2013-11-07 BESLUT Dnr LiU-2012-00840 Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation m.m ingående i projektet Campus LiU 2015 Mot bakgrund av den föreliggande föredragningspromemorian och den kompletterande muntliga föredragningen beslutar universitetsstyrelsen - att bemyndiga rektor, eller den hon utser, att teckna projekteringsavtal med fastighetsbolaget Akademiska Hus AB gällande nybyggnation av Origo 2, ombyggnation av Hus D samt vissa förändringar i Hus Zenit. Avsikten är att lämna ett förslag till preliminärt hyresavtal vid universitetsstyrelsens sammanträde i november 2014. Det är då styrelsen fattar det slutgiltiga beslutet om projektet ska genomföras. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att utreda och pröva alternativa finansieringsformer för hela eller delar av Campus LiU 2015. Exempel på detta är hur hyresavtalets längd påverkar årskostnaden samt möjligheten till egen upplåning. Utfallet av detta uppdrag kommer att ligga till grund för det förslag till hyresavtal som presenteras för styrelsen i november 2014. - att styrelsen som sitt riktmärke uttalar att lokalkostnaderna för universitetet inte ska överstiga 15% av universitetets totala kostnader. - att uppdra åt rektor, eller den hon utser, att med utgångspunkt i pågående lokaleffektivitetsutredning återkomma till styrelsen med avrapportering hur effektivitetsarbetet fortskrider och vilka kostnadsreduceringar som kan verkställas inom befintligt lokalbestånd. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Sebastian Becker, Carin Franzén, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Tobias Karlsson, Albin Mannerfelt, Helena Persson, Kerstin Wigzell, Jan-Erik Ögren och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, personalföreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, chefsjuristen Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, f.d. studeranderepresentant Niclas Söör, universitetsdirektören Kent Waltersson, samt universitetsarkitekten Karolina Ganhammar, de sistnämnda föredragande. Anna Ekström Kent Waltersson Karolina Ganhammar Universitetsledningen
2013-10-30 PM Dnr LiU-2012-00840 Tecknande av projekteringsavtal för viss byggnation ingående i projektet Campus LiU 2015 Bakgrund Universitetsstyrelsen fastställde vid sitt sammanträde i december 2012 den strategi som ska ligga till grund för universitetets framtida utveckling. Själva utgångspunkten i denna strategi är att Linköpings universitet skall vara ett universitetet med internationell lyskraft där människor möts och utvecklas. Rektor har mot denna bakgrund slagit fast att Linköpings universitet även framgent ska vara det bästa och mest attraktiva alternativet för universitetsutbildning i landet. För att vidmakthålla denna position är det nödvändigt att vidta ett antal åtgärder. Konkurrensen från andra lärosäten i landet hårdnar alltmer och flera av landets större universitet och högskolor planerar stora satsningar inom utbildningsområdet. Utvecklingen är densamma på många universitet i andra länder. Detta kom tydligt fram i samband med årets ledningsresa som hade till syfte att studera innovativa läroch studiemiljöer. Flera intryck från denna resa ligger bakom det förslag till beslut som underställs universitetsstyrelsen denna dag. I resan deltog universitetsledning, dekaner och prefekter. Rektor har identifierat två områden inom utbildningen som särskilt viktiga i detta sammanhang. För det första måste universitetet intensifiera arbetet med att utveckla utbildningarnas kvalitet med ett särskilt fokus på pedagogiskt förnyelsearbete och de nya former av lärande som inte minst utvecklingen inom IKT-området ger möjligheter till. Ett exempel på detta är inrättandet av Didacticum. Rektor har valt metaforen det pedagogiska språnget som beteckning för detta omfattande förändringsarbete. Det huvudsakliga innehållet i detta arbete har tidigare redovisats för styrelsen. För det andra måste en betydande satsning göras på studenternas studiemiljöer. Detta bör ske på samtliga campus och arbetet har redan inletts. Här bör dock framhållas att studenterna är särskilt missnöjda med den fysiska miljön på Campus Valla. En kritik som är rimlig med tanke på att några större satsningar på studenternas arbetsmiljö under årens lopp inte gjorts i de något slitna husen. Dock skall påpekas att flera åtgärder vidtagits de senaste åren. Exempel på detta är tillgång till trådlöst nätverk, fler eluttag, upprustning av grupprum och liknande lokaler samt ett moderniserat café- och restaurangutbud. Detta är viktigt inte minst med tanke på att dagens student i allt större omfattning tillbringar sin dag (och natt) på campus med krav på att ständigt kunna vara uppkopplad på nätet. Ett sätt att tillmötesgå denna förändring i studenternas studievanor är att skapa en miljö som av studenterna uppfattas som ett vardagsrum på campus. Universitetsledningen
2(7) Men det är inte bara en fråga om att åstadkomma fysiska och lekamliga förbättringar utan det är också nödvändigt att anpassa lokalerna för att göra det möjligt att utveckla och tillämpa de nya pedagogiska modeller vilka är en del av det pedagogiska språng som beskrivits ovan. Detta är bra för våra studenter. Men samtidigt ger det också våra lärare möjligheter att utveckla sina undervisningsformer och pröva nya pedagogiska modeller. Samlingsnamnet för denna satsning på att förbättra universitetets skilda miljöer är Campus LiU 2015. Det huvudsakliga innehållet i detta projekt har även det tidigare redovisats för universitetsstyrelsen. Avsikten med detta projekt är att säkerställa att universitetet har de miljöer för utbildning och arbete som krävs för att även i framtiden vara attraktivt. Det är rektors uppfattning att utgångspunkten vid val av lärosäte givetvis i huvudsak är utbildningens kvalitet och renommé men att andra faktorer som god studiemiljö, attraktiva stadsmiljöer och inte minst tillgång på boende spelar en allt större roll. Linköpings universitet är kanske landets mest utpräglade campusuniversitet, vilket innebär att detta måste speglas i de olika campusmiljöerna. Den pedagogiska, tekniska och lokalmässiga utvecklingen går hand i hand. Olika lärosäten gör olika vägval. Vissa satsar på en ökad distansundervisning, andra liksom LiU på campusförlagd utbildning. Begrepp som flexibilitet, anpassningsbarhet och hållbarhet är nyckelord i detta sammanhang. Förslag Mot denna bakgrund och det utredningsarbete som bedrivits inom projektet Campus LiU 2015 bör ett nytt hus byggas på Campus Valla på den plats där det nuvarande förvaltningshuset Origo ligger. Det nya huset har fått arbetsnamnet Origo 2. Detta nya hus ska ses som mötesplats som i första hand ska tillgodose studenternas behov av information. I huset kommer de flesta servicefunktioner som studenterna behöver att finnas, liksom den information som ett modernt bibliotek kan ge. Att utforma nya informationscentra anpassade till den modernaste informationstekniken många undviker att använda begreppet bibliotek är något som sker på många universitet världen över. I detta centrum kommer det också att finnas spännande studiemiljöer som ger alla som vistas där, möjligheten att omforma information till kunskap eller upplevelser, vilket ju är själva kvintessensen med ett bibliotek. Origo 2 ska ses som universitetets nav, inte bara för studenter utan också för lärare. Att sammanföra merparten av den studentrelaterade servicen och administrationen till en punkt sker på många lärosäten såväl internationellt som nationellt. Huset ska också fungera som en social mötesplats där studenter och anställda träffas för att umgås och diskutera. Flera svenska lärosäten har redan skapat denna typ av mötesplats och flera planerar något liknande. Det som skulle vara unikt för LiU är integrationen av ett modernt bibliotek i denna typ av byggnad. Genomförs detta förslag får det till följd att det humanistisktsamhällsvetenskapliga biblioteket för närvarande inhyst i Hus D och det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket som nu är beläget i Hus B flyttar till Origo 2. Det innebär att det endast kommer att finnas ett bibliotek på Campus Valla. De ytor som det tekniskt-naturvetenskapliga biblioteket lämnar kommer att övertas av vissa institutioner, något som välkomnas av dessa. En särskild utredning om hur denna yta skall fördelas har inletts.
3(7) Ett uppförande av Origo 2 ger också möjlighet att samla universitetsförvaltning och fakultetskanslier i två hus. För närvarande är dessa funktioner spridda på sju olika ställen på Campus Valla och i Mjärdevi. Försök har flera gånger gjorts att samla förvaltning och kanslier i en ny byggnad, men det har varit svårt att argumentera för detta, när andra angelägna behov som berör kärnverksamheten också förelegat. Att ha en universitetsförvaltning spridd på sju olika ställen är inte effektivt och leder också till högre hyreskostnader. Avsikten är att flertalet av tjänstemännen flyttar till lokaler i Hus D. Institutionen för beteendevetenskap och lärande (IBL) kommer att ha kvar sina lokaler i Hus D. I detta hus kommer även nya miljöer för utbildning att utformas i de ytor som tidigare utgjorde bibliotekets bokhall. En utökning av utbildningsmiljöerna på södra delen av Campus Valla är helt i linje med de synpunkter studenterna fört fram i de olika enkätundersökningar som genomförts, nämligen vikten av att överbrygga det psykologiska avstånd som finns mellan Campus Vallas norra och södra delar eftersom det idag upplevs vara allt för stor koncentration av utbildningsmiljöer till norra delen av campus. De förslag som beskrivits ovan får också till följd att de som är engagerade i universitetets samverkansuppdrag kan samlas i en byggnad, nämligen Hus Zenit, eftersom merparten av den administrativa verksamhet som för närvarande bedrivs där, kommer att flytta till Origo 2. Ett samverkanshus centralt placerat på Campus Valla tydliggör universitetets uppdrag att samverka med det omgivande samhället på ett manifest sätt och markerar universitetets ambition att samverkan ska utgå från universitetet. Huset kan också tjäna som ett skyltfönster i vilket goda exempel på samverkan inom forskning och utbildning kan visas upp. Tillkomsten av detta samverkanshus innebär att viss verksamhet kan flyttas från Mjärdevi Science Park till Campus Valla, vilket också medför vissa kostnadsbesparingar. Ett förverkligande av de föreslagna åtgärderna får till följd att universitetet kan lämna sina förhyrningar i Hus G och Hus Terra, vilket innebär att universitetets totala area på Campus Valla minskar med ca 4 500 kvm. Illustration av planerade förändringar Campus LiU 2015
4(7) De förslag som förs fram ovan kan sammanfattas enligt följande ett nytt hus, Origo 2, byggs på den plats där nuvarande Origo är beläget Hus D byggs om för att hysa nya arbetsplatser för ca 300 medarbetare samt nya undervisningsmiljöer i det humanistisktnaturvetenskapliga bibliotekets nuvarande bokhall Hus Zenit omformas till ett samverkanshus Utformning av arbetsplatser för medarbetare inom universitetsförvaltning och fakultetskanslier Under hösten har de av Akademiska Hus anlitade konsulterna studerat hur hus D kan anpassas för att rymma universitetsförvaltningens och fakultetskansliernas medarbetare. Analysen visar att det är ekonomiskt mest fördelaktigt att inte att rensa hela den befintliga strukturen med innerväggar och installationer för att bygga öppna kontorslösningar som möjliggör att tillräckligt många arbetsplatser kan skapas för universitetsledningen och fakultetskanslierna. En varsam ombyggnad, där stora delar av den befintliga strukturen och rumsindelningen bibehålls är ekonomiskt mest fördelaktig. Arbetsplatserna i Hus D blir då en blandning av egna arbetsrum, delade arbetsrum och öppna lösningar. Resterande arbetsplatser kommer att inrymmas i Origo 2. Avsikten är dock att en så stor andel av personalen som möjligt ska ha sin arbetsplats i Hus D. De arbetsplatser som kommer att finnas i Origo 2 ska uteslutande utgöras av öppna kontorslösningar, eftersom det vid nybyggnation är betydligt billigare att bygga öppna kontorslösningar. Analyser som Akademiska hus konsulter gjort visar, att man sparar minst 7 kvm per medarbetare i en öppen lösning jämfört med eget kontorsrum. I lösningar med eget kontorsrum räknar man generellt med riktvärdet 25 kvm/medarbetare. (kvm per medarbetare inkluderar del i mötesrum, korridorer, toaletter, kopiering, vilrum etc). Ett aktuellt exempel som kan vara intressant i sammanhanget är hämtat från universitetet och en pågående ombyggnad av vissa lokaler i Kåkenhus, Campus Norrköping. De arbetsplatser som iordningsställs för forskningsgruppen organisk elektronik och forskningsinstitutet Acreo, har en genomsnittsyta på 11 kvm/medarbetare, vilket innebär en ytbesparing på 14 kvm per medarbetare. Under hösten 2013 har en rad olika aktiviteter genomförts för att bemöta den oro som uttalats från ett antal medarbetare rörande arbetsplatsens utformning. En särskild samrådsgrupp har bildats under ledning av universitetsdirektören. I gruppen har ingått representanter för de fackliga organisationerna. Ett antal öppna föreläsningar kring temat öppna kontorslösningar kontra enskilda arbetsrum har avhållits liksom en studieresa till KTH, där förvaltningen nyligen flyttat in i nya miljöer med öppna lösningar. En riskanalys och konsekvensbeskrivning har också gjorts och en kunskapsöversikt inom området har utarbetats.
5(7) Ekonomiska konsekvenser De ekonomiska konsekvenserna för de av universitetsstyrelsen redan fattade besluten rörande nybyggnation och ombyggnation beskrivs i den lokalförsörjningsplan för perioden 2014-2018, som redovisats för universitetsstyrelsen vid dagens sammanträde. Lokalkostnaderna, i förhållande till universitets totala kostnader, stiger från nuvarande nivå på 13,4% till 14,7% fram till 2016 följd av beslut som styrelsen redan fattat, vilket motsvarar en ökning om 74 Mkr. Effekterna av dessa beslut illustreras i följande tabell. Objekt Projekteringsavtal Hyresavtal Årshyra Kommentar Nytt försöksdjurslaboratorium (CBR 2) US 2010-06-08 US 2010-10-19 och 2010-11-29 Prel. 21 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01, den första 10-årsperioden. Hyran är ännu ej ännu reglerad avseende kompletterande förutsättningar, Ny anläggning för Translational Medicine Center (TMC) Campus Valla Ny anläggning för Nationellt superdatorcentrum (NSC) Campus Valla Ny anläggning för Katastrofmedicinskt center (KMC) Campus Valla Nytt utbildningshus, hus 001/511 Ny försöksdjursanläggning för infekterade smådjur (CBR 4) Campus Valla Ombyggnad av hus 420, plan 9 och 10 (inklusive P3-labb) Nya institutionslokaler Kopparhammaren 7 Campus Norrköping Nya lokaler för CMIV inom Framtidens US Nya utbildningslokaler hus 448 Nya institutionslokaler Kopparhammaren 2 Campus Norrköping Nya studentytor vid Vrinnevisjukhuset i Norrköping såsom flytt av smittat labb m m. US 2010-09-13 US 2010-11-29 5,4 Mkr Fr o m 2012-10-01 US 2010-10-19 US 2011-02-18 6,3 Mkr Fr o m 2013-08-01. Ej slutkostnadsreglerad efter inflytning.i samband med att den nya anläggningen tas i bruk lämnas datorhallen Bunkern, Campus Valla. US 2011-04-06 US 2012-02-17 Anläggningen hyrs ut i andra hand till Landstinget i Östergötland. US 2010-11-29 US 2012-04-16 27,5 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01, den första 10-årsperioden. US 2011-04-06 US 2012-04-16 Beslut om återkallande av hyresavtal US 2012-11-06. Beslut att flytta anläggningen till CBR 2,. Projekteringsgarantin faller ut och LiU betalar Akademiska Hus nedlagda projekteringskostnader. Hyrestillägg 1,9 Mkr Fr o m 2016-01-01 US 2011-06-07 US 2011-11-07 2,6 Mkr Fr o m 2012-05-10 US 2012-02-17 US 2013-04-12 6,9 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-09-01 US 2012-07-17 US 2013-04-12 6,5 Mkr Preliminär årshyra fr o m 2015-01-01 US 2012-04-16 US 2013-02-18 7,6 Mkr Fr o m 2014-09-01 (detta innebär att förhyrningarna i Gropen och Spetsen, Kungsgatan lämnas) US 2013-02-18
6(7) Kostnaderna beräknas stiga till ca 15,5% då effekterna av Campus LiU 2015 slagit igenom fullt ut, vilket är beräknat att ske 2019. Denna beräkning baserar sig på de preliminära siffror som universitetet fått från Akademiska Hus. Det är först efter avslutad projektering och kalkylering som mer exakta uppgifter kan tas fram. De siffror som nu är framtagna är högt räknade och baserade på worst case. Förhandlingar med Akademiska Hus kommer att fortgå parallellt med projekteringen. De föreslagna förändringarna i Campus LiU 2015 förväntas vara färdigställda under första halvåret 2019. Under perioden 2018-2023 är ett antal större hyresavtal på Campus Norrköping och Campus Valla omförhandlingsbara. Den produktionskostnadsbaserade hyran omvandlas då till marknadsanpassad hyra, vilket innebär en sänkning av årshyran för de aktuella objekten. Historiskt sett har omförhandling från produktionskostnadshyra till marknadshyra inneburit en sänkning av årshyran för objekten på mellan 15-20%. I Norrköping ska hyresavtalen för Täppan, Bomullsspinneriet och Kåkenhus omförhandlas. På Campus Valla är det hyresavtalen för Ångströmhuset, anläggningarna för TMC och KMC samt NSC som berörs. Ovan gjorda bedömningar avseende de ekonomiska konsekvenserna för Campus LiU 2015 baserar sig på de årshyror LiU har idag avseende objekten ovan. Det är alltid angeläget att diskutera hur stor andel av den totala ekonomin som ska användas till lokaler och styrelsen har tidigare hyst farhågor för att lokalkostnaderna riskerar att tränga undan andra viktiga delar av verksamheten. Därför måste det ständigt föras en intensiv jakt för att reducera kostnaderna och öka intäkterna. Den lokaleffektivitetsutredning som redovisas i lokalförsörjningsplanen för perioden 2013-2018 är en viktig utgångspunkt för det fortsatta arbetet med att minska de samlade lokalkostnaderna. Här behöver hela lärosätet hjälpas åt för att de åtgärder som beslutas ska ge önskad effekt. Styrelsen har tidigare markerat den vikt den sätter vid att detta arbete ger resultat och uppdrar därför åt rektor att till styrelsen rapportera hur effektivitetsarbetet fortskrider. De antaganden som ligger till grund för lokalförsörjningsplanen och de uppskattade nivåerna av lokalkostnadernas andel av den totala ekonomin, tar inte hänsyn till några eventuella dynamiska effekter. I detta sammanhang är försiktighetsprincipen tillämpad och följaktligen har det inte tagits hänsyn till några sådana effekter. Det finns exempel på alternativa finansieringsformer från andra lärosäten i Sverige, där ombyggnationer genomförts. Det normala är att hyresvärden (Akademiska Hus) står för kapitalanskaffningen och låter lärosätet betala ränta till hyresvärden. LiU vill pröva andra möjligheter att finansiera delar av eller hela byggprojektet. Ett alternativ kan vara att hos regeringen pröva möjligheten att för Origo 2 få teckna ett hyresavtal med längre löptid än de sedvanliga tio åren. Universitet och högskolor får ingå sådana avtal med en längre löptid än tio år endast efter regeringens medgivande. Myndigheten ska inhämta yttrande från Ekonomistyrningsverket om hyresavtal som kräver regeringens medgivande, det vill säga avtal som är längre än tio år. Om LiU skulle välja att få till stånd en längre avtalstid än tio år är det nödvändigt att en dialog med utbildningsdepartementet inleds parallellt med projek-
7(7) teringen, eftersom ett omfattande underlag måste tas fram, innan regeringen kan tillkännage sitt ställningstagande. Någon fördjupad analys av konsekvenserna av ett avbrutit Campus LiU 2015 har inte gjorts, vare sig ur ett ekonomiskt eller annat perspektiv. Mardrömsscenariot är att hamna i en negativ spiral, där sämre studie-och arbetsmiljöer leder till minskad attraktionskraft, som i sin tur leder till sämre ekonomi, ännu sämre miljöer, ytterligare minskad attraktionskraft osv Med en ständigt ökad konkurrens om studenterna, där andra lärosäten förnyar och bygger om sina studiemiljöer i en alltmer ökad takt är detta en påtaglig risk. I detta sammanhang bör också nämnas att i de studentenkätundersökningar (NSI) som universitetet genomför vartannat år lämnar en stor del av de svarande studenterna ett fritextsvar. Två tredjedelar handlar om universitetets bristfälliga fysiska miljö. Det man i första hand då pekar på är studiemiljöerna på Campus Valla. Tidplan Akademiska Hus har tagit fram denna grovt beräknade tidplan för projektets genomförande: utflyttning från Origo är beräknad till juli 2015 rivning av Origo september 2015 inflyttning Origo 2 är beräknad till december 2017 ombyggnad av husen D och Zenit beräknas vara avslutad första halvåret 2019 Eventuellt kan tiden för genomförandet av projektet kortas något genom parallella processer men om detta är möjligt är i dagsläget svårt att förutse. Projektering Projekteringen fram till systemhandling och kalkyl för Origo 2 innehållande de ovan beskrivna funktionerna samt ombyggnad av hus D och Zenit beräknas uppgå till 15 mkr. Om projekteringen ej är genomförd då beloppsgränsen om 15 mkr är uppnådd ska parterna träffa en särskild överenskommelse om eventuell fortsatt projektering. LiU betalar verkligt kostnadsutfall för projektering tills uppdraget slutförts eller till den tid avtalet upphör att gälla. I det fall Akademiska Hus ensidigt väljer att inte genomföra projekteringen enligt ovan faller ingen del av kostnaden på universitetet. Om projektet genomförs inkluderas nedlagda projekteringskostnader i beräkning av hyran för objektet. Universitetsstyrelsen förväntas vid sitt sammanträde i november 2014 underställas bemyndigande till rektor eller till den rektor utser, att teckna preliminärt hyresavtal för Origo 2, ombyggnaden av Hus D samt Hus Zenit. Först i detta skede fattar universitetsstyrelsen beslut om projektet skall genomföras.