1(14) Plats och tid Videokonferens, kl: 10.00-11.30 Beslutande Ledamöter Lilly Bäcklund (S), ordförande Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M) Egon Persson (Åkl) Övriga närvarande Peter Persson, koncernchef Storuman Nils-Petter Grenholm, kommunchef Åsele Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele kommun 29-30 Justerare Egon Persson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Magdalena Tenghall Paragrafer 27-32 Ordförande Lilly Bäcklund Justerare Egon Persson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli Underskrift Magdalena Tenghall
2(14) Ärendelista 27 Dnr 169 Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering... 3 28 Dnr 2015-000001 Meddelande 2015... 4 29 Dnr 2015-000002 Information 2015... 5 30 Dnr 2013-000022 Gemensam IT-organisation... 6 31 Dnr 2015-000022 Reseplaneringsverktyget Spacetime 2016... 7 32 Dnr 2015-000021 Verksamhetsplan 2016... 9
3(14) 27 Dnr 169 Dagens ärenden Beslut fastställer dagens föredragningslista utan förändringar.
4(14) 28 Dnr 2015-000001 Meddelande 2015 Beslut Ärendet föranleder inget beslut.
5(14) 29 Dnr 2015-000002 Information 2015 Beslut Nämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Pierre Sandström ger aktuell information från Sambruk. Lägesrapport gemensam IT-organisation, Lycksele och Storuman. Pierre Sandström och Lilly Bäcklund informerar om nuläget. Lägesrapport förstudie gemensam IT-organisation, Åsele. Förstudien är i gång. Nils-Petter Grenholm redovisar för hur det går i Åsele. Konstaterande att Åsele ligger i jämförelse med Lycksele och Storuman ca 18 månader efter, det finns inga kända störningar i det pågående arbetet.
6(14) 30 Dnr 2013-000022 Gemensam IT-organisation Beslut tillsätter följande styrgrupp för projektet gemensam IT-organisation, Lycksele och Storuman: Namn Roll Marie Ahlqvist, ansvarig tjänsteperson Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele Peter Persson, koncernchef Storuman Jonny Fjellner, bitr. kommunchef Lycksele Patrik Nilsson, administrativ chef Storuman Ordförande styrgrupp Medlem styrgrupp Medlem styrgrupp Suppleant styrgrupp Suppleant styrgrupp Ärendebeskrivning På uppdrag av samverkansnämnden LYST har en förstudie genomförts om gemensam IT-organisation inom ramen för samverkansnämnden LYST. Förstudiens lösningsförslag ska nu införas. En intern projektledare har utsetts och samverkansnämnden ska tillsätta en styrgrupp för projektet. Styrgruppen har det övergripande ekonomiska ansvaret för projektet. Det är styrgruppen som: fastställer projektets målsättning och direktiv beslutar om projektet ska drivas vidare eller läggas ned beviljar medel och tilldelar resurser för projektets genomförande. Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteskrivelse 2015-10-08 Beslutet skickas till Styrgrupp gemensam IT-organisation Lycksele och Storuman Storumans kommun Lycksele kommun
7(14) 31 Dnr 2015-000022 Reseplaneringsverktyget Spacetime 2016 Beslut Respektive kommun tar beslut om fortsatt nyttjande av spacetime 2016. Respektive kommun ska tillse att det finns en ansvarig tjänsteperson som kommunicerar med medarbetare i organisationen och leverantör samt är systemansvarig för reseplaneringsverktyget följer upp statistik och verkar för efterlevnad av resepolicy genomför utbildninginsats Ärendebeskrivning Storumans kommun har deltagit i ett energieffektiviseringsprojekt och började använda reseplaneringsverktyget Spacetime november 2012. Lycksele kommun anslöt till Spacetime i februari 2014. Användningen av reseplaneringsverktyget har inte haft samma genomslag som i Storuman (färre resor registreras i Spacetime). Kommunerna antog 2014 en gemensam resepolicy med syfte att alla medarbetare ska göra smarta val vid planering och genomförande av möten och resor i tjänsten. Båda kommunerna beslutade att fortsätta använda reseplaneringsverktyget Spacetime 2015. I april 2015 avslutades energieffektiviseringsprojektet i Storuman och verkställande tjänsteperson avslutade sitt uppdrag. Organisationerna uppdrogs att utse en tjänsteperson som skulle fortsätta att arbeta med Spacetime, vilket inte har skett. I nuläget finns ingen ansvarig tjänsteperson som kommunicerar med medarbetare i organisationen och leverantör, är systemansvarig för reseplaneringsverktyget och statistik följs inte upp. Detta har lett till en del outredda problem som kanske kunde ha varit enkla att åtgärda, men vi har inte resurser att göra det. Det finns ett visst intresse för reseplaneringsverktyget bland andra kommuner i Västerbotten. Storumans kommun är ett gott exempel och kan inspererar andra att införa smartare val vid planering och genomförande av möten och resor i tjänsten.
