HANDLINGSPLAN FÖR IMPLEMENTE- RING AV STRATEGI FÖR VERKSAM- HETENS FÖRUTSÄTTNINGAR DNR MIUN 2012/612 Publicerad: 2015-03-31 Beslutsfattare: Rektor Handläggare: Morgan Palmqvist, Håkan Stenström, Mats Tinnsten Beslutsdatum: 2015-03-31 Giltighetstid: 2015-2017 Sammanfattning: Handlingsplan för implementering av Mittuniversitetets strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017.
1 Bakgrund Mittuniversitetets strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 (MIUN 2012/262) antogs av universitetsstyrelsen i december 2013. Strategin innehåller tre huvudområden: 1. Medarbetarskap, ledarskap samt lika villkor, 2. Kvalitet och effektivitet i stödverksamheten och 3. Universitetsbiblioteket. Samtliga områden har som gemensam nämnare att de är centrala för att skapa förutsättningar för att uppfylla målen för forskning och utbildning, men att de inte fullt ut kan spåras i de formulerade målen för utbildning respektive forskning. Till vart och ett av de tre huvudområdena har i föreliggande handlingsplan kopplats ett antal aktiviteter som antas leda till strategins mål. na har prioriterats av rektors ledningsgrupp. 2 Utgångspunkter och mål I Strategin för verksamhetens förutsättningar anges följande övergripande mål: Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Det innefattar såväl anställda som studenter. Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av professionalism, effektivitet och hög kvalitet. Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovsanpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet. Universitetsbiblioteket/ LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Universitetsbiblioteket/ LRC ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. I arbetet med föreliggande handlingsplan ingår även att ta fram indikatorer som ska avspegla strategins målformuleringar. Arbete med detta pågår. 3 Organisation för genomförandet Huvuddelen av aktiviteterna i föreliggande handlingsplan sker inom befintlig linjeorganisation och samordnas med förvaltningens och bibliotekets årliga verksamhetsplaner. na kommer till delar att finansieras inom befintliga ekonomiska anslagsramar. För de aktiviteter där medel ska tillskjutas kommer beslut i särskild ordning att fattas. Rektors ledningsgrupp är styrgrupp för handlingsplanen. Uppföljning av aktiviteterna sker i samband med dialoger, samt vid särskilda tillfällen. 2
Avrapportering och utvärdering av strategin för verksamhetens förutsättningar till styrelsen ska ske fortlöpande. Under 2017 ska även en samlad utvärdering genomföras med avseende på genomförda aktiviteter och uppnådda effekter av strategin. 4 Perioden 2013-2014 Mittuniversitetet har under den senaste tvåårsperioden kontinuerligt bedrivit strategiskt utvecklingsarbete kopplat till verksamhetens förutsättningar. Med detta avses främst följande insatser: Centralisering av lärosätesövergripande funktioner inom ekonomi, personal och kommunikation Införande av fakultetsövergripande ansvar för forsknings och utbildningsadministration samt nämnds- och ledningsstöd Ytterligare organisatoriska förändringar inom förvaltningen: framförallt bildandet av Mittuniversitetets Servicecenter Ny organisering av de så kallade akademinära funktionerna samverkan och kommunikation Förbättringar avseende administrativa system samt teknik: o ny telefonilösning o ny teknik för distansmöten (Lync) o påbörjat implementering av systemstöd för utbuds- och tjänsteplanering (Retendo och det så kallade studentplaneringsverktyget) o påbörjat implementering av nytt budgetsystem (Hypergene) o införskaffat systemverktyg för verksamhetsplanering 3
