4.1. Propositioner till SSCO:s studentråd

Diskussionsärende 4.1. Propositioner till SSCO:s studentråd Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 4.1. Propositioner till SSCO:s studentråd Bakgrund Den 24 maj sammanträder Stockholms studentkårers centralorganisations (SSCO) studentråd, organisationens högsta beslutande organ. På mötet ska det beslutas om kommande verksamhetsårs budget, verksamhetsplan, eventuella förändringar i stadgan samt utses nya förtroendevalda, inklusive styrelse och presidium. Propositionerna till studentrådet har skickats ut till medlemskårerna. Dessa bifogas handlingarna. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

2016-04-19 SSCO:s studentråd 2016-05-24 Proposition. Budget 2016/2017. Årets budgetarbete har krävt ett ovanligt omfattande förarbete på grund av att SSCO står inför ekonomiska utmaningar och osäkerhet innevarande verksamhetsår men också flertalet verksamhetsår framöver. Anledningen till detta är för att SSCO och vårt bolag SSCO service AB, som ansvarar över driften av Studentpalatset, står inför kraftiga hyreshöjningar. Utifrån de intäktskällor som SSCO och SSCO service AB har idag klarar vi inte hyreshöjningarna om vi inte kostnadseffektiviserar och omorganiserar verksamheterna. SSCO:s styrelse har ägnat mycket tid åt utredningar och långa diskussioner, för att förstå hur allt hänger ihop: kopplingarna mellan SSCO och SSCO service AB, olika konsekvenser av avtalsförhandlingen kring Studentpalatset, ökade lokalkostnader, minskade medlemsintäkter m.m. Likaså har det varit nödvändigt med utredningar och konsekvensanalyser för SSCO:s hela organisation och verksamheter gällande arbetsbelastning, arbetsområden, arbetsuppgifter, avtal, bemanning och tjänstgöringsgrader. Budgetpropositionen 2016/2017 är ett steg längs vägen för att SSCO på sikt ska ha en hållbar ekonomi, där organisationen bär sina egna kostnader och har en budget i balans. Likaså har det varit styrelsens ambition att tillgodose att SSCO service AB bär sina egna kostnader. För att nå dit behöver SSCO en omställningsperiod, där vi under ett par år lägger minusbudgetar och strategiskt använder oss av det egna kapitalet, för att anpassa verksamheten efter de nya förutsättningarna. Till att börja med handlar det om att strategiskt minska kostnaderna och parallellt se över möjliga åtgärder för att öka intäkterna. Några övergripande punkter om budgetpropositionen Minskade intäkter 2016/2017 I budgeten 2016/2017 föreslår styrelsen att SSCO inte tar emot någon ersättning från SSCO service AB, för att bolaget ska kunna möta finansiärernas besparingskrav och hyreshöjningen. De uteblivna intäkterna för SSCO gäller lokalhyra, overheadkostnader/personal/administration samt mötesarvode för SSCO:s ägarrepresentant i SSCO service AB:s styrelse. (I budgeten för 2015/2016 var det sammanlagt ca 780 000 kr, varav ca 150 000 kr var overheadkostnader och 80 000 kr mötesarvode.) Styrelsen uppskattar att medlemskårerna kommer att ha något färre medlemmar nästa verksamhetsår. 2015/2016 budgeterade SSCO för 40 000 medlemmar, men utfallet blir ca 37 500 Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

medlemmar (á 14 kr/medlem). 2016/2017 budgeterar vi därför för 35 000 medlemmar, vilket innebär 70 000 kr mindre i budgeterade medlemsintäkter jämfört med 2015/2016. Medlemsavgiften föreslås dock vara oförändrad från 2015/2016. I budgeten för 2016/2017 föreslår styrelsen att SSCO inte budgeterar för att plocka ut eget kapital för att kunna finansiera den löpande verksamheten på SSCO. Styrelsen föreslår att det egna kapitalet bör användas för att finansiera investeringar, oförutsedda kostnader eller långsiktiga strategiska omställningsperioder. Därvid minskar intäkterna med ungefär 400 000 kr. Ökade kostnader 2016/2017 De signaler vi fått kring hyresförhandlingarna tyder på att SSCO kommer att få en stegrande hyresökning som totalt landar på 48 % inom loppet av 5 år. Hyreshöjning: 8 % 2015/2016 och troligtvis 8 % 2016/2017, 8 % 2017/2018, 8 % 2018/2019 och 8 % 2019/2020. SSCO behöver finansiera hela kostnaden för SSCO:s kansli. Lokalkostnader 2016/2017 beräknas vara ca 507 000 kr. SSCO behöver finansiera sina egna kostnader för kopiator, utskrifter, porto, städning, sophämtning, vaktbolag m.m. Lösningar inför 16/17 Minskade personalkostnader: ingen politisk sekreterare, ingen resursperson för Akademisk kvart och minskad arvoderingsgrad för övermarskalkarna (från 30 % till 25 %). Styrelsen föreslår studentrådet att arvodesnivåerna ligger kvar på 18 245 kr/månad för 100 % arvoderingsgrad. Arbeta för att få in etern hyresgäst som kan hyra SSCO:s kansli (hela eller delar). I budgeten ökar således intäkterna med 250 000 kr. Leta efter nya lokaler för SSCO:s kansli (andra rum i Studentpalatset eller etern lokallösning). Styrelsen har sett över SSCO:s avtal och kommer säga upp de avtal som inte är en nödvändighet för SSCO:s arbete. Minskat SSCO:s rörliga kostnader, t.e. mötesfika/mötesmiddag, kansligemensamma kostnader, kampanjer och medlemsträffar. Prioriterat om verksamheter som SSCO bedriver, t.e. föreslås att SSCOcktail inte arrangeras 2016/2017. Införa nya rutiner för att arbeta med budget och budgetuppföljning. Detta för att bättre kunna följa utfallet och även göra strategiska satsningar. Använda verksamhetsplanen 2016/2017 för att säkerställa att SSCO fortsätter att utreda och planera ekonomin samt arbeta med den framtida organisationen. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

