16 Policy om etiska riktlinjer Ansvar Senast fastställt Version Sid nr. Styrelsen, Redeye AB (5)

Transkript

1 16 Policy om etiska riktlinjer Ansvar Senast fastställt Version Sid nr. Styrelsen, Redeye AB (5) REDEYE AB Policy om etiska riktlinjer Innehåll 1. Versionshantering 2. Inledning 3. Syfte 4. Lagstiftning och omfattning 5. Organisatorisk placering och ansvar 6. Etiska riktlinjer 7. Uppföljning och utbildning 8. Fasställande och uppdatering 1. Versionshantering Version Författare Fastställd av styrelse Justerade avsnitt 1.0 Jesper Dahllöf 9 maj 2014 alla 2. Inledning Denna policy är fastställd av styrelsen i Redeye AB (Redeye) och gäller tills vidare. Policyn är tillämplig för Redeye i sin helhet. Policyn ska årligen revideras och fastställas av Redeyes styrelse. 3. Syfte Denna policy syftar till att ha säkerställa att Redeye AB ( Bolaget ) har interna regler för hantering av etiska frågor och därmed uppfyller de krav som uppställs av Finansinspektionens avseende hantering av etiska frågor. Bolaget ska genom denna policy ( Policyn ) säkerställa att Bolaget verksamhet är sund och bedrivs på ett etiskt tillfredsställande sätt så att kunders och allmänhetens förtroende för Bolaget och den finansiella marknaden vid alla tillfällen upprätthålls. 4. Lagstiftning och omfattning Bolaget har tillstånd från Finansinspektionen att bedriva värdepappersrörelse. Detta ställer höga krav på både personal och ledning att i varje enskild situation och i varje enskilt beslut alltid agera på ett etiskt tillfredsställande sätt.

2 Kraven innebär att Bolaget ska tillvarata sina kunders intressen och handla hederligt, rättvist och professionellt. Kraven framgår av både lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden och Finansinspektionens allmänna råd (FFFS 1998:22) om riktlinjer för hantering av etiska frågor hos institut som står under inspektionens tillsyn. Bolaget ska alltid bedriva sin verksamhet enligt gällande regler och god sed på marknaden. Detta innebär bland annat att det ska vara en självklarhet för Bolaget och dess anställda ska följa de lagar, föreskrifter och interna regler som på olika sätt styr verksamheten. I verksamheten ska också beaktas allmänna råd och uttalanden gjorda av Finansinspektionen och andra myndigheter. 5. Organisatorisk placering och ansvar Det är Bolagets ledning som ansvarar för att etablera en sådan företagskultur där en hög etisk standard premieras. Bolagets styrelse ansvarar för att se till att alla anställda och VD fortlöpande informeras om hur de ska uppträda för att uppfylla kraven i Policyn samt att de löpande bereds möjlighet att diskutera etiska frågor. Om en enskild anställd tvekar om vad som är god etik i en given affärs- eller kundsituation, ska alltid Bolagets VD tillfrågas före beslut om åtgärd eller handling. Samtliga anställda och uppdragstagare har ett eget ansvar att se till att de etiska riktlinjerna beaktas i den dagliga verksamheten och att rapportera avsteg från reglerna vidare i organisationen. VD är ansvarig för att samtliga nyanställda och uppdragstagare får ta del av Policyn. 6. Etiska riktlinjer 6.1. Hög etisk standard Bolagets verksamhet ska präglas av hög etisk standard och alla anställda ska uppträda på ett korrekt och professionellt sätt. Det innebär att man alltid på ett fullständigt och ärligt sätt ska kunna beskriva och motivera en åtgärd eller beslut inför sin chef, inför styrelsen och för aktieägarna. Men man ska också kunna stå för och förklara ett agerande för kunder, media och för Finansinspektionen utan att man själv eller Bolaget riskerar att lida skada. I fall en anställd eller uppdragstagare känner osäkerhet inför detta ska VD kontaktas. Styrelsen, VD:n och de anställda ska både vid utförande av sina uppdrag och även privat uppföra sig så att förtroendet för Bolaget upprätthålls. Detta medverkar också till att upprätthålla förtroendet för den marknad i vilken Bolaget är verksam. Verksamheten ska överensstämma med såväl de skrivna som de tysta regler som gäller i verksamheten. Varje anställd bör tänka på att den anställdes uppträdande påverkar allmänhetens syn på såväl Bolaget som på värdepappersmarknaden i sin helhet. 2