5 Medarbetarskap, ledarskap och lika villkor Mål - Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Detta innefattar såväl anställda som studenter. - Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. Ett av strategins tre huvudområden är medarbetarskap, ledarskap och lika villkor. I strategin uttrycks även ett antal övergripande så kallade insatser för området: En god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap ska stärkas Ett professionellt ledarskap och former för en långsiktig ledarförsörjning ska stärkas Lika villkorsarbetet ska förankras och integreras i det dagliga arbetet i alla verksamheter Värdegrundsarbetet behöver utvecklas Nedan följer, utifrån respektive insats, de aktiviteter som syftar till att nå strategins mål inom huvudområdet. 5.1 En god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap För ett universitet är kompetenta och engagerade medarbetare en nyckelresurs. En grundförutsättning för ett väl fungerande medarbetarskap är en god arbetsmiljö med avseende på såväl yttre som psykosociala aspekter, arbetsinnehåll, möjlighet till utveckling etc. En avgörande framgångsfaktor i sammanhanget är även Mittuniversitetets förmåga att vara en attraktiv arbetsgivare. Mittuniversitetet står inför en rad verksamhetsmässiga utmaningar under de närmaste åren. Detta kommer att ställa krav på lärosätets kompetensförsörjningsarbete, dvs. det systematiska arbetet med processer som syftar till att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla samt avveckla personal. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utveckla kompetensförsörjningsarbetet bland annat med avseende på systematiken kring detta (inkluderar utveckling av medarbetarsamtal, mallar och stödmaterial etc). Utveckla dialogen mellan chef och medarbetare kopplat till lön och lönesättning: lönesättande samtal, lönesamtal, omarbeta befintlig lönepolicy och lönekriterier att användas i samtalen, ta fram mallar och stödmaterial, utbildningsinsatser etc. Utveckla medarbetarskap: se över karriärvägar för såväl akademisk som administrativ personal, se över möjligheter till trainee-program där medarbetare systematiskt lär av andra och provar på andra arbetsuppgifter etc. 4
Inom flertalet av ovanstående aktiviteter kommer den nybildade arbetsgruppen kring värdegrund, medarbetarskap och ledarskap att ta fram förslag för RLG att ta ställning till. Arbetsgruppen kommer även att ta fram ytterligare aktiviteter inom området. 5.2 Ett professionellt ledarskap och former för en långsiktig ledarförsörjning ska stärkas I likhet med frågor kring medarbetarskap ovan, kopplar Mittuniversitetets framtida ledarskap till lärosätets förmåga att vara en fortsatt attraktiv arbetsgivare. En annan viktig aspekt i arbetet med ledarförsörjning är att skapa samma möjligheter för män och kvinnor att utveckla sin kompetens och förverkliga sina karriärambitioner. Chefer och ledare ska förstå sin roll i organisationen och också förstå skillnaden mellan det kollegiala ledarskapet och linjechefens ledarskap och även se de likheter som finns. I syfte att nå målet kring ledarskap och i syfte att stärka den långsiktiga ledarförsörjningen planeras ett antal åtgärder. Dessa syftar till att utveckla befintliga chefer/ledare, men också till att ta tillvara potentiella ledare/medarbetare som leder andra utan att vara chefer. Ta fram ett årshjul (tvåårsperiod) för ledarutvecklingsinsatser (rullande program för alla chefer/ledare). Ta fram en kortversion av ledarutbildning riktad till nya chefer (innehåll bl.a. arbetsmiljö, ekonomi). Initiera ett chefsnätverk. Stärka chefer i deras chefsroll: handlar bland annat om att skapa insikt kring att de är kulturbärare inom såväl värdegrunds- och lika villkorsfrågor som efterlevnad av regelverk, arbetstider etc. Skapa en chefskanal på intranätet/webben som innehåller det en chef behöver kunna och veta både till en början men också senare i chefskarriären. Exempel: aktuell/uppdaterad information kring regelverk, avtal, lathundar, checklistor, dokumentation från utbildningar med mera. 5.3 Lika villkor Enligt strategin ska lika villkorsarbetet förankras och integreras i det dagliga arbetet i alla verksamheter. för lika villkorsområdet återfinns i Mittuniversitetets strategiska handlingsplan för lika villkor, och behandlas inte som särskilt område i föreliggande handlingsplan. 5.4 Utveckla värdegrundsarbetet Värdegrundsarbete syftar till att problematisera, diskutera och utveckla de grundläggande värden som verksamheten bygger på. Det bör ta sin utgångspunkt i den akademiska organisationens särart och särskilda värden, men bör också knyta an till den statliga värdegrunden. Arbetet bör utformas så 5