I bifogat underlag finns propositionen för budget 2016/2017 (rambudget) och även uträkningseempel på innevarande års budget, föregående års budget samt föregående års utfall: I sammanställningen som heter Konton för normalisering finns en sammanställning kring de större förändringarna i intäkts-/kostnadskonton som träder i kraft 2016/2017. I rambudgeten som heter Budget och utfall tidigare år som redovisat finns en sammanställning på resultaträkningen samt budgeten för tidigare år. I rambudgeten som heter Budget och utfall tidigare år - justerat för SSCO service interna transaktioner samt finansiella intäkter som tagits i rörelsen finns samma intäkter/kostnader som tidigare år med tillkommande uträkningar kring hur rörelseresultatet/nettoresultatet hade sett ut om föregående år hade hyresökningar, ökade kostnader för kopiator, skrivare, bevakning och minskade intäkter från SSCO service AB. Det ger en överblick kring i vilken grad årets styrelse har kostnadseffektiviserat verksamheten samt varför tidigare års rörelseresultat/nettoresultat sett ut som det har gjort. Några kommentarer kring förändringar i respektive resultatenhet Resultatenhet 1 Ledning Styrelsen har valt att lägga fram som förslag till Studentrådet minskade kostnader i form av kansliinterna omkostnader, möteskostnader, kostnader för styrelsekonferenser och liknande. Resultatenhet 2 Lokaler Innehåller förändringar i form av uteblivna intäkter från SSCO service AB och ökade kostnader för lokalhyra, städning, sophämtning och bevakning. Intäkter för uthyrning av kansliets lokaler till etern part. Resultatenhet 3 Admin Innehåller förändringar i form av ökade kostnader för förbrukningsmaterial, kopiator och utskrifter då SSCO framgent behöver bära sina egna kostnader. Minskade kostnader för avtal har också justerats. Ingen aktieutdelning till SSCO. Resultatenhet 5 Politisk påverkan Innehåller förändringar i form av ingen politisk sekreterare nästa verksamhetsår samt nedskärningar i konton för politisk påverkan. Resultatenhet 6 SSSB Är oförändrad. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Resultatenhet 7 Andrahandsförmedling Innehåller förändringar kring avtal. Resultatenhet 9 Övermarksalksämbetet Innehåller förändringar i form av ökade intäkter för Valborgspubrundan samt inga budgeterade SSCOcktail 2016/2017. Resultatenhet 10 Nobel Allokerat vissa intäkter/utgifter till detta konto vilket gör att det skiljer sig något åt mellan åren. Ny budgetering för Nobellotteriet jämfört mot budget/utfall 15/16. Resultatenhet 11 SSCO service AB Uteblivna intäkter från SSCO service AB. Allokerat om totala personalkostnader för SSCO:s administrativa chef till resultatenhet 11. Styrelsen föreslår studentrådet att fastställa SSCO:s budget för 2016/2017 enligt bilaga. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Budget 16/17 Totala intäkter 2 855 300 Totala kostnader -3 574 867 Rörelseresultat -719 566,8 Finansiella intäkter 0 Nettoresultat -719 566,8 Proposition till studentrådet - Budget 2016/2017 Summainput Gemensamma funktioner Intäkter Kostnader Resultat RES1 Ledning 490 000-694 417-204 417 RES2 Lokaler 250 000-564 718-314 718 RES3 Administration 0-408 233-408 233 Politisk påverkan RES5 Politisk påverkan & studentmedverkan 0-65 000-65 000 Service RES6 SSSB 520 000-11 000 509 000 RES7 Andrahandsförmedling 621 000-528 833 92 167 RES9 Övermarskalksämbetet 185 000-207 230-22 230 RES10 Nobel 789 300-573 862 215 438 RES11 SSCO Service 0-521 574-521 574 Resultat 2 855 300,0-3 574 866,8-719 566,8

Konton för Normalisering Res Kontonamn Budget (14/15) Utfall Budget (15/16) Budget (16/17) Diff 15/16-16/17 3 3016 Hyresintäkter 53 600 46 751 53 000 0-53 000 11 3053 SSCO Service AB 712 800 849 515 779 800 0-779 800 2 3070 Hyresintäkter (övriga) 75 000 85 130 50 000 250 000 200 000 2 5060 Städning 0 0 0-38 000-38 000 2 5061 Sophämtning 0 0 0-6 000-6 000 3 6050 Försäljningsprovision 0-650 0 0 0 2 6370 Bevakning 0 0 0-14 500-14 500 3 5220 Kopiator - hyra kansli 0 0 0-34 050-34 050 3 5460 Förbrukningsmaterial 0 0 0-20 000-20 000 3 6110 Kontorsmaterial, tryck och kopiering -2 000-850 -2 000-7 000-5 000 3 8300 Ränteintäkt/aktieutdelning värdepapper 350 000 23 705 400 000 0-400 000 3 8320 Aktieutdelning 0 480 797 0 0 0 1 3011 Medlemsavgifter 644 000 603 379 560 000 490 000-70 000 Totalt -1 220 350,0 Budget och utfall tidigare år som redovisat Summainput Gemensamma funktioner Budget (14/15) Utfall Budget (15/16) Diff 15/16-16/17 RES1 Ledning -108 336-234 144-195 417-9 000 RES2 Lokaler 263 100 241 710 39 500-354 218 RES3 Administration -290 050-689 829-384 323-23 910 Politisk påverkan Politisk påverkan RES5 Politisk påverkan & studentmedverkan -639 959-468 235-404 720 339 720 Service Service RES6 SSSB 502 000 504 084 509 000 0 RES7 Andrahandsförmedling 114 710 109 664 44 204 47 963 RES9 Övermarskalksämbetet -65 894 36 657-12 416-9 814 RES10 Nobel 170 356 174 451 159 284 56 154 RES11 SSCO Service 55 178 74 375 65 089-586 662 0 Resultat 1 105,0-251 266,9-179 798,7-539 768,1 Budget och utfall tidigare år - justerat för SSCO service interna transaktioner samt finansiella intäkter som tagits i rörelsen Summainput Gemensamma funktioner Budget (14/15) Utfall Budget (15/16) Diff 15/16-16/17 1 Ledning -178 336-304 144-265 417 61 000 2 Lokaler 404 600 383 210 181 000-495 718 3 Administration -802 100-1 201 879-896 373 488 140 Politisk påverkan Politisk påverkan 5 Politisk påverkan & studentmedverkan -639 959-468 235-404 720 339 720 0 Service Service 6 SSSB 502 000 504 084 509 000 0 7 Andrahandsförmedling 114 710 109 664 44 204 47 963 9 Övermarskalksämbetet -65 894 36 657-12 416-9 814 10 Nobel 170 356 174 451 159 284 56 154 11 SSCO Service -724 622-705 425-714 711 193 138 Resultat -1 219 245,0-1 471 616,9-1 400 148,7 680 581,9

