Vännäs Kommun Utvärdering Ekonomiskt mest fördelaktigt Helt anbud Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Verksamhetssystem vård- och omsorg Diarie VON 2013/190-059 Upphandlare Elisabeth Skoog Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska utvärderingssformulär. Utvärderingssformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. Att lämna anbud När du lämnar pris ska det ske för (1) enhet av angiven sort. Totalpris beräknas automatiskt som pris gånger angivet antal. Om 0 kr anges som pris levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Om något pris lämnas blankt är anbudet inte giltigt. Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Offererat pris blir ett jämförelsetal. Jämförelsetalet påverkas i nästa steg av utvärderingen. Hur mycket jämförelsetalet påverkas vid olika utvärderingar står beskrivet för varje utvärdering i detta dokument. Anbudet med lägst jämförelsetal är bäst. 1.0 Verksamhetssystem Krav 1.0.1 Ange i prioritetsordning vilket av de i de administrativa föreskrifterna angivna datumen för visning av system som passar bäst. Minst tre av de angivna datumen ska anges i prioritetsordning. Krav 1.0.2 Systemet kan hantera jobbstimulansbidrag enligt 25% regeln. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2014-06-15. Krav 1.0.3 Systemet är processtödjande, exempelvis genom att vissa villkor ska vara uppfyllda för att kunna gå vidare i systemet. Det ska finnas tydliga signaler om vad som förväntas att göras i processen. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-01-01. Krav 1.0.4 Digital direktåtkomst mot A-kassa, CSN, Bilregistret, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-01-01. Krav 1.0.5 Det finns stöd för ÄBIC (bilaga 9). Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-01-01. Krav 1.0.6 Leverantör ska arbeta akivt med integrationslösningar mot kvalitetsregister såsom Senior Alert, Palliativa registret m fl. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 1/26
2015-01-01. Krav 1.0.7 Systemet kan länkas (webbadress) till andra system som NPÖ, Pascal, FASS och Hjälpmedelsleverantör SESAM. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-01-01. Krav 1.0.8 Kvalitetsavvikelser (klagomål och synpunkter) enligt SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 ska kunna hanteras i systemet. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.9 Det går att registrera arvode- och omkostnadsersättningar till familjehem/kontaktpersoner och överföra dessa till ecompanion. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.10 Kommunen använder smartphone som återrapporteringsstöd inom hemtjänsten via TES. Kommunen vill nu utöka användandet genom att använda smartphone hos brukare för socialdokumentation i systemet. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.11 Det går att skicka beställning/uppdrag och godkännande mellan myndighets- och utförardel. Handläggare ska kunna få information om status kring insatser, genomförandeplaner mm direkt i ärendet. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.12 Lex Sarah rapporter/anmälningar ska kunna hanteras i systemet enligt gällande regler. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.13 Systemet kan hantera anmälan om reparation och service samt serviceintervall för hjälpmedel inom kommunens egna verksamhet. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.14 Systemet kan hantera dokumentation och insatsregistrering både direkt i systemet och via TES. (Insatsregisteringen i systemet blir automatiskt överfört till TES. Dokumentation som rör en brukare i hemtjänst ex. dörrkod, gata, etc blir automatiskt överfört till TES). Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. Krav 1.0.15 Systemet kan integreras mot Machie - matportioner som registeras av kökspersonal i Machie kan registeras med automatik i systemet som därefter debiteras brukaren. Om kravet inte uppfylls ska ni nedan beskriva en utvecklingsplan för att uppfylla kravet senast 2015-07-01. 2/26
