VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 310, textläsning ur Joh 15:15-16 och bönen Fader Vår. Val av lekmannaombud till kyrkomötet/lekmannamedlemmar till stiftsfullmäktige förrättades av församlingsrådets medlemmar och den svenska församlingens medlemmar i gemensamma kyrkofullmäktige. Kyrkoherden informerade om nuläget gällande Magasinsgatan 12 och en livlig diskussion fördes. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 23 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 15/15. Val av två protokolljusterare 24 Förslag: Till protokolljusterare väljs Anders Lindberg och Roger Nylund. Till protokolljusterare valdes Anders Lindberg och Roger Nylund. Godkännande av föredragningslistan 25 Föredragningslistan godkändes med komplettering av ett övrigt ärende gällande representanter till FMS årsmöte 9.6.2012. Diakonidirektionens protokoll 26 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 1/2012, 9.2.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Samtalstjänstens protokoll 27 Protokoll från Samtalstjänstens sammanträde 3/2011, 9.8.2011 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 2 Missionsdirektionens och Mazimbu-gruppens protokoll 28 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 1/2012, 7.2.2012 och Mazimbugruppens protokoll 1/2012, 31.1.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Behandlas ett ärende. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Koncentreringen av diakonilokalerna/projektplaneringen och ett föravtal angående hyrning av lokaler 29 Gemensamma kyrkorådet har på sitt sammanträde 16.6.2011 116 beslutat att inleda projektplaneringen av en koncentrering av finska och svenska församlingarnas diakonilokaler. Gemensamma kyrkofullmäktige beslutade att i budgeten för 2011 reservera anslag för projektplanering av en koncentrering av diakonilokalerna. Gemensamma kyrkorådet beslutade 16.6.2011, på förslag av ordföranden, att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att förbereda och planera den centraliserade helhetslösningen. I uppgiften ingick att precisera de krav och behov som ska beaktas i projektet och att ta reda på alternativ att genomföra projektet och att lämna ett förslag till projektplan till gemensamma kyrkorådet. Till medlemmar i projektplaneringsarbetsgruppen valdes Dick Jungerstam, Mikko Päällysaho, Erkki Teppo, Harry Holmberg, Lena Streng, Heli Salmela, Leif Westerlund och Matias Mäkynen. Jungerstam valdes till ordförande och Päällysaho till beredare/sekreterare. Harry Holmberg ersattes senare med Gun-Britt Hammarström. Projektplaneringsarbetsgruppen har analyserat de krav som ställs på diakonilokalerna och kommit fram till att det med tanke på framtiden för Vasaförsamlingarnas diakoniverksamhet finns ett välgrundat behov av att få till stånd en centraliserad lokallösning som tjänar många syften och som skulle inleda en ny slags centraliserad serviceform inom diakoniarbetet. Eftersom de nuvarande diakonilokalerna med mottagningsrum på Vasaesplanaden 3 E, som de båda församlingarna använder gemensamt, är för små och otillräckliga och dessutom har brister i funktionsdugligheten, bl.a. stora brister i säkerheten och inga möjligheter till eventuella utvidgningar, anser arbetsgruppen att det är förnuftigt att skaffa ett helt nytt diakonicenter som uppfyller nutida krav i en hyresfastighet som kan totalrenoveras och där det är möjligt att vid behov göra ändringar i rumsdisponeringen. Projektplaneringsarbetsgruppen har föreslagit att gemensamma kyrkorådet godkänner fastigheten Hallipatruuna Oy på Magasinsgatan 12 som planeringsobjekt, eftersom den uppfyller de kriterier som sattes som mål för den separata lokalutredningen och - kartläggningen. Gemensamma kyrkorådet har godkänt förslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 3 Projektplaneringsarbetsgruppen har ansett att det är förnuftigt med tanke på målet att församlingarnas verksamhets- och lokalhelhet ska omfatta följande lokallösningar: - finska och svenska församlingarnas diakoniarbete - familjerådgivningscentralen - samtalstjänsten - matbanken med lager - tillredningskök med matsal - kapell - lokaler för musikskolan På samma gång ordnas de viktiga totalsäkerhetslösningarna för diakoniverksamheten. Gemensamma kyrkorådet har också förutsatt att de ovannämnda arbetsformerna deltar i och involveras i projektplaneringen. Under Vasa kyrkliga samfällighets projektplanering har de deltagande arbetsformerna informerat om sina lokalplaneringsprogram och -behov samt verksamhetssätt. När beslut fattats om helhetsplaneringen har de ovannämnda frågorna naturligtvis varit centrala. Planeringsarbetsgruppen anser att de stora fördelarna med projektet är: - genomförandet av en helhetsplan med ändamålsenliga lokallösningar - sättet att genomföra projektet (totalentreprenad) - förmånliga totala kostnader för genomförandet - förmånliga driftskostnader - speciallösningarna för säkerhet och arbetarskydd - läget i en växande stadsmiljö som är stadd i utveckling samt - tillgängligheten, som även Vasa stad håller på att främja. Projektplaneringsarbetsgruppen har sammanträtt tio gånger. Huvudplaneraren arkitekt Antti Mäntylä har tagit fram alternativa lösningar enligt planeringsarbetsgruppens anvisningar. Det utkast till projektplan som läggs fram för godkännande är daterat 1.12.2011. Under projektplaneringens gång har planerna öppet och aktivt lagts fram för båda församlingarnas församlingsråd, fullmäktige, gemensamma kyrkorådet, diakonidirektionen, direktionen för familjerådgivningscentralen, fastighetsdirektionen, musikskolornas koordinatorer och köksfunktionen. Arbetsgruppens projektplan och slutrapport läggs fram. I budgeten för 2012 har 250 000 euro anslagits främst för upphandling av inredning och säkerhetssystem. Hyreskostnaden skulle bli cirka 20 000 euro/månad. Hyran skulle delvis kompenseras genom att till Vasa stad hyra ut 4:e och 5:e våningarna på Skolhusgatan 26 B och Myggvägen 9 (matbankens lager). Dessa hyresinkomster skulle uppgå till totalt cirka 4 000 euro/månad. För genomförandet av projektplanen och för hyrning av de nya lokalerna har fastighetschefen berett ett föravtal, ett utkast till hyresavtal och en utredning över byggsättet.