AFFÄRSKULTUR Från Exportrådets hemsida: http://www.swedishtrade.se/exportinformation/aspxmain.aspx?objectid=3286 När kulturer krockar vid förhandlingsbordet Sverige är en liten exportnation där vi i allt större utsträckning gör affärer med länder som har vitt skilda kulturer. Ungefär hälften av alla internationella förhandlingar lär gå i stöpet på grund av missförstånd mellan de förhandlande parterna. Hur kan man då förhindra de värsta kulturkrockarna i förhandlingssituationer? - När man ska förhandla internationellt är det viktigt att vara ödmjuk inför de kulturella skillnader som finns och ha respekt för att vi är mer olika än vi tror. Förhandlingar får därför fler dimensioner och kan ta längre tid än vad vi är vana vid. Därför bör man läsa på ordentligt innan förhandlingarna börjar och ta reda på hur det kulturella avståndet ser ut och vilka skillnader som finns. Ju större skillnaderna är, desto mer förberedelser krävs, säger Viveca Bergstedt Sten, chefsjurist på Posten AB och författare till boken "Förhandla i Affärer". Viveca Bergstedt Sten var huvudföreläsare vid seminariet "Kulturkrockar i internationella affärer" som Exportrådet arrangerade i maj. Syftet med kursen var att visa hur man förbereder sig inför internationella förhandlingar och framgångsrikt förhandlar med främmande kulturer. - Vår kurs har rönt så stor uppmärksamhet att vi beslutat att arrangera den en gång varje halvår. Nästa tillfälle blir troligtvis i november, säger seminarieledare Börje Hedman vid Exportrådet. Begrepp har olika betydelse Vår svenska kulturella bakgrund är en mycket liten del i ett internationellt perspektiv. Sanningen är att saker kan tolkas på en mängd olika sätt beroende på kulturell hemmahörighet. För en svensk är ärlighet och att tala sanning viktigt. I andra kulturer är det precis lika viktigt, men begreppet sanning kan tolkas på en mängd olika sätt. I England säger man att "Sanningen finns i betraktarens ögon" medan kineserna säger att "Det finns ingen absolut sanning". - Svenskar bör speciellt koncentrera sig på att lära sin personal hur det förhandlingstekniskt går till i internationella sammanhang. Att vara svensk kan ha fördelar, vi har ett gott rykte och vi står för vad vi säger - samtidigt kan vi anses vara väl rigida och gärna gå rakt på sak lite för snabbt, säger Viveca Bergstedt Sten.
E-tikett för digitala affärer I den digitala affärsvärlden är företag och möjliga kunder bara ett musklick bort. Möjligheten att skapa och upprätthålla kontakter med e-post har förenklat vardagen i affärslivet. Men som i alla former av kontakter finns viktiga skillnader i kultur och etikett mellan olika marknader. I ett land som Sverige, där bilverkstaden på hörnet har en egen hemsida och där företag och myndigheter sedan många år gjort sitt bästa för att digitalisera allt från beställningar av rostfri plåt till deklarationer, kan det vara lätt att bli hemmablind. Det finns åtskilliga exempel på hur olikheter i hanteringen av e-post skapat onödiga missförstånd och förseningar i spirande och pågående affärskontakter. Telefon ofta bättre än e-post Det faktum att svarstiderna är längre - och man ibland aldrig får svar - kan av svenska företagare upplevas som störande och något man vill kommentera när man väl möts. Bäst är dock alltså att inte göra det, efter som man då riskerar att genera sin argentinska motpart vilket är kontraproduktivt i sammanhanget, berättar Robin Petterson, konsult vid Exportrådets kontor i Buenos Aires, Argentina. Den första kontakten bör alltid tas direkt via telefon, det är vanligt att