Sammanställning och analys: Webbenkät för medarbetare om gemensamt intranät för Umeå universitet

Informationsenheten Förstudie om Universitetsgemensamt intranät Ulrika Bergfors Kriström Sammanställning och analys av webbenkät rörande intranät 8 januari 2012 Sid 1 (37) Sammanställning och analys: Webbenkät för medarbetare om gemensamt intranät för Umeå universitet

Sid 2 (37) Beställare Beställare: Informationsenheten, Umeå Universitet 901 87 Umeå, Sweden Kontaktperson: Ulrika Bergfors Kriström Bitr. informationschef/asst. Head of Information Office Tel: +46 (0) 90 786 65 52, +46 (0) 70 245 90 16 E-post: ulrika.bergfors@adm.umu.se Leverantör Leverantör: StudentConsulting AB, Umeå Universums Gränd 8 907 36 Umeå Kontaktperson hos leverantör: Andreas Lindqvist Affärschef Tel:+46 (0)8 402 66 49, +46 (0)20 360 370 E-post: andreas.lindqvist@studentconsulting.se Ansvarig för sammanställning och analys: Rickard Klinkert Konsult Tel: +46 (0)73 782 66 19 E-post: rickardklinkert@hotmail.com

Sid 3 (37) Innehållsförteckning Sammanställning och analys: Webbenkät för medarbetare om gemensamt intranät för Umeå universitet... 1 Beställare... 2 Beställare:... 2 Kontaktperson:... 2 Leverantör... 2 Leverantör:... 2 Kontaktperson hos leverantör:... 2 Ansvarig för sammanställning och analys:... 2 Inledning... 5 Bakgrund... 5 Avgränsningar... 5 Tillförlitlighet... 5 Sammanställning... 6 Deltagare... 6 Generella data i den svenska enkäten... 8 Fråga 4 och 5: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete.... 8 Fråga 6 och 7: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete.... 10 Fråga 8: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans?.. 13 Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet?... 14 Fråga 10: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra genom din mobiltelefon/surfplatta, etc?...15 Fråga 11: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet?... 16 Fråga 12: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av?... 17 Generella data i den engelska enkäten... 18 Fråga 4 och 5: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete.... 18 Fråga 6 och 7: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete.... 19 Fråga 8: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans?.. 22 Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet?... 23

Sid 4 (37) Fråga 10: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra genom din mobiltelefon/surfplatta?... 24 Fråga 11: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet?... 25 Fråga 12: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av?... 26 Kategorisering av variabler i den svenska enkäten... 27 Kategoriserad data i den svenska enkäten... 28 Fråga 1 och 2.... 28 Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet?... 29 Resultat/Slutsatser... 32 Fråga 4. Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete.... 32 Fråga 5. Har du valt annat i föregående fråga, så kan du specificera ditt svar här... 33 Fråga 6. Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete.... 34 Fråga 7. Har du valt annat i föregående fråga, så kan du specificera ditt svar här.... 35 Fråga 8. Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans... 35 Fråga 9. Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet?... 35 Fråga 10. Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra med din mobiltelefon/surfplatta, etc?... 35 Fråga 11. Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet?... 35 Fråga 12. Hur viktigt är det för dig själv att kunna anpassa innehåll på ett intranät?. 35 Fråga 13. Övriga kommentarer.... 35 Bortfall... 36 Reliabilitet och validitet... 36 Referenser... 37 Litteratur:... 37 Muntlig referens:... 37 Bilagor... 37

Sid 5 (37) Inledning Bakgrund I samband med den förstudie kring ett universitetsgemensamt intranät, som bedrivs av Umeå universitet har en webbenkät skickats ut till samtliga, ca 4200, anställda vid universitetet. Webbenkäten var uppdelad i två i stort sett likadana formulär; på svenska och på engelska, och var öppen from den 14 december tom den 22 december 2011. Avgränsningar Enkätundersökningen med inkluderande analys syftar till att svara på frågor om hur anställda prioriterar olika typer av information och uppgifter som de utför i sitt arbete. Detta i sin tur för att få en uppfattning om de verktyg och den information som enligt de anställda bör förekomma i ett universitetsgemensamt intranät. Ur analysen ska det även framgå om det finns samband mellan olika variabler såsom roll, organisatorisk tillhörighet osv. Då webbenkäten är utformad i två format (engelska och svenska) genomförs två analyser parallellt. Resultaten presenteras till stor del på samma sätt men analysen görs enskilt för var och en av enkäterna. Den engelska enkäten har färre antal svar och därför ligger tyngdpunkten på sammanställning och analys av den svenska webbenkäten. Tillförlitlighet En bedömning av tillförlitligheten ska göras och webbenkätens validitet presenteras för att styrka de resultat och slutsatser som ges i rapporten.

Andel i procent [%] Sammanställning och analys: Sid 6 (37) Sammanställning Deltagare De inledande tre frågorna i enkäterna beskriver enkätdeltagarnas arbetssituation vid Umeå universitet. Nedanstående tabell 1 och figur 1-3 presenterar det underlag av anställda som deltagit i webbenkäten. I tabellen kan det initialt ses att det är relativt låga svarsfrekvenser (20 %/17%) för webbenkäterna. Dessa låga svarsfrekvenser försvårar möjligheten att konstatera om resultatet är representativt för alla anställda vid Umeå universitet. Samtidigt kan man utav de som har svarat på enkäten se vissa mer eller mindre relevanta frågor som kan utgöra riktlinjer för de områden som bör fokuseras på inom ett framtida intranät. Ytterligare kommentarer om detta specificeras i avsnitten bortfall samt reliabilitet och validitet. Tabell 1. Sammanställning, av antalet deltagare i webbenkäten, per språk och totalt. Siffrorna rörande antalet tillfrågade är en uppskattning, där det totala antalet antas vara 4200 st varav utländska utgör mellan 7-10% av dessa. Antal deltagare Antal tillfrågade (ca) Svarsfrekvens % (ca) Svensk enkät 799 3900 20 Engelsk enkät 52 300 17 Totalt 851 4200 20 Vidare kan man i figur 1 se att fördelningen av roller till stor del är olika mellan den svenska och den engelska webbenkäten. I den svenska utgör den största delarna av Teknisk/ administrativ och därefter lärare och forskare i fallande ordning. I den engelska motsvarigheten dominerar forskare och därefter lärare och forskarstuderande. Noteras bör att deltagarna haft möjlighet att kryssa i flera huvudsakliga roller vilket gör att det totala antalet roller i figuren är större än antalet deltagare i webbenkäten. Fritextinformationen under posten övrigt redogörs fullt ut för i bilaga 1. Ett urval av de roller som fyllts i under denna post är bibliotekarie, excerpist, informatör och projektassistent. 1. Vilken är din huvudsakliga roll? 50 45 40 35 30 25 20 Svensk enkät Engelsk enkät 15 10 5 0 Roller Figur 1. Rollfördelningen i procent i webbenkäten.