8(14) Beslutsunderlag Enhetschefens tjänsteskrivelse 2015-10-08 Beslutet skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Enhetschef kundtjänst
9(14) 32 Dnr 2015-000021 Verksamhetsplan 2016 Beslut Nämnden har tagit del av och ställer sig bakom verksamhetsplanen 2016. Ärendebeskrivning 1 FINANSIELLT God ekonomisk hushållning är en sammanvägd bedömning av läget för kommunens övergripande mål. Dessa delas in i de två perspektiven verksamhetsresultat och insatta resurser. 1.1 MÅL - Budgetföljsamheten ska vara 100 % (endast positiva avvikelser är acceptabla). - Nettokostnadsandelen ska vara 98 % (+/- 1%-enhet) under mandatperioden. - Soliditeten inkl. pensionsåtagandet ska förstärkas under mandatperioden 1.2 UPPDRAG - varje kommunal tjänst och insats skall utföras kostnadseffektivt - varje förändring ska åtföljas av en finansieringskalkyl - varje investerings ska åtföljas av en driftkostnadskalkyl 2 BARN OCH UTBILDNING Vi vill skapa en ännu bättre skola som ger eleverna den utveckling och grundläggande kunskaper i ett tidigt skede. Ingen ska behöva gå till skolan och vara rädd. Mobbing, våld och kränkande särbehandlingar ska omedelbart bekämpas. I våra skolor får eleverna en trygg lärandemiljö med hög kunskapsutveckling i fokus. 2.1 MÅL - Vi har de bästa studieresultaten i Västerbotten innan mandatperiodens slut 2.2 UPPDRAG - kompetens ska på alla områden hålla hög kvalitet Resurser ska fördelas utifrån elevers behov - läxhjälp för alla - ingen utbildas till arbetslöshet
10(14) - gymnasieskolan/komvux och Lärcentrum är flexibla och klarar snabba omställningar beroende på vad arbetsmarknaden efterfrågar - tillgång till en god och jämlik elevhälsa - utveckla skoldemokratin så att elever får ännu mer inflytande - föräldrars engagemang är viktigt och ska stimuleras. Centrala funktioner inom LYST-nämndens område ska upprätthålla och underlätta service och tillgänglighet för elever, föräldrar och personal inom barn och utbildning. kundtjänst ska ge feedback internt till verksamheterna om tillgängligheten. samarbeta med verksamheterna för bättre information om serviceutbud till elever och föräldrar bättre intern information i kundtjänst om serviceutbud till elever och föräldrar Nyckeltal: statistik servicegrad och antal samtal till kommunernas kundtjänst. 3 TRYGGHET Alla medborgare har en god livskvalitet. Gemensamma resurser går till välfärd. Kravet på kvalitet, insyn och utvärdering är höga i alla välfärdsverksamheter vilket ger trygghet. 3.1 MÅL - Medborgarna känner sig trygga och få det stöd eller den hjälp man behöver utifrån sin situation. 3.2 UPPDRAG - Kommunen aktivt verka för att offentliga miljöer är upplysta, väl underhållna och attraktiva som mötesplatser. - Könsrelaterat våld ska motverkas och bekämpas. - Alla ska kunna känna sig trygga och säkra i sin hemmiljö, både på fritiden och i arbetet. Konsumentvägledning och budget och skuldrådgivning ska hålla en hög servicenivå genom god information och tillgänglighet för medborgarna. hjälpa medborgare med konsumentfrågor via telefon, besök, mejl och brev. medborgare ska få hjälp och stöd inom 1-2 veckor (budget och skuldrådgivning) omprövning ska ske inom 2 arbetsdagar (budget och skuldrådgivning) utåtriktade insatser aktuell information till medborgare på kommunernas hemsidor
