Humana Assistansomkostnader för en bättre och tryggare assistans 1
Innehåll Vi vill underlätta för dig 3 Inledning 5 Assistansomkostnader 6 Aktiviteter 7 Resor 11 Att hyra ut ett vilrum 12 Kläder 12 Måltid 13 Arbetsmiljö och hjälpmedel 14 Utbildning 14 Kontorsmaterial 15 Förmånsbeskattning 18 Spara dina kvitton för att få ersättning för utlägg 20 Lilla lathunden vad kan jag använda assistansersättningen till? PÅ HUMANA TYCKER VI att det är viktigt att du som kund är med och påverkar din kundekonomi. Allt för att du ska kunna använda assistansersättningen på det sätt som passar dig allra bäst. Vi får ofta frågor om vad man får använda assistansersättningen till. Den här foldern är ett försök att lyfta de vanligaste områdena exempelvis resor, fika och aktiviteter. Assistansomkostnaden är en del av assistansersättningen såsom även lön, arbetsgivaravgifter, pension, sociala avgifter och administration. Lagar och regler förändras med jämna mellanrum och vissa omkostnader måste bedömas individuellt. Den digitala upplagan av denna folder finns på www.humana.se och uppdateras regelbundet. 2 3
Bakgrund Assistansomkostnader OM DU HAR EN OMFATTANDE funktionsnedsättning och inte själv klarar din vardag kan du ha rätt till personlig assistans. Kommunen ansvarar för de första 20 timmarna och sedan blir det Försäkringskassans ansvar. Det gör att man ofta ansöker om assistans hos både kommunen och Försäkringskassan. Den 1 juli 2008 genomfördes en ändring som tydliggjorde att assistansersättningen endast får användas till att köpa personlig assistans. Syftet med lagändringarna var att säkerställa att de ersättningsberättigade väljer assistansanordnare utifrån kvalitet och service, inte pris. Assistansersättning som inte använts på detta sätt ska utan uppmaning betalas tillbaka till Försäkringskassan. Kostnader uppstår av olika anledningar och betalas därför på olika sätt. Privata kostnader som vi alla har för exempelvis hushållet, inträdesavgifter och resor, omfattas inte av assistansersättningen. De merkostnader en person kan ha på grund av en funktionsnedsättning, men som inte är kopplade till personlig assistans, kan täckas av ett bidrag kopplat till vårdbidrag eller handikappersättning. Dessa bidrag ansöker man om hos Försäkringskassan. Vill du fördjupa dig mer om assistansersättning finner du detaljer i socialförsäkringsbalken. ASSISTANSOMKOSTNADER ÄR, precis som det låter, kostnader som är kopplade till din assistans. En del räknas som förmåner, andra som personalvård. En del måste förmånsbeskattas, andra inte. I kommande avsnitt går vi igenom de vanligaste assistansomkostnaderna. På sidan 16 har vi sammanställt och förklarat skillnaderna mellan skattefria och skattepliktiga förmåner. Vi beskriver hur ni redovisar utlägg som du eller din assistent har haft på sidan 18, och sist men inte minst presenterar vi en sammanställning av all information i en lathund. Har du frågor som vi inte besvarar här så kan du alltid kontakta din kund- och assistentansvarig. Att leva i hushållsgemenskap I de fall då någon i din familj, som du bor tillsammans med, också är din assistent så skiljer sig reglerna åt. Det kallas att assistenten lever i hushållsgemenskap med dig. Se respektive avsnitt för mer information. Assistansomkostnad är inte frihet. Men det kan vara en bit på väg. 4 5
Aktiviteter Resor MÅNGA AKTIVITETER ÄR GODKÄNDA omkostnader för din assistent, alltifrån biobesök och inträden till olika arrangemang. Nedan listar vi ett urval. Exempel på aktiviteter som är godkända: Bio Museum Teater Bowling Konsert Idrottsevenemang I DE ALLRA FLESTA FALL ERSÄTTS de kostnader som uppstår för din assistent när ni reser tillsammans. Läs mer om vilka kriterier som gäller under rubriken Tjänsteresa eller privatresa. För att få ersättning krävs en utläggsredovisning (se sidan 18 för mer information). Om ni reser med tåg, buss eller flyg ersätts hela assistentens kostnad och för boende ersätts de kostnader som avser assistentens del av boendet. Din assistent kan komma att förmånsbeskattas, oavsett om resan är till för semester eller rehabilitering för dig. Det innebär kortfattat att assistenten själv får betala skatt på resans värde. Skatten dras direkt från assistentens lön. Läs mer om förmånsbeskattning på sidan 15. Kriterier för att få resan bekostad utan förmånsbeskattning När din assistent reser med dig finns det några kriterier som måste uppfyllas för att han eller hon ska få hela resan bekostad utan att bli förmånsbeskattad. Om en assistent inte uppfyller alla kriterier blir han eller hon förmånsbeskattad för hela eller delar av resans värde. Assistentens resor till och från jobbet räknas alltid som privatresor och ersätts inte. 6 7
