Fördjupad förstudie en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet

Fördjupad förstudie en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet Slutrapport 2013-01-30 Postadress Min Pension i Sverige AB, Box 24043, 104 50 Stockholm Besöksadress Karlavägen 108 Telefon 08-522 786 40 Org. nr 556650-3495 1(66)

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 5 1.1 Uppdraget... 5 1.2 Fördelar med en elektronisk fullmaktsnod... 5 1.3 Etablering och finansiering av en fullmaktsnod... 6 1.4 Genomförande... 6 1.5 Tidplan och kostnader... 6 2 Inledning... 8 2.1 Bakgrund... 8 2.2 E-delegationens och Pensionsmyndighetens utgångspunkt... 8 2.3 Syfte och mål... 9 2.4 Metod... 10 2.5 Projektorganisation... 11 3 Analys av modeller för en elektronisk fullmaktsnod... 14 3.1 Inledning... 14 3.2 Analys av modeller... 14 3.2.1 En elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter... 14 3.2.2 Den danska modellen i svensk tappning... 15 3.2.3 SFM/ InsureSec:s förslag till fullmaktsnod.... 16 3.3 Analys och slutsatser modeller för elektronisk fullmaktsnod... 16 4 Hantering av fullmakter i dagsläget... 17 4.1 Inledning... 17 4.2 Beskrivning av dagens lösning... 17 4.2.1 Övergripande bild... 17 4.2.2 Typer av fullmakter... 18 4.2.3 Utfärdande av fullmakt... 18 4.2.4 Överföring av fullmaktsinformation... 19 4.2.5 Hanteringen av fullmakter hos behörighetskontrollerande part... 20 4.2.6 Hanteringen av fullmakter hos individer/ fullmaktstagare... 20 4.3 Analys och slutsatser dagens fullmaktshantering... 20 5 Beskrivning av en digital fullmaktsnod... 22 5.1 Inledning... 22 5.2 Föreslagen lösning... 23 5.2.1 Övergripande bild... 23 5.2.2 Typer av fullmakter... 24 5.2.3 Utfärdande av fullmakt... 24 2(66)

5.2.4 Överföring av fullmaktsinformation... 25 5.2.5 Hanteringen av fullmakten hos BKP... 26 5.2.6 Hantering av fullmakter hos individer/ fullmaktsgivare... 26 5.2.7 Kontroller i noden... 26 5.2.8 Pappersfullmakter... 26 5.2.9 Andra elektroniska signeringsmöjligheter... 27 5.2.10 Anslutning till noden... 27 5.2.11 Övriga frågeställningar... 28 5.3 Juridiska frågeställningar fullmaktsnodslösning... 29 5.3.1 Utgångspunkter för analysen... 29 5.3.2 Personuppgiftslagen... 29 5.3.3 Användaravtal... 31 5.3.4 Integritetsaspekter... 31 5.3.5 Konkurrensrättslig analys... 31 5.4 Analys och slutsatser lösning för hantering av fullmakter... 32 6 Konsumentnytta fullmaktsnod... 33 6.1 Inledning... 33 6.2 Individens fullmaktshantering i dagsläget och förbättringspotential... 34 6.2.1 Inledning... 34 6.2.2 Fullmaktsbeteende... 34 6.2.3 Konsumentnyttan med fullmakter och utmaningar med dagens system 36 6.2.4 Konsumentupplevelsen av konceptet Mina Fullmakter... 36 6.2.5 Avsändare av en fullmaktsnod... 38 6.2.6 En gemensam tjänst för alla fullmakter... 38 6.3 Räkneexempel utveckling fullmakter... 38 6.3.1 Inledning... 38 6.3.2 Antal personer i behov av rådgivning... 39 6.3.3 Utvecklingen av antal fullmakter... 41 6.4 Analys och slutsatser - konsumentnytta... 41 7 Kostnads- och intäktsanalys... 43 7.1 Inledning... 43 7.2 Kostnader i dagsläget... 43 7.2.1 Fullmaktstagare... 43 7.2.2 Behörighetskontrollerande part... 44 7.2.3 Totala kostnader i dagsläget... 44 3(66)

7.3 Kostnad uppbyggnad fullmaktsnod... 45 7.3.1 Bakgrund... 45 7.3.2 Utgångspunkter... 45 7.3.3 Resursuppskattning... 45 7.4 Löpande kostnader... 46 7.4.1 Kundservice... 46 7.4.2 Bemanning... 46 7.4.3 Löpande IT-kostnader... 47 7.4.4 Övriga löpande kostnader... 47 7.4.5 Sammanfattning löpande kostnader... 47 7.5 Intäkts- och kostnadsanalys... 47 7.5.1 Inledning... 47 7.5.2 Finansiering av etablering... 48 7.5.3 Antaganden... 48 7.5.4 Scenario 1... 49 7.5.5 Scenario 2... 50 7.6 Jämförelse, kostnader för dagens hantering och i noden... 52 7.7 Fördelning av kostnader mellan aktörer... 53 7.8 Slutsatser kostnads- och intäktsanalys... 54 8 Fullmaktsnod bolagsform, ägande och styrning... 55 8.1 Inledning... 55 8.2 Ägande och styrning - alternativ... 55 8.2.1 Utgångspunkter för konsumenten... 55 8.2.2 Utgångspunkter för aktörer... 56 8.3 Associationsform... 56 8.4 Analys och slutsatser bolagsform, ägande och styrning... 57 9 Genomförande av en fullmaktsnod... 59 9.1 Inledning... 59 9.2 Förhandling kring ägande och styrning... 59 9.3 Genomförandeprojekt centrala aktiviteter... 60 9.3.1 Projektetablering... 60 9.3.2 Initiala aktiviteter... 61 9.3.3 Upphandling och genomförande... 61 9.3.4 Grov tidplan... 61 9.3.5 Risker... 61 10 Bilaga 1: Projektdirektiv... 63 4(66)

