TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) 2011-12-29 Socialnämnden Dnr Son 2011/315 Förstärkt tillsyn av kommunernas insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning i Järfälla kommun enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag 1. Socialnämnden föreslås godkänna redovisning av vidtagna åtgärder utifrån Socialstyrelsens tillsyn, genomförd hösten 2011. Ärendet i korthet Under hösten 2011 gjorde Socialstyrelsen tillsyn på verksamhet som vänder sig till personer med psykisk funktionsnedsättningen. Tillsynen resulterade i två rapporter varar den ena behandlas i denna tjänsteskrivelse. Rapporten handlar främst om myndighetsutövning samt om drift av verksamhet (boendestöd och bostad med särskild service). Den andra rapporten ska besvaras den 31 mars och handlar främst om samverkan mellan kommunen och landstinget. Vid tillsynsbesöken uppdagades brister inom några områden där Socialstyrelsen till den 3 februari vill ha redovisat hur de ska åtgärdas. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2011-12-29 2. Beslut från Socialstyrelsen Dnr 9.1-18921/2011, bilaga 1 Bakgrund Regeringen har uppmärksammat att personer med psykisk funktionsnedsättning har svårt att få sina behov tillgodosedda. Socialstyrelsen fortsätter under 2011 den tillsyn som inleddes i tillsynsprojektet Kommunernas insatser till personer med psykiska funktionshinder 2002-2004. Tillsynen fokuserar på kommunernas insatser i form av boende och boendestöd för personer med psykisk funktionsnedsättning. Dessa personer har ett särskilt behov av att samverkan fungerar för att få sina behov tillgodosedda. Socialstyrelsen granskar därför också samverkan mellan kommunen och landstinget/regionen. Denna tillsyn redovisas i separat beslut. 1.1 Socialstyrelsen, svar på tillsynsrapport.doc Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Handikappomsorg Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Jenny Wilhelmsson, Programchef handikappomsorg Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 280 93 (direkt) 070-0024369 (mobil) E-post: jarfalla.kommun@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: 08-580 292 62 Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2011-12-29 2 (7) Tillsynen omfattar även äldre med psykisk funktionsnedsättning samt samordnade vårdplaner vid öppen psykiatrisk tvångsvård och öppen rättspsykiatrisk vård. Tillsynen omfattar även ett barn- och jämställdhetsperspektiv. Tillsynen i Järfälla kommun har genomförts under perioden 30 augusti - 6 september 2011 och har resulterat i två rapporter, den ena behandlas här och omfattar främst myndighetsutövning samt drift av verksamhet (boendestöd och bostad med särskild service). Den andra rapporten ska besvaras den 31 mars och handlar främst om samverkan mellan kommunen och landstinget. Följande underlag har använts till rapporten: Intervju med handläggare och granskning av handläggning och dokumentation för åtta personer, Enheten för funktionsnedsättning med inriktning socialpsykiatri. Intervju med personal och chef för boendestödsteamet,. Intervju med personal och chef för en bostad med särskild service, Fanjunkargränd 8,. Granskning av dokumentation i samband med genomförande av insatser gällande tre kvinnor och sex män. Intervju med vård- och omsorgstagare. Socialstyrelsens beslut efter genomförd tillsyn Nämnden ska vidta följande åtgärder: 1. Redovisa en plan för hur nämnden efter årsskiftet avser att utarbeta och fastställa rutiner för fel och brister samt hur rutinen ska implementeras hos personalen. 2. Fastställa rutiner för anmälan av allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden, lex Sarah, enligt Socialtjänstlagen SoL och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt säkerställa att personalgrupperna får kännedom om rutinen och innebörden av rapporteringsskyldigheten. 3. Att handläggning och dokumentation samt dokumentation i samband med genomförande av insatser är rättssäker för den enskilde 4. Ett beslut om LSS kan inte verkställas i en verksamhet enligt SoL Socialnämndens vidtagna åtgärder utifrån Socialstyrelsens beslut Socialstyrelsens beslut 1 Redovisa en plan för hur nämnden efter årsskiftet avser att utarbeta och fastställa rutiner för fel och brister samt hur rutinen ska implementeras hos personalen. har under år 2010 och 2011 arbetat med att införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001:2008. Det har varit en omfattande process