Krav 1.0.16 Vid Vännäs kommuns referenstagning enligt bilaga 4 "referensfrågor", ska lägst 33 poäng/referent uppnås i avsnittet "påståenden". Därutöver ska angivna referensuppdrag bedömas som relevanta för upphandlingen. Krav 1.0.17 Vid verksamhetsgruppens bedömning av användarvänligheten ska lägst snittbetyget 2,5 uppnås. Krav på bilaga 1.18 Vid inlämning ska [ Svarsbilaga referenser ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Kontaktuppgifter ska anges till tre (3) referenser enligt "svarsbilaga referenser". Referensfrågorna kommer att skickas till angivna referenser per e-post snarast efter anbudsöppnandet. Referenserna kommer att ges fem arbetsdagar att besvara frågorna. Bedömning 1.0.19 Vid visning av offererat system kommer Vännäs kommun att bedöma systemets användarvänlighet enligt Bilaga 5 "testprotokoll verksamhetssystem". Full poäng reducerar jämförelsetalet med 100 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 Inget mervärde 0,00 1 Litet mervärde -16 666,67 2 Visst mervärde -33 333,33 3 Varken stort eller litet mervärde -50 000,00 4 Ganska stort mervärde -66 666,67 5 Stort mervärde -83 333,33 6 Mycket stort mervärde -100 000,00 Bedömning 1.0.20 Vid uppnådda poäng på referenser vid Vännäs kommuns referenstagning erhålls avdrag enligt följande: 33-40 poäng Inget avdrag 41-50 poäng -220 000 kr 50-59 poäng -330 000 kr 60-66 poäng -440 000 kr 0 33-40 poäng 0,00 1 41-50 poäng -220 000,00 2 51-59 poäng -330 000,00 3 60-66 poäng -440 000,00 Deklaration 1.0.21 3/26
Det går inte att avsluta ett ärende med pågående insatser. Deklaration 1.0.22 Det går att ge delavslag i ärende. Deklaration 1.0.23 Ärende går att skicka digitalt till delegat för beslutsfattande Deklaration 1.0.24 Det finns funktion som förhindrar att beslut fattas om ekonomiskt bistånd innan kontroll av inkomstuppgift är utförd som kommunen själv kan välja Deklaration 1.0.25 Endast relevanta, för ärendetypen, beslut och dokument visas. Deklaration 1.0.26 4/26
Det går att registrera datum för start av genomförande av insats. Deklaration 1.0.27 Det går att söka personer på del av namn eller personnummer i personregistret. Deklaration 1.0.28 Möjlighet att registrera fler adresser som vistelseadress, Folkbokföringsadress m m finns i personregistret. Deklaration 1.0.29 Det går att registrera närstående/anhöriga, god man eller förvaltare i personregistret. Deklaration 1.0.30 Det går att registrera i personregistret vad en God man eller förvaltare har för uppdrag Deklaration 1.0.31 Det går att komma åt journal och dokument överallt i systemet. 5/26
Deklaration 1.0.32 Journal och dokument har stavningskontroll. Deklaration 1.0.33 Det finns ordbehandling i systemet. Ange vilka ordbehandlingsprogram och versioner systemet har stöd för. Deklaration 1.0.34 Det går att skapa fraser i journal och dokument. Deklaration 1.0.35 Det går att skapa automatisk journalanteckning Deklaration 1.0.36 Det går att kopiera dokument inom personakten. 6/26
Deklaration 1.0.37 Det går att kopiera dokument mellan personakter Deklaration 1.0.38 Det går att använda styrkoder i dokument Deklaration 1.0.39 Det går att välja om man vill skriva ut alla dokument eller ett i taget i en akt Deklaration 1.0.40 Mallar i olika format från externa leverantörer, ex socialstyrelsen, går att lägga in och användas i systemet Deklaration 1.0.41 Systemet tillhandahåller standardmallar t ex Faderskapsbekräftelse", S-protokoll och Föräldraskapsutredning enl. FB 7/26