1 Sammanfattning 1.1 Uppdraget Pensionsmyndigheten har på uppdrag av E-delegationen i en förstudie utrett förutsättningarna att utveckla en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet. Utredningen har bedrivits inom ramen för Min Pension under perioden september 2012 till januari 2013. Min Pensions styrelse har utgjort styrgrupp för projektet. Förstudien har löpande stämt av framtagna lösningar med en referensgrupp bestående av aktörer från försäkringsbolag, försäkringsförmedlare, valcentraler, myndigheter, branschorganisationer samt konsumentorganisationer. Detta har skett både vid sammanträden då hela referensgruppen bjudits in och vid individuella möten med de olika aktörerna. Syftet har varit att skapa engagemang och delaktighet samt att förankra resultat och lösning. 1.2 Fördelar med en elektronisk fullmaktsnod I förstudien har en lösning tagits fram för att hantera fullmakter elektroniskt. Den framtagna lösningen, som förankrats med marknadens aktörer, innebär ett antal fördelar: Ökad konsumentnytta En fullmaktsnod ger individer en möjlighet att få en översikt över sina fullmakter och att hantera dem på ett enklare och säkrare sätt. Härigenom stärks individernas möjlighet till faktisk kontroll och egenmakt inom försäkringsområdet. Lösningen innebär även en klar förbättring beträffande den personliga integriteten jämfört med dagens hantering av pappersfullmakter. I förlängningen kan en etablerad fullmaktsnod också utgöra en modell för hur fullmakter kan hanteras inom andra samhällsområden. Därmed bidrar etableringen av en fullmaktsnod också till att individen i förlängningen får en helhetsbild av alla typer av fullmakter när dessa kan samlas i en nationell visningstjänst. Ökad samhällsnytta En fullmaktsnod ökar möjligheten för fler aktörer att dela med sig av pensionsinformation vilket ökar förståelsen för pensionssystemet som helhet samt stärker individens ställning som konsument. En fullmakts juridiska status bedöms också bli tydligare med en fullmaktsnod. Effektivisering av fullmaktshanteringen Såväl försäkringsförmedlare som försäkringsbolag, valcentraler och myndigheter kommer att kunna dra nytta av den mer effektiva hantering som etableras i och med att hanteringen av fullmakter i än högre grad blir digital. En fullmaktsnod bedöms frigöra resurser och effektivisera hanteringen för alla typer av 5(66)

aktörer, något som gagnar såväl aktörerna själva som deras kunder/ individer. Förbättrad säkerhet i hanteringen Den föreslagna digitala lösningen gör det möjligt för branschen att uppnå en högre säkerhet i hantering av fullmakter för bl a ökad regelefterlevnad. Förutsättningar för snabb etablering Pensionsmyndighetens avsikt att finansiera en start av en fullmaktsnod under vissa förutsättningar, innebär bra förutsättningar för att snabbt etablera en lösning. Finansiering via Pensionsmyndigheten minskar också tröskeln för att ansluta sig till en fullmaktsnod i och med att den initiala kostnaden för noden kan spridas på flera aktörer över tiden. Baserat på ovanstående är förstudiens rekommendation att en elektronisk fullmaktsnod etableras. 1.3 Etablering och finansiering av en fullmaktsnod Fullmaktsnoden bör etableras som ett fristående aktiebolag med samtliga typer av aktörer som varit involverade i förstudien d v s försäkringsbolag, försäkringsförmedlare, valcentraler och myndigheter, som partners. En sådan lösning ger genom sin bredd förutsättningar för att konsumentnytta och effektivitetsvinster förverkligas. Pensionsmyndigheten har sagt sig vara beredd att finansiera etableringen av en nod. Detta ökar ytterligare förutsättningarna för att en lösning snabbt kan etableras med ett stort antal aktörer som användare. 1.4 Genomförande Ett genomförande av en fullmaktsnod bör inledas med att en ägar- och styrningsmodell etableras som kan accepteras av samtliga aktörer. Detta bör ske genom förhandlingar mellan berörda parter. När ägar- och styrningsmodell är etablerad (bolagsordning, konsortialavtal, anslutnings- och användaravtal), bör ett särskilt genomförandeprojekt inrättas som bl a utarbetar teknisk kravspecifikation, upphandlar systemleverantör samt löser organisations- och bemanningsfrågor. Vid uppbyggnaden av noden bör i möjligaste mån tidigare erfarenheter utnyttjas. I den löpande förvaltningen bör resurser så långt som möjligt delas med andra bolag inom den sfär som de aktörer som är engagerade i fullmaktsnoden utgör. 1.5 Tidplan och kostnader Under förutsättning att aktörerna kommer överens om ägande och styrning av en nod under våren 2013, bör en fullmaktsnod kunna vara etablerad till årsskiftet 2013/2014. Från denna tidpunkt bör det således vara möjligt för aktörerna att börja ansluta sig till noden. 6(66)

Enligt beräkningar som gjorts uppskattas uppbyggnadskostnaderna till ca 10 miljoner kr och de årliga driftskostnaderna till drygt 5 miljoner kr, exklusive återbetalning och räntekostnader till Pensionsmyndigheten. En bedömning har även gjorts när det gäller bemanningen. För att sköta den löpande verksamheten har det uppskattats att det krävs 1-1,5 årsarbetskrafter anställda i noden. Till detta kommer kostnader för externa resurser inkluderade i kostnaden för löpande förvaltning. 7(66)

2 Inledning 2.1 Bakgrund Under 2011 gav E-delegationen Pensionsmyndigheten i uppdrag att genomföra en förstudie kring nyttan med förslag till utformning av en elektronisk fullmaktstjänst. Förstudien skulle omfatta tekniska, juridiska och säkerhetsmässiga beskrivningar samt nyttokalkyler och innebar att ta fram beslutsunderlag till E- delegationen, försäkringsbranschen inklusive Min Pension, berörda myndigheter och organisationer för fortsatt arbete med utveckling av e-tjänst för fullmakter. Förstudien, som bedrevs mellan perioden oktober 2011 till mars 2012, konstaterade att en nationell fullmaktstjänst innebär ökad nytta för privatpersoner och företagare, en effektivare förvaltning och en minskad administrativ börda för företag. Förstudien föreslog ett fortsatt arbete i flera parallella spår, där Bolagsverket skulle ges i uppdrag att ansvara för utveckling av en gemensam visningstjänst och den infrastruktur som är förknippad med den. Vidare föreslog förstudien att en fullmaktsnod för pensions- och livförsäkringsområdet bör utvecklas med en tydlig förankring i branschen. Baserat på förstudiens slutsatser och rekommendationer, beslutade E- delegationen att gå vidare med frågeställningarna och gav bland annat Pensionsmyndigheten i uppdrag att utreda förutsättningarna att utveckla en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet i en fördjupad förstudie. Pensionsmyndigheten aviserade i sin tur att man ville driva förstudien inom ramen för Min Pension. Styrelsen i Min Pension ställde sig positiva till förslaget under förutsättning att utredningsuppdraget fick ett brett anslag med möjlighet att överväga olika alternativ för omfattning och organisatorisk hemvist för en eventuell fullmaktsnod. 2.2 E-delegationens och Pensionsmyndighetens utgångspunkt E-delegationens syfte och vilja är att realisera en sammanhållen lösning för en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Arbetet ingår i ett antal förvaltningsgemensamma tjänster för att på sikt kunna ge nytta för privatpersoner och företag. Den ska bidra till en enklare vardag och effektivare och öppnare offentlig sektor samt hitta en sammanhållen lösning kring målarkitektur, rättsliga förutsättningar, informationssäkerhet, behovsstyrd utveckling, nyttorealisering, förvaltning, återanvändning och erfarenhetsöverföring. En av de förvaltningsgemensamma tjänsterna är Mina fullmakter vilket är en tjänst som ska göra det enklare för privatpersoner att få översikt över sina utfärdade fullmakter, att skapa nya fullmakter och att se vilka fullmakter som utfärdats av andra. 8(66)

