Instruktion för inrapportering och konsolidering i IBM Cognos Controller

Instruktion för inrapportering och konsolidering i IBM Cognos Controller Stockholms Stad Anna Lundqvist, Affecto 2016-01-04

of 35 Innehållsförteckning 1. Inrapportering... 2 1.1. Rapportering... 2 1.2. Avstämning interna mellanhavanden... 4 1.2.1. Avstämning för bolag... 4 1.2.2. Avstämning för koncerner... 7 1.3. Avstämning av rapportering... 8 1.3.1. Avstämning mellan konton/ingående balanser... 8 1.3.2. Rapporter att köra igenom och granska... 12 1.3.3. Kassaflöde... 14 2. Konsolidering... 17 2.1. Inmatning av koncernjusteringar... 17 2.2. Rapporter på koncernjusteringar... 19 2.3. Konsolidering med status... 21 2.4. Avstämning av rapportering för en koncern... 23 2.5. Standardrapporter i Controller för analys av konsolidering... 25 2.5.1. Urval... 26 2.5.2. Råbalans... 26 2.5.3. Justeringar i kolumner uppdelning av rapporterade värden och olika typer av automatiska bokningar i Controller... 30 2.5.4. Underlag för förvärvselimineringar rapport... 33

of 35 1. Inrapportering 1.1. Rapportering Inrapportering i Cognos Controller görs under menyn Bolag/Inmatning rapporterade värden. Här väljer man aktualitet (AC, BU, T1 eller T2) samt bolag. Inmatningen sker sedan i blanketter som öppnas i Excel. Beroende på period och aktualitet kan olika blanketter gälla vid olika bokslutstillfällen. I Excel matas siffror in i de vita cellerna. Turkosa celler indikerar att kontot kräver motpart. Inmatningen sker i de cellerna genom att klicka på knappen Detaljer om interna mellanhavanden.

of 35 Spara gör man på Spara-knappen i Controller- menyn, som ligger i Excel under fliken Tillägg.

of 35 1.2. Avstämning interna mellanhavanden 1.2.1. Avstämning för bolag 1.2.1.1. On line-matching av interna mellanhavanden Den s k on line-matchningen av interna mellanhavanden innebär att man gör matchningen direkt i inmatningsblanketterna och i fönstret för inmatning av interna mellanhavanden. När du står på cellen för ett konto för interna mellanhavanden, tryck som vanligt på knappen Detaljer om interna mellanhavanden. Följande fönster framträder: I det här exemplet så har Stadshus AB (bolag 200) sedan tidigare lagt in 100 på konto B1 070 och B1 071 med motbolag Stadsteatern (bolag 251).

of 35 När inrapportören för Stadsteatern får upp dialogfönstret för konto B1 641 så trycker sedan inrapportören på yingyang-knappen till vänster om den gröna bocken. Då ändrar dialogfönstret utseende enligt följande. Som synes ser nu inrapportören det belopp som Stadshus AB har tagit upp som fordran mot Stadsteatern. Inrapportören lägger då in motsvarande belopp (om man är överens).

of 35 Observera att det förstås krävs att samtliga bolag har rapporterat sina interna mellanhavanden för att man ska få upp motpartsinformationen. 1.2.1.2. Hur skriva ut rapport för de interna mellanhavandena Avstämningsrapporterna för interna mellanhavanden finns under menyn Bolag/Avstämning/Konton för interna mellanhavanden. Här finns ett antal möjliga urval, men de som är relevanta för Stockholms stad är följande:

of 35 Rapportnummer varje rapport innehåller en viss kombination av konton som ska matchas mot varandra. Rapport 977, 979, 980, 981, 982 och 983 ska köras igenom. Rapportinnehåll Detaljerad anger att man vill se alla mellanhavanden eller Icke matchande för att bara få de som inte matchar. 1.2.2. Avstämning för koncerner Avstämning av interna mellanhavanden kan köras för en hel koncern på samma sätt som beskrivits ovan för ett bolag. En likadan avstämningsrapport finns under menyn Koncern/Avstämning/Interna mellanhavanden. Lämpliga urval är följande: Rapportnummer: Nr 981 för avstämning av interna mellanhavande i balansräkningen inom koncernen. Nr 983 för avstämning av interna mellanhavande i resultaträkningen inom koncernen.