2011-12-29 3 (7) som ständigt måste hållas levande. Certifikat för s kvalitetssystem utfärdades den 7 november 2010 och gäller till den 6 januari 2014. Inom ramen för s kvalitetsledningssystem finns rutiner att hantera eventuella fel och brister i verksamheten genom Riskanalys/bedömning Handlingsplan. Det är de tänkta riskerna som ska noteras och analyseras samt de risker som har hänt, men vars åtgärder måste tidsplaneras. Handlingsplanen ska behandlas i samverkansgrupp/skyddskommitté. Riskanalys tillika handlingsplan vid arbete i enskilt hem Intern säkerhetskontroll (PIS) med målet att förhindra avbrott i verksamheten, ha tätare kontroller av säkerheten i kommunen, skapa större förståelse för det skadeförebyggande arbetet och få lägre skaderesultat. Utförs genom utsedda PIS-piloter. Konsekvensbeskrivning vid förändring behandlas i skyddskommitté/samverkansgrupp eller förhandling enligt MBL. En skriftlig rutin för hantering av övriga fel och brister har sammanställts. I korthet innehåller den: fel och brister som medarbetarna uppmärksammar ska rapporteras skriftligt på därför avsedd blankett till verksamhetschef om fel/brist är akut ska åtgärd göras omedelbart ansvarig är verksamhetschef eller annan som verksamhetschef utser och rapporteras sedan till medarbetarna på kommande arbetsplatsmöte om ej akut tas rapporten upp på arbetsplatsmöte för diskussion av hur åtgärda fel/brist - ansvarig är verksamhetschef eller annan som verksamhetschef utser resultat av diskussionen = åtgärd dokumenteras i arbetsplatsmötets minnesanteckningar respektive i verksamhetens rutiner. Ansvarig är verksamhetschef eller annan som verksamhetschef utser. Personalens kunskap om rutinerna säkerställs genom att verksamhetschef - eller annan som verksamhetschef utser - gör en genomgång på arbetsplatsträff om vilka fel och brister som skulle kunna vara aktuella. Informationen följs upp tillsammans med information om lex Sarah, klagomålshantering etc minst en gång per år vilket säkerställs genom planering/ uppföljning i verksamhetens kalendarium. Egenkontroll finns genom rutiner för klagomålshantering, avvikelser, rapportering enligt lex Sarah avvikelsehantering inom särskilt boenden för funktionshindrade administrativa avvikelser Årlig verksamhetsplan finns i: Balanserade Styrkort med mål som följs upp varje månad exklusive juli av chefen för tillsammans med verksamhetschef Ett kalendarium som omfattar alla åtgärder/uppföljningar som ska genomföras under innevarande år - exempelvis riskanalyser, systematiskt arbetsmiljöarbete, genomförandeplaner, kundenkäter, medarbetarsamtal, information om rapportering enligt lex Sarah, avvikelse- och klagomålshantering.
2011-12-29 4 (7) Ansvarig för upprättande av Balanserade Styrkort och kalendariet och deras uppföljning är verksamhetschef. Verksamhetsplanen följs upp genom avrapportering på arbetsplatsmöten, där planerade och tagna beslut redovisas. Verksamhetschef ansvarar för att arbetsplatsmötena dokumenteras i minnesanteckningar. Verksamheterna följs även upp genom interna respektive externa revisioner inom ramen för certifikat enligt ISO 9001:2008 som för Fanjunkargränds gruppboende gäller sedan januari 2011 och för Boendestödsteamet oktober 2011. Socialstyrelsens beslut 2 Fastställa rutiner för anmälan av allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden, lex Sarah, enligt Socialtjänstlagen SoL och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt säkerställa att personalgrupperna får kännedom om rutinen och innebörden av rapporteringsskyldigheten. Socialnämnden beslutade 2011-06-09 om revidering av delegationsordningen med anledning av ändringarna i lex Sarah samt gav förvaltningen i uppdrag att revidera blanketter och rutinbeskrivningar inför att de nya bestämmelserna om lex Sarah trädde i kraft den 1 juli 2011. De fastställda rutinerna finns som krav vid upphandling eller överenskommelse om drift av verksamhet. Varje verksamhet behöver sedan utarbeta egna rutiner för att säkerställa att rapporteringsskyldigheten efterföljs. Rutiner med anledning av ändringarna i lex Sarah reviderades i samband med halvårsskiftet och information gavs på intranätet. För personalen på boendestödet och på Fanjunkargränds serviceboende säkerställs rutinerna genom att verksamhetschef - eller annan som verksamhetschef utser - gör en genomgång på arbetsplatsträff om vilka fel och brister som skulle kunna vara aktuella. Informationen följs upp tillsammans med information om lex Sarah, klagomålshantering etc minst en gång per år vilket säkerställs genom planering/ uppföljning i verksamhetens kalendarium. Socialstyrelsens beslut 3 Att handläggning och dokumentation samt dokumentation i samband med genomförande av insatser är rättssäker för den enskilde Arbetet med att upprätta och följa upp kundernas genomförandeplaner pågår och ska vara enligt gällande rutin utfärdad av socialnämndens myndighetsavdelning. Genomförandeplan ska vara upprättad inom 14 dagar efter att insatsen verkställts samt följas upp minst två gången per år. När den enskilde inte vill medverka i upprättandet av planen noteras det i den enskildes plan. Rutin finns även för när och hur social dokumentation ska göras. För att en genomförandeplan ska kunna upprättas i kommunens verksamhetssystem för handläggning och dokumentation måste det finnas ett aktuellt beslut som