Andel i procent [%] Sammanställning och analys: Sid 7 (37) I figur 2 nedan är fördelningen av arbetsplatser relativt lika. I den svenska dominerar samhällsvetenskaplig fakultet före medicinsk fakultet även universitetsförvaltning och teknisk-naturvetenskaplig fakultet utgör stora delar utav deltagarna i webbenkäten. I den engelska webbenkäten utgör medicinsk-, samhällsvetenskaplig och teknisknaturvetenskaplig fakultet de största andelarna av deltagarna. Fritextinformationen under posten övrigt redogörs för i bilaga 1. Ett urval av de delar som fyllts i under denna post är Universitetsbiblioteket, universitetsledning och universitetsservice. 35 2. Vilken del av universitetet arbetar du inom? 30 Andel i procent [%] 25 20 15 10 5 Svensk enkät Engelsk enkät 0 Universitetets delar Figur 2. Fördelning av deltagarna i webbenkäten inom respektive universitetsdel. I den tredje frågan om arbetstid har en stor andel (66 %) av de svenska deltagarna varit anställda mer än fem år. Sammanlagt utgör anställningstiden längre än ett år mer än 90 procent av deltagarna. I den engelska webbenkäten är deltagarna flest i gruppen som har en anställningstid mellan ett till fem år. 70 3. Hur länge har du varit anställd vid Umeå universitet? 60 50 40 30 20 Svensk enkät Engelsk enkät 10 0 Anställningstid Figur 3. Anställningstidens fördelning bland deltagarna i webbenkäten.

Sid 8 (37) Generella data i den svenska enkäten Det generella datat motsvarar fråga 4-13 i enkäten. Samtliga fritextfrågor redogörs för i bilaga 1. Fråga 4 och 5: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. De generella resultaten i fråga 4 och 5 presenteras i detta avsnitt. Observera att fråga 5 utgör delfråga 25 i fråga 4. Om enkätdeltagaren kryssar i posten Annat, kan detta specificeras i ett frivilligt textfält som är fråga 5. Samtliga kommentarer i fråga 5 redogörs för i bilaga 1. Inledningsvis presenteras nedan i tabell 2 en frekvenstabell med relativa frekvenser (procent) för fråga fyra. Här kan en första ledning fås för vilka frågor som är av större eller mindre relevans ur ett generellt perspektiv. Vid en första analys märks den största procentandelen med grönt om den utgör störst andel och tillhör alternativ 4 och 5 (mycket relevant). Det ger en indikation om att frågan tenderar att vara av större relevans. På samma sätt markeras de värden som utgör största andel i en fråga och som motsvarar siffran 1 (inte alls relevant) eller 2. A i detta fall utgörs av punkten Kan inte ta ställning till och B anger andelen utelämnade svar. Ur tabell 2 kan de färgmarkerade gröna värdena utläsas och de till synes mer relevanta frågorna utgörs av: Anställning, Arbetsmiljö och hälsa, Instruktioner och lathundar, Interna nyheter, kalender, kartor och adresser, kontaktuppgifter, publikationer samt regler och riktlinjer. De rödmarkerade som indikerar att frågan tenderar att vara mindre relevant är information; för chefer, som ger stöd i forskning och som ger stöd i undervisning. Det ska tilläggas att det tydligt ur tabellen kan ses att vissa av de röda och även ur några av de grönmarkerade är tveksamma, då procenttalet är störst, men det finns en spridning i resultatet. I frågorna 6, 7, och 8 är det även så att där finns, bortsett från fritextfråga nummer 25, de största andelarna av deltagare som väljer svarsalternativet Kan ej ta ställning.

Sid 9 (37) Tabell 2. Relativ frekvenstabell tillhörande fråga 4 i webbenkäten: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Svarsalternativ 1 är inte alls relevant och svarsalternativ 5 är mycket relevant. Kategori A utgörs av svaret "Kan ej ta ställning" och kategori B av utblivet svar på respektive fråga. Talen är andelar och presenteras i procent (%). För kompletterande histogram, se bilaga 2. 4. Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. 1 2 3 4 5 A B 1. Anställning (lön, förmåner, avtal, arbetstid) 9,6 15,3 19,9 21,4 32,7 0,8 0,4 2. Arbetsmiljö och hälsa 9,6 15,9 18,3 24,4 30,5 1,0 0,3 3. Bilder och grafik som är fria att användas för 11,5 19,3 29,0 21,0 16,4 2,3 0,5 anställda 4. Ekonomi (planering, redovisning, uppföljning) 19,0 22,5 24,7 16,9 14,3 2,4 0,3 5. Externa nyheter 11,3 23,2 34,8 19,3 8,9 2,1 0,5 6. Information för chefer 30,4 18,3 16,5 16,0 10,8 7,1 0,9 7. Information som ger stöd i forskning 22,2 13,5 16,8 20,8 21,0 5,4 0,4 8. Information som ger stöd i undervisning 22,7 13,8 16,0 21,7 19,6 5,6 0,6 9. Instruktioner och lathundar 3,0 9,5 23,2 32,0 29,7 2,3 0,4 10. Interna nyheter och nyheter från ledningen 2,8 9,0 26,3 32,3 28,8 0,6 0,3 11. Kalendarium med aktiviteter och händelser 3,6 10,4 26,5 35,2 23,2 1,0 0,1 12. Karriärvägar och kompetensutveckling 9,3 20,2 27,2 24,8 16,6 1,6 0,4 13. Kartor och adresser 6,5 19,3 25,7 26,7 20,0 0,9 1,0 14. Kompetensnätverk, grupper och samverkansprojekt 9,3 17,9 32,4 25,3 11,9 2,8 0,5 15. Kontaktuppgifter 2,0 6,6 18,0 29,2 43,1 0,5 0,6 16. Lediga jobb 23,7 24,5 28,0 13,5 8,5 1,1 0,6 17. Medarbetarporträtt, intervjuer, framgångssagor 26,4 28,7 29,3 9,0 4,8 1,5 0,4 18. Mål, vision och värderingar 10,4 19,6 31,9 23,4 13,1 1,3 0,3 19. Organisationsinformation 5,4 16,6 32,2 28,0 16,6 0,8 0,4 20. Personlig presentationssida (kompetensprofil) 14,4 19,5 33,2 19,3 10,4 3,0 0,3 21. Publikationer (rapporter, artiklar etc.) 12,6 12,8 23,8 26,3 21,5 2,8 0,3 22. Pågående projekt inom universitetet 5,6 11,5 35,2 31,3 14,4 1,5 0,5 23. Regler och riktlinjer 3,3 8,6 23,0 30,3 33,7 0,8 0,4 24. Upphandlingar, avtal och leverantörer 11,4 18,6 25,4 23,5 17,6 2,0 1,4 25. Annat, specificera gärna i textfältet nedan 3,8 0,8 2,8 1,6 2,6 58,7 29,8 Med hjälp av grundläggande statistiska indikatorer kan man ytterligare få en uppfattning om relevansen i frågorna. I figur 4, nedan, återfinns medelvärde och median för respektive fråga i webbenkäten. Medelvärdet är i detta fall ett inte ett helt korrekt mått då det inte görs något antagande om typ av statistisk fördelning. Men för att komplettera resonemanget kring tabell 2 visar medelvärdet att de genomsnittliga svaren är centrerade kring betyget tre och svaren under fråga 4 är generellt sett av relevant karaktär.

