IT-Strategi 2004-10-12 1(7) IT-strategi 2005-01-14 KF 10/05

IT-Strategi 2004-10-12 1(7) IT-strategi 2005-01-14 KF 10/05

IT-Strategi 2004-10-12 2(7) Innehåll 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund...3 2 Intention...3 3 Ledning och ansvar...4 4 Nuläge...5 5 Strategier och mål...5 5.1 IT-verksamheten...5 5.2 Nyttjande inom kommunen...5 5.3 Kompetensutveckling...6 5.4 Säkerhet...7 5.5 Arbetsmiljö...7 5.6 Offentlighet och demokrati...7

IT-Strategi 2004-10-12 3(7) 1 Inledning När Säters Kommuns IT-strategi antogs 1996 var inriktningen fokuserad på hur ITverksamheten skulle på ett bra sätt implementera nätverk installera maskiner och verksamhetssystem. Begreppet IT har idag en annan innebörd som mer kan förknippas med strategi för hur IT skall nyttjas på ett effektivt sätt. Detta dokument anger anvisningar för nyttjande av informationsteknologi (IT) i Säters kommun samt inriktning på de kommande IT satsningarna. 1.1 Bakgrund Ny teknik ger oss nya sätt att kommunicera och bedriva verksamhet. Tekniken har betydelse för möjlighet till nya arbetstillfällen, utbildning, information, stöd till handikappade etc. Utvecklingen på bl a kommunikationsområdet gör att informationssamhället ställer nya krav på kommunen. Detta gäller bl a myndighetens kontakt med medborgarna, företagens kontakter med kunder och leverantörer och skolans utbildning av elever. IT påverkar alltmer samhällsutvecklingen! Kommunen har ett ansvar för att alla invånare får del av kommande satsningar och att klyftorna i samhället mellan de som använder modern teknik och övriga minskar. Det är dock viktigt att klargöra att informationsteknologi enbart är ett hjälpmedel att uppnå uppsatta verksamhetsmål. Den nya tekniken kan bidra till ökad demokrati och stärkt medborgarinflytande inom olika områden. 2 Intention Säters kommun har följande intention med denna IT-strategi: Uppnå stärkt demokrati och medborgarinflytande genom förbättrad kommunal service till invånarna Stödja näringslivets nyttjande av IT för att utveckla företagen, uppnå konkurrensfördelar samt stimulera företagslokaliseringar till Säter Att förändra och förnya arbetssätt inom verksamheterna samt bidra till fortbildning på olika nivåer genom nyttjande av modern teknik Erbjuda förbättrad kommunikation inom kommun och gentemot omvärld Tillgodose behov av information på olika nivåer i Säters Kommun på ett enkelt och enhetligt sätt Effektivare kommunal administration för de kommunala förvaltningarna och de kommunala bolagen

IT-Strategi 2004-10-12 4(7) 3 Ledning och ansvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar på kommunfullmäktiges uppdrag för kommunens IT-strategi och IT-verksamhet. Kommunstyrelsens IT-enhet svarar för: samordning av IT-frågor i kommunkoncernen bevakning av teknikutveckling och ger förslag till förändringar samordning av kommunikationsutbyggnad budgetering och prioritering av kommungemensamma IT investeringar granskning och bedömning av investeringsäskanden inköp av utrustning drift och underhåll av kommunens system samordning av större utbildningsinsatser dagligt ansvar för säkerhetsfrågor bevakning av lagar och förordningar som berör IT området Nämnders och styrelsers förvaltningar ansvarar för: goda kunskaper och hög insikt om IT tillämpningar för att förbättra verksamheten tillämpning och utbildning för verksamhetsspecifika system IT projekt inom eget verksamhetsområde i samråd med IT-enheten tillämpning av nedanstående anvisningar. Kommunstyrelsen IT-STRATEGI IT Enhet Nämnder-styrelser

IT-Strategi 2004-10-12 5(7) 4 Nuläge Aktuellt nuläge redovisas årligen i IT-bokslutet. 5 Strategier och mål 5.1 IT-verksamheten För att få en väl fungerande IT-miljö framarbetar IT-enheten den tekniska plattformen. Denna plattform definierar IT på alla nivåer. IT-enheten genomför all utbyggnad och ansvarar för driften. IT-enheten medverkar i verksamhetsutveckling och systemförändringar i de olika förvaltningarna. En väl utbyggd kommunikationsstruktur är en förutsättning för nyttjande av IT. En struktur skall byggas upp som möjliggör för förvaltningar, kommunala bolag, företag och invånare i kommunen att kommunicera med varandra, distribuera information samt nå gemensam information. Hög kompetens skall finnas inom kommunen vad gäller drift och underhåll av kommungemensamma system. Avancerad systemadministration samt stöd i drift och teknikfrågor erhålls genom konsultinsatser. IT-enheten bevakar marknaden och anvisar utrustningstandad och versioner på operativsystem mm. Vägledande för val av utrustning är att kunna använda så få modeller som möjligt och att kunna använda den valda modellen under så lång tid som möjligt. Utrustning som frigörs vid nyinvesteringar skall om möjligt återanvändas. Dialoger skall finnas mellan kommunen och dess bolag inom IT-frågor Nätutbyggnad skall byggas enligt en fastlagd standard. Väl utbyggd kapacitet för extern kommunikation mot andra kommuner, företag och organisationer Inriktning mot öppna och flexibla system för informationsutbyte. En standardisering av generella programvaror för att minimera kostnad och kunna hålla egen hög kompetens. Val av utrustning skall ske enligt anvisningar från IT-enheten som är samordningsansvarig Utveckla former för elektroniskt dokumentutbyte. Administrativa och publika kommunikationsnät skall vara strängt avskilda. Versioner på operativsystem bör vara lika inom kommunen. I så stor utsträckning som möjligt sträva att enhetliga modeller av utrustning. 5.2 Nyttjande inom kommunen Med hjälp av ny teknik skall kommunen utveckla den kommunala verksamheten. Inom IT-området finns även möjlighet att samordna resurser och projekt med andra kommuner. Det är nödvändigt med en kommunövergripande syn vid upphandlingar av nya system eftersom effektiviseringspotentialen bl.a. ligger i integration av verksamhet och information så att information kan hämtas vid källan av alla som har behov av den.

