STOCKHOLMS STADSARKIV Att värdera och gallra information i stockholms stad
Att värdera och gallra information i stockholms stad Version 1, 2009 Författare: Martin Ståhl
Innehållsförteckning inledning...1 Det mesta ska gallras...1 Därför ska rätt information finnas kvar...2 Därför gallras information...2 Gallring - förstöra information...2 Gallring kan ske på olika sätt...2 Överföring till annat medium...3 Vissa handlingar får rensas...3 Rensningen ska göras innan ärendet avslutats...4 Inkomna handlingar är allmänna handlingar...4 Det finns olika typer av gallringsbestämmelser...4 Tvingande gallringsbestämmelser...4 Bestämmelser om kortaste tid en handlingar ska bevaras...5 Stadsarkivets gallringsbeslut...5 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse...5 Gallringsfrist ät den tid som handlingen ska sparas...6 Gallras vid inaktualitet - inte i system...6 Värdera informationen så här...6 Därför värderas informationen...6 Värdera i ett tidigt skede...7 Samla allsidig kompetens i gruppen...7 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar...7 Kartlägg verksamhetens processer...7 Så här värderas digital information...7
Innehållsförteckning Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan...8 Ange tydlig vad som ska gallras...9 Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet... 9 Ange när informationen ska gallras...9 Undersök möjligheten att frysa information... 10 Motivera varför informationen kan gallras...10 Remiss - intern och extern...11 De olika stegen i en informationsvärdering...12 När Gallringsbeslut har fattats...12 Praktisk hantering...12 Säkerställ att information inte skrivs över eller raderas...13 Ompröva tidigare gallringsbeslut...13 Information kan förstöras på olika sätt...13 Planera gallringen...14 Så här utförs gallringen...14 De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning... 14 Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras... 14 Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda... 14 Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer... 15 Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert...15 Gallringsbar information ska redovisas...15 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat...15 Frågor om värdering och gallring...16 Bilaga 1...17 Bilaga 2...19 Bilaga 3...24 Bilaga 4...29
Inledning En kostnadseffektiv informationsförsörjning i Stockholms stad inbegriper att aktivt ta ställning till och värdera informationens betydelse för framtiden. Vilken information ska bevaras och vilken ska gallras? Om vi för all framtid skulle bevara all information som skapas i förvaltningarnas, bolagens och stiftelsernas verksamhet, skulle det bli en oöverskådlig mängd. Kostnaderna för detta skulle bli höga. Att gallra innebär att förstöra information, så att den inte längre finns kvar. Gallring måste därför bygga på medvetna beslut. Den måste vara genomtänkt så att rätt information finns kvar så länge det finns behov av den. Denna vägledning ska orientera läsaren i regelverket kring värdering och gallring och ge råd om praktisk hantering av information som ska gallras. I vägledningen ges information om bl.a. följande: Vad olika begrepp som berör gallring betyder Vilka olika typer av gallringsbestämmelser som finns Hur man genomför en informationsvärdering Hur man utformar en gallringsframställan Hur man planerar och utför gallring Hur man hanterar gallringsbara handlingar Utgångspunkten är i möjligaste mån medieoberoende. Det är informationen, i form av allmänna handlingar, som står i centrum. Pappershandlingar avser i vägledningen samtliga icke-digitala handlingar, dvs. alla analoga handlingar. Denna vägledning bygger på och ersätter två tidigare vägledningar, Att värdera digital information i Stockholms stad och Att gallra i Stockholms stad. Vägledningen riktar sig i första hand till dig som är arkiv- och dokumenthanteringsverksam i Stockholms stad. Här används begreppet förvaltning för stadens myndigheter. Detta begrepp omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser. det mesta ska gallras De viktigaste delarna av förvaltningarnas handlingar ska bevaras för eftervärlden. Med bevarande menas för all framtid. För att göra bevarandet För att bevara digital information, se våra vägledningar Att bevara digital information i Stockholms stad respektive Att leverera digital information till Stadsarkivet. 1
möjligt behöver man vidta åtgärder. Mycket information har betydelse endast på kort sikt och kan gallras när den inte längre är relevant. Verksamheten kan behöva information under en viss tid för att t.ex. kunna styrka sina rättigheter i en bevissituation eller för att kunna genomföra revision eller annan kontroll. Den kan också behövas för att kunna styrka någons rättigheter eller skyldigheter. Ibland finns det preskriptionstider att ta hänsyn till när man bestämmer hur länge handlingarna ska finnas kvar i verksamheten. Därför ska rätt information finnas kvar Information sparas av flera anledningar: Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas handlingar. Det finns juridiska och administrativa behov. Forskningen behöver kunskap om vår tid. Handlingar och uppgifter som avsatts i förvaltningens kärnverksamhet har ofta ett större värde än de som är ett resultat av administrativ stödverksamhet. Inom den administrativa stödverksamheten är det i första hand dokumentation av policies, riktlinjer och andra övergripande ställningstaganden som ska bevaras. Därför gallras information De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande: Hålla ned kostnader. Kostnader för t.ex. arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen. Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada människors integritet ska gallras. Gallring förstöra information Gallring kan ske på olika sätt Att gallra är att förstöra allmänna handlingar. När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta. Analoga handlingar kan gallras, t.ex. genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker. I digitala sammanhang innebär gallring inte enbart att infor- 2