3 6.2. Intressekonflikter Bolaget ska alltid företräda kundernas intressen på bästa sätt, samt agera hederligt, rättvist och professionellt. Kunden ska alltid få saklig, tydlig och lättbegriplig information samt ges möjligheten att förstå eventuella risker med den tjänst som erbjuds. Vid eventuell intressekonflikt ska alltid Kundens intressen prioriteras framför Bolagets eller de anställdas intressen. Vid osäkerhet i detta avseende ska anställd alltid kontrollera med VD. VD ska se till att vad som sägs i första stycket kommuniceras till samtliga anställda i och uppdragstagare till Bolaget och att vid eventuella problem eller oklarheter omedelbart anmäla dessa till Bolagets styrelse. Anställda och styrelseledamöter ska också vara införstådda med betydelsen av ett gott uppförande även utanför styrelserollen Otillbörliga förmåner Representation, resor och gåvor kan utgöra mutor. Som tumregel gäller att en förmån är otillbörlig om den inte utgör ett naturligt led i Bolagets verksamhet eller är att betrakta som en del av allmänt godtagbara umgängesformer. Anställda i Bolaget ska därför vara uppmärksamma när de blir erbjudna olika typer av förmåner. Så snart någon som helst tvekan kan råda om att ett erbjudande kan ha karaktär av muta eller otillbörlig förmån ska den anställde avböja deltagande eller mottagande av gåva eller liknande. Den som i sin verksamhet får känslan av att vara köpt ska omedelbart avböja fortsatt medverkan i den affär eller åtgärd som berörs och vid behov informera VD Jäv De anställda i Bolaget ska i sin verksamhet såväl inom som utom Bolaget inte inlåta sig på affärstransaktioner, vilka inte är försvarbara eller korrekta. En anställd får således inte handlägga frågor i vilka den anställde har ett personligt intresse eller frågor i vilka ett sådant intresse finns hos anhörig till den anställde eller hos företag i vilket den anställde eller anhörig till den anställde har ett väsentligt intresse Bisysslor Huvudregeln är att en anställd inte ska ägna sig åt en bisyssla eller sidoverksamhet. En anställd får aldrig ägna sig åt sådan verksamhet som på något sätt konkurrerar med Bolagets verksamhet. I det fall en anställd önskar ägna sig åt en bisyssla ska närmaste chef eller VD först informeras och ges möjlighet att diskuterar lämpligheten av uppdraget. Bolagets anställda ska undvika bisysslor som kan skada förtroendet för Bolaget. VD beslutar om den aktuella bisysslan är förenlig med de etiska riktlinjerna och eventuella andra överväganden. 3

4 6.6. Hantering av känslig information Bolaget bedriver verksamhet inom olika typer av områden. Inom verksamhetsområdena Corporate Finance och Corporate Broking förekommer uppgifter som kan utgöra insiderinformation eller som annars inte är allmänt känd. Bolaget ska säkerställa att det alltid upprätthålls en informationsbarriär (chinese walls) mellan de anställda som arbetar med sådan känslig information och andra medarbetare. Informationsbarriären ska upprätthållas både fysiskt och elektroniskt. Varje medarbetare eller uppdragstagare som har sådan känslig information ansvarar själv för att inte utnyttja den eller föra den vidare till andra. Tydliga riktlinjer om hur anställda ska agera framgår av Bolagets Instruktion om anställdas och närståendes affärer med finansiella instrument och utländsk valuta samt Svenska Fondhandlareföreningens regler på området. Utgångspunkten är att Bolagets anställda eller uppdragstagare endast ska arbeta på en sida av informationsbarriären. I vissa undantagsfall (t ex vid hög arbetsbelastning) kan det dock finnas behov av extra resurser inom Corporate Finance eller Corporate Broking. Det är endast VD som får fatta ett beslut om att en anställd får utföra uppdrag innanför informationsbarriären. Beslutet ska dokumenteras och innehålla en analys av tänkbara intressekonflikter med anledning av det aktuella uppdraget. Uppdraget till den anställde ska i dessa fall utformas så att tillgången till känslig information minimeras. Den anställde ska i dessa fall alltid fysiskt utföra sina arbetsuppgifter innanför informationsbarriären Sekretess Bolaget ska tillämpa sekretess om enskilda kunders affärer eller strategier, med undantag för uppgiftsskyldighet som följer av lag. Samtliga anställda och uppdragstagare ska ingå en skriftlig sekretessförbindelse med Bolaget, antingen i anställningsavtal eller separat, innebärande att denne (under och efter anställningen/uppdraget) inte obehörigen får röja eller utnyttja vad denne under anställningen/uppdraget fått veta om någon annans affärsförhållanden eller personliga förhållanden, inklusive motsvarande förhållanden inom det egna Bolaget Anställdas egna affärer Anställda och ledamöter i styrelsen ska hantera sina affärer rörande finansiella instrument och valuta på ett sätt som står i överensstämmelse med såväl externa som interna regler. Detta innebär bland annat att regler rörande marknadsmissbruk ska följas. Allmänt sett ska måttfullhet iakttas vid affärer med finansiella instrument för egen eller närståendes räkning. Styrelseledamöter och anställda ska ha i åtanke vilka signaler till kunder och övrig allmänhet en viss affär typiskt sett sänder, eller skulle kunna sända, om 4

5 den blev känd. Vidare ska anställda följa Bolagets interna regler för anställdas egna värdepappersaffärer Skatteförhållande Bolaget ska i sina affärer iaktta ett etiskt oklanderligt agerande med avseende på skatteförhållanden. Värdepappersaffärer bör exempelvis inte göras på det sättet att alla risker i en affär är uteslutna och den enda effekten av affären är skattemässig Rubbande av ekonomisk ställning En anställd i Bolaget ska avhålla sig från att ge sig in på affärer eller göra andra åtaganden som allvarligt kan äventyra den egna ekonomin Dokumentation En god dokumentation ger ett uttryck för ett gott uppträdande och är en fördel för både Bolaget och för dess kunder. Ingångna affärer, avtal och åtaganden ska dokumenteras skriftligen Kommunikation Bolaget ska säkerställa att dessa etiska riktlinjer följs i all kontakt med kund, oavsett vilka kommunikationskanaler som används. Samtliga anställda ska upprätthålla god etisk sed i media, vilket gäller även kommunikation i sociala medier. VD har yttersta ansvaret och ska initialt vara den första kontakten med media. 7. Uppföljning och utbildning Uppföljning och kontroll av efterlevnaden av Policyn ska ske av VD. Det är även VD som ansvarar för att löpande ge samtliga anställda utbildning och information om Bolagets etiska riktlinjer. 8. Fastställande och uppdatering Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år även om inga ändringar genomförs. VD ska ansvara för uppdatering av policyn inför styrelsens beslut. 5