Riskbedömning vid UTV 1. Vad består förändringarna i? Vilka berörs av förändringarna? Verksamhetsmässig förändring? Organisatorisk förändring? Arbetsmässigt i enskilda befattningar? (bemanning, arbetsuppgifter/moment, arbetsbelastning, arbetstider etc). Vilka berörs en grupp eller enskild individ? Praktiskt flytta all verksamhet och all personal till campus Sundsvall parallellt med att verksamheten pågår och befintliga lokaler i Härnösand förbeds för nya hysgäster. Ett nytt kulturmöte då två campus med olika traditioner och rutiner ska bli ett. I detta berör såväl UTVs personal som kringpersonal inom organisationen samt även studenter inom våra program 2. Vilka konsekvenser kan förutses ur A: förbättringshänseende B: risksynpunkt? Vilka förbättringar i och med förändringen går att förutse vad gäller ledning, personal/kompetens, planering, arbetsfördelning och samverkan Ledning: Närheten till chefskollegor och lednings och styrningsfunktioner. Personal/kompetens: Närheten till andra discipliner och kolleger ger möjligheter både vad gäller kurssamverkan och kompetensutveckling. Möjligheten att delta i gemensamma aktiviteter ökar. Planering: Arbetsfördelning: Möjlighet att arbeta med tvärdisciplinärt.
Samverkan: Potentiellt ökade samverkansmöjligheter med andra avdelningar. Möjligheter till samverkan med Sundvalls kommun. Ett mer levande campus med en mer livaktig och akademiskt fostrande/stöttande studentmiljö för våra studenter. Vilka negativa konsekvenser/effekter av förändringen går att förutse vad gäller fysiska, psykiska och sociala ohälsorisker på individ sp. gruppnivå? Fysiska ohälsorisker: Stsslaterade effekter av hög arbetsbelastning och en oviss/okänd framtid och läng arbetsdagar pga. pendling Psykiska ohälsorisker: På individnivå, att orka med pendlandet som blir något nytt individen själv inte valt. Sorgen efter att lämna campus Härnösand Sociala ohälsorisker: Förändrad förhållanden för familjer genom att partner eller förälder får ändrade arbetsförhållanden 3. Bedöm identifierade risker och fastställ i sultatlistan vad behöver göras, vem bär ansvat och till när skall åtgärderna vara genomförda? Se dokumentation nedan Datum: Bedömningen gjordes av arbetsgiva: Bedömningen gjordes av skyddsombud:
Riskbedömning UK/REK STAB RESULTAT AV RISKBEDÖMNING HANDLINGSPLAN Riskkällor och risker Allvarlig risk Annan risk Åtgärder Ansvarig Klart när Uppföljn ing/ kontroll Risk för temporärt ökad arbetsbelastning i samband med flytten eftersom ordinarie verksamheten ska pågå samtidigt som flytten ska genomföras. Tydlig handlingsplan Tydlig tidsplan Information nyttja internwebben Tydlig kommunikation Koordination mellan aktör och olika steg i processen Kunskap om principer för arkivering och gallring Tidstilldelning extra (individanpassad) CAMP När omlokal iseringe n är genomf örd Risker för bristande koordination inför och under själva flytten, mellan avdelningen och de som praktiskt ska flytta material och möbler. Tydlig tidsplan för varje rum Information om vad i varje rum som ska flyttas och när Information om när utflyttat material och möbler finns tillgängligt på den nya arbetsplatsen CAMP Allt är på plats och fungera r i Sundsv all Utmaningar i samband med ombyggnationer av befintliga lokaler i Härnösand parallellt med att verksamheten pågår, både ht15 och vt16. Tydlig kommunikation både gentemot personal och mellan MIUN och Klövern Gemensam planering MIUN och Klövern bl.a. utifrån terminsplaneringen. CAMP Klövern Ombyg gnation en i Topazé n klar 14/12, Ohuset pågår hela vt 16 Utmaningar som uppstår i lation till Mind kontorsytor Besök på plats fö flytt Tydliga instruktioner för vad som måste Vt16
Stör tryck på befintliga lokaler med, kan slängas och var detta skall läggas Information om lokaltillgång, och lokaltryck, bokningsrutiner, framförhållning Risk för kulturkrockar då kultur och praxis vid två campus möts: Annorlunda praxis inom olika stödfunktioner i Sundsvall Dela lokaler med verksamheter med olika praxis och behov Risk att arbetet påverkas negativt pga. att vi inte känner till praktiska rutiner eller förhållanden som skiljer sig från de vi är vana vid Öka vår medvetenhet om hur praxis ser ut på campus Sundsvall och vilka förutsättningar som finns för att införliva vår praxis i själva övergångsskedet. Bjuda in strategisk personal från Campus Sundsvall och ge varandra bilder av praxis Bidra till att skapa ny praxis Möten med stödfunktioner från Sundsvall Studiebesök i Sundsvall Avd.Ch Personal Svall Vt16 Psykosociala utmaningar, t.ex.: Sorg över att lämna campus Härnösand Arbetsdagens förändring pga. pendling Familjelivets förändring pga. pendling Kompetensförlust i arbetslagen Förlust av kolleger som avslutar sin anställning pga. omlokaliseringen Ovisshet inför det okända Lyhördhet inför varje individs oro och behov båda från arbetsgivans håll och kollegor Möjliggöra konstruktiva samtal Risk för kompetensglapp i samband med att personal avslutar sin anställning vid avdelning pga. flytten. Utmaningar när närheten till administrativ personal försvinner spontanänden måste behandlas av Att krytera ny personal i god tid så att överlämning kan ske och på så sätt underlättas. Möjliggöra överlämning till befintlig personal. Skapa nya rutiner Skapa tydlighet i vem som ansvarar för Vt16
någon. Utmaningar att termins och verksamhetsplanera inför hösten utan kännedom om rutiner som schemaläggning och lokaler. Vi vet inte hur lokalerna ser ut, vilken utrustning som finns osv. Utmaningar att hålla samman lärarutbildningen då DMA och UTV sitter på Åkanten och HUM på Åkroken. vad Samlad information på interwebben Bjuda in någon som kan schemaläggning i Sundsvall Rundvandring på campus Sundsvall för att få gpp om de lokaler som finns för i fösta hand undervisning Frågan bevakas och hanteras i första hand i SAOL (Samverkansorgan för lärarutbildning) Vt16 SAOL Risker att material i gemensamma utrymmen/förråd inte tas om hand Utmaningar laterade till studenter: Nya rutiner Nya lokaler Korttidsboende osäkert Parkeringstillgång Personligt material i gemensamma utrymmen/förråd ansvarar spektive medarbeta för att gallra/slänga. Övrigt material ansvarar avdelningschefen för. Tydlig information till studenter inför och i samband med ht16 Centralt Ht16
Risker att problem kommer att bli synliga först i höst när vi alla är på plats, dvs. utmaningar vi inte kunnat förutse, som samtidigt kan störa pågående verksamhet Skapa tillfällen och former för att samla upp problem och för konstruktiva samtal Skapa förutsättningar för mental förbedelse hos alla både nytillkommande och de som dan finns på plats i Sundsvall Inflyttningsfest Ht16