2016-04-19 SSCO:s studentråd 2016-05-24 Proposition. Verksamhetsplan 2016/2017. Styrelsen har i den verksamhetsplan som föreslås studentrådet tagit avstamp i gånga års verksamhet och utstakat de frågor och områden som är prioriterade för verksamhetsåret 16/17. Mål och åtaganden har identifierats och prioriterats inom SSCO:s tre kärnområden: politisk påverkan och studentmedverkan, service och organisation. Styrelsen har även valt att behålla avsnitt om löpande arbete under de tre kärnområdena, för att synliggöra mer av SSCO:s verksamhet. SSCO står inför stora utmaningar framöver med minskade intäkter och ökade kostnader. Det innebär att organisationen behöver utvecklas och anpassas utifrån de nya förutsättningarna. Styrelsen föreslår, genom budgetpropositionen, att minska bemanningen på SSCO:s kansli till verksamhetsåret 16/17. Det betyder att kansliets kapacitet minskar, vilket även bör återspeglas i verksamhetsplanen. Därför har styrelsen fokuserat på att ta fram en mindre omfattande verksamhetsplan jämfört med tidigare år. Hyresförhandlingen med Akademiska hus som inleddes 14/15 pågår fortfarande. Vi kan i dagsläget inte förutse eakt vad resultatet av hyresförhandlingen blir, men det vi vet är att SSCO service AB (SSCO:s bolag) står inför nya ekonomiska förutsättningar, eftersom lärosätena som ingår i samarbetet kring Studentpalatset vill se både minskade driftkostnader och att bolaget ska stå för de lokalhyreskostnader som följer med hyreshöjningen. Detta påverkar SSCO:s ekonomi, eftersom bolaget tidigare bidragit med intäkter till SSCO (bland annat lokalhyra och arvode för SSCO:s ägarrepresentant i bolagsstyrelsen). Då inga beslut om ny hyra eller lärosätenas framtida intentioner med Studentpalatset har fattats kan vi inte förutse hur stort arbetet med anpassning efter nya ekonomiska förutsättningar kommer att se ut. Därför finns åtaganden i verksamhetsplanen som öppnar för en fortsatt utredning av organisationens ekonomi och verksamhet. Det blir upp till styrelsen 16/17 att prioritera bland verksamhetsplanens mål utifrån eventuella nya förutsättningar. Verksamhetsplanen innehåller prioriteringar och riktade satsningar för verksamhetsåret, men den rymmer inte all verksamhet eller alla arbetsuppgifter som behöver utföras av styrelsen eller inom SSCO:s kansli. Styrelsens syn på verksamhetsplanen: Visionen är långsiktig. Målen kan vara fleråriga. Åtagandena är för 16/17. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Några utgångspunkter för styrelsens arbete Innehåll - behålla och bygga vidare på verksamhetsplanen 15/16 Skapa kontinuitet inom organisationen Behålla visionen samt beskrivande tet om kärnverksamheten Formulera åtaganden som styrelsen och SSCO:s kansli kan utveckla och konkretisera Omfattning och ändringar - anpassningar utifrån SSCO:s förutsättningar Minska antal mål och antal åtaganden, p.g.a. minskade resurser Några åtaganden har tagits bort och några har lagats till Några punkter under löpande arbete har tagits bort och några har lagts till Verksamhetsplanen är ett ramverk från studentrådet, som styrelsen i samråd med SSCO:s kansli konkretiserar och utvecklar, genom att: Formulera aktiviteter för att uppnå åtagandena Upprätta en tidsplan Fördela ansvar för de olika målen, åtagandena och aktiviteterna Löpande följa upp verksamhetsplanen Tabell. Jämförelse mellan VP 16/17 (proposition) och VP 15/16. VP 16/17 (proposition) VP 15/16 Politisk påverkan och studentmedverkan Löpande: 5 Mål: 2 Åtaganden: 6 Politisk påverkan och studentmedverkan Löpande: 6 Mål: 3 Åtaganden: 10 Service Löpande: 4 Mål: 3 Åtaganden: 5 Service Löpande: 4 Mål: 4 Åtaganden: 13 Organisation Löpande: 3 Mål: 2 Åtaganden: 6 Organisation Löpande: 2 Mål: 3 Åtaganden: 13 Totalt Löpande: 12 Mål: 7 Åtaganden: 17 Totalt Löpande: 12 Mål: 10 Åtaganden: 36 Löpande arbete förblir 12 punkter. Mål minskar från 10 till 7, d.v.s. ca 30 % färre mål. Åtaganden minskar från 36 till 17, d.v.s. ca 47 % färre åtaganden. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Den föreslagna verksamhetsplanen matchar väl den syn på organisationen som finns i styrelsen. Styrelsens bedömning är att propositionen har en lagom omfattning för vad kansliets resurser, i form av arbetstimmar och ekonomiska förutsättningar, ska klara av att arbeta med under kommande verksamhetsår. Styrelsen föreslår studentrådet att fastställa SSCO:s verksamhetsplan för 2016/2017 enligt bilaga. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