2011-12-29 5 (7) handläggaren upprättat. Handläggare och utförare dokumenterar i samma verksamhetssystem. Uppgift om befattning på den person som dokumenterar i genomförandeplane respektive i social journal kommer att antecknas i fortsättningen. Uppdrag har gått till ansvarig för kommunens dokumentationssystem Procapita att befattning ska läggas in automatiskt liksom namn och datum vid varje dokumentationsinsats. Enheten funktionsnedsättning Ett kvalitetsarbete pågår inom enheten där man bl a ämnar se över handläggning och dokumentation. Den delen av kvalitetsarbetet är inplanerat till hösten 2012. Som en följd av den förstärkta tillsynen som genomfördes i Järfälla kommun hösten 2011 införs dock omgående följande checkpunkter som en rutin för handläggarna inom socialpsykiatrin. Notering i journal om ansökan o inkommit muntligt eller skriftligt, o när den inkommit (datum) och o av vem den mottagits (för- och efternamn, befattning) samt o vad den avser (insats och omfattning) Fortlöpande, daterade och signerade anteckningar i journal omkring handläggning, beslut om insatser, faktiska åtgärder och händelser av betydelse Om myndighetspersoner omnämns i journalen ska för- och efternamn samt befattning anges Om dokument rörande ärendet inkommer ska det noteras i journalen: Datum, från vem och angående vad Anteckningarna ska vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga samt tydliga och välstrukturerade och ska inte innehålla värdeomdömen eller uppgifter enligt patientdatalagen Anteckningarna ska ge möjlighet till o den enskildes insyn o kontinuitet i handläggningen o underlag för uppföljningar och omprövningar o kommunal och statlig tillsyn av rättssäkerheten Månatlig kontroll ska göras att beslut är uppdaterade så att o den enskilde kan känna sig trygg genom förutsägbarhet och kontinuitet och o utföraren har möjlighet att upprätta genomförandeplaner Vid förutsebart långvarigt behov övervägs möjligheten till längre beslutsperiod för att bl a praktiskt möjliggöra att det ständigt finns uppdaterade beslut Socialstyrelsens beslut 4 Ett beslut om LSS kan inte verkställas i en verksamhet enligt SoL Fanjukargränds serviceboende består av 12 platser. Verksamheten startade år 2007 och var då en ersättning för ett annat boende (Kaptensgården) som av renoveringsskäl behövde läggas ner. Verksamheten har från start varit en verksamhet enlig Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS.
2011-12-29 6 (7) Idag bor det sju personer som har beslut om Bostad med särskild serivce enligt LSS och fem personer som har beslut om särskilt boende enligt Socialtjänstlagen. De personer som kom från Kaptensgården är en mycket skör grupp med stora stöd och hjälpbehov, flertalet av dem har tidigare bott långvarigt på landstingets institutioner. Om Fanjunkargränd skulle bli en verksamhet enligt Socialtjänstlagen innebär det enligt Socialstyrelsen att denna grupp måste få nytt beslut samt att de skulle erbjudas möjlighet att flytta till ett boende enligt LSS. Det är inte rimligt att föra en sådan diskussion med denna grupp. En förändring skulle även innebära att de behövde börja betala avgift, vilket de inte gör idag. När det blir en plats ledig på Fanjunkargränds serviceboende har det företrädesvis varit personer som omfattats av Socialtjänstlagen som flyttat in. Andelen personer med LSS-beslut minskar till antal, vilket gör att någon dag kommer Fanjunkargränds serviceboende att bli ett boende enligt Socialtjänstlagen, men fram till dess kommer verksamheten fortsätta att vara en verksamhet enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. I socialstyrelsens rapport står det beskrivet andra antal personer som har beslut enligt respektive lagrum. Och det visar på att det finns en otydlighet kring vilka personer som omfattats av LSS och vilka som omfattas av SoL. Inom verksamheten har stödet utgått från behovet och inte utifrån vilket lagrum de fått beslut om. En översyn av verksamheten kommer att ske under 2012 för att säkerställa att verksamheten följer LSS-lagstiftningens intentioner. Slutsatser Föreslagna åtgärder godkännes av socialnämnden och skickas som redovisning till Socialstyrelsen, enligt tillsynsrapport Dnr 9.1-18921/2011. Johan Bergman Socialdirektör Jenny Wilhelmsson Programchef funktionshinderområdet Expedieras Socialstyrelsen Margaretha Addén Mårtensson Socialstyrelsen Tillsynsavdelningen Regionala tillsynsenheten öst 106 30 Stockholm Guillermo Vega Arnfinn Kleveland
2011-12-29 7 (7)