E-delegationen har givit i uppdrag till: Pensionsmyndigheten att analysera förutsättningarna för en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet. De lösningsalternativ för en elektronisk fullmaktstjänst som identifierades i förstudien ska analyseras och utvärderas i en fördjupad förstudie. Bolagsverket att utreda förutsättningarna att etablera en nationell gemensam visningstjänst för fullmakter. Pensionsmyndigheten att utreda förutsättningarna hur ett elektroniskt nationellt ställföreträdarregister som innehåller alla beslut om god man, förmyndare och förvaltare ska kunna realiseras. Pensionsmyndigheten deltar i dessa tre ovanstående projekt vars gemensamma syfte är att främja konsument- och medborgarnyttan. Syftet med den elektroniska fullmaktsnoden för Pensionsmyndigheten är att skapa ökad nytta för privatpersoner, myndigheter och företagare genom att bl a förenkla, effektivisera och öka rättssäkerheten i fullmaktshanteringen samt minska administration. För Pensionsmyndigheten är konsumentnyttan det viktigaste skälet till att gå in och bekosta projektet. Konsumentnytta innebär att kunderna ska få bättre service, ökad insyn och kontroll samt kunna få överblick över sina fullmakter. Fullmaktstjänsten ska på sikt anslutas till en nationell visningstjänst för fullmakter. I visningstjänsten ska privatpersoner via länkning till respektive nod kunna se sina utfärdade fullmakter och där enkelt kunna nå, ändra och återkalla fullmakter både inom försäkringsområdet och även inom andra områden. Visningstjänsten ska vara en enkel ingång för att få översikt och för att enklare kunna nå underliggande fullmaktsregister. Det är först när allt är samlat som tjänsten når sin fulla potential. Ett av Pensionsmyndighetens långsiktiga mål är att tillgodose det informationsbehov som finns hos allmänheten för att kunna ta till sig information och få ökad kunskap och förståelse för hela pensionen. Vidare ska myndigheten vara en drivande samarbetspartner för att bidra till en mer effektiv och rättsäker informationsdistribution inom försäkringsbranschen. En elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet är en byggsten i arbetet för att i framtiden komma närmare ett informationsnav inom pensionsområdet. 2.3 Syfte och mål Det uppdrag som formulerades för den fördjupade förstudien kring en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet tog sin utgångspunkt i tre olika alternativa lösningar som identifierats inom ramen för Pensionsmyndighetens förstudie: 1. Konkret lösningsförslag för en elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter. Lösningsförslaget skall i ett första steg inriktas på en lösning för digital fullmakts- och informationshantering för den allmänna pensionen samt för den statliga tjänstepensionen. 9(66)

Tjänstepensioner från övriga intresserade pensionsinstitut hanteras i ett andra steg. 2. Ett konkret förslag ska utarbetas hur den danska modellen skulle kunna utformas givet svenska förhållanden. Vidare ska en redovisning göras över hur den danska modellen förhåller sig till förslaget om en elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter. I detta ingår att lämna en bedömning och rekommendation om det är lämpligt och effektivt att införa och driva lösningarna parallellt med varandra. 3. En redovisning ska göras över hur SFM/ InsureSec:s förslag till fullmaktsnod för förmedlarfullmakter förhåller sig till förslaget om en elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter. I detta ingår att lämna en bedömning och rekommendation om det är lämpligt och effektivt att införa och driva lösningarna parallellt med varandra. Samtliga alternativ skall analyseras ur ett antal perspektiv: teknisk lösning samt göra en inventering av befintliga system, organisatorisk hemvist samt förvaltningsorganisation, anslutningsavtal för bolagen, finansieringsmodell, plan för genomförande där införandet sker successivt enligt ovan. En uppskattning ska också göras av kostnaderna för att genomföra förslaget samt de årliga förvaltningskostnaderna sedan förslaget inrättats. Vidare ska utredas om lösningsförslaget får författningskonsekvenser, t.ex. avseende integritets- och sekretessfrågor. En analys ska göras av konsumentnyttan av lösningsförslaget. I möjligaste mån ska denna kvantifieras. Slutligen ska ett förslag till en samlad strategi över vilket eller vilka lösningsförslag (fullmaktsinitiativ) som bör genomföras redovisas. I detta ingår även att redovisa en plan för genomförandet. 2.4 Metod Arbetet med förstudien har bedrivits i tre steg: 1. Värdering och analys av de alternativ till hantering av fullmakter som beskrivs i förstudiens direktiv samt rekommendation vilket av dessa alternativ som bedöms som mest lämpligt och möjligt att genomföra 10(66)

2. Framtagande av en lösning utifrån prioriteringen i steg 1. I detta ingår att ta fram en lösning som dels uppfyller kraven på en effektivare hantering av fullmakter än i dagsläget, dels innebär ökad konsumentnytta jämfört med dagens hantering. 3. Slutsatser, rekommendationer samt förslag till genomförandeplan för en lösning. 2.5 Projektorganisation Förstudien etablerades under augusti 2012. Nedan redogörs för förstudiens bemanning. Operativ projektägare: Sabine Gunnarsson, Min Pension Projektledare: Christian Rutz, Trinovo Consulting Sakkompetens verksamhet: Fredrik Tamm, CapTime Sakkompetens verksamhet: Cenneth Eriksson, Min Pension Sakkompetens juridik: Nils-Ove Bohlin, Min Pension Sakkompetens IT: Patrik Malmqvist, SIGMA Kvalitetssäkring: Gunnar Winqvist, Trinovo Consulting Projektadmin./ analys: Marcus Ramstrand, Trinovo Consulting Till förstudien har även kompetens från Pensionsmyndigheten knutits: Birgitta Bergman, projektkoordinering gentemot övriga relevanta projekt. Lars Wahlund, sakkompetens IT. Arne Paulsson, sakkompetens verksamhet. Styrgrupp för förstudien har varit Min Pensions styrelse. Avstämningar med styrgruppen har skett vid tre tillfällen: 2012-10-16, 2102-11-29 och 2013-01-24. Till förstudien har också knutits en referensgrupp för kontinuerliga avstämningar av resultat och analyser. Referensgruppen har bestått av representanter för försäkringsförmedlare, försäkringsbolag, valcentraler, branschorganisationer, myndigheter samt konsumentorganisationer. Avstämningar med referensgruppen har skett på tre olika sätt: 11(66)