att delaktighet uppnås och bygga på dialog och diskussion inom universitetet. Anknytning till långsiktiga mål och strategier i verksamheten ska vara en naturlig del av värdegrundsarbetet. Ett utvecklat värdegrundsarbetet är också ett särskilt styrelseuppdrag under 2015. Organisera ett tvåårigt värdegrundsarbete genom en serie av seminarier och workshops kring Mittuniversitetets centrala verksamhetsområden. Knyta arbetet till kommande strategiutvecklingsprocesser (ny utvecklingsplan från och med 2017). 6
6 Kvalitet och effektivitet i stödverksamheten Mål - Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av professionalism, effektivitet och hög kvalitet. - Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovsanpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet. Strategins andra huvudområde är Kvalitet och effektivitet i stödverksamheten. Strategins så kallade insatser för området är följande: Effektivisera stödverksamheten genom analys och utveckling av processer, struktur och systemlösningar Utveckla formerna för ledningsstöd Utveckla verksamhetsstyrningen för att säkra relationen mellan behov, kvalitet, uppdrag och kostnader (ingår även att utveckla styrning och arbetssätt för de verksamhetsnära processerna) Nedan följer de aktiviteter som syftar till att nå strategins mål inom det andra huvudområdet: 6.1 Effektivisera stödverksamheten genom analys och utveckling av processer, struktur och systemlösningar 6.1.1 Teknik i lärandeprocessen/ distansmöten etc. Inom detta område finns behov av att klargöra roller och ansvar såväl inom det strategiska området som på en mer operativ nivå. I den dagliga verksamheten upplevs samordning från stödverksamheten gentemot kärnverksamheten kunna förbättras. Ytterst innebär detta att läraren i den konkreta undervisningssituationen måste få rätt stöd i teknikfrågor - avser såväl teknik i klassrummet som tillhandahållande av programvaror etc. Ur ett mer strategiskt perspektiv finns också behov av en förvaltningsmodell/utvecklingsmodell vad gäller objektet teknik i lärandeprocessen etc.. Förvaltningen ska svara upp mot verksamhetens behov vad gäller planerad förvaltning och utveckling. Motparten vad gäller dessa leveranser behöver klargöras. I vissa avseenden kan LRC ses som en ställföreträdande systemägare för delar av tekniken i lärandeprocessen. I andra fall saknas sådan. Det behövs också fora där utvecklingsbehov definieras, prioriteras och beslutas. Inventera och kartlägga kärnverksamhetens behov av teknikstöd i lärandeprocessen, med avseende dels på hur teknikstödet ser ut idag och dels vad som efterfrågas på längre sikt. Inventering och kartläggning genomförs av CAMP, IT och LRC i samverkan med fakulteternas 7
avdelningar. Utgångspunkten är att teknikstödet ska vara utformat utifrån kärnverksamhetens behov, enhetligt, tryggt att använda samt likvärdigt oavsett campusort. Utreda hur det operativa stödet vad gäller teknikstödet i lärandeprocessen (såväl fysiskt som elektroniskt) ska organiseras och samordnas inom stödverksamheten. Utgångspunkten är att stödet utifrån användarens perspektiv ska vara organisationsoberoende. Ta fram en utvecklingsmodell/förvaltningsmodell för det lärandenära teknikstödet. Där ska ansvar, roller, grupperingar, mandat, kopplingar till VP-/budgetprocess etc. framgå. 6.1.2 Användarvänlig och effektiv IT-teknik/ IT-system Flera av universitetets IT-system upplevs kunna förbättras vad gäller användarvänlighet och tillgänglighet. Upplevelsen har eskalerat i samband med att medarbetarnas åtaganden vad gäller egenadministration har definierats. Exempel: åtkomst till systemen i samband med distansarbete. Delvis kan upplevda problem ha sin grund i tekniska lösningar, till exempel val av dator. En klar bild av omfattningen av utmaningarna saknas dock. Även tillgängligheten till vissa för verksamheten grundläggande system, till exempel e-post och personalsystemet Palasso, brister emellanåt. Detta oberoende av om