Arbetstider under resan Arbetstiden spelar roll. Resan räknas enligt Skatteverket som tjänsteresa om din assistent arbetar minst sex timmar/dag, eller 30 timmar/vecka under resan. Arbetar assistenten färre timmar räknas det som att assistenten till viss del har haft semester, han eller hon blir då förmånsbeskattad. Assistenter som lever i hushållsgemenskap med dig Är din assistent också anhörig/närstående? Då kommer bedömningen att skilja sig beroende på resans syfte. Är det en resa med hela familjen där exempelvis dina föräldrar också är dina assistenter förutsätts att resan är ett tillfälle för hela familjen att få miljöombyte och avkoppling. Det innebär att dina assistenter, i det här fallet dina föräldrar, kommer att förmånsbeskattas för resans värde om den bekostas av Humana. Föräldrarna förmånsbeskattas inte om de istället väljer att betala resan privat. Är det en rehabiliteringsresa med syftet att ge dig relevant vård på en vårdanläggning? Då kan dina föräldrar få hela resan betald, utan förmånsbeskattning, under förutsättning att de arbetar de timmar som krävs (se ovan Arbetstider under resan). Är det en resa till ditt och din assistents tidigare hemland? Kan assistenten komma att behöva förmånsbeskattas. Kontakta din kund- och assistentansvarig för mer information. Resan ska vara godkänd av din kund- och assistentansvarig innan den genomförs. Den ska också kunna finansieras inom ramen för din kundekonomi. Traktamente vid tjänsteresa Om din assistent följer med dig på en resa kan assistenten få en ersättning för sina ökade levnadskostnader. Det kallas traktamente. Hur stort det skattefria traktamentet är bestämmer Skatteverket. För att få skattefritt traktamente måste din assistent uppfylla följande kriterier: Resan måste vara minst fem mil bort från ordinarie arbetsplats och bostad. Resan måste innehålla minst en övernattning. LEVER NI I HUSHÅLLSGEMENSKAP? Är resan godkänd utan att din assistent förmånsbeskattas? Då får han eller hon skattefritt traktamente. Förmånsbeskattas din assistent för resan? Då får han eller hon skattepliktigt traktamente. För att din assistent ska kunna få traktamente behöver vi ett underlag i form av exempelvis boardingpass eller hotellkvitton som visar att assistentens resa har ägt rum. Läs mer om giltiga underlag på sidan 18. 8 9
Att hyra ut ett vilrum Avdrag på traktamente Om din assistent får måltider bekostade av annan under resan så minskar assistentens traktamente. Han eller hon fyller i detta på blanketten för traktamente. För avdragens exakta belopp, se blanketten. EXEMPEL Frukost ingår på hotellet. X kronor dras av från traktamentet. Lunch ingår på konferensen. X kronor dras av från traktamentet. Tips! Det är oftast smidigare och förmånligare för alla att assistenten betalar för sina egna måltider och får traktamente. Om du som kund betalar för assistenten ska assistenten dels dra av det från sitt traktamente och blir sedan dessutom förmånsbeskattad. DET SOM FÖRR KALLADES JOUR heter numera väntetid. Arbetar din assistent väntetid på natten? Har du ett rum som du kan göra om till vilrum för honom eller henne? Då har du eventuellt rätt till hyra för det rummet. För att godkännas som vilrum är det viktigt att: Rummet är avskilt från övriga delar av huset/lägenheten (men det behöver inte vara helt separerat). Assistenten kan vila ostört, utan att besväras av ljud och ljus. Humana kan teckna hyresavtal för rum i hus eller lägenhet, men inte betala hyran för hela lägenheten. Vi upprättar då ett hyresavtal mellan dig och oss på Humana. Vår utgångspunkt är att rummet vi hyr ska vara möblerat. Vi betalar hyra för möblerna och rummet enligt det hyresavtal som upprättats mellan oss. Den hyra du får från oss räknas som inkomst och kan alltså vara skattepliktig för dig. LEVER NI I HUSHÅLLSGEMENSKAP? Efter tre månaders resa minskar traktamentet till 70 procent av schablonbeloppet. Vi behöver underlaget senast tre månader efter resans slut. Rummet är i kundens omedelbara närhet. Vi får inte upprätta hyresavtal för ett rum i din bostad om din assistent också delar ditt hushåll. Exempel: En man som arbetar åt sin fru eller en förälder åt sitt barn. 10 11