Deklaration 1.0.42 Det finns utredningsmallar som vi själva kan bygga upp/skapa och förändra utifrån olika rubriker Deklaration 1.0.43 Det går att selektera vad som ska skrivas ut från ett dokument. Deklaration 1.0.44 Ska finnas möjlighet att vi själva ska kunna skapa egna dokument, mallar, frågeformulär och planer. Deklaration 1.0.45 Genomförandeplanen ska ha en central plats kopplad till brukarbilden Deklaration 1.0.46 Rehabplan och vårdplan ska ha en central plats kopplad till brukarbilden 8/26
Deklaration 1.0.47 Ska finnas möjlighet att lägga in redan befintliga dokument ex. ärendeblad i systemet Deklaration 1.0.48 Journal är sökbar efter rubrik, sökord, datum och fritext Deklaration 1.0.49 Socialdokumentation och HSL dokumentation kan presenteras tillsammans utifrån behörighet. Deklaration 1.0.50 Möjlighet att göra anteckningar som inte sparas då ett ärende avslutas finns. Deklaration 1.0.51 Hjälpfunktioner finns i systemet och innehåller sakregister, ordförklaringar/definitioner samt förklaringar av respektive skärmbild. 9/26
Deklaration 1.0.52 Hjälpfunktionen/dokumentationen uppdateras av leverantören vid varje förändring i systemet. Deklaration 1.0.53 Hjälptext utgår från den aktuella bilden man arbetar i. Deklaration 1.0.54 All dokumentation/hjälptexter går att skriva ut samt att det går att kopiera/klistra in i t.ex. Word för bearbetning. Deklaration 1.0.55 Det går att lägga in egen förklaringstext till sökorden i HSL journal Deklaration 1.0.56 Det går att länka till person, ärende, dokument i meddelandefunktionen. 10/26
Deklaration 1.0.57 Det går att lägga upp sändlistor i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.58 Det går att få en läskvittens i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.59 Mottagaren av meddelande ser om fler mottagare fått/läst meddelandet Deklaration 1.0.60 Adressbok finns i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.61 Det går att växla mellan meddelande och ärendebilden, och ha båda igång samtidigt. 11/26
Deklaration 1.0.62 Det går att spara ett pågående meddelande som utkast i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.63 Det ska finnas uppmärksamhetssignal när man får ett nytt meddelande Deklaration 1.0.64 Det går att begära svar i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.65 Det går att bifoga både externa (ex. scannade dok, worddok) och interna dokument i meddelandefunktionen. Deklaration 1.0.66 Personuppgifter är tillgängliga från alla bilder i systemet. 12/26
Deklaration 1.0.67 Systemet klarar av kortkommandon enligt windows standard Deklaration 1.0.68 Det går att öppna och läsa flera fönster samtidigt. Deklaration 1.0.69 Det går att registrera fler handläggare till ett ärende. Deklaration 1.0.70 Funktioner som levereras med systemet och bestämts i kommunen att inte användas, visas inte. Deklaration 1.0.71 Det går att bakåtdatera förhandsbedömning, beslut, insats och journalanteckning. Deklaration 1.0.72 13/26
I normberäkningen går det att få in uppgifter från RFV och andra myndigheter Deklaration 1.0.73 Det finns en tidbokningsfunktion i systemet. Deklaration 1.0.74 Utförd tid för hemtjänst registeras i systemet via TES Deklaration 1.0.75 Det går att hantera egenavgifter i samtliga verksamheter. Deklaration 1.0.76 Beslutsfattare i ett beslut går inte att ändra i efterhand av användaren. Deklaration 1.0.77 Det går att göra inställningar enligt delegationsordning. (Detta ska förhindra handläggare att registrera sig som beslutsfattare där de saknar delegation) 14/26
Deklaration 1.0.78 En ärendelista över egna pågående ärenden kan visas på skärmen vid knappval från översikten. Listan ska visa vilka ärenden användaren har samt är medhandläggare i. Den är sorteringsbar och kan skrivas ut. Deklaration 1.0.79 Av ärendelistan som kan visas på skärmen vid knappval från översikten framgår egna pågående utredningar respektive biståndsärenden. Deklaration 1.0.80 Lista på pågående aktualiseringar kan visas på skärmen vid knappval från översikten Deklaration 1.0.81 Ärendelista över pågående rehabplaner och vårdplaner kan visas på skärmen vid knappval från översikten Deklaration 1.0.82 15/26