mation raderas eller skrivs över/uppdateras (om versionshantering eller historikfunktion saknas). En gallring har också inträffat om sökvägar eller möjligheterna till bearbetning och sammanställning tas bort eller om möjligheten att fastställa informationens äkthet går förlorad. Överföring till annat medium Det kan ibland betraktas som gallring om man för över information från ett medium till ett annat, t.ex. från digitalt medium till papper, och sedan förstör informationen på det ursprungliga mediet. Det beror på att pappersutskrifter inte alls möjliggör de sammanställningar/bearbetningar som kan göras i digital miljö. Exempel på detta är när digitala diarier tas ut på papper. Diariet kanske bara tas ut i kronologisk ordning. Därigenom begränsas möjligheten att söka i diariet och presentera det i olika sorteringsordningar, t.ex. alfabetiskt efter avsändare/mottagare. Andra exempel kan vara när man komprimerar digitala bilder eller när man skannar in pappershandlingar, t.ex. ritningar, och samtidigt väljer bort någon dimension, t.ex. färg, eller annan betydelsebärande enhet, t.ex. möjligheten att läsa en uppgift av en viss storlek. Förvaltningarna får emellertid gallra handlingar som ersatts av nya i samband med att information förs över till nya medier, om överföringen inte medför informationsförlust och endast smärre förluster av ursprunglig funktionalitet, dvs. sök- samt bearbetnings-/sammanställningsmöjligheter. Det framgår av Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2007:12, för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kan vara bra att rådgöra med Stadsarkivet om man ska göra medieöverföringar och är osäker på om dessa kräver ett särskilt gallringsbeslut eller om de omfattas av det generella gallringsbeslutet. Vissa handlingar får rensas Gallring och rensning är två snarlika begrepp, som båda innebär att förstöra handlingar. Men medan gallring innebär att förstöra allmänna handlingar, är rensning att förstöra handlingar som inte är allmänna. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. 3
Rensningen ska göras innan ärendet avslutats Rensningen måste ske innan ett ärende har avslutats. Detta innebär att handläggaren till ett ärende går igenom en akt innan den arkiveras och plockar bort t.ex. utkast, kopior eller trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift. Om rensningen ska genomföras efter det att ett ärende har avslutats, måste det finnas ett beslut om gallring, eftersom dessa handlingar då blir allmänna handlingar. Inkomna handlingar är allmänna handlingar Handlingar som inkommit till förvaltningen är alltid allmänna handlingar och kan därför inte rensas. För inkomna handlingar måste det alltså finnas ett gallringsbeslut, även om de saknar betydelse för ett ärende. Likaså blir arkivkopior på handlingar som har sänts iväg från förvaltningen allmänna handlingar. Vissa allmänna handlingar får emellertid gallras med stöd i Stadsarkivets generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det finns olika typer av gallringsbestämmelser Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut som fattats av Stadsarkivet. De flesta bestämmelser om gallring hos stadens förvaltningar finns i Stadsarkivets gallringsbeslut. Tvingande gallringsbestämmelser I sällsynta fall finns tvingande gallringsbestämmelser enligt lag. Dessa bestämmelser gäller alltid före beslut fattade av Stadsarkivet. I Stockholms stad är endast socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) aktuella. Den reglerar att de flesta socialtjänstakter måste gallras efter en viss tid. Personuppgiftslagen innehåller inte några bestämmelser om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad. 4
Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras Ibland finns bestämmelser i lag eller förordning om den kortaste tid en handling ska bevaras. Exempel är patientdatalagen och bokföringslagen/ lagen om kommunal redovisning som föreskriver en minimitid på 10 år för patientjournaler och fakturor. Denna typ av bestämmelser får dock inte förväxlas med gallringsbeslut, dvs. att man får gallra handlingarna efter den bestämda tidens utgång. För dessa handlingar gäller att förvaltningen först måste få ett gallringsbeslut av Stadsarkivet, om det inte redan finns ett sådant beslut. Stadsarkivets gallringsbeslut Många av Stadsarkivets gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal förvaltningar och tillkommer också på deras förslag. Det finns även gallringsbeslut som gäller de flesta eller samtliga förvaltningar i staden, s.k. generella gallringsbeslut, vilka initieras av Stadsarkivet. Ett av de generella gallringsbesluten berör handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (se mera nedan). De generella gallringsbesluten kan, liksom många av de myndighetsspecifika, läsas på Stadsarkivets webbplats (). Tidigare rekommenderades stadens förvaltningar att följa Stadsarkivets gallringsbeslut. I de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26) slås det emellertid fast att förvaltningarna utan dröjsmål ska förstöra handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I en förvaltnings verksamhet skapas alltid en hel del information som har ett litet eller bara tillfälligt värde. Det kan röra sig om reklam, kursinbjudningar, cirkulär eller olika slags register, som endast används för att utgöra ett kortvarigt stöd i verksamheten. Hur sådana handlingar ska gallras regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut (SSA 2007:12) för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Om man vill gallra i enlighet med det generella beslutet måste man fatta ett tillämpningsbeslut. Detta görs lämpligen i hanteringsanvisningarna, där man anger namn på handlingstyp och gallringsfrist samt gör en hänvisning till Stadsarkivets beslut. Tidigare kunde förvaltningarna med stöd i stadens allmänna gallringsanvisningar själva fatta beslut (s.k. lokala gallringsbeslut) om att gallra denna typ av handlingar. I och med att nya arkivregler för staden antogs år 2007 upphävdes anvisningarna. Förvaltningar som fattat lokala gallringsbeslut innan detta skedde får fortsätta att tillämpa dessa, men inga nya beslut får fattas. 5
