Protokoll fört vid styrelsemöte #5 som ägde rum 2014 11 03 Närvarande: Roller: Underskrifter: Andreas Fredmer (Ordförande), Marcus Wiking (Vice ordförande), Malin Öhlin (Sekreterare), Simon Lundmark (Informationsansvarig), Gry Frölich (Kassör), Pontus Werme (Vice kassör) Övriga: Charlotte Berglund (Skellefteå Kommun), Jimmy Bråthen (UBS), Kenny Johansson (Replokalen), Johannes Forsmark (IS), Marcus Almqvist (Sexmästeriet), Maria Ny, Cecilia Eriksson Arnqvist, Daniel Lindgren, Emil Bond (Phöseriet), Mellifera Rova (Phöseriet, FUSk), Anton Grönberg (TAFS), Anja Palm (Näringslivskontoret) Frånvarande: Peter Bomark, Emma Prieto, Björn Elebrink, Lucas Lundin, Lisa Wikström Mötesordförande: Andreas Fredmer Sekreterare: Malin Öhlin Justerare: Marcus Almqvist Simon Lundmark
Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två mötesjusterare 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Förra mötets protokoll 7. Adjungeringar Rapporter 8. Näringslivskontoret informerar 9. Ordförande informerar 10. Kassören informerar 11. UBS informerar 12. Sexmästeriet informerar 13. Idrottssektionen informerar 14. FUSk informerar 15. Krets informerar 16. Smygfixarna informerar 17. Phöseriet informerar 18. Replokalen informerar 19. Kulturarna informerar 20. TAFS informerar Beslut 21. Godkännande av Överphösare 22. Godkännande av Ansvarig Kulturare 23. Godkännande av Ansvarig TAFSmästare 24. Scenografernas programmärke Diskussion 25. Budget 26. Stadgar 27. Övriga frågor Avslutning 28. Nästa möte 29. Mötets avslutande
Formalia 1. Mötets öppnande Ordförande Andreas Fredmer förklarar mötet öppnat kl. 16:36. 2. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Malin Öhlin. 3. Val av två mötesjusterare Till mötesjusterare väljs Marcus Almqvist och Simon Lundmark. 4. Mötets behörighet Mötet förklaras behörigt då majoriteten av styrelsen är närvarande. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns med följande justeringar: En punkt för diskussion kring stadgarna läggs till Punkten för uppföljning tas bort Beslut läggs till om TAFS ansvarige och scenografernas programmärke Näringslivskontoret informerar läggs till under rapporter 6. Förra mötets protokoll Protokollen för 2014-09-08 och 2014-09-22 godkänns båda av styrelsen. 7. Adjungeringar Samtliga närvarande adjungeras yttrande- och förslagsrätt. Rapporter 8. Näringslivskontoret informerar Anja Palm från Näringslivskontoret presenterar sig för de närvarande. Hon berättar att hon arbetar för kommunen med frågor som rör näringsliv, företagsetablering och branschetablering i Skellefteå. Hon berättar att många av de datorspelsutvecklare som utbildas på Campus väljer att flytta från Skellefteå på grund av bristen på spelföretag i staden som anställer, eller för att deras egenstartade företag ska ha bättre kontakt med resten av branschen. Till följd av detta kommer det under november och december att genomföras en satsning för att locka spelföretag att komma till eller stanna i Skellefteå. Det planeras bland annat ett game jam där både företag i branschen och intresserade från staden är inbjudna. Anja P berättar att de i dagsläget samarbetar med speldesignern Mikael Stenmark som hjälper dem att förstå branschen och ge kontakter. Hon förklarar att de utöver detta önskar hitta en kontakt från Studentföreningen som kan agera medarrangör och arbeta för att ge ut information