Kläder Hjälpmedel och arbetsmiljö ENLIGT SKATTEVERKET ÄR kostnaden för kläder i grunden en privat levnadskostnad, även de som används på arbetstid. Det innebär att vi generellt sett inte kan bekosta din assistents arbetskläder. I särskilda fall kan vi göra en prövning för att bedöma behovet. Måltider OM DU OCH DIN assistent äter en måltid tillsammans och assistenten får sin måltid betald, så räknas det oftast som en förmån enligt Skatteverket och ska därför beskattas. Det gäller oavsett var ni äter, hemma eller på restaurang, i Sverige eller utomlands. Detta ska inte vara en regelbunden företeelse, utan enbart ske vid enstaka tillfällen. Förmånen beskattas direkt på lönen.se redovisning av kostnader för information om hur ni redovisar denna kostnad. Lika mycket skatt oavsett måltidens pris Skatteverket beslutar hur mycket man får betala i förmånsskatt för en måltid, på deras webbplats kan du se vilken summa som gäller just nu. Oavsett vad måltiden kostar beskattas man för samma summa. Vi på Humana är måna om att kostnaden för lunchen ska vara rimlig och i nivå med Skatteverkets riktlinjer. För mer information om förmånsbeskattning, se sidan 15. EXEMPEL För 2014 har Skatteverket bestämt att förmånsvärdet för en lunch är 84 kronor. En assistent som äter en lunch för 90 kronor förmånsbeskattas för 84 kronor. En assistent som äter en lunch för 50 kronor förmånsbeskattas ändå för 84 kronor. I BÖRJAN AV 2011 FÖRÄNDRADES delar av lagen om assistansersättning. Efter förändringen omfattar assistansersättningen inte längre hjälpmedel, som du eller din assistent behöver för att kunna tillgodose dina behov. En god arbetsmiljö är viktig för din assistent. Därför arbetar vi med olika insatser för att förebygga och förhindra ohälsa och olycksfall. Det kan gälla till exempel handledning för personalen eller enklare arbetstekniska hjälpmedel. Tänk på! Du kan också använda assistansersättningen till vissa förbrukningsartiklar som används av din assistent. Exempelvis engångshandskar, förkläden, tvål, handkräm, desinfektionsmedel och rengöringsmedel. Nöjda assistenter kan man få på många sätt. Genom handledning och utbildning till exempel. 12 13
Utbildning Förmånsbeskattning HUMANA AKADEMIN ÄR EN DEL av Humana och arbetar med utbildning av assistenter och arbetsledare. Deras viktigaste uppgift är att utveckla lättillgängliga webbutbildningar. Ibland kan det finnas behov av andra utbildningar än de Humana Akademin erbjuder. Dessa måste du som kund, i samråd med din kundoch assistentansvarig, godkänna för att de ska kunna betalas av kundekonomin. Utöver ert gemensamma godkännande krävs också att utbildningen: Syftar till att din assistent ska kunna tillgodose ditt behov på ett bättre sätt. Utvecklar assistenten. Är kopplad till verksamheten. Kontakta Humana Akademin via info@humanaakademin.se om du vill veta mer om kompetensutveckling och utbildning. Kontorsmaterial INKÖP AV KONTORSMATERIAL, exempelvis block och kalender, får bekostas av assistansersättningen. En dator kan godkännas om du ska använda den för att dokumentera, schemalägga assistansen och göra tidrapporter i Humanakoll. Kom ihåg! Alla inventarier som bekostas av assistansersättningen är Humanas egendom. SKATTEVERKETS DEFINITION AV en förmån är något en anställd får som ersättning för arbete, som inte är pengar. Med andra ord, när ett företag betalar något åt en anställd som den anställda kunde ha betalat själv räknas det som förmån och ska i de flesta fall beskattas. Grundregeln är att förmånen ska beskattas om det inte tydligt har reglerats att den är skattefri. Läs mer om skattefria förmåner på sidan 16. Vid förmånsbeskattning summeras värdet på förmånen till inkomsten för att sedan beskattas. EXEMPEL I kolumn B får en assistent betala förmånsskatt för en resa som kostar 5000 kronor. Beloppet summeras med lönen (här: 22 000 kronor) och assistenten skattar sedan på totalsumman (här: 27 000 kronor). När skatten är dragen ser vi skillnaden mellan A och på B. A, som inte har någon förmån att beskatta, skattar enbart på lönen. B, som ska betala förmånsskatt på sin resa, skattar för både lön och resa. Lön 22 000 22 000 Förmånsvärde 5 000 Lön före skatt: 22 000 27 000 Skatt (30%) 6 600 8 100 Lön efter skatt: 15 400 13 900 A B 14 15
