VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (62)

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (62) Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott 2016-03-01 45 Internkontroll, helårsuppföljning 2015 Barn- och ungdomsnämnden (BUN 2016.059) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2015 av internkontrollen. Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för 2015. Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Yrkanden Johan Skog (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2015 av internkontrollen. Beslutsgång Ordförande, Johan Skog (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Internkontroll, helårsuppföljning 2015 - Barn- och ungdomsnämnden 2. Tjänsteskrivelse, Internkontroll - helårsuppföljning BUN Expedieras till Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 2016-02-10 DNR BUN 2016.059 ANNA ELIASSON SID 1/1 ANNA.ELIASSON@VALLENTUNA.SE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning 2015 - Barn- och ungdomsnämnden Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2015 av internkontrollen. Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för 2015. Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Handlingar 1. Internkontroll, helårsuppföljning 2015 - Barn- och ungdomsnämnden Henrik Lennermark Tf utbildningschef Elisabeth Johansson Kanslichef Ska expedieras till: Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 BUF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

2015 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning

Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Inkomstkontroll... 3 Skolskjutsar... 3 Anmälan om kränkande behandling... 4 Från föregående år... Fel! Bokmärket är inte definierat. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(6)

Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Inkomstkontroll Stickprovskontroller av vårdnadshavares inkomstuppgift Granskningens genomförande Granskningens genomförande kommer att ske enligt följande: 1. Stickprovskontroller på lämnade inkomstuppgifter hos vårdnadshavare under hösten. De lämnade uppgifterna jämförs mot Skatteverket. Kontrollen kommer att riktas främst mot dem som inte har lämnat någon inkomstuppgift på flera år. Granskningen redovisas vid årsslutet. Granskningens utfall Planen för granskningens genomförande reviderades under hösten. Då arbetet påbörjades med kontroll av inkomstuppgift fann vi att vissa hushåll med en anmäld inkomst faktiskt hade två. Riksdagen beslutade om nytt inkomsttak för maxtaxa. En del inkomster i vårt system var uppdaterade men många inkomstuppgifter var flera år gamla. För att säkerställa att alla får rätt avgift och kommunen korrekta intäkter för barnomsorg beslöt vi av skälen ovan att, istället för att fortsätta med stickprovskontroller, höja samtliga vårdnadshavare till maxtaxa från 1 februari 2016. Under december har vi skickat ut informationsbrev om nytt inkomsttak för maxtaxa, och att alla kommer att flyttas upp i maxtaxa från 1 februari 2016. I brevet framgår också att alla som anser att hushållets totala inkomst för januari ligger under inkomsttaket ska logga in på webben och uppdatera hushållets totala inkomst. Genom att välja detta förfarande istället för stickprovskontroller, säkerställer vi att samtliga hushåll kommer att betala korrekt avgift från 1 februari 2016. Information om vår nya rutin för inkomstkontroll finnas också att läsa på kommunens webbplats. Skolskjutsar Se över processen från ansökan, beslut samt överklagan. Granskningens genomförande Granskningens genomförande kommer att ske enligt följande: 1. En projektgrupp ser över hela handläggningsprocessen med fokus på ansökan, beslut och överklaganden. 2. Se över rutiner och mallar i syfte att effektivisera handläggningen, då riktlinjerna för skolskjuts har reviderats. Granskningens utfall Antagandet av barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för skolskjuts, som gäller från och med 1 juli 2015, har varit ett första steg i den interna granskningen av hur förvaltningen arbetar med skol- Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(6)

