Ledamöter och ersättare

LULEÅ KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Kommunledningsförvaltningen Ledamöter och ersättare KOMMUNFULLMÄKTIGE Tid måndag 25 april 2016 kl. 13:15 Plats Stadshusets sessionssal Upprop Val av justerare Justering sker på kansliet måndag den 2 maj kl. 16.00. INNEHÅLLSFÖRTECKNING Punkt Rubrik Ärendenr Sida 1 Information om granskning av processen gällande Luleå kommuns och Lulebos försäljning av fastigheter 2016/535 2 Meddelanden till kommunfullmäktige 2016-04-25 2016/457 3 Motion om översyn av medicinering i den kommunala äldrevården 2015/1226 4 Medborgarförslag om begravningsplats för sällskapsdjur 2014/1052 5 Medborgarförslag om ett bilfritt Luleå centrum 2015/244 6 Strategi för medborgardialog 2015/1068 7 Reviderad uppdragsbeskrivning för utvecklingsplan Hertsön Lerbäcken 8 Verksamhetsövergång av mark- och exploateringsresurs från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen 9 Ansökan om finansiering av musikfestival på Gültzauudden i augusti 2016 2015/473 2016/366 2016/147 10 Revidering av reglemente för intern kontroll 2016/305 11 Redovisning av handläggning av medborgarförslag 2016/275 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 1

LULEÅ KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Kommunledningsförvaltningen 12 Redovisning av handläggning av motioner 2016/265 13 Statistikrapport avseende gynnande ej verkställda beslut enligt LSS för 4:e kvartalet 2015 14 Statistikrapport avseende gynnande ej verkställda beslut enligt SOL för 4:e kvartalet 2015 2016/338 2016/337 15 Snabbinterpellation - Brist på boendeplatser 2016/495 16 Val av ny ersättare i Samordningsförbundet Pyramis för centerpartiet 2015/676 17 Medborgarförslag om att utöka isvägens dragning till Notviken 2016/398 18 Medborgarförslag om skidspår längs isvägen 2016/259 19 Medborgarförslag om en brygga utanför gröna husen på Varvet 2016/360 20 Medborgarförslag om höghus bakom badhuset i centrala Luleå 2016/296 21 Medborgarförslag om rondell eller trafikljus vid Porsövägen/Björkskataleden 2016/375 22 Medborgarförslag om hastighetssänkning på vägen genom Nordanträsk 2016/423 23 Medborgarförslag om avfart från E4 till Storhedsvägen 2016/264 24 Medborgarförslag om ishockeyturnering 2016/519 25 Medborgarförslag om att starta fler grupper för unga flickor i gymnastik 2016/318 26 Medborgarförslag om att förändra time-carepool systemet för vikarier till förskolor i norrbyarna 2016/374 27 Medborgarförslag om varmvattenbassäng i Luleå Stad 2016/144 28 Medborgarförslag angående barns rättigheter 2016/422 29 Medborgarförslag om steglös hjälp för unga och unga vuxna i övergångsfaser -navigatorn 30 Medborgarförslag om annan utsmyckning i rondellen vid Kulturens hus mellan tjugondaknut och påsk 2016/278 2016/364 31 Medborgarförslag om "pusshållplatser" 2016/478 32 Medborgarförslag om skatt för hundägare 2016/418 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 2

LULEÅ KOMMUN INFORMATION 1 (1) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Kansliet 2016-04-14 2016/535-3.1.2.2 Henrik Berg Information om granskning av processen gällande Luleå kommuns och Lulebos försäljning av fastigheter Ärendenr 2016/535-3.1.2.2 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att lägga informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Kommunrevisionen informerar om granskningen av processen gällande Lulebo AB:s och Luleå kommuns försäljning av fastigheter. 3

LULEÅ KOMMUN FÖRTECKNING Kommunledningsförvaltningen Meddelande till kommunfullmäktige 2016-04-25 Ärendenr 2016/457-1.1.1.7 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att lägga redovisade meddelanden till handlingarna. Beskrivning av ärendet Följande meddelanden redovisas: Avsändare Länsstyrelsen 2016-03-18 Länsstyrelsen 2016-04-11 Norrbottens Läns Landsting 2016-03-23 Kommunledningsförvaltningen 2016-04-12 Kommunledningsförvaltningen 2016-04-12 Ämne Ärendenummer 2016/435-3.10.1.2 Entledigande av begravningsombud Ärendenummer 2016/446-1.1.2.3. Lothar Bellgardt har utsetts till ny ersättare i kommunfullmäktige för miljöpartiet de gröna efter Marie Björklund från 2016-04-11 till 2018-10-14 Patientnämnden i Norrbotten, rapport 2015 Ärendenummer 2016.474-1.5.2.1 Medborgarförslag om utegym på södra hamnplan har avskrivits från vidare handläggning då ett liknande förslag hanterats i november 2014 Ärendenummer 2016.282-1.5.2.1 Medborgarförslag om tillgängligheten i kyrkstugorna i Gammelstad har avskrivits från vidare handläggning då dessa frågor hanteras av församlingen 4

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 110 Motion om översyn av medicinering i den kommunala äldrevården Ärendenr 2015/1226-008 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av socialnämndens yttrande som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som minimerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun. Sammanfattning av ärendet Oscar Rosengren (SD) har inlämnat en motion gällande behov av översyn av läkemedelsanvändning i den kommunala äldreomsorgen. Kommunfullmäktige beslutade 2015-09-28 210 att överlämna motionen till kommunstyrelsens för beredning. Kommunstyrelsen har begärt yttrande från socialnämnden. Socialnämnden har 2016-02-26 27 föreslagit fullmäktige besluta att avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av yttrandet som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som eliminerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-04-04 132 föreslagit fullmäktige besluta att avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av socialnämndens yttrande som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som minimerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 5

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 Socialnämndens yttrande Läkemedelsanvändning i den kommunala äldreomsorgen i Luleå kommun följs upp kontinuerligt av ansvariga sjuksköterskor tillsammans med ansvariga läkare inom primärvården. Luleå kommun har rutiner och riktlinjer för detta. Dessa är kända av berörd personal inom äldreomsorgen samt av primärvården. Luleå kommuns hälso- och sjukvård har en årlig återkommande enkät som skickas ut till all hälso- och sjukvårdspersonal. I enkäten följer man upp bl.a. läkemedelsbehandling. Luleå kommun följer resultat i öppna jämförelser. Där kan man på detaljnivå följa patienters läkemedelsförbrukning, både i antal och vilka preparat som patienten är ordinerad. Luleå kommun har sedan 2009 en rutin gällande läkemedelsgenomgångar för patienter inom äldreomsorgen. Läkemedelsgenomgångar görs. Rutinen beskriver tillvägagångssätt och vilka som ska delta. Genom detta säkras att läkemedel erbjuds i rätt tid och i rätt dos. Risken för överkonsumtion av läkemedel och onödiga biverkningar elimineras. Läkemedelshantering följs upp av MAS en gång/år. Ovanstående rutiner är kända och efterföljs. Detta innebär att Luleå kommun har ett aktivt arbete kring läkemedelshantering för patienter inom äldreomsorgen allt i syfte att säkerställa att patienter har rätt medicinsk behandling. Beslutsunderlag Motion från Oscar Rosengren (SD), Hid 2015.4156 Kommunfullmäktiges protokoll 210, 2015-09-28 Socialnämndens protokoll 27, 2016-02-26 Rutin läkemedelshantering, Hid 2016.1265 Rutin läkemedelsgenomgångar, Hid 2016.1265 och 2016.1264 Rapportdokument för läkemedelshantering, Hid 2016.1261 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 132, 2016-04-04 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 6

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden 2016-02-26 27 Motion om översyn av medicinering i den kommunala äldrevården Ärendenr 2015/421-008 Socialnämndens förslag till beslut Socialnämnden beslutar att rekommendera kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av yttrandet som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som eliminerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun. Sammanfattning av ärendet En motion gällande behov av översyn av läkemedelsanvändning i den kommunala äldreomsorgen har inkommit till kommunfullmäktige från Sverigedemokraterna. MAS medicinskt ansvarig sjuksköterska har uppdraget att svara på denna. Läkemedelsanvändning i den kommunala äldreomsorgen i Luleå kommun följs upp kontinuerligt av ansvariga sjuksköterskor tillsammans med ansvariga läkare inom primärvården. Luleå kommun har rutiner och riktlinjer för detta. Dessa är kända av berörd personal inom äldreomsorgen samt av primärvården. Luleå kommuns hälso- och sjukvård har en årlig återkommande enkät som skickas ut till all hälso- och sjukvårdspersonal. I enkäten följer man upp bl.a. läkemedelsbehandling. Luleå kommun följer resultat i öppna jämförelser. Där kan man på detaljnivå följa patienters läkemedelsförbrukning, både i antal och vilka preparat som patienten är ordinerad. Socialförvaltningen föreslår socialnämnden att rekommendera kommunfullmäktige att besluta att 1. avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av yttrandet som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som eliminerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun 2. motionen anses färdigbehandlad, med hänvisning till de fakta som redovisats i yttrandet. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 7

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden 2016-02-26 Socialnämndens allmänna utskott beslutade 2016-02-16 föreslå socialnämnden beslutar att rekommendera kommunfullmäktige att besluta att 1. avslå motionen gällande översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen, med stöd av yttrandet som visar att det finns rutiner för läkemedelsgenomgångar och anvisningar för läkemedelshantering som eliminerar risker för felaktig läkemedelsanvändning i äldreomsorgen i Luleå kommun 2. motionen anses färdigbehandlad, med hänvisning till de fakta som redovisats i yttrandet. Beskrivning av ärendet Luleå kommun har sedan 2009 en rutin gällande läkemedelsgenomgångar för patienter inom äldreomsorgen. Läkemedelsgenomgångar görs. Rutinen beskriver tillvägagångssätt och vilka som ska delta. Genom detta säkras att läkemedel erbjuds i rätt tid och i rätt dos. Risken för överkonsumtion av läkemedel och onödiga biverkningar elimineras. Läkemedelshantering följs upp av MAS en gång/år. Ovanstående rutiner är kända och efterföljs. Detta innebär att Luleå kommun har ett aktivt arbete kring läkemedelshantering för patienter inom äldreomsorgen allt i syfte att säkerställa att patienter har rätt medicinsk behandling. Sammanträdet Förvaltningen föredrar ärendet. Beslutsgång Ordförande ställer allmänna utskottets förslag under proposition och finner att socialnämnden bifaller förslaget. Beslutsunderlag Rutin läkemedelshantering Rutin läkemedelsgenomgångar Rapportdokument för läkemedelshantering Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 8

LULEÅ KOMMUN Socialförvaltningen Strategiskt stöd MAS Giltig fr o m: 2016-01-01 Dokument: Rutin Sida: 1 (7) Framställd av: MAS Fastställd av: MAS Läkemedelshantering Anvisning för läkemedelshantering i Luleå kommun består av dokumentet Läkemedelshantering inom landsting och kommunal hälso- och sjukvård i norrbottens län och är framtaget av Norrbottens läkemedelskommitté. Dokumentet ska förvaras i läkemedelspärm tillsammans med de lokala rutinerna. Anvisningarna grundar sig på Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2000:1 (M) SOSFS 2001:17(M) SOSFS 2005:24 (M) SOSFS 2006:24 (M) De lokala anvisningarna nedan är framtagna av MAS och är indelade i samma rubriker som ovan hänvisade dokument och skall läsas ihop med detta. Alla sjuksköterskor ska en gång om året fylla i en rapport gällande hur läkemedelshanteringen fungerar inom det arbetsområde man ansvarar för. Rapporten skickas till MAS. Kopia på rapporten ska även förvaras i läkemedelspärm på sjuksköterskans arbetsplats. DELEGERING I Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 1997:14 förtydligas delegeringsförfarandet. Delegering ska göras på den speciellt framtagna delegeringsblankett som finns i Luleå kommun. På delegeringsbeslutet ska signeringssignaturen på den som skrivit på delegeringen finnas med. Detta för att vi ska kunna identifiera personen på signeringslistorna. Delegeringsbeslutet skickas till MAS och kopia behålls av delegerande sjuksköterska och den som emottagit delegation. Övertagandet av ansvaret för läkemedelshanteringen ska antecknas i omvårdnadsjournalen under sökordet läkemedel/behandling. Övertagandet innebär att endast sjuksköterskor och personal med delegation ska ansvara för patients läkemedel. Den person som iordningställer läkemedelsdosen från dosett och/eller apodos ska räkna antalet tabletter och kontrollera att påsen är hel innan dosen ges till patient. Rätt antal tabletter ska stämma mot antalet delade i dosett/apodospåse. JOURNALER Signeringslistor är journalhandlingar och skall sparas i patients journalmapp i 10 år. Den ordinationslista som skickas till patient förvaras i patients mapp i läkemedelsskåp. Sjuksköterskan ansvarar för att byta ut Pascal ordinationslista/läkemedelslistan så att det alltid finns en senaste version i patients läkemedelsmapp. Pascal ordinationslista är inte en journalhandling och behöver därför inte sparas när ansvarig sjuksköterska gör bedömning 9

LULEÅ KOMMUN Dnr 2 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 att den inte längre är nödvändig för att säkra läkemedelshanteringen. Ändringar av ordination ska alltid göras i Pascal samt på läkemedelslista i VAS. Detta är ett läkaransvar. Signeringslistor för stående ordination och vid behovsordination ska skrivas av sjuksköterska med ordinationshandlingarna som underlag. Vid förändringar i stående ordination ska ny signeringslista upprättas för att minimera otydlighet vid signering. ORDINATION Muntlig ordination och telefonordination skall dokumenteras i kundens omvårdnadsjournal under sökordet läkemedel/behandling och på gällande ordinationslista eller läkemedelslista. Ansvarig läkare skall informeras och signera ordinationen i efterhand. Endast läkare får ordinera läkemedel enligt generella direktiv. I de generella direktiven skall anges indikationerna och kontraindikationerna samt doseringen och antalet tillfällen som läkemedlet får ges utan att läkare kontaktas. Läkemedel som ordineras enligt generella direktiv får ges endast efter det att sjuksköterskan har gjort en behovsbedömning. Ordination enligt generella direktiv SOSFS 2000:1 (M) dokumentet ska förvaras i läkemedelspärmen. Ansvarig läkaren skall alltid i efterhand informeras om att läkemedel givits enligt generell ordination. Rutin Hemsjukvårdspatienter Inför helg eller ordinarie sjuksköterskas ledighet är det ansvarig sjuksköterska som säkerställer att patients läkemedelsordinationer är aktuella samt att aktuella läkemedel finns tillgängliga för patient. Endast vid akuta situationer ska läkemedel från kommunens eget förråd användas. REKVISITION Lista på namngiven behörig hälso- och sjukvårdspersonal som får rekvirera läkemedel ska finnas på varje boende i läkemedelspärm. Denna ska förvaras i läkemedelspärmen. FÖRVARING Ansvarsområden som respektive hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för i särskilt boende. Namngiven listan ska förvaras i läkemedelspärmen. Rekvisition av läkemedel till läkemedelsförrådet gäller även narkotika OAS Ordningen, städning och kassation i läkemedelsförrådet OAS Kontroll av narkotika kollega Att indragningsangivelserna och meddelande från apoteket åtgärdas OAS Kontrollen av kort/nycklar till läkemedelsförrådet OAS Kontrollen av leverans från apoteket OAS eller annan sjuksköterska i tjänst Att listan över bassortimentet hålls aktuell MAS 10

LULEÅ KOMMUN Dnr 3 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 Nyckel till läkemedelsförrådet skall kvitteras enligt gällande blankett och förvaras hos läkemedelsansvarig sjuksköterska i läkemedelspärmen. Rekvisitionsblock och receptblock ska hållas inlåsta. Läkemedelsförråd Alla läkemedel skall förvaras inlåsta och vara oåtkomliga för obehöriga. Endast sjuksköterska i tjänst ska ha tillträde till läkemedelsförråd/skåp. Läkemedel för privat bruk får ALDRIG tas ur dessa läkemedelsförråd/skåp. Läkemedlen ska förvaras i originalförpackningar. I enstaka fall kan några få tabletter förvaras i märkt läkemedelspåse eller burk (inte märkt på locket) med namn på preparatet, styrka, datum när preparatet utgår och signering på den som har satt preparatet i påsen. OBS! i enstaka fall. I läkemedelsskåpet skall narkotiska preparat särskiljas från övriga läkemedel. I läkemedelsförrådet skall patientens läkemedel och läkemedelsförrådets läkemedel särskiljas från varandra. Vid uttag av narkotiska preparat skall det alltid vara två sjuksköterskor som kontrollerar varandra. Om detta ej är möjligt kan en undersköterska vara behjälplig. Signering ska alltid göras av den som ansvarar för uttaget samt den som kontrollerar. Om läkemedelsförrådet har fönster och ligger på solsida så får temperaturen inte vara mer än +25. Detta bör kontrolleras 1 ggr/år när rummet är som varmast. Sval och kall förvaring Vissa läkemedel kräver kall förvaring. Tänk på att läkemedel inte får stå för nära fryselementet i kylskåpet eftersom de då kan ta skada. Läkemedel som ska förvaras i kylskåp ska förvaras i kylskåp som är utrustade med min/max termometer som är kalibrerad. Avfrostning av kylskåp skall göras vid behov. I kylskåpet ska läkemedel förvaras på separat hylla och inte tillsammans med ex provtagningsrör innehållande urin. Om detta görs ska rören med innehåll packas ordentligt i en tillsluten plastpåse och inte förvaras på samma hylla som läkemedel. Temperaturmätning i kylskåpet skall ske 1 ggr/månad eller varje gång (max 1ggr/dag) ett uttag görs ur kylskåpet. Temperaturen dokumenteras på lista som arkiveras. OBS! skillnad på svalt och kall förvaring. Förvaras dyra läkemedel som ex vaccin så bör temperaturen kontrolleras oftare under den perioden 1ggr/dag. Kylskåpet behöver inte vara låsbart om det finns i ett låst rum där inte alla har tillgång till nyckel som är obehöriga. Läkemedelsförvaring för enskilt bruk Patientens läkemedel skall förvaras i låsbart medicinskåp i patientens lägenhet alternativt i låsbart medicinskåp på annan plats i boendet. Alla patienter ska ha ett eget medicinskåp. Nyckel till medicinskåpet skall endast innehas av personal som har delegation att göra läkemedelsuttag ur medicinskåpet och sjuksköterska. Om läkemedel förvaras i patients personliga kylskåp skall det vara låsbart. 11

LULEÅ KOMMUN Dnr 4 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 På dagverksamheter där det ej finns personal nattetid får inga läkemedel förvaras. Städning i läkemedelsförråd Städning och genomgång av läkemedel skall göras 1 ggr/månad enligt rutin i dokumentet rubrik 7.3. Signeringslista på detta ska förvaras i läkemedelspärmen. Destruktion av läkemedel och riskavfall Destruktion av läkemedel ur läkemedelsförrådet ska göras enligt gällande rutin i dokumentet rubrik 7.3 sidan 37. Eftersom vi har ansvaret för kundens läkemedelshantering så ansvarar vi för att kassation och destruktion av gamla läkemedel sker enligt samma rutin som för eget läkemedelsförråd. Vid dödsfall äger dödsboet läkemedlen juridiskt sett men får inte använda dem eftersom de är utfärdade på annan person. Efter överenskommelse med närstående ska vi ansvara för att läkemedlen skickas för kassation och destruktion till apoteket. Narkotiska preparat får inte lämnas ut till närstående enligt narkotikalagen. Omhändertagande av riskavfall hänvisas till den lokala MAS rutinen. Narkotikakontroll Inom annan hälso- och sjukvård än sluten vård skall det finnas ändamålsenliga rutiner för en säker kontroll av förbrukningen av narkotiska läkemedel. (SOSFS 2001:17)-. Läkemedel får endast rekvireras av sådan behörig hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i den Insättning och uttag av narkotiska läkemedel ur kommunens läkemedelsförråd ska dokumenteras i en särskild förbrukningsjournal för varje narkotikaklassat preparat. Det gäller alla preparat som ingår i narkotikaklass II-III. Kontroll av narkotiska läkemedel skall utföras av annan behörig hälso- och sjukvårdspersonal än den som har ansvaret för rekvisition och förvaring. Vid kontroll skall alltid två personal finnas närvarande. Kontroll ska göras 1 ggr/mån månad. Kassation av narkotika ska göras enligt rutin till apoteket. Krossade ampuller eller narkotiska som skickas till apoteket för kassation ska dokumenteras i narkotikajournalen. När större mängder kasseras krävs en kontrasignering av uttaget för kassation. Flyttas ett narkotiskt preparat över från ordinarie förråd till ett jourförråd ex. jourväskan för användning ska det dokumenteras som uttag till jourförråd i narkotikajournalen. När preparatet användes från jourförrådet till en kund så ska de antecknas vilken kund som givits preparatet i ordinarie narkotikajournal och resterande uttagna doser återinförs från jourförrådet till ordinarie förråd. Upptäcks brister vid narkotika kontroll ska detta avvikelserapporteras omgående till MAS. 12