ringa och säga att man skickar e-post, berättar Windy Liu, vid Exportrådets kontor i Peking. Och vid kontakter med myndigheter är det fortfarande fax som används. De betraktar ofta ännu e-post som opålitligt och osäkert, fortsätter hon. Svenskar är vana vid att ingen annan förstår deras språk och har därför gjort engelska till första språk vid affärskontakter. (Något som i sig ibland leder till förvirring och missförstånd då den egna uppfattningen om språkkunskaperna inte alltid rimmar med förmågan.) Men i stora språkområden som Kina, Tyskland, Frankrike, Spanien och spansktalande Latinamerika är engelskan långt ifrån självklar. Det händer ganska ofta att personen som hanterar e-posten till ett företag inte kan engelska. Därför är det bäst att ta kontakt via telefon och få en direktkontakt, säger Windy Liu. En annan kulturell egenhet som skiljer Sverige från många övriga länder är den informella attityden även i affärssammanhang. Inled formellt Svenskar kan underteckna med Mvh och ibland bara med förnamnet och vara väldigt kortfattade i kontakter. Inom e-post liksom i andra affärssammanhang är tyskar betydligt mycket mer formella och skriver långt, artigt och med alla titlar, säger Annika Fegraeus vid Exportrådets kontor i Berlin, Tyskland. Tyskar är i allmänhet också mer försiktiga och oroliga för säkerheten på Internet, samtidigt är det min uppfattning att man ofta svarar snabbare på e-post än svenskar, säger hon. Vid en första kontakt är e-post nästan uteslutande väldigt formellt skrivna med sirliga inlednings- och avslutningsfraser, säger Robin Pettersson om den argentinska kulturen, men tillägger att formaliteterna snabbt läggs åt sidan, redan e-post nummer två är att betrakta som informellt. Dock bör man alltid börja med en artighetsfras om att man hoppas att allt är bra eller fråga hur det står till. Även om man har mailat fram och tillbaka flera gånger under samma dag, säger han. Här är några tumregler för e-postkontakter med omvärlden: Håll på etiketten i synnerhet i inledande kontakter är det bättre att vara för formell än att uppfattas som oartig. Artighet innebär också att om möjligt använda mottagarens eget språk i synnerhet om man är osäker på motpartens språkkunskaper.
Ta hänsyn till att infrastrukturen i andra länder inte är densamma som i Sverige, både vad gäller tillförlitlighet och bandbredd. Att exempelvis e-posta stora filer till en mottagare med uppringt Internet kan skapa problem. Ironi, skojiga Internetskämt eller anspelningar på kulturella egenheter kan lätt missförstås. Undvik om du inte känner mottagaren mycket väl. E-post är ett komplement, inte en ersättning till andra kontaktvägar inledande kontakter tas med telefon och allra helst personliga möten. Det bästa är alltid ett personligt möte. I Kina handlar affärer oerhört mycket om personliga kontakter och kineserna får en känsla för dig som leverantör och samarbetspartner under förhandlingens gång. Vägen till affären är ofta lika viktig som resultatet, säger Per Portén vid Exportrådets kontor i Peking. Visitkort ingen lek Ha aldrig visitkorten i bakfickan i Kina. Och bli inte förvånad om ditt affärsmöte i Dubai blir avbrutet av att motparten går ut och ber. Det är några av erfarenheterna som, Jan Roos, försäljningschef på Kungsörs Plast, vill dela med sig. - I mitt jobb som försäljningschef träffar jag affärskontakter med väldigt olika bakgrund. För det mesta har det gått att överbrygga de kulturella skillnaderna. Men i några fall har jag trampat rejält i klaveret, säger han. I dag är det mest en rolig historia, men