11(14) Nyckeltal: statistik KVL och BUS 4 SOCIALT Den som är i behov av omsorg och stöd får sina behov tillgodosedda. 4.1 MÅL - Genom förebyggande insatser verka för att förbättra människors hälsa och livsvillkor i syfte att skapa förutsättningar för ett väl fungerande liv. 4.2 UPPDRAG - upprätta säkra arbetsrutiner vid orosanmälan - socialt arbete ska vara stödjande, förebyggande och uppsökande. - ingen ska mot sin vilja flyttas på grund av ålderdom eller funktionsnedsättning - motverka och om möjligt förhindra missbruk och kriminalitet - barn som far illa skall omedelbart uppmärksammas och åtgärder sättas in insatser ska så långt möjligt utformas med delaktighet från den enskilde. Centrala funktioner inom ramen för LYST ska upprätthålla en god service och tillgänglighet för kommunens medborgare genom bra bemanning och hög servicegrad telefoni kundtjänst ska ge feedback internt till verksamheterna om tillgänglighet utveckla arbetet med information hemsida/intranät med mera tillsammans med kommunikatör och regionala/nationella samarbetspartners Nyckeltal: egen mätning tillgänglighet, servicegrad och antal samtal till kommunernas kundtjänst 5 JÄMSTÄLLDHET Det ska råda lika villkor för kvinnor och män flickor och pojkar. Ett jämställt samhälle utvecklar tillväxten. Mångfald uppmuntras i samhällslivet och på arbetsplatserna. 5.1 MÅL - I kommunen skapas förutsättningar för att kvinnor och män, flickor och pojkar har samma makt att forma samhället och sina egna liv. 5.2 UPPDRAG - Kommunen som arbetsgivare skall underlätta för föräldrar att dela på ansvaret för sina barn. - Beslutsprocesser ska ha ett representativt deltagande av kvinnor och män.
12(14) - Mångfald ska uppmuntras i samhällslivet och på arbetsplatser - Alla beslut ska prövas ur ett jämställdhetsperspektiv Arbetsplatserna ska vara jämställda där så är möjligt. vid nyrekrytering uppmuntras det underrepresenterade könet att söka kundtjänst ska i sitt bemötande behandla alla lika. 6 PERSONAL Personalen är vår viktigaste resurs. Det ska vara den anställdes arbetsplats, där man får bekräftelse för kompetens och yrkesskicklighet. Det handlar om lön och utvecklingsmöjligheter. 6.1 MÅL - varje arbetsplats är en arbetsplats i utveckling - Andelen timtid, mertid och övertid minimeras - Varje tjänst och insats skall utföras av personal med rätt kompetens. - Andelen timtidsanställda som används i kommunens verksamheter ska årligen minska och är högst 5% av totalt arbetade timmar innan mandatperiodens slut. 6.2 UPPDRAG - heltid en rättighet och deltid en möjlighet - förutsättningar till kompetensutveckling skall stimuleras - om arbetsgivare tar kommunen ett ansvar för att bryta den könssegregerade arbetsmarknaden. Utveckling av kundtjänst i samarbete med kommunernas verksamheter. Arbete med kvalitetssäkring av kundtjänsts verksamhetsområden. införa verksamhetssystem för kundtjänst och utveckla samarbetet med verksamheterna intern utbildning/lära av varandra Nyckeltal:NMI 8 MILJÖ OCH HÅLLBARHET Vi bidrar till länets vision om att bli det hållbaraste länet år 2002 uppnås, vilket innebär att det regionalt och lokalt arbetas för en långsiktig hållbarhet med målet att kommande generationer ska ha möjlighet att leva i ett socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbart samhälle.