IT-Strategi 2004-10-12 6(7) Det är nödvändigt att verksamheterna successivt utvecklar kunskapen om informationsutbyte och automatisk uppdatering. I samband med nya upphandlingar måste dessa aspekter belysas ingående. IT skall användas för att stödja och påskynda samverkan mellan förvaltningarna. Det är också viktigt att från pappersdokument kunna effektivisera verksamheten genom att skapa processer, flöden och arbetssätt i verksamheterna för att hantera digitala dokument. IT skall användas för att stödja och påskynda samverkan över förvaltningsgränserna. Detta kräver att kommunen samverkar kring uppbyggnaden av verksamhetsmässiga och tekniska förutsättningar. Den IT-plattform som finns i dag skall vidareutvecklas och spridas så att följande mål uppnås: Kommunen skall verka för samverkan med andra kommuner i IT frågor. Eektroniskt dokumentflöde och ärendehantering skall utvecklas. Samordning av resurser och system skall ske i kommunen. Elektronisk dokument skall nyttjas inom hela den kommunala förvaltningen. Förvaltningar och kommunala bolag arbetar fram IT planer En samordnare ska finnas inom resp förvaltning och bolag som kontaktperson gentemot IT- enheten. IT-upphandlingar skall samordnas med IT-enheten. Förbättra dagens möjligheter till distansarbete 5.3 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är en nödvändig förutsättning för ett genomförande av ITstrategin. Det är lätt att se kunskaper om IT som en generationsfråga. Unga människor kommer har ofta kunskaper om IT och dess möjligheter som en baskompetens. Med tanke på kommunens åldersstruktur måste åtgärder vidtas för att systematiskt höja allmänkompetensen om IT bland de anställda. Det är särskilt viktigt att nämndersstyrelsers förvaltningsledningar går i spetsen i arbetet med att påverka attityd och kompetens inom IT-området. I samband med införandet av nya system skall utbildning planeras och genomföras. Fortlöpande utbildning i programvaror och system. Egna stöd och utbildningsresurser skall finnas i kommunen inom följande områden: Säkerhetsfrågor Standardprogramvaror såsom ordbehandling, kalkyl och presentationshjälpmedel Undervisningsprogram Samordning av större utbildningssatsningar görs av IT-enheten.

IT-Strategi 2004-10-12 7(7) 5.4 Säkerhet Kraven på säkerhet ökar om vi gör det möjlighet för allmänheten att nå gemensam information i kommunens nät. Vi måste därför ställa höga säkerhetskrav på vårt kommunikationsnät och tydligt skilja mellan det interna administrativa nätet och det publika. Kraven på säkerhet ökar också på grund av alla virusattacker som är ett återkommande hot. IT-enheten ansvarar för att generella säkerhetsföreskrifter finns samt att utbildning i säkerhetsfrågor genomförs vid behov. Nämnder och styrelser ansvarar för de egna systemens säkerhet. Administrativa och publika kommunikationsnät skall vara strängt avskilda. 5.5 Arbetsmiljö Arbetsmiljöfrågorna i samband med datoranvändning är viktiga. Teknisk anpassning av arbetsplatsen skall ske med hänsyn till ergonomiska aspekter såsom exempelvis ljus, klimat, buller etc. Arbetspass vid bildskärm bör i möjligaste mån begränsas i tid. All utrustning som inköps skall följa gällande rekommendationer inom miljöområdet. Ergonomiska krav skall tillgodoses vid nyinköp av utrustning 5.6 Offentlighet och demokrati Allt fler medborgare får tillgång till datorer och därmed möjlighet att kommunicera med omvärlden. Genom att nyttja elektroniska anslagstavlor, elektronisk post, dokumentdatabaser etc kan invånarna i Säters kommun enklare nå politiker och tjänstemän med synpunkter och ta del av gemensam information. För de invånare som ej har egen tillgång till tekniska hjälpmedel fyller biblioteken en viktig funktion. Införande av ny teknik innebär inga förändringar avseende principer för offentlighet och sekretess. Handlingar som inkommer elektroniskt skall behandlas som vanlig inkommande post. Utvecklingen såväl den tekniska som övrig samhällsutveckling både medger och ställer krav på en på en ökad tillgänglighet till kommunala tjänster och information. Tjänster och information skall bli tillgänglig i den takt som ekonomi, säkerhet och teknik medger. En förutsättning för ökad tillgänglighet av tjänster är att detta går i takt med införande av nya arbetssätt och nya system i den kommunala förvaltningen. Den bärande tanken i den processen är att få en effektivare och mer tillgänglig kommunal förvaltning. Kommunen vill stärka demokrati och medinflytande genom att erbjuda invånarna möjlighet att enklare att nå politiker och tjänstemän med synpunkter och ta del av gemensam information. Offentliga handlingar och annan kommungemensam information skall finnas tillgänglig för allmänheten Uppgiftslämnade och hämtande skall kunna ske oberoende av tid och plats.