1. Gemensamma referensgruppsmöten. Vid dessa möten har centrala övergripande frågeställningar tagits upp. Totalt har tre sådana möten avhållits. 2. Inför och mellan dessa möten har individuella möten avhållits med flera referensgruppsmedlemmar. Syftet med dessa möten har varit att diskutera och analysera centrala frågeställningar för att få en uppfattning om centrala vägval vid utvecklade av en lösning samt frågor kring huvudmannaskap mm. 3. I syfte att ge referensgruppsmedlemmarna en bild av vilka utvecklingsinsatser föreslagna lösningar kan ge, genomfördes under december och januari ett tiotal workshops med de försäkringsbolag, valcentraler samt försäkringsförmedlare som anmält intresse. Avstämningar och statusrapporteringar har under förstudiens gång också skett med ett flertal myndigheter m m med beröring till studien: Bolagsverket E-delegationen Pensionsmyndigheten Utöver referensgruppen och berörda myndigheter har även avstämningar skett med ett antal andra företag och organisationer: Svenska Försäkringsfabriken Visi Webcap Itello Post Nord Styrelsen Svensk Försäkring Styrelsen SFM Personskadekommitténs digitaliseringsutskott Svensk Försäkrings liv- och sakförsäkringsutskott Förstudien har under arbetets gång haft veckovisa avstämningar inom projektgruppen, inklusive representant för Pensionsmyndigheten. Ett 12(66)

arbetsutskott har dessutom knutits till förstudien bestående av projektägare, projektledare, projektmedlemmar från Min Pension, Anders Lundström, VD Min Pension, Johan Hellman, strategisk verksamhetsutvecklare Min Pension samt Birgitta Bergman, Pensionsmyndigheten. Vid arbetsutskottsmöten har status för projektet redogjorts och centrala frågeställningar lyfts. Veckovisa statusrapporter har skickats till Pensionsmyndigheten. 13(66)

3 Analys av modeller för en elektronisk fullmaktsnod 3.1 Inledning I direktivet för den fördjupade förstudien, anges tre olika modeller som ska analyseras och belysas i utredningsarbetet: 1. Konkret lösningsförslag för en elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter 2. Den danska modellen i svensk tappning. 3. SFM/ Insuresec:s förslag till fullmaktsnod samt Personskadekommitténs digitaliseringsprojekt. Tidigt konstaterades att ett inledande arbete behövde göras för att analysera och prioritera mellan de olika lösningarna för att säkerställa att det alternativ som analyseras vidare både uppfyller uppdragsgivarnas intentioner och de krav som konsumenter respektive aktörer ställer på en digital fullmaktsnod. Det är också viktigt att den lösning som föreslås analyseras vidare också tar hänsyn till E- delegationens och Pensionsmyndighetens övergripande mål med en elektronisk fullmaktsnod, d v s konsumentnyttan med en nationell visningstjänst för fullmakter och den infrastruktur som krävs för att denna skall kunna förverkligas. Analysen genomfördes primärt under september och oktober och bestod framförallt av genomgång och analys av tidigare material, ett stort antal intervjuer med aktörer representerade i referensgruppen, företrädare för uppdragsgivarna d v s Pensionsmyndigheten och Min Pension samt presentationer av de modeller som föreslås, framförallt den danska modellen och SFM:s förslag. 3.2 Analys av modeller 3.2.1 En elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter I förstudiens direktiv anges att ett lösningsförslag för en elektronisk fullmaktsnod för informationsfullmakter i ett första steg ska inriktas på: Att hantera digital fullmakts- och informationshantering Informationsfullmakter Avse den allmänna och statliga tjänstepensionen I de intervjuer som genomfördes med aktörer i referensgruppen påpekades redan på ett tidigt stadium vikten av att skilja på fullmaktshantering och hantering av pensionsinformation. Hanteringen av fullmakter ses av flera aktörer som ett administrativt problem, där enskilda företag har lite eller inget att vinna gentemot konkurrenter med en egen hantering. Istället ses fördelar med en gemensam 14(66)

fullmaktsnod då detta kan innebära en mer rationell digital hantering, aktörernas kontroll och översikt över utställda fullmakter kan förbättras samt att konsumentnyttan potentiellt ökar. Hanteringen av pensionsinformationen, d.v.s. informationen om en individs eller företags försäkringsrelationer som skickas som en följd av en utställd fullmakt, är en mer komplicerad fråga som är starkt kopplad till aktörernas kärnverksamhet. Däremot skulle en digital nod för fullmaktshantering vara en förutsättning för bättre kvalitet och ökad effektivitet i överföringen av pensionsinformation. De fullmakter som idag används inom försäkringsområdet kan grovt delas in i två kategorier: informationsfullmakter och förmedlarfullmakter. Den inledande analysen pekade på att dessa typer av fullmakter rent innehållsmässigt inte skiljer sig åt. En avgränsning av en lösning till att endast omfatta informationsfullmakter konstaterades därför vara onödig då en lösning i princip också kan användas för hanteringen av förmedlarfullmakter. Det kunde också konstateras att en begränsning till att noden enbart skulle avse allmän och statlig pension inte skulle förenkla den tekniska lösningen. Dessutom gjordes bedömningen att en nod som stödjer alla typer av fullmakter oavsett om dessa avser allmän, statlig eller privat pension ger betydligt bättre förutsättningar för att fler aktörer tidigt ansluter sig till en fullmaktsnod. Detta ger i sin tur förutsättningar för en snabbare etablering av både konsumentnytta och effektivitetsvinster. 3.2.2 Den danska modellen i svensk tappning En individ som går in på den danska motsvarigheten till Min Pension (pensionsinfo.dk), ges idag möjlighet att själv initiera en elektronisk överföring av pensions- och försäkringsinformation till en rådgivare inför ett rådgivningsmöte. Förmedlare i Danmark är dock inte anslutna till tjänsten och således görs överföringen av information endast mellan olika försäkringsbolag. Den danska modellen i svensk tappning skulle i korthet innebära att en individ inför ett rådgivningsmöte med en förmedlare eller vid kontakt med t ex Pensionsmyndighetens kundservice själv initierar överföring av pensionsinformation via ett konto i Min Pension. En sådan lösning skulle potentiellt kunna innebära ett antal fördelar för individen och branschen som helhet. Antalet informationsfullmakter som skickas skulle till exempel kunna minskas i och med att behovet av en fullmakt inte längre skulle finnas vid vissa rådgivningsmöten. Vidare skulle lösningen också ge individen en ökad kontroll över den egna informationen samt distributionen av denna. Ur perspektivet att öka konsumentnyttan och effektivisera hanteringen av fullmakter är dock den danska lösningen i svensk tappning inte oproblematisk. För det första innebär den en hantering av pensionsinformation snarare än en hantering av fullmaktsinformation. Vidare skulle en sådan lösning inte heller hantera individernas förmedlingsfullmakter eller organisationers informationsfullmakter. Min Pensions databas innehåller i dagsläget dessutom inte all den information som potentiellt kan vara intressant vid ett rådgivningsmöte, 15(66)