SSCO:s studentråd 2016-05-24 Proposition. Verksamhetsplan 16/17. SSCO:s vision Stockholm ska vara den ledande studentstaden i Sverige och en kunskapsregion i världsklass. Studenter ska tas tillvara som en självklar del av regionens kunskapskapital och de erkänns som en avgörande del för Stockholms utveckling och tillvät. Stockholm ska vara en attraktiv stad för studenter att söka sig till oavsett om de kommer från Stockholm, Sverige eller världen. SSCO ska vara den självklara rösten för Stockholms studenter gentemot beslutsfattare och andra intresseorganisationer i regionen. SSCO:s kärnverksamhet SSCO bedriver sin huvudsakliga verksamhet inom tre områden. Politisk påverkan och studentmedverkan SSCO ska representera Stockholmregionens studenter och medverka i de sammanhang och beslutsprocesser som är relevanta för Stockholmsstudenternas vardag och syftar till att utveckla Stockholm som kunskapsregion. SSCO arbetar för de gemensamma mål som Stockholms studenter sätter upp och samarbetar med de organisationer som delar målbild med SSCO. Service SSCO ska skapa service för SSCO:s medlemskårer såväl som service för Stockholmsregionens studenter. Serviceverksamheten sker med målet att underlätta och bidra till medlemskårernas verksamhet och för att göra Stockholm till ett mer attraktivt val för studenter. Organisation SSCO ska utföra en löpande utvärdering av kvaliteten på SSCO:s verksamhet och strävandet efter en långsiktigt hållbar och effektiv organisationsstruktur. Idag och i den närmaste framtiden har SSCO ett särskilt behov av fokus på organisationen och dess funktioner. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Målsättningar per verksamhetsområde 2016/2017 SSCO:s verksamhetsplan för 2016/2017 återkopplar till SSCO:s vision och kärnverksamhet. Under varje verksamhetsområde finns ett antal mål som organisationen ska sträva efter att uppnå under året. Varje verksamhetsområde inleds med en punktlista som berör SSCO:s löpande verksamhet inom respektive område som är kopplade till kärnverksamheten. Efter varje mål finns åtaganden som bör betraktas som tillvägagångssätt för att nå målet. Ett åtagande kan under året ändras eller strykas om de visar sig svåra att genomföra eller om andra åtaganden anses mer relevanta och effektiva för att nå målet. Politisk påverkan och studentmedverkan SSCO:s löpande arbete består av att: Följa upp de beslut om studentbostäder som har fattats och i samtal med relevanta aktörer arbeta för minska tiden från beslut till färdig bostad. Ha regelbunden kontakt med relevanta beslutsfattare och intresseorganisationer samt etablera nya kontakter med relevanta aktörer för att kunna skapa en starkare opinion. Presentera konkreta förslag som gagnar studenterna i Stockholmsregionen. Säkerställa SSCO:s position som en relevant aktör i olika regionala forum och utvecklingsprocesser. Kontinuerligt utveckla SSCO:s åsikter och politiska ståndpunkter. SSCO:s mål under verksamhetsåret 16/17: Arbeta för ett ökat byggande av bostäder för Stockholms studenter med målet att en student ska kunna fa sin bostadssituation löst under sin första termin. Genom att - Tala om behovet av antal bostäder för studenter, hur studenter vill bo och vilka typer av bostäder som behövs. - Bevaka framtagandet av RUFS 2050 (Regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen). - Delta i arbetet med Studentbostadsåret 2017. - Verka för fortsatt samordning mellan relevanta aktörer i frågan om bostäder för studenter. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Arbeta för att Stockholms studenter har förutsättningar att känna sig socialt, fysiskt och psykiskt trygga under sin studietid. Genom att - Utveckla SSCO:s åsikter och politiska ståndpunkter om studenters hälsa. - Använda resultatet från Student i Stockholm för att lyfta betydelsen av trygg studietid för studenter. Service SSCO:s löpande arbete består av att: Utveckla och tillgängliggöra information om SSCO:s verksamheter till medlemskårerna. Uppmuntra till en ökad samverkan och samarbeten mellan medlemskårerna. Tillhandahålla andrahandsförmedlingen Akademisk kvart. Se till att SSCO tillgodoser efterfrågad service av medlemskårerna, i form av nätverk och forum. SSCO:s mål under verksamhetsåret 16/17: Öka samverkan mellan SSCO:s medlemskårer och deras aktiva för större kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Genom att - I dialog med medlemskårerna arrangera tematiska medlemsträffar, nätverk och/eller andra aktiviteter. Utveckla övermarskalksämbetet och dess projekt. Genom att - Fortsätta arbetet med att hitta längre samarbetsavtal och öka intäkterna. - Utveckla webbsidan för Nobellotteriet. Arbeta för att Akademisk kvart ska vara en konkurrenskraftig etablerad andrahandsförmedling för studenterna i Stockholm. Genom att - Öka antalet andrahandsförmedlingar med över 20 %. - Utreda möjligheten att göra Akademisk kvart fristående från SSCO:s kärnverksamhet Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Organisation SSCO:s löpande arbete består av att: Genomföra en strukturerad och prioriterad överlämningsperiod för hela kansliet med innehåll av enskilda utbildningar för förtroendevalda. Utveckla samarbeten och annan verksamhet som ger intäkter på såväl lång som kort sikt. Arbeta med strukturerad verksamhetsuppföljning och verksamhetsrapportering såväl till studentrådet och styrelsen som inom kansliet. SSCO:s mål under verksamhetsåret 16/17: Utveckla SSCO:s medlemskårers förutsättningar för inflytande över SSCO. Genom att - Utveckla formen för studentrådet för att få medlemskårerna mer delaktiga i besluten som fattas på studentrådet. - Upprätta en arbetsordning för valberedningen. - Förtydliga nomineringsrätten och hur kandidater kan nomineras till uppdrag som SSCO utlyser. Förbättra SSCO:s struktur och verksamhet. Genom att - Utifrån SSCO:s ekonomiska situation, utvärdera och skapa en plan för en verksamhet i långsiktig ekonomisk stabilitet. - Fortsätta omstruktureringen av organisationen och utreda hur organisationens tjänster och arvoderingar kan utformas på bästa sätt. - Följa upp verksamhetsutvecklingen inom SSCO service AB. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

