Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning Fastställda av Kommunfullmäktige 2013-04-16, 34 Bakgrund Den kommunala verksamheten och dess ekonomiska förvaltning regleras i stor omfattning av kommunallagen, och enligt denna ska kommunen bland annat fatta beslut om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Kommunens ekonomiska förvaltning styrs emellertid också av lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt av annan normering och praxis inom ekonomiområdet. Kommunens riktlinjer för ekonomistyrning fastställer ramverket för det regelsystem efter vilken kommunstyrelsens ekonomiska styrning av kommunens verksamheter ska ske, men utgör även ett komplement till nämnda lagar, rekommendationer och normeringar. I Halmstads kommun tillämpas decentraliserad ekonomistyrning, vilket kännetecknas av ökad frihet, men också av ökat ansvar, för nämnderna. Syfte Syftet är att samla kommunens övergripande principer för ekonomistyrning i ett gemensamt dokument för kommunens nämnder. Detta dokument är överordnat andra ekonomiska styrdokument. Detta dokument reglerar inte den ekonomiska styrningen av de kommunägda bolagen. Tillämpning Tillämpningsanvisningar för kommunens riktlinjer för ekonomistyrning finns i kommunens ekonomihandbok som har utarbetats av kommunens centrala ekonomifunktion. Denna funktion ansvarar också för tolkningen av tillämpningsanvisningarna. Sida 1 av 8
Riktlinjer för ekonomistyrning God ekonomisk hushållning 1. I samband med att kommunen bereder budget ska strategiska analyser genomföras av vilka faktorer som främst kan komma att påverka kommunens verksamhet och ekonomi under såväl den aktuella planperioden som på längre sikt. Dessa faktorers betydelse och påverkansbarhet ska värderas för att skapa handlingsberedskap och främja möjligheterna för kommande generationer att erhålla åtminstone samma kommunala servicenivå som dagens generation. 2. Kommunens budget ska innehålla finansiella mål och mål för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning 3. God ekonomisk hushållning innebär att såväl kommunens finansiella som verksamhetsmässiga mål uppnås, att verksamheten bedrivs långsiktigt, ändamålsenligt och effektivt och att ekonomiska aktiviteter sker i enlighet med lagar, regler och etablerade normer samt de instruktioner som beskrivs i detta dokument Budget och anslag 1. Kommunens planeringsdirektiv med budget är kommunfullmäktiges viktigaste dokument för att styra kommunens verksamhet 2. Nämndernas ekonomiska anslag framgår av planeringsdirektiv med budget 3. Anslaget är begränsningen för verksamhetens omfattning 4. Anslag ges på nettokostnadsnivå 5. Anslagen är bindande för nämnden, innebärande att nämnden inte fritt kan föra medel mellan olika anslagsområden 6. En strävan vid anslagsområdesuppdelningen är att varje nämnd skall ha så få anslag som möjligt. 7. Anslagen är föremål för årlig översyn i samband med budgetbehandling 8. För affärsmässig verksamhet skall så kallad sluten redovisning tillämpas 9. När beslut fattas om investeringar skall beslut också fattas om finansiering av investeringarnas driftkostnader 10. Alla verksamhetsförändringar som föreslås skall föregås av en driftkostnadskalkyl där samtliga kostnader och intäkter beräknas 11. Vid framtagande av kalkyler skall samråd ske med kommunens centrala ekonomifunktion. 12. Externt finansierade projekt skall alltid redovisas separat och brutto Tilläggsanslag 1. Tilläggsanslag skall endast anvisas för helt oförutsedda händelser Sida 2 av 8
Resultatbalansering 1. Budgetavvikelserna kan balanseras helt eller delvis 2. Balansering sker per anslagsområde 3. Nämnden skall vidkännas eller tillgodoräknas effekterna av sitt eget agerande 4. Budgetmässiga över- eller underskott som understiger 0,5 procent av den i planeringsdirektiv med budget beslutade bruttokostnadsbudgeten för anslagsområdet balanseras regelmässigt 1 5. Budgetmässiga över- eller underskott som överstiger 0,5 procent av den i planeringsdirektiv med budget beslutade bruttokostnadsbudgeten för anslagsområdet är föremål för resultatbalansering enligt följande generella riktlinjer: - Överskott balanseras endast under förutsättning att för verksamheten uppsatta mål, resultatmått, verksamhetsmått eller dylikt har uppnåtts. Måluppfyllelsen skall vara beroende av eget agerande från nämnden - Underskott balanseras regelmässigt såvida det inte beror på särskilda eller extraordinära händelser utanför nämndens kontroll 6. Reglerna om resultatbalansering bör även praktiseras inom respektive anslagsområde Resultatutjämningsreserv 1. Resultatutjämningsreserven utgör en del av kommunens egna kapital 2. Resultatutjämningsreserven får endast användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel med syfte att täcka sviktande skatteunderlag vid befarad eller konstaterad konjunkturnedgång. Bedömning av konjunkturen ska grundas på en allmän bedömning inom Sveriges kommuner 3. Beslut om att använda medel från resultatutjämningsreserven ska fattas i samband med kommunfullmäktiges beslut om budget, men kan vid behov revideras i samband med bokslut 4. Reservering till resultatutjämningsreserven får göras om kommunens finansiella mål är uppnådda med ett maximalt belopp som motsvarar det lägsta av antingen den del av årets resultat eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger en procent av summan av skatteintäkter samt generella statsbidrag och kommunalekonomisk utjämning 5. Resultatutjämningsreserven får vid utgång av varje redovisningsår som högst uppgå till 10 procent av kommunens egna kapital, justerat för det totala pensionsåtagandet 6. Beslut om att reservera medel till resultatutjämningsreserven tas i samband med att kommunfullmäktige beslutar om kommunens årsredovisning Investeringsplan 1. Investering definieras som ett inköp/egen produktion av anläggning med en livslängd på tre år eller mer och med ett värde på över ett halvt prisbasbelopp. 2. För investeringsbudgeten görs regelmässigt ombudgeteringar mellan åren. Förskjutningar av medelsförbrukningen avseende investeringsbudgeten får ske mellan år om orsaken härtill antingen är: 1) Att investeringar beslutade i innevarande års budget ej har hunnit slutföras 1 Anvisning: Undantag sker för överskott från kapitalkostnader uppkomna vid icke genomförda investeringar. Sida 3 av 8
2) Att medgivande erhållits att påbörja investeringar under innevarande budgetår för vilka anslag finns upptagna i nästkommande års budget 3. Investeringsplanen utgörs av enskilda projekt, men dessa kan uppsummeras när enskilda projekt inte kan urskiljas 4. Kommunstyrelsebeslut krävs för ianspråkstagande av budget för investeringsprojekt av större omfattning, vilka framgår av planeringsdirektiv med budget 5. Investeringsprojekt av större omfattning skall alltid åtföljas av en betalningsplan 6. Slutredovisning till kommunstyrelse och kommunfullmäktige skall ske av alla investeringsprojekt av större omfattning för vilka enskilda anslag har anvisats 7. För anläggningar som uthyres externt skall byggnadskreditivränta belasta projekten Sluten redovisning 1. Verksamhet som drivs på affärsmässiga grunder bör tillämpa så kallad sluten redovisning för att förbättra möjligheterna till jämförelser med marknaden 2. Så affärsliknande villkor som möjligt skall tillämpas och verksamheten skall ha kompletta resultat- och balansräkningar 3. Verksamheten kan belastas med ränta på, av kommunen, insatt kapital 4. För verksamhet med sluten redovisning beräknas avskrivningar enligt plan med start från anskaffningstidpunkt. Räntekostnader beräknas utifrån marknadsmässig ränta för interna lån 5. För verksamhet med sluten redovisning tillämpas konsekvent resultatbalansering och ombudgetering Internbudget 1. Det åligger varje nämnd att snarast efter kommunfullmäktiges budgetbeslut fastställa mål för nämndens verksamheter inom de anslag och med den inriktning som kommunfullmäktige har beslutat. Målen skall anges i nämndens verksamhetsplan 2. Det är nämndens uppgift att ta fram och besluta om en internbudget 3. En ekonomisk budget i detalj skall tas fram för inläsning i kommunens ekonomisystem 4. Bruttobudgetering skall tillämpas 5. Internbudgeten skall vara ett levande dokument, vilket möjliggör fortlöpande justeringar 6. Nämnderna får, om det är nödvändigt för att hålla sig inom ekonomiska anslag, göra omprioriteringar i den nuvarande verksamheten. Om omprioriteringarna påverkar annan nämnds verksamhet skall godkännande inhämtas från denna nämnd innan genomförande. Om godkännande inte erhålles får nämnden inte genomföra omprioriteringarna utan att inhämta godkännande från kommunstyrelsen 7. Större förändringar från vad kommunfullmäktige har uttalat måste behandlas av kommunfullmäktige 8. Nämndernas interna investeringsbudgetar skall vara uppbyggda efter kalkylbelopp, och samtliga projekt skall redovisas separat Internprissättning och interndebitering Sida 4 av 8
1. Interna varor och tjänster skall vara prissatta 2. Internprissättning används framförallt när kommunen vill decentralisera och förtydliga ansvar 3. Interna varor och tjänster bör prissättas till kalkylerat självkostnadspris, men högst till marknadspris. 4. Enstaka prestationer bör prissättas efter särkostnadsprincipen, det vill säga att producerande enhet ersätts för sin extra kostnad för att tillhandahålla prestationen 5. Interndebitering är ett verktyg för ett köp- och säljförfarande och får användas som kostnadsfördelningsverktyg inom förvaltningar 6. Kan verksamheten inte påverka kostnaden bör den inte interndebiteras Kostnader och intäkter 1. Kommunens kontoplan Halmstad-Bas skall användas på minst den detaljnivå som återges däri 2. Påverkbara kostnader/intäkter skall påföras respektive kostnadsbärare/resultatenhet för att ge en rättvisande kostnadsbild 3. Vid konkurrensutsättning av kommunal verksamhet skall en kalkyl för verksamheten upprättas. Kalkylen skall ta hänsyn till alla relevanta kostnader. Samråd skall ske med kommunens centrala ekonomifunktion och konkurrensutsättningen skall genomföras i enlighet med av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för konkurrensutsättning 4. Anläggningstillgångar skall skrivas av löpande så snart anläggningen tas i bruk. Undantag kan ske för anläggningar av typ inventarier och maskiner inom skattefinansierad verksamhet 5. Avskrivningar skall ske enligt plan och utifrån en bedömning av anläggningens nyttjandeperiod 6. Kommunstyrelsen äger all egendom i den kommunala verksamheten. Kapitalkostnader kan ses som en intern ersättning till kommunstyrelsen för tillhandahållande av anläggningstillgångar och består av ränte- och avskrivningskostnader 7. Kapitalkostnader beräknas som en annuitet efter marknadsmässig ränta för 5-åriga lån 8. Avyttring av kommunens inventarier och utrustning skall ske i enlighet med anvisningar redovisade i kommunens ekonomihandbok 9. Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter såvida inte annat framgår av särskilda delegationsbeslut Fastigheter och lokaler 1. Kommunens egna lokaler skall utnyttjas i första hand. 2. Extern uthyrning skall ske efter marknadsmässig prissättning. 3. Hyreskontrakt skall finnas mellan kommunens centrala fastighetsförvaltning och respektive förvaltning 4. Fasta hyror gentemot förvaltningarna skall tillämpas under året 5. Hyreskontrakten skall omprövas och omräknas vart femte år Sida 5 av 8
6. Interna hyror justeras årligen för kapitalkostnadsförändringar och konsumentprisindexutveckling 7. I de fall justeringen av hyran för externt förhyrda lokaler avviker från justeringen för egna lokaler så ska budgetreglering ske 8. Förhyrande förvaltning skall på eget initiativ och med kort framförhållning ha möjlighet att återlämna lokaler till kommunens centrala fastighetsförvaltning. Om detta sker kan förvaltningen få behålla en andel av hyresbudgeten för lokalerna. När de återlämnade lokalerna dessutom kan upplåtas till annan verksamhet eller avvecklas kan förvaltningen få behålla en större del av hyresbudgeten för lokalerna. Återlämnandet av lokaler och budgetreglering skall ske i enlighet med anvisningar redovisade i kommunens ekonomihandbok 9. Kommunens centrala fastighetsförvaltning ansvarar för kontrakt med externa hyresvärdar 10. För externt förhyrda lokaler föreligger för nämnden fullt betalningsansvar för hyran under hela hyrestiden, även om frånträdande sker före hyrestidens utgång. Det åligger dock andrahandshyresvärden, det vill säga kommunens centrala fastighetsförvaltning, att aktivt medverka till annan användning under den eventuellt kvarvarande hyrestiden 11. Om hyresgäster önskar skall avtal om tilläggstjänster kunna träffas och regleras i hyreskontrakten 12. Hyreskontrakten skall avse varmhyra 13. Verksamhets-el skall ej ingå i varmhyran om mätmöjlighet finns 14. Kommunens centrala fastighetsförvaltning skall ansvara för energibesparande åtgärder 15. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får balansera energikostnader mellan olika år 16. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får teckna underhålls-/energibesparingsavtal med externa aktörer 17. Kommunen bör ej göra investeringar i förhyrda fastigheter 18. För investeringar i specialanpassningar i egna eller förhyrda fastigheter skall den hyrande nämnden belastas med fulla kostnader för utrangering och/eller återställning om den hyrande nämnden frånträder lokalen innan investeringen är helt avskriven 19. För kommunens centrala fastighetsförvaltning medges för enskilda investeringsprojekt ekonomiska avvikelser mellan investeringsanslag och anbud på maximalt det belopp som anges i kommunens planeringsdirektiv med budget för att projektförseningar ej skall uppstå med ökade kostnader för kommunen som följd 20. Beställande nämnd skall bära kostnaden för samtliga utrednings- och förprojekteringskostnader som uppstått vid den centrala fastighetsförvaltningen när byggprojekt ej genomförs. Om byggprojekt genomförs skall utrednings- och förprojekteringskostnader ingå i den totala investeringsutgiften Sida 6 av 8
Intern service 1. Priserna bör i görligaste mån få genomslag hos beställande enhet 2. Fakturerade belopp skall vara av sådan storlek att de har betydelse för såväl säljare som köpare 3. Vid upprepade småbelopp skall fakturering ske tertialvis Bidrag 1. Kommunfullmäktige fastställer bidragsnormer 2. Respektive nämnd kan ge särskilt bidrag till verksamhet av projektkaraktär inom ramen för sitt anslag och i enlighet med av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer för bidrag till föreningar Finansiering 1. Halmstads kommuns finansförvaltning regleras utifrån av kommunfullmäktige antagna finansiella riktlinjer 2. Halmstads kommuns centrala finansfunktion utgör kommunens internbank och skall vara kommunkoncernens huvudsakliga kontakt mot de finansiella marknaderna 3. Då merparten av de kommunala investeringarna inte ger någon ekonomisk avkastning, utan tvärtom medför ökade driftkostnader, bör investeringar inte finansieras genom upplåning 4. Leasing betraktas som en form av upplåning och skall hanteras som ett lån. I ärenden rörande leasing skall kontakt tas med kommunens centrala ekonomifunktion Inköp och upphandling 1. Upphandling skall ske i enlighet med av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för Halmstads kommun inklusive de kommunala bolagens upphandlingar 2. Kommunen skall ha en helhetssyn på upphandlingar och ta tillvara de vinster som följer av en samordning av kommunens olika enheters behov 3. I de fall avtal inte har tecknats skall konkurrensutsättning vid inköp/upphandling alltid ske Sida 7 av 8
Rapportering och uppföljning 1. Uppföljning av budgeten på totalnivå, vilken bland annat görs utifrån underlag från nämnderna, skall ske regelbundet under året 2. Rapportering av budgetuppföljningen skall ske till kommunstyrelsen regelbundet under året 3. Rapportering av budgetuppföljningen skall ske till kommunfullmäktige per den 30:e april och den 31:e augusti, då ett särskilt delårsbokslut upprättas, samt vid bokslut Förteckning över centrala ekonomiska styrdokument Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning Planeringsdirektiv med budget Finansiella riktlinjer Riktlinjer för attest Anvisningar för kommunens debiterings- och kravverksamhet Internkontrollreglemente Regler för kommunens borgenshantering Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för konkurrensutsättning Anvisningar för internhyra Riktlinjer för bidrag till föreningar Sida 8 av 8