LULEÅ KOMMUN Dnr 5 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 Narkotika typ IV-V klassade preparat som ex bensodiazepiner skall dokumenteras i narkotikajournal vid insättning i läkemedelsförrådet men behöver inte dokumenteras vid uttag. Däremot ska preparaten kontrolleras 1 ggr/månad och detta ska dokumenteras i narkotikajournalen. Narkotikajournalerna ska förvaras 10 år sedan sista anteckningen i läkemedelspärmen. Övriga anvisningar se förbrukningsjournalens första blad. Ordinerade narkotiska preparat till patienter som patienter själv äger behöver inte dokumenteras i narkotikajournal. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska ska ha kontroll på eventuellt svinn och rapportera detta via avvikelserapportering om misstanke om stöld av narkotiska preparat föreligger. IORDNINGSTÄLLANDE Placering av dosförpackade läkemedel Sjuksköterskan ansvarar för att ordinationsändringar är utförda och att dosförpackningarnas innehåll stämmer med ordinationslistan. Sjuksköterskan kan delegera insättning av dosförpackningar i kundens läkemedelskåp enligt delegeringsrutin. Den som placerar in dosförpackningar i patients läkemedelskåp ska signera arbetsuppgiften på signeringslista. Dosetter Dosetter ska vara märkta med patients namn, personnummer samt vilka datum dosetten avser. Det ska framgå vilka läkemedel dosetten innehåller samt vem som har delat dosetten. Undantaget är personer som finns inom korttidsverksamheter som avlastningskunder. Där har patient dosett med sig som distriktsköterska delat. Ansvarig sjuksköterska kontrollerar att innehållet är överensstämmande med läkemedelslista samt att dosett är märkt med namn, personnummer samt vilka datum dosetten avser. Uttag ut originalförpackning För läkemedel som inte kan iordningställas i förväg utan att läkemedlet påverkas negativt kan sjuksköterskan, undantagsvis tillåta att läkemedlet tas direkt ur originalförpackning. Sjuksköterskan dokumenterar och delegerar att iordningställande av ett visst preparat ut originalförpackning får göras till en annan befattningshavare enligt gällande delegation. Detta gäller även när vidbehovsmediciner ska tas ur originalförpackning och inte är fördelat i endosförpackning exempelvis dosett. Vid behovsmedicin Sjuksköterskan har ett ansvar att föra dialog med personal så att man har en gemensam kontroll över givna vid behovs läkemedel. Via signeringslista för vidbehovsläkemedel kan sjuksköterska följa v.b. givna läkemedel och också informera ansvarig läkare om detta. Vid behovsmediciner sömntabletter, narkotiska preparat, smärtstillande och psykofarmaka skall fördelas i dosett, medicinpåse eller medicinburk av sjuksköterska och vara märkt med kundens namn och personnummer. OBS! medicinburkar skall märkas på burken och inte på locket. Detta görs för att vi ska ha kontroll på antalet. Målet är att vi ska ha så lite vid behovsmediciner i omlopp. 13

LULEÅ KOMMUN Dnr 6 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 Signering av vid behovs mediciner och tillfälliga ordinationer ska göras på separat signeringslista för att särskilja från signeringslistorna med stående ordinationer och kurer. Ansvarig sjuksköterska ska en gång i månaden gå igenom signeringslistor för v.b. givna läkemedel och göra en sammanfattande anteckning i journal gällande detta. Om en vid behovs dos ska ges till en patient så ska dosen ges från kundens fördelade dosett eller originalförpackning/endosförpackning om kunden själv har läkemedlet i skåpet. Detta gäller också om en sjuksköterska ger preparatet. Ges ett preparat från ett annat förråd ex. sjuksköterskans jourväska ska detta dokumenteras på vid behovs lista. Detta är viktigt för att tillsynen ska bli rätt. Ansvarig sjuksköterska ska dokumentera i journalen efter samråd med ansvarig läkare om akut läkemedel kan ges direkt/akut vid exempelvis astma, hjärtbesvär, kramper utan kontakt med sjuksköterska. Tjänstgörande sjuksköterska ska alltid kontaktas direkt efter de att ett läkemedel av denna karaktär givits akut. Tillfällig ordination Vid ordination av kurmedicin ska dessa alltid delas i dosett av sjuksköterska. Den sjuksköterska som iordningställt en dosett ska alltid signera innehållet i dosetten och signera den. Flytande läkemedel Iordningsställande får delegeras efter sjuksköterskans bedömning av om den som tar emot delegation har den kunskapen och kännedomen om kundens behov och läkemedels ordinationen. Sjuksköterskan delegerar att iordningställande av ett visst flytande läkemedel får göras till en annan befattningshavare enligt gällande delegation. OBS! Stor försiktighet vid delegation av flytande som ex Haldoldroppar, Morfin, Heminevrin och antibiotika. Injektioner Vid delegering av insulin ska skriftlig insulindos finnas och vara tillgänglig för alla personal. Läkare ordinerar insulindos och denna ordinationshandling ska användas som underlag vid iordningställande av dosen. Iordningställande kan också göras utifrån signeringslista som sjuksköterskan upprättat. Förfyllda injektioner som ges s.c. kan i vissa fall delegeras till personal med kompetens att ta emot delegering. Ändring av ordination När en ändrad ordination måste ske akut så tas kontakt med apoteket för att möjligen få en akutleverans av nya apodospåsar omgående Om detta inte går att åtgärda akut så ska hela mängden läkemedel i apodospåsar omfördelas i dosett. Då har den sjuksköterska som gjort iordningställandet av dosetten ansvar för innehållet och ska dokumentera ändringen i journalen. Varning Om överkänslighet finns så ska de dokumenteras efter samtal med ansvarig läkare i kundens journal. 14

LULEÅ KOMMUN Dnr 7 (7) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 DOSDISPENSERING Genomgång av apodosrecept skall göras 1 ggr/år av ansvarig läkare och sjuksköterska. Alla kunder ska minst 1 ggr/år erbjudas en årlig genomgång av läkemedelslistan som förslag vid förnyat apodosrecept. TILLSYN Sjuksköterskan ska regelbundet göra tillsyns kontroller av hur läkemedelshanteringen och rutiner fungerar. Speciellt viktigt hos de kunder som har och måste ha vid behovs mediciner av stöldbegärlig karaktär i sina skåp. Tillsyns kontroller ska minska risken för stölder av läkemedel och missbruk. Finns misstanke om att det förekommer missbruk eller stöld ska detta omgående rapporteras till enhetschef och MAS. Kontrollera: Att antalet givna vid behovs läkemedel som finns i kundens skåp stämmer mot antalet givna doser på vid behovslistan. Att alla apodospåsar är hela. Att rätt antal läkemedel finns i fördelade dosetter. Att ej givna apodospåsar eller doser finns markerade på signeringslistan (ej given) och påsen/läkemedlet ska då finns kvar i kundens skåp vid kontroll. 15

LULEÅ KOMMUN Socialförvaltningen Strategiskt stöd MAS Giltig fr o m: 2016-01-01 Dokument: Rutin Sida: 1 (2) Framställd av: MAS Fastställd av: MAS Läkemedelsgenomgångar Bakgrund Läkemedelsgenomgångar är ett dokumenterat effektivt sätt att förbättra vården för äldre personer. Genom att erbjuda rätt läkemedel, i rätt tid och dos till rätt person så minskas risken för onödig överkonsumtion av läkemedel och många gånger onödiga biverkningar. Mål Målet med läkemedelsgenomgångar är att bibehålla och eventuellt förbättra patientens livskvalitet genom att: o eliminera onödig läkemedelsanvändning, o undvika insättning av läkemedel om inte tydliga indikationer för detta finns o optimera läkemedelsdoser. Genom detta minskas riskerna för ex. fallolyckor, överdoseringar, biverkningar mm. Arbetsprocessansvarig: Enhetschef Hälso- och sjukvård Genomförandeansvarig: Omvårdnadsansvarig sjuksköterska/fast vårdkontakt för respektive boende. Deltagare vid läkemedelsgenomgångar. Patientansvarig läkare, omvårdnadsansvarig sjuksköterska/fast vårdkontakt, kontaktperson samt närstående om möjlighet finns. Om inte kontaktperson kan delta bör hen lämna nödvändig information. Detta gäller även närstående. 16

LULEÅ KOMMUN Dnr 2 (2) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 Omvårdnadsansvarig sjuksköterska/fast vårdkontakt planerar minst en årlig läkemedelsgenomgång/ patient. Finns specifika behov så kan läkemedelsgenomgångar erbjudas utöver detta. Läkemedelsgenomgångarna görs på planerad rondtid med patientansvarig läkare. Innan genomgången som sker på boendet bör patientansvarig läkare ha ordinerat adekvata prover som är viktiga att ta del av vid genomgången för att få en bra helhetsbild ex. diabetesprover mm. Under genomgången ska även en avstämning göras mot den omvårdnadsdokumentation som finns i status som gäller patientens allmäntillstånd och eventuella omvårdnadsproblem ex. matsituationen, sömn mm. Finns behov skall även en fysisk undersökning göras ex. lyssna på lungorna. Läkemedelsgenomgången ska sedan dokumenteras under läkemedel/behandling. 17

LULEÅ KOMMUN Socialförvaltningen Strategiskt stöd MAS Giltig fr o m: 2016-01-01 Dokument: Rutin Sida: 1 (2) Framställd av: MAS Fastställd av: MAS Rapportdokument för läkemedelshantering Boende:.. Ansvarig sjuksköterska:.. Datum: Dokumentet ska förvaras i läkemedelspärmen. Namngiven person som är ansvarig för läkemedelsförrådet? Namngiven person för inventering av narkotikaförrådet? Finns en generell ordinationslista upprättad av läkare? Finns låsbart läkemedelsskåp? Förvaras narkotika på separat plats i läkemedelsskåpet? Notera om det finns i separat skåp eller på separat hylla. Finns narkotikajournal för det kommunägda läkemedelsförrådet? Finns rutin för kvittens och förvaring av emottagna läkemedels leveranser? Finns rutin för regelbunden kassation av obrukbara läkemedel? Finns rutin för regelbunden kassation av obrukbara sprutor/injektionskanyler/förbandsmaterial? Förvaras läkemedel och förbandsmaterial/sprutor i samma skåp? Om ja, förvaras dessa då på separat plats i skåpet? Finns upprättad lista för städning av läkemedelsförrådet? Finns upprättad lista på vem som får beställa läkemedel till de kommunägda förrådet? Finns låsbart kylskåp för läkemedel? Finns rutin för kontroll av temperaturen i kylskåpet? Finns en läkemedelspärm med gällande 18

LULEÅ KOMMUN Dnr 2 (2) Socialförvaltningen Startegiskt stöd 2016-01-01 dokument för läkemedelshantering? Känner du till de riktlinjer och rutiner som finns upprättade för läkemedelshantering? Har samtliga personer som utför läkemedelshantering delegation enligt gällande rutin för detta? Finns upprättade signeringslistor av sjuksköterska för samtliga kunder? Finns signeringssignatur för de personer som emottagit delegation förvarade på boendet? Har samtliga kunder en aktuell läkemedelslista som ordinationshandling för läkemedelshantering? Finns rutin för hur läkemedelsgenomgångar av kundernas läkemedel ska ske? Finns rutin för hur avvikelserapportering följs upp på boendet? Har ni senaste året haft tillsyn av läkemedelshanteringen från apoteket eller MAS? underskrift av läkemedelsansvarig sjuksköterska 19

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-09-28 210 Motion om översyn av medicinering i den kommunala äldrevården Ärendenr 2015/1226-008 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget får ställas och att överlämna det till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning av ärendet Oscar Rosengren (SD) föreslår i en motion att socialnämnden får i uppdrag att initiera en heltäckande översyn av läkemedelsanvändingen i den kommunala äldreomsorgen. Rosengren anför att det allt för ofta förekommer att personer över- eller felmedicineras, vilket föranleder allvarliga konsekvenser. Enligt Socialstyrelsen behöver en av tio patienter på de medicinska klinikerna i Sverige sjukvård på grund av olämplig eller felaktig läkemedelshantering. Återkommande genomgångar över läkemedelsanvändningen i kommunen är viktig och information om detta måste tydliggöras. Beslutsunderlag Motion från Oscar Rosengren Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kansliet Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 20

Översyn av medicinering i den kommunala äldreomsorgen Den grupp som idag är i störst behov av läkemedel är äldre, som inte allt för sällan också äter olika sorters läkemedel för olika sorters problem. Enligt Socialstyrelsen får svenskar som är över 80 år i snitt mellan fem och sex läkemedel per dygn, inte sällan ordineras dessa personer tio eller fler läkemedel. Allt för ofta framkommer det att personer över eller felmedicinernas vilket föranleder allvarliga konsekvenser. Enligt Socialstyrelsen behöver en av tio patienter på de medicinska klinikerna i Sverige sjukvård på grund av olämplig eller felaktig läkemedelsbehandling. Siffror visar att cirka 3,5 procent av alla personer över 80 år har ordinerats läkemedel som genom interaktion med andra läkemedel kan ge svåra biverkningar, en så kallad cocktail effekt. Cirka 30 procent av alla äldre som läggs in akut på sjukhus gör det till följd av en biverkning som orsakats genom läkemedel. Information kring problemet med över och felmedicinering är mycket viktigt för såväl brukare, anhöriga som för vårdare. Felaktig läkemedelsanvändning kan tydligt skapa mer problem än vad läkemedlen är till för att lösa och riskerar även göra omsorgen som helhet dyrare. Återkommande genomgångar över läkemedelsanvändningen i kommunen är viktig och information kring detta måste tydliggöras. Framförallt de som tar mer än ett sorts läkemedel bör få en genomgång då användningen annars riskerar vara kontraproduktiv för brukarens hälsa. Med anledning av ovanstående föreslås kommunfullmäktige besluta: Att Socialnämnden får i uppgift att initiera en heltäckande översyn av läkemedelsanvändningen i den kommunala äldreomsorgen. Oscar Rosengren (SD) 21

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 111 Medborgarförslag om begravningsplats för sällskapsdjur Ärendenr 2014/1052-008 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå medborgarförslaget. Sammanfattning av ärendet Nils-Erik Nilsson föreslår i ett medborgarförslag att en begravningsplats för sällskapsdjur iordningställs i Luleå. Kommunfullmäktige har 2014-12-15, 295 beslutat att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen har begärt yttrande från stadsbyggnadsnämnden. Stadsbyggnadsnämnden har 2016-02-25 33 beslutat att föreslå kommunfullmäktige avslå medborgarförslaget. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-04-04 135 föreslagit fullmäktige bifalla stadsbyggnadsnämndens förslag. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att fullmäktige bifaller förslaget. Stadsbyggnadsnämndens yttrande Efterfrågan på att begrava sina husdjur på särskilda djurkyrkogårdar uppkom i samband med att städerna växte i mitten på 1800-talet. Idag har de flesta storstäder i västvärlden en djurkyrkogård, den mest kända är Cimetière des Chiens i Paris som öppnades 1899. Den äldsta större begravningsplatsen för djur i Sverige är Kaknäs Djurkyrkogård vid Djurgården i Stockholm. I Sverige finns det en viss efterfrågan på djurkyrkogårdar. Exempel på begravningsplatsen för smådjur är i Lilla Edet Bohuslän, som sköts av en stiftelse och tar emot döda djur från hela landet. Stiftelsen Stockholms Djurkyrkogårdar är en ideell förening som underhåller två begravningsplatser för djur i Stockholmstrakten. Kaknäs Djurkyrkogård administreras sedan 1995 av Stockholms kennelkubb. Ett aktuellt exempel där en kommun gått in och investerat är Borås som byggde en ny kyrkogård för husdjur med 859 gravplatser på ett område som är nästan lika stort som en fotbollsplan. Fyra år senare hade bara 17 personer begravt sitt husdjur på begravningsplatsen. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 22

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 Efterfrågan på gravplatser för djur utreddes inte. Begravningsplatsen kostade 1,2 miljoner kronor att anlägga. Årligen kostar den kommunen mellan 25 000 och 30 000 kronor att sköta, enligt kommunens park och skogavdelning. Se NSD 2015-04-08. Luleå kommun har 2003 anvisat ett ca 2 ha stort område på Hertsön, i anslutning till modellflygfältet, till Luleå Lokala Kennelklubb för just en djurkyrkogård. Ett arrendeavtal upprättades och ambitionen var naturligtvis från klubbens sida att ställa i ordning området. Verksamheten visade sig uppenbarligen vara resurskrävande och arrendeavtalet avbröts från klubbens sida i förtid. I och med att Luleå kommuns översiktsplan antogs 2013, omfattas detta område av naturreservat, vilket innebär att det området inte längre är möjligt att använda som djurkyrkogård. Att anlägga en kommunal djurkyrkogård innebär ökade kostnader för kommunen och den typen av verksamhet ligger i dagsläget inte i linje med det kommunala uppdraget. Kommunen ser dock ett ökat behov och bör därför identifiera lämpliga markområden och ställer sig positiv till om någon förening eller person visar sig vara intresserad av att ansvara för skötseln och driva verksamheten. Beslutsunderlag Medborgarförslag från Nils-Erik Nilsson, Hid 2014.3377 Komplettering från förslagsställare, Hid 2015.5979 Kommunfullmäktiges protokoll 295, 2014-12-15 Stadsbyggnadsnämndens protokoll 33, 2016-02-25 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 135, 2016-04-04 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 23

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2016-02-25 33 Medborgarförslag om vad gör vi med våra sällskapsdjur när livet är slut Ärendenr 2015/180-008 Stadsbyggnadsnämndens beslut Stadsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå medborgarförslaget. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har 2014-12-15, 295, beslutat att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen har sedan remitterat förslaget till stadsbyggnadsnämnden för yttrande. Stadsbyggnadsförvaltningen föreslår stadsbyggnadsnämnden besluta att 1. avslå medborgarförslaget 2. vid revidering av översiktsplanen identifiera lämpliga markområden för djurkyrkogård. Arbetsutskottet föreslår stadsbyggnadsnämnden besluta att bifalla förvaltningens förslag till punkt 1 samt avslå förvaltningens förslag i punkt 2. Nils-Erik Nilsson föreslår i ett medborgarförslag att en begravningsplats för sällskapsdjur iordningställs i Luleå. Efterfrågan på att begrava sina husdjur på särskilda djurkyrkogårdar uppkom i samband med att städerna växte i mitten på 1800-talet. Idag har de flesta storstäder i västvärlden en djurkyrkogård, den mest kända är Cimetière des Chiens i Paris som öppnades 1899. Den äldsta större begravningsplatsen för djur i Sverige är Kaknäs Djurkyrkogård vid Djurgården i Stockholm. I Sverige finns det en viss efterfrågan på djurkyrkogårdar. Exempel på begravningsplatsen för smådjur är i Lilla Edet Bohuslän, som sköts av en stiftelse och tar emot döda djur från hela landet. Stiftelsen Stockholms Djurkyrkogårdar är en ideell förening som underhåller två begravningsplatser för djur i Stockholmstrakten. Kaknäs Djurkyrkogård administreras sedan 1995 av Stockholms kennelkubb. Ett aktuellt exempel där en kommun gått in och investerat är Borås som byggde en ny kyrkogård för husdjur med 859 gravplatser på ett område som är nästan lika stort som en fotbollsplan. Fyra år senare hade bara 17 personer begravt sitt husdjur på begravningsplatsen. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 24