denna information skulle därför behöva kompletteras med hjälp av ytterligare en informationsfullmakt. Följaktligen skulle stora delar av den fullmaktsstruktur som ett nytt system är tänkt att ersätta behöva finnas kvar. En lösning enligt den danska modellen skulle därför inte heller ligga i linje med E-delegationens uppdrag till Pensionsmyndigheten, att på basis av den tidigare förstudiens förslag utreda förutsättningarna att utveckla en elektronisk fullmaktsnod inom försäkringsområdet. Lösningen ligger inte heller i linje med det uppdrag E- delegationen gett Bolagsverket, d.v.s. att mer i detalj utreda hur en nationell visningstjänst för fullmakter kan byggas upp och etableras. 3.2.3 SFM/ InsureSec:s förslag till fullmaktsnod. Företrädare för SFM föredrog på ett tidigt stadium den lösning som håller på att utarbetas för hantering av fullmakter. Förstudien har även intervjuat företrädare för SFM. Baserat på detta kan konstateras att SFM:s lösning för hantering av fullmakter inte är en annan sorts lösning än den som ska analyseras inom ramen för förstudien, utan i allt väsentligt sammanfaller med en elektronisk nod för att hantera fullmakter. Bedömningen blev därför att SFM/ Insuresec:s förslag i det vidare arbetet inte ska behandlas som en annan sorts lösning. 3.3 Analys och slutsatser modeller för elektronisk fullmaktsnod Förstudiens rekommendation blev att inrikta det vidare arbetet på att analysera möjligheterna att etablera en digital fullmaktsnod utan de begränsningar som ges i direktivet avseende typer av fullmakter eller aktörer. Analysen ska inte heller begränsas vad gäller huvudmannaskap eller teknisk lösning. Rekommendationen föredrogs för och beslutades av förstudiens styrgrupp den 22 oktober. 16(66)

4 Hantering av fullmakter i dagsläget 4.1 Inledning För att sätta den föreslagna lösningen i perspektiv, görs först en genomgång av hur fullmaktshanteringen inom försäkringsområdet fungerar idag samt vilka förbättringsområden som finns. I beskrivningen används termerna, fullmaktsgivare, fullmaktstagare samt behörighetskontrollerande part (BKP). Dessa innebär: Fullmaktsgivare: Utställare och undertecknare av en fullmakt. Kan antingen vara en individ (individfullmakt) eller en organisation (organisationsfullmakt). Fullmaktstagare: Mottagare av fullmakt och den som använder sig av denna för att hämta in information eller utföra uppdrag för kunds räkning. Kan vara en försäkringsförmedlare, bank eller försäkringsbolag, ett företag som själv hanterar pensionsfrågor där en individ är anställd m fl. Behörighetskontrollerande part (BKP): Det försäkringsbolag, valcentral eller annan organisation som har behov av att kontrollera om en fullmakttagare har rätt att företräda en fullmaktsgivare för t ex informationsutlämning eller utförande av andra uppdrag. 4.2 Beskrivning av dagens lösning 4.2.1 Övergripande bild Dagens hantering av fullmakter visas övergripande i nedanstående bild. Därefter följer en mer detaljerad beskrivning. 17(66)

4.2.2 Typer av fullmakter De fullmakter som idag skickas kan i stort delas in i två kategorier utifrån fullmaktsgivare: individfullmakter eller organisationsfullmakter. Individfullmakter innebär att en individ ger en fullmaktstagare rätt att hämta in information och/eller företräda denne i försäkringsfrågor. För en organisationsfullmakt gäller motsvarande fast för en juridisk person. Fullmakten omfattar dock information kopplat till de försäkringar organisationen äger och betalar för sina anställda Den vanligaste typen av fullmakt är en informationsfullmakt. Denna ger fullmaktstagaren rätt att inhämta information kopplat till fullmaktsgivarens försäkringar. Vilka försäkringar som omfattas av fullmakten är beroende av hur den är utformad. Det kan finnas flera informationsfullmakter utställda av en och samma individ eller organisation, t ex om en individ eller organisation vänder sig till flera försäkringsförmedlare samtidigt. En mer långtgående fullmakt är s k skötsel- eller förmedlarfullmakt. Denna ger oftast rådgivaren ensam rättighet att företräda fullmaktsgivaren i försäkringsfrågor. Dessa fullmakter kan endast förekomma en åt gången d v s vid varje givet tillfälle finns endast en gällande förmedlarfullmakt. Detta innebär att en fullmaktstagare som får en förmedlingsfullmakt utställd måste säkerställa att den existerande fullmakten dras tillbaka. Detta hanteras idag vanligtvis av försäkringsbolagen som informerar kund och förmedlare om att en ny förmedlingsfullmakt inkommit och att den gamla har upphört att gälla. Parallella förmedlingsfullmakter förekommer dock ibland, oftast omfattar då varje fullmakt ett avgränsat försäkringsområde. Förmedlarfullmakten innebär också att förmedlare i de flesta fall får ersättning enligt den modell som dominerar på marknaden idag d v s via provisioner. Till skötselfullmakten bifogas i det fallet ett antal koder som talar om för försäkringsbolaget vilken rådgivare på förmedlingsbolaget som är kundansvarig och den individuella förmedlarens namn samt annan relevant information för att hantera affärsrelationen mellan fullmaktstagaren och försäkringsbolaget. Det bör påpekas att denna affärsrelaterade information inte är del av själva fullmakten, utan bifogas fullmakten som ett praktiskt sätt att vidarebefordra informationen till försäkringsbolagen. 4.2.3 Utfärdande av fullmakt I dagsläget utfärdas majoriteten av alla fullmakter på papper. I normalfallet innebär detta att en rådgivare hos en försäkringsförmedlare, försäkringsrådgivare i ett försäkringsbolag eller en bankrådgivare inför ett rådgivningsmöte ser till att individen eller firmatecknaren skriver under en fullmakt. Detta sker ofta vid ett första möte alternativt att en fullmakt skickas eller mejlas till kunden innan rådgivningsmötet. Kunden måste därefter skicka tillbaka fullmakten i god tid innan mötet för att rådgivaren ska kunna hämta in information om individens situation. Större försäkringsförmedlare har utvecklat egna lösningar för att underlätta inhämtade av fullmakter inför rådgivningsmöten och erbjuder idag andra 18(66)