2016-04-19 SSCO:s studentråd 2016-05-24 Proposition. Stadgeändring av Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd Styrelsen föreslår att studentrådet fattar beslut om en stadgeändring i dokumentet Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd. Ändringen gäller att byta ut ordet presidieledamot till SSCOrepresentant, för att göra skrivelsen i stadgan mer fleibel och ta bort en låsning som bara återfinns i ett av styrdokumenten som reglerar arbetet med Bostadsdelegationen (BD) och Besvärsnämnden (BN). SSCO står inför flera ekonomiska och organisatoriska utmaningar, vilket kommer att kräva förändringar inom organisationen. Att arbeta med BD och BN har tillfallit SSCO:s vice ordförande och det är troligt att det ansvaret tillfaller vice ordförande även 16/17. Däremot kan en stadgeändring öppna upp för andra lösningar i framtiden. Att redan nu inleda en stadgerevidering anser styrelsen är en proaktiv åtgärd, som kan underlätta eventuella justeringar av ansvar och arbetsbelastning inom SSCO:s kansli. Viktigt att påpeka är dock att en stadgeändring ej förpliktar förändring, men det gör det teoretiskt möjligt att förändra ansvarsdelningen inom SSCO i framtiden. Följande styrdokument reglerar arbetet i Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden: SSCO:s stadgar Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd Stockholms studentkårers centralorganisation stadgesamling: Stadga för tilldelning och innehav av studentbostad Avtalet mellan SSSB och SSCO rörande arbetet med Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden Styrelsen har sett över i vilka styrdokument den så kallade presidieledamotens roll regleras i arbetet och det regleras enbart i Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd. I övriga stadgedokument finns ingen sådan reglering. I avtalet med SSSB finns det inte heller reglerat, utan avtalet refererar till SSCO:s stadgar och styrdokument. Efter att ha gjort efterforskningarna ser styrelsen att vice ordförandes roll som ordförande i BD och föredragande i BN inte är avgörande för att bedriva arbetet, utan det arbetet skulle kunna utföras av någon annan person som SSCO utser. Om SSCO i framtiden väljer att flytta ansvaret från vice ordförande till en annan SSCO-representant fordrar det naturligtvis även en nära dialog med SSSB. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Vid stadgerevidering krävs följande enligt SSCO:s stadgar ( 11 Stadgeändring): Förslag till ändring av stadgan kan väckas av medlemskår, ledamot av Studentrådet eller ledamot av styrelsen och sker genom skriftlig motion till studentrådet. Styrelsen ska yttra sig över förslaget. Förslag till stadgeändring kan även väckas av styrelsen genom proposition till studentrådet. Förslag till stadgeändring behandlas på det närmast följande ordinarie studentrådssammanträde där det stadgeenligt kan upptas. För ändring av stadgan krävs att beslut om detta fattas med tre fjärdedelars majoritet vid två på varandra följande studentrådssammanträden, hållna med minst två månaders mellanrum. Styrelsens förslag på stadgeändringar finns markerade i bifogad Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd : Blå tet - förslag på nya formuleringar för stadgan Röd tet - förslag på tet att stryka i stadgan Styrelsen föreslår studentrådet att godkänna första läsningen av stadgeändring i Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd, enligt bilaga. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Antagen av SSCO:s studentråd första läsningen 2013-05-13 Antagen av SSCO:s studentråd andra läsningen 2013-11-25 Gällande från 2013-11-25 Uppdaterad med studentrådets ändringar 2015-08-06 Stadga för SSCO:s Bostadsdelegation och Besvärsnämnd 1. Bostadsdelegationen 1.1 Uppgifter Bostadsdelegationen behandlar ärenden rörande ansökningar inkomna till Bostadsdelegationen om studentbostad och boende i studentbostad i enlighet med föreskrifterna i stadgan för tilldelning och innehav av studentbostad samt av styrelsen beslutade kompletterande instruktioner och beslutar självständigt i dessa ärenden. Bostadsdelegationen är första instans i dessa ärenden 1.2 Sammansättning Bostadsdelegationen består av se ledamöter; en SSCO-representant utsedd av styrelsen presidieledamot från SSCO och fem av styrelsen utsedda ledamöter, av vilka en utses på förslag av hyresgästerna. SSCOrepresentanten Presidieledamoten är delegationens ordförande. SSCO-representant Presidieledamot och ledamot utsedd på förslag av hyresgästerna utses för ett år, övriga ledamöter utses för två år. 1.3 Sammanträden Bostadsdelegationen sammanträder på kallelse av SSCO-representantenen presidieledamoten så ofta som verksamheten fordrar. Kallelse skall utgå senast tio dagar före sammanträde. Om SSCO-representanten presidieledamoten är förhindrad väljer Bostadsdelegationen inom sig en ordförande för sammanträdet. 1.4 Beslut Bostadsdelegationen har rätt att fatta beslut då minst två ledamöter är närvarande. Beslut som innebär avslag av anförda besvär skall innehålla de skäl som bestämt utgången. Vinner ingen mening delegationens majoritet gäller den för klaganden mest förmånliga meningen som Bostadsdelegationens beslut. I brådskande ärende som inte tål uppskov äger Bostadsdelegationens ordförande rätt att fatta ordförandebeslut i Bostadsdelegationens ställe Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

1.5 Protokoll Vid Bostadsdelegationens sammanträden förs beslutsprotokoll, som justeras av ordföranden. Protokollet skall färdigställas inom en vecka från sammanträdet och i justerat skick finnas tillgängligt på SSSB:s kansli inom två veckor från sammanträdet. 2. Besvärsnämnden 2.1 Uppgifter Besvärsnämnden behandlar ärenden rörande ansökningar inkomna till Besvärsnämnden om studentbostad och boende i studentbostad i enlighet med föreskrifterna i stadgan för tilldelning och innehav av studentbostad samt av styrelsen beslutade kompletterande instruktioner och beslutar självständigt i dessa ärenden. Besvärsnämnden är den andra instansen i dessa ärenden och behandlar bara ärenden i vilka Bostadsdelegationens beslut har överklagats. 2.2 Sammansättning Besvärsnämnden består av sju ledamöter som utses av styrelsen. Ledamot av Besvärsnämnden får ej vara ledamot av Bostadsdelegationen. En ledamot utses på förslag av hyresgästerna. Besvärsnämnden utser ordförande bland sina ledamöter. Mandattiden för samtliga ledamöter är två år. SSCO-representanten Presidieledamoten från SSCO är föredragande för Besvärsnämnden. 2.3 Sammanträden Besvärsnämnden sammanträder på kallelse av föredragande från SSCO så ofta som verksamheten fordrar. Kallelse skall utgå senast tio dagar före sammanträde. 2.4 Beslut Besvärsnämnden har rätt att fatta beslut då minst tre ledamöter är närvarande. Ledamot som deltar i den slutliga handläggningen av ett ärende är skyldig att även delta i avgörandet. Beslut som innebär avslag av anförda besvär skall innehålla de skäl som bestämt utgången. Vinner ingen mening majoritet gäller den för klaganden mest förmånliga meningen som Besvärsnämndens beslut. I brådskande ärende som inte tål uppskov äger Besvärsnämndens ordförande rätt att fatta ordförandebeslut i Besvärsnämndens ställe. 2.5 Protokoll Vid Besvärsnämndens sammanträden förs beslutsprotokoll som justeras av ordföranden. Protokollet skall färdigställas inom en vecka från sammanträdet och i justerat skick finnas tillgängligt på SSCO:s kansli Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

inom två veckor från sammanträdet. Har ledamot som deltagit i beslutet och kommit att tillhöra minoriteten anmält avvikande mening skall detta särskilt föras till protokollet. 3. Sekretess Sekretess gäller inom Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Ledamot av Bostadsdelegationen eller Besvärsnämnden måste särskilt underteckna en sekretessförbindelse för att få del av sekretessbelagd uppgift. Beslutsprotokoll i Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden skall föras så att sekretessen icke röjs och skall endast vara tillgängliga för ledamöterna samt personal inom SSSB som har att verkställa besluten. Postadress: Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Bo 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 www.ssco.se

