RIKTLINJE Lillemor Johansson, lillemor.johansson@kil.se 2014-11-25 Beslutad av ledningsgruppen Hantering av privata medel inom socialtjänsten SYFTE Riktlinjerna för hantering av privata medel inom socialförvaltningen i Kils kommun syftar till att klargöra kommunens åtagande och förtydliga vilket ansvar kommunens utförare kan ta för den enskildes ekonomi och vad som ankommer på juridisk företrädare. HUVUDREGEL Huvudregeln är att en enskild som får stöd från kommunen ska sköta sina ekonomiska angelägenheter på egen hand. Om den enskilde på grund av sjukdom eller av annan orsak inte klarar detta ska företrädare ta över ansvaret. Det förekommer dock att privata medel måste hanteras av personal inom socialtjänsten. INLEDNING KIL1000, v1.0, 2013-06-14 Anställda inom verksamheter som socialnämnden är huvudman för ska aldrig ansvara för enskildas privata tillgångar som till exempel smycken, värdepapper och bankböcker. Däremot behöver personal ibland involveras i någon form av vardaglig hantering av brukares egna medel. Tillgången ska begränsas till personal som stödjer den enskilde i situationer som involverar hantering av privata medel. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 5
ANSVARSFÖRDELNING FÖRETRÄDARE Ta ut pengar från den enskildes bankkonto, lämna pengar till personal. Hålla regelbunden kontakt med kontaktpersonal. KONTAKTPERSONAL Kontaktpersonalen ska i sin kontakt med företrädare överenskomma att det finns kontanta medel tillgängliga för den enskildes dagliga behov samt överlåta huvudansvaret till annan personal vid semester eller annan längre frånvaro. Ta emot kontanta medel från företrädare. Ha det övergripande ansvaret att förvaring och redovisning sker på ett säkert sätt. ENHETSCHEF Utse kontaktpersonal. Ansvara för att personal har information och utbildning om rutinen. Ansvara för att internkontroll och stickprovskontroller genomförs. Vid misstanke om stöld ansvarar enhetschef för att polisanmälan görs. ÖVRIG PERSONAL Ha kunskap om och följa kommunens rutin kring privata medel. SKRIFTLIGT SAMRÅDSAVTAL RÖRANDE HANTERINGEN Det ska finnas ett skriftligt samrådsavtal mellan den enskilde och den aktuella verksamheten (se bilaga 1). Överenskommelsen ska skrivas ut i två exemplar och undertecknas av båda parter, enhetschef samt den enskilde eller dennes företrädare. Ett exemplar sätts i den enskildes ekonomipärm. Överenskommelsen kan när som helst sägas upp av någon av parterna. Vid uppsägning, dödsfall, överflyttning till annat boende eller hemgång ska slutredovisning ske inom en månad och återstående kontanter återlämnas mot kvitto. FAKTUROR OCH KORT Anställda inom socialförvaltningen bör inte ansvara för eller hjälpa till med enskildas ekonomiska transaktioner som till exempel betalning av fakturor. Enskilda ska hänvisas till att ansöka om god man/förvaltare eller att ge fullmakt till någon anhörig eller annat ombud. Sida 2 av 5
KUNDKORT Den enskilde kan välja att lämna ett kundkort och en kod i stället för kontanter. Detta förutsätter att den enskilde, anhörig eller företrädare löpande gör insättningar på kortet. Det ska anges på samrådsavtalet en gräns för det innestående beloppet på kortet. Användning av kundkort med tillhörande kod ska alltid noteras på en kvittenslista (se bilaga 2) och kvitton ska klistras upp på ett A4-ark med verifikationsnummer. Livsmedelsaffärers kort rekommenderas vara betalkort utan kredit. Personal får ovillkorligen inte ta ut kontanta medel på livsmedelsaffärers kort. BANKKORT Bankkort får inte användas av personal. Vid uttag på bankkort krävs att den enskilde är ansvarig eftersom det är personligt. Personal kan följa med den enskilde som stöd när den enskilde själv hanterar sitt kort. HANTERING AV DEN ENSKILDES KONTANTER När verksamheten ansvarar för hantering av enskildas kontanter förvaras dessa tillsammans med kassablad (se bilaga 3)/kassabok i värdeskåp. De privata medlen får ej överstiga 5 procent av prisbasbeloppet, vilket motsvarar 2 225 kr/månad för 2015. Vid större utgifter skall faktura skickas till den enskilde eller dennes företrädare. Uttag och insättning noteras med bläckpenna i kassablad/kassabok och där ska framgå: Före och efter insättning och uttag ska personal kontrollera att saldot stämmer. Kontrollen ska signeras på kassabladet. Insatt belopp med datum, signerats av insättare (t.ex. god man) och mottagande personal. Uttag eller inköp noteras, signeras och verifieras med kvitto av den personal som hjälper den enskilde. Noteringen och kvittot ska påföras ett löpande verifikationsnummer och kvittot klistras upp på ett A4-ark. Uttag eller inköp då kvitto inte kan erhållas får endast ske i undantagsfall. Transaktionen noteras i kassaboken och signeras av två anställda. Sida 3 av 5