man arbetar lokalt eller på distans. Verksamhetens krav på tillgänglighet bör mot denna bakgrund definieras och vägas mot kostnader. Vissa system behöver utvecklas för att ge universitetets medarbetare ett bättre stöd i det vardagliga arbetet, till exempel personalsystemet. Personalsystemet är ett nyckelsystem som ska leverera grunddata till övriga informationssystem/system för planering och uppföljning och har på så sätt kopplingar till flertalet andra system. Utvecklingen av ett ändamålsenligt intranät är centralt vad gäller att uppnå en användarvänlig och effektiv arbetsmiljö för medarbetarna. Användarvänlighet för den beställningswebb som chefer och medarbetare ska använda vid beställning av IT-material, behörigheter med mera behöver förbättras. Förbättrade möjligheter att koppla utskrifter/kopiering till betalkort/studentkort/passerkort etc. har efterfrågats under flertalet år av både studenter och medarbetare. Ta fram en systemutvecklings-/systemförvaltningsmodell där ansvar, roller, grupperingar, mandat etc. regleras. Föreslå tekniska lösningar som motsvarar verksamhetens krav på tillgänglighet och driftssäkerhet, under beaktande av tillgängligt ekonomiskt utrymme. Avser såväl stationärt arbete som distansarbete. Implementera nytt personaladministrativt system/lönesystem. Genomföra en förstudie avseende utvecklandet av ett ändamålsenligt intranät. Ersätta beställningswebben med kommande elektroniska beställningsverktyg (Wisum). Utreda lösningar för smidigare utskrifts- och kopiehantering kopplat till betalkort. 8
6.1.3 Studieadministrativa processer Ett antal studieadministrativa processer löper genom förvaltningen och in i kärnverksamheten. Det upplevs från olika håll finnas behov av att definiera dels hur olika ärenden ska löpa dels roller och ansvar inom processerna. Analyser kring detta har gjorts/pågår i och med förvaltningens organisationsförändringar under den senaste tvåårsperioden. Fortsatta analyser av processerna bör dock göras då det inte kan uteslutas att det finns möjliga effektiviserings- och kvalitetsvinster att hämta inom området. Tilläggas ska att bärande utgångspunkt i arbetet är studenten, dvs. effektiviseringar/förbättringar utifrån studentperspektiv. Inleda ett systematiskt arbete inom de studieadministrativa processerna med avseende på att uppnå såväl förbättrad effektivitet som kvalitet. Centrala delar i detta arbete är att definiera ansvar och roller samt att överbrygga gränssnitt såväl inom som mellan avdelningar. 6.1.4 Rekryteringsprocessen/ anställning upphör Mittuniversitetet har en relativt omfattande rekryteringsvolym varje år, då det av verksamhetsskäl finns många visstidsanställningar. Varje rekrytering innebär en omfattande administrativ belastning på chefer, registratur och personalhandläggare/personaladministratörer. Universitetet har mot denna bakgrund behov av en modern webbaserad lösning som skulle underlätta processen. Det saknas vidare i dagsläget en uttalad process/uttalat ansvar i samband med att en anställning börjar respektive upphör. Detta avser dels praktiska frågor kring arbetsplatser, datorer, telefoner, nycklar, behörigheter etc, dels frågor knutna till rekrytering/hr-området, till exempel referenstagning. Upphandla ett webbaserat rekryteringsverktyg. Definiera en stödprocess i samband med anställning och anställning upphör. 6.2 Utveckla verksamhetsstyrningen för att säkra relationen mellan behov, kvalitet, uppdrag och kostnader 6.2.1 Utveckla modell för styrning/resursallokering samtliga stödfunktioner Mittuniversitetet har under de senaste åren gjort omfattande förändringar vad gäller styrning, organisation, arbetssätt med mera inom verksamhetsstödet. Förändringarna har gjorts i syfte dels att verksamhetsanpassa det administrativa stödet till nya ekonomiska ramar dels att nå högre kvalitet. Det finns dock fortfarande anledning att fortsätta arbeta med frågor kring styrning och uppföljning inom verksamhetsstödet, bl.a. att se över hur uppdrag och servicenivåer/kvalitetsnivåer fastställs samt hur kvaliteten följs upp för de gemensamma stödfunktionerna. Detta gäller samtliga gemensamma stödfunktioner, dvs. fakultetskanslier, förvaltning, universitetsbibliotek samt kommunikation och samverkan. 9