Förteckning över användarens senaste öppnade patientjournaler kan visas på skärmen vid knappval från översikten Deklaration 1.0.83 Det går att scanna in dokument i systemet Deklaration 1.0.84 Det finns möjligheter att med hjälp av egna lokala inställningar bestämma hur ärendet ska presenteras Deklaration 1.0.85 Det går att hantera och bearbeta ASI och ADAD intervjuer alt. integrera externa system för detta Deklaration 1.0.86 Systemet signalerar när ett beslut inte har verkställts 2 månader efter beslut. Deklaration 1.0.87 16/26
Det går att återsöka t ex moms och statsbidrag direkt från systemet. Deklaration 1.0.88 Det går att skapa och skriva ut rekvisition från systemet. Deklaration 1.0.89 Det går att registrera händelser så att man kan följa vad som händer i ett ärende. Deklaration 1.0.90 Det går att välja om vårdplaner ska vara gemensamma för flera yrkesgrupper eller yrkesspecifika Deklaration 1.0.91 För allmänna handlingar finns det loggar som visar flödet/alla handlingar i ärendet. Deklaration 1.0.92 17/26
All inkommande post är sökbar Deklaration 1.0.93 Observandum i brukarbilden finns Deklaration 1.0.94 Systemet bör vara flexibelt med möjlighet för kommunen att göra förändringar på ett enkelt sätt vid behov ex. organisationsförändringar. Deklaration 1.0.95 Systemet medger sökord - huvudsökord och undersökord enligt ICF standard och i samtliga dess nivåer. Deklaration 1.0.96 Det är möjligt att skapa egna sökordsträd Deklaration 1.0.97 18/26
Systemet medger skapande av lista av mätvärden Deklaration 1.0.98 Systemet kan hantera signeringslistor av överlämnande av läkemedel Deklaration 1.0.99 Systemet har funktion för att hantera hälso- och sjukvårds delegeringar Deklaration 1.0.100 Systemet innehåller hjälpmedelslista med möjlighet att registera, ändra/lägga till och söka hjälpmedel på personer och löpnummer samt avregistera hjälpmedel Deklaration 1.0.101 Översiklig bild av fattade beslut finns. Deklaration 1.0.102 19/26
Rapporter kan exporteras till Excel eller Word. Alternativt att rapporterna kan bearbetas direkt i systemet. Beskriv. Deklaration 1.0.103 Systemet har analysverktyg för framtagning av valfri information ur systemets databaser (rapportgenerator eller dyl.) Deklaration 1.0.104 Användare kan skapa rapporter för utvärdering och uppföljning. Deklaration 1.0.105 Systemansvarig har tillgång till databastabeller Deklaration 1.0.106 Användare kan skapa och spara egna rapporter. 20/26
Deklaration 1.0.107 Det går att ta ut statistik från normberäkningens rubriker. Deklaration 1.0.108 Det går att ta fram rapport som visar hur lång tid det tar från ärendets öppnande till erbjudande om verkställighet. Deklaration 1.0.109 Systemet kan ta fram statistik vad anmälan/ansökan gäller från förhandsbedömningen per hushåll, från vilken myndighet etc Deklaration 1.0.110 Rapporter kan knytas till handläggare/användare Deklaration 1.0.111 Det går att ta fram rapporter från erbjudande/beslut av SÄBO plats till bistånd/verkställighet 21/26
Deklaration 1.0.112 Möjlighet till elektroniskt bevarande finns enligt riksarkivets krav Deklaration 1.0.113 Beslutsregistreringen som anger tidsperiod och omfattning av insatser, styr avgiftsberäkningen men verkställighetsdatum styr debiteringen av den enskilde. Deklaration 1.0.114 Möjligt att registrera flera poster samtidigt när inregistrering görs, tex inkomster, produkter mm innan man sparar. Deklaration 1.0.115 Systemet möjliggör fakturering av enskild individ utanför ordinarie debiteringskörning. Deklaration 1.0.116 Kontot som debiteringen styrs till syns i debiteringsbilden. 22/26