Sid 10 (37) Figur 4. Graf över medelvärde- (blå) och medianfördelning (lila) i fråga 4 i webbenkäten: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Grafen är ordnad frågorna med högst medelvärde befinner sig till vänster och de med lägst till höger. Överlag tenderar medelvärdet och medianen att visa på samma frågor som är relevanta och till viss del mindre relevanta som de frågor som tydliggjordes av tabell 2. I jämförelse med analysen som gjordes av tabell 2 är lediga jobb och medarbetareporträtt, intervjuer och framgångssagor, exempel på frågor som har en mindre relevans ur medelvärdessynpunkt. I fråga 7 och 8 ligger medianen och medelvärdet kring 3, även fast de i tabell två var rödmarkerade. Fördelningen av datat i dessa frågor tenderar därför att vara jämn över svaralternativen, dvs. För att tydligare få en klarhet i om den är relevant eller inte skulle man behöva belysa frågorna ytterligare genom en utförligare analys. Fråga 6 och 7: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. På samma sätt som i fråga fyra utgör fråga sju en delfråga av fråga sex. Om enkätdeltagaren kryssar i posten Annat, kan detta specificeras i ett frivilligt textfält som är fråga sju. Samtliga kommentarer i fråga sju redogörs för i bilaga 1 och histogram för samtliga delfrågor återfinns i bilaga 2. Fråga sex utgörs av 31 st delfrågor och presenteras i likhet med föregående avsnitt först i en frekvenstabell, för att därefter jämföras mot en graf över medelvärde och median i respektive fråga. De färgmarkerade värdena indikerar att värdet utgör störst andel. Rött för svar som indikerar mindre relevans (1 och 2) och grönt för de värden som har högre relevans(3 och 4). Ur tabellen nedan framgår vissa direkta relevanta frågor (grönmarkerade): Att hitta en person, hantera kalendern, artikelsöka, hantera dokument och rapportera sjukledighet är de största andelarna av frågor som anses relevanta. Samtidigt framgår att uppgifter som annonsering, hantera personalrekryteringar, användning av sociala funktioner och hantering av ekonomifrågor och fakturor är övervägande mindre relevanta. I flera av de fall, där

Sid 11 (37) andelen svar som visar på att frågan saknar relevans är hög, kan man se en höjning av andelen som svarar kan ej ta ställning till (A i tabellen). Tabell 3. Relativ frekvenstabell tillhörande fråga 6 i webbenkäten: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. Svarsalternativ 1 är inte alls relevant och svarsalternativ 5 är mycket relevant. Kategori A utgörs av svaret "Kan ej ta ställning" och kategori B av utblivet svar på respektive fråga. Talen är andelar och presenteras i procent (%). För kompletterande histogram, se bilaga 2. 6. Ange hur relevanta följande uppgifter är för 1 2 3 4 5 A B ditt dagliga arbete. 1. Annonsera på köp/sälj, hyres/uthyres (t.ex. begagnat, 72,5 15,4 7,3 1,8 1,3 1,5 0,4 bostadsannonser) 2. Använda sociala funktioner (statusuppdatera, 50,4 24,4 13,6 7,0 3,0 1,3 0,3 kommentera, blogga etc.) 3. Begära ersättning (utlägg, resor, övertid) 11,4 18,5 25,7 23,4 19,3 1,4 0,4 4. Bifoga platsinformation (karta) i bokningar, mejl etc. 18,9 20,3 26,2 18,5 13,4 2,6 0,1 5. Boka lokal, resurser (projektor, labbutrustning etc.) 9,6 15,6 21,4 24,7 26,7 1,5 0,5 6. Boka resor 13,8 17,0 24,4 25,2 17,5 1,6 0,5 7. Dela med sig (erfarenheter, dokument, bilder) 13,4 23,0 30,2 20,2 11,3 1,5 0,5 8. Delta i diskussionsforum och bidra till wikis (webbplats 31,9 27,4 22,4 9,6 4,1 3,9 0,6 med sidor som redigeras av besökarna) 9. Få support/göra felanmälan 5,9 15,1 21,8 28,4 27,4 1,1 0,3 10. Göra forskningsansökningar 37,4 11,9 11,9 14,8 16,1 7,4 0,5 11. Göra inköp (datorer, telefon, kontorsmaterial etc.) 25,7 17,8 20,8 17,4 15,6 2,3 0,5 12. Ha videokonferens eller e-möte 20,2 16,6 24,3 18,1 17,4 2,8 0,6 13. Hantera dokument (samarbeta, dela, 8,1 11,0 20,4 25,9 32,4 1,6 0,5 versionshantera) 14. Hantera ekonomifrågor (budget, löner, resultat) 40,2 18,9 14,4 9,5 11,5 4,6 0,9 15. Hantera fakturor 40,3 16,9 13,0 10,0 13,9 4,9 1,0 16. Hantera personliga kalendern, mejl, att-göra-listor 9,4 8,3 17,8 21,4 41,3 1,3 0,6 etc. 17. Hantera personalrekryteringar 53,8 14,8 11,0 6,0 6,1 7,6 0,6 18. Hitta blanketter 6,9 14,4 23,5 24,9 29,3 0,8 0,3 19. Hitta en person (telefonnummer, kompetens etc.) 2,3 8,4 15,1 27,9 45,4 0,5 0,4 20. Hänvisa telefonen 20,0 16,6 18,3 17,0 25,5 2,1 0,4 21. Jobba i läroplattform med undervisningsrelaterade 37,0 12,9 11,4 11,6 18,8 7,6 0,6 frågor 22. Kommunicera online med kollegor via t.ex. chatt, 24,4 18,9 20,7 15,5 17,4 2,6 0,5 skype 23. Ladda ner mallar (med grafisk profil) 11,3 15,4 26,8 25,9 18,9 1,4 0,4 24. Rapportera sjukledighet, semester, föräldraledighet 8,3 11,8 22,4 24,3 32,2 0,9 0,3 etc. 25. Skicka ut aviseringar eller sms till olika grupper 28,9 15,8 20,7 17,5 13,1 3,6 0,4 26. Söka artiklar 17,3 11,5 14,3 16,4 36,7 3,1 0,8 27. Ta del av egna nyhetsbevakningar 13,6 17,9 29,3 21,7 14,4 2,5 0,6 (omvärldsbevakning) 28. Ta del av viktiga nyckeltal för verksamheten 25,8 21,0 25,2 15,4 8,4 4,0 0,3 29. Tidsrapportera 28,7 18,1 18,5 12,5 18,3 3,8 0,1 30. Utveckling av undervisning eller ta fram kursmaterial 33,8 11,5 13,6 16,1 17,6 6,6 0,6 31. Annat, specificera gärna i textfältet nedan 4,5 0,6 1,9 0,8 1,8 58,1 32,4