Diskussionsärende 4.2. Susfab AB Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 4.2. Susfab AB Bakgrund Kårens bolag Susfab AB har använts som förvaltningsbolag och för att arrangera SNNC vart fjärde år (Students Nobel NightCap, efterfesten till Nobel). Bolagsstatusen har tillåtit kåren dels att hålla transaktionerna för SNNC skiljda från övrig verksamhet, dels undvika moms. I eftersvallet från SNNC har SNNC-generalerna samt Susfabs styrelse granskat det ekonomiska utfallet för SNNC samt bolagets ekonomi i sin helhet. Susfabs nuvarande styrelse anser sig ha funnit mycket beklämmande uppgifter angående tidigare års hantering av bolaget, såsom presenterades på föregående styrelsemöte. Man anser vidare bolagets ekonomiska läge vara sådant att man i första hand efterfrågar en efterskänkning av SUS:s lån till bolaget för att lösa akuta problem, och på lite längre sikt anser man en likvidering av bolaget det bästa alternativet. Ordförande för Susfab AB:s sammanställning av det ekonomiska läget samt begäran bifogas handlingarna. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Sammanställning ekonomi Susfab AB/SNNC 2015-16 Nedan följer en översikt över resultatet för SNNC Budget Utfall Delta Avvikelse % Attache - SEK - SEK 0 SEK Säkerhet 65,000 SEK - 104,434 SEK -39,434 SEK 161% Byggdekor 180,000 SEK - 275,471 SEK -95,471 SEK 153% IT 15,000 SEK - 9,038 SEK 5,962 SEK 60% Tryck 50,000 SEK - 43,700 SEK 6,300 SEK 87% Mat/dryck 380,000 SEK - 435,519 SEK -55,519 SEK 115% Logistik 90,000 SEK - 110,316 SEK -20,316 SEK 123% HR 20,000 SEK - 17,789 SEK 2,211 SEK 89% Spons 15,000 SEK - 2,204 SEK 12,796 SEK 15% Underhållning 95,500 SEK - 91,831 SEK 3,669 SEK 96% Ekonomi - SEK - 486 SEK -486 SEK Ljudljus 110,000 SEK - 105,000 SEK 5,000 SEK 95% Övrigt 105,000 SEK - 44,254 SEK 60,746 SEK 42% Moms - SEK - 80,123 SEK -80,123 SEK 1,125,500 SEK - 1,320,166 SEK - 194,666 SEK Som framgår är det vissa poster som skenat iväg, främst byggdekor och mat & dryck. Analysen som generalerna gör är att man inte följt upp de enskilda posterna och de som varit ansvariga inte haft koll på sina utgifter. Ett problem med NNC är att kostnaderna kommer med en förhållandevis kort intervall, så det är svårt att ha en översikt om man inte dagligen följer upp. Meningen var att varje ansvarige för budgetposten skulle hålla uppsikt, något som tydligen inte följts fullt ut. Idag ser det ekonomiska läget för Susfab ut på följande sätt: Kommentar Ut In Kreditfakturor Printees Spons 28,988 SEK Aladdin Matdryck 1,690 SEK Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

SU-Butiken Logistik, Fakturan saknas 860 SEK Obetalda fakturor Nice Swedish Touch Nobelstiftelsen Oysterbar Matdryck - 40,000 SEK Design Gymnasiet Underhållning - 10,000 SEK Design Gymnasiet Byggdekor - 10,000 SEK Hörs Matdryck - 12,461 SEK 25,000 SEK 39,375 SEK 19,530 SEK Lån SUS - 100,000 SEK TOTALT - 172,461 SEK 115,443 SEK Utöver lånet till SUS på 100kkr har vi alltså kostnader på ca 72,500kr, samt ej indrivna fakturor på115000kr. Därtill har vi precis fått beslut av skatteverket om återbetalning av moms på 93000 kr. Sammantaget så ser det ut som om bolaget kan klara sig om SUS efterskänker lånet på 100 000 kr. Jag vill därför be SUS att hjälpa oss driva in de kvarvarande fakturorna då jag är själv och gör detta utöver ett ganska hektiskt heltidsjobb är min förmåga att jaga personer ytterst begränsad. Det finns även fakturor från förra NNC som eventuellt kan drivas in, men det är oklar om dessa överhuvudtaget fakturerats kunden (jag saknar ju böckerna för de åren). När vi tagit hand om de akuta ärendena så vill jag även att vi ses och diskuterar om vi inte ska avveckla bolaget. Hrafn Steiner Styrelseordförande Susfab AB 2 (2)