Ta fram en styrmodell/planeringsprocess som kopplar till dimensionering och kvalitet avseende kärnverksamhet å ena sidan och stödverksamheten å den andra. Kommunikation och samverkan kan här tänkas ha behov av en särskild modell vad gäller styrning, planering och resursallokering. 6.2.2 Utveckla styrning och arbetssätt för de verksamhetsnära processerna Mittuniversitetet har ett antal så kallade verksamhetsnära processer på universitetsövergripande nivå: internationalisering, samverkan, kvalitetsutveckling samt implementering av utbildningsstrategi respektive forskningsstrategi. Inom utbildningsstrategin finns även delprocesserna e-lärande och arbetsliv. I strategin uttalas att styrning och arbetssätt för Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska utvecklas. Definiera processerna (inkluderande att fastställa avgränsningar/gränssnitt gentemot linjefunktioner) Utveckla planering och uppföljning av processerna, dvs. klargöra ansvar/gränssnitt gentemot linjefunktioner Fastställa roller/ansvar för processledare i syfte att uppnå klarhet gentemot linjefunktioner/linjeansvariga 6.3 Utveckla formerna för ledningsstöd 6.3.1 Planering och uppföljning En effektiv verksamhet kräver adekvata system för planering och uppföljning. Tidigare identifierade brister har lett till att anskaffning av vissa verktyg har påbörjats. Verksamhetens behov av en kvalitativ ekonomisk uppföljning har föranlett att budgetverktyget Hypergene har anskaffats. Detta kommer att förenkla för ekonomer, chefer och projektledare. Ett tjänsteplaneringsverktyg, Retendo, har anskaffats. Detta ska underlätta för chefer och studierektorer när det gäller personalplanering och uppföljningen av personal. Systemet kommer också att innebära en fördel för medarbetarna inom kärnverksamheten, bland annat då det möjliggör transparens kring den egna arbetssituationen. Universitetets verksamhet planeras i en sedvanlig verksamhetsplaneringsprocess. Denna sker årligen med uppföljningsdialoger enligt fastställda rutiner. Vid sidan av denna planering sker en omfattande löpande styrning från verksamhetens ledning genom beslut i olika fora. För närvarande sker uppföljning av verksamhetsplaner och löpande beslut med olika manuella rutiner. LISA är det lednings- och informationssystem för uppföljning av produktionsdata, indikatorer etc. som används inom lärosätet. I forskningsdatabasen samlar den enskilde forskaren eller forskarstuderanden uppgifter om, och presenterar sin forskningsverksamhet, inklusive CV och publikationslista. 10
Den stödjer också Mittuniversitets publika forskningsinformation genom att göra publikationer lättillgängliga och sökbara. Behov finns av fortlöpande utveckling av dessa system för att de fortsatt ska svara emot användarnas behov. I och med införande av nya administrativa stödsystem med moderna gränssnitt och egna rapportverktyg uppkommer också frågor om i vilken omfattning dessa ska integreras med LISA. Detta är en särskild fråga att hantera. Verksamheten har betonat vikten av möjligheten till stöd och support för användarna av såväl de nya som gamla uppföljnings- och planeringssystemen. Viktigt här att ha i åtanke är att användarna av aktuella system i hög grad är sällananvändare. Genomföra implementeringen av pågående arbete med utbuds-/studentplaneringssystem (Hypergene, Retendo och studentplaneringsverktyget). Utreda hur ordinarie uppföljning av olika verksamhetsplaner ska integreras med övrig uppföljning, bl.a. med hjälp av ett systemverktyg (Hypergene). Utreda hur de olika systemverktygens uppföljningsmöjligheter kan samordnas. I sammanhanget bör även beaktas uppföljningsmöjligheter i samband med systemutveckling LADOK, PA-system etc. Utreda forskningsdatabasen. 