möjligheter att signera en fullmakt än via papper. T ex finns lösningar där individen skriver under fullmakten på en läsplatta. En annan förekommande variant är att skicka ut ett lösenord till individens mantalsskrivningsadress med vilken invididen sedan kan logga in på en webbplats och där godkänna en fullmaktstext på en webbsida. Den senare lösningen motsvarar Min Pensions lösning för inhämtande av fullmakt vid nyanslutning till tjänsten med hjälp av Pensionsmyndighetens personliga kod. För att effektivisera hanteringen beskriven ovan, har ett antal större försäkringsförmedlare men även större försäkringsbolag utvecklat lösningar som bygger på "trust". Denna innebär att förmedlaren/ försäkringsbolagen har avtal med vissa försäkringsbolag om att de litar på att fullmaktstagaren har en fullmakt och lämnar ut uppgifter mot förfrågan utan att själva fullmakten presenteras. Ytterligare en variant av trust-lösning är att förmedlaren tar emot inkomna fullmakter, scannar och lagrar fullmakter i en egen databas. Förmedlaren ger sedan försäkringsbolagen tillgång till fullmaktsdatabasen via inloggningar där de kan utföra kontroller vid förfrågan om försäkringsinformation om de anser detta nödvändigt. Då trustlösningar ställer höga krav på säkerhet och kvalitet i hantering hos både fullmaktstagaren och fullmaktsgivaren, är det framförallt företag med större resurser som använder sig av den möjligheten idag. Många behörighetskontrollerande parter på marknaden accepterar dock inte trustlösningar, med Min Pension som fullmaktstagare som enda undantag. Flera aktörer har uppgett att en anledning till detta är osäkerhet om dessa lösningar stämmer överens med lagstiftningen kring fullmakter. De flesta fullmaktsmottagare har idag egna elektroniska fullmaktsregister. Det finns dock framförallt mindre förmedlare som helt eller delvis har pappersbaserade fullmaktsregister. 4.2.4 Överföring av fullmaktsinformation Pappersbaserade fullmakter som fullmaktstagare mottagit, scannas i normalfallet av fullmaktstagaren. Fullmaktsinformationen mejlas därefter till behörighetskontrollerande part, i normalfallet ett försäkringsbolag eller en valcentral. Även lösningar där fullmakten faxas till de behörighetskontrollerande parterna förekommer. Ett flertal av de försäkringsbolag som finns på marknaden har valt att outsourca hela eller delar av sin fullmaktshantering. De vanligaste aktörerna på marknaden idag är Aditro och Svenska Försäkringsfabriken. Dessa aktörer tar emot inkommande fullmakter antingen via fax eller mejl, tolkar innehållet i fullmakten, registrerar den och vidarebefordrar sedan information om fullmakten till respektive försäkringsbolag i elektronisk form. I en del fall har dessa bolag även en s k portvaktsfunktion. Denna innebär att det bolag som tar emot fullmakterna också har tillgång till försäkringsbolagets kundregister och själv kan söka ut om en individ är kund eller inte. På så sätt kan svaret att en individ eller företag inte är kund skickas direkt från det outsourcade försystemet och slipper belasta försäkringsbolagets egna system samt att fullmakten inte behöver gå igenom hela digitaliseringsprocessen. För det fall ett försäkringsbolag valt att inte 19(66)

outsourca fullmaktshanteringen, sker fullmaktshanteringen internt på i princip motsvarande sätt som beskrivits ovan. Försäkringsbolagen har idag olika utgångspunkt vad gäller lagring av fullmakter. Flertalet har idag egna fullmaktsregister som byggs upp, det finns dock ett antal bolag som inte sparar fullmakter utan kräver en ny fullmakt varje gång information hämtas ut. De bolag som har fullmaktsregister, har ofta dessa kopplade till andra interna system så att fullmaktsinformationen även kan användas i flera interna processer. 4.2.5 Hanteringen av fullmakter hos behörighetskontrollerande part När fullmaktsinformationen når behörighetskontrollerande part, skickas eller hämtas oftast pensions- och försäkringsinformation via de upparbetade kanaler som finns mellan BKP och fullmaktstagare. I normalfallet sker detta elektroniskt, men det förekommer även att detta sker pappersbaserat. 4.2.6 Hanteringen av fullmakter hos individer/ fullmaktstagare Efter att en fullmaktsgivare skrivit under eller på annat sätt ställt ut en fullmakt, finns det idag begränsade möjligheter för en fullmaktsgivare att få en överblick över utställda fullmakter. Fullmaktsgivaren kan visserligen gå till den fullmaktstagare som tagit emot fullmakten för att ändra den eller återkalla den, men det går inte att få en överblick över vilka eller hur många fullmakter som ställts ut annat än genom att kontakta fullmaktstagarna var och en för sig. Vad gäller återkallande av en fullmakt, måste detta ske på samma medium som fullmakten är utställd på. Detta innebär att en fullmakt som är utställd på papper också måste återkallas via papper. Proceduren för att återkalla flera fullmakter kan därför också vara omständlig, om fullmaktsgivaren inte har full kontroll på vilka fullmakter som ställts ut och till vem. Dock verkar det finnas en branschpraxis att även godkänna återkallelser via mejl. 4.3 Analys och slutsatser dagens fullmaktshantering Baserat på nulägesbeskrivningen kan konstateras att dagens fullmaktshantering i stort fungerar men att det finns ett flertal förbättringar som skulle kunna öka effektiviteten och säkerheten i hanteringen. Den till stora delar pappersbaserade hanteringen ger upphov till en manuell hantering som tar både sälj- och administrativa resurser i anspråk. På grund av detta har flera aktörer utvecklat lösningar där fullmakterna hanteras elektroniskt via olika digitala signeringssätt. De initiativ som tagits av aktörer för att digitalisera hanteringen har dock endast delvis lyckats i och med att de endast accepteras av ett urval av aktörer, till stor del beroende på osäkerhet kring fullmaktens legala status i lösningarna samt om signeringssätten lever upp till de krav som kan komma att ställas av bland annat Datainspektionen. Ett ytterligare problem med dagens hantering är att flera behörighetskontrollerande parter får ta emot ett stort antal förfrågningar baserat 20(66)

på fullmakter som gäller individer som inte är kunder. Flera aktörer har idag konstaterat att detta är så pass dyrt, att man valt eller överväger att frångå den fullmaktshantering som finns och endast accepterar egna utställda fullmakter där kundstatus kontrollerats innan. Det finns därför i förlängningen en risk att individen inte får den kompletta bild av pensions- och försäkringsinformationen som eftersträvas. Till sist kan konstateras att de lösningar som finns idag generellt ger individen begränsade möjligheter att få en överblick över utställda fullmakter alternativt att återkalla fullmakter. Den enda säkra vägen för en individ att idag ha full kontroll över detta, är att spara och arkivera kopior av samtliga utställda fullmakter och att kontakta fullmaktstagaren om en fullmakt ska återkallas. Sedan måste fullmaktstagaren i sin tur vända sig till alla behörighetskontrollerande parter som fullmakten någon gång skickats till och återkalla den hos var och en. 21(66)

