Punkt 11: Riktlinje för hantering av intressekonflikt

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Punkt 11: Riktlinje för hantering av intressekonflikt"

Marianne Ivarsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Punkt 11: Riktlinje för hantering av intressekonflikt Förslag till beslut i styrelsen att anta Riktlinjer för hantering av intressekonflikt för Försäkrings AB Göta Lejon

2 FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON Riktlinje för hantering av intressekonflikt Rättslig grund Försäkringsrörelselagen 10 kap 24 Dokumentnamn Antagen datum Löpnummer Version Riktlinje för hantering av intressekonflikt B680A00082 Version: 2 Dokumenttyp Publiceras Dokumentansvarig Operativt ansvarig Riktlinjer Intranätet Styrelsen VD

3 RIKTLINJER FÖR HANTERING AV INTRESSEKONFLIKTER 1. Om dokumentet 1.1 Bakgrund och syfte Enligt försäkringsrörelselagen (2010:2043) ska styrelsen fastställa riktlinjer för hantering av intressekonflikter mellan bolagets intressenter. Det är mot denna bakgrund viktigt att identifiera och hantera situationer där intressekonflikter kan uppstå för att säkerställa att styrningen av Försäkrings AB Göta Lejon och de beslut som fattas är förenliga med grundläggande syften. Syftet med denna riktlinje är att fungera som ett verktyg för att främja bolagets interna styrning och kontroll och ge vägledning i beslut som avser förmögenhets- och riskfördelning mellan olika intressenter. 1.2 Omfattning och avgränsning Riktlinjen omfattar hela bolaget och alla former av situationer där intressekonflikter kan uppstå. 1.3 Dokumentets beslutsordning Denna riktlinje fastställs av styrelsen och träder i kraft dagen för beslut. Riktlinjen ska fastställas och godkännas minst en gång per år även om inga ändringar görs. Ansvarig för uppdatering av riktlinjen är vd. 1.4 Efterlevnad Alla medarbetare ansvarar för att denna riktlinje följs. Chefer i organisationen säkerställer att riktlinjen efterlevs och att kunskap om innehållet finns inom gruppen. Ansvarig för att granska verksamhetens efterlevnad är regelefterlevnadsfunktionen. 2. Riktlinjer Den som handlägger eller beslutar i ett ärende är jävig om det finns omständigheter som kan rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet. Dessa riktlinjer är avsedda att ge vägledning för styrelsen, vd och anställda i bolaget i samband med hanteringen av ärenden där det finns risk för sådana intressekonflikter. Styrelsen, vd, anställd, annan ställföreträdare för bolaget eller person som utför uppdrag för bolaget genom uppdragsavtal får inte företa rättshandlingar eller andra åtgärder som är ägnade att bereda otillbörliga fördelar åt aktieägare, anställda i bolaget, försäkringstagare eller andra till nackdel för bolaget eller dess ägare. En styrelseledamot, vd eller anställd får därför inte handlägga eller besluta om en fråga om avtal eller annat rättsförhållande: 1. mellan bolaget och någon av styrelseledamöterna, verkställande direktören eller de anställda

4 2. mellan bolaget och en tredje man, om styrelseledamot, verkställande direktören eller anställd i frågan har ett egenintresse i frågan, eller 3. mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamot, verkställande direktören eller anställd ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. En person får inte heller handlägga eller besluta om en fråga om avtal eller annat rättsförhållande mellan bolaget och annan enligt punkten 1-3 ovan om denna är eller har varit gift, sambo eller registrerad partner med eller i rätt upp- eller nedstigande led släkt med eller är i svågerlag med eller är syskon eller på motsvarande sätt är närstående. I första hand är det den berörde som självmant ska avstå från att delta i handläggning och/eller beslutsfattande i sådana frågor där intressekonflikt har uppstått eller skulle kunna uppstå. Är personen ifråga osäker på om en intressekonflikt föreligger ska anställd vända sig till vd. Vd och styrelseledamot till styrelseordföranden diskuterar saken. Om tveksamhet huruvida intressekonflikt föreligger ska sådan anses föreligga. Frågan ska vid intressekonflikt delegeras till någon annan person för vilken intressekonflikt inte föreligger. Avtal mellan aktieägaren och bolaget som inte avser löpande affärstransaktioner på sedvanliga villkor ska antecknas i eller fogas till styrelsens protokoll. Ersättningsprogram, resultatdelningssystem eller motsvarande till företagsledning eller andra anställda i bolaget får inte förekomma. 3. Informationsplikt För att undvika misstankar om intressekonflikter ska samtliga styrelseledamöter, vd och anställda skriftligen informera bolaget och styrelsen om samtliga uppdrag, sidoverksamheter eller företag som man eller närstående har intressen i och som kan innebära en framtida intressekonflikt. 4. Identifiering och kontroll av intressekonflikter 4.1 Allmänt Försäkrings AB Göta Lejon ingår i Göteborgs Stadshus AB som ägs av Göteborgs Stad. Försäkrings AB Göta Lejon försäkrar endast Göteborgs Stad och dess bolag. 4.2 Organisation och ansvar Styrelsen ansvarar för: uppdatering av dessa riktlinjer en årlig identifiering av intressekonflikter enligt 4.3 en årlig genomgång av intressekonflikter. att vidta erforderliga åtgärder pga. identifierade intressekonflikter Vd ansvarar för: en årlig identifiering av intressekonflikter enligt 4.4 en årlig identifiering av personalens intressekonflikter enligt 4.5 att vidta erforderliga åtgärder pga. identifierade intressekonflikter

5 att redovisa identifiering av intressekonflikter och åtgärder enligt dessa punkter till styrelsen vid första ordinarie styrelsemötet en årlig genomgång av intressekonflikter genom enkät Styrelsen Bolagets styrelse är politiskt tillsatt. En av ledamöterna är utsedd att vaka över att försäkringstagarnas intresse beaktas (försäkringstagarrepresentant). Risk kan föreligga att styrelseledamot deltar i beslut där denne eller närstående har ett ekonomiskt eller annat intresse. Vidare kan det föreligga en risk för att olika bolag/förvaltningar inom koncernen har avtal med varandra, vilket kan påverka objektiviteten i beslut och avtal. För att minimera risken ska styrelseledamöterna till det första ordinarie styrelsemötet redovisa enligt bilaga 1. Denna redovisning ska protokollföras. Styrelsen ska vid en jävsituation eller intressekonflikt bedöma allvarligheten i den och fatta beslut om huruvida det är tillräckligt att ledamot ej deltar vid beslut eller om det är nödvändigt att ägarna tar ställning till om ledamot ska avgå ur styrelsen. 4.4 Bolagets ledning Bolagets ledning består utav vd och vice verkställande direktör. Risk kan föreligga att vd deltar i beslut där denne eller närstående har ett ekonomiskt eller annat intresse. Vd ska till första ordinarie styrelsemötet tillställa styrelsens sekreterare bilaga Anställda Göta Lejon har 10 anställda förutom VD. Risk kan föreligga att anställd handlägger frågor som denne eller närstående har ett ekonomiskt eller annat intresse i. Vid nyanställning ska vd tillse att sökande redovisar enligt bilaga 1 och dokumentera detta i anställningshandlingarna. Vd ska i det löpande arbetet vidta de åtgärder som behövs för att personal inte hanterar frågor där jäv eller intressekonflikter kan uppstå. Vidare ska Vd årligen tillse att all personal redovisar enligt bilaga 1 och redovisa detta och eventuellt vidtagna åtgärder vid första ordinarie styrelsemöte. 4.6 Outsourcing Bolaget har upphandlat tjänster för bl. a. skadereglering, aktuarie, risk kontroll, regelefterlevnad och IT. De intressekonflikter som kan vara förknippade med outsourcing finns reglerade i Riktlinjer för outsourcing.

6 4.7 Kontrollfunktionen Bolaget har ett litet antal anställda som därmed måste inneha flera olika roller och arbetsuppgifter och samtliga arbetar i affärsverksamheten. För att säkerställa att bolaget uppfyller lagkraven på oberoende och minimera riskerna har bolaget lagt ut regelefterlevnadsfunktionen, riskkontrollfunktionen samt internrevisionsfunktionen på extern part (outsourcing). 4.8 Gåvor och representation Se Riktlinjer avseende representation och hantering av etiska frågor inom Försäkrings AB Göta Lejon med bilagor. Bilaga 1 Checklista för eventuella intressekonflikter. Med närstående menas den som man är eller har varit gift, sambo eller registrerad partner med eller i rätt upp- eller nedstigande led släkt med eller är i svågerlag med eller är syskon eller på motsvarande sätt är närstående. 1. I vilka bolag/förvaltningar är du styrelsemedlem, Vd eller innehar annan ledande befattning? (Ange bolag/förvaltning och befattning) 2. Är du medveten om några interna intressekonflikter med din roll i bolaget? (Outsourcing, avtal inom koncernen etc.) 3. Är du medveten om några externa intressekonflikter som påverkar din roll i bolaget? (T.ex. uppdrag eller anställning i andra bolag där man inte är ägare) 4. I vilka bolag/förvaltningar är närstående styrelsemedlem, vd eller innehar ledande befattning? (Ange bolag/förvaltning och befattning) 5. Äger du aktier/del av bolag med vilket Göta Lejon konkurrerar eller samarbetar? (Ange bolag och ägarandel). 6. Äger närstående aktier/del i bolag med vilket Göta Lejon konkurrerar eller samarbetar? (Ange bolag och ägarandel).

Relevanta dokument

Punkt 15: Riktlinje för outsourcing. Riktlinje för outsourcing. Tjänsteutlåtande Diarienummer:

1 Tjänsteutlåtande 2017-04-25 Punkt 15: Riktlinje för outsourcing Diarienummer: Handläggare: Katrin Kajrud Tel: 031-368 55 12 E-post: katrin.kajrud@gotalejon.goteborg.se Riktlinje för outsourcing Förslag