Vid felskrivning ska det felaktiga strykas över med ett tunt streck. Överstrykningen ska göras så att texten fortfarande är fullt läsbar. Tippex får aldrig användas och raderingar får heller aldrig förekomma. Den person som rättar ska skriva datum, eventuell förklaring och signatur. Därefter skrivs den noteringen så som den skulle ha skrivits första gången, med signatur. INTERNKONTROLL Avstämning av kassablad/kassabok görs månadsvis av två personal och signeras av båda. Om avvikelser upptäcks, t.ex. att det saknas pengar, ska detta omedelbart anmälas till enhetschefen. Kvitton och kassablad sparas och överlämnas till företrädare/god man vid årsskiftet. Alla kontanta medel kontrollräknas av enhetschef eller av denne utsedd person två gånger per år, inför sommaren och vid årsskiftet (bil.4). UTBETALNING AV KONTANTER TILL DEN ENSKILDE När enskilda klarar av att göra vissa egna inköp men behöver stöd att hushålla med sina kontanter kan personal löpande låta den enskilde kvittera ut mindre summor. I och med att den enskilde har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton redovisas i kassaboken. FÖRVARING AV KONTANTER OCH KORT Huvudregeln är att kontanter och betalkort ska förvaras i den enskildes bostad. Enskilda personer som bor i gruppbostäder, äldreboenden eller motsvarande kan dock behöva hjälp med förvaring i låst värdeskåp. Nyckeln till värdeskåpet förvaras i låst nyckelskåp. SÄRSKILDA OCH/ELLER AKUTA SITUATIONER Vid särskilda, enstaka eller akuta situationer uppstår ibland behov av att frångå ovanstående rutiner. Till exempel kan personalen i undantagsfall vara den enskilde behjälplig under en kort period med att exempelvis betala räkningar. Det är då viktigt att skyndsamt hitta en permanent lösning. Permanenta lösningar kan vara att den enskilde utnyttjar de banktjänster som finns tillgängliga eller att den enskilde erhåller hjälp från närstående, legal företrädare alternativt lämnar Sida 4 av 5
fullmakt till någon att sköta ekonomiska angelägenheter. Slutligen kan anmälan om behov av god man vara en lösning. Sida 5 av 5
2014-11-13 Bilaga 1 Samrådsavtal privata medel Samrådsavtal gäller fr.o.m... Den enskildes namn och personnummer...... Verksamhet... Tel... God man/förvaltare/anhörig... Tel... ÖVERENSKOMMELSEN AVSER Verksamheten skall bistå den enskilde med hantering av privata medel. De kontanta medlen som överenskommelsen avser skall ej överstiga... kr. De privata medlen får ej överstiga 5 % av prisbasbeloppet, vilket motsvarar 2 225 kr/månad för 2015. Vid större utgifter skall faktura skickas till den enskilde eller dennes företrädare. De kontanta medlen ska användas till;...... De kontanta medlen ska inte användas till;...... Ort och datum... Underskrift den enskilde... Underskrift God man/förvaltare/anhörig... Underskrift verksamhetschef... KIL1000, v1.0, 2013-06-14 Överenskommelsen kan när som helst sägas upp av någon av parterna. Samrådsavtalet uppsagt, datum... Sign... Original till vårdtagare 1 ex god man/förvaltare/anhörig 1 ex personakt
2014-11-13 Bilaga 2 Sid.. KVITTENSLISTA FÖR HANTERING AV KUNDKORT Den enskildes namn... Pers.nr... Verksamhet... Datum Kvittens ut/sign Kvittens in/sign Ver.nr KIL1000, v1.0, 2013-06-14
2014-11-13 Bilaga 3 Sid KASSABLAD FÖR HANTERING AV PRIVATA MEDEL Den enskildes namn... Pers.nr... Verksamhet... Ingående saldo: Mån: År: Datum Ver.nr Ändamål In Ut Saldo Sign KIL1000, v1.0, 2013-06-14
INTERNKONTROLL 2014-11-13 Bilaga 4 Kontroll av kontanta medel Verksamhet... Datum... Följs rutiner och riktlinjer för hand- och intäktkassa samt den enskildes privata medel? Stämmer saldo i kassaboken med vad som finns i kontanter? Handkassa Ok Ej ok Ej aktuellt Ev. avvikelse... Intäktskassa Ok Ej ok Ej aktuellt Ev. avvikelse... Privata medel Ok Ej ok Ej aktuellt Ev. avvikelse... Kontrollant: Underskrift... Namnförtydligande... Rapport till enhetschef, datum... \\samit.local\mappar\kk-hemkataloger\lijoh02\rutiner riktlinjer\privata medel\kils kommun\bilaga 4 internkontroll kontanta medel.doc