5 Beskrivning av en digital fullmaktsnod 5.1 Inledning I förstudien har en lösning för en digital fullmaktsnod tagits fram på en övergripande nivå. Utgångspunkten för noden har varit att den potentiellt ska innebära ökad nytta för konsumenten. För att uppnå detta behöver en lösning utvecklas som för fullmaktstagare och behörighetskontrollerande parter är så pass effektiv jämfört med dagens lösning att så många som möjligt på ett tidigt stadium ansluter sig till noden. På så sätt kommer noden snabbt att bygga upp en fullmaktsstock som ger individen möjlighet till ökad kontroll. För att säkerställa att den beskrivna lösningen dels innebär en effektivisering, dels minimerar påverkan på aktörers nuvarande processer för att hantera fullmakter har modellen löpande stämts av med en referensgrupp. Avstämningarna har skett vid referensgruppsmöten samt vid individuella möten med företrädare för alla de typer av aktörer som är representerade i referensgruppen d v s förmedlare, försäkringsbolag, valcentraler samt Pensionsmyndigheten. Förstudiens utgångspunkt vid framtagande av en modell för fullmaktsnod var inledningsvis: 1. Hanteringen ska ske helt digitalt för att i möjligaste mån effektivisera dagens fullmakthantering. 2. Identifiering ska ske med e-legitimation/mobilt Bank ID då detta är generella, aktörsoberoende och accepterade lösningar på marknaden och bland konsumenter. Enligt statistik från Logica har 75 % av myndiga personer tillgång till e-legitimation 2012. 3. Lösningen ska även kunna hantera mobilt Bank ID. Även om mobilt Bank ID i dag är en ny lösning, kan antalet användare med ett antagande om samma utveckling som för vanlig e-legitimation att uppgå till ca 50 % av antalet myndiga personer 2016. På så sätt kommer noden även ha beredskap för att hantera förändringar t ex mot ett allt större inslag av digital rådgivning via telefon eller över web. 4. Endast information relaterad till fullmakten ska hanteras. Annan information som idag hanteras med hjälp av fullmakten såsom förmedlarkoder ska inte ingå i lösningen. Den lösning som initialt togs fram utgick från punkterna ovan. Vid avstämningar av modellen med referensgruppen kunde dock konstateras att en sådan modell skulle innebära ganska stora justeringar i både fullmaktstagares och behörighetskontrollerande parters arbetssätt och potentiellt innebära högre trösklar för anslutning till en nod: 22(66)

Vad gäller helt digital hantering, kunde konstateras att majoriteten av fullmakter i dagsläget fortfarande är pappersbaserade. En lösning där endast digitala fullmakter är möjliga skulle troligen innebära utmaningar för vissa förmedlare och deras kunder, som då skulle ha svårt att direkt använda sig av fullmaktsnoden Därmed skulle åtminstone under en övergångsperiod förmedlarna och deras kunder inte kunna utnyttja noden på tänkt sätt. I den konsumentnyttostudie som gjorts kunde också konstateras att det finns individer som känner en större trygghet i att underteckna ett papper än att använda en digital identitet för signering. Vad gäller e-legitimation/ mobilt Bank ID som enda lösningar för att identifiera fullmaktsgivare vid upplägg av fullmakt, har ett antal större förmedlare idag utvecklat elektroniska lösningar för hantering av fullmakter, där identifieringen inte är baserad på e-legitimation utan istället elektroniska signaturer på skrivplatta alternativt personliga lösenord. Vissa förmedlare har uttryckt önskemål om fortsatt användning av egna lösningar inom ramen för en nod mot de parter som godkänt dem. Den hantering av s k förmedlarkoder, där fullmaktsdokumentet är bärare av affärsinformation är sedan länge etablerad i branschen. Om en nod skulle frångå detta arbetssätt skulle detta enligt aktörerna innebära en högre tröskel för att gå med i noden samt utvecklingskostnader för att hantera denna information via andra kanaler vilken troligen skulle fördyra och försena en anslutning till noden. Genom att i lösningen inkludera pappers- respektive andra elektroniska kanaler för att skicka in fullmakter bedöms möjligheten att snabbt etablera en fullmaktsnod och få in relevanta aktörer som medlemmar i noden som betydligt bättre. Att även inkludera affärsinformation där fullmakten är bärare, ökar möjligheten ytterligare. Den beskrivning av den tänkta lösningen som görs nedan inkluderar därför dessa justeringar av den ursprungliga lösningen. 5.2 Föreslagen lösning 5.2.1 Övergripande bild Den lösning som tagits fram i förstudien visas övergripande i nedanstående bild. Därefter följer en mer detaljerad beskrivning. 23(66)

5.2.2 Typer av fullmakter Fullmaktsnodslösningen som den beskrivs nedan är tänkt att i princip hantera samtliga fullmakter som idag finns på marknaden, d v s såväl individ- som organisationsfullmakter samt informations- och förmedlingsfullmakter. Undantaget gäller dock s k egenhändigt utformade fullmakter, i klartext t ex handskrivna fullmakter som inte kan läsas maskinellt. Utgångspunkten för en elektronisk fullmaktsnod är att innehållet och utformningen av fullmakter, oavsett om dessa hanteras inom eller utanför noden, precis som idag ska vara en fråga framförallt för fullmaktsgivare, fullmaktstagaren och behörighetskontrollerande parter. Den elektroniska fullmaktsnoden skall endast tillhandahålla ett verktyg för att på ett säkert och effektivt sätt distribuera fullmaktsinformationen. För detta krävs dock gemensamma standarder för de fullmakter som skall signeras digitalt samt i övrigt hanteras av noden för att de olika parternas respektive affärssystem skall kunna tolka och hantera fullmakterna maskinellt. 5.2.3 Utfärdande av fullmakt Utgångspunkten för lösningen är att fullmaktstagaren inför ett rådgivningsmöte digitalt förbereder en fullmakt för fullmaktsgivaren att signera. Det görs genom att fullmaktstagaren loggar in i noden före rådgivningsmötet och elektroniskt lägger upp en fullmakt. I praktiken kommer detta förmodligen skötas av förmedlarens affärssystem för att minimera den manuella delen av hanteringen. Information som är tänkt att läggas upp motsvarar i princip den information som finns i fullmakter idag d v s: Namn, personnummer, e-post och mobilnummer till fullmaktsgivaren vid individfullmakt och organisationsnamn, organisationsnummer, eventuellt namn och personnummer på anställda vid organisationsfullmakt, namn och organisationsnummer på fullmaktstagaren Vilken typ av fullmakt det är. Eventuellt vilka typer av försäkringar som fullmakten ska gälla, giltighetstid samt i förekommande vilka försäkringsbolag fullmakten ska skickas till initialt. När informationen är upplagd, sparas fullmakten i noden och i samband med detta skickas automatiskt en länk till fullmaktsgivaren via e-post eller SMS. Genom att klicka på länken kommer fullmaktsgivaren direkt att kopplas upp mot noden, kan logga in med hjälp av e-legitimation och signera fullmakten. För att en fullmaktsgivare ska kunna logga in och signera en fullmakt, krävs första gången registrering i noden. Registrering innebär bland annat namn, personnummer/organisationsnummer, godkännande av villkor m m. För att registrera sig i noden krävs e-legitimation. 24(66)