Sid 12 (37) Figur 4, nedan, bekräftar de färgmarkerade värdena i tabellen. En större andel av frågorna är dessutom förlagda till den högra delen av grafen, dvs. större irrelevans. Ur grafen ser man ytterligare att åsikterna i någon mån är tydligare kring relevansen av uppgifterna. Exempelvis når medianen i denna figur i tre frågor ned till ett, vilket innebär (precis som det kan utläsas ur tabell 2) att fler än 50 % tycker att uppgifterna 1, 2 och 17 inte alls är relevanta. Figur 5. Graf över medelvärde- (blå) och medianfördelning (lila) i fråga 6 i webbenkäten: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. Grafen är ordnad frågorna med högst medelvärde befinner sig till vänster och de med lägst medelvärde till höger.

Sid 13 (37) Fråga 8: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans? I nedanstående figur 6 framgår tydligt att det är viktigt för de anställda i sin helhet att kunna arbeta med ett intranät hemifrån eller på distans. Medelvärdet i frågan är 4.2 och medianen är 5, vilket starkt överensstämmer med en övergripande analys av histogrammet. Bortfallet som utgörs av svarsalternativet Kan ej ta ställning till är ca 4.3 procent. Det skulle inte kunna påverka resultatet signifikant om den gruppen svarat annorlunda. Figur 6. Histogram över svarsfördelningen i fråga 8: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 14 (37) Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet? I nedanstående figur 7 kan man se att svaren från enkätdeltagarna fördelar sig relativt jämnt kring svarsalternativ 3. I detta fall är ca 11.4 procent oförmögna att ta ställning i frågan vilket bör anses vara ett relativt stort bortfall. Det är också en indikator på svårigheten att fatta beslut i frågan, då distributionen i stort sett visar att det varken är mycket viktigt eller inte alls viktigt. Denna fråga bör därför analyseras kategoriskt då den med stor sannolikhet har olika betydelser för olika arbetsroller eller universitetsdelar. Både medelvärdet och medianen i frågan är tre vilket även bekräftar föregående påstående. Figur 7. Histogram över svarsfördelningen i fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 15 (37) Fråga 10: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra genom din mobiltelefon/surfplatta, etc? Vid en första anblick kan man se att resultaten i figur 8, tillhörande fråga 10, i största majoritet tillhör kategorin mycket viktigt. De anställda prioriterar alltså generellt sett att ha kompatibilitet med mobiltelefoner och surfplattor etc. Det är emellertid så att även i denna fråga finns ett relativt stort bortfall i de som ej kan ta ställning i frågan, 9.4 procent. Skulle denna grupp av enkätsvar haft uppfattningen att det inte alls är viktigt hade svarsutgången varit annorlunda. Det går även att urskilja en ojämnhet då antalet svarande kryssat för alternativ 1 är större ä alternativ två. Det tyder på en splittring i resultatet som kan analyseras närmre med hjälp av kategorisering av variablerna. Medelvärdet i frågan är 3.6 och medianen 4, vilket i kombination med att majoriteten svar är 4 och 5, visar på en övervägande viktig fråga ur ett allmänt perspektiv. Figur 8. Histogram över svarsfördelningen i fråga 10: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra med din mobiltelefon/surfplatta, etc? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 16 (37) Fråga 11: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet? I denna fråga pekar diagrammet på en övervägande viktig funktion. Majoriteten av svaren, illustrerade i figur 9 nedan, är antingen 4 eller 5 vilket tyder på att frågan är viktig för enkätdeltagarna. I denna fråga är bortfallet som svarat Kan ej ta ställning till väldigt stort (19,3 procent). Men eftersom svarsalternativen 1 och 2 endast utgör knappa 9.5 procent tillsammans bör analysen ändå utgå från att frågan har hög relevans. Figur 9. Histogram över svarsfördelningen i fråga 11: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 17 (37) Fråga 12: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av? Resultatet som presenteras i histogrammet i figur 10 nedan indikerar att det är viktigt för enkätdeltagarna att kunna anpassa innehållet på ett intranät. Svarsalternativ 4 och 5 står för ca 68 procent vilket i kombination med bortfallet i alternativet kan ej ta ställning, som är ca 8 procent, leder till att det med stor sannolikhet är en viktig fråga. Medelvärdet är 4,0 och medianen 4, vilket bekräftar tidigare påstående. Figur 10. Histogram över svarsfördelningen i fråga 12: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 18 (37) Generella data i den engelska enkäten Det generella datat motsvarar fråga 4-13 i enkäten. Samtliga fritextfrågor redogörs för i bilaga 1. För instruktioner rörande den presentation och tolkning som genomförs, se motsvarande kapitel vid sammanställning av data för den svenska enkäten. Antalet deltagare i den engelska enkäten är 52st vilket är en liten datamängd att bygga stora slutsatser ifrån. Det kan emellertid användas för att få förståelse för vilka frågor som är viktiga för de utländska anställda särskilt i förhållande till resultaten för den svenska enkäten. Fråga 4 och 5: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Ur tabell 4 kan de färgmarkerade gröna värdena utläsas och de till synes mer relevanta frågorna utgörs av: Publikationer, forskningsinformation, kalendarium, kontaktinformation samt bilder och grafik som får användas fritt av fakultet och medarbetare. De rödmarkerade värdena i tabellen, som indikerar att frågan tenderar att vara mindre relevant, är precis som i den svenska enkäten information för chefer. Det är föga förvånande då antalet som angett att deras huvudsakliga roll är chef med personalansvar i den engelska webbenkäten endast är en deltagare. Tabell 4. Frekvenstabell tillhörande fråga 4 i den engelska webbenkäten: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Svarsalternativ 1 är inte alls relevant och svarsalternativ 5 är mycket relevant. Kategori A utgörs av svaret "Kan ej ta ställning" och kategori B av utblivet svar på respektive fråga. För kompletterande histogram, se bilaga 2. 4. State how relevant the following types of information are for your daily work. 1 2 3 4 5 A B 1. Calendar with activities and events 3 5 11 11 22 0 0 2. Career paths and professional development 8 6 9 15 14 0 0 3. Competence networks, groups and collaboration projects 4 2 7 23 15 1 0 4. Contact information 2 5 10 16 19 0 0 5. Economy (planning, accounting, follow-up) 7 13 14 7 7 4 0 6. External news monitoring 9 10 13 10 5 5 0 7. Information for heads of departments/units/divisions 13 7 12 9 8 3 0 8. Information supporting educational matters 5 6 9 20 11 1 0 9. Information supporting research matters 0 3 6 20 23 0 0 10. Instructions and manuals/guides 4 2 11 17 18 0 0 11. Internal news and management information 2 6 15 20 8 1 0 12. Maps and addresses 4 8 12 14 12 1 1 13. Objectives, vision and values 11 7 11 11 7 5 0 14. Ongoing projects within the university 4 5 17 15 11 0 0 15. Open positions 9 7 12 10 14 0 0 16. Organisation information 4 8 19 11 10 0 0 17. Personal presentation page 2 5 14 13 17 0 1 18. Pictures and graphics that are free to use for faculty and staff 3 9 10 11 19 0 0 19. Portraits of faculty and staff, interviews, success stories 3 8 22 8 10 1 0 20. Publications (reports, articles, etc.) 2 3 7 15 25 0 0 21. Purchasing, agreements and suppliers 8 9 12 14 5 4 0 22. Rules and guidelines 3 5 11 20 13 0 0 23. Work environment and health issues 3 8 12 17 12 0 0 24. Other. Please specify in the text field below 1 0 2 3 4 19 23

Sid 19 (37) Som komplement till tabell 4 illustreras i figur 11, nedan, medelvärde och median för fråga 4 i webbenkäten. Figur 11. Graf över medelvärde- (blå) och medianfördelning (lila) i fråga 4 i den engelska webbenkäten: Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Grafen är ordnad så att de frågorna med högst medelvärde befinner sig till vänster och de med lägst till höger. I stort representerar medelvärdes- och medianfördelningen de färgmarkerade värdena i föregående tabell. Det som är extra intressant ur figur 11 är att medianen aldrig passerar skalsteg 3, och medelvärdet korsar trean först i de 5 lägst rangordnade frågorna. Det tyder på att det i allmänhet är övervägande åsikter om att de frågor som ställs är viktiga. Det är däremot så att antalet svarande är få och därför kan resultatet endast utgöra en ledning om vilka frågor som är relevanta eller irrelevanta. Fråga 6 och 7: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. Fråga sex och sju utgörs av 26 st frågor och presenteras i likhet med tidigare sammanställningar först i en frekvenstabell, för att därefter jämföras mot en graf över medelvärde och median i respektive fråga. Ur tabell 5, nedan, framgår vissa direkta relevanta frågor (urval av grönmarkerade): Att hantera epost, kalender mm, göra resereservationer, bokning av lokaler och resurser, begära ersättning, hantera dokument och hitta blanketter. Samtidigt framgår att uppgifter som annonsering, hantera personalrekryteringar och fakturor samt att bifoga platsinformation är övervägande mindre relevanta.