och locka studenter att delta i projektet. Simon Lundmark erbjuder att ta på sig rollen och han anses vara lämplig för uppgiften då han både läser datorspelsutveckling och är informationsansvarig för föreningen. Han lämnar sina kontaktuppgifter till Anja P. 9. Ordförande informerar Andreas F meddelar följande: att politikermötet gått bra och att det kändes som att Studentföreningen fick bra respons på de frågor som togs upp, samt att Charlotte Berglunds anteckningar från mötet skall ha gått ut till samtliga styrelsemedlemmar via mail. Malin Öhlin föreslår att anteckningarna läggs ut på föreningens hemsida tillsammans med protokollen från styrelsemöten. Resten av styrelsen är positiva och hon och Simon L tar på sig att göra det. att höststämman kommer att äga rum nästa vecka och att de undersektioner som inte lämnat in verksamhets plan och budget måste göra det snarast. att Teknologkårens styrelse kommer att besöka stormötet den 24:e november för att se hur verksamheten i Skellefteå ser ut samt stärka bandet mellan kåren i Luleå och Studentföreningen. att representanter från Teknologkåren och Umeå Studentkår bjudits in till höststämman. att Skeriafonden kommer att dela ut totalt 66.000 kr till föreningen, fördelat på 15.000 kr till Smygfixarna, 10.000 kr till Idrottssektionen, 6.000 kr till FUSk, 10.000 kr till TAFS, 15.000 kr till Replokalen och 10.000 kr till Phöseriet. 10. Kassören informerar Pontus Werme berättar att han under de kommande läsperioderna kommer att läsa kurser samt göra examensarbete på annan ort. Med anledning av detta berättar han att han ej kommer att ha möjlighet att genomföra sitt arbete som vice kassör och därmed kommer att lämna posten. Styrelsen tackar honom för hans arbete och önskar honom lycka till i framtiden. Gry Frölich har inget övrigt att meddela. 11. UBS informerar Jimmy Bråthen berättar att han varit på utbildning i Umeå samt deltagit i ett programråd för datorgrafikutbildningen. 12. Sexmästeriet informerar Marcus Almqvist meddelar följande: att det planeras en kväll för ståuppkomik på Traversen. att Midvinterblot kommer att hålla en spelning den 6:e december. att Traversens sista öppetkväll blir den 12:e december. 13. Idrottssektionen informerar Johannes Forsmark meddelar följande: att en badmintonturnering håller på att planeras att man även planerar en basketmatch mot ett lag från Umeå under de närmaste veckorna.
14. FUSk informerar Mellifera Rova meddelar följande: att överlämningen till vice FUSkmästare Sebastian Andersson är i full gång och att han planeras ta över som undersektionsansvarig vid terminsskiftet att en turnering i Magic: The Gathering håller på att planeras att deltagandet varit fortsatt högt 15. Krets informerar Peter Bomark är ej närvarande vid mötet. 16. Smygfixarna informerar Emma Prieto är ej närvarande vid mötet. 17. Phöseriet informerar Maria Ny berättar att överlämningen till de nya Överphösarna är så gott som klar. 18. Replokalen informerar Kenny Johansson berättar att intresset för prova-på-kvällarna har varit hyfsat stort. Undersektionen har fått ca 10-15 nya medlemmar och upp till tre olika band. Målet är att hålla minst en spelning innan jul. Han berättar också att pengarna från Skeriafonden kommer att användas till reparation av trasig utrustning. 19. Kulturarna informerar Malin Öhlin berättar att F.i.S.T. har kommit igång igen och att deltagandet varit högt. 20. TAFS informerar Anton Grönberg meddelar följande: att verksamheten har fortsatt som vanligt att pengarna de fått in från Skeriafonden kommer att användas för att uppdatera spelbiblioteket samt fasa ut de personliga spel och konsoler som undersektionen lånat in. att det planeras spelturneringar att tygmärken för aktiva deltagare och vinnare i kommande turneringar kommer att köpas in Beslut 21. Godkännande av Överphösare Kandidaterna Daniel Lindgren, Cecilia Eriksson Arnqvist, Mellifera Rova och Emil Bond presenterar sig för de närvarande. Styrelsen beslutar att godkänna dem som nya Överphösare.