skjutsärenden. Granskningen har varit intensiv under våren i syfte att effektivisera handläggningen inför läsåret 2015/2016. Kontrollen har lett till ett flertal åtgärder. Projektgruppen som arbetat med att kartlägga processerna kring skolskjutshanteringen identifierade initialt brister i mallar och blanketter för ansökan, beslut och överklagandehänvisning. En gemensam nämnare för bristerna är en otydlighet gentemot kommunmedborgarna, det har exempelvis varit svårt att urskilja vem som varit beslutsfattare och på vilket sätt ett beslut kan överklagas. En åtgärd har varit att separera ansökan från beslut genom att revidera ansökningsblanketterna. Beslutet skickas nu separat tillsammans med medföljande överklagandehänvisning som anpassas utifrån varje enskilt ärende. Syftet med detta är en ökad tydlighet gentemot medborgarna samt mot förvaltningsrätten i de fall beslutet överklagas. Då skolskjutsärenden är en del av förvaltningens myndighetsutövning så har även hanteringen av handlingarna granskats i syfte att underlätta åtkomsten av dessa för nya funktioner på förvaltningen. Kontrollen visade på att det var svårt att hitta tillgängliga rutiner för handläggning. Det skapades därför en mall för rutiner och bedömningsgrunder som finns tillgänglig i en intern mapp. Även dokumentation kring områden som kan uppfattas som trafikfarliga har gjorts tillgängliga. Vid flera tillfällen har informationen på Vallentunas hemsida reviderats i syfte att tydliggöra de nya rutinerna för skolskjuts samt de nya riktlinjerna, några medborgare har deltagit med kommentarer kring informationen och talat om vad de anser vara otydligt. Det visade sig finnas ett behov av lättillgänglig information på kommunens hemsida då många frågor som inkommer till förvaltningen är av allmän karaktär som bör finnas tillgänglig på hemsidan i syfte att minska antalet samtal till ansvarig handläggare. Resultatet av detta beräknas bli en ökad effektivitet i handläggningen och därigenom kortare handläggningstid. I samband med de nya riktlinjerna för skolskjuts så har också ett ökat antal ansökningar hanterats på barn- och ungdomsförvaltningen då resurscentrums ärenden kring skolskjuts flyttats till handläggare på förvaltningskontoret. Granskningen har bland annat resulterat i frågeställningen om möjlighet till en e-tjänst för ansökan om skolskjuts, något som även efterfrågats av en del medborgare. Vid två tillfällen har en arbetsgrupp på kontoret träffat en utförare av e-tjänst som skulle kunna leda till ett konkret samarbete under vårterminen 2016. Målet är att kunna erbjuda ansökan om skolskjuts på webben från april 2016. Anmälan om kränkande behandling Personalens kunskapsnivå, kunskaper kring anmälan och uppföljning Granskningens genomförande Granskningens genomförande kommer att ske enligt följande: 1. Jämförelse mellan skolorna av antal elever samt andel av eleverna som anmälts uppleva sig diskriminerade, trakasserade eller kränkta. 2. Redogörelse för eventuella kunskapsluckor som framkommit i kontakten med skolorna i enskilda ärenden och vid utbildning. Granskningens utfall Ett sätt att undersöka personalens kompetens när det gäller att anmäla och följa upp om en elev upplever sig diskriminerad, trakasserad eller kränkt är att jämföra skolans elevantal med antalet ärenden som rör att elever upplever sig kränkta. Det ger en bild av ifall någon skola sticker ut genom att ha förhållandevis hög eller låg andel elevärenden sett till elevantal. Först redovisas antalet elevärenden där eleven anmälts uppleva sig diskriminerad, trakasserad eller kränkt. Nästa diagram visar andelen elever som anmälningarna rör. Ärenden redovisas per den 1 januari fram till och med 25 november 2015. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(6)

Av det första diagrammet framgår att antalet elever som anmälts uppleva sig diskriminerade, trakasserade eller kränkta varierar från endast två elever vid Karlbergsskolan till 27 elever vid Karbyskolan och Ormstaskolan. Andelen elever som detta rör varierar från 1 procent vid Karlbergsskolan till cirka 9 procent vid Karbyskolan och Kårsta skola. Vad dessa variationer beror på vet vi fortfarande inte. Det kan vara så att vid en skola där en större andel elever anmäls uppleva sig kränkta är personalen bättre på att anmäla upplevda kränkningar, alternativt så är kränkningarna fler. I kontakt med skolorna framkommer att det finns en osäkerhet om vilka händelser och upplevelser som ska anmälas och inte. En elev kan uppleva sig kränkt av något som inte alls påverkar en annan elev ska man ändå anmäla då? Om en händelse reds ut ganska omgående behöver det anmälas då? Dessa frågor är särskilt svåra med tanke på att händelserna måste bedömas från fall till fall. Det går således inte att ha fasta riktlinjer för exakt vad som ska anmälas i och med att det måste till en bedömning av den specifika situationen. Det framkommer också att en del personal och elever ser det som att man anmäler att någon kränker en elev. Skollagen är dock utformad så att personal ska anmäla när en elev upplever sig kränkt. Utredningen får sedan visa om kränkande behandling har förekommit. Det gäller därför att upprätta en anmälan då en elev upplever sig kränkt även om personalen initialt bedömer att en kränkning inte har förekommit. Bedömningarna av vad som utgör kränkande behandling går också isär. Det finns exempel på att personal inte bedömer hot som kränkningar, vilket det i de allra flesta fall är enligt praxis som utarbetats på området. Andra menar att en elev som upplever sig kränkt inte är kränkt i och med att Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(6)