Sid 20 (37) Generellt i tabellen kan man se att det är flera frågor där antalet svar som visar kan ej ta ställning till (A i tabellen) är många. I likhet med sammanställningen i den svenska enkäten är det dessutom så att i de fall detta svar är högst är också majoriteten av svaren lokaliserade kring alternativen 1, och 2. Det vill säga mindre relevanta. Det kan bero på att de inte anser frågan vara relevant, men även att det är relevant för vissa grupper. För att utreda detta vidare skulle man dock behöva ett större underlag än 52 personer som det totala antalet enkätdeltagare i den engelska enkäten uppgår till. Tabell 5. Frekvenstabell tillhörande fråga 6 i den engelska webbenkäten: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. Svarsalternativ 1 är inte alls relevant och svarsalternativ 5 är mycket relevant. Kategori A utgörs av svaret "Kan ej ta ställning" och kategori B av utblivet svar på respektive fråga. För kompletterande histogram, se bilaga 2. 6. State how relevant following tasks are for your daily work. 1 2 3 4 5 A B 1. Advertise buy/sell/lease/rent (i.e. second hand, housing ads) 24 12 6 4 2 4 0 2. Attach location information (map) in bookings, e-mail, etc. 15 9 14 7 2 4 1 3. Attend discussion forums and contribute to wikis (web site that are edited by users) 12 15 15 6 2 2 0 4. Book premises or resources (projectors, lab equipment, etc.) 2 8 12 10 18 2 0 5. Claim compensation (cost, travels, overtime) 4 2 10 20 14 2 0 6. Communicate online with colleagues through, i.e., chat or skype 4 4 12 15 15 2 0 7. Divert phone (or phone management) 16 3 13 9 5 6 0 8. Download templates (with visual identity of the university) 6 8 10 15 9 3 1 9. Find forms 1 5 13 18 12 3 0 10. Get support/report a problem 1 7 13 13 15 3 0 11. Make purchases (computer, telephone, office supplies, etc.) 11 9 9 17 3 3 0 12. Make travel reservation/booking 1 6 10 12 19 4 0 13. Manage documents (collaborate, share, version control) 7 3 9 18 11 4 0 14. Manage economic issues (budget, salaries, results) 10 13 10 11 4 2 2 15. Manage, e-mail, personal calendar, e-mail, to-do-lists, etc. 3 2 8 11 26 1 1 16. Manage staff recruitments 25 7 7 7 1 4 1 17. Perform video conference or e-meeting 12 6 12 11 6 4 1 18. Process invoices 20 6 10 6 5 4 1 19. Report sick leave, vacation, parental leave, etc. 6 8 10 12 13 1 2 20. Send alerts or text messages to different groups 8 6 14 15 5 3 1 21. Share (experiences, documents, pictures) 8 8 9 14 9 2 2 22. Take part in individual external news monitoring (competitive intelligence) 14 7 11 7 3 9 1 23. Take part of important key figures for the unit 13 4 14 9 3 8 1 24. Time reporting 16 7 14 6 2 6 1 25. Use social functions (status update, comment, blog, etc.) 18 9 9 8 3 3 2 26. Other. Please specify in the text field below 1 0 1 2 1 20 27

Sid 21 (37) Figur 12, nedan, bekräftar de färgmarkerade värdena i tabell 5. En större andel av frågorna är dessutom förlagda till den högra delen av grafen, dvs. större irrelevans. Den visar samma trend som i den svenska sammanställningen av fråga 6 då vissa frågor tydligare framförallt är irrelevanta. Uppgifter som annonsering (1), rekrytering (16) och sociala funktioner (25) överensstämmer väl med den svenska enkätens svar och tenderar att vara irrelevanta. Samtidigt är uppgifter som hantering av epost mm, resereservationer och begärande av ersättning fortsatt indikerat relevanta. Figur 12. Graf över medelvärde- (blå) och medianfördelning (lila) i fråga 6 i den engelska webbenkäten: Ange hur relevanta följande uppgifter är för ditt dagliga arbete. Grafen är ordnad så att de frågorna med högst medelvärde befinner sig till vänster och de med lägst medelvärde till höger.

Sid 22 (37) Fråga 8: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans? I nedanstående figur 13 framgår, i likhet med den svenska enkäten, att det är viktigt att kunna arbeta med ett intranät hemifrån eller på distans. Medelvärdet i frågan är 4.5 och medianen är 5, vilket i kombination med en bildlig analys av histogrammet bekräftar slutsatsen att det är mycket viktigt. Bortfallet som i detta utgörs av Kan ej ta ställning till är ca 3.8 procent vilket inte skulle kunna påverka resultatet signifikant om den gruppen skulle svarat annorlunda. Figur 13. Histogram över svarsfördelningen i fråga 8 i den engelska webbenkäten: Hur viktigt är det att kunna arbeta med ett intranät hemifrån/på distans? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 23 (37) Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet? I nedanstående figur 14 kan man se att svaren från enkätdeltagarna, i likhet med den svenska enkäten, fördelar sig relativt jämnt kring svarsalternativ 3. Även medianen är 3 och medelvärdet är 2.9, vilket påvisar att det är svårt att se någon riktig tendens ur en allmän synpunkt, i frågan. Ca 9.6 procent är oförmögna att ta ställning i frågan vilket bör anses vara ett relativt stort bortfall. Samtidigt är det få deltagare överlag i den engelska enkäten. Bortfallet spelar roll, men det fyller ingen funktion att direkt analysera denna fråga genom att dela upp svaren i underkategorier, eftersom enkätunderlaget då skulle bli alldeles för litet. Man kan däremot se likheten med samma fråga i den svenska enkäten som analyseras i större utsträckning. Figur 14. Histogram över svarsfördelningen i fråga 9 i den engelska webbenkäten: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 24 (37) Fråga 10: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra genom din mobiltelefon/surfplatta? I en initial analys av diagrammet i figur 15 kan man urskilja att majoriteten av svar visar på att det är relevant att ett intranät fungerar bra att använda genom mobiltelefon/surfplatta. Bortfallet i denna fråga är 5,8 procent och kan inte bidra markant till att förändra den övergripande bilden. Däremot ser man att det även finns en tendens att svara med svarsalternativ nummer 1, precis som i den svenska webbenkäten. Det kan tyda på att det skulle kunna finnas olika grupper eller olika kategorier som anser att det unikt är relevant/mindre relevant för dem. Återigen är det svårt att kategorisera grupper i denna engelska enkät då antalet svar endast är 52st. Medelvärdet i denna fråga är 3,6 och medianen 4 vilket ändå tyder på att frågan är övervägande relevant. Figur 15. Histogram över svarsfördelningen i fråga 10 i den engelska webbenkäten: Hur viktigt är det att ett intranät fungerar bra med din mobiltelefon/surfplatta, etc? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 25 (37) Fråga 11: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet? I denna fråga är det, om man analyserar diagrammet i figur 16, övervägande svar som tyder på att det är relevant med denna möjlighet. Däremot är det så att bortfallet till svarsalternativet kan inte ta ställning till är 17,3 procent vilket i sig nästan är en lika stor kategori som 1 och 2 tillsammans. Det innebär att osäkerheten är relativt hög i frågan, men att tendensen fortfarande klart ligger i att frågan är relevant. Medelvärdet 3,5 och medianen 4 styrker även detta resonemang. Figur 16. Histogram över svarsfördelningen i fråga 11 i den engelska webbenkäten: Hur skulle du värdera möjligheten att i ett intranät kunna få meddelande från andra system inom universitetet? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 26 (37) Fråga 12: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av? Ur figur 17, nedan, framgår det tydligt att det är viktigt för enkätdeltagarna att kunna anpassa sitt innehåll på intranätet. Bortfallet är i likhet med fråga tio 5,8 procent vilket inte markant påverkar trovärdigheten i resultatet. Medelvärdet är 3,8 och medianen 4, vilket även bekräftar att det är störst andel svar kring svarsalternativet 4 och att frågan alltså är av relevant karaktär. Figur 17. Histogram över svarsfördelningen i fråga 12 i den engelska webbenkäten: Hur viktigt är det för dig att själv kunna anpassa innehåll på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar etc som du vill ta del av? Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan.