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2016-02-25 Efterfrågan på gravplatser för djur utreddes inte. Begravningsplatsen kostade 1,2 miljoner kronor att anlägga. Årligen kostar den kommunen mellan 25 000 och 30 000 kronor att sköta, enligt kommunens park och skogavdelning. Se NSD 2015-04-08. Luleå kommun har 2003 anvisat ett ca 2 ha stort område på Hertsön, i anslutning till modellflygfältet, till Luleå Lokala Kennelklubb för just en djurkyrkogård. Ett arrendeavtal upprättades och ambitionen var naturligtvis från klubbens sida att ställa i ordning området. Verksamheten visade sig uppenbarligen vara resurskrävande och arrendeavtalet avbröts från klubbens sida i förtid. I och med att Luleå kommuns översiktsplan antogs 2013, omfattas detta område av naturreservat, vilket innebär att det området inte längre är möjligt att använda som djurkyrkogård. Att anlägga en kommunal djurkyrkogård innebär ökade kostnader för kommunen och den typen av verksamhet ligger i dagsläget inte i linje med det kommunala uppdraget. Kommunen ser dock ett ökat behov och bör därför identifiera lämpliga markområden och ställer sig positiv till om någon förening eller person visar sig vara intresserad av att ansvara för skötseln och driva verksamheten. Sammanträdet Ordförande frågar om nämndens ställningstagande till arbetsutskottets förslag och finner att nämnden beslutar bifalla förslaget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-01-25 Kartbild (bilaga) Beslut kommunfullmäktige 2014-12-15, 295 (bilaga) Komplettering från förslagsställare (bilaga) Medborgarförslag från Nils-Erik Nilsson (bilaga) Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 25

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2014-12-15 295 Medborgarförslag om vad gör vi med våra sällskapsdjur när livet är slut Ärendenr 2014/1052-008 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget får ställas och överlämna det till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning av ärendet Nils-Erik Nilsson föreslår i ett medborgarförslag att en begravningsplats för sällskapsdjur iordningställs i Luleå. Beslutsunderlag Medborgarförslag från Nils-Erik Nilsson Beslutet skickas till Nils-Erik Nilsson Kommunstyrelsen Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 26

MEDBORGARFÖRSLAG FRÅN Förnamn Efternamn Adress Postnr, ort Telefon E-post FÖRSLAG OCH MOTIVERING Presentera ditt förslag här. Motivera gärna varför och hur förslaget ska genomföras. Behöver du mer utrymme så kan du bifoga en separat bilaga. ------------------------------- Datum -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Underskrift Luleå kommun Telefon Fax Hemsida 971 85 Luleå 0920-45 30 00 0920-136 88 www.lulea.se 27

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 112 Medborgarförslag om ett bilfritt Luleå centrum Ärendenr 2015/244-008 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå medborgarförslaget. Sammanfattning av ärendet Jan-Ola Brännholm föreslår i medborgarförslag 2015-02-04 att biltrafik ska förbjudas i Luleå centrum samt att parkeringshus byggs utanför centrum och att det därifrån anordnas busstransporter in till centrum. Kommunfullmäktige har 2015-03-30 77 beslutat att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen har begärt yttrande från stadsbyggnadsnämnden. Stadsbyggnadsnämnden har 2016-02-25 41 beslutat föreslå kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-04-04 136 föreslagit fullmäktige bifalla stadsbyggnadsnämndens förslag. Sammanträdet Anders Josefsson (M) föreslår bifalla arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Stadsbyggnadsnämndens yttrande Inom Luleå kommun pågår just nu ett arbete med att ta fram en utvecklingsplan för Luleå centrum. I denna plan ingår bland annat en trafikstrategi för centrum. Alla trafikslags och trafikanters behov, problematik m m lyfts i detta arbete. En del i trafikstrategin är frågan om hur vi löser allmän parkering för besökande bilister och cyklister. En annan del är att se vilka åtgärder som kan genomföras för att förbättra luften i centrum. Det finns mycket att ta hänsyn till, centrum ska fylla många funktioner och vara attraktivt och tillgängligt för handel, service, kultur, boende och arbetsplatser. Stadsbyggnadsförvaltningen har fått medel budgeterat år 2018 för att utreda ett nytt parkeringshus vid norra infarten till Luleå centrum. I dagsläget kan vi Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 28

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 inte ta ställning till om hela eller delar av Brännholms förslag ska genomföras eller inte. Beslutsunderlag Medborgarförslag från Jan-Ola Brännholm, Hid 2015.896 Kommunfullmäktiges protokoll 77, 2015-03-30 Stadsbyggnadsnämndens protokoll 41, 2016-02-25 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 136, 2016-04-04 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 29

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2016-02-25 41 Medborgarförslag om ett bilfritt Luleå centrum Ärendenr 2015/919-008 Stadsbyggnadsnämndens beslut Stadsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå medborgarförslaget. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har 2015-03-30, 77, beslutat att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen har sedan remitterat förslaget till stadsbyggnadsnämnden för yttrande. Stadsbyggnadsförvaltningen föreslår stadsbyggnadsnämnden besluta att avslå medborgarförslaget. Arbetsutskottet föreslår bifall till förvaltningens förslag. Jan-Ola Brännholm föreslår i medborgarförslag 2015-02-04 att biltrafik ska förbjudas i Luleå centrum samt att parkeringshus byggs utanför centrum och att det därifrån anordnas busstransporter in till centrum. Inom Luleå kommun pågår just nu ett arbete med att ta fram en utvecklingsplan för Luleå centrum. I denna plan ingår bland annat en trafikstrategi för centrum. Alla trafikslags och trafikanters behov, problematik m m lyfts i detta arbete. En del i trafikstrategin är frågan om hur vi löser allmän parkering för besökande bilister och cyklister. En annan del är att se vilka åtgärder som kan genomföras för att förbättra luften i centrum. Det finns mycket att ta hänsyn till, centrum ska fylla många funktioner och vara attraktivt och tillgängligt för handel, service, kultur, boende och arbetsplatser. Stadsbyggnadsförvaltningen har fått medel budgeterat år 2018 för att utreda ett nytt parkeringshus vid norra infarten till Luleå centrum. I dagsläget kan vi inte ta ställning till om hela eller delar av Brännholms förslag ska genomföras eller inte. Sammanträdet Ordförande frågar om nämndens ställningstagande till förvaltningens förslag och finner att nämnden beslutar bifalla förslaget. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 30

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2016-02-25 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-02-02 Beslut KF 2015-03-30, 77 (bilaga) Medborgarförslag (bilaga) Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 31

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-03-30 77 Medborgarförslag om ett bilfritt Luleå centrum Ärendenr 2015/244-008 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget får ställas och att överlämna det till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning av ärendet Jan-Ola Brännholm föreslår i medborgarförslag 2015-02-04 att parkeringshus byggs utanför Luleå centrum och att transporter anordnas mellan parkeringshusen och centrum. Beslutsunderlag Medborgarförslag från Jan-Ola Brännholm Beslutet skickas till Jan-Ola Brännholm Kommunstyrelsen Kansliet Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 32

33

34

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-03-14 83 Strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/1068-10 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bifalla förslaget till strategi för medborgardialog. Sammanfattning av ärendet I Vision 2050, Program A Allas röst, har fullmäktige beslutat att en struktur för medborgardialoger ska skapas. I strukturen ska metoder för dialog som når olika grupper i Luleå och metoder för återkoppling beskrivas. Samhällsutvecklingskontoret har utarbetat ett förslag till Strategi för medborgardialog som syftar till att ge förtroendevalda och tjänstepersoner en gemensam bild av hur kommunens arbete med medborgardialog kan stärka medborgarnas delaktighet och bidra till samhällsutvecklingen. Till strategin kommer kommundirektören att besluta om riktlinjer för hur förvaltningen framdeles ska arbeta för att skickliggöra de förtroendevalda när medborgardialoger genomförs. Förslaget till riktlinjer ligger som bilaga i detta ärende. Strategin för medborgardialog har skickats på remiss till samtliga kontor, förvaltningar, majoritetsägda bolag samt fackliga organisationer. De synpunkter som inkommit har beaktats och i de fall de funnits relevanta även inarbetats i strategin. De synpunkter som är av mer praktisk och handfast karaktär har beaktas i arbetet med riktlinjerna. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-02-29 98 föreslagit fullmäktige besluta att bifalla förslaget till strategi för medborgardialog. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att arbetsutskottet bifaller förslaget. Beskrivning av ärendet Att föra dialog med dem kommunen är till för har gjorts på olika sätt och på olika nivåer genom alla år. För att nå målsättningen i Program A, Alla Jämlika, att Luleåborna är jämställda, har jämlika förutsättningar för hälsa och välfärd Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 35

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-03-14 och är delaktiga i samhällsutvecklingen ska dialoger med medborgarna ske på ett strukturerat sätt. Vid de dialoger som representanter från kommunen för är det viktigt att de medverkande vet vilken roll man har, vad syftet med dialogen är och hur resultatet ska tas om hand. I strategin definieras därför de olika typerna av dialog som förs inom Luleå kommun samt hur roller och ansvar fördelas mellan förtroendevalda och tjänstepersoner. I strategin fastställs även vilka grundläggande principer som ska gälla. I remissvaren från Stadsbyggnadsnämnden respektive Barn- och utbildningsnämnden förs resonemang kring begreppet medborgardialog och hur strategin bör benämnas. Samhällsutvecklingskontoret delar nämndernas åsikter om att strategin inte bara handlar om dialog utan faktiskt om medborgarnas delaktighet i samhällsutvecklingen. Kontoret väljer dock att stå fast vid benämningen medborgardialog då det är ett väl inarbetat begrepp inom kommuner och landsting och för att det även bedöms vara lättare att kommunicera externt. Beslutsunderlag Strategi för medborgardialog (bilaga 1) Förslag till Riktlinjer för medborgardialog (bilaga 2) Protokollsutdrag, Barn- och utbildningsnämnden (bilaga 3) Protokollsutdrag, Fritidsnämnden (bilaga 4) Protokollsutdrag, Kulturnämnden (bilaga 5) Protokollsutdrag, Stadsbyggnadsnämnden (bilaga 6) Protokollsutdrag, Socialnämnden (bilaga 7) Yttrande, Kommunal Norrbotten Sektion Luleå (bilaga 8) Samhällsutvecklingskontorets beslutsförslag 2016-02-16 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 98, 2016-02-29 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 36

Hej! Från Kommunal har vi två reflektioner att göra angående remissen. Det är viktigt att man har tydlighet vad gäller vad som är dialog och respektive information. Ett möte där folk förväntar sig dialog, men istället får information är oerhört kontraproduktivt. Den andra delen är att det är viktigt att politiken är tydlig och tar ett tydligt ledarskap. Vissa beslut måste fattas och det skapar mer oro än lugn om man inte står för beslut. Mvh Krister Kommunal Norrbotten Sektion Luleå Gammelstadsvägen 5 G 972 41 Luleå Tel: 0920-45 4999 alt. 010-442 70 00 (Kommunal Direkt) Fax: 0920-45 4097 Epost: lulea.norrbotten@kommunal.se alt. direkt@kommunal.se Hemsidan: www.kommunal.se/norrbotten 37

LULEÅ KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Samhällsutvecklingskontoret 2016-02-16 2015/1068-10 Anna Lindh Wikblad Strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/1068-10 Kommunledningsförvaltningens/samhällsutvecklingskontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bifalla förslaget till Strategi för medborgardialog. Sammanfattning av ärendet I Vision 2050, Program A Allas röst, har fullmäktige beslutat att en struktur för medborgardialoger ska skapas. I strukturen ska metoder för dialog som når olika grupper i Luleå och metoder för återkoppling beskrivas. Samhällsutvecklingskontoret har utarbetat ett förslag till Strategi för medborgardialog som syftar till att ge förtroendevalda och tjänstepersoner en gemensam bild av hur kommunens arbete med medborgardialog kan stärka medborgarnas delaktighet och bidra till samhällsutvecklingen. Till strategin kommer kommundirektören att besluta om riktlinjer för hur förvaltningen framdeles ska arbeta för att skickliggöra de förtroendevalda när medborgardialoger genomförs. Förslaget till riktlinjer ligger som bilaga i detta ärende. Strategin för medborgardialog har skickats på remiss till samtliga kontor, förvaltningar, majoritetsägda bolag samt fackliga organisationer. De synpunkter som inkommit har beaktats och i de fall de funnits relevanta även inarbetats i strategin. De synpunkter som är av mer praktisk och handfast karaktär har beaktas i arbetet med riktlinjerna. Beskrivning av ärendet Att föra dialog med dem kommunen är till för har gjorts på olika sätt och på olika nivåer genom alla år. För att nå målsättningen i Program A, Alla Jämlika, att Luleåborna är jämställda, har jämlika förutsättningar för hälsa och välfärd och är delaktiga i samhällsutvecklingen ska dialoger med medborgarna ske på ett strukturerat sätt. Vid de dialoger som representanter från kommunen för är det viktigt att de medverkande vet vilken roll man har, vad syftet med dialogen är och hur resultatet ska tas om hand. I strategin definieras därför de olika typerna av dialog som förs inom Luleå kommun samt hur roller och ansvar fördelas mellan förtroendevalda och tjänstepersoner. I strategin fastställs även vilka grundläggande principer som ska gälla. 38

LULEÅ KOMMUN TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Samhällsutvecklingskontoret 2016-02-16 2015/1068-10 Anna Lindh Wikblad I remissvaren från Stadsbyggnadsnämnden respektive Barn- och utbildningsnämnden förs resonemang kring begreppet medborgardialog och hur strategin bör benämnas. Samhällsutvecklingskontoret delar nämndernas åsikter om att strategin inte bara handlar om dialog utan faktiskt om medborgarnas delaktighet i samhällsutvecklingen. Kontoret väljer dock att stå fast vid benämningen medborgardialog då det är ett väl inarbetat begrepp inom kommuner och landsting och för att det även bedöms vara lättare att kommunicera externt. Beslutsunderlag Strategi för medborgardialog (bilaga 1) Förslag till Riktlinjer för medborgardialog (bilaga 2) Protokollsutdrag, Barn- och utbildningsnämnden (bilaga 3) Protokollsutdrag, Fritidsnämnden (bilaga 4) Protokollsutdrag, Kulturnämnden (bilaga 5) Protokollsutdrag, Stadsbyggnadsnämnden (bilaga 6) Protokollsutdrag, Socialnämnden (bilaga 7) Yttrande, Kommunal Norrbotten Sektion Luleå (bilaga 8) Anna Lindh Wikblad Chef, Samhällsutvecklingskontoret Beslutet skickas till Barn- och utbildningsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Kommunal Norrbotten Sektion Luleå Samhällsutvecklingskontoret 39

Strategi Luleå kommuns strategi för medborgardialog 2016-2020 1 40

Dokumenttyp: Strategi Dokumentnamn: Luleå kommuns strategi för medborgardialog Dokumentansvarig: Anna Lindh Wikblad Senast reviderad: Fastställd: Beslutinstans: Kommunfullmäktige Giltighetstid: 2016-2020 Dokument gäller för: Alla förvaltningar 2 41

Strategi för medborgardialog Luleåborna är jämställda, har jämlika förutsättningar för hälsa och välfärd och är delaktiga i samhällsutvecklingen Vision Luleå 2050, Program A, Alla jämlika Grunden för den lokala demokratin är den svenska representativa modellen. Medborgarna väljer regelbundet sina förtroendevalda som representanter, vilket utgör basen för beslutsfattande och ansvarstagande. Medborgardialogen är ett sätt att stärka demokratin och ge medborgarna tillgänglighet till de demokratiska beslutsprocesserna. Ansvaret för att initiera medborgardialog vilar på nämnderna. Dialoger som är komplexa eller spänner över flera nämnder beslutas av fullmäktiges presidium. Vad är medborgardialog? Medborgardialog är ett samtal om samhällsfrågor där medborgare och förtroendevalda är delaktiga. En medborgardialog kännetecknas av att man växlar mellan att lyssna och att tala. En dialog är alltså inte en förhandling där syftet är att få igenom sina egna åsikter. Medborgardialogen ska ske i ett så tidigt skede att frågan fortfarande är påverkbar, den ska alltså inte handla om att förankra redan befintliga beslutsförslag. Syfte Strategin för medborgardialog syftar till att ge förtroendevalda och tjänstepersoner en gemensam bild av hur kommunens arbete med medborgardialog kan stärka medborgarnas delaktighet och bidra till samhällsutvecklingen. 3 42

Definitioner Medborgardialog Systematisk dialog mellan förtroendevalda och medborgare där frågorna ofta är av långsiktig och strategisk karaktär. Frågorna har ett samhällsperspektiv där kollektivet omfattas och fokus ligger på vad och varför. Systematiken innebär att resultatet återkopplas till medborgarna och utgör en del av kommande beslutsunderlag. När medborgardialoger arrangeras ska alltid en målgruppsanalys göras för att säkerställa att de som är högst berörda av frågan ges möjlighet att delta. De högst berörda behöver inte vara synonymt med dem som är mest aktiva. Olika former av medborgardialoger Medborgardialogen kan ske på många sätt via olika metoder som fokusgrupper, Open Space, framtidsverkstad, sms-paneler eller medborgarbudget. I Luleå kommun har fullmäktige också beslutat att den som är folkbokförd i kommunen har rätt att väcka ett ärende (medborgarförslag) i fullmäktige. Lokal folkomröstning Utöver floran av olika metoder har medborgarna rätt att väcka frågan om en lokal folkomröstning. En sådan ska hållas om minst tio procent av de röstberättigade begär det och om inte två tredjedelar av närvarande ledamöter i fullmäktige motsätter sig det. Folkomröstningar är alltid rådgivande. Samråd När det gäller den fysiska planeringen har kommunen enligt plan- och bygglagen (PBL) alltid skyldighet att samråda med olika intressenter. För att få fram så bra planeringsunderlag som möjligt har Luleå kommun i Program A - Alla jämlika, fastställt att utöver de formella lagkraven ska även medborgardialoger genomföras i ett tidigt skede av planprocessen, tillexempel vid arbetet med utvecklingsplaner. Brukardialog Dialog mellan tjänstepersoner och brukare av den kommunala servicen (till exempel boende, anhörig, elev/förälder på vårdboendet eller skolan). Brukardialogen handlar om kvalitetsutveckling av den service eller verksamhet som kommunen bedriver. Dessa frågor kräver ofta inte några politiska beslut och frågor som tas upp vid brukardialoger fokuserar i hög utsträckning på hur verksamheten bedrivs och fungerar. 4 43

Dialog med organisationer För att ta tillvara specifika gruppers synpunkter finns i Luleå kommun formaliserade brukarråd och kommittéer (pensionärsråd, tillgänglighetsråd, invandrarråd respektive landsbygdskommittén). Dessa dialoger förs mellan representanter för olika intresseorganisationer och förtroendevalda. Tjänstepersoner finns med som administrativt stöd och för att bidra med fackkunskap. Dialogen i råd och kommittéer har inslag av både vad- och hur-frågor. Upplägg och vilken grad av inflytande som råd och kommittéer har styrs via reglementen som beslutas av fullmäktige. 5 44

Grad av delaktighet Definitionen av begreppet medborgardialog innebär att det ska ske en dialog. Då medborgardialoger kan genomföras på många olika nivåer har begreppet dock kommit att vidgas så att det omfattar allt från rena informationsinsatser till den högsta graden av delaktighet som är möjlig inom det representativa systemet - medbeslutande. Värt att notera är att ingen delaktighetsform är bättre än en annan. Vilken form som väljs styrs av frågans karaktär samt hur mycket resurser som ska användas. För att inte skapa misstro eller besvikelse är det av yttersta vikt att redan i inledningsskedet tyddliggöra vilken grad av inflytande de som deltar kan förvänta sig. Information grunden för att kunna vara delaktig är att man som medborgare har tillgång till information. Konsultation medborgaren ges möjlighet att ta ställning mellan färdiga alternativ. Dialog ett ömsesidigt utbyte av tankar, åsikter och idéer. Dialogen syftar till ett gemensamt lärande och utgångspunkten är att konsensus inte behöver nås. Inflytande medborgarna medverkar under längre tid från det vita pappret till ett färdigt förslag som utgör ett underlag inför det politiska beslutet. Medbeslutande - medborgarna medverkar i viss mån i beslutsfattandet, till exempel genom så kallad medborgarbudget där medborgarna ges mandat att själva bestämma över en del av budgeten. 6 45

Principer för medborgardialog i Luleå kommun Utrymme för dialog ska skapas tidigt i processen. Innan medborgardialoger genomförs ska en plan fastställas om hur återkoppling till luleåborna ska ske samt hur resultatet av dialogen ska tas till vara. Barns och ungdomars möjligheter att delta ska ges särskild uppmärksamhet. Dialogprocessen, metoder och kompetens för att genom medborgardialog nå olika grupper ska utvärderas och utvecklas fortlöpande. 7 46

Ansvarsfördelning FÖRTROENDEVALDA Livskvalitet i små barns liv Demokratiaktör MEDBORGARE TJÄNSTEMÄN BRUKARE Serviceaktör Upplevd kvalitet i förskolan Politikens ansvar är att definiera när det finns behov av medborgardialog samt aktuella frågeställningar. Det är de förtroendevalda i kommunens nämnder som initierar medborgardialog, ställer krav på att den genomförs på ett förtroendeskapande sätt och med tydliga intentioner. De förtroendevalda bär också ansvar för att använda resultatet av medborgardialogen som en del i underlaget inför beslut. Vid en medborgardialog representerar de förtroendevalda sin nämnd. Tjänstepersonernas ansvar innebär att arrangera och stå för den praktiska planeringen och genomförandet av medborgardialoger. Detta ansvar vilar på respektive förvaltning som utser en ansvarig tjänsteperson för genomförandet. Förvaltningarna har också i uppgift att bistå med sakkunskap och fakta i de ärenden som dialogerna avser. Kostnader förenade med medborgardialogen tas av respektive förvaltning som deltar i dialogen. Kommunledningsförvaltningen bistår förvaltningarna med metodstöd samt med kommunikationsinsatser. Riktlinjer för förvaltningarnas och bolagens arbete med medborgardialog utarbetas av Kommunledningsförvaltningen och beslutas av kommundirektören. 8 47

Luleå kommun 2015 www.lulea.se 9 48

Riktlinjer Riktlinjer för medborgardialog 1 49

Dokumenttyp: Riktlinjer Dokumentnamn: Riktlinjer för medborgardialog Dokumentansvarig: Anna Lindh Wikblad Senast reviderad: Fastställd: Beslutinstans: Kommundirektören Giltighetstid: 2016-2020 Dokument gäller för: Alla förvaltningar 2 50

Förord Luleå Kommun ansvarar för det mesta av den samhällsservice som finns i kommunen. Det handlar om allt från skola, omsorg om barn och gamla, socialtjänst till VA, vägar och renhållning. Det som kommunen gör berör därför så gott som alltid de som bor och vistas i Luleå. Att föra dialog med dem vi är till för kan därför tyckas vara en självklarhet och det har gjorts på olika sätt och på olika nivåer genom alla år. I Program A Alla Jämlika, slås det fast att Luleåborna är jämställda, har jämlika förutsättningar för hälsa och välfärd och är delaktiga i samhällsutvecklingen. För att nå denna målsättning ska dialoger med medborgarna ske på ett strukturerat sätt. Kommunfullmäktige har beslutat om Strategi för medborgardialog och i och med dessa riktlinjer ges nu en handfast hjälp i arbetet med att öka Luleåbornas delaktighet i Luleås utveckling. Maritha Meethz Kommunfullmäktiges ordförande Anne Karlenius Kommundirektör 3 51

För att lyckas med medborgardialoger Det finns mycket skrivet om medborgardialog och det kan ibland te sig övermäktigt att ens försöka, men det behöver inte vara så svårt. Man behöver inte vara fullmatad med olika demokrati-teorier eller ha djupa kunskaper om alla olika metoder för dialog för att lyckas. Men avgörande för slutresultatet är att redan när planeringen påbörjas besvara följande tre frågor: 1. Går frågan att påverka, eller har vi redan bestämt oss? 2. Vad vill vi få veta av medborgarna? 3. Hur tar vi hand om resultatet? Om svaret är Nej på första frågan, finns det ingen anledning att lägga resurser på att genomföra en medborgardialog. Är svaret däremot Ja, finns goda möjligheter att genom väl planerade dialoger stärka tilliten mellan förtroendevalda och medborgare. En tillit som är avgörande för att framtida beslut ska accepteras och ses som legitima. Som stöd i planeringen av medborgardialogen har dessa riktlinjer tagits fram. Här finns de viktigaste hörnstenarna beskrivna, men även en kortare inblick i teorin kring medborgardialog. Riktlinjerna avslutas med en konkret checklista och smakprov på olika metoder som kan användas. Inom ramen för Arbetsmarknadsförvaltningens projekt Våga har en Handbok för dialog med unga utarbetats. Denna kan också vara ett bra stöd när dialoger med unga planeras. Handboken återfinns på Intranätet. Hörnstenar vid medborgardialog Dialog betyder helt enkelt samtal. Ett bra samtal kännetecknas av att man växlar mellan att lyssna och att tala men även aktivt tar del av varandras synpunkter och perspektiv. En bra dialog är därför aldrig någon förhandling där det handlar om att få igenom så mycket som möjligt. En medborgardialog är ett samtal om samhällsfrågor där medborgare och förtroendevalda är delaktiga och där allmänintresset, det som är viktigt för alla, står i centrum. En medborgardialog omfattar inte bara de som bor i Luleå utan kan även inkludera till exempel unga som går i kommunens skolor eller näringsidkare som verkar i Luleå. För att lyckas med medborgardialogen måste de frågor som behandlas upplevas som viktiga och relevanta för deltagarna. De flesta frågor, även de komplexa, är möjliga att ta upp vid dialog med medborgarna. Medborgardialog lämpar sig dock inte som forum för att förankra tidigare 4 52

fattade beslut, vilket innebär att dialogen bör ske tidigt i beslutsprocessen. I vissa frågor kan det även vara lämpligt att föra dialog vid flera olika skeden under processen. Vid de allra flesta medborgardialoger består resultatet av medborgarnas dokumenterade synpunkter i form av ord. Resultatet är alltså kvalitativt och ger en bild av varför människor uppfattar något på ett visst sätt. Det är sällan som medborgardialogerna sker i en sådan omfattning att det är möjligt att sammanställa ett kvantitativt resultat. Om målet är att få ett sådant resultat bör en statistisk undersökning göras istället för en medborgardialog. Det yttersta målet när medborgardialoger genomförs är att dialogerna ska öka tilliten mellan förtroendevalda och medborgare. Medborgardialogerna ska också bidra till bättre beslutsunderlag, stärka medborgarnas delaktighet och bidra till samhällsutvecklingen. Nytta Utöver det självklara, att mer deltagande ökar medborgarnas kunskaper om de demokratiska processerna, visar forskningen också att deltagande i olika sammanhang är gott i sig och stärker det sociala kapitalet både i samhället och hos individen. Enkelt uttryckt innebär det att demokratin stärks av väl genomförda medborgardialoger. Utgångspunkten för medborgardialogen är alltså att bygga förtroende och att se medborgarna som medskapare av samhällsbyggandet. Det är dock inte bara demokratin som stärks genom systematiska dialoger utan dialogerna kan även bidra till en ökad effektivet inom den kommunala förvaltningen. Detta då systematiska dialoger på sikt kan ge en bättre samstämmighet mellan kommunens utbud och medborgarnas behov. Dialogerna ställer också krav på ökad transparens från kommunens sida, vilket i sin tur ger goda förutsättningar för ökad kvalitet på de kommunala tjänsterna. Roller Varje person har i sig själv flera olika roller; vi kan vara medborgare, fastighetsägare, kommunanställda, förtroendevalda, anhöriga, föräldrar och så vidare. Till medborgardialog bjuds man dock i första hand in för att man har en koppling till Luleå. Man blir alltså inte inbjuden till medborgardialog för att representera ett visst intresse eller organisation. 5 53

Då medborgardialog ger ett kvalitativt resultat är inte det viktigaste att maximera antalet individer som deltar, utan det är mer betydelsefullt att få ta del av så många olika perspektiv som möjligt. När dialogen planeras bör därför en målgruppsanalys göras, se sidan 10 under rubriken Vilka ska bjudas in?. För att resultatet av medborgardialogen ska bli ett användbart underlag för de förtroendevalda behöver rollerna tydliggöras innan dialogen genomförs. Det ska inte råda några tvivel om vilka roller förtroendevalda respektive tjänstepersoner har, men även vad den förtroendevalde representerar vid medborgardialogen sitt parti eller sin nämnd i Luleå Kommun. Olika typer av dialoger Att föra dialog med dem kommunen är till för är inget nytt utan det har gjorts på olika sätt och på olika nivåer genom alla år. Avsikten med Strategin för medborgardialog, som dessa riktlinjer baseras på, är att ge förtroendevalda och tjänstepersoner en gemensam bild av hur kommunens arbete med medborgardialog kan stärka medborgarnas delaktighet och bidra till samhällsutvecklingen. För att skapa rätt sorts förväntningar och veta hur ansvaret ska fördelas måste det redan i planeringsskedet tydliggöras vilken sorts dialog det är frågan om. Är det en brukardialog, en dialog med organisationer, en politisk dialog, eller en medborgardialog som ska genomföras? Brukardialoger Brukardialogen är den dialogform som är vanligast inom både kommuner och landsting. Vid dessa dialoger deltar människor i rollen som användare av en specifik verksamhet/service och dialogen handlar ofta om hur kvaliteten ska förbättras eller utvecklas. Dessa frågor kräver ofta inte några politiska beslut varför dialogen främst sker mellan brukare och tjänstepersoner. Dialog med organisationer För att ta tillvara specifika gruppers synpunkter finns i Luleå kommun formaliserade brukarråd och kommittéer (pensionärsråd, tillgänglighetsråd, invandrarråd respektive landsbygdskommittén). Dessa dialoger förs mellan representanter för olika intresseorganisationer och förtroendevalda. Tjänstepersoner finns med som administrativt stöd och för att bidra med fackkunskap. Dialogen i råd och kommittéer har inslag av både vad- och hur-frågor. Upplägg och vilken grad av inflytande råd och kommittéer har styrs via reglementen som beslutas av fullmäktige. 6 54

Politiska dialoger Dialoger mellan medborgare och politiker pågår ständigt, både där den enskilda politikern möter medborgare i sitt dagliga liv men också organiserade dialoger inom utpekade frågeområden. I dessa samtal företräder politikern sitt politiska parti. Resultatet av dialogerna kan föras vidare inom den partipolitiska strukturen för att sedan lyftas i nämnder och fullmäktige. TYDLIGGÖR ROLLER (M) (S) (L) (KD) (C) (V) (MP) (RS) Fullmäktige/ nämnd/ beredning Medborgare (SD) (LP) Förvaltningar & Bolag Brukare Politiker kan företräda sitt parti eller sin nämnd medan tjänstepersoner alltid företräder förvaltningen. Medborgardialoger Vid medborgardialoger som initieras och arrangeras av en nämnd i Luleå kommun sker dialogen mellan de förtroendevalda och medborgarna. Den förtroendevalda företräder nämnden och Luleå kommun. Politikens ansvar Det är politiken som definierar när det finns behov av medborgardialog och vilka frågeställningar som är aktuella. Det är de förtroendevalda i 7 55

kommunens nämnder som initierar medborgardialog, ställer krav på att den genomförs på ett förtroendeskapande sätt och med tydliga intentioner. Dialoger som är komplexa eller spänner över flera nämnder beslutas av fullmäktiges presidium. De förtroendevalda bär ansvar för att använda resultatet av medborgardialogen som en del av underlaget inför beslut. Politikerrollen vid medborgardialoger innebär att vara en kunnig, lyssnande, tillgänglig och synlig representant för Luleå Kommun. Förvaltningens ansvar Tjänstepersonernas uppdrag vid medborgardialoger är att arrangera, stå för den praktiska planeringen och för genomförandet av dialogen. Detta ansvar vilar på respektive förvaltning som utser en ansvarig tjänsteperson för genomförandet. Förvaltningarna ska även vid behov bistå med sakkunskap och fakta i de ärenden som dialogerna avser. Kostnader förenade med medborgardialogen anslås av den förvaltning som arrangerar dialogen. Kommunledningsförvaltningen bistår med metodstöd samt med kommunikationsinsatser. Praktiskt tillvägagångssätt När nämnden beslutar om att genomföra en medborgardialog ska beslutet även innefatta en budget och en utsedd styrgrupp. Styrgruppen ska bestå av nämndens ordförande, vice ordförande samt en representant som oppositionspartierna gemensamt utser. Till stöd för styrgruppen ska förvaltningschefen utse en tjänsteperson. Styrgruppens uppgift är att med stöd av tjänstepersonen planera för den beslutade medborgardialogen. Styrgruppen behöver ta ställning till frågor som; Vilka är målgrupperna? Vilken/vilka geografisk(a) kommundel(ar) avses? Vilka frågeområden är lämpliga? Vilken/vilka metoder är lämpliga? Till vem och i vilken form ska resultatet av dialogen rapporteras? Tjänstepersonen har i uppgift att ta fram förslag på hur genomförandet ska gå till. Förslaget bör bland annat innehålla en kommunikationsplan, plan för dokumentation och återkoppling och hur utvärderings ska ske. För detaljerad information om tillvägagångssättet se Checklistan på sidan 13. 8 56

Grad av delaktighet Definitionen av begreppet medborgardialog innebär att det ska ske en dialog. Då medborgardialoger kan genomföras på många olika nivåer har begreppet dock kommit att vidgas så att det omfattar allt från rena informationsinsatser till den högsta graden av delaktighet som är möjlig inom det representativa systemet - medbeslutande. Värt att notera är att ingen delaktighetsform är bättre än en annan. Vilken form som väljs styrs av frågans karaktär samt hur mycket resurser som ska användas. För att inte skapa misstro eller besvikelse är det av yttersta vikt att redan i inledningsskedet tyddliggöra vilken grad av inflytande de som deltar kan förvänta sig. Sveriges kommuner och landsting brukar illustrera de olika graderna av delaktighet genom inflytandetrappan. Information grunden för att kunna vara delaktig är att man som medborgare har tillgång till information. Konsultation medborgaren ges möjlighet att ta ställning mellan färdiga alternativ. Dialog ett ömsesidigt utbyte av tankar, åsikter och idéer. Dialogen syftar till ett gemensamt lärande och utgångspunkten är att konsensus inte behöver nås. Inflytande medborgarna medverkar under längre tid från det vita pappret till ett färdigt förslag som utgör ett underlag inför det politiska beslutet. Medbeslutande - medborgarna medverkar i viss mån i beslutsfattandet, till exempel genom så kallad medborgarbudget där medborgarna ges mandat att själva bestämma över en del av budgeten. 9 57

Vilka ska bjudas in? Grundidén med att genomföra systematiska medborgardialoger är att skapa arenor även för de grupper som vanligtvis inte hörs i debatten. När dialogen planeras behöver därför en enklare kartläggning göras över vilka grupper som är viktigast att nå. Rimligen bör de största resurserna sedan läggas på de grupper som är mest berörda av frågan men sällan gör sin röst hörd, medan de som alltid hörs sannolikt kommer att delta även om inbjudan bara består av en enda annons i lokalpressen. I detta skede bör även ett resonemang föras kring vilken dialogmetod som ska väljas vissa gruppers åsikter kanske kommer fram bäst via fokusgrupper medan andra i högre grad nås via SMS-enkäter. Exempel En medborgardialog om Livskvalitet i små barns liv ska genomföras. Vid planeringen ser man att det är viktigt att nå småbarnsföräldrar, men att dessa inte brukar delta vid dialogtillfällen. Föräldrarna är högt berörda av frågan, men inte aktiva (se bild, Prioritet 1). Därför ska kommunen prioritera att gruppen småbarnsföräldrar enkelt kan bidra med sina synpunkter. Det kan handla om att välja en passande tid och plats för fysiska möten, att bjuda på frukt till barnen eller ge möjlighet att lämna synpunkter på andra sätt och under en längre period. 10 58

Samtidigt finns det en grupp engagerade människor som har mycket tid och resurser, som skriver insändare, startar facebookgrupper och går på många medborgardialoger som arrangeras inom olika ämnen. Dessa människor har också viktiga synpunkter, men kommunen behöver inte vidta specialåtgärder för att nå dem. De tillhör en målgrupp som är aktiv, men inte speciellt berörd av den aktuella frågan (se bild, Prioritet 3). Kommunens fokus bör i det här fallet ligga på att nå de upptagna småbarnsföräldrarna. Återkoppling Ett vanligt misstag när medborgardialoger genomförs är att det inte finns en genomtänkt plan för hur resultatet av dialogerna ska återkopplas. För att visa att kommunen tar medborgarnas synpunkter på allvar ska alltid information ges till deltagarna vid dialogtillfället om hur återkopplingen ska ske. För att kunna återkoppla gäller det att dialogerna på något sätt dokumenteras, det behöver inte nödvändigtvis vara i skrift utan kan även ske genom ljudupptagningar eller att dialogen filmas. Beroende på vilken dialogmetod som används kan en tjänsteperson, den förtroendevalda eller medborgaren själv dokumentera. Sammanställningen av dokumentationen görs dock alltid av förvaltningen. Hur återkopplingen ska ske är också beroende av vilken dialogmetod som används. I vissa fall passar det bäst att skicka brev direkt till deltagarna, i andra att annonsera i tidningen. Luleå kommuns webbplats är alltid en naturlig plats för att tillgängliggöra resultatet av genomförda dialoger då informationen även når de som inte deltagit i själva dialogen. Återkopplingen ska ske i närtid efter genomförd dialog, men det finns ett stort värde att därefter fortsätta att informera kontinuerligt fram till beslut fattas och/eller verkställs. 11 59

Utvärdering För att utveckla och förbättra medborgardialogerna ska alltid genomförda dialoger utvärderas. Utvärderingen görs av den tjänsteperson som organiserat dialogen och sparas på sidan om Medborgardialog på Intranätet. Utvärderingen behöver inte vara omfattande, en A4-sida räcker, men bör ske kort efter att dialogen avslutats och ge svar på frågor som: Vad fungerade bra? Vad kan göras bättre? Fick vi svar på de frågor vi ställde? För att slippa göra onödiga misstag så ta för vana att alltid titta på tidigare utvärderingar vid planering av nya medborgardialoger. 12 60

Checklista för planering av medborgardialog 1 Beslut om Medborgardialog I beslutet ska följande ingå: Syftet med dialogen Vilket ärende/framtida beslut ska medborgardialogen kopplas till (alternativt vilket tema dialogen ska ha) Tidsperiod för när dialogerna ska genomföras respektive när beslut i frågan förväntas ske Budget och resurser Vilka förtroendevalda som utgör styrgrupp 2 Planering Ansvarig tjänsteperson initierar diskussion om eventuella förtydliganden kring beslutet om medborgardialogen samt: Vilka är målgrupperna? Vilken/vilka geografisk(a) kommundel(ar) avses? Vilka frågeområden är lämpliga? Vilken/vilka metoder är lämpliga? Till vem och i vilken form ska resultatet av dialogen rapporteras? Tidsplan Nämnd eller Fullmäktiges presidium Ansvarig tjänsteperson och styrgrupp 3 Ta fram förslag på genomförandet Förslaget bör innehålla: Metodval Varför föreslås just denna/dessa metoden/metoderna? Moderator/processledare Vem eller vilka håller i medborgardialogen eller dess olika delar (moderator, processledare)? Kräver metoden en mötesledare/någon som modererar inlägg som görs på elektronisk väg? Kommunikationsplan Vilken information behöver deltagarna få innan dialogen startar? Vem tar fram den? På vilket sätt och av vem ska deltagarna informeras? Vilka övriga bör informeras om vad och när ska detta ske? Hur ska upplägget se ut för de inom, respektive utom, målgruppen? Inbjudan Hur ska inbjudan utformas? Behöver den målgruppsanpassas? När och hur går påminnelse ut? Dokumentation och återkoppling Vem eller vilka dokumenterar dialogerna? Hur och när ska resultatet av medborgardialogen återkopplas till de medverkande och till övriga? Lokal vid fysiska möten Storlek, tillgänglighet? Varför väljer vi just den lokalen/de lokalerna? Hur ska lokalen möbleras och dukas? Vem gör detta? Vilken teknik behövs? Vem ansvarar för att allt finns på plats och fungerar? Infrastruktur vid elektroniska möten Vilken teknik behövs? Vem ansvarar för att allt finns på plats och fungerar? Innebär metoden kostnader för deltagarna (tex sms-taxa)? Utvärdering Hur utvärderas medborgardialogen? Hur återkopplar vi det och till vem (ansvarig nämnd, andra förtroendevalda, den egna/andra förvaltningen)? Ansvarig tjänsteperson 4 Genomgång med styrgrupp Ansvarig tjänsteperson initierar ett avstämningsmöte av det planerade genomförandet tillsammans med styrgruppen. Ansvarig tjänsteperson och styrgrupp 5 Förberedelser, genomförande och återkoppling Enligt ovan 6 Sammanställning och utvärdering av medborgardialog Genomförandet, samt resultaten av genomförda medborgardialoger sammanställs, utvärderas och kommuniceras på kommunens webbplats. Det görs utifrån punkterna i detta dokument samt sammanställningarna av resultat och utvärderingar. 13 61

Metoder för medborgardialog tio exempel Nedan presenteras smakprov på tio olika metoder för medborgardialog. Metoderna är grupperade efter delaktighetstrappans fem nivåer för inflytande (se sidan 10). Åtta exempel är hämtade från SKLs Dialogguiden där metoderna också beskrivs mer utförligt. Dialogguiden är en interaktiv metod- och exempelsamling som är enkel att använda och kan ge god hjälp i planeringen av en medborgardialog. Dialogguiden hittar du här: www.dialogguiden.se. De två metoderna som är märkta med * är hämtade från Region Skånes metodsamling. För utförligare beskrivning av dessa och för att se fler metoder från Region Skåne gå in på www.skane.se och sök på ordet Metodkatalog. Information 1. Informationsmöte - Stormöte När man vill informera många människor samtidigt om en viktig fråga är ett informationsmöte/stormöte ett bra sätt göra det på. Ett informationsmöte/ stormöte är i huvudsak envägskommunikation och ska inte förväxlas med dialog. Metoden kan till exempel användas för att inleda ett större dialogprojekt och informera en stor grupp om hur man tänker arbeta. Ett annat exempel kan vara när ledningen vill informera om ett redan fattat beslut. Ett stormöte ställer mycket höga krav på den som ska leda mötet. I inbjudan måste syftet och dagordningen för mötet vara tydlig så att det framgår att det är just ett informationsmöte. Ofta blir det samtal på ett eller annat vis, men alla deltagare kommer inte att komma till tals. Om frågan som behandlas är konfliktfylld riskerar många deltagare att ha svårt att ta till sig saklig information. I dessa fall är det ofta en fördel med en opartisk mötesledare som inte kopplas samman med kommunen. 2. Film som dokumentation av dialogresultat* Istället för att endast dokumentera dialogprocessen och resultaten skriftligt kan film användas som verktyg. Dialogövningar filmas till exempel med gymnasieelever i klassrum. Detta klipps sedan ihop till en film och lämnas in som del av ett remissunderlag. Filmen läggs upp på hemsidan och i sociala medier vilket ökar spridningen av resultaten och främjar kännedomen om uppdraget. Genom spridning på hemsidan och i sociala medier som YouTube, Facebook och Twitter kan nya målgrupper av medborgare nås som inte hade tagit del av en skriftlig rapport. Att lämna en film som remissvar sticker dessutom ut bland övriga inkomna remissvar. 14 62

Filmen kan behandla vilket ämne som helst, men det är viktigt att filmen är av bra kvalité, har bra ljud och inte är för lång. Den ska vara lätt att förstå, väcka tankar och reaktioner. Ju bättre film desto större spridning. Film förmedlar också känslor och en atmosfär på ett sätt som en skriftlig rapport ofta saknar. Konsultation 3. Fokusgrupp Metoden med fokusgrupper är ett snabbt och enkelt sätt att skapa delaktighet. Metoden kan användas som ett kartläggningsverktyg där man utgår från gruppens bedömning om vad som är viktiga faktorer i en viss fråga. Ofta kombineras kartläggningen med att också värdera dessa faktorer. Det som gruppen tycker är viktigt betygsätts och ger ett underlag om vad som är mest angeläget att ta tag i. Med detta tillvägagångssätt koncentreras arbetet och analysen runt en huvudfråga. En av styrkorna med fokusgrupper är att de bygger på dialog och delaktighet och att det går snabbt att sammanställa och redovisa resultaten. En lämplig gruppstorlek är mellan 6 till 12 deltagare för att alla ska känna sig bekväma i att uttrycka sina åsikter. För att få en hög tillförlitlighet till resultatet kan flera fokusgrupper genomföras med samma fråga. Deltagarna i fokusgrupper kan väljas utifrån att vara representativ för befolkningen i stort, eller utgöra en viss grupp av befolkningen. Metoden ger goda förutsättningar att engagera marginaliserade grupper. En fokusgrupp leds alltid av en moderator som är kunnig i metoden och väl insatt i ämnet/frågeställningen som ska diskuteras. Till sin hjälp behöver moderatorn ha en medhjälpare som dokumenterar under intervjun. 4. SMS - panel En medborgarpanel där kommunikationen sker genom textmeddelande via mobiltelefon. Medborgare bjuds in att registrerar sig på hemsidan för att delta i en medborgarpanel. Används när man vill ha snabb återkoppling från många. Eftersom svaren ska kunna ges via SMS kan frågorna inte bli för komplicerade. Det kan vara: Ja/Nej/Vet ej frågor Frågor som rangordnar Frågor som väljer ut ett förslag Det finns även möjlighet till kortare textmeddelanden. Inbjudan kan med fördel riktas till olika avgränsade grupper, t.ex. boende i ett visst område, unga, de som besöker en festival etc. 15 63

En SMS-panel är ett snabbt och enkelt sätt att få in synpunkter. Metoden är ofta populär bland yngre och fungerar väl om man vill föra en fortlöpande dialog. Viktigt att tänka på att om omyndiga ska delta krävs i de flesta fall tillstånd från vårdnadshavare. 5. Framtidsverkstad Framtidsverkstad är ett pedagogiskt arbetssätt för att få fram konkreta idéer och visioner. Metoden utgår från en tydlig inramning som syftar till att skapa trygghet och stimulera deltagarnas lust och kreativitet. Metoden används för att de medverkande ska hitta en gemensam plattform där man sedan kan plocka fram och förverkliga sina idéer tillsammans. En lyckad Framtidsverkstad är en bra utgångspunkt för framtida handling och leder ofta till att det bildas arbetsgrupper som arbetar vidare med lösningar och nya utvecklingsprocesser. Metodens huvudprinciper är deltagarstyrning, demokrati och struktur. Allas idéer och åsikter blir respektfullt hörda, diskuterade och införda i ett gemensamt sammanhang. För att genomföra metoden behövs moderatorer som är utbildade i tekniken. Metoden bygger på deltagarnas aktiva medverkan och att de har möjlighet att närvara under hela processen. Det är en fördel att ha en blandad grupp med politiker, tjänstemän, medborgare och andra intressenter. Antalet deltagare bör inte överstiga 25 personer. Framtidsverkstaden genomförs under en, eller två, hela dagar men är strikt upplagd tidsmässigt. 6. SWOT modellen En metod som är användbar då förslag och idéer ska analyseras. Genom att göra en SWOT-analys kan man få underlag för diskussioner om hur hinder och svagheter kan vändas till styrkor och möjligheter. Ordet SWOT står för: Strengths - Weaknesses - Opportunities Threats och översatt till svenska: Styrkor - Svagheter - Möjligheter - Risker/hot. Modellen avbildas ofta i en matrismodell med fyra rutor som ger en överblick över de viktigaste faktorerna att ta hänsyn till när man ska analysera en verksamhet, projekt, planer etc. 16 64

För att få möjlighet till diskussioner i gruppen bör det inte vara mer är 15-20 deltagare. Upprepa gärna träffen med andra deltagare. Tidsåtgången är mellan två till fyra timmar. Dialog 7. Spontana möten* Politiker träffar medborgare på olika platser där medborgarna finns - det kan vara busshållplatser, bibliotek, torg, teatrar, affärer, festivaler eller marknader. På platsen finns ett kommunikations-material som berättar vad syftet med dialogen är. Det behöver även finnas material för att locka till dialog (tävlingar, möjlighet att tycka till och se vad andra har tyckt med mera). Viktigt att i förväg planera för hur de svar och synpunkter som medborgarna lämnar ska dokumenteras. Ett sätt att samla in synpunkter kan vara att använda minienkäter med ett fåtal frågor, antingen med färdiga svarsalternativ eller med öppna frågor. De som prövat metoden vittnar om att de flesta frågeställningar går att prata om. Många medborgare vill berätta om egna upplevelser men många har också gärna pratat kring de frågeställningar som arrangören önskat föra dialog kring. Vid spontana möten går det bra att ta upp aktuella frågor. En naturlig begränsning är att det är svårt att gå på djupet med frågorna. Metoden bidrar till att öka de förtroendevaldas synlighet och organisationens legitimitet. 8. Walk & Talk Metoden bygger på att när man är i det fria, utomhus, så tänker man på ett annat sätt än när man sitter i ett mötesrum. Målsättningen är att lösgöra kreativitet och få många idéer från deltagarna. Metoden kan användas för en inbjuden, utvald, grupp om cirka 30 deltagare med ett fastställt program. Denna form kan användas vid frågor som rör planärenden, boendeaspekter m.m. En annan variant är att politiker möter medborgare på gator och torg, vandrar med och under tiden ställer frågor utifrån en given frågemall eller enkät. I båda fallen är det viktigt att svaren antecknas löpande och att resultatet sammanställs och analyseras för att kunna används i det fortsatta arbetet med frågan. Resultatet återförs/presenteras för allmänheten i annons eller på det sätt som utlovats till de som blev intervjuade. 17 65

Inflytande 9. E-förslag (E-petition) Ett e-förslag har vissa likheter med Medborgarförslag då initiativet ligger hos den som lämnar förslaget och att vilket ämne som helst kan tas upp. Skillnaden är att förslaget kopplas till webben så att det är möjligt att läsa för alla och de som gillar förslaget kan sedan ge sitt stöd. Ett e-förslag som får många underskrifter ger därigenom ett uttryck för vad flera medborgare ser som viktigt. Detta indikerar att frågan är av allmänt intresse och bör diskuteras vidare i lämplig politisk församling. Ett e-förslag är därmed inte ett avsteg från den representativa demokratin utan ska ses som en möjlighet för medborgare att föra fram sina idéer till de förtroendevalda. Medbeslutande 10. Medborgarbudget - simulering och dialog Medborgarbudget är en metod där man bjuder in medborgare att ge sin syn på frågor relaterade till ekonomiska beslut. Metoden kan användas för att göra budgeten begriplig samt visa på komplexiteten i beslutsfattandet, både på kort och på lång sikt. Genom att bjuda in medborgare och be om deras synpunkter på prioriteringar, inkomster/utgifter kan man få ökad förståelse och acceptans för neddragningar i verksamheter. Medborgarbudget följer alltid den ordinarie budgetprocessen och används inom en väl avgränsad del av budgeten. Det handlar ofta om att medborgare ges möjlighet att besluta om satsningar utifrån en given ekonomisk ram. Metoden fungerar för de flesta grupper, men i de fall barn och unga bjuds in bör tidsramarna från idé till genomförande kortas så mycket det går. Genom att använda webbaserade verktyg når man andra grupper än de som ofta deltar på fysiska möten. Med hjälp av ett webbaserat simuleringsverktyg kan man även åskådliggöra budgeten på helt nya sätt. 18 66

Nio korta Nio korta punkter som kan vara bra att tänka kring: Feedback alltid och hela tiden! Påverkbarhet! Fråga inte om du inte är beredd på svaren. Börja med vem, var och varför, inte hur! Fördela energi och insats före, under och efter. Skilj på brukar och medborgardialog säkra makt och mandat. Starta tidigt tänk på vilkas perspektiv som finns. Tänk igenom: bygger detta eller förstör relationer. Process, inte ett projekt! Dålig dialog är värre än ingen alls! 19 67

Luleå kommun 2015 www.lulea.se 20 68

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Barn- och utbildningsnämnden 2015-10-22 102 Remiss Strategi för Medborgardialog Ärendenr 2015/387-10 Barn- och utbildningsnämndens beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ställa sig positiv till antagandet av strategin för medborgardialog enligt upprättat remissvar med tillägg av följande synpunkter: Begreppet medborgardialog känns som en tvåvägs kommunikation, men frågan är om det handlar om dialog, eller om vi ska prata om medborgardelaktighet? Sid 3. Det behöver framgå vad syfte med strategin är. Är den till för medborgarna eller som instruktion för politiker och tjänstemän? Sid 4 styrk meningen 2 "Frågorna... är kund." Vi ser inte våra medborgare som kunder. Medborgardialog på kommunens initiativ bör särskiljas från medborgarnas möjlighet att väcka egna ärenden (som t ex folkomröstningar och medborgarförslag). Medborgardialog bör vara fysiska eller virtuella möten ordnade av kommunen. Sid 5 Att kalla information för en medborgardialog låter ologiskt. Sid 6 Ny punkt bör införas om - medborgardialogerna bör förberedas så att kända konflikter, beräknat intresse och kunskapsnivå hos medborgarna finns med i planeringen. Byt begreppet äkta intentioner till tydliga intentioner. Lägg till att kommunen ska ha tjänstemän som har kompetens inom medborgardialoger. Sammanfattning av ärendet Samhällsutvecklingskontoret har i enlighet med översiktsplanens Program A, Vision Luleå 2050, tagit fram ett förslag till strategi för medborgardialog. Strategin föreslås gälla för samtliga Luleå kommuns verksamheter. Barn- och utbildningsnämnden har getts möjlighet att yttra sig angående strategin för medborgardialog. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 69

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Barn- och utbildningsnämnden 2015-10-22 Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till remissvar Barn- och utbildningsförvaltningen ställer sig positiv till strategin för medborgardialog som ett övergripande dokument över hur Luleå kommun ska arbeta med medborgardialoger. Meningen Konsultation medborgaren ges möjlighet att ta ställning mellan färdiga alternativ på sidan fem (under information) ska bort men i övrigt instämmer förvaltningen i förslaget. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att ställa sig positiv till antagandet av strategin för medborgardialog enligt upprättat remissvar. Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att ställa sig positiv till antagandet av strategin för medborgardialog enligt upprättat remissvar med tillägg av följande synpunkter: Begreppet medborgardialog känns som en tvåvägs kommunikation, men frågan är om det handlar om dialog, eller om vi ska prata om medborgardelaktighet? Sid 3. Det behöver framgå vad syfte med strategin är. Är den till för medborgarna eller som instruktion för politiker och tjänstemän? Sid 4 styrk meningen 2 "Frågorna... är kund." Vi ser inte våra medborgare som kunder. Medborgardialog på kommunens initiativ bör särskiljas från medborgarnas möjlighet att väcka egna ärenden (som t ex folkomröstningar och medborgarförslag). Medborgardialog bör vara fysiska eller virtuella möten ordnade av kommunen. Sid 5 Att kalla information för en medborgardialog låter ologiskt. Sid 6 Ny punkt bör införas om - medborgardialogerna bör förberedas så att kända konflikter, beräknat intresse och kunskapsnivå hos medborgarna finns med i planeringen. Byt begreppet äkta intentioner till tydliga intentioner. Lägg till att kommunen ska ha tjänstemän som har kompetens inom medborgardialoger. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 70

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Barn- och utbildningsnämnden 2015-10-22 Beslutsgång Ordförande ställer arbetsutskottets förslag till beslut under proposition och finner att barn- och utbildningsnämnden bifaller förslaget. Beslutsunderlag Luleå kommuns strategi för medborgardialog Beslutet skickas till Samhällsutvecklingskontoret Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 71

LULEÅ KOMMUN YTTRANDE 1 (2) Fritid Ärendenr Verksamhetsstöd 2015-10-28 2015/167-80 Lisa Berglund Samhällsutvecklingskontoret Sara Palmman Remissvar på Strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/167-80 Sammanfattning av ärendet Samhällsutvecklingskontoret har i enlighet med översiktsplanens Program A, strategiområdet Allas Röst, tagit fram ett förslag till strategi för medborgardialog. Strategin föreslås gälla för samtliga Luleå kommuns verksamheter. Samhällsutvecklingskontoret begär yttranden från samtliga nämnder, bolag och fackliga organisationer senast 2015-11-02. Fritidsförvaltningens yttrande Fritidsförvaltningen ser positivt på att en strategi för medborgardialog har arbetats fram. Hur den är tänkt att samverka med Handbok för invånardialog 1 behöver dock tydliggöras. Fritidsförvaltningen rekommenderar vidare att följande punkter beaktas i det fortsatta arbetet: Använd antingen politiker eller förtroendevalda genomgående i hela strategidokumentet Sidan 3, första stycket efter rubrik Vad är medborgardialog? : ta bort medborgar- på andra raden, där ska endast stå dialog. Sidan 4. Lokal folkomröstning läggs per definition in som en medborgardialog. En folkomröstning är dock enbart rådgivande och passar inte in i den begreppsutredning som gås igenom på sidan 5. En lokal folkomröstning är utifrån det resonemanget en konsultation, det vill säga medborgaren ges möjlighet att ta ställning mellan färdiga alternativ. Sidan 5. Om tanken är att medborgardialog avser det som definieras som dialog i bilden bör den blå boxen ringas in och åskådliggöra att 1 Handbok för invånardialog, Allas röst med fokus på unga, Arbetsmarknadsförvaltningen, Projektet VÅGA maj 2014 72

LULEÅ KOMMUN YTTRANDE 2 (2) Fritid Ärendenr Verksamhetsstöd 2015-10-28 2015/167-80 Lisa Berglund medborgardialog begränsas till den. Det är otydligt på sidan 5 vad som egentligen räknas till medborgardialog. Sidan 6. Första punkten: önskvärt att det tydliggörs i vilka processer medborgardialog är ett lämpligt förfaringssätt. Till exempel tillägg med frågor som man bör ställa sig i detta val. Det finns en enklare checklista i tidigare nämnda handbok. Sidan 6. Begreppet tjänsteman ändras till tjänsteperson. Sidan 6. I stycket för tjänstepersonernas ansvar står att förvaltningen ska utse en ansvarig för genomförandet. Förtydliga om det avser en person eller om det kan vara olika personer i olika medborgardialoger. Sidan 6. Längst ned står att Riktlinjer för förvaltningarnas arbete med medborgardialog fattas av kommundirektören. Oklart om detta innebär att det är riktlinjer som respektive förvaltning ska ta fram eller om det kommer något från kommundirektören som förvaltningarna ska ta hänsyn till. Följande berörs inte i strategin, vilket Fritidsförvaltningen anser viktigt: - Hur uppföljning av arbetet med strategin ska ske - Huruvida det finns krav på att medborgardialoger genomförs i någon särskild omfattning - Instruktion om när det kan vara lämpligt att initiera en medborgardialog Helén Wiklund Wårell Fritidschef 73

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kulturnämnden 2015-10-22 74 Remiss - Strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/206-00 Kulturnämndens beslut Kulturnämnden beslutar godkänna förslaget gällande Strategi för medborgardialog. Sammanfattning av ärendet Samhällsutvecklingskontoret har i enlighet med översiktsplanens Program A, Allas Röst, tagit fram bifogat förslag till strategi för medborgardialog. Strategin föreslås gälla för samtliga Luleå kommuns verksamheter. Samtliga nämnder, bolag och fackliga organisationer har fått möjlighet att yttra sig angående förslagen. Kulturförvaltningen tycker att det är bra att ansvar och roller för medborgardialog tydliggörs och att dessa gäller för samtliga Luleå kommuns verksamheter. Kulturförvaltningen ställer sig positiv till förslaget. Sammanträdet Kultursekreteraren föredrar ärendet. Ordförande ställer proposition på kulturförvaltningens förslag och finner att kulturnämnden bifaller förslaget. Beslutsunderlag Strategi för medborgardialog Beslutet skickas till Samhällsutvecklingskontoret Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 74

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2015-10-22 173 Strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/1485-00 Stadsbyggnadsnämndens beslut Stadsbyggnadsnämnden beslutar lämna följande remissvar, med följande tillägg och ändring; 1. bild som illustrerar skillnaden mellan medborgardialog och brukardialog läggs till i remissvaret 2. tydliggör tidigt skede av planeringsprocessen 3. under Avsnitt Definitioner stryks andra meningen. Sammanfattning av ärendet Remissvar Stadsbyggnadsförvaltningen föreslår stadsbyggnadsnämnden besluta lämna nedanstående remissvar till Strategi för medborgardialog. Arbetsutskottet föreslår följande tillägg och ändring; 1. bild som illustrerar skillnaden mellan medborgardialog och brukardialog läggs till i remissvaret 2. tydliggör tidigt skede av planeringsprocessen. Samhällsutvecklingskontoret har i enlighet med översiktsplanens Program A, Allas Röst, tagit fram förslag till strategi för medborgardialog. Strategin föreslås gälla för samtliga Luleå kommuns verksamheter. En strategi tas oftast fram för att beskriva någon form av långsiktig plan eller planeringsaktivitet som leder till någon sorts långsiktigt mål och ofta inbegriper någon sorts förändring. I detta fall ska strategin leda till att Luleåborna är jämställda, har jämlika förutsättningar för hälsa och välfärd och är delaktiga i samhällsutvecklingen. Dokuments namn ändras till; Strategi för att stärka delaktigheten i samhällsutvecklingen genom medborgardialog Medborgardialogen är verktyget som ska förstärka och stödja beslutsfattandet och ge medborgarna möjlighet till delaktighet i kommunala frågor. Mening under rubriken Samråd på sidan 4 lyder; För att få fram så bra planeringsunderlag som möjligt har Luleå kommun i Program A- Alla Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 75

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Stadsbyggnadsnämnden 2015-10-22 jämlika, fastställt att utöver de formella lagkraven kan även medborgardialoger genomföras i ett tidigt skede av planeringsprocessen. Sammanträdet Ulrika Lundberg (V) föreslår att ordet tjänstemän byts ut till tjänstepersoner istället. Mia Tossavainen (MP) lämnar skriftligt tilläggsförslag, se bilaga. Socialdemokratiska gruppens ledamöter - stödjer förslag från Ulrika Lundberg (V) - föreslår bifall till arbetsutskottets förslag - stödjer punkt 1 i förslag från Mia Tossavainen (MP) att under Avsnitt Definitioner stryks andra meningen. I övrigt avslag till tilläggsförslaget. Beslutsgång Ordförande frågar om nämndens ställningstagande till ändringsförslag från Ulrika Lundberg (V) och finner att nämnden bifaller förslaget. Därefter frågar ordförande om nämndens ställningstagande till arbetsutskottets förslag och finner att nämnden beslutar bifalla förslaget. Till sist frågar ordförande om nämndens ställningstagande till tilläggsförslag från Mia Tossavainen (MP) och finner att nämnden beslutar bifalla första stycket under rubriken Avsnittet Definitioner och i övrigt beslutar nämnden avslå tilläggsförslaget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-09-21 Strategi för medborgardialog (bilaga) Förslag från Mia Tossavainen (MP) (bilaga) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 76

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden 2015-10-16 178 Yttrande över förslag till strategi för medborgardialog Ärendenr 2015/369-70 Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar lämna följande som remissvar avseende Luleå kommuns strategi för medborgardialog. Sammanfattning av ärendet Frågan om medborgardialoger i syfte att förstärka den representativa demokratin har länge varit aktuell i Luleå kommun. Den har också aktualiserats genom att demokratiutveckling är en viktig del i program A, Alla jämlika. Samhällsutvecklingskontoret har tagit fram ett förslag till strategi för hur kommunen ska arbeta med medborgardialoger. Socialförvaltningens bedömning är att strategin kort och föredömligt sammanfattar syftet med medborgardialoger och vikten av att genomförs på ett förtroendeskapande sätt. De olika former för medborgardialog som exemplifieras bygger alla på talspråk. Det är angeläget att komma ihåg att inte alla har förmåga eller lust att sköta kommunikationen via tal och att kompletterande former behövs. Likaså är det angeläget med distansöverbryggande teknik. Det är angeläget att dialogerna utformas så att de når de högt berörda men lågt aktiva. Placeringen av stycket som rör specifika gruppers synpunkter (sidan 4) borde inte ligga under rubriken brukardialog. Dessa gruppers möjligheter att vara delaktiga är vidare än kommunens service, de omfattar i hög grad samhällsperspektivet. Socialförvaltningen bedömer att det finns behov av samordning vad gäller nämndernas planering och genomförande av medborgardialoger. Frågan kan hänskjutas till de riktlinjer som planeras. Socialförvaltningen föreslår socialnämnden lämnar följande som remissvar avseende Luleå kommuns strategi för medborgardialog. Socialnämndens allmänna utskott beslutade 2015-10-07 föreslå socialnämnden lämnar följande som remissvar avseende Luleå kommuns strategi för medborgardialog. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 77

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden 2015-10-16 178 forts. Sammanträdet Förvaltningen fördrar ärendet. Beslutsgång Ordförande ställer allmänna utskottets förslag under proposition och finner att socialnämnden bifaller förslaget. Beslutsunderlag Luleå kommuns strategi för medborgardialog Beslutet skickas till Samhällsutvecklingskontoret Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 78

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 116 Reviderad uppdragsbeskrivning för utvecklingsplan Hertsön Lerbäcken Ärendenr 2015/473-217 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att revidera uppdragsbeskrivningen för utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken, så att markområdet med de i Vision 2050 angivna planerade nya industriområdena belägna öster om Hertsöns bostadsområde och i anslutning till och söder om Brandövningsfältet, ingår i arbetet med utvecklingsplanen. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har 2015-05-25 111 beslutat att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att tillsammans med berörda förvaltningar och bolag utarbeta en utvecklings-plan för Hertsön-Lerbäcken i enlighet med reviderad uppdragsbeskrivning 2015-04-28. I Luleås översiktsplan Vision 2050, som antogs av kommunfullmäktige 2013, anges ett långsiktigt behov av två större nya industriområden öster om Hertsöns bostadsbebyggelse. De ska tillgodose behovet av störande och mycket störande industri. Då industrietableringar alltid har miljöpåverkan i olika former är det naturligt att i det pågående planeringsarbetet för Hertsön och Lerbäcken inkludera förutsättningar för och avgränsning och anpassning etc av möjliga industrietableringar inom dessa markområden. För att kunna ta ett helhetsgrepp på den framtida markanvändnings- och bebyggelseutveckling i denna del av Luleå är det därför viktigt att planområdet för utvecklingsplanen utvidgas österut fram till och med Brandövningsfältet. Samhällsutvecklingskontoret har 2016-03-16 föreslagit kommunfullmäktige besluta att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att revidera uppdragsbeskrivningen för utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken, så att markområdet med de i Vision 2050 angivna planerade nya industriområdena belägna öster om Hertsöns bostadsområde och i anslutning till och söder om Brandövningsfältet, ingår i arbetet med utvecklingsplanen. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 79

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-04-04 140 föreslagit fullmäktige bifalla samhällsutvecklingskontorets förslag. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Beslutsunderlag Kartritning över utökat planområde, Hid 2016.1773 Utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken, DokID 247818 Samhällsutvecklingskontorets beslutsförslag 2016-03-16, Hid 2016.1772 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 140, 2016-04-04 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 80

LULEÅ KOMMUN BESLUTSFÖRSLAG 1 (1) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Kansliet 2016-03-16 2015/473-217 Anna Lind Wikblad Samhällsutvecklingskontorets yttrande Utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken utökat planområde Ärendenr 2015/473-217 Kommunledningsförvaltningens/samhällsutvecklingskontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att revidera uppdragsbeskrivningen för utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken, så att markområdet med de i Vision 2050 angivna planerade nya industriområdena belägna öster om Hertsöns bostadsområde och i anslutning till och söder om Brandövningsfältet, ingår i arbetet med utvecklingsplanen. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har 2015-05-25 111 beslutat att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att tillsammans med berörda förvaltningar och bolag utarbeta en utvecklings-plan för Hertsön-Lerbäcken i enlighet med reviderad uppdragsbeskrivning 2015-04-28. I Luleås översiktsplan Vision 2050, som antogs av kommunfullmäktige 2013, anges ett långsiktigt behov av två större nya industriområden öster om Hertsöns bostadsbebyggelse. De ska tillgodose behovet av störande och mycket störande industri. Då industrietableringar alltid har miljöpåverkan i olika former är det naturligt att i det pågående planeringsarbetet för Hertsön och Lerbäcken inkludera förutsättningar för och avgränsning och anpassning etc av möjliga industrietableringar inom dessa markområden. För att kunna ta ett helhetsgrepp på den framtida markanvändnings- och bebyggelseutveckling i denna del av Luleå är det därför viktigt att planområdet för utvecklingsplanen utvidgas österut fram till och med Brandövningsfältet. Beslutsunderlag Kartritning över utökat planområde(bilaga) Utvecklingsplan Hertsön & Lerbäcken Anna Lind Wikblad Chef, samhällsutvecklingskontoret Beslutet skickas till Samhällsutvecklingskontoret, stadsbyggnadsförvaltningen 81

Värnp ata liktsg Husargata n n liktsg Skjutban evägen Värnp Volon tär ut Val sv Öre vä ge n ark M ge n rvä Rik sd ale n ge Smultronstigen Lerbäcksrondellen. sv rget Mörtgränd Havsöringsgränd re Fo Hallonstigen Hertsöskolan llg Åkerbärsstigen Avaviksvä gen Bönhus Hertsö centrum Backmyrvägen elå sv äg en gen Kn öp p vä sk ägen öto ck bä nd rä n trä sö gen en Avav n Getholmsgatan Gösgränd rr bo Ab Hälsocentral Vinbärsstigen Svedjeskolan Långmyran t.) (U en rt He M le ss Ve ) nd grä es r. esg m lå m Do grä ök vh Du rg de Tjä nd rä Krongyllen rg de jä nd Förskola kö rv en äg ulle M grä nd ork grä nd atan en äg öv Her ts Lillstrandsvägen äg en elå sv Kn öp p ) ip R nd grä nd rä dg An O rrg nd O rrg nd rä nd rä rä gg in pp Do Ka pe llg nd rp Jä nd gr. ulle ork grä Ängsskolan grä (M rn rp Jä Ö Krå r.) rä kg hö Hertsö ängar grä ov Sp Förskola nd v. rä erg Eid andö nd ga ta n (T arv Sp en tig gs nd vlin nd grä rre he rä rä nd m Blå Kråkörsrondellen nd rä kg fin Bo r.) arg pp na en tig G Förskola en äg (B Flu gs lu ts n sv vik gsn s (F rd gå ) n ge sti rg Va ry ksga tan Lekä ngen rs Örnäsets Idrottsplats rn Tä n nd nd grä ås grä M Aronsbadet tv äg e gr. ke ha öd. st G et åg elt rr No nd rä p ap Germ Vre nd grä (R le m en Ed efo ke a Av n ge sti ss Ve a dh Rö arg n ge vä n ge vä sö ård n ge sti m Lä ng sri nd tig t.) ) st. n ga ge ers rr ko t lin rs Ha rsvä Utt rs tte (E åre sp en tig Klo ck grä nd ers äv Hertsögårdens VOB v Rä s us n en tig s orr Ek Rödkallen rä a rt be Hu Sporthall gg ata Sörvi No rr Lö vs n ård ng rg Förskola la de Kro Fis ka Coop Forum Rin Örnäsgården rä nd en tig rs ti. sv nd ru ttg Ka terle Kyrka sjä lsg Ger g man vä dö ns vä lle O ge rrsk n dka ärsg Rö atan Ljus Örnässkyrkan rå rs en äg n ge en n d ge än ränd ag vä Gam kä nd Kattgrundsrondellen ve Bä (B tig äs Stak Örn G rä lg t.) ju et åk str Vilt ss en rsgr ka Sten ke Vin åd sti ds rå eb Vill orn Förskola Örnässkolan n ngata Mella en tig. llb Hä rts n ta ga Örnäsets kyrkogård ränd ög Ris sg nd n He ks ru ts la n n an ägen Jägarstigen rstig Jäga ata gg sgat en öväg Plommonstigen kth Ja n väge nter ägen rr No n ata ta ga Yrke Hälsocentral tigen Hertsöv ars Vi Borestigen åd ju rs R Hertsölund s ng Få en tig m Patas ägen ägen erg es ggata n rstige an lgat n ossv ge m So Rin Sprän Sto Storstigens VOB viksv Bred ge vä n ge vä se os gs nm en sv back Kron tig Öst Yrk Sto rs tan Håvga An Björ ån Råg Vitm Furuparksskolan (R en äg Krusbärsstigen en tig vs Norrskensstigen tan Mjärdga n ta ga ng Lå n ge sti yrv sv Hertsöns IP vik m ng Lå Nyponstigen rv Jä en äg Förskola HERTSÖN Körsbärsstigen n ge sti Älg Höj dg Äppelstigen Päronstigen Dre Mjä Midvinterstigen Rimfroststigen n ata tg Nä Ko tan rdga a Av äg en n lkgata en ig pe lv n rtst Hjo Pim atan Kolkg Förskola la t.) rts jo H ag ap ) vä ge n (H iksg atan ks st. ärv ac (J Kro nb vä ge n en tig s Lo ti.) os ks erga tan Hertsö kullar Förskola Bredviken (L ar Hag av Krokvägen Utm Öst gatan nd rä gg Stångholms nd (Svedjevägen) din Rö Blåbärsstigen grä Mulög ata rt He Valörvä äg m vä åls äg e gen iksvä Herts rn Kva n an Sp en äg n ge ingv. sg vä åls nn atv en äg sv ck bä lm ho m Hertsöv Svedjerondellen D uk arn Kv lv Ka Hagavik sg. n an Sp Valörvägen en äg gv äg en v. ks dvi Knöppelåsen n arv Kvarnbäcken Bre atan emsg. viksv Bred Fridh Vithällegata äg en jöln Pe rbäc lenv Gyl Le illin Sk Sk ilje v M n Valörväge en n ge ksvä LERBÄCKEN atan en gen Lerbäcksvä en Regementsrondellen tg Sik Bancoväg tväg Östra Kronan äg äg en av en éväg Myn en tsvä ge n Arm en Specieväg gatan atan Värnpliktsrondellen Reg em Svedjevägen tan Dragonga a Av n ge vä s vik Bra sk. an na vä ge n nerg n ge vä Sleip en Met Edefo ar gr än rsgata n Degerögatan en Ymergatan Kly va rgat an Lo k m Förskola Vre tväg d Örn äsv äg en en äg dv ad öväg Söd ra Boule- och extremsporthallen äg en G Svart Kantgatan Granparken Ny gå rd sv Kalvholmen Sydväs tgränd Ridstall Järnv erk sbron Trafikplats Järnverket M eta llv Svar töv ägen en äg Hertsöfjärden Metallurgiska forskningsstationen Mefos Aron stor ps väge n Udd eb oväg en Järnverk SVARTÖSTADEN Svartöstadsskolan Örg atan Bö Sa SVARTÖN atan tan ndga ärsg rstsk Svar tham nsga gen tövä Bå tan Finn skär sg atan 0 Sm 0,25 0,5 Karträttigheter Luleå kommun. Utdrag från primärkartan 2016 tan rsga åskä 82 1 Kilometer

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-25 111 Uppdragsbeskrivning för utvecklingsplan Hertsön Lerbäcken Ärendenr 2015/473-217 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att tillsammans med berörda förvaltningar och bolag utarbeta en utvecklingsplan för Hertsön-Lerbäcken i enlighet med reviderad uppdragsbeskrivning 2015-04-28. Reservation Oscar Rosengren (SD) och Tomas Örn (MP) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningens/samhällsutvecklings kontor har via nätverket Levande och trygga stadsdelar fått i uppdrag att ta fram en uppdragsbeskrivning för arbete med en utvecklingsplan för Hertsön Lerbäcken. I arbete har Hertsön Lerbäckens områdesgrupp samt tjänstemän från flera förvaltningar och bolagen medverkat. I översiktsplanen anges att utvecklingsplaner ska tas fram för stadsdelar, samlande byar och stadsnära byar. En utvecklingsplan ska göra översiktsplanen tydligare. Utvecklingsplanen ska också vara vägledande för användning av mark och vatten. Det innebär att varje ny utvecklingsplan ersätter en områdesrekommendation. Uppdragsbeskrivningen innehåller nulägesbeskrivning och hållbarhetsanalys enligt HåSta-verktyget, som är ett verktyg för att säkerställa koppling till översiktsplanen samt att alla hållbarhetsdelar tas tillvara dvs ekologisk, ekonomisk och social. I Uppdragsbeskrivningen för utvecklingsplan för Hertsön-Lerbäcken har avgränsningar, förslag till organisation samt tidsplan tagits fram. Organisation som föreslås Uppdragsgivare/projektägare: Kommunstyrelsen/kommundirektören Styrgrupp: Kommundirektörens ledningsgrupp Projektledare: Utses av samhällsutvecklingskontorets chef Projektgrupp: projektledare och delprojektledare Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 83

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-25 Delprojekt 1) Barn och ung arbete, hälsa, trygghet, entreprenöriellt förhållningssätt, delaktighet, dialog. Delprojektledare: Socialförvaltningen Arbetsgrupp: Barn- och utbildningsförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningen, fritidsförvaltningen, Delprojekt 2) Demokrati, information om stadsdelens funktioner, speciella värden, delaktighet, dialog Delprojektledare: Kulturförvaltningen Arbetsgrupp: SBF/Landskap och trafik, KLF/samhällsutvecklingskontoret, fritidsförvaltningen Delprojekt 3) Bostäder, företag/arbetstillfällen, mötesplatser, energi, klimat och resurser, säker trafikmiljö, delaktighet, dialog. Delprojektledare: Stadsbyggnadsförvaltningen Arbetsgrupp: SBF/Stadsplanering, Miljö och byggnadsförvaltning, KLF/tillväxtkontor, LLT, Lulebo Samhällsutvecklingskontoret har 2015-04-13 föreslagit kommunfullmäktige besluta att ge samhällsutvecklingskontoret i uppdrag att tillsammans med berörda förvaltningar och bolag utarbeta en utvecklingsplan för Hertsön- Lerbäcken i enlighet med bifogad uppdragsbeskrivning. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2015-04-27 119 beslutat bifalla samhällsutvecklingskontorets förslag. Efter arbetsutskottets sammanträde har samhällsutvecklingskontoret reviderat uppdragsbeskrivningen med en skrivning om berörda nämnders delaktighet. Kommunstyrelsen har 2015-05-11 123 beslutat bifalla arbetsutskottets förslag. Sammanträdet Tomas Örn (MP) föreslår att arbetet med utvecklingsplanen bör ligga under stadsbyggnadsnämnden och ett tillägg om att det i uppdragsbeskrivningarna bör framgå att utvecklingsplanerna är samma sak som fördjupade översiktsplaner enligt plan- och bygglagen. Uppdrags-beskrivningarna bör Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 84

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-25 därför kompletteras med de formella krav som ställs på en sådan. Det bör även tydligare formuleras ett tydligt uppdrag att ta fram huvudinriktningar av markanvändning i ny bebyggelse, gatustruktur, reservat och skyddade områden. Oscar Rosengren (SD) och Jonas Brännberg (RS) stödjer Tomas Örns förslag. Oscar Rosengren (SD) föreslår ett ändringsförslag om att beskrivningen under rubriken Från områdesrekommendationerna ändras till Vid förtätning av Hertsön-Lerbäcken ska bebyggelse i första hand kompletteras med hyresrätter, bostäder och arbetsplatser. Yvonne Stålnacke (S), Anette Asplund (KD), Erland Nilsson (LPo), Bertil Bartholdson (V) och Thomas Olofsson (FP) föreslår bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer kommunstyrelsens förslag mot Tomas Örns ändringsförslag och finner att fullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Ordföranden ställer Tomas Örns tilläggsförslag under proposition och finner att fullmäktige avslår förslaget. Ordföranden ställer därefter Oscar Rosengrens ändringsförslag under proposition och finner att fullmäktige avslår förslaget. Beslutsunderlag Samhällsutvecklingskontorets tjänsteskrivelse 2015-04-13 Uppdragsbeskrivning för utvecklingsplan Hertsön-Lerbäcken (bilaga) Reviderad uppdragsbeskrivning för utvecklingsplan Hertsön- Lerbäcken 2015-04-28 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 119, 2015-04-27 Kommunstyrelsens protokoll 123, 2015-05-11 Beslutet skickas till Samhällsutvecklingskontoret Tillväxtkontoret Kommundirektören Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 85

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 117 Verksamhetsövergång av mark- och exploateringsresurs från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen Ärendenr 2016/366-2.3.0.3 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att överflytta ekonomiska resurser inom strategisk mark- och exploateringsverksamhet från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Omfördelning av budget sker i samband med delårsrapport 1. Sammanfattning av ärendet Den 1 januari 2015 infördes en organisationsförändring inom Luleå kommun. Förändringen syftade till att dels stärka kommunstyrelsens strategiska roll i samhällsbyggandet, dels att effektivisera samhällsbyggnadsprocessen. Några av de mest strategiska frågorna inom samhällsbyggnadsprocessen är de som rör exploateringsverksamheten och kommunens roll som markägare, exempelvis formulering av principiella ställningstaganden, strategiska markförvärv och markanvisning. Dessa frågor är befästa i kommunstyrelsens reglemente men personella och ekonomiska resurser saknas inom kommunledningsförvaltningens organisation i dagsläget. Under 2015 har kommunledningsförvaltningen avropat resursen från stadsbyggnadsförvaltningen, som i sin tur inte har mandat för dessa frågor i sitt reglemente. En konsekvens av förslaget innebär att en verksamhetsövergång behöver ske från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen (samhällsutvecklingskontoret). Överföringen sker enligt samma princip som användes vid fördelning av tjänster vid omorganisationen 2015. Ärendet hanteras inom ramen för kommunens samverkansorganisation innan förändringen verkställs. Samhällsutvecklingskontoret har 2016-03-10 föreslagit kommunfullmäktige besluta att överflytta ekonomiska resurser inom strategisk mark- och exploateringsverksamhet från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Omfördelning av budget sker i samband med delårsrapport 1. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 86

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-04-04 139 föreslagit fullmäktige bifalla samhällsutvecklingskontorets förslag. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Beslutsunderlag Samhällsutvecklingskontorets beslutsförslag 2016-03-10, Hid 2016.1771 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 139, 2016-04-04 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 87

LULEÅ KOMMUN BESLUTSFÖRSLAG 1 (1) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Samhällsutvecklingskontoret 2016-03-10 2016/366-2.3.0.3 Anna Lindh Wikblad Övergång av mark- och exploateringsfunktion från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen Ärendenr 2016/366-2.3.0.3 Kommunledningsförvaltningens/samhällsutvecklingskontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att överflytta ekonomiska resurser inom strategisk mark- och exploateringsverksamhet från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Omfördelning av budget sker i samband med delårsrapport 1. Sammanfattning av ärendet Den 1 januari 2015 infördes en organisationsförändring inom Luleå kommun. Förändringen syftade till att dels stärka kommunstyrelsens strategiska roll i samhällsbyggandet, dels att effektivisera samhällsbyggnadsprocessen. Några av de mest strategiska frågorna inom samhällsbyggnadsprocessen är de som rör exploateringsverksamheten och kommunens roll som markägare, exempelvis formulering av principiella ställningstaganden, strategiska markförvärv och markanvisning. Dessa frågor är befästa i kommunstyrelsens reglemente men personella och ekonomiska resurser saknas inom kommunledningsförvaltningens organisation i dagsläget. Under 2015 har kommunledningsförvaltningen avropat resursen från stadsbyggnadsförvaltningen, som i sin tur inte har mandat för dessa frågor i sitt reglemente. En konsekvens av förslaget innebär att en verksamhetsövergång behöver ske från stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen (samhällsutvecklingskontoret). Överföringen sker enligt samma princip som användes vid fördelning av tjänster vid omorganisationen 2015. Ärendet hanteras inom ramen för kommunens samverkansorganisation innan förändringen verkställs. Anna Lindh Wikblad Chef, samhällsutvecklingskontoret Beslutet skickas till Stadsbyggnadsnämnden, kommunledningsförvaltningens personal-/ ekonomikontor och samhällsutvecklingskontoret 88

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-03-14 87 Ansökan om finansiering av musikfestival på Gültzaudden i augusti 2016 Ärendenr 2016/147-2.4.3.3 Kommunstyrelsens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anslå 600 tkr till Musikens makt 2016 utöver de 900 tkr som redan beslutats i strategisk plan och budget. 2. Medel anvisas från kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter. 3. Som villkor för beslutet gäller: a. tillväxtkontoret får genomföra marknadsföringsinsatser under festivalen, b. att festivalen stärker varumärket Luleå, och att stora scenen är Luleåscenen och exponerar platsen Luleås logotype, c. att festivalen är attraktiv för unga och unga vuxna, d. att festivalen äger rum helgen före skolstart, e. att festivalen verkar i program B och C Vision 2050s riktning f. att festivalen genomförs helt öppet, gratis och drogfritt g. att föreningen och Luleå kommun tecknar ett samarbetsavtal som reglerar namnet Musikens Makt; varumärket Musikens Makt får användas exklusivt för en musikfestival i samarbete med Luleå kommun samt stödarrangemang till denna, namnet inte får överlåtas till tredje part, om föreningen av någon anledning inte fortsätter att arrangera festivalen äger Luleå kommun rätt att använda namnet så länge som festivalen arrangeras enligt nuvarande koncept, d v s gratis, drogfritt och med musiken i centrum. Reservationer Sana Suljanovic (M) och Anette Asplund (KD) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Föreningen Musikens makt ansöker om 1 650 tkr till finansiering av Musikens makt 2016. Festivalen Musikens makt har arrangerats på Gültzauudden helgen före skolstart varje höst sedan 2010. Festivalen ska vara en drogfri mötesplats där musiken står i centrum och genomföras 19-20 augusti. Totalt beräknas festivalen kosta 2 400 tkr. Utöver 1 650 tkr som detta ärende gäller budgeteras övriga intäkter på följande sätt: kulturnämnden (150 tkr), arbetsmarknadsförvaltningen (100 tkr), stadsbyggnadsförvaltningen (60tkr), Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 89

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-03-14 Norrbottens läns landsting (250 tkr), sponsorer/reklam (180 tkr), platshyra (10 tkr). År 2015 anslogs 650 tkr från anslaget för EU-medfinansiering samt 850 tkr från stratetisk plan och budget till Musikens makt. Tillväxtkontoret föreslår samma nivå på finansieringen år 2016, och av dessa medel anslås 600 tkr från kommunfullmäktiges anslag för EU-medfinansiering. 900 tkr har redan beslutats av kommunfullmäktige i samband med beslut om strategisk plan och budget för 2016. Tillväxtkontoret har 2016-02-01 föreslagit fullmäktige besluta att anslå 600 tkr till Musikens makt 2016 utöver de 900 tkr som redan beslutats i strategisk plan och budget, att medel anvisas från fullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter, och att som villkor för beslutet gäller att tillväxtkontoret får genomföra marknadsföringsinsatser under festivalen, att festivalen stärker varumärket Luleå, att stora scenen är Luleåscenen och exponerar platsen Luleås logotype, att festivalen är attraktiv för unga och unga vuxna, att festivalen äger rum helgen före skolstart, att festivalen medverkar i program B och C i Vision 2050:s riktning, att festivalen genomförs helt öppet, gratis och drogfritt, att föreningen och Luleå kommun tecknar ett samarbetsavtal som reglerar namnet Musikens makt; varumärket Musikens makt får användas exklusivt för en musikfestival i samarbete med Luleå kommun samt stödarrangemang till denna, namnet får inte överlåtas till tredje part, om föreningen av någon anledning inte fortsätter att arrangera festivalen äger Luleå kommun rätt att använda namnet så länge som festivalen arrangeras enligt nuvarande koncept, d v s gratis, drogfritt och med musiken i centrum. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-02-15 72 föreslagit bifalla tillväxtkontorets förslag. Sammanträdet Sana Suljanovic (M) föreslår att inga ytterligare medel anslås än de 900 tkr som beslutats i strategisk plan och budget, att avslå punkt 1 och 2 och att bifalla punkt 3 för redan anvisade medel. Anette Asplund (KD) stödjer Sana Suljanovics förslag. Nina Berggård (V) och Omar Jacobsson (S) föreslår bifalla arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag mot Sana Suljanovics förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 90

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-03-14 Beslutsunderlag Ansökan om finansiering av Musikens makt 2016 Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse 2016-02-01 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 72, 2016-02-15 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 91

LULEÅ KOMMUN YTTRANDE 1 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Tillväxtkontoret 2016-02-01 2016/147-2.4.3.3 Håkan Wiklund Tillväxtkontorets yttrande över ansökan om finansiering av Musikens makt 2016 Ärendenr 2016/147-2.4.3.3 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anslå 600 tkr till Musikens makt 2016 utöver de 900 tkr som redan beslutats i strategisk plan och budget. 2. Medel anvisas från kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter. 3. Som villkor för beslutet gäller: a. tillväxtkontoret får genomföra marknadsföringsinsatser under festivalen, b. att festivalen stärker varumärket Luleå, och att stora scenen är Luleåscenen och exponerar platsen Luleås logotype, c. att festivalen är attraktiv för unga och unga vuxna, d. att festivalen äger rum helgen före skolstart, e. att festivalen verkar i program B och C Vision 2050s riktning f. att festivalen genomförs helt öppet, gratis och drogfritt g. att föreningen och Luleå kommun tecknar ett samarbetsavtal som reglerar namnet Musikens Makt; varumärket Musikens Makt får användas exklusivt för en musikfestival i samarbete med Luleå kommun samt stödarrangemang till denna, namnet inte får överlåtas till tredje part, om föreningen av någon anledning inte fortsätter att arrangera festivalen äger Luleå kommun rätt att använda namnet så länge som festivalen arrangeras enligt nuvarande koncept, d v s gratis, drogfritt och med musiken i centrum Sammanfattning av ärendet Föreningen Musikens makt ansöker om 1 650 tkr till finansiering av Musikens makt 2016. Festivalen Musikens makt har arrangerats på Gültzauudden helgen före skolstart varje höst sedan 2010. Festivalen ska vara en drogfri mötesplats där musiken står i centrum och genomföras 19-20 augusti. Totalt beräknas festivalen kosta 2 400 tkr. Utöver 1 650 tkr som detta ärende gäller budgeteras övriga intäkter på följande sätt: kulturnämnden (150 tkr), arbetsmarknadsförvaltningen (100 tkr), stadsbyggnadsförvaltningen (60tkr), Norrbottens läns landsting (250 tkr), sponsorer/reklam (180 tkr), platshyra (10 tkr). År 2015 anslogs 650 tkr från anslaget för EU-medfinansiering samt 850 tkr från stratetisk plan och budget till Musikens makt. Tillväxtkontoret föreslår samma 92

LULEÅ KOMMUN YTTRANDE 2 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Tillväxtkontoret 2016-02-01 2016/147-2.4.3.3 Håkan Wiklund nivå på finansieringen år 2016, och av dessa medel anslås 600 tkr från kommunfullmäktiges anslag för EU-medfinansiering. 900 tkr har redan beslutats av kommunfullmäktige i samband med beslut om strategisk plan och budget för 2016. Beslutsunderlag Ansökan om finansiering av Musikens makt 2016, bilaga Håkan Wiklund Handläggare Beslutet skickas till Tillväxtkontoret Ekonomikontoret Föreningen Musikens makt 93

Föreningen Musikens Makt, orgnr 802465-3969 Stationsgatan 36, 972 32 Luleå Kontakt: Lillith Saaw 073-0612241 info@musikensmakt.se Ansökan musikfestival Föreningen Musikens Makt ansöker om 1 650 000 kronor som Tillväxtkontorets del i finansieringen av festival på Gültzauudden i augusti 2016. En utvecklad Musikens Makt stärker Luleås varumärke och profil på musik och ungdomskultur. Festivalens koncept ligger väl i linje med Luleås kärnvärden; naturlig, lugn och nytänkande. Musikens Makt bör också ses i ett sammanhang med övriga festivaler under sommaren, som Pride, Hamnfestivalen och Kulturnatten. Föreningen avser att genomföra festivalen 2016 enligt vår överenskommelse med Luleå kommun. Planen är att festivalen ska fortsätta att utvecklas mot vår vision att Musikens Makt ska vara ett profilstarkt evenemang i Musiksverige. Den totala kostnaden för festivalen 2016 beräknas till ca 2,4 miljoner kronor. Finansieringskalkylen förutsätter även bidrag och insatser från kulturförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningen och tekniska förvaltningen motsvarande tidigare år. Bakgrund Musikens Makt 2015 fick ett bejublat gensvar från publik, media, artister, samarbetspartners och medfinansiärer. Festivalen genomfördes enligt det koncept som vi utvecklat i samarbete med kommunen. Ordningen var god och slitaget på området obefintligt. Arbetet gick lättare än tidigare år, dels för att vi som arrangör och hela arbetsgruppen har bättre rutiner, dels för att samarbetet med underleverantörer och kommunens olika förvaltningar fungerar allt bättre. 2012-2015 genomfördes arrangemanget av Pancakelady Production på uppdrag av den ideella föreningen Musikens Makt. Föreningen bildades i mars 2012 med syfte att verka för festivalens överlevnad och framtid. Initiativet kom från Lillith Saaw och Elisabeth Rosenbrand, som startat Pancakelady efter att som anställda i BD Pop arbetat med festivalen 2010 och 2011. Föreningen Musikens Makt består av medlemmar som på olika sätt är engagerade i festivalen. Kärntruppen utgörs, förutom Elisabeth och Lillith, av Pär Soini, Jan Palo, Fredrik Johansson och Mattias Alkberg. Alla med anknytning till BD Pop och med erfarenhet från tidigare år Föreningen äger namnet Musikens Makt och är huvudman för festivalen med egen ekonomi, bokföring och revisor. Föreningen anlitar i sin tur företag och personer för olika uppdrag. Pancakelady Production svarar för projektledning och genomförande. 94

Föreningen beslutade vid årsstämman den 17 april 2015 välja följande styrelse för kommande verksamhetsår: ordförande Mattias Alkberg, sekreterare Lillith Saaw, kassör Jan Palo och suppleant Elisabeth Rosenbrand. Revisor är Magnus Johansson, auktoriserad revisor. Styrelsen har beslutat att göra denna ansökan till Tillväxtkontoret. Idé och syfte Den grundläggande idén är att Musikens Makt ska vara en drogfri mötesplats där musikens står i centrum och lokala akter har en given plats. En festival utan alkoholförsäljning men fylld av värme och engagemang. En festival med ungdomar som främsta målgrupp men där artistutbudet och programmet tilltalar en bredare åldersgrupp, inklusive barnfamiljer, och ger en mixad publik som bidrar till ordningen. Efter utvärdering med polis, vaktchef, socialförvaltningen och fritidsförvaltningen framkom det att ungdomsfyllan minskat från föregående år. Det gjordes färre LOB:ar och avvisanden på området, detta visar på en attitydförändring kring alkohol hos unga människor vilket är ett av våra långsiktiga mål. Vid utvärderingen kunde vi se att stämningen var lugnare under lördagen än fredagen och detta kan mest troligt bero på att fler föräldrar besökte festivalen på lördagen. Föräldranärvaro är alltså en viktig del i arbetet mot ungdomsfyllan. Ett annat syfte är att profilera Luleå som musikstad och skapa en arena för länets musikaliska akter. Festivalen bidrar till att stärka det lokala musiklivet och tillsammans med aktörer som BD Pop och Kulturens hus lyfta fram att Luleå, vid sidan av elitidrotten, även lirar i musikens elitserier. Under produktionsveckan är vi runt 10 personer som jobbar heltid med iordningställandet av festivalen. Utöver dessa skapar vi arbetstillfällen till scenbyggare, vakter, tekniker, konstnärer och så klart musiker och artister. 2015 genomfördes en mycket lyckad branschträff under festivalen med panelsamtal om aktuella ämnen och mingel. Träffen syftade till att länets musikliv skulle få en chans att nätverka och knyta kontakter med övriga Sveriges men även att ta upp viktiga ämnen inom musik som hur musiker når ut med sin musik och hur arrangörer kan samverka för en bättre livescen. Träffen lockar många nyckelpersoner ur svensk musikbransch och är ett strålande tillfälle att visa upp festivalen och staden. Musikens Makt har snabbt fått ett gott renommé i Musiksverige, 2015 vann festivalen Livemusik Sveriges pris Liveapan för årets nyskapare i konkurrens med hela festivalsverige. De artister som medverkat har uppskattat den vänliga atmosfären och vackra inramningen, och berättat om festivalen för kollegor i musikbranschen. Musikens Makt är ett välkänt namn hos musiker, bokningsbolag och turnéarrangörer och ett fortsatt stöd kommer förankra Musikens Makt som en trendsättare bland festivaler och på sikt locka besökare från hela landet. Program För att utveckla ett attraktivt program kommer vi som tidigare år att arbeta med en referensgrupp. Vi tar även gärna emot synpunkter från samarbetspartners och medfinansiärer. FREDAG 19 AUG 12-15 Vip- och branschträff i Rådhuset för inbjudna 12-18 Familjeaktiviteter och liveakter 19-01 Liveakter LÖRDAG 20 AUG 12-18 Familjeaktiviteter och liveakter 19-01 Liveakter Säkerhet och drogfrihet In- och utpassering till festivalområdet övervakas av värdar och ordningsvakter. Uppenbart alkoholpåverkade avvisas. Införsel av alkohol är förbjuden och beivras. Inne på området är all alkoholförtäring förbjuden. Den som bryter mot förbudet avvisas, vänligt men bestämt. Vakterna vid entrén och inne på området ska säkra ordning och drogfrihet på ett socialt och vänligt sätt. 95

Ansvarsfördelning Föreningen tar initiativet och svarar för planering, projektledning och genomförande samt ekonomisk förvaltning och administration före, under och efter festivalen. Föreningen anlitar i sin tur personer och företag för det praktiska arbetet. Föreningens revisor kontrollerar att räkenskaperna sköts enligt reglerna. Finansiering Finansieringen bygger på en kalkyl med andra bidragsgivare och företagssponsring. Om kommunen ger ett positivt svar kan föreningen starta arbetet med att skaffa fram övrig finansiering. Övriga samarbetspartners går in med t ex arbetskraft, rabatt eller betalar en faktura i vårt ställe, som LLT, MSP, BD Pop, Luleå Grafiska, Norrbottens Media m fl. Kostnadskalkyl 2016 2 dagar Personalkostnader 750 000 Artistkostnader 815 000 Teknik, område 600 000 Marknadsföring 180 000 Övrigt 55 000 Summa: 2 400 000 Intäktskalkyl 2016 (sökta medel) Utvecklingskontoret Kulturförvaltningen Arbetsmarknadsförvaltningen Tekniska förvaltningen Norrbottens läns landsting Sponsorer, reklamförsäljning Platshyra SUMMA 1 650 000 kr 150 000 kr 100 000 kr 60 000 kr 250 000 kr 180 000 kr 10 000 kr 2 400 000 kr 96

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 124 Revidering av reglemente för intern kontroll Ärendenr 2016/305-1.3.1.2 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att komplettera reglementet med ekonomikontorets förslag enligt nedan. Sammanfattning av ärendet Den interna kontrollen ska bedrivas och därmed även riskbedömas i den utförande verksamheten. Ekonomikontoret föreslår därför att reglementet för intern kontroll kompletteras med ett appendix där, på sidan 8, följande framgår explicit: Riskvärdet tas fram som en produkt genom att skatta bedömd sannolikhet respektive bedömd konsekvens och sedan multiplicera värdena. Riskbedömningen ska göras i den verksamhet som kontrollen ska utföras. Det innebär att en kontroll som åläggs en verksamhet från en överordnad verksamhet ska riskbedömas hos mottagande verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll, 7 Planera, kan kommunstyrelsen om det förligger särskilda skäl ålägga nämnder/bolagsstyrelser obligatoriska kontrollmoment. Dessa obligatoriska kontrollmoment ska riskbedömas enligt följande: - Kommunstyrelsen gör riskbedömning sett till helheten - Mottagande nämnd/bolagsstyrelse gör särskild riskbedömning med avseende på risken i den egna verksamheten. Om risken är låg ska ändå kontrollmomentet ingå i kontrollplanen och återrapporteras om hur nämnden/bolagsstyrelsen omhändertagit det obligatoriska kontrollmomentet. Kommunstyrelsens arbetsutskott har 2016-03-14 121 föreslagit fullmäktige bifalla ekonomikontorets förslag. Sammanträdet Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 97

LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2016-04-11 Beskrivning av ärendet Den interna kontrollplanen ska återspegla den utförande verksamheten. Det innebär att riskbedömning även ska ske i den verksamheten oavsett om det är eget framtaget eller av kommunstyrelsen framtagna obligatoriska kontrollmoment. Beslutsunderlag Förslag till reviderat reglemente för intern kontroll 2016-03-09, Hid 2016.1393 Ekonomikontorets förslag 2016-02-29, Hid 2016.1392 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 121, 2016-03-14 Justerandes signatur/beslutandes underskrift Utdragsbestyrkande 2014-01-27 Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott Kommunledningsförvaltningen 98

LULEÅ KOMMUN REGLEMENTE 1 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Ekonomikontoret 2016-02-29 2016/305-1.3.1.2 Mats Karlsson Revidering av reglemente för intern kontroll Ärendenr 2016/305-1.3.1.2 Kommunledningsförvaltningens/ekonomikontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att komplettera reglementet med ett appendix där följande framgår explicit: Riskvärdet tas fram som en produkt genom att skatta bedömd sannolikhet respektive bedömd konsekvens och sedan multiplicera värdena. Riskbedömningen ska göras i den verksamhet som kontrollen ska utföras. Det innebär att en kontroll som åläggs en verksamhet från en överordnad verksamhet ska riskbedömas hos mottagande verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll, 7 Planera, kan kommunstyrelsen om det förligger särskilda skäl ålägga nämnder/bolagsstyrelser obligatoriska kontrollmoment. Dessa obligatoriska kontrollmoment ska riskbedömas enligt följande: - Kommunstyrelsen gör riskbedömning sett till helheten - Mottagande nämnd/bolagsstyrelse gör särskild riskbedömning med avseende på risken i den egna verksamheten. Om risken är låg ska ändå kontrollmomentet ingå i kontrollplanen och återrapporteras om hur nämnden/bolagsstyrelsen omhändertagit det obligatoriska kontrollmomentet. Sammanfattning av ärendet Den interna kontrollen ska bedrivas och därmed även riskbedömas i den utförande verksamheten. Reglementet för intern kontroll kompletteras därför med ett appendix där, på sidan 8, följande framgår explicit: Riskvärdet tas fram som en produkt genom att skatta bedömd sannolikhet respektive bedömd konsekvens och sedan multiplicera värdena. Riskbedömningen ska göras i den verksamhet som kontrollen ska utföras. Det innebär att en kontroll som åläggs en verksamhet från en överordnad verksamhet ska riskbedömas hos mottagande verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll, 7 Planera, kan kommunstyrelsen om det förligger särskilda skäl ålägga nämnder/bolagsstyrelser obligatoriska kontrollmoment. Dessa obligatoriska kontrollmoment ska riskbedömas enligt följande: - Kommunstyrelsen gör riskbedömning sett till helheten - Mottagande nämnd/bolagsstyrelse gör särskild riskbedömning med avseende på risken i den egna verksamheten. Om risken är låg ska ändå kontrollmomentet ingå i kontrollplanen och återrapporteras om hur nämnden/bolagsstyrelsen omhändertagit det obligatoriska kontrollmomentet. 99

LULEÅ KOMMUN REGLEMENTE 2 (2) Kommunledningsförvaltningen Ärendenr Ekonomikontoret 2016-02-29 2016/305-1.3.1.2 Mats Karlsson Beskrivning av ärendet Den interna kontrollplanen ska återspegla den utförande verksamheten. Det innebär att riskbedömning även ska ske i den verksamheten oavsett om det är eget framtaget eller av kommunstyrelsen framtagna obligatoriska kontrollmoment. Beslutsunderlag Reviderat reglemente för intern kontroll. Mats Karlsson Beslutet skickas till Kommunens revisorer. 100

Intern kontroll Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige 101

Innehållsförteckning Appendix: Anvisning - arbete med intern kontroll i Stratsys 102

Reglemente för intern kontroll Inledning Den interna kontrollen bygger liksom styrkortet på styrmodellens fyra perspektiv: Samhälle, Service, Medarbetare och Ekonomi. 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att nämnd/bolagsstyrelse upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska på ett rimligt sätt säkerställa att: verksamheten är ändamålsenlig och ekonomisk informationen som besluten bygger på är tillräcklig och tillförlitlig lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner följs på ett tillfredsställande sätt verksamheten har ett hållbart förhållningssätt Ändamålsenlig och ekonomisk verksamhet innebär att fattade beslut verkställs och följs upp i enlighet med verksamhetens uppdrag samt att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet. Tillförlitlig information om verksamheten innebär att ha tillgång till korrekt bokföring samt en väsentlig och rättvisande information om verksamheten. Följa lagar, föreskrifter, riktlinjer och avtal innefattar internationella och nationella lagar likaväl som kommunens interna regelverk och styrande dokument. Verksamheten fattar beslut som tillfredsställer nuvarande behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Ansvar 2 Kommunstyrelse Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta åligger att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har enligt KL 6 kap 1 och 3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över nämndernas verksamheter. Denna uppsikt innebär rätt att ge råd, ge anvisningar, göra påpekanden och om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar. 3 103

3 Nämnd/bolagsstyrelse Respektive nämnd/styrelse har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde: De ska se till att: en organisation upprättas för den interna kontrollen rutiner tas fram och beslutas för den interna kontrollen minst en gång per år rapportera resultat från uppföljningen till kommunstyrelsen Nämnders/styrelses ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6 kap 7. De ska fastställa: hur planering, genomförande och uppföljning ska gå till hur brister i den interna kontrollen ska rapporteras De rutiner som fastställs ska innehålla beskrivning om hur nyanställd/övriga medarbetare utbildas/vidareutbildas i intern kontroll. De ska i övrigt säkerställa att syftet med den interna kontrollen uppfylls. 4 Förvaltningschef/VD Inom nämnds/bolagsstyrelses verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef/vd för att det finns tydliga rutiner utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Förvaltningschef/VD ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Allvarliga brister som upptäcks via den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till nämnd/bolagsstyrelse. Förvaltningschef/VD ansvarar för att minst en gång per år skriftligt rapportera till nämnd/bolagsstyrelse och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Förvaltningschef/VD ansvarar även för att det finns framtagna rutiner anpassade för respektive verksamhet. 5 Chef på olika nivåer under förvaltningschef/vd Chefer ska följa gällande rutiner för intern kontroll samt informera medarbetare om rutinernas innebörd. Brister som upptäcks via den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste chef. 6 Medarbetare Samtliga medarbetare är skyldiga att följa gällande rutiner. Brister som upptäcks via den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste chef. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att omgående kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de brister som uppmärksammats. Alla brister som hittas via det interna kontrollarbetet ska dokumenteras. Tillvägagångssätt 7 Planera Kommunstyrelsen definierar från tid till annan ett antal vägledande kontrollområden inom respektive perspektiv. Kommunstyrelsen kan om det förligger särskilda skäl ålägga nämnden/bolagsstyrelsen obligatoriska kontrollmoment. 4 104

Varje nämnd/bolagsstyrelse har en skyldighet att i sin planering omhänderta vilka delar som behöver en särskild uppmärksamhet inom det egna verksamhetsområdet. Nämnden/bolagsstyrelsen ska som grund för sin prioritering av utvalda kontrollmoment genomföra riskbedömningar. Med risk och väsentlighetsbedömningar avses sannolikheten att fel uppstår, och med väsentlighet avses de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenserna som uppstår vid fel. De prioriterade områdena för kontroller sammanställs i den interna kontrollplanen. Kontrollplanen ska tas i nämnden/bolagsstyrelsen senast under december månad. Hur omfattande denna plan ska vara får diskuteras med utgångspunkt från den omfattning och volym som nämnden/bolagsstyrelsen har och den risk- och väsentlighetsanalys som har gjorts. Nämnden/bolagsstyrelsen kan utöver sina egna kontrollmoment även åläggas att utföra kontroller enligt kommunstyrelsens beslut. Beträffande hantering av riskbedömning för kommunstyrelsens obligatoriska kontrolmoment se anvisning- arbete med intern kontroll Stratsys i appendix. Den interna kontrollplanen ska minst innehålla: Vilka kontrollområden (rutiner/system/processer) som omfattas Vilka kontrollmoment ska följas upp Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Resultat från genomförd riskbedömning 8 Genomföra Intern kontroll handlar om att säkerställa att befintlig (dagliga) verksamhet uppnår de mål som satts. För mer information angående arbetet med intern kontroll se: Anvisning - arbete med intern kontroll i Stratsys, appendix till detta dokument. 9 Följa upp och rapportera Till nämnd/bolagsstyrelse: Resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan: periodiskt via delårsrapport och verksamhetsberättelse rapporteras till nämnd/styrelse. Om särskilda skäl föreligger kan rapporteringen ske vid ytterligare tillfällen. Till kommunstyrelse: Nämnd/styrelse ska årligen, vid överskommen tidpunkt, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndens uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommunstyrelsen ska, i de fall behov av förbättringar uppstår, vidta nödvändiga åtgärder. Till kommunens revisorer: Kommunstyrelsen ska, efter att ha behandlat rapport från nämnd/bolagsstyrelse, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. Revisorerna granskar att den interna kontrollen är tillräcklig. (KL 9 kap 9 ). 5 105

Appendix arbete med intern kontroll i Stratsys 1. Inledning Luleå kommun arbetar med intern kontroll utifrån ett reglemente fastställt i Kommunfullmäktige 2013-06-17. Reglementet ska säkerställa att Luleå kommun har en tillfredsställande intern kontroll. I Luleå kommuns styrmodell ingår intern kontroll som en väsentlig komponent. Styrmodellen beskriver att den interna kontrollen ska säkerställa att»risker elimineras innan det sker sådant som kan rubba förtroendet eller medföra stora ekonomiska förluster«. Föreliggande anvisning syftar till att förtydliga reglementet i de delar det kan behövas för att ytterligare förbättra den interna kontrollen. Ett bisyfte är även att klargöra hur den interna kontrollen är utformad i det gemensamma planerings- och uppföljningssystemet [Stratsys]. Intern kontroll är en kontinuerlig aktivitet som ingår i arbetet med ständiga förbättringar och utvecklingen av en lärande organisation. Den interna kontrollen handlar inte om att sätta uppnående mål, men väl om att se till att verksamhetens processer och rutiner följs. En förutsättning för en fungerande intern kontroll är att de viktigaste processerna är kartlagda och kommunicerade. 2. Varför ska vi ha intern kontroll Den interna kontrollen ska spänna över olika fält. I Luleå kommuns styrmodell ligger den interna kontrollen som en del av flera inom ramen för de fyra perspektiven (samhälle, service, medarbetare och ekonomi). Traditionellt har intern kontroll företrädesvis setts som en kontroll som har med det finansiella att göra. Intern kontroll är emellertid så mycket mer. Här är ett exempel på faktorer som den interna kontrollen ska påverka: varumärkesvård, trygga tillgångarna, säkerställa att lagar följs, riskminimering, rätt användning av de tilldelade resurserna, säkerställa att beslut genomförs, säkerställa en rättvisande redovisning samt skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar. COSO-modellen är ett ramverk för intern styrning och kontroll. Modellen bygger på fem komponenter som måste vara väl utvecklade för att syftet med den interna kontrollen ska kunna uppnås: Kontrollmiljö: Förutsättningar för att kunna utöva kontroll. Kontrollmiljön utgörs av etiska värderingar, ledarskapsresurser, ledarskapsstil, personalkompetens och ansvarsfördelning i organisationen. Riskbedömning: Omgivning, miljö och interna faktorer ska ses som de huvudsakliga föremålen för organisationens uppmärksamhet. 6 106

Kontrollmomenten: Det finns både direkta och indirekta kontrollmoment. De direkta riktar sig mot en bestämd rutin eller process för att motverka, reducera eller eliminera risker i dessa. De indirekta handlar om att sätta in motåtgärder för att stärka processen, exempelvis kompetensutveckling och informationsinsatser. Tillsyn: Regelbunden uppföljning och utvärdering av kontrollinsatserna Information och kommunikation: Säkerställande av ett effektivt system som kanaliserar rätt information i rätt tid till rätt personer. 3. Upprättande av kontrollplan En upprättad kontrollplan är en sammanställning av de kontrollmoment som gäller för ett visst år. Sammanställning ska ha föregåtts av ett planeringsarbete där tänkbara kontrollmoment har vägts mot varandra i en riskbedömning. A. Tänkbara kontrollmoment De processer och rutiner som utgör grunden för verksamheten bör analyseras och leda fram till ett tydliggörande av de moment som behöver fungera för att verksamheten ska klara sitt uppdrag utan avvikelser. Denna förteckning av moment kan ses som en bruttolista över tänkbara kontrollmoment eller en»bruttoplan«. B. Riskbedömning De tänkbara kontrollmomenten bör årligen genomgå en riskbedömning där sannolikheten och konsekvensen av att de inträffar skattas. Riskbedömningen bör göras på ett enhetligt sätt år för år och deltagarna bör vara utvalda så att bedömningsgruppen har en helhetssyn. I Luleå kommun används en enkel modell för att skatta risken och den finns inbyggd i Stratsys. Sannolikhet och konsekvens bedöms var för sig enligt en fyrgradig skala som sedan multipliceras till ett riskvärde. Det högsta riskvärdet är 16 (4 x 4) och det lägsta är 1 (1 x 1), se nedan under 6. Begrepp. C. Valda kontrollmoment När riskbedömningen är gjord finns en lista över vilka moment som anses vara mest angelägna att kontrollera. Det blir då ett förslag till kontrollplan. D. Upprättad kontrollplan Fastställande av kontrollplan sker i beslutande instans. 4. Uppföljning av kontrollplan Den fastställda kontrollplanens kontrollmoment ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsredovisningen. Uppföljningen ska göras med följande möjliga status: pågående enligt plan, pågående med avvikelse, avslutad eller avslutad med avvikelse. Det ska klart framgå vilket resultat kontrollen gett och, om det finns noterade avvikelser, vilka åtgärder som ska sättas in. 7 107

5. Efterkontroll Utfallet från en kontroll ska leda till ställningstagandet om det som kontrollerats är säkerställt. Det innebär att den riskbedömning som gjordes före kontrollen ska omprövas. Kvarstår samma sannolikhet och är konsekvensen fortfarande likadan om det går fel eller har de förändrats? Ett kontrollmoment bör inte tas bort även om det inte aktivt ska kontrolleras kommande period. Genom att låta tidigare aktiva kontrollmoment ligga kvar i Stratsys bland tänkbara kontrollmoment, byggs»bruttoplanen«upp med tillgänglig historik i systemet. 6. Begrepp Den interna kontrollen i Luleå kommun ska bedrivas inom ramen för styrmodellens fyra perspektiv (samhälle, service, medarbetare och ekonomi). Kommunstyrelsen har definierat ett antal kontrollområden inom respektive perspektiv. Kontrollområdena ska betraktas som övergripande rubriker för att ge verksamheten vägledning om sådant som inte har med det avgränsade kärnuppdraget att göra. Verksamheten ska således inte ta fram egna kontrollområden, men väl kontrollmoment. I den utsträckning som verksamheten tar fram kontrollmoment som inte passar under de fördefinierade kontrollområdena, ska sådana kopplas till kontrollområdet»övrigt«. Kontrollområde Kontrollmoment Riskbedömning Kommunstyrelsens vägledande områden att bedriva kontroll inom Specificerad faktor som ska riskbedömas Sannolikhets- och konsekvensbedömning av potentiella kontrollmoment Riskbedömningen ska göras med hjälp av följande generella modell: Sannolikhet Konsekvens 1 - Osannolik: risken är praktiskt taget obefintlig för 1- Försumbar: är obetydlig för intressenterna och att fel ska uppstå. kommunen. 2 - Mindre sannolik: risken är mycket liten för att fel 2 - Lindrig: uppfattas som liten av såväl intressenter ska uppstå. som kommun. 3 - Möjlig: det finns en möjlig risk för att fel ska 3 - Kännbar: uppfattas som besvärande för uppstå. intressenter och kommunen. 4 - Sannolik: det är mycket troligt att fel ska uppstå. 4 - Allvarlig: är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Riskvärdet tas fram som en produkt genom att skatta bedömd sannolikhet respektive bedömd konsekvens och sedan multiplicera värdena. Riskbedömningen ska göras i den verksamhet som kontrollen ska utföras. Det innebär att en kontroll som åläggs en verksamhet från en överordnad verksamhet ska riskbedömas hos mottagande verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll, 7 Planera, kan kommunstyrelsen om det förligger särskilda skäl ålägga nämnder/bolagsstyrelser obligatoriska kontrollmoment. Dessa obligatoriska kontrollmoment ska riskbedömas enligt följande: - Kommunstyrelsen gör riskbedömning sett till helheten - Mottagande nämnd/bolagsstyrelse gör särskild riskbedömning med avseende på risken i den egna verksamheten. Om risken är låg ska ändå kontrollmomentet ingå i kontrollplanen och återrapporteras om hur nämnden/bolagsstyrelsen omhändertagit det obligatoriska kontrollmomentet. 8 108

7. Intern kontroll i Stratsys 7.1 Ingångsvy till intern kontroll 9 109

7.2 Informationssidor planering och uppföljning 10 110

7.3 Planera intern kontroll - bruttoplanen 11 111

7.4 Lägga till kontrollmoment 12 112

7.5 Göra riskbedömning 13 113

7.6 Följa upp intern kontroll - kontrollplanen 14 114

7.7 Uppföljning av kontrollmoment 15 115

7.8 Rapporter 16 116