Beslutsärende 5.1. Val av delegater till SSCO:s studentråd Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 5.1. Val av delegater till SSCO:s studentråd Bakgrund Den 24 maj sammanträder Stockholms studentkårers centralorganisations (SSCO) studentråd, organisationens högsta beslutande organ. På mötet ska det beslutas om kommande verksamhetsårs budget, verksamhetsplan, eventuella förändringar i stadgan samt utses nya förtroendevalda, inklusive styrelse och presidialer. Som medlemskår i SSCO äger SUS rätt att utse högst två ordinarie studentrådsledamöter samt två suppleanter att företräda SUS på studentrådet. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.2. Tilläggsavtal Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 5.2. Tilläggsavtal Bakgrund SUS finansieras till största delen genom anslag från Stockholms universitet. Detta anslag ges i nuläget på en treårsperiod genom ett äskande, där vi specificerar vilken verksamhet vi önskar medel för att kunna bedriva. Under verksamhetsåret har presidiet arbetat intensivt med att få tillstånd ett nytt treårigt avtal, då det gamla löper ut sista juni i år. Nu har universitetet beslutat att utreda de olika stöden som går till studentverksamhet från universitetet i syfte att få till ett mer transparant och överblickbart system. Denna utredning pågår men förväntas inte bli klar förrän till hösten. I väntan därpå föreslår universitetet ett tilläggsavtal som i praktiken innebär en förlängning av gällande avtal med oförändrade villkor året ut. För SUS verksamhet vore det besvärligt med ett avtal som löper ut i mitten av verksamhetsåret. En förlängning på ett år vore därför att föredra. Presidiet har framfört detta till universitetsledningen och kommer att diskutera frågan med rektor och förvaltningschef under i början av veckan. Presidiet hoppas därefter kunna återkomma till styrelsemötet med klart besked. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.3. Samarbetet med HÖRS Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 5.3. Samarbetet med HÖRS Bakgrund Med början från och med förra terminen har SUS haft ett samarbete med kårens bolag Högskolerestauranger AB (HÖRS). Vid tecknande av kårmedlemskap för 120 kr har den enskilda medlemmen erbjudits ett kundkort hos HÖRS laddat med 130 kr. SUS var under intrycket att HÖRS stod för kostnaderna för detta samarbete, för att marknadsföra sig själva och locka kunder. Det har nu framkommit att HÖRS tvärtom förväntat sig att kåren ska stå för kostnaden. Något skriftligt avtal som reglerar samarbetet har inte stått att finna. Kostnaden för erbjudandet uppgår till 1,2 miljoner kr. SUS revisor föreslår att kostnaden dras av en sedan tidigare ackumulerad skuld på 4 miljoner kr HÖRS har till kåren. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att kostnaden på 1,2 miljoner kr för samarbetet med Högskolerestauranger AB dras av bolagets skuld till kåren Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.4. IT-system Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 5.4 IT-system Bakgrund Till styrelsen har vid flera tillfällen tidigare rapporterats om arbetet med upphandlandet av ett nytt IT-system. Vid förra rapporttillfället hade verksamhetens arbetsgrupp kommit fram till att det kvarstod två alternativ. En upphandling med Canon och Ecanto, vilket ur ett rent verksamhetsperspektiv framstod som mest fördelaktigt, eller ett avtal med SU-IT vilket vore betydligt kostnadsvänligare men gällande vilket det kvarstod många frågeställningar. Efter ytterligare diskussioner med SU-IT har arbetsgruppen under ledning av verksamhetschef nu landat i att rekommendera ett samarbete med SU-IT. De utestående tekniska frågorna har kunnat besvaras tillfredställande. SUS kommer att behöva arbeta med eterna aktörer på ett antal områden, men den lägre kostnaden bedöms uppväga detta. I förslaget ingår även att SUS genom SU-IT köper in 11 stycken nya SUA-datorer. Dels är det tekniskt nödvändigt, dels föreligger oavsett ett stort behov av en uppdatering av SUS befintliga hårdvara. En preliminär sammanställning av kostnaderna bifogas handlingarna. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att godkänna att SUS tecknar avtal med SU-IT för ett nytt IT-system samt hårdvara, enligt ovan samt bifogat kostnadsförslag Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Sammanfattning kostnadsförslag SU IT (årsbasis) Vad Pris per styck Antal Kostnad Anmärkning SUA användare* 8454 10 84540 Common access (1TB)** 12000 1 12000 Printserver (befintlig print-leverantör Canon) 12 öre/utskrift 80000 9600 Estimerat nr Bärbar dator 14", HP EliteBook 840 G2 570 kr/mån 11 75240 Marval ärendehanteringsystem 340 kr/mån 3 12240 Totalsumma 193620 e moms 242025 ink moms Tillkommer gör projektkostnader (migrering, uppsättning av printserver, common access,etc. * SUS har 45 användare totalt 10 tjänstemän & 35 förtroendevalda (studenter = gratis). ** Möjliggör tillgång till gemensam filarea för icke SUA-datorer som finns inom SUS nätverk på arbetsplatsen. Utestående kostnader som ska lösas, dock ej hos SU IT: Drift av befintligt hårdvara (Etern Okänd) Server och drift av VISMA (Etern Okänd) Toners (Canon), papper (SU-butiken), hyra av skrivare (Canon)

Beslutsärende 5.5. Ny SUS-webb Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-05-04 5.5. Ny SUS-webb Bakgrund SUS webbsida är föråldrad och i behov av förnyelse ur flera perspektiv. Kommunikationsenheten har därför arbetat med framtagandet av en ny webbsida. Bifogat finns deras bakgrundsbeskrivning samt förslag på samarbete med Anna Arodén i rollen som etern konsult. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att godkänna fortsatt arbete med framtagande av ny webbsida enligt offert Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ny SUS-webb 2016 Bakgrund SUS nuvarande webbplats är gammal och säkerhetsuppdateringar görs inte längre. Det är bara en tidsfråga innan den kraschar och organisationen står utan webbplats. Studentkåren är i ett desperat läge där, om inget görs nu, vi kan stå utan webbplats i samband med terminsstarten HT2016. Vår webbplats har av ekonomiska skäl bortprioriterats under ett antal år och nu har vi kommit till ett läge då den inte går att rädda. Byrån som hostar webben har sagt upp vårt avtal och meddelat att de inte längre kan ta ansvar för den från och med september 2016. Från och med maj 2016 går priset för hosting av webb upp med 300 procent (från en månadskostnad på 1 500 kronor till 4 500 kronor + moms), detta på grund av att det krävs manuell handpåläggning för att hålla den flytande. Metod En förstudie har gjorts av kommunikationsenheten, där olika lösningar gåtts igenom och offerter har tagits in från eterna leverantörer. Kommunikationsenheten har tagit fram en kravspecifikation där olika funktioner viktats och rangordnats. Se bilaga. Förslag Den lösning som kommunikationsenheten vill jobba vidare med och skrivit detta förslag utifrån bygger på publiceringsverktyget (CMS:et) SquareSpace. I förslaget ingår även att den nya webbplatsen ska tas fram med hjälp av en etern konsult, Anna Arodén, som i dag även är förtroendevald på deltid på SUS. Det finns två huvudsakliga argument för detta förslag. Det är dels det billigaste alternativet för både utveckling och drift av en webbplats som matchar SUS behov och dels bygger förslaget på ett CMS som kan vidareutvecklas internt i framtiden. Leverantören av systemet SquareSpace kommer också att hosta den nya webbplatsen och det ser vi som en stor fördel t.e. när det kommer till framtida supportärenden, då allt är samlat hos en enda leverantör. Vi har fått ett kostnadsförslag för utvecklandet av ny webbplats på 43 200 kronor (se bifogad offert). Den bygger på att konsulten lägger ner ett visst antal timmar (96 h) på utvecklingen samt att kommunikationsansvarig också lägger ner ett antal timmar på projektet. Estimatet av tid är beräknat inklusive ett antal bufferttimmar för att täcka eventuella problem som kan uppstå under projektet, som gör att det Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

drar ut på tiden. Eventuell tid som konsulten kommer att lägga på projektet utöver dessa debiteras med 450 kronor i timmen. Kostnad för hosting för detta förslag kommer att ligga på 300-500 kronor + moms per månad (att jämföra med nuvarande kostnad på 4 500 kronor + moms i månaden). Med bakgrund i ovanstående föreslår kommunikationsansvarig att: styrelsen godkänner att kommunikationsenheten driver projektet Ny SUSwebb 2016 tillsammans med etern konsult, Anna Arodén, utifrån ovan beskrivna förutsättningar styrelsen avsätter pengar för projektet Ny SUS-webb 2016 enligt specifikation i bilaga 2 (2)