Sid 27 (37) Kategorisering av variabler i den svenska enkäten För att ytterligare analysera den svenska enkätens svar krävs det att variabler kategoriseras efter färre kategorier än som är angivet från enkätsvaren. Fritextalternativet vid val av roller och arbetsområde på universitetet ger upphov till ett stort antal kategorier. Framförallt för fråga 9 i denna rapport, men även för vidare bearbetning av datat krävs en generell kategorisering som förselås i detta avsnitt. I samråd med Nils Eriksson, forskare och specialist på enkäter vid Umeå universitet, har följande kategoriseringar tagits fram: 1. Vilken är din huvudsakliga roll? a. Chef (inkl. samtliga som anger att de har chefsbefattning inkl. annan anställning, ex prefekt som också kan vara lärare och/eller forskare) b. Lä/Fo (samtliga som anger lärare och/eller forskare. Även forskningsamanuens och forskningsassistent) c. T/A (samtliga Tekniska/Adminstrativa-anställningar. Hit förs även de få som anger at de arbetar på UB) I de fall då arbetsroll inte går att identifiera, samt i ett fall där enkätdeltagaren uppenbart genomfört webbenkäten med oseriösa svar och under namnet slav, exkluderas dessa enkätsvar. 2. Vilken del av universitetet arbetar du inom? a. Humfak (Humanistisk fakultet) b. Medfak (Medicinsk fakultet) c. Samfak (Samhällsvetenskaplig fakultet) d. Teknatfak (Teknisk- naturvetenskaplig fakultet) e. Förvaltningen (hit förs även de få som tillhör Planeringsenheten och universitetsledningen) f. UB (Universitetsbiblioteket) I de fall de då universitetsdel inte går att identifiera, samt de tre fall då enkätdeltagarna fyllt i Umeå School of Education, har deras svar exkluderats. Histogram över fråga 4, 6 samt 8-12 med arbetsroller och universitetsdel som kategoriska variabler finns i bilaga 3. Kategoriseringen i sin helhet finns i bilaga 4. Antalet enkätsvar efter kategoriseringen är 782 st vilket innebär att 17 st enkäter har exkluderats.

Sid 28 (37) Kategoriserad data i den svenska enkäten Fråga 1 och 2. Fördelningen i fråga 1-2 som berör deltagarnas arbetssituation vid universitetet redogörs för i figur 18-19, nedan. Fråga 3, rörande anställningstiden hos de anställda, påverkas inte markant av kategoriseringen och inkluderas därför inte här. Figur 18. Histogram över rollfördelningen av de anställda i den svenska webbenkäten efter kategorisering. Figur 19. Histogram över fördelningen av de anställdas arbetsplatser vid universitetet. Materialet är från den svenska webbenkäten efter kategorisering.

Sid 29 (37) Fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet? I den första sammanställningen under kapitlet Generella data i den svenska enkäten visade framförallt fråga nio en tvetydighet i resultatet. Både medelvärde och median indikerade svarsalternativ 3 och bortfallet uppgick till 11,4 procent. Efter kategorisering genomförs fler sammanställningar för att försöka lokalisera olikheter bland de svarande. I figur 20, nedan, presenteras rollkategoriserade histogram. I en initial analys av graferna kan det tänkas att det framförallt bland det Tekniska/Administrativa finns en tendens åt mindre relevans. Till viss del kan man bland lärare och forskare se att det är övervägande relevant, även om kategori 3 dominerar. Vad gäller chefsrollerna så finns det en stark känsla av irrelevans, som i sin tur motsätts av en nästan lika stark kategori 4. Det är svårt att dra någon konkret slutsats, då det förmodligen är något annat som påverkar tudelningen i resultatet. 30 Fråga 9. 25 20 Procent 15 10 5 0 F9 Roll 1 2 3 4 Chef 5 * 1 2 3 4 Lä/Fo 5 * 1 2 3 4 T/A 5 * Figur 20. Histogram över den rollkategoriserade svarsfördelningen i fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Asterisk (*) representerar svarsalternativet Kan ej ta ställning. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan. En översikt över medelvärden, median och standardavvikelse presenteras nedan i tabell 6. Här kan man se att det finns tendenser för både Chefs- och T/A-kategorin att vara mindre relevant, och Lä/Fo mer relevant. Det är dock svårt att dra en vettig slutsats bara ur detta då standardavvikelsen är hög i förhållande till medelvärdet. Tabell 6. Medelvärde, median och standardavvikelse i fråga 9, kategoriserat enligt roller. Roll Medelvärde Median Standardavvikelse Chef 2,9 3 1,4 Lä/Fo 3,2 3 1,3 T/A 2,9 3 1,4

Sid 30 (37) Fortsättningsvis presenteras i figur 21 presenteras histogram kategoriserade enligt universitetsdel. Här är det UB, Teknatfak och Samfak som står för en övervägande mindre relevant inställning till frågan. Med viss parentes då de deltagande från UB som presenterats tidigare i figur19 endast är 22st. På samma sätt är Humfak distribuerade till större delen i den ände som visar att frågan är relevant, men här är det även så att de utgör den näst minsta universitetsdelen i frågan, 74 st. Både Förvaltningen och Medfak är fördelade relativt jämnt kring kategori 3 och det är därför svårigheter att dra slutsatser om deras åsikter i frågan. 35 Fråga 9. 30 25 Procent 20 15 10 5 F9 Universitetsdel 0 * 5 4 3 2 1 F örvaltningen * 5 4 3 2 1 Humfak * 5 4 3 2 1 Medfak * 5 4 3 2 1 Samfak * 5 4 3 2 1 Teknatfak 1 2 3 4 UB 5 * Figur 21. Histogram över den universitetsdelskategoriserade svarsfördelningen i fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Asterisk (*) representerar svarsalternativet Kan ej ta ställning.frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan. I tabell 7, nedan återfinns medelvärde, median och standardavvikelse för respektive universitetsdel. Det finns en skillnad i inställningen till frågan mellan respektive universitetsdel, men skillnaden är relativt liten. Återigen är det en svårighet att dra en självklar slutsats. Tabell 7. Medelvärde, median och standardavvikelse i fråga 9, kategoriserat enligt universitetsdel. Roll Medelvärde Median Standardavvikelse Förvaltningen 3,0 3 1,4 Humfak 3,2 3 1,4 Medfak 3,1 3 1,3 Samfak 2,9 3 1,4 Teknatfak 2,8 3 1,3 UB 2,0 2 1,0