Skattefria förmåner En del förmåner är skattefria. Här presenterar vi de vanligaste skattefria förmånerna fika och friskvård. Kaffe och frukt ses som personalvård En kopp kaffe på jobbet ses som personalvård och beskattas därför inte. Den här typen av förmån kallas enklare förtäring. I den ingår bland annat te, frukt, saft och smörgås. Firar ni något? Då har ni naturligtvis möjlighet att köpa en tårta eller liknande. Men kom ihåg att det enbart är godkänt vid enstaka tillfällen. En hel måltid räknas inte som en skattefri förmån. Smörgåsar kan antingen köpas färdiga eller så köper man bröd och pålägg, för att själv göra egna. RIKTLINJER FÖR ENKLARE FÖRTÄRING, VILKET INTE FÖR- MÅNSBESKATTAS: En frukt/dag och assistent. En smörgås/vecka och assistent Fikabröd en gång per vecka för hela arbetsgruppen. Friskvård för assistenter Vi mår bra av att röra på oss och därför finns det möjlighet att erbjuda friskvård. Motionsaktiviteter som är godkända som friskvård är: Gymnastik Styrketräning Spinning Bowling Racketsport Lagsport Dans Fler godkända alternativ: Tai chi Qigong Kostrådgivning Stresshantering Profylaxkurser Massage Rosenterapi Kinesiologi Floating Träningskläder, utrustning eller medlemsavgift är inte godkänt som friskvård. Se Skatteverkets webbplats för uppdateringar. Presenter Att uppmärksamma sina assistenter vid jul är en godkänd omkostnad men för att assistenten inte ska behöva förmånsbeskattas får julgåvornas sammanlagda värde inte överstiga 450 kronor, inklusive julklappen som kommer ifrån Humana. På högtidsdagar (40, 50 och 60 år) går det också bra att uppvakta assistenten med presenter som bekostas av assistansersättningen. Humanas riktlinjer är att presenter vid dessa högtider inte får överstiga 500 kronor. 16 17
Spara dina kvitton för att få ersättning för utlägg SOM ARBETSGIVARE HAR VI redovisningsplikt, därför måste vi be dig och din assistent att alltid styrka era utlägg när ni redovisar dem. För att få ersättning för de pengar som du eller din assistent har lagt ut behöver ni med andra ord fylla i en blankett och skicka den till oss, tillsammans med kvittobilaga och kvittounderlag. Olika blanketter gäller beroende på vem som gjort utlägget och vad det gäller. Saknar du en blankett? Logga in på www.humana.se och hämta en ny. Vi godkänner inte kopior och kontoslippar som underlag. Det är viktigt att: Du använder rätt blankett. All information och alla kvitton finns med. Kvittot inte är äldre än 3 månader när det kommer till oss. Redovisning av kostnader (inte resekostnader) Du och din assistent får ersättning för era utlägg efter det att ni redovisat era kvitton till Humana. Kvittot måste vara ett original och innehålla: Leverantörens uppgifter (adress, kontaktuppgifter och organisationsnummer) Datum Vad du har köpt (produkt/tjänst) Belopp, valuta och momsbelopp (Sverige) Har du flera varor på samma kvitto behöver du markera vilka varor redovisningen avser. Handlar du exempelvis sju saker i en affär och en av dem är ett godkänt utlägg kan du dra ett streck över de övriga sex varorna. Det är också viktigt att veta vilken assistent kostnaden avser för att utläggen ska kunna betalas ut. På respektive blankett ser du var du ska notera detta. Redovisning av resekostnader När det gäller resor behöver vi mer underlag och på kvittot/fakturan måste följande information finnas med: Researrangör Bokningsnummer Medresenärer Datum Belopp och momsbelopp (Sverige) Specificering av vad som ingår i resans pris Du och din assistent måste dessutom skicka in boardingpass efter resan. För resor över 25 000 kronor måste du redovisa att betalningen har skett. SKICKA FAKTURAN DIREKT TILL HUMANA För att inte du eller din assistent ska behöva lägga ut pengar kan exempelvis resebyrån ni tar hjälp av fakturera direkt till oss. Om de fakturerar direkt till oss är det viktigt att fakturan innehåller alla punkter som nämns under rubriken Redovisning av resekostnader samt att dina kostnader för resan inte ingår i beloppet. Kontakta alltid din kund- och assistentansvarig innan du bokar för att få korrekt faktureringsunderlag och referensnummer. 18 19