eleven själv är med och skapar konflikten som leder till kränkningar. I de allra flesta fall ska elevens egen delaktighet ha liten påverkan på bedömningen om denne har utsatts för kränkande behandling eller inte. Det är snarare så att detta resonemang om konflikter ofta tyder på att det är fler elever som kan upplevda sig kränkta. En elev kan således både utsätta andra elever för kränkningar samtidigt som man själv är utsatt. En annan kunskapsbrist rör vad som är att anse som i samband med verksamheten. Personal ska anmäla till rektor som ska anmäla till huvudman om en elev upplever sig kränkt i samband med verksamheten. I praxis har skolan ett långtgående ansvar även för händelser utanför skoltid då de har återverkningar i skolan. Det finns signaler som tyder på att skolorna vill skjuta ifrån sig en del frågor om kränkningar på fritiden som faktiskt kan ha samband med verksamheten. Sammanfattningsvis finns en rad konstaterade brister i personalens kompetens särskilt kopplat till hur bedömningar görs av vad som ska anmälas, vad som är en kränkning och hur långt skolans ansvar sträcker sig. Ytterst visar det på brister i huvudmannens stöd till verksamheterna i och med att det är huvudmannen som enligt skollagen ansvarar för att uppgivna kränkningar utreds skyndsamt och att åtgärder vidtas. Kvaliteten på anmälan och uppföljningen Granskningens genomförande 1. Redogöra för eventuella brister i blanketterna för anmälan, rapportering och uppföljning av diskriminering, trakasserier och kränkande behandling. 2. Granskning av antal B-ärenden under höstterminen där uppföljning ej inkommit. Granskningens utfall I kontakt med personal på skolorna framkommer att det finns brister i blanketterna som används för att anmäla, rapportera och följa upp upplevda kränkningar, diskriminering och trakasserier. Många upplever att blanketterna är svåra att förstå sig på och tidskrävande att fylla i. Det är också många som menar att blanketterna innehåller frågor om oväsentliga uppgifter och i sammanhanget olämpliga ordval som begreppet vittnen. Det är till stor del relevant kritik och bör ses som en kvalitetsbrist. Bristerna i blanketten minskar också förtroendet för huvudmannens sätt att arbeta med anmälningar och uppföljningar. B-ärenden är öppna ärenden där en elev upplever sig kränkt men som är något mindre allvarliga än C-ärenden. C-ärenden redovisas mer noggrant för barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott medan B-ärendena presenteras som statistik. Avlutade ärenden kallas för A-ärenden. Det finns den 14 december cirka 20 B-ärenden där uppföljning ännu inte inkommit till huvudmannen även då det borde ha inkommit enligt beslutade rutiner. Det visar att vissa skolor brister i att se till att uppföljningar rapporteras till huvudmannen. I värsta fall har skolorna inte utrett den upplevda kränkningen eller så saknas endast dokumentation i ärendet. Det är dock ett tecken på att det är svårt att bedöma kvaliteten i uppföljningarna i och med att vissa uppföljningar fattas. Att uppföljningar inte inkommit bör i flera fall ha uppmärksammats tidigare. Sakkunnig i utbildningsfrågor lägger mindre tid på B-ärenden vilket kan ses som en kvalitetsbrist för denna typ av ärenden som därmed inte har följts upp lika noggrant. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(6)

2015 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning

Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Inkomstkontroll... 3 Skolskjutsar... 3 Anmälan om kränkande behandling... 4 Från föregående år... 4 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(4)

Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Inkomstkontroll Kontrollmoment: Stickprovskontroller av vårdnadshavares inkomstuppgift Åtgärd Informerat samtliga hushåll om att inkomsttaket för maxtaxan är höjd samt inkomma med aktuell inkomstuppgift för januari 2016 om hushållets totala inkomst är under 43 760 kr. Status Avslutad Kommentar För att säkerställa att vårdnadshavare betalar korrekt avgift för barnomsorg, och därmed kommunen erhåller rätt intäkt, har vi flyttat upp alla "hushåll" till maxtaxa från 1 februari. Vi har i brev informerat samtliga vårdnadshavare om att inkomsttaket för maxtaxa är höjd genom riksdagsbeslut och att om hushållets inkomster är lägre än 43 760 kr per månad måste därför verifikat på detta skickas till Barn- och ungdomsförvaltningen under januari. Brevet skickades ut i december 2015 och vårdnadshavare har ombetts inkomma med uppgifter som verifierar hushållets totala inkomst under januari. Vi räknar därmed att vi kommer att debitera korrekt avgift för barnomsorg från 1 februari 2016. Skolskjutsar Kontrollmoment: Se över processen från ansökan, beslut samt överklagan. Åtgärd Effektivisering av rutiner för handläggning av ansökan av skolskjuts genom att utveckla e-tjänst på webben Status Pågående Kommentar Under 2015 har flera åtgärder vidtagits för att effektivisera rutinerna för handläggning av ansökan av skolskjuts. Ansökningsblankett har förtydligats och informationen på hemsidan förbättrats. De nya riktlinjerna för skolskjuts bör på sikt minska antalet ansökningar som ska handläggas men eftersom det idag är en handläggare, mot tidigare två, som har huvudansvaret från handläggning till beslut så måste ytterligare åtgärder vidtas för kortare handläggningstid. Ett samarbete har påbörjats med leverantör som kan erbjuda e-ansökan på kommunens webbplats. En projektgrupp är tillsatt och om samarbetet avlöper som planerat kommer såväl ansökan som beslut att kunna hanteras digitalt från april 2016. Information kommer att skickas ut under våren där vårdnadshavare uppmuntras att ansöka om skolskjuts redan under april-maj för att kunna få beslut om beviljande eller avslag före skolstart. Beviljande skall också kunna meddelas per e-post, vilket förkortar informationstiden från beslut till vårdnadshavare. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(4)

Åtgärd Översyn av blankett och information på hemsidan Status Pågående Anmälan om kränkande behandling Kontrollmoment: Personalens kunskapsnivå, kunskaper kring anmälan och uppföljning Åtgärd Utforma administrativt välfungerande och närvarande stöd för enheterna Status Pågående Kommentar Barn- och ungdomsförvaltningen har formulerat ett förslag på uppdrag till barn- och ungdomsnämndens sammanträde 9 februari 2016. Nämnden föreslås ge förvaltningen i uppdrag att under vårterminen ytterligare utveckla huvudmannens och enheternas målinriktade arbete för att främja likabehandling samt motverka och åtgärda diskriminering, trakasserier och kränkande behandling. Uppdraget ska innefatta hur enheterna konkret kan utveckla sitt arbete och hur förvaltningen kan ge ännu bättre förutsättningar för detta arbete. Uppdraget syftar till att säkerställa att huvudmannen utgör ett kompetent, administrativt välfungerande och närvarande stöd för enheterna i det målinriktade arbetet. Uppdragets tonvikt kommer ligga på grundskolan. Revidera blanketter Pågående Kommentar Sakkunnig i utbildningsfrågor reviderar nu blanketterna för att anmäla och utreda när en elev upplever sig diskriminerad, trakasserad eller utsatt för annan kränkande behandling utifrån lagstiftning och inkomna synpunkter. Kontrollera B-ärenden Pågående Kommentar Sakkunnig i utbildningsfrågor ska också rutinmässigt kontrollera B-ärendena i samband med stoppdag till barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott. Från föregående år Kontrollmoment: Åtgärder från föregående år Åtgärd Inkomster uppdateras under januari 2016 Status Avslutad Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(4)