Sid 31 (37) Den sista bildliga analysen av fråga 9 presenteras i figur 22, nedan. Det är även i denna kategorisering svårt att direkt dra en slutsats åt något håll. Det kan däremot urskiljas tendenser, framförallt för de som arbetat mellan 1-5 år, att det skulle kunna vara relevant att dela information med utomstående. En intressant aspekt, om man synar histogrammet över de som varit anställda mindre än tre år, är att procentandelen uteblivna svar är ungefär dubbelt så stor som i de andra kategorierna. Förvisso är det så (som presenterats i inledningen av rapporten) att den kategorin endast svarar för knappt 10 procent av det totala antalet inlämnade enkätsvar. 25 Fråga 9. 20 Procent 15 10 5 0 F9 Anställningstid 1 2 3 4 1-5år 5 * 1 2 3 4 5 Mer än 5 år * 1 2 3 4 5 * Mindre än 1 år (nyanställd) Figur 22. Histogram över den svarsfördelningen i fråga 9: Hur viktigt är det att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. Figuren är kategoriserad efter anställningstid. Svarsalternativ 1 är inte alls viktigt och svarsalternativ 5 är mycket viktigt. Frågan är obligatorisk vilket medför att samtliga enkätdeltagare har svarat på frågan. I tabell 8, nedan, återfinns medelvärde, median och standardavvikelse för varje kategori inom anställningstid. Det är en återkommande hög standardavvikelse i samtliga kategorier och medianen är genomgående tre. Det tyder på att det även ur denna kategorisering finns en tudelning bland svarsalternativen. Tabell 8. Medelvärde, median och standardavvikelse i fråga 9, kategoriserat efter anställningstid. Anställningstid Medelvärde Median Standardavvikelse 1-5 år 2,9 3 1,4 Mer än 5 år 3,2 3 1,3 Mindre än 1 år (nyanställd) 2,9 3 1,4 I stort sett pekar samtliga resultat i detta avsnitt på en tveksamhet i frågan. Svaren är generellt sett centrerade kring altarnativ 3 och bör för djupare förståelse analyseras med korstabulering eller andra statistiska metoder för jämförelse.

Sid 32 (37) Resultat/Slutsatser Resultaten i detta avsnitt presenteras fråga för fråga för frågorna: 4-13. I de större frågorna 4 och 6 finns en prioriteringsrangordning som baseras på medelvärden. Från mycket viktigt/relevant till inte alls viktigt/relevant. För fritextfrågorna presenteras endast ett urval, övriga finns att tillgå i bilaga 1. De engelska resultaten överensstämmer väl med de svenska och finns att läsa under avsnittet Generella data i den engelska enkäten Fråga 4. Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Tabell 8. Rangordnad prioriteringslista av fråga 4, i fallande ordning. Från mycket relevant (5) till inte alls relevant (1). Rangordningen baseras på medelvärdet i frågan. Fråga (nr) 4. Ange hur relevant följande information är för ditt dagliga arbete. Medelvärde 15 Kontaktuppgifter 4,1 23 Regler och riktlinjer 3,8 9 Instruktioner och lathundar 3,8 10 Interna nyheter och nyheter från ledningen 3,8 11 Kalendarium med aktiviteter och händelser 3,6 1 Anställning (lön, förmåner, avtal, arbetstid) 3,5 2 Arbetsmiljö och hälsa 3,5 22 Pågående projekt inom universitetet 3,4 13 Kartor och adresser 3,4 19 Organisationsinformation 3,3 21 Publikationer (rapporter, artiklar etc.) 3,3 12 Karriärvägar och kompetensutveckling 3,2 24 Upphandlingar, avtal och leverantörer 3,2 14 Kompetensnätverk, grupper och samverkansprojekt 3,1 3 Bilder och grafik som är fria att användas för anställda 3,1 18 Mål, vision och värderingar 3,1 7 Information som ger stöd i forskning 3,1 8 Information som ger stöd i undervisning 3,0 20 Personlig presentationssida (kompetensprofil) 2,9 5 Externa nyheter 2,9 4 Ekonomi (planering, redovisning, uppföljning) 2,8 16 Lediga jobb 2,6 6 Information för chefer 2,5 17 Medarbetarporträtt, intervjuer, framgångssagor 2,4

Sid 33 (37) Fråga 5. Har du valt annat i föregående fråga, så kan du specificera ditt svar här. Nedan presenteras ett urval av de fritextsvar som finns i bilaga 1. Generellt sett kan man dra slutsatsen att det finns svårigheter att tolka frågan. Det finns även flera frågor där det dagliga arbetet inte eventuellt inte omfattas, men där det är relevant på exv. vecko- /månadsbasis. De flesta övriga kommentarerna har relevanta åsikter om funktioner som behövs. ett antal frågor är för generellt hållna för att det ska gå att svara på dem. vad är information som ger stöd i forskning? vad avses med projekt på universitetet - admin eller forskningsprojekt? som frågan är ställd, "för ditt dagliga arbete", så är det svårt att svara på frågorna - man vill ju att allt ska vara lättillgängligt, t ex uppgifter om lön - även om jag bara kollar en dag i månade En fungerande sökmotor för att hitta dokument t.ex. rektorsbeslut Lunchmenuer Varför frågar ni inte vilken information vi vill ha istället? många av punkterna ovan behövs inte för att utföra ens arbete men de skulle var trevliga att ha tex nyheter, kalendarium och lediga jobb Information på engelska Förstår inte frågan