Jan Roos, skrattar ändå besvärat, när han berättar om ett möte i Japan som höll på att gå helt snett: - Det var på 1980-talet och jag använde mig av tolk under mötet med vd:n för Mitsubishi. Eftersom det var tolken som skulle förmedla vad jag sa vände jag mig också till honom under samtalet. Efter en stund tog vd:n mitt visitkort, som jag givit honom, och gav till tolken. När jag frågade varför, fick jag svaret: Han får kortet eftersom du verkar tro att han är jag. Det var ingen bra början på en affärsrelation i ett land där personliga relationer betyder mycket. Det gäller i allra högsta grad också i Kina. Kareoken öppnar dörrar - I dessa länder lever man för att mötas och träffas. Många möten sker utanför arbetet på restaurang. När man verkligen lär känna varandra är under kareoken, säger Jan Roos. Efter det första affärsmötet för mer än 20 år sedan har han lärt sig en hel del om den kulturen i länderna. - I dag skulle jag aldrig slarva med uttal av namn eller med att lämna över visitkortet med båda händerna. Dessutom tänker jag på att alltid förvara visitkorten i ett fint etui närmast hjärtat. I Kina är det en dödssynd att ha visitkorten i plånboken i bakfickan! Inte helt förvånande är det i länderna långt från Sverige och Europa som kulturskillnaderna är störst i affärslivet, enligt Jan Roos. - Mycket är religiöst betingat. I den muslimska världen, till exempel i Dubai, går folk hela tiden ut och ber under affärsmötena. Men de säger att de ska gå på toaletten, eftersom de inte vill störa
affärerna med religiösa inslag. I början undrade jag om alla hade väldigt liten blåsa, eller vad det egentligen var för fel. Jag fick mig ett gott skratt när jag äntligen kom på anledningen? Kram i Sydkorea Han minns också en ovanlig incident från Sydkorea: - Där arbetade jag i flera veckor tillsammans med en koreanska och vi blev goda vänner. Hon hade konverterat till protestantismen och talde flytande engelska. I samband med ett seminarium, som vi höll gemensamt, hörde jag inte vad hon sa, utan lutade mig framåt och tog om hennes armbåge. Då rusade hon in till vd:n och sa upp sig! Hon tyckte att hon bjudit ut sig till mig, eftersom jag tog i henne. Hon skulle snart gifta sig och var väldigt olycklig. - Efter den första chocken lyckades vd:n lösa problemet, fortsätter Jan Roos. Han berättade att jag var förlovad och också bortlovad till en annan och att hon borde tänka på mig som en bror istället. Flickan blev så glad inför detta meddelande att hon rusade upp och gav mig en stor kram! För att lyckas i affärer måste man ta seden dit man kommer och vara den man är. Det vinner man mest på, menar Jan Roos. Men, påpekar han, vissa saker, som den här, kan man helt enkelt inte förbereda sig inför. Vett och etikett - en konkurrensfördel Vett och etikett lönar sig i affärer. Men viktigast av allt är förberedelser. Det menar Gustaf Lewenhaupt som sedan 1994 driver BusinessBehaviour och föreläser om hur man med goda manér och ett moraliskt uppträdande kan vinna konkurrensfördelar vid affärer. Svenska företag har av tradition satsat på mätbara mål. Uppbyggt kring logiska resonemang, högkvalitativa produkter och IQ. Numera har man kommit längre och talar även allt mer om EQ, eller vikten av emotionell intelligens som en ytterligare parameter vid beslutsfattande. Till exempel vår förmåga att ta hänsyn till och kommunicera med andra människor. Till detta har Lewenhaupt lagt begreppet av BQ, där B står för Business. Och det är där, i de sista stegen med EQ och BQ som affärerna finns, om man får tro Gustaf Lewenhaupt, som tillsammans med frilansjournalisten Pia Gadd skrivit boken Etik&Etikett (Ekerlids Förlag). Affär med den du litar på - Vilka gör du affärer med? Jo, personer du litar på. Hur ska man kunna lita på någon som man inte känner? Om svenska företag fokuserar mer på att förstå sin kunds eller leverantörs utgångspunkt, dennes kultur och historia så är jag övertygad om att man skulle kunna genomföra fler affärer. Gustaf Lewenhaupt talar av egen erfarenhet. Under 25 år arbetade han med försäljnings- och marknadsföringsfrågor på Facit, Asko och Ericsson. Idag är han en flitigt anlitad rådgivare som arbetar med bland andra SEB, Vattenfall och Securitas. Bland tidigare kunder finns SJ, Volvo och FujitsuSiemens. - Svenska företagsledare har förlitat sig på sin produkt och betonat fördelarna och vilken hög kvalitet den har. Men idag räcker inte det. Konkurrensen har ökat och samma produkt kan tillverkas till ett lägre pris i andra länder. I det skedet är det viktigt att bygga upp personliga
relationer. Därför är etik och etikett viktigt, inte för att det är trevligt att veta vilken gaffel som hör till vilken fiskrätt utan för att det är ett steg till att bygga upp en personlig relation, säger han. Nordiska olikheter Men inte heller i Norden ska man ta förgivet att vi nordbor förstår varandra. - Danskar är vana och slipade affärsmän och dessutom duktiga förhandlare, vilket ibland får till följd att vi svenskar känner oss lurade efter en affär. Ett tydligt exempel är Telias havererade fusion med Telenor och den lyckade med Sonera. - Vi tror felaktigt att vi styrt Norge före unionsupplösningen, därför antar vi ett storebrorsperspektiv. Men det ska vi akta oss för eftersom det kommer i direkt konflikt med ett norskt lillebrorskomplex gentemot Sverige. Att Finland varit en del av Sverige märks tydligt i kynne och kultur, dessutom är svenska modersmål för många finländare. Den finska affärskulturen influeras fortfarande i hög grad av finlandssvenskar. - Det är lika viktigt att vara kunnig, ha kompetens och vara påläst som att kunna föra sig socialt, säger Gustaf Lewenhaupt. Checklista inför en utlandskontakt: Förbered dig, vilka ska du träffa, vilken nivå är de på? Läs på landets kultur och historia Sätt dig in i landets värderingar och hur man tolkar vedertagna begrepp Var dig själv, spela ej "arab" utan fortsätt vara svensk. Är du osäker - fråga Kommer din gäst via flyg eller båt, möt själv upp honom Do's and don'ts i olika länder Här hittar du land- eller regionspecifika kulturskillnader. Iberiska halvön: Människan i fokus I Spanien och Portugal gör du affärer med personer snarare än med företag. Lokal närvaro och kontakter är nycklar till framgång. Luft i kalendern vid möten och tålamod är andra måsten för den som vill göra affärer i regionen. - Spanien och även i stor utsträckning Portugal är idag moderna och dynamiska ekonomier långt ifrån de fördomar som fortfarande kan finnas om sömniga och halvt outvecklade länder som mest har siesta, säger Fredrik Junestrand vid Exportrådet i Madrid. - Det räcker med att komma till Madrid för att inse att det är en förlegad uppfattning, fortsätter han. En av de viktigaste hemläxorna inför affärer på Iberiska halvön är att sätta sig in i den regionala företagskulturen. De flesta företagen är små eller medelstora organisationer där de viktiga besluten tas av en eller ett fåtal personer, ofta av företagets ägare. - Det är viktigt att se till att träffa rätt person annars är det lätt att slösa sin och andras tid med en ambitiös PowerPoint-presentation, säger Fredrik Junestrand.
Han betecknar både Spanien och Portugal som utpräglade relationsekonomier där affärer görs mellan individer snarare än mellan företag. Avgörande beslut fattas ofta i samband med middagar eller andra former av personliga möten, och lokal närvaro - ofta i form av en lokal partner - är nödvändig. Undantag här är de allra största företagen som Telefónica där umgängesformerna är mer anonyma. Tålamod är nödvändigt vid affärsmöten och förhandlingar. Spanjorer och portugiser kommer ofta för sent - även om utländska besökare förväntas komma i tid - men sedan sitter man kvar tills man är färdig. Att resa sig för att skynda vidare till nästa möte hör inte till affärskulturen. I likhet med de flesta länder utanför Norden är Spanien och Portugal relativt hierarkiska, möten och umgänge i affärslivet sker oftast mellan likar på samma nivå. I synnerhet äldre spanjorer kan ofta lite eller ingen engelska, medan man i det mindre Portugal ofta har bättre språkkunskaper. Vid viktiga möten är det bra att få hjälp med översättningen, exempelvis genom en lokal partner. När mötet väl kommit igång kan det för ett svensk öra bli en kakofoni av röster och åsikter. - I latinska länder kan man konsten att tala och lyssna på samma gång. Svenskar kan uppfatta det som nonchalant eller otrevligt men det är det inte, säger Fredrik Junestrand. Kort kom ihåg för iberisk affärskultur: Se människan! Spanien och Portugal är utpräglade relationskulturer. Vårda dina kontakter och skaffa en bra lokal partner. Tålamod är en dygd. Både vid möten och vid förhandlingar. Respektera formaliteterna. Även vid 40 graders värme är det långärmad skjorta och ofta mörk kostym som gäller. Spanska och portugisiska företag är mer hierarkiska än svenska med vertikala beslutstrukturer. Sena vanor. Latinska luncher är längre än svenska, men det är även arbetsdagarna. Normal middagstid är efter 21.00. Asien: Viktigt med tålamod Punktlighet, tålamod och personliga möten. Det är några framgångsfaktorer när du ska göra affärer i Asien. Är du kvinna bör du dessutom undvika att klä dig urringat. Det blir allt lättare för den västerländska kvinnan att bli accepterad av sina asiatiska affärskollegor. Men fortfarande finns en del fördomar att ta hänsyn till. Självklart blir Annika Falkengren i egenskap av SEB:s vd respekterad för sin position, men på nivån under är det jättesvårt att vara kvinna, säger Lars Werner med 18 års utlandserfarenhet inom Electroluxkoncernen i Kina, Japan och Thailand. Västerländska kvinnor bör klä sig strikt, elegant och undvika långbyxor. Inte heller bör de klä sig tajt och urringat - och absolut inte visa benen i Indien. De bör undvika att dricka och röka och det är en fördel om de gillar öl. Det finns fortfarande många restauranger som inte ens serverar vin. Den digitala världens utveckling bidrar till att vi gömmer oss bakom e-post och mobiler. Men för att uppnå bästa resultat i affärer krävs personliga möten. I stora delar av Asien görs inte affärer om parterna inte har träffats. Vill man starta business i Indien måste man åka dit och visa upp sig. Det gäller också att ta seden dit man kommer och vara påläst om kulturen i det land som ska besökas. Var utrustad med en rejäl dos tålamod om du vill vara framgångsrik i affärer i Asien, kommenterar Lars Werner. Omständligt och hierarkiskt Utveckla business i Asien tar tid. Huvudanledningarna uppges ofta vara att japaner och kineser är omständliga och att företagskulturen är hierarkisk.
Ju längre upp i hierarkin du får ditt möte, desto snabbare kan du komma till ett avslut, men ha tålamod, säger Jacob Laurin, som i 10 år arbetade för Electrolux i Singapore, Malaysia och Brunei. Hongkong är undantaget med sin brittiska affärskultur, och taiwaneserna är effektiva och vill uppnå snabba resultat. Det gäller även för Singapore där det går snabbare än i övriga Asien. Punktlighet är viktigt. Tågförseningar och strömavbrott kan vara godtagbara ursäkter, men man måste höra av sig om man blir sen. Det betyder dock inte att motparten kommer i tid. Personer högre upp i hierarkin kan låta motparten vänta. Indierna är värst, de anser inte att tiden rinner iväg som vi svenskar. För indiern snurrar tiden runt sin egen axel och den indiska tidsuppfattningen utnyttjas för att få ett bättre utgångsläge i förhandlingen mot den stressade svensken. Glöm inte heller att ta med en rejäl trave med visitkort. Minst 40 visitkort för en vecka, och se till att de är nya, inga gamla e-postadresser eller överstrukna mobilnummer, säger Lars Werner. Titlar är viktiga på visitkortet som ofta överlämnas ofta med båda händerna. Låt aldrig kinesen eller japanen tappa ansiktet i en affärsförhandling. Undvik att sätta motpart i en prekär situation. Välj dina ord väl, och be hellre om ursäkt även om felet inte är ditt, då kan förhandlingarna upptas igen. Generellt uppskattas presenter av asiaterna. Presenterna bör dock inte vara för exklusiva och gärna en svensk dalahäst eller svenskt glas. I Japan är paketeringen viktig och kinesen uppskattar en present att skryta med, till exempel lite guld på glaskanten. Det är däremot bra att undvika presenter i Indien, det har tidigare års mutskandaler sett till. Håll koll på kontraktet I affärsförhandlingar med ryssar och ester verkar ofta allt enkelt i början, och man kan få en känsla av att det är "grönt". Men räkna med problem på vägen. Till och med ett skrivet kontrakt kan omprövas. I Polen däremot respekteras ett påskrivet kontrakt, även om vägen dit är lång. Ryssar är ovana vid förhandlingar och saknar många gånger förståelse för värdet av ett kontrakt. Det kan därför vara bra att upprätta ett kontrakt med en svensk advokat som kan den ryska marknaden. I en förhandling som kört fast ger ryssen ibland sken av att inte vilja gå vidare, men det är oftast bara taktik. Ett nej är aldrig ett nej. Allt är förhandlingsbart. Det händer att ryssar uteblir från ett avtalat affärsmöte utan att meddela det i förväg, även om man försöker undvika att missa möten med utländska företag. Inte heller för polacken är det så viktigt att hålla tiden, medan esten uppskattar punktlighet. Personliga ryssar och affärsfokuserade ester Goda, personliga och okomplicerade relationer med motparten är en förutsättning för affärer i Ryssland och Polen. I Estland är däremot småprat och sociala relationer mindre viktiga än att prata affärer. Sättet att samtala på varierar i de tre länderna: medan ryssen gärna står lite för nära och gestikulerar vilt är polacken och esten mer måttfull och håller avstånd. I estniska affärsförhandlingar kan det gå snabbt att fatta beslut, vilket innebär att många beslut inte är så genomtänkta eller underbyggda. De osynliga koderna är många vid affärsförhandlingar i länderna från det gamla östblocket; i Ryssland lindar man gärna in budskap så att de blir otydliga. Som svensk kan det vara lätt att tro att det man hör också är det som sägs, men så behöver det inte alls vara. Det gäller att "lyssna mellan raderna". Kultur intresserar polacker och ryssar
Ett bra sätt att komma överens kan vara att äta en god middag. I Ryssland hör det till att dricka mycket alkohol, det är ett sätt att skapa goda relationer. När man lärt känna varandra närmare blir svensken ofta hembjuden till sin ryske kollega. Där väntar kopiöst med mat och dryck och det är bäst för den framtida relationen att inget blir kvar, varken på tallriken eller i glaset. Middagskonversationen kan handla om det mesta utom pengar och sex. Ryssar är ofta mycket kulturintresserade och litteratur är ett lämpligt samtalsämne vid middagsbordet. Det gäller också i Polen där den äldre generationen affärsmän gärna avhandlar Sveriges och Polens relationer i det förflutna, familjen och kultur. Däremot blir det sällan tal om affärer. Det sistnämnda är dock helt på väg att ändras hos den unga generationen. En affärslunch med en yngre affärskontakt kan helt ägnas åt att prata affärer, vilket var otänkbart tidigare. I Östeuropa är fortfarande kunskaperna i engelska, särskilt hos den äldre generationen, begränsade, även om engelska är det officiella affärsspråket. Ett gott råd är därför att ha tolk med sig för att lyckas på affärsmötet. USA: Tid är pengar "Action plans" styr, men en informell stämning kännetecknar affärsmötet i USA. Hälsningsfraser som "How are you" ska inte tas bokstavligt, och rätt titel och funktion måste alltid framgå av visitkortet. I USA är affärslivet i princip alltid igång. Den enda helgen som möjligen inkräktar på affärslivet är Thanksgiving som alltid infaller på en torsdag i slutet av november. Affärsmötet kan ske varsomhelst och börjar alltid på utsatt tid, men innan man diskuterar affärer inleder man med att småprata om allmänna ämnen. Klädseln varierar mellan olika delar av USA. På östkusten klär man sig mer strikt (europeiskt), men ju längre västerut man kommer är man mer avspänd i stilen. Många företag tillämpar "casual Friday", det vill säga att man på fredagar är fritidsklädd på jobbet. Trots den informella stämningen brukar amerikanska förhandlare vara tuffa. De lägger ofta ett ganska högt bud med förhandlingsutrymme medan svenskar har en tendens att lägga ett bud som är "rätt" från början. För att matcha det höga budet bör man som svensk helt enkelt inledningsvis lägga sig högre än vad man tänkt sig. I USA upprättar man "action plans" när man avslutar mötet. I planen fastställs vad som ska göras, av vem och på vilket sätt. Beslut tas inte i grupp utan fattas av individer. Amerikaner anser att tid är pengar och har därför svårt att förlika sig med att svenskar inte besvarar en förfrågan inom två dagar när det står angivet "as soon as possible". Brasilien: Portugisiska fortfarande affärsspråk Kunskaperna i engelska ökar i Brasilien, men fortfarande är det en styrka att kunna landets språk, portugisiska. Brasilianska affärsmän är effektiva, strukturerade och professionella, vinstinriktade och vet vad de vill. Förhandlingar brukar inte dra ut på tiden. Strukturen i brasilianska företag är hierarkisk. Därför är det viktigt att ha klart för sig vem som fattar beslut. Förhandlingsstilen är formell och konservativ. Punktlighet är däremot inte en dygd för brasilianare. Man kan inte vara säker på att affärsmöten verkligen börjar på utsatt tid, eller ens blir av. Glöm därför inte att konfirmera mötet i förväg. Men det är ändå viktigt att avisera om man är försenad till mötet.
Titlar är inte särskilt viktigt, även om de används i tilltal i början av en affärsrelation. 18- miljonersstaden São Paolo är ofta inkörsporten i affärslivet och många exportörers första kontakt med Brasilien. I denna stad med många italienska invandrare är man inte så formella. Som svensk kan man föreslå att titlarna läggs bort. När det gäller klädkoder är huvudregeln formell klädsel med kostym och slips för herrar, men kortärmad skjorta är också bra, liksom att ta av sig kavajen. Kraven på att kvinnor klär sig snyggt är högre, vilket svenska affärskvinnor bör vara medveten om. Italien: Svenskarna själva största hotet Det största hindret för att göra affärer med italienare är att svenska affärsmän ibland har en negativa attityd till italienare. Det säger Marie Rosencrantz, chef för Exportrådet i Italien. Italienarna har däremot oftast en mycket positiv bild av Sverige och anser att svenska produkter står för hög kvalitet. Här är Maries tips för att de italienska affärerna ska gå så smidigt som möjligt: Italienska företag kännetecknas av stark hierarki med centraliserad styrning och beslutsfattande. Det är viktigt att komma in på rätt nivå i företaget och förstå den toppstyrda företagskulturen. Tänk på att betalningstiderna är långa, 90-120 dagar är inte ovanligt. Lokal närvaro är viktig, liksom formalitet och noggrannhet. Muntliga överenskommelser gäller inte alltid. Personliga relationer och nätverk är viktiga. Titlar för att markera status är viktigare i Italien än i Sverige. Det hjälper med en imponerande titel på visitkortet för att komma in på rätt nivå hos de italienska motparterna. Taiwan: Måttfullt kroppsspråk viktigt I Taiwan är titlar inte så viktigt, men visitkort med kinesisk översättning på baksidan används mycket. Du ska vara prydigt klädd, men inte lika uppklädd som i Japan, Sydkorea och Hongkong. Kroppsspråket är måttfullt. Man kysser inte en taiwanesisk dam på kinden och man dunkar inte en taiwanes i ryggen. Taiwaneser ser inte alltid den man talar med i ögonen. Det är viktigt att komma i tid till affärsmötet. Oftast är man placerad efter ställning vid förhandlingsbordet. De viktigaste partnerna sitter mittemot varandra. Affärsmötet föregås av socialt umgänge med mycket mat och dryck. För en taiwanes är det viktigt att ha en vänskaplig kontakt med den han ska göra affärer med. De första mötena brukar ske på restaurang. Taiwanesen bjuder sällan hem sina affärsbekanta. Om man blir det bör man ta med en flaska konjak eftersom taiwaneserna är storkonsumenter av konjak. Engelska och mandarin är affärsspråken. Taiwaneser är skickliga affärsmän och effektiva i förhandlingar. De är vinstinriktade och vill snabbt komma till avslut. Dessutom ska motparten känna att han har gjort en bra affär. Beslut är i princip definitiva. Muntliga beslut gäller men bör bekräftas skriftligen. Taiwaneser kan ibland ta lite lätt på kontrakt, därför bör man som svensk se till att allt är reglerat. Det innebär emellertid inte att taiwanesen är oärlig. Hög etik och betalningsmoral i affärslivet är viktigt!
Sydafrika: Kontrollera "track record" Sydafrikaner är mycket lättillgängliga, informella och uppskattar lite social samvaro före affärsmötet. Man förväntas vara väl förberedd och punktlig till möten med sydafrikaner. Efter en kort inledning börjar man att diskutera affärer utan krumbukter. Ibland kan förhandlingsstilen uppfattas som lite brysk, men är ändå ganska lik den västeuropeiska. Sydafrika har elva officiella språk, men affärsspråket är engelska. Det sydafrikanska affärslivet har genomgått stora förändringar sedan 1994, då apartheidregeringen föll. Det innebär också nya aktörer som inte är vana vid att förhandla med utländska företag har kommit in på marknaden. En del av de nya företagen saknar track record, vilket gör att man som utlänning ibland måste vara försiktig. Här gäller det att lyssna till synpunkter från olika källor och skaffa sig ett eget beslutsunderlag. Det är skillnad på vita med holländskt ursprung (afrikaaner) och vita med engelskt ursprung. Afrikaaner är mer konservativa och inte odelat positiva till att apartheid har avskaffats. De sydafrikaner man träffar i affärssammanhang har mycket högre levnadsstandard än sina svenska kolleger. Oavsett samhällsklass är det vanligt att man har hembiträde och i många fall även trädgårdsmästare. Kanada: Likhet med Sverige fördel Likheterna som finns mellan Sverige och Kanada kan vara en fördel i affärsrelationerna. Men samtidigt finns det stora regionala skillnader inom Kanada och de nära banden till USA gör att affärslivet är mer amerikanskt än vad många svenskar kanske tror. - Man måste visa framfötterna och ha klara budskap i de inledande kontakterna. Det handlar om att sälja en lösning och inte en produkt eller tjänst. Det kanske låter självklart men det är ett område som man i USA och Kanada bemästrar mycket bättre än vad européer överlag gör", säger Johan Ögren, chef för Exportrådets kontor i Kanada. Och något man definitivt bör undvika i de första kontakterna är kommentarer om känsliga politiska ämnen. Till dem hör relationen mellan engelskspråkiga Kanada och fransktalande Quebec. Andra viktiga saker att komma ihåg i det kanadensiska affärslivet är: Visitkort används i alla sammanhang, men titlar är bara viktiga i de franskspråkiga delarna Punktlighet är ganska viktigt, man passar tiden Diskret affärsklädsel (kostym och dräkt) gäller Stå inte för nära den du talar med, då riskerar du att verka påträngande. Hög etik och tydlighet värderas högt. Lagt kort ligger i förhandlingar.