of 35 Varje rapport innehåller en viss kombination av konton som ska matchas mot varandra. De konton som ingår i rapporterna ovan är de interna mellanhavande-konton med namn - varav inom egen koncern. 1.3. Avstämning av rapportering 1.3.1. Avstämning mellan konton/ingående balanser Vid sidan av avstämningen av interna mellanhavanden finns i Controller även en avstämning av att bolagets egen rapportering stämmer. Det gäller kontroll av att IB motsvarar föregående års UB, att balansräkningen balanserar samt att specifikationer stämmer mot balans- och resultaträkningen. Avstämningsrapporten för detta finns under Bolag/Avstämning - mellan konton/ingående balanser. För motsvarande avsnitt för koncerner, se kapitel 2.4. Gör följande urval längst ner kan man välja att bara visa rader med differenser eller samtliga rader:

of 35 Om man som ovan väljer att enbart visa rader med differenser och får följande meddelande, så innebär det att det inte finns några differenser: Avstämningsrapporten innehåller tre delar: Aktiv/Passiv kontrollerar att balansräkningen balanserar och därmed att tillgångssidan (Aktiv) är lika stor som skulder och eget kapital-sidan (Passiv).

of 35 Mellan konton utför kontroller mellan konton som ska stämma överens, t ex att årets resultat i resultaträkningen är detsamma som årets resultat i eget kapitalspecifikationen/balansräkningen.

of 35 Ingående balanser kontroller att ingående balanser motsvarar föregående års utgående balanser.

of 35 1.3.2. Rapporter att köra igenom och granska Utöver kontrollerna i kapitel 1.3.1 finns följande fyra rapporter för att kontrollera att de aktuella blanketterna blivit korrekt ifyllda. De återfinns under Rapporter/Kör i Cognos (OBS! för koncerner, se till att konsolidera innan avstämning): BRT1-3 för T1 heter rapporten BRT1, för T2 BRT2 osv. EK KF_3 RRT1-3 för T1 heter rapporten RRT1, för T2 RRT2 osv.

of 35 Följande urval görs för ett bolag: Följande urval gör för att köra rapporten för en koncern:

of 35 1.3.3. Kassaflöde För att titta på kassaflödet för ett bolag finns en sammanställd kassaflödesanalys att köra fram: Den ger en aggregerad kassaflödesuppställning enligt nedan. I kolumnen Kommentar nedan ges en kortare förklaring till var siffrorna hämtas ifrån. DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Kommentar KF005 Resultat efter finansnetto Resultaträkningen KF010 Justering för ej likviditetspåverkande poster Avskrivningar, nedskrivningar, avsättningar i resultaträkningen. KF015 Medel från verksamhet före förändring av rör kap KF020 Ökning/minskning kortfristiga fordringar Balansräkningen KF025 Ökning/minskning förråd och varulager KF030 Ökning/minskning kortfristiga skulder KF035 Kassaflöde från löpande verksamhet INVESTERINGSVERKSAMHETEN KF040 Investering i materiella anläggningstillgångar Raden Periodens inköp (t ex 090102) i anläggningsspecifikationerna. KF045 Försäljning av materiella anläggningstillgångar Raden Försäljningspris (t ex 090385) i anläggningsspecifikationerna. KF050 Investeringar i immateriella anläggningstillgångar KF051 Försäljning av immateriella anläggningstillgångar KF052 Investering i finansiella anläggningstillgångar KF053 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar KF055 Kassaflöde från investeringsverksamheten KF060 KF065 KF070 KF075 KF080 KF085 KF090 KF095 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Utbetald utdelning och nyemission Amortering av långfristiga skulder Ökning/minskning långfristiga skulder Ökning/minskning långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten Årets kassaflöde LIKVIDA MEDEL ÅRETS BÖRJAN LIKVIDA MEDEL ÅRETS SLUT Innehåller Koncernbidrag och Aktieägartillskott, som hämtas från föregående år siffror. Motpost i Kortfristiga skulder KF100 Differens

of 35 Om man behöver justera kassaflödet för poster som inte fångas upp via resultat- eller balansräkningen, så gör man det under Bolag/Inmatning/Rapporterade värden och blanket KFA: Justeringen matas in i den detaljerade kassaflödesuppställningen, som ett vanligt rapporterat värde. OBS! För justering av koncernens totala kassaflöde, se kapitel 2.1 Inmatning av koncernjusteringar. Kolumnen Automatiskt kassaflöde är en uträkning av kassaflödet baserat på den rapporterade resultat- och balansräkningen med tillhörande specifikationer. För att se vilka konton, som bygger upp en viss rad i kassaflödesuppställningen, så kan en rapport köras. I urvalet Konto anges det konto man vill titta på. Man utgår där lämpligtvis från rapport KF_3 Sammanställd kassaflödesanalys, där kontonummer står i den första kolumnen. Följande urval behöver anges:

of 35 Rapporten kommer att ge de olika källkontona i kolumner och kassaflödeskontot längst till höger. Om man väljer att köra rapporten för en koncern, så väljer man koncernbolaget både som Koncernperspektiv och Bolag. Då kommer rapporten att lista de ingående bolaget på rader. KF_4 Analys av kassaflödeskonton B1 760 KF030 AC 1608 Övriga kortfr skulder Ökning/minskning kortfristiga skulder Testbolag KFA ej betald investering 0002 25 000 25 000 För en överblick över koncernens kassaflöde kan man som vanligt använda råbalansen. Man väljer då att köra den med blankett KF_H. Längst ner i rapporten kan man konstatera om kassaflödet hänger ihop för bolagen:

of 35 2. Konsolidering 2.1. Inmatning av koncernjusteringar Inmatning av manuella koncernjusteringar görs under Koncern/Inmatning/Koncernjusteringar. Gör följande urval och klicka på den gula foldern som innebär Öppna :

of 35 Koncernjusteringar från tidigare perioder finns redan tillgängliga i listan med Justeringsnummer. De kopieras från föregående period av koncernekonomi. Välj ett befintligt justeringsnummer för att ändra i en justering som redan finns, eller klicka på Ny-knappen för att skapa en ny. När justeringen sparas görs också en kontroll att den balanserar. För justering av koncernens kassaflöde, så görs även dessa i en koncernjustering. Man behöver då ange vilka konton som ska justeras. För att veta namnet på kassaflödeskontot, kan man lämpligtvis öppna blanketten KFA för ett bolag och titta på raden och kolumnen. I exemplet nedan heter kontot som ska justeras KFA410_G. Exempel på koncernjustering. Regeln är att förbättring av kassaflödet läggs som en debetbokning.

of 35 I de fall då kassaflödeseffekten behöver räknas ut via balansräkningen, och det alltså inte finns en specifikationen att hämta förändringen ifrån, så skapas i koncernjusteringar en IB-bokning som grund för beräkning av förändringen. Posten skapas per automatik när en justering kopieras över ett årsskifte och ska inte tas bort. 2.2. Rapporter på koncernjusteringar Under Koncern/Rapporter/Justeringar finns möjlighet att skriva ut underlag till justeringar.

of 35 I den övre delen under Rapporturval väljer man sorteringsordningen och i den nedre delen vilka justeringar man vill ha med i rappporten. För en lista på verifikationer på manuella justeringar gör man lämpligen följande urval: Man får då en lista på de verifikationer som finns med tillhörande kommentarsfält:

of 35 2.3. Konsolidering med status Konsolidering inkl eliminering av interna mellanhavanden och förvärvselimineringar görs när konsolideringskörningen görs. Den kan göras hur många gånger som helst. Körningen startas under Koncern/Konsolidering med status. Gör följande urval:

of 35 Konsolideringen är klar på några sekunder. Vill man kontrollera att den gått klart, gör man det under Underhåll/Batchkö/Visa.

of 35 Klicka på den gula Öppna-foldern för att kontrollera att konsolideringsjobbet har fått status Avslutad : 2.4. Avstämning av rapportering för en koncern Motsvarande rapport som för bolag finns också för koncerner för avstämning av att koncernens IB motsvarar föregående års UB, att balansräkningen balanserar samt att specifikationer stämmer mot balans- och resultaträkningen. För koncerner körs denna rapport under:

of 35 Rapporten innehåller samma delar som bolagsrapporten. Se beskrivning under kapital 1.3.1 med skillnaden att den är en sammanställning för koncernen och även innehåller elimineringar. OBS! att även moderbolagets elimineringar kommer med i rapporten, vilket gör att balansomslutningen (Aktiv/Passiv) skiljer sig mot en råbalans för koncernen. För att kontrollera vilket eller vilka bolag, som ev differenser härrör sig till, så körs rapporten med följande urval. Då körs en rapport som innehåller de olika bolagen i koncernen.