6.3.2 Avtal/avtalsdatabas Inom Mittuniversitetet finns många olika typer av avtal. Det kan avse kommersiella leverantörsavtal efter upphandling, avtal kring forskningsfinansiering, utgående och ingående hyresavtal, samarbetsavtal etc. Hanteringen av ingångna avtal kan förbättras vad gäller att ha överblick. Det finns annars en risk att verksamheten kan drabbas av kostnader och störningar, att avtal automatiskt förlängas mot myndighetens önskan eller att bra avtal inte utnyttjas etc. I dagsläget finns avtal spritt i organisationen: diariet, kärnverksamhetens avdelningar (forskningsfinansieringsavtal), ekonomiavdelningen etc. Kommersiella leverantörsavtal finns delvis i e-avrop. Utreda och föreslå hur frågorna kring myndighetens avtal ska hanteras. 6.3.3 Närstöd Efter omorganisationen av Mittuniversitetet 2013-2014 har det så kallade administrativa närstödet till akademins avdelningar och avdelningschefer som tidigare fanns på institutionerna delats upp och organisatoriskt först till förvaltningen, avdelningarna för kommunikation och samverkan samt fakultetskanslierna. Detta har inneburit att avdelningschefen fått många fler gränssnitt mot olika administrativa funktioner, både vad gäller information till och från avdelningen, men även beträffande t.ex. ärendehantering och beställningar. För att stärka det administrativa närstödet till akademins avdelningar och avdelningschefer ska, efter utredning, ett närstöd organiseras som ökar samordningen kring avdelning och avdelningschef. 11
Organisera ett administrativt närstöd till avdelningscheferna i akademin. 12
7 Universitetsbiblioteket Mål - Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. - Universitetsbiblioteket/LRC ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Strategins tredje huvudområde är Universitetsbiblioteket. De insatser som strategin uttrycker inom området är följande: Säkerställa informationsförsörjningen genom att etablera nya plattformar för dialog och utveckla en flexibel budgetmodell. Säkerställa en systematisk användning och integrering av UB:s/LRC:s stödjande verksamheter i lärosätets utbildningar. Utveckla bibliotekets publiceringsstödverksamhet. Nedan följer de aktiviteter som syftar till att nå strategins mål inom det tredje huvudområdet. na har grupperats utifrån de ovanstående insatserna och följer även UB:s/LRC:s huvudprocesser: informationsförsörjning, lärandestöd och publiceringsstöd. 7.1 Informationsförsörjning Medieprocessen är starkt centraliserad, vilket är en självklarhet på universitet och högskolor. Det finns dock ett värde och ett behov av att starta ett utvecklingsarbete som återför processen närmare kärnverksamheten och skapar en ömsesidig och kraftfullare dialog. Det handlar om att etablera eller vitalisera nya plattformar för kontakt mellan bibliotek och akademi kring litteratur och utbildningsplanering. En viktig del är att utveckla en budgetmodell som är flexibel och kan ta vara på den stora mängd önskemål om nya resurser, exempelvis databaser, som kommer in från lärarhåll men som idag inte kan hanteras inom UB:s rambudget. En sådan modell måste bygga på åskådlighet, transparens och ge underlag för exempelvis fakulteter och Biblioteksrådet att strategiskt ta ställning till vilka medieresurser som Mittuniversitetet bör ställa till förfogande för sina forskare och studenter i syfte att långsiktigt garantera kvalitet och konkurrenskraft. Betydelsen av framarbetande av en mer anpassad budgetmodell ökar genom den press som flera av de nya lärosätena står inför. Samtidigt som forskningsresurserna inte krymper och förväntningarna på forskningsresultat kvarstår, inte minst för de nya universiteten. Möjligheterna till framgång får inte hindras av att det saknas möjligheter att knyta till sig de främst licensierade digitala resurser som forskare vid de större universiteten självklart har tillgång till. Skapa förutsättningar för en utvecklad dialog mellan UB/LRC och akademin angående e-resurser som tillhandahålls via biblioteket. Formulera en strategi för kommunikation kring e-resurser. Utveckla en kontaktyta för kommunikation UB/LRC och akademin. 13