22. Godkännande av Ansvarig Kulturare Malin Öhlin presenterar sig för de närvarande. Styrelsen beslutar att godkänna henne som Ansvarig Kulturare. 23. Godkännande av Ansvarig TAFSmästare Anton Grönberg presenterar sig för de närvarande. Styrelsen beslutar att godkänna honom som Ansvarig TAFSmästare. 24. Scenografernas programmärke Andreas F presenterar det inkomna förslaget på programmärke till scenografiutildningen. Han efterfrågar styrelsens och de närvarandes åsikter om designen. Förslag om att eventuellt ändra typsnittet på texten eller bakgrundsfärgen tas upp, men då märket följer föreningens standard så beslutar styrelsen att godkänna det, med rum för eventuell justering av typsnitt och bakgrundsfärg om de som utformat märket så önskar. Diskussion 25. Budget Andreas F visar upp den budget han själv satt upp utifrån tidigare års inkomster och utgifter. Detta i syfte att ge undersektionerna en ungefärlig bild av hur de ligger till ekonomiskt. Det konstateras att separata bankkonton för undersektionerna kunde göra det lättare för dem att hålla koll på sin egen ekonomi. Gry F konstaterar att det i dagsläget inte finns någon möjlighet till detta och att det bästa är om varje enskild undersektion kan hålla reda på ekonomin själva. 26. Stadgar Andreas F berättar att han har några förslag på eventuella ändringar i föreningens stadgar som han vill ta upp på den kommande stämman. Han föreslår att stadgföra vilka rättigheter som firmatecknaren skall ha så detta inte behöver beslutas om under mötet. Gry F motsätter sig förslaget eftersom det skulle ta allt för lång tid att göra ändringar i exempelvis vilka medel firmatecknarna har rätten att förfoga över. Charlotte B anser att det känns för detaljerat för att ha i stadgarna. Malin Ö föreslår att man väljer in kassör och ordförande som firmatecknare redan då de tillsätts för att hålla det på samma protokoll samt göra hela processen något kortare. Nästa förslag som tas upp är att samtliga undersektionsansvariga skall godkännas innan de tillträder. Frågan lyfts om att göra ett eventuellt undantag för Phöseriet och det konstateras att det inte bör vara ett problem om detta skulle bli aktuellt. Slutligen berättar Andreas F att revisorerna anser att det vore lättare att gå från att ha två stämmor per år till ett enda årsmöte, bland annat för att påskynda processen med att ge ansvarsfrihet till föregående styrelse. Gry F påpekar att denna fråga tagits upp på ett tidigare möte
och avslagits, och att det inte är förenligt med Studentföreningens räkenskapsår, som utgår från läsåret till skillnad från många andra föreningars som utgår från det vanliga året. 27. Övriga frågor Johannes F berättar att han varit på möte med Peter Marksén från Stadium och att Teamsales erbjudanden nu är tillgängliga till alla Studentföreningens medlemmar. Han berättar att föreningen nu har en egen hemsida via Stadium Teamsales som dock behöver uppdateras. Rabatterna innebär att alla studenter kan köpa produkter ur Stadiums Teamsalessortiment för ett rabatterat pris, samt att de får ytterligare rabatter på produkter av märket SOC. Det kommer även att finnas möjlighet att hålla i föreningskvällar på Stadium där föreningsmedlemmar får 20% rabatt på allt i butiken. Andreas F konstaterar att information om erbjudande bör gå ut till studenterna via hemsidan och sociala medier, samt att man bör affischera på campusområdet då allt är redo. Andreas F konstaterar att man bör affischera om att en ny vice kassör söks efter att Pontus W avgått. Simon L berättar att han redan hängt upp affischer om detta, samt skyddsombud och ledamöter till Teknologkårens kårfullmäktige. Johannes F berättar att han kommer att delta i ett möte med Polaris, Fastighetskontoret och Fritidskontoret angående omklädningrummen i Campushallen. Studentföreningen blev lovade sex omklädningsrum av Fritidskontoret men har i dagsläget bara tillgång till två, vilket förhoppningsvis kan åtgärdas efter mötet. Maria N frågar om uppföljning på förnyandet av undersektionernas stadgar. Hon efterfrågar även en mall för att undersektionerna lättare skall kunna tillgodose styrelsens krav på hur ett reglemente bör utformas. Malin Ö berättar att hon planerar att skapa en mall för reglementen och sedan ta upp frågan på ett stormöte, men att hon i dagsläget inte har tid och kommer att se över frågan efter arbetet kring höststämman är klart. Avslutning 28. Nästa möte Nästa möte, utöver höststämman, kommer att hållas den 17:e november kl. 11:30 på STOCK. 29. Mötets avslutande Andreas F förklarar mötet avslutat kl. 17:39.