Det är ibland svårt att dra gränsen mellan vilka typer av handlingar som kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse och som därmed omfattas av det generella gallringsbeslutet och vilka som förvaltningen måste begära tillstånd hos Stadsarkivet om att få gallra. Därför är det bra att samråda med Stadsarkivet i sådana frågor. Gallringsfrist är den tid som handlingen ska sparas I gallringsbeslutet framgår hur lång tid som ska förflyta innan gallringen genomförs (gallringsfrist). Gallringsfristen anges oftast i år. Exempelvis ska verifikationer gallras efter tio kalenderår. Ibland anges att en handlingstyp får gallras tio år efter att ett avtal upphört att gälla eller garantitiden har löpt ut. Ibland är gallringsfristen vid inaktualitet, vilket kan betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Förvaltningen avgör själv hur begreppet gallras vid inaktualitet ska tolkas i det enskilda fallet, dvs. när myndighetens behov av handlingen upphör. Stadsarkivet rekommenderar att tolkningen dokumenteras på lämpligt ställe, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Gallras vid inaktualitet inte i system För att kunna automatisera gallringen i ett system måste gallringsfristen specificeras och kopplas till ett villkor. Exempelvis gallras två år efter beslut. Systemet kan inte känna av gallras vid inaktualitet. Tänk på att ställa krav vid ny- eller vidareutveckling av system. Detta är också ett krav vid anslutning till stadens gemensamma e-arkiv. Värdera informationen så här Därför värderas informationen Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt. Om viss information inte sparas kan verksamheten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta. 6
Informationsvärderingen måste också dokumenteras av demokratiska skäl. Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Värdera i ett tidigt skede Värdera tidigt om information ska bevaras eller gallras, helst redan innan den upprättas i verksamheten. Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut. Samla allsidig kompetens i gruppen Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inkl. IT- och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen. Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen. Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan underlätta bedömningen. Kartlägg verksamhetens processer Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör tillsammans ett verksamhetsområde. Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort. Stora delar av de handlingstyper som förekommer i kommunal verksamhet har bedömts ur gallringssynpunkt i de kommunala gallringsråd som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting i serien Gallringsråd, med titeln Bevara eller gallra? Allmänna råd för kommuner och landsting. De ingår också delvis i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, och kan läsas på Riksarkivets webbplats: www.statensarkiv.se eller på www.samradsgruppen. se. En annan skrift av mer övergripande karaktär är Riksarkivets Bevarandet av nutiden, en nationell gallrings- och bevarandepolicy. För mera information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Så här värderas digital information Det är enbart sådan digital information som faktiskt har använts i verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar 7
Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och lönespecifikationer ur processen Betala ut lön från verksamhetsområdet Ge verksamhetsstöd. och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla dem som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket IT-system som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget. För mera information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan När en informationsvärdering är gjord ska resultatet sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För exempel på gallringsframställningar, se bilagorna till denna vägledning. Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut. När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). En gallringsframställan bör bestå av följande delar (se även bilaga 1, checklista): 1. En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som informationen representerar. 2. Den eller de processer som informationen skapats i. 3. Sammanställningar/bearbetningar för digital information eller handlingstyper för analog information som processerna huvudsakligen har genererat. 4. Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, checklista. 5. Övriga ställningstaganden. 6. Den eller de gallringsfrister som föreslås. 7. Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa. 8