Arbetsprocess Genomföra en förstudie inkluderande omvärldsbevakning I dialog med akademin identifiera informationsbehov vid Mittuniversitetet Resultaten sammanfattas i en rapport inkluderande förslag till Biblioteksrådet 7.2 Lärandestöd I ett samhälle där flödet av information är större än någonsin tidigare och där källorna till vad som sedan kan förädlas till kunskap är allt mer spridda och svåröverskådliga är det uppenbart att universitetsbiblioteken påverkas. Det är länge sedan det som står på de fysiska bokhyllorna var det centrala för flertalet vetenskapsdiscipliner. Sammantaget påverkar det starkt hur studenter och lärare använder eller borde använda sina bibliotek och drar nytta av den kompetens som finns hos de som arbetar i biblioteken. Att bibliotekarierna är en resurs för lärosätet i deluppdraget att göra studenterna informationskompetenta är lätt att inse, men det handlar om att etablera ömsesidiga relationer mellan akademi och bibliotek. Biblioteksrådet tog tidigare initiativ till en utredning med mål att utveckla UB:s utbildningsverksamhet och relation till akademin och göra detta stödjande utbud systematiskt och maximalt nyttjat som kvalitetshöjande resurser. I projektform riktat mot båda fakulteterna är utvecklingsarbetet redan igång och drivs framåt men insatsen år av sådan angelägenhet att den bör inrymmas i handlingsplanen. Fortsätta pågående projekt där båda fakulteter medverkar. 7.3 Publiceringsstrategi och bibliometri Strategier för att tillgängliggöra lärosätenas forskning och få maximalt genomslag har blivit alltmer i fokus under senare år, där konkurrens om forskningsmedel och internationalisering är komponenter som betonas. Samtidigt sker en stark rörelse med påbud från flera håll, t.ex. från VR eller inom Horizon 2020, avseende open access (OA) tillgång av publicerade texter och vi kan förutse besläktade rörelser avseende själva forskningsdatat. Fokuseringen på publicering i vissa högstatustidskrifter och påbuden om OA är inte alltid helt kompatibla och för den enskilde forskaren är det inte helt lätt att förhålla sig till förlagens krav och ställa dem i relation till vilka möjligheter som finns att samtidigt svara mot OA-krav som en växande skara finansiärer formulerar. Till detta skall läggas det önskvärda deltagandet i debatt och meningsutbytet i Sverige som typiskt humanister och samhällsvetare förväntas ha, vilket i sig kan krocka med kraven på uppvisande av excellens genom publicering av artiklar i engelskspråkliga vetenskapliga tidskrifter. Den publiceringsstödverksamhet som med framgång bedrivs inom UB har prioriterat och inriktat de befintliga resurserna främst mot bibliometri och underlag för analys. Frågan som bör ställas är huruvida det finns behov av ett vidareutvecklat centralt strategiskt publiceringsstöd på UB vid Mittuniversitetet? Vid Biblioteksrådet uttrycktes också behovet att vid Mittuniversitetet kraftfullare följa och lyfta fram forskning och publicering som röner framgång. Detta dels för att lyfta självbilden inom lärosätet och 14
hur vi framstår utåt, dels för att bidra till största möjliga genomslag och synlighet för lärosätets forskning. Så formulerad med visst fokus på kommunikation och marknadsföring tangerar insatsen uppenbart Kommunikationsavdelningens arbetsområde men i Biblioteksrådet uttrycktes viljan att UB skulle kunna ha en tydlig roll även här utifrån UB:s arbete med och sina kunskaper om de källor som samlar och tillgängliggör de vetenskapliga publikationerna. En överblick som inte begränsar sig till vårt eget lärosäte utan inrymmer både nationella och internationella perspektiv. Förutsättningarna för ett gott samarbete med Kommunikationsavdelning är goda och utvecklingsbara, detta poängteras redan nu. Analysera behoven av utvecklat strategiskt publiceringsstöd vid Mittuniversitetet med fokus på synlighet och tillgänglighet av forskningsresultat (avser såväl texter som forskningsdata). Lägga särskilda resurser på att kvalitetssäkra arbetet med de delar som preciseras i bilaga 1, vilket i sig är en grundförutsättning för ett gott publiceringsstöd som bidrar till att synlighet och tillgänglighet för Mittuniversitetets forskningsresultat. Arbetsprocess I samverkan med akademin identifieras behoven av ett utvecklat strategiskt publiceringsstöd. Löpande under ett år avsätts arbetsresurser för att säkerställa genomförande av den utveckling som redovisas i punktform i bilaga 1. Dialog och samarbetsformer inom utvecklas inom lärosätet, t.ex. med Kommunikationsavdelningen. Rapportering sker till Biblioteksrådet. 15