of 35 För hjälp med utredning av ev differenser, kontakta slkfrango.slk@stockholm.se. 2.5. Standardrapporter i Controller för analys av konsolidering Nedan kommer tre användbara rapporter att beskrivas. Samtliga rapporter finns under Koncern/Rapporter:

of 35 2.5.1. Urval Två begrepp som är mycket viktiga att känna till och som återkommer vid körning av olika typer av rapporter i Controller är Boksluts- och Bidragsversion. Det val av boksluts- resp bidragsversion man gör, kommer att styra urvalet av data som visas i rapporterna. Bokslutsversion en gruppering av rapporterade värden och manuella justeringstyper. Bidragsversion en gruppering av automatiska justeringstyper. Urval att göra: Bokslutsversioversion Bidrags- Kommer i rapporter att visa Bolag REPO BASE Enbart inrapporterade värden. Koncern TOT TOT Inrapporterade värden, manuella justeringar på KJ samt alla automatiska journaler (elimineringar av interna mellanhavanden, omföring av obeskattade reserver, förvärvselimineringar samt förskjutning av eget kapital.) 2.5.2. Råbalans Råbalansen finns under Koncern/Rapporter/Råbalans med djupanalys och kan köras med ett antal olika typer av urval.

of 35 Den data som visas i rapporten styrs av valet av boksluts- och bidragsversion enligt ovan. Med urvalet TOT/TOT kommer samtliga transaktioner som avser koncernen att komma med. I grundläget kommer förvärvselimineringar att visas inkluderat i kolumnen för bolaget som elimineringen avser. Se exempel nedan där kontot för Aktier i dotterbolaget är eliminerat på bolag 213. Manuella koncernjusteringar och elimineringen av interna mellanhavanden kommer att visas separat i kolumnen med rubriken Koncernjusteringar. Man kan också välja att visa förvärvselimineringarna och elimineringen av interna mellanhavanden i separata kolumner. Det gör man genom att klicka på knappen Detaljer och sedan kryssar i Visa elimineringar separat. I bilden nedan ligger inte längre elimineringen av Aktier i dotterbolag på bolag 213, utan i separat kolumn.

of 35 För att köra rapporten klickar man endera på knappen Förhandsgranska eller Skicka till program för att öppna rapporten i Excel. Knapparna ligger i nederkanten av bilden ovan. För att se vilka värden som konsoliderats upp och lagrats på koncernkoden, så går man in på Detaljer och kryssar i Visa konsoliderad koncern. Det här kan man ta som en regel att kryssa i. Om kolumnen Total visar något annat än koncernkolumnen, så indikerar det att en konsolidering behöver köras. Kolumnen Total är en ren summering av övriga kolumner och ändras alltså direkt om något värde på bolagen i koncernen förändras. Koncernvärdena ändras däremot först när en konsolidering körs.

of 35 Det finns möjlighet att borra sig ner i detaljerna i råbalanen genom att välja Djupanalys och sedan vilken dimension som man vill borra sig ner på. Pilarna uppe till höger klickar man på för att borra sig upp och ner.

of 35 2.5.3. Justeringar i kolumner uppdelning av rapporterade värden och olika typer av automatiska bokningar i Controller Rapporten Justeringar i kolumner är användbara när man vill anlysera vilka olika typer av bokningar som gjorts på ett bolag eller en koncern.

of 35 Nedanstående urval visar t ex de automatiska justeringarna i detalj. Rapporten går också att köra för ett enskilt bolag. Då kryssar man ur rutan Alla bolag endast en nivå och väljer i rutan det bolag man vill titta på. Den andra kolumnen efter kolumnen Rapporterat innehåller en summa av alla manuella koncernjusteringar. Kolumnerna visar: Rapporterat inrapporterade värden. Base value summering av manuella justeringar. Elimination of investments förvärvselimineringar.

of 35 Elimination of intercompany balances eliminering av interna mellanhavanden. Transfer of untaxed reserves omföring av obeskattade reserver. Depreciation of surplus value avskrivning på övervärden i förvärvsregistret. Man kan även välja att se detaljering på de manuella koncernjusteringarna i en koncern. Då gör man följande urval: I detta fall innehåller den andra kolumnen en summa av alla automatiska justeringar.

of 35 2.5.4. Underlag för förvärvselimineringar rapport Det finns möjligheter att skriva ut en rapport på transaktionerna i förvärvsregistret. Den ligger under Koncern/Avstämning/Underlag för förvärvseliminering: Följande urval ger en rapport som visar transaktionerna per datum i förvärvsregistret: