Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen

Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen

Innehåll 1 Inledning 2 Vi bygger vår verksamhet på en gemensam värdegrund 3 Vi verkar i samarbete med våra kunder 4 Vi agerar öppet och rättvist i samarbetet med våra intressentgrupper 5 Vi identifierar situationer där det föreligger intressekonflikter och vet hur vi ska handla för att undvika sådana 6 Vi behandlar information på ett kontrollerat sätt 7 Tillsammans gör vi vår arbetsplats trygg, inspirerande och jämställd 8 Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär ansvar för att de här principerna följs Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 02

Inledning 1 Principerna för god affärssed utgör en etisk grund enligt vilken alla som arbetar i OP-Pohjola-gruppen och alla som verkar inom gruppens förvaltning ska handla oberoende av roll, ställning eller kontor. OP-Pohjola-gruppens förvaltningsråd har godkänt de här principerna och de följs i hela gruppen. Det ankommer på styrelsen för varje företag inom gruppen att se till att principerna följs. Utöver de här principerna följer vi de nationella och internationella lagar, bestämmelser och allmänt godkända förfaringssätt som tillämpas vid varje given tidpunkt. OP-Pohjola-gruppen har undertecknat FN:s Global Compact-initiativ och gruppens personal följer den här förbindelsen i sitt arbete. Alla som arbetar inom OP-Pohjola-gruppen och de förtroendevalda ska känna till de principer för god affärssed som presenteras här så bra att de kontinuerligt kan genomföra dem i sitt arbete. För att göra det möjligt att tillämpa principerna i praktiken har det utarbetats ett antal mer detaljerade riktlinjer och regler specifikt för varje typ av verksamhet. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 03

Vi bygger vår verksamhet på en gemensam värdegrund 2 Vi har en uppgift Vi främjar en bestående ekonomisk framgång, trygghet och välfärd för våra ägarkunder och kunder och vår omvärld. Den kooperativa verksamheten utgör kärnan i vår verksamhet och genom den främjar vi välfärden och näringslivet i de regioner där vi verkar. Våra kunder är också våra ägare. Vi strävar inte efter kortsiktig vinst utan efter en kontinuerlig och långsiktig framgång för våra kunder och det omgivande samhället. OP-Pohjola-gruppen består av 217 andelsbanker och centralinstitutet OP-Pohjola anl, som de äger, jämte närstående företag. Till dem hör bland annat OP-Tjänster Ab, Pohjola Bank Abp och Helsingfors OP Bank Abp. Varje företag som hör till gruppen har som uppgift att erbjuda sina kunder och ägarkunder de tjänster de behöver till ett så konkurrenskraftigt pris som möjligt. Våra värderingar Människonärhet OP-Pohjola-gruppen finns till för människan. Vår verksamhet utgår från en genuin omtanke om våra kunder och medarbetare. Ansvarskänsla Vi fungerar både lokalt, regionalt och riksomfattande som ett föredömligt företag med etiskt ansvar. På basis av vår starka yrkeskunskap bär vi ansvar för att våra tjänster är högklassiga och pålitliga. Framgång tillsammans Vår framgång tillsammans med kunderna ger riktningen för utvecklingen av vår verksamhet och våra tjänster. Vår verksamhet som en enhetlig grupp ökar kundernas trygghet och förbättrar vår betjäningsförmåga. Gemensamma värderingar skapar förtroende Vi sköter bank- och försäkringsärenden för enskilda individer, familjer, företag och sammanslutningar och det förutsätter att våra kunder kan lita på oss i alla lägen. Vår stabila värdegrund stärker det här förtroendet och främjar också bestående kundrelationer. De gemensamma värderingarna binder samman och förenar OP-Pohjola-gruppen även internt. Vi förbinder oss alla till våra värderingar så att de genuint styr vårt handlande och våra val i vardagen. God förvaltningssed garanterar ett tydligt ansvarstagande Vi tar kraven på god förvaltningssed i beaktande när vi organiserar vår verksamhet och organiserar våra uppgifter så att vi kan genomföra en effektiv kontroll. Vi publicerar uppgifter som är nödvändiga för att kunna säkerställa en pålitlig förvaltning. Vi följer de verksamhetsprinciper och regler som fastställts för vår verksamhet. Vi fattar endast beslut inom ramen för de befogenheter som vi har. Var och en av oss är ansvarig för att den interna kontrollen genomförs. Vi bär vårt samhälleliga ansvar OP-Pohjola-gruppen vill vara en föregångare inom finansbranschen i Finland när det gäller samhällsansvar. Den kooperativa verksamheten ger en god utgångspunkt för det och den bransch som vi verkar i förutsätter dessutom att vi är pålitliga och har en stark ansvarskänsla. Samhällsansvaret är en del av vår normala affärsverksamhet och ansvarskänslan styr våra val på samma sätt som våra värderingar. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 04

Vi verkar i samarbete med våra kunder 3 Vi känner våra kunder och handlar alltid hederligt och rättvist Vi känner våra kunder och sätter oss in i deras verksamhet och deras bakgrund i den omfattning som kundrelationen förutsätter det. Genom att vi känner våra kunder kan vi identifiera deras behov och ta fram sådana produkter och tjänster som betjänar kunderna bäst. Vi bemöter våra kunder såsom god sed förutsätter jämlikt och professionellt. Vi följer de regelverk som gäller kunddata och allmänna handlingssätt. Vi agerar aktivt för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Vi sätter värde på den feedback vi får av våra kunder Den feedback som kunderna ger gör det möjligt för oss att förbättra vår verksamhet. Därför tar vi kundernas kommentarer och klagomål på allvar. Klagomål från kunderna handläggs utan dröjsmål som en del av den interna kontrollen och rapporteringen, och det finns ett särskilt system och särskilda processer för handläggningen av klagomål. Om handläggningen av ett klagomål inte leder till ett resultat som kunden kan godkänna, ger vi kunden anvisningar om hur kunden kan föra ärendet vidare till en opartisk fortsatt behandling. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 05

Vi agerar öppet och rättvist i samarbetet med våra intressentgrupper 4 Vi förutsätter ett etiskt handlande också av de företag vi samarbetar med Vi koordinerar och handlar på ett marknadsmässigt sätt när vi lägger ut verksamhet på entreprenad och vid upphandling och underleverans. Vi utgår från objektiva faktorer såsom kvalitet, tillgänglighet, pris och service. De tjänsteleverantörer som vi anlitar förbinder sig att följa lagstiftning, myndighetsbestämmelser och god sed inom sina branscher. Tjänsteleverantörernas verksamhet ska dessutom följa OP-Pohjola-gruppens etiska principer och förfaringssätt. Vi har ansvar för vår verksamhet. Därför måste vi vara säkra på att verksamhet som läggs ut på entreprenad, upphandling eller underleveranser inte äventyrar verksamhetens kvalitet eller kontinuitet. Vi bygger framgång i samarbete med olika aktörer Tack vare vårt omfattande servicenätverk medverkar vi starkt till framgång, välmående och trygghet på det lokala planet. Vi upprätthåller en intensiv dialog med beslutsfattare och myndigheter. Vi håller aktivt kontakt med tillsynsmyndigheterna inom finansbranschen. Vi förhåller oss också öppet till media och medborgarorganisationer. Vi är med och bygger framtida framgång genom att stödja läroinrättningar och lära ut ekonomikunskap åt nya generationer. Vi värdesätter våra konkurrenter och bemöter dem sakligt Vi medverkar till utvecklingen av branschen genom att delta i branschorganisationernas arbete. Vi förhåller oss till konkurrerande verksamhet och till våra konkurrenter på ett uppskattande och sakligt sätt. Vi gör inga avtal med våra konkurrenter om prissättning, marknadsandelar eller motsvarande. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 06

Vår kommunikation baserar sig på öppenhet och på att information ges vid rätt tidpunkt OP-Pohjola-gruppens strategi och värderingar styr såväl den interna som den externa kommunikationen. Våra principer inom kommunikationen är pålitlighet, initiativtagande, långsiktighet och öppen dialog. Den interna kommunikationen är en del av en fungerande arbetsgemenskap och en del av ledningen av gruppen. Vi uppmuntrar alla till en öppen dialog eftersom ett ömsesidigt informationsutbyte, samförstånd och engagemang för de gemensamma målen är en förutsättning för att gruppen ska vara framgångsrik. Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär själv ansvar för den interna kommunikationen. Inom den interna kommunikationen använder vi oss av många kanaler, personliga möten och gemensamma tillställningar för att säkerställa att de anställda och de förtroendevalda får tillräcklig information om sina uppgifter och sina mål. Vi erbjuder också kanaler för feedback. Vi vill kommunicera aktivt utåt I fråga om den externa kommunikationen är det framför allt viktigt att kommunicera öppet och informera vid rätt tidpunkt. Vi upprätthåller aktiva relationer med medierna och hjälper deras representanter i deras arbete. Kommentarer till medierna ges alltid i första hand av den som är den mest sakkunniga i ett givet ärende och som bäst känner till helheten. Den högsta ledningen informerar om strategier på gruppnivå, affärsprinciper och ekonomi. Vi har tillsammans med personalen kommit överens om hur vi använder sociala medier och samma principer gäller också för de förtroendevalda. Lagstiftningen samt myndigheternas och marknadsplatsernas instruktioner styr den kommunikation som sker enligt värdepappersmarknadslagen. Genom kommunikationen får marknaden en korrekt, pålitlig och tillräcklig bild av OP-Pohjola-gruppen och dess verksamhet. Vi ger inte felaktig eller vilseledande information i vår marknadsföring. Vi följer de grundregler för marknadsföring som den internationella handelskammaren slagit fast och god marknadsföringssed. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 07

Vi identifierar situationer där det föreligger intressekonflikter och vet hur vi ska handla för att undvika sådana 5 Vi identifierar intressekonflikter Eftersom vi tillhandahåller bank-, placerings-, försäkrings- och fastighetsförmedlingstjänster för våra kunder har vi många olika roller i förhållande till kunderna. Vi försöker alltid på förhand förhindra att det uppstår intressekonflikter men sådana kan trots det uppstå av olika orsaker och i olika situationer. Kundens intresse kan stå i konflikt med en anställds, en förtroendevalds, en annan kunds eller OP-Pohjola-gruppens intressen. Om vi anser att en intressekonflikt har uppkommit, ger vi kunden tillräcklig information om arten av och orsakerna till intressekonflikten innan vi utför den ifrågavarande affärstransaktionen för kundens räkning. Vårt mål är att öka antalet bestående kundrelationer. Här finns emellertid en risk för intressekonflikter: trots att vi också känner våra kunder personligen följer vi de här reglerna. För att undvika att intressekonflikter uppstår måste vi hålla personliga angelägenheter och vårt arbete separat från varandra. Vi får inte heller utöva verksamhet som konkurrerar med gruppens affärsverksamhet. En anställd som till exempel ansvarar för upphandling får inte utan objektiva skäl prioritera en tjänsteleverantör till vilken han har ett personligt vänskapsförhållande. Vi undviker alla sådana situationer som kan leda till att vi själva eller OP-Pohjola-gruppen utsätts för mutmisstankar Vi erbjuder eller accepterar aldrig en gåva, tjänst eller traktering som kan tolkas som ett försök att påverka affärsverksamheten. En utomstående kan också tolka en tjänst som en muta. Vi identifierar betänkliga situationer och förhindrar att sådana alls uppstår. Upprätthållandet av goda relationer till våra intressentgrupper förutsätter växelverkan i olika situationer och då tillämpar vi skälighet. Förfaringssättet i samband med tillåtna gåvor ska vara öppet och gåvorna ska ges utan att man förväntar sig något i gengäld och utan att de förpliktigar till något. Direkta penninggåvor eller därmed jämförbara presentkort är alltid förbjudna. OP-Pohjola-gruppen understöder inte politiska partier eller organisationer. Vi stöder inte heller som företag enskilda kandidaters valkampanjer. Vi blandar inte in egna angelägenheter i affärsverksamheten Ingen har rätt att vara föredragande, beslutsfattare eller verkställare i ett eget ärende. Ingen anställd, person i ledande ställning eller förtroendevald får i egenskap av representant för OP-Pohjola-gruppen handlägga egna eller sina närståendes ekonomiska angelägenheter, handlingar, uppgifter, villkor eller betalningar eller påverka handläggningen av dem. Alla anställda och förtroendevalda inom OP-Pohjola-gruppen visar sin yrkesskicklighet och ansvarsfullhet genom att också sköta sina egna ekonomiska affärer väl. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 08

Vi behandlar information på ett kontrollerat sätt 6 Vi respekterar alltid bank- och försäkringssekretessen Att bank- och försäkringssekretessen ska följas är ett absolut krav. Vi korsanvänder kunddata internt mellan olika funktioner då det hjälper oss att förbättra vår kundservice och hantera risker. Vi behandlar endast information som rör arbetet Datasäkerhet innebär kunskap Datasäkerheten är en väsentlig och oåtskiljbar del av OP-Pohjola-gruppens verksamhet och goda datahantering. Det är skäl att komma ihåg att det även finns information på andra ställen än i datasystemen. Information finns till exempel i utskrivna dokument, i diskussionerna vid kaffebordet och i e-postmeddelanden som sparats i mobiltelefonen. Angelägenheter som gäller arbetsgivaren, arbetsgemenskapen, arbetskamraterna och kunderna ska man alltid hålla för sig själv även på nätet. Datasäkerheten är en källa till yrkesstolthet. Det hör till arbetets art att vi dagligen behandlar information där sekretessen är av avgörande betydelse för att bevara kundernas förtroende. Information får aldrig spridas längre än vad som är nödvändigt för att arbetet ska kunna utföras. All information behandlas i enlighet med gällande lagstiftning och den bästa praxisen inom branschen. Förutom kunddata är även information som gäller vår affärsverksamhet, våra anställda och förtroendevalda konfidentiell. Ingen får utnyttja konfidentiell information eller insiderinformation till fördel för sig själv eller för någon annan. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 09

Tillsammans gör vi vår arbetsplats trygg, inspirerande och jämställd 7 Vi uppskattar människorna och deras kunnande Vår företagskultur baserar sig på god ledning. Vi uppskattar alla människor och deras kunnande. Personalledningen i OP-Pohjola-gruppen har som målsättning att vi tillsammans på lång sikt ska kunna åstadkomma resultat och kontinuerligt öka vårt personliga och vårt gemensamma kunnande. Det är allas vår uppgift att handla ansvarsfullt och främja gruppens och arbetsgivarföretagets intressen. Vi har som mål att kontinuerligt kunna förnya oss både som individer och som organisation. Vi behöver alla framförhållning, pålitlighet och öppenhet för att vi ska kunna engagera oss i vårt arbete och upprätthålla motivationen. Vår ledningskultur måste svara på det här behovet. Ett långsiktigt engagemang betyder också att vi beaktar betydelsen av arbetstagarnas ålder och livssituation vid ledning, organisering samt planering och utveckling av arbetet. Vår löne- och belöningspolitik är rättvis och bygger på öppenhet. Kompetensen och kunnandet är de valkriterier som väger tyngst vid all rekrytering, befordran och lönesättning. Vi är alla jämställda Mångfald innefattar alla de olikheter som finns mellan människor inom alla livets områden såsom personlighet, könsinriktning, etnisk bakgrund, funktionsförmåga och ålder. Vi bemöter alla jämlikt oberoende av olikheter. Vi uppskattar olikheter som är till fördel för arbetsgemenskapen, företaget, förvaltningen, kunderna och samhället. Ett jämlikt bemötande kommer till synes vid personval, belöningar, karriärutveckling, utbildning och generellt i allt som gäller arbetsgemenskapen. Den här principen sträcker sig också utöver vår egen arbetsgemenskap, till de förtroendevalda, kunderna och våra samarbetsparter. Vi följer årligen öppet upp hur jämställdheten mellan könen förverkligas. Resultaten rapporteras till ledningen och personalen. Inom arbetsgemenskapen handlar vi så att alla tycker det är trevligt att komma till jobbet Vi skapar tillsammans det psykiska och fysiska välbefinnandet i arbetsgemenskapen. Ledningen, arbetsgemenskapen och varje individ bidrar till detta genom sitt eget handlande. Ingen får i sitt arbete äventyra sin egen eller andras arbetssäkerhet. De psykiska riskerna i vårt arbete är ofta större än de fysiska men de är också mindre synliga. Vi behöver kunskap och kunnande för att förhindra arbetsrelaterade hälsorisker men vi behöver också en kultur där risker identifieras och där man lär sig att förebygga dem. Vi tolererar inte dåligt uppförande eller mobbning. Var och en som varseblir ett beteende som upplevs som störande eller sårande ska ta tag i saken. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 10

Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär ansvar för att de här principerna följs 8 Etiskt ansvar kan inte överlåtas på någon annan Det är lätt att tänka att etiskt handlande är något som kommer helt naturligt. Var och en av oss kan emellertid när som helst ställas inför en situation där vi blir tvungna att göra ett etiskt val. Kom ihåg att en etiskt hållbar företagskultur är något som vi alla bygger tillsammans. Reglerna ska följas av alla ingen kan överlåta sitt eget etiska ansvar på någon annan. Det här gäller också då det inte är fråga om ditt eget handlande. Handlande som strider mot de här principerna ska omedelbart tillrättaläggas. Gruppens förvaltningsråd ger en anmärkning till ifrågavarande företags styrelse för handlande som fortsatt eller väsentligt strider mot reglerna. Om något ger dig betänkligheter kan du ställa följande frågor: Är det här lagligt, rättvist och etiskt? Hur skulle det här se ut i offentligheten skulle det skada OP-Pohjola-gruppens rykte? Kan vi stå bakom den här verksamheten inför kunderna, arbetskamraterna och andra intressentgrupper? Det är vars och ens skyldighet att känna till de riktlinjer och regler som gäller ens egen verksamhet. Om du är osäker på om principerna för god affärssed följs, ta upp saken till diskussion med din närmaste chef, HR eller Compliance. Det går också bra att skicka konfidentiell post till gruppens revisionsdirektör gällande fall där man har brutit mot principerna. Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen 11