Deklaration 1.0.117 Det är möjligt att se fakturan växa fram medan man jobbar med manuell debitering Deklaration 1.0.118 Små belopp faktureras ej utan sparas och ackumuleras automatiskt tills den månad de överstiger kommunens minimigränsen satt för fakturor. Deklaration 1.0.119 Det går at skriva manuell fakturatext på enskild brukares faktura för den period debiteringen avser. (Det går att skriva in fritext till fakturan innan överföring.) Deklaration 1.0.120 Systemet producerar fellista för orimliga belopp (små eller stora). Deklaration 1.0.121 Systemet rapporterar vilka som har reducerad avgift och vilken avgift som debiteras. Det går att sortera i olika beloppsintervaller. 23/26
Deklaration 1.0.122 Rapporten visar vilka som har maxinsatser men betalar reducerad avgift. Deklaration 1.0.123 Rapporten visar hur mycket som reducerats varje månad Deklaration 1.0.124 Närvaro, frånvaro, mat och uppehållsrapporter från utförare kan skickas digitalt via systemet till avgiftshandläggaren för ÄO och HO Deklaration 1.0.125 Reserapport från utförare kan skickas digitalt via systemet till avgiftshandläggaren inom HO för debitering av brukares resor med buss på fritiden. Prisfråga 1.1 Ange pris för införandeprojekt exkl. utbildning enligt förfrågningsunderlaget (engångskostnad). Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.2 24/26
Årsavgift licenskostnad inkl. uppgraderingar. Ange pris per år. Pris ska anges för en (1) år. Anbudspris beräknas för 3 år. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.3 Årsavgift support och service. Ange pris per år. Pris ska anges för en (1) år. Anbudspris beräknas för 3 år. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.4 Timpris för löpande tjänster som inte omfattas av ovanståeende. Pris ska anges för en (1) timmar. Anbudspris beräknas för 100 timmar. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.5 Utbildning för systemförvaltare (2 personer). Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.6 Utbildning för avgiftshandläggare (2 personer idag). Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.7 Utbildning för handläggare (myndighet) (14 personer idag). Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.8 Utbildning för Nyckelpersoner hos utförare, t ex områdeschefer och samordnare. Målgruppen är personer som ansvarar för beställning, genomförandeplaner, besöks- och resursplanering på utförarsidan. (10 personer idag) Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.9 Grundutbildning för HSL. Målgruppen är sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter. (45 personer idag) 25/26
Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.10 Grundutbildning samt kompetensutbildning kring hur och varför man dokumenterar utifrån lagrum och praxis för omvårdnadspersonal. Målgruppen är vårdbiträden, undersköterskor och boendehandledare. (340 personer idag) Ange pris om leverantören håller i utbildningen för samtliga. Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.11 Grundutbildning samt kompetensutbildning kring hur och varför man dokumenterar utifrån lagrum och praxis för omvårdnadspersonal. Målgruppen är vårdbiträden, undersköterskor och boendehandledare. (340 personer idag). Ange pris om leverantören utbildar interna utbildare hos Vännäs kommun (ca 4 personer). Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.12 Ange pris för extra datamiljö utöver de två som ska erhållas. Pris ska anges för en (1) st. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. Prisfråga 1.13 Ange övriga årliga driftskostnader som tillkommer (om inga sådana kostnader tillkommer ange 0 kr). Pris ska anges för en (1) år. Anbudspris beräknas för 3 år. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll) levereras varan / tjänsten utan kostnad. 26/26