Lilla lathunden vad kan jag använda assistansersättningen till? DET HÄR MED UTLÄGG KAN VARA LITE KRÅNGLIGT. Om du är osäker på vad som gäller kan du alltid kontakta din kund- och assistentansvarig. För att underlätta för dig har vi sammanställt en liten lathund över vad som gäller. Allmänt Resor Om du reser med din assistent ersätts hela assistentens tåg-/flyg-/ båtbiljett. Din assistent kan komma att förmånsbeskattas om ni reser tillsammans och assistenten också är en person du delar hushållsgemenskap med. Resans syfte avgör vilket. En resa räknas normalt som tjänsteresa om din assistent arbetar minst sex timmar/dag, eller 30 timmar/ vecka under resan. Arbetar assistenten färre timmar förmånsbeskattas han eller hon för delar av resan. Det finns möjlighet för din assistent att få traktamente vid tjänsteresa. Assistansomkostnaden ska gå till kostnader som är förenade med din assistans, inte kostnader du har ändå. Vi kan eventuellt betala hyra för ett möblerat rum i din bostad om du har assistenter som arbetar väntetid på natten. Resor till och från jobbet räknas alltid som privata resor och omfattas därmed inte av assistansersättningen. Om ni reser med bil får assistenten ingen ersättning för resan. Har du merkostnader på grund av en funktionsnedsättning som inte är kopplade till assistansen? Då ska de täckas av vårdbidrag eller handikappersättning. Bio, museum, teater, bowling och konserter är exempel på godkända utgifter. Assistansomkostnaden täcker enbart din assistents inträde. Kläder är generellt sätt inte godkända assistansomkostnader. Måltider Om din assistent får måltid bekostad ska normalt förmånsbeskattning ske. En kopp kaffe med bulle eller liknande räknas som personalförmån och förmånsbeskattas inte. 20 21
Övrigt Vissa förbrukningsartiklar är godkända assistansomkostnader, exempelvis plasthandskar, tvål och handkräm. Utbildningar får täckas av assistansersättningen i de fall de är direkt kopplade till assistansen. Kontorsmaterial är godkända assistansomkostnader. Även en dator kan godkännas om den behövs i arbetet. Men kom ihåg att datorn då tillhör Humana. Friskvård kan räknas som assistansomkostnad. Motion, massage och stresshantering är några exempel på godkända aktiviteter. Du har möjlighet att ge julgåva till din assistent så länge julgåvan inte överstiger ett sammanlagt värde av 450 kronor/år och person.! INNEHÅLLET I DENNA FOLDER är en förenklad och kortfattande beskrivning av gällande regler utifrån Humanas uppfattning av nuvarande praxis. Regler om förmånsbeskattning måste bedömas individuellt i varje enskilt fall. Regler och praxis förändras även över tiden. Humana kan därför inte garantera att Skatteverket och Försäkringskassan vid framtida bedömningar inte kan komma att frångå de bedömningar som Humana presenterar i denna folder. Om du har frågor ska du vända dig till din kund- och assistentansvarig. Vad behövs för att du ska få ersättning för dina utlägg? Du måste alltid uppvisa kvitto. Kvittot får inte vara äldre än tre månader gammalt. Det måste vara originalkvittot, inte en kopia eller kontoslip. För resor över 25 000 kronor måste du styrka din betalning. Vid flygresa måste du också skicka in boardingkorten. Här finns vi Huvudkontor: Humana Assistans AB, Box 184, 701 43 Örebro. Besöksadress: Fabriksgatan 22 Regionkontor: Malmö, Göteborg, Stockholm och Umeå Lokalkontor: Falköping, Falun, Gävle, Kalix, Kalmar, Karlstad, Luleå, Norrköping, Sundsvall, Vaggeryd, Uppsala, Västerås, Växjö och Östersund. Telefon: 019-760 86 00 www.humana.se 22 Humana 2014 23 23
24 Alla har rätt till ett bra liv. Ja, alla.