När registrering genomförts eller, om noden använts tidigare, inloggning skett kommer fullmaktsgivarens översiktbild att visas. Förutom möjlighet att signera upplagda fullmakter kommer det på sidan även finnas möjlighet att återkalla befintliga fullmakter samt att få en översikt över samtliga utställda fullmakter. Vid signering kommer fullmaktsgivaren att dels få information om vad fullmakten avser och gäller men också få ta ställning till bland annat giltighetstid vad gäller informationsfullmakter, antingen genom att själv ange giltighetstid eller genom förifyllda perioder. När detta gjorts, klickar fullmaktsgivaren på signering och fullmakten signeras. I samband med detta skickas också en notifiering till fullmaktstagaren om att fullmakten är signerad. Registrering i noden och signering av fullmakter kan göras genom andra gränssnitt, bland annat sk Single sign on där fullmaktsgivaren t ex via ett försäkringsbolags hemsida och e-legitimation kan kopplas till noden. Fullmaktsgivaren måste dock rent juridiskt genomföra transaktionerna direkt mot noden. Hur detta praktiskt utformas för att stödja fullmaktstagarnas önskemål och samtidigt ger en tydlighet mot fullmaktsgivaren är en fråga för ansvariga för en fullmaktsnod. 5.2.4 Överföring av fullmaktsinformation När fullmakten är upplagd och registrerad i fullmaktsnoden, kommer överföring av information att göras till de behörighetskontrollerande parterna som berörs av fullmakten. Fullmaktsnoden är tänkt att endast skicka förändringar i registret. På så sätt kommer datatrafik att minimeras, samtidigt som försäkringsbolag/behörighetskontrollerande parter med egna register löpande kommer uppdateras av fullmaktsnoden och därmed spegla informationen i noden. På samma sätt kommer fullmaktstagarna notifieras vid återkallelse av en fullmakt i noden. Det finns idag både fullmaktstagare och behörighetskontrollerande parter som inte för egna register eller endast har register på papper. Dessa kommer att kunna utnyttja noden som fullmaktsregister, d v s en fullmaktstagare kan när som helst mot registret söka bland sina fullmakter samt kontrollera att fullmakt finns vid förfrågan om information från en fullmaktstagare. De behörighetskontrollerande parter som valt att inte föra egna register kan välja att inte notifieras om att fullmakt har utfärdats eller återkallats. De förmedlarkoder som idag skickas tillsammans med fullmakter och som ligger till grund för bland annat provisionsutbetalningar, är som ovan nämnts tänkta att även fortsättningsvis skickas tillsammans med fullmakten. Fullmaktsnoden kommer dock inte att lagra denna typ av information eller göra den sökbar på annat sätt än via koppling till fullmakten. Noden kommer alltså inte att känna till vilka namngivna personer som är kopplade till respektive kod utan denna hantering sköts som tidigare av respektive försäkringsbolag. Eventuella ändringar av koderna på befintliga affärsavtal kommer därför också fortsättningsvis att göras på samma sätt som i dagsläget, d v s genom brev, mejl eller telefonsamtal mellan fullmaktstagare och försäkringsbolag. 25(66)

5.2.5 Hanteringen av fullmakten hos BKP När fullmaktsinformationen når behörighetskontrollerande part, kan den vidare processen vad gäller pensions- och försäkringsinformation ske som idag d v s utifrån informationen i fullmakten, skickas pensions- och försäkringsinformation i de upparbetade kanaler som finns mellan BKP och fullmaktstagare. För att säkerställa registrets giltighet kommer fullmaktstagare såväl som behörighetskontrollerande part när som helst kunna gå in i fullmaktsnoden för att kontrollera och samköra egna register mot vilka fullmakter som är utställda på fullmaktstagaren samt vilka fullmaktsregistreringar som är aktuella eller varit aktuella för behörighetskontrollerande part. 5.2.6 Hantering av fullmakter hos individer/ fullmaktsgivare Efter att en fullmakt lagts upp, kommer fullmaktsgivaren med hjälp av e- legitimation när som helst kunna logga in på fullmaktsnoden och kontrollera vilka fullmakter som ställts ut, vad de gäller, hur lång tid de gäller m m. Fullmaktsgivaren kommer dessutom när som helst digitalt kunna återkalla en utställd fullmakt, eventuellt kan även en påminnelse skickas i samband med att löptiden för en fullmakt håller på att gå ut. Förändringar som görs av fullmaktsgivaren kommer alltid innebära att notifieringar skickas, både till fullmaktstagare och de behörighetskontrollerande part som valt den lösningen. Fullmaktsgivaren kommer också ha möjlighet att se historiken över sitt fullmaktsengagemang från starten av noden. 5.2.7 Kontroller i noden I den förslagna lösningen till en fullmaktsnod, har även funktionalitet föreslagits för kontroller av de aktörer som använder sig av noden. Huvudsyftet är att säkerställa registervård samt behörigheter hos de aktörer som använder noden. Exempel på kontroller kan vara om en individ är avliden, om en individ hos en organisation är behörig firmatecknare eller att tillstånd och auktorisationer är gällande. Kontrollerna kan t ex göras mot Bolagsverket, Finansinspektionen eller Insuresec. Vilka slutliga kontroller som görs för att säkerställa nodens funktionssätt är en fråga för ansvariga för en fullmaktsnod. 5.2.8 Pappersfullmakter För att hantera pappersbaserad information kommer noden att behöva ansluta försystem som konverterar pappersinformation till digital information. För fullmaktsgivaren och fullmaktstagaren kommer samma förfaringssätt som idag att gälla, d v s att den underskrivna pappersblanketten scannas och mejlas alternativt faxas till ett försystem. I försystemet tolkas den pdf-fil eller faxkopia som inkommit och läggs över i ett dataformat i enlighet med vad som gäller för en digital fullmakt. Den tolkade informationen skickas därefter över till noden som i den vidare processen hanterar informationen på samma sätt som om den inkommit via digital fullmakt. För det fall informationen på pappersfullmakten inte är tekniskt läsbar kommer fullmaktstagaren att notifieras om detta via mejl och ombedjas skicka en ny fullmakt. 26(66)