Bilaga område 3 UB/LRC: Listning av utvecklingsområden avseende publiceringsstöd Analysera vår publicering för att hitta positiva nyheter att tipsa kommunikationsavdelningen med. Även undersöka tekniska förutsättningar för att till öppna webbsidor styra ut med automatisk uppdatering från vår analysmiljö i DIVER innehåll av typen Mest citerade inom fakultet/ämne, Senast publicerade osv. Fortsatt samarbete med kommunikationsavdelningen kring publiceringsdata ur DiVA på miun.se. Nu finns det på personliga sidor för alla forskare, men på sikt bör det även finnas möjlighet att skapa sidor för ämnen, forskningscentrum mm. Utveckla och underhålla de indikatorer rörande publicering som styrs ut i DIVER/LISA från data ur DiVA och Web of Science. Uppbyggnaden av dessa är en direkt följd av den ökade kompetens som blev följden av det arbete vi utförde under ARC13. I det arbetet ligger bevakning av fortsatt nationell utveckling av indikatorer. Vidareutveckla en tydlig och kvalitetssäkrad process för jävsgranskning av bedömare ur aspekten sampublicering enligt önskemål från NMT-fakulteten. Grunden till detta lades under ARC13, där biblioteket var delaktig i jävsgranskningen av bedömarpanelerna. Följa den nationella utvecklingen kring publikationsdata och analyser som just nu pågår i projektform på Kungliga biblioteket i samarbete med Vetenskapsrådet på regeringens uppdrag. Data från SWEPUB kommer att användas till forskningsrådens nya ansökningssystem PRISMA samt för att ge möjlighet till jämförande analyser samt ev för regeringens fördelning av forskningsmedel. Vi har från Mittuniversitetet haft god kvalitet på vårt data, och detta förbättrades ytterligare genom ARC13. Det nya projektet kan dock innebära förändrad praxis och data kommer att behöva bearbetas för att vi ska leverera korrekt data. Informera om och underlätta för forskarna att skaffa ORCID-id, ett oberoende internationellt forskar-id som verkar bli standard och troligen kommer att användas till exempel i nationella system. Medverka i processen i DIVA-konsortiet att övergå till gemensamma bibliografiska poster för publikationer där forskare från flera lärosäten samarbetar. Detta samt att DiVA även ska utveckla en funktionalitet för personposter gör att vi framtiden kan ha rationellare arbete för granskning av registrerade poster samt att posterna kan nyttjas även när forskare byter lärosäten. Under genomförandefasen kommer dock en del manuellt arbete att få läggas på poster som inte kan dedupliceras maskinellt. Ha kompetens kring verktyg för bedömning av publikationskanaler, tillgängliggöra dessa och informera kring användandet av dem. Även bevaka företeelser som t ex predatory publishers. Detta för att forskarna ska fatta bra beslut i val av publiceringsstrategi. Rådgivning och information kring Open access, verktyg för att hitta Open Access kanaler och hjälp med parallellpublicering i DiVA 16
Rutiner kring registrering av forskningsprojekt och knytande av publikationer till dessa. DiVA kommer under året att utveckla stöd för registrering av projekt och när den finns på plats kan vi dels importera in äldre projekt och dels införa rutiner för registrering. Detta innefattar även möjlighet att registrera anslagsgivare. Om önskemål finns kan detta även exporteras till LISA/DIVER. Om tid finns försök med mer uppsökande information. I dagsläget får gruppen ett par frågor om dagen från lärosätet, så behov för våra tjänster finns. Vi får däremot inte många besökare om anordnar workshops/träffar på biblioteken kring dessa frågor. Eftersom vi vet att en del av den information vi har kan spara tid för forskarna skulle det vara positivt med mer direktkontakt. I denna punkt ingår också att revidera webbsidor och att ännu tydligare marknadsföra kontaktadressen publicering@miun.se 17