Ange tydligt vad som ska gallras Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallringsframställan det rör sig om. För t.ex. administrativa handlingar av mindre betydelse behöver beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang. Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, d.v.s. hur informationen används, beskrivas. Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras. Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan t.ex. handla om information som förekommer på flera ställen och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är ju att beskriva vilka handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, dvs. att beskriva vilka handlingar som förvaltningen kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som kommer att gallras. För exempel på en sådan gallringsframställan, se bilaga 4. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet. Ange när informationen ska gallras Gallringsfristen ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift. Gallringsfristen anges i år eller månader, eller vid inaktualitet samt vid behov vad detta betyder i det aktuella fallet. Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt, måste detta anges, och vilket år det i så fall ska gälla från. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum. Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt. 9
Val av gallringsfrist Fördelar Nackdelar Samma gallringfrist för ett verksamhetsområde Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att utreda och verkställa. All information som tillhör verksamhetsområdet måste sparas till dess att gallringsfristen löpt ut. Gallringsbar information riskerar att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. Olika gallringsfrister för olika processer och sammanställningar (för digital information) Gallringsbar information riskerar inte att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. En noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt. Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa. Undersök möjligheten att frysa information För digital information är det möjligt att frysa information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har t.ex. medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt. Motivera varför informationen kan gallras Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen. Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist? Exempel på motivering är att informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras eller att den årliga tillväxten är så stor att lagringskostnaderna inte motsvarar informationens värde. 10
Remiss intern och extern Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter. En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera stadsledningskontorets juridiska avdelning och revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa remissinstanser. Det kan t.ex. ha med handlingarnas ålder att göra, dvs. att handlingarna är så pass gamla att de egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång. Om revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda remissyttrandena ska bifogas till den slutliga gallringsframställan. Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget. Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de handlingar som föreslagits för gallring, eftersom gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av revisionskontoret och den juridiska avdelningen. 11
De olika stegen i en informationsvärdering Värdering Föreslå gallringsfrist Sammanställa i en gallringsframställan Eventuell internremiss Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och SLK:s juridiska avdelning När remissvaren kommit från revisionskontoret och juridiska avdelningen: eventuell omarbetning av gallringsframställan Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet När Stadsarkivets gallringsbeslut kommit: informera berörd personal Uppdatera hanteringsanvisningar och ändra rutiner Tillämpa beslutet! När gallringsbeslut har fattats Praktisk hantering När Stadsarkivet har fattat ett gallringsbeslut återstår en del praktiskt arbete hos förvaltningen. Hanteringsanvisningar måste uppdateras. Man kan behöva utarbeta nya rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras. Det är också viktigt att ge berörd personal på förvaltningen möjlighet att ta del av gallringsbeslutet. 12
säkerställ att information inte skrivs över eller raderas Den digitala informationen måste kunna lagras och läsas under hela den tid den ska bevaras, i annat fall sker en oreglerad gallring. Oreglerad gallring kan undvikas genom att: fält är låsta för överskrivning när en handling är färdigställd konverteras den till låsta format information som uppdateras läggs i historikfiler förändringar loggas. I Stadsarkivets vägledning Att bevara digital information i Stockholms stad framgår mera hur detta arbete ska utföras. I nästa kapitel beskrivs närmare hur man på ett effektivt sätt kan planera för och verkställa själva gallringen. Ompröva tidigare gallringsbeslut Mycket händer i verksamheten som kan påverka informationen. Det kan vara omorganisationer då verksamheter förs över till nya nämnder i staden, arbetssätt och processer som förändras eller nya IT-stöd som tas i bruk. I det sistnämnda fallet behöver en informationsvärdering endast göras om verksamhetens processer, och den information som genereras ur dem, förändras i samband med detta. En värdering av förvaltningens information behöver med jämna mellanrum omprövas. Gällande beslut behöver ses över. Nya handlingstyper tillkommer. Det kan antingen bli tal om smärre kompletteringar eller andra ändringar av tidigare beslut eller att beslutet upphävs i sin helhet och informationsvärderingen görs om från grunden. Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste en informationsvärdering genomföras. Om den information som ska levereras redan omfattas av ett gallringsbeslut måste detta granskas för att säkerställa att informationen kan gallras utifrån e-arkivets funktionskrav, villkor och tidsfrist. Att förvaltningarna i staden regelbundet ska se över möjligheterna till gallring är dessutom formulerat som ett krav i stadens arkivregler. Information kan förstöras på olika sätt Gallring är ett arbetsmoment som kan underlättas och förenklas avsevärt om man tar sig tid att planera för gallring redan i ett tidigt skede av informationens livscykel. Här beskrivs hur man planerar för gallring samt hur själva gallringen ska gå till