggas in. Gubas-administratören skapar nya utbildningstillfällen (ht10 och vt11) för fristående kurser och sommarkurser som är oförändrade. Ämnessamordnarna
senast 26/10 meddelar senast 7 oktober vilka kurser som ska aktualiseras. Om förändringar ska göras i texten lägger berörd ämnessamordnaren själv in det de utbildningstillfällena i Gubas eller meddelar administratören vilka förändringar som ska läggas in. Administratören och ämnessamordnare har korrekturläst katalogmanus och inkommer med eventuella korrigeringar. Mona tar fram ett formulär till ämnessamordnarna för inrapportering senast 7 oktober till Gubasadministratörerna. 3. Bok- och tidskriftbudget De ämnessamordnare som ännu inte inkommit med sin redovisning för vårterminens inköp uppmanas att göra detta senast 15/9. Redovisningen ska innehålla en sammanställning av ämnets bokinköp och tidnings/tidskriftsprenumerationer under vårterminen. Gärna med kommentarer och förtydliganden. Redovisningen ska ligga till grund för ny tilldelning under hösten. Ej använda medel kvarstår. 4. Kartläggning av kurser och program på avancerad nivå Det finns många kurser och program på avancerad nivå som har alltför få deltagare och därför inte kan genomföras. Mona vill kartlägga samtliga kurser och program på avancerad nivå för att se om och var det finns möjlighet att samordna och anpassa dessa kurser och program så att vi verkligen kan erbjuda våra studenter utbildningar på avancerad nivå. Som ett första steg i detta utvecklingsarbete kommer Mona att skicka ut ett exceldokument till ämnessamordnarna för kartläggning av alla kurser och program på avancerad nivå oavsett om de ännu genomförts eller inte. 5. Processgenomgång för olika ärenden i förhållande till rollbeskrivningarna Yvonne och Mona hade i juni ett förberedande möte kring processgenomgång av olika ärenden och arbetsuppgifter ett förslag presenterades nu. Processgenomgången innebär att vi gruppvis diskuterar igenom vem/vilka som ska göra vad, när och hur och sedan 1) tar fram en processbeskrivning/arbetsflöde (best practice) för ärendet i fråga 2) ser över berörda rollbeskrivningar 3) anpassar rollbeskrivningarna till processbeskrivningarna (eller tvärtom) 4) skriver steg för steg hur ärendet bör handläggas 5) ritar en årscirkel för de roller som berörs av arbetsuppgiften Följande grupper tillsattes: - bemanningsplan (utfall, utbildningsplanering, bemanning och budgetprognos) (Mona, Yvonne, ämnessamordnare) - kartläggning av kurser och program på avancerad nivå, samverkansmöjligheter (Mona, Petra, 2 ämnessamordnare, 2 lärare) - information till Gubas, kurskatalog, tilläggsblad, webb (Petra, Mona, Annika, Marie, ämnessamordnare) - mall för uppsatser, medbedömning (Mona, Andrea, 1 ämnessamordnare, 2 lärare på fördjupningsnivå och avancerad nivå) - kursvärdering (Mona, Petra, Marie, David, Christina TT, studentrepresentant) - rutiner för inkommande och utresande Erasmus-studenter, mottagning, Erasmus-avtal (David, Mona, Solveig, 2 studievägledare. 2 ämnessamordnare)
- kursportal och GUL (Morgan, Mona, Annika, 1 nätlärare, 1 ämnessamordnare) - intyg, tillgodoräknanden och behörighetskontroll (Marie, 3 ämnesstudievägledare) - anmälan till registrering, deltagarlistor, efteretablering och avregistrering (Solveig, Lena, Morgan, 1 ämnessamordnare, 2 studievägledare) - schemaläggning och salsbokning (Michael, Lena, 2 ämnessamordnare) - tentamenshantering (skrivsal, distanstentor, resttentor, betygsrapportering, utlämning) (Gunilla, Sonja, 1 ämnessamordnare, 1 studievägledare, 1 campuslärare) - resebeställningar, bokningar, inköp (Yvonne, Nicole, Michael, 2 lärare) - arkivering av uppsatser (Marie, Michael, Andrea, 2 lärare) I de fall grupperna inte är färdigbildade ombeds den som känner sig engagerad i en viss fråga att höra av sig till gruppansvarig (första namnet). Även om en grupp redan är tillsatt är man lika välkommen att ansluta sig till den. 5. Nya rollbeskrivningar för lärare och kurskoordinator studierektor för internationalisering (vakant) och Erasmuskoordinator institutionsstudievägledare och ämnesstudievägledare Den nya rollbeskrivningen för lärare delades ut redan till vårt junimöte men hann då inte diskuteras. Marie och Mona har tagit fram ett förslag till rollbeskrivning för studievägledare på institutions- och ämnesnivå. På samma sätt ska Mona och David ta fram ett förslag till särskild rollbeskrivning för Erasmuskoordinator med utgångspunkt från rollbeskrivningen för studierektor för internationalisering. Alla uppmanas att läsa och diskutera rollbeskrivningarna i grupperna och med kollegor och senast 5/10 inkomma med kommentarer och synpunkter till Mona. Mona sammanställer de inkomna synpunkterna och så tar vi dem som utgångspunkt för nästa diskussionstillfälle. 6. Uppföljning av åtgärdslistan från förra mötet (se minnesanteckningarna) Förslag att slå ihop lärare/forskare under rubriken personal på webbsidan framförs (vilket redan har skett). Alla uppmanas att fortsätta granska hemsidan i allmänhet och sitt ämne i synnerhet. 7. Nästa Grundutbildningsmöte är den 7 oktober kl 15-17. Åtgärdslista:
Ämnessamordnare (som inte redan gjort det) ska inkomma med bokinköpsredovisning senast 15/9. Ämnessamordnarna inkommer med uppdaterad bemanningsplan (utfallet) för H09 senast 22/9 till Mona. Mona skickar ut mall för kartläggning av kurser och program på avancerad nivå till ämnessamordnarna som skickar tillbaka senast 22/9. Mona skickar ut instruktioner för nivåmärkning av våra kurser till ämnessamordnarna som skickar in till Mona för sammanställning senast 22/9. Petra skickar ut formulär att fylla i angående lärarnas ämnesdidaktiska och vetenskapliga kompetens till berörda ämnessamordnare. Åter senast 1 oktober. Rollbeskrivningarna diskuteras och kommentarer och synpunkter skickas till Mona senast 5 oktober. Mona skickar ut formulär för Gubas-rapportering till ämnessamordnarna som skickar in till Gubas-administratören senast 7 oktober. Mona skickar ut mall för kartläggning av Erasmusavtal till studievägledarna som skickar in till David för sammanställning. Gruppledare sammankallar sina grupper för processgenomgång. De som ännu inte ingår i någon grupp ansluter sig till en där de kan göra en insats. Alla uppmanas att fortsätta granska hemsidan i allmänhet och sitt ämne i synnerhet.