Funktionella VIKTIG ÖNSVÄRD FAKULTIV Bli medlemssida Annonser för jobb och andra uppdrag Info om studerande med barn (Genväg) Kontaktuppgifter till medarbetare Doktorand Genväg (Info och stöd + FAQ) Information om ombuden och stöd Lärarstudent info (genväg) Info till föreingar och råd Listor över råd och föreningar Samanfattande sidor på engelska Kallender På gång! (Aktiviteter) Nyheter Kårvalet Sida om styelsen Sida om fullmäktige Lägga upp dokument Förmåner Beskivning SEO Camouskortet info och medlemsvillkor Marknadsföringsyta Karusellen? Automatiserade tidsinlägg? Ansökning (bidrag) Formulär Redistrera förening Formulär Registrera råd Formulär Boka lokaler Formulär Information om ombuden (Egna sidor) FAQ Kampanjsidor inkl. undersidor (Kårval, luciabal)? Blogg (Svenska) Blogg (Engelska) Kontaktformulär Sökfunktion i header? Presssläpp

Icke funktionella VIKTIG ÖNSVÄRD FAKULTIV Våra Fonter Tillgänglighet Rätt Färger Användbarhet Drop-down meny

Arodén Design Offert Hasselquistvägen 9 Offert nummer 3 12146 Johanneshov Datum 2016-04-20 073-610 24 56 annaaroden@gmail.com TILL Ida Andresson Stockholms Universitets Studentkår TJÄNST BESKRIVNING TIDSÅTGÅNG (Timmar) PRIS (450kr/h) Design och framtagning av ny hemsida och plannering Design och framtagning av SUS nya webb i editorn Squarespace. Inkl. User eperience design och interaktionsdesign. 91,0 40 950 kr Utbildning Utbildning för användare av hemsidan. 5,0 2 250 kr Totalt 96,0 43 200 kr Pris ekl. moms. Övrig info: Tiden är estimerad, om projektet går över tiden kommer timmar att debiteras med 450kr/timme Anna Arodén Arodén Design Org.nr: 880412-1609 073 610 24 56 Innehar F-skattsedel Hasselquistvägen 9, 121 46 Johanneshov annaaroden@gmail.com

Beslutsärende 5.6. Tillsättningen av förtroendevalda Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 24 2016-04-27 5.6. Tillsättningen av förtroendevalda Bakgrund Vid förra styrelsemötet presenterades ett förslag på förändring av tillsättningen av förtroendevalda, som i korthet går ut på att en del förtroendevalda skulle börja till höstterminen, som i nuläget alla gör, men att ett antal skulle börja sitt år till vårterminen. Detta för ökad kontinuitet och kunskapsinlagring i organisationens arbete. I en övergångsfas skulle ett antal förtroendevalda väljas på endast ett halvår. Styrelsen var positivt inställd till förslaget när det presenterades vid förra styrelsemötet. Presidiet samt verksamhetschef har därför beslutat att man önskar gå vidare med förslaget och siktar på att realisera det redan till nästa termin. Verksamhetschefs förslag bifogas handlingarna som bilaga 5.6.1. Notera dock att beslut om förtroendeuppdrag för nästkommande termin fattas av nästa styrelse, även om rekryteringsprocessen påbörjas under nuvarande styrelses mandatperiod. Styrelsen ombes endast ta ställning till den strategiska omläggning i rekryteringsarbetet detta förfarande skulle innebära styrelsen äger inte rätt att fatta de slutgiltiga besluten om tillsättningen av nästkommande verksamhetsårs förtroendevalda. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att godkänna att rekryteringsprocessen fortskrider med målet att förändra förtroendevaldas rekryteringsintervall enligt förslag ovan samt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefa +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Förslag på förändringar i tillsättningen av förtroendevalda. Med anledning av den utredning som organisationsutvecklingsprojektet presenterade där bristande kunskapsinlagring pekades ut som den enskilt största utmaningen för SUS, lägger verksamhetschef ett förslag till styrelsen om förändrat rekryteringsintervall för vissa förtroendeposter inom organisationen. Sytet är att bidra till en ökad kunskapsinlagring och överföring genom överlappande förtroendeuppdrag mellan olika verksamhetsår. Modellen är inspirerad från THS upplägg för förtroendevalda. Förslaget skulle innebära att vissa förtroendeuppdrag för HT-16 endast skulle omfatta 6 månader initialt, för att justering mot det förändrade rekryteringsintervallet ska kunna äga rum. För uppdrag som inleds i januari som endast omfattar 10,5 månader föreslås juli månad och de två första veckorna i augusti som "ledig utan ersättning", med undantag för reportern, se förslag nedan. För uppdrag som omfattar 11 månader föreslås juli månad som "ledig utan ersättning". För uppdrag som omfattar 12 månader sker ingen åtgärd. Uppdrag Omfattning Antal månader Arbetade månader idag Föreslagen förändring Motivering till förändring? OPL 2:e vice studentinflytande 100% 12 juli-juni 2:e vice student och medlems 100% 12 juli-juni Ledningssekreterare 100% 12 juli-juni Jan-Dec Jobbar nära presidiet och verksamhetschef, vilket kan bidra till att inskolning för nya presidium och OPL kan underlättas när presidium och OPL tillträder under sommaren. Politisk sekreterare 50% 12 juli-juni Studiebevakningsenheten Stub HUM 100% 10,5 aug-juni Stub SAM 100% 10,5 aug-juni Jan-Dec Bidrar till att öka kunskapsinlagringen i organisationen. Kan vägleda nya FV på hösten. Stub Nat 100% 10,5 aug-juni Stub Jur-Ek-psy 50% 10,5 aug-juni Jan-Dec Bidrar till att öka kunskapsinlagringen i organisationen. Kan vägleda nya FV på hösten. Stub LÄR 50-100% 10,5 aug-juni Stub Samordnare 100% 10,5 aug-juni Jan-Dec Bidrar till att öka kunskapsinlagringen i organisationen. Kan vägleda nya FV på hösten. Påverkansenheten Samord. lika villkorsfrågor 100% 10,5 aug-juni Samord. Studiemiljö 100% 10,5 aug-juni