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 4 Gem. kr.: Fastighetschef Mikko Päällysaho presenterade hela processen för projektplaneringen av diakonilokalerna, byggritningarna, det föravtal om hyresavtal som gjorts upp med experter och hyresavtalet. Ärendet diskuterades ingående och livligt, och under diskussionen konstaterades att svenska församlingens diakoniverksamhet vill stanna kvar i de nuvarande lokalerna. Som motivering framför svenska församlingens diakoniverksamhet att församlingen är liten och att diakoniverksamheten har ett nära samarbete med de övriga arbetsformerna. Svenska församlingens diakoniverksamhet motsätter sig inte annars samarbete med finska diakoniverksamheten. Efter diskussionen föreslog Olli Autio att ärendet bordläggs för ytterligare utredningar. Christel Lax bad om en paus i sammanträdet för förhandling med svenska församlingens representanter. Pausen varade 5 minuter. Olli Autios förslag godkändes enhälligt. Ärendet behandlas på följande sammanträde. Med föredragningslistan för följande sammanträde skickas svenska församlingens församlingsråds utlåtanden om ärendet samt alla dokument som gäller utvecklingen av diakonilokalerna. En tilläggsutredning begärs om följande frågor: - vad händer om svenska diakoniverksamheten inte flyttar till de lokaler som reserverats för den/vilka blir de eventuella kostnaderna - användningen av de lokaler som reserverats för svenska diakoniverksamheten - planerna för de nuvarande lokalerna - kan hyresavtalet göras upp för 5 + 5 år - tidtabell för genomförandet - projektets totalkostnad per år inklusive resurserna för vaktmästare/underhåll kostnaderna som uppstår om svenska diakoniverksamheten inte kommer med hyresnivån efter två år - totalentreprenadens entreprenadsumma, om det finns uppgifter om den Utlåtande om diakonilokalsprojektet med motiveringar begärs av båda församlingarnas församlingsråd och av diakonidirektionen. I utlåtandena önskas också
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 5 ställningstagande till att svenska diakoniverksamheten lämnar utanför projektet. Beslutsförslag: Församlingsrådet diskuterar ärendet och ger sitt utlåtande. Bilagor som begärts finns till påseende fr. kl. 17.30 den 13 februari 2012 i Konferensrummet. Bilaga 1 Motiveringar till varför svenska diakonibyrån inte önskar flytta till Magasinsgatan. Utlåtande 13.2.2012 av Vasa svenska församlings församlingsråd 1. Församlingsrådet står fast vid sina beslut 7.4.2011, 14.9.2011 och 13.10.2011 om att inte centralisera Vasa svenska församlings diakoni, utan att fortsätta med mottagningar i centrum och de olika distrikten i församlingen. Diakonin är en verksamhetsform som kanske mer än någon annan bör finnas nära dem som den betjänar. 2. Församlingsrådet anser att Magasinsgatan 12 inte är ändamålsenlig för någon del av Vasa svenska församlings verksamhet. 3. Församlingsrådet motsätter sig inte att Vasa finska församling etablerar en verksamhet på Magasinsgatan 12. 4. Församlingsrådet föreslår att en helhetsplan uppgörs över användningen av samfällighetens fastigheter samt en utvärdering av i vilken mån det finns behov av att anskaffa nya eller sälja befintliga utrymmen. Paragrafen justerades genast. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 6 Anhållan om deltagande i kurs på tjänstetid 30 Informatör Johanna Backholm anhåller om tjänstledighet med lön under tiden 6-8.3.2012 och 3-4.5.2012 för att delta i grundkurs i arbetarskydd som ordnas i Vasa. Kursen riktar sig till arbetarskyddsfullmäktige och enligt beslut på medarbetarkonferensen 4.11.2009 fungerar Johanna som första vice fullmäktige i Vasa svenska församling Anmälningsärenden Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar Johanna Backholm tjänstledighet med lön under tiden 6-8.3.2012 och 3-4.5.2012 för att delta i grundkurs i arbetarskydd. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. 31 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 1 9/2012. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Anders Lundströms anställning i Vasa svenska församling 10.2 31.7.2012. c) Kyrkoherden informerar om sammanslagning av Lillkyro och Vasa. d) Resumé om kyrkodagarna i Vasa 26-29.1.2012. Positiv respons har kommit. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Övriga ärenden 32 Finska missionssällskapets årsmöte 9.6.2012 hålls i Fredrikshamn lördag 9.6.2012. Det är bra om så många svenskspråkiga församlingar som möjligt är representerade där. Missionsdirektionen föreslår vid sitt sammanträde 7.2.2012 att Martin Sandberg och Johanna Ulrika Söderholm sänds som Vasa svenska församlings delegater till årsmötet och ber församlingsrådet göra beslut i ärendet. Johanna Söderholm anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av detta ärende. Församlingsrådet beslöt att Martin Sandberg och Johanna Ulrika Söderholm sänds som Vasa svenska församlings delegater till FMS årsmöte 9.6.2012 i Fredrikshamn. På mötet väckt ärende 33 Inget på mötet väckt ärende.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2012 7 Rättelseyrkande och besvärsanvisning 34 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 2 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 35 Sammanträdet avslutades kl. 21.15 med nedkallande av Herrens välsignelse.