13(14) 8.1 MÅL - Innan mandatperiodens slut är vi en av landets bästa digitala kommuner. - Kommunen prioriterar närproducerade varor/produkter vid upphandling. 8.2 UPPDRAG - kommunen vara en rättssäker och effektiv myndighet - kommunen tillsammans med övriga intressen i regionen arbeta för att bli resurssmarta - återvinning och källsortering ska vara en naturlig del i all verksamhet - kommunen vara ledande i frågor som stärker en hållbar konsumtion - kommunen engagerar sig för rättvis handel och etisk konsumtion för att innan mandatperiodens slut vara certifierade som Fairtrade City - planera och genomföra resandet utifrån resepolicyn - minska antal papperskopior i kommunens organisation. Kundtjänst och LYST-nämndens verksamhet ska i hög utsträckning använda ny teknik vid träffar och sammanträden. Kundtjänst ska bidra med stöd för förbättrad efterlevnad av resepolicy. Arbeta för fortsatt och utveckla samverkan inom ramen för LYST. kundtjänst ska lära sig de tekniska hjälpmedel som finns för att underlätta användandet av tekniken internt och på webben utveckla minst ett samarbetsområde inom LYST. Nyckeltal: egen mätning möten och träffar, Antal nya samarbetsområden inom ramen för LYST 9 TILLGÄNGLIGHET Alla kommuninvånare, oavsett funktions-nedsättning, samma möjlighet att delta i samhällslivet. 9.1 MÅL - Alla lokaler där kommunen bedriver verksamhet ska göras tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. - All kommunal information till allmänheten skall finnas på enkel svenska och för personer med olika läshandikapp. 9.2 UPPDRAG - Medborgare och företag ska ges en bra kommunal service med gott bemötande.
14(14) Centrala funktioner inom ramen för LYST ska utveckla 24-timmars service och förbättra tillgängligheten/information för medborgare och medarbetare på kommunernas hemsida och intranät. kundtjänst ska lära sig mer och verka för användningen av de e-tjänster som finns på webben idag kundtjänst ska verka för vad medborgarna efterfrågar på webben kundtjänst ska verka för hög servicenivå i kundtjänst och verka för god tillgänglighet i verksamheterna. 10 NÄRINGSLIV TILLVÄXT OCH UTVECKLING I kommunen finns många jobb att välja på. Vi är en attraktiv arbetsplats där många väljer att söka jobb. Vårt stabila och flexibla näringsliv erbjuder en bred arbetsmarknad med stora möjligheter att välja ett arbete. 10.1 MÅL - Vi har länets bästa företagsklimat när mandatperioden är slut. - Vi har högst andel arbetande i länet i åldrarna 16-65 år. - Vi har goda livsvillkor och är en bra plats att driva och etablera företag. - vi är bland de 5 bästa i länet på besöksnäring. 10.2 UPPDRAG - Samrekrytering till nyckelkompetenser eftersträvad tillsammans med andra arbetsgivare i kommunen och närområdet. Samrekrytering till nyckelkompetenser och gemensamma tjänster eftersträvas inom ramen för LYST. Frågan om möjliga samarbetsområden ska finnas med på dagordningen vid sammanträdena. Beslutet skickas till Lycksele kommun Storuman kommun Åsele kommun