INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.54 Version 1.54 juni 2015 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 4 Listutskrifter... 4 Inställning för att använda avgiftstypens namn istället för nummer i dropdownlistor... 4 Dynamiska betalningsperioder... 6 Värderingslista (Rent-role)... 8 Distribution... 10 BGCInvoice/Fil för extern utskrift - Justeringar i format... 10 Standardavin för hyresfaktura justerad avseende lägenhetsnummer... 10 Sortering på avgifter på faktura samt i BGC Invoice-fil... 10 Lägenhetsstatus via kortkommando från objektsnivå... 11 Prestanda kring fakturering... 12 Detaljerad momsrapport per faktura... 12 Dokumentflik på kontraktsfliken... 12 Förhinder att läsa in samma betalfil två gånger... 13 Justering i funktion som föreslår fr o m datum på nya kontrakt.... 13 3
Allmänt LISTUTSKRIFTER Alla listor i Vitec Hyra går att skriva ut. Tidigare har utskrifterna varit svåra att få läsbara då alltför många kolumner oftast skulle trängas in på ett A4. Nu har ett första steg tagits mot snyggare och mer läsbara utskrifter. Innan listan skrivs ut får användaren nu välja vilka kolumner som ska ingå i utskriften samt om den vill kan utskriften förhandsgranskas. INSTÄLLNING FÖR ATT ANVÄNDA AVGIFTSTYPENS NAMN ISTÄLLET FÖR NUMMER I DROPDOWNLISTOR En inställning har tillkommit i alternativdialogen: Inställningen avgör om avgiftstypers namn eller nummer ska skrivas först i dropdownlistor där avgiftstyp ska väljas. T ex i dialogen för att skapa en avgift. 4
Exempel: Om inställningen är som ovan kommer dropdownlistan att fyllas som nedan vilket även ger möjlighet att mata in de första tecknen i avgiftstypens namn för att hitta den i listan. 5
Dynamiska betalningsperioder I tidigare versioner av Vitec Hyra har endast fyra fasta betalningsperioder existerat: År, Halvår, Kvartal och Månad. Från och med version 1.54 kan egna betalperioder skapas. Dessa skapas, redigeras och raderas via dialogen Grunddata Betalning Betalningsperioder. I fallet ovan har en betalningsperiod Student skapats. Ett års hyra fördelas i 360 delar över året. En betalningsperiod måste fördela alla 360 delar för att kunna sparas. Ovan har hyran fördelats så att hyresgästen inte behöver betala någon hyra i juli och halv hyra i juni och augusti. I fältet Perioder per år har man angivit 10 för att periodbelopp i listor ska räknas som årsbeloppet genom 10. 6
Efter att en betalningsperiod skapats finns den valbar då nya kontrakt skapas eller befintliga redigeras. 7
Värderingslista (Rent-role) Under Vitec-knappen Rapporter Värderingslista (Rent-role) kan en guide för att ta fram värderingsrapporter öppnas. Efter urvalet i steg ett kommer användaren till steg 2 där summeringar av alla avgifter per objekt visas i en lista. I fallet nedan har objektstyperna under objektstypsgrupperna Bilplats och Bostad markerats för gruppering för att få färre rader i listan. (grupperade rader är inom den röda markeringen) 8
För att värderingslistan ska kunna summera in avgifter under lämplig kolumn (ex Hyra, Värme, El osv) krävs en översyn av avgiftstypsregistret där avgiftstyper kan kategoriseras. Värderingslistan går även att få ut i Excel vi knappen Exportera till Excel: 9
Distribution BGCINVOICE/FIL FÖR EXTERN UTSKRIFT - JUSTERINGAR I FORMAT 1. Informationen till taggarna <street> och <town> under <agreementreference><objectaddress> hämtas nu ifrån huvudobjektet på fakturan istället för ifrån huvudobjektets fastighet. 2. Texten "Avgår förskottsbetalning" som skrevs i taggen <text> under <expenses> har bytts till "Varav förskottsbetald". STANDARDAVIN FÖR HYRESFAKTURA JUSTERAD AVSEENDE LÄGENHETSNUMMER Lägenhetsnummer skrivs inte längre ut på varje avgiftsspecifikationsrad utan istället efter gatuadressen i adressfältet. Lägenhetsnummer skrivs inte dit om adressfältet fylls av en aviadress utan endast då det är objektsadressen som skrivs i fältet. Inga justeringar är gjorda i filer till Svefaktura eller BGCInvoice. SORTERING PÅ AVGIFTER PÅ FAKTURA SAMT I BGC INVOICE-FIL Avgifterna på fakturorna sorteras nu i följande ordning: 1. Hyra 2. Hyra rabatt 3. Tillägg 4. Tillägg rabatt 10
Lägenhetsstatus via kortkommando från objektsnivå När ett objekt är valt, i listan över sökresultat eller via trädet, kan användaren trycka CTRL+M för att visa lägenhetsstatus på det valda objektet. 11
Prestanda kring fakturering Faktureringen går nu snabbare och överföringen av data till klienten tar upp mindre resurser. I faktureringsguiden visas bara underlag på vald fastighet(er) och varning ges när listan riskerar att laddas med väldigt mycket data. Totalsummorna för alla underlag visas under listan (rödmarkerat i bild nedan) Detaljerad momsrapport per faktura I momsrapporten kan man nu välja att visa de ingående fakturorna för enklare spårbarhet. Dokumentflik på kontraktsfliken Dokumentarkivet visas för kontraktet på kontraktsfliken för att ha en kortare väg dit än att redigera kontraktet för att se dokumenten. 12
Förhinder att läsa in samma betalfil två gånger Efter att betalfil lästs in i systemet skrivs på första rad i filen en "Vitec-rad" med status Inläst samt datum och klockslag. Vidare flyttas filen till en inre mapp med namnet Inlästa. Syftet med detta är att förhindra att samma betalfil läses in två gånger i Vitec Hyra. Justering i funktion som föreslår fr o m datum på nya kontrakt. Tidigare föreslogs alltid den första i månaden efter föregående hyresgästkontrakt på objektet som fr o m datum då ett nytt kontrakt skapades på ett objekt. De nya reglerna för förslag till fr o m datum är: 1. Om närmast föregående hyresgästkontrakt (d v s inte vakant) har avflyttningsdatum >30 dagar bakåt i tiden föreslås den förste i nästa månad som inflyttningsdatum. Detsamma gäller för objekt där det aldrig funnits något hyresgästkontrakt. 2. Om närmast föregående hyresgästkontrakt (d v s inte vakant) har avflyttningsdatum <30 dagar bakåt i tiden föreslås istället dagen efter detta kontrakt som inflyttningsdatum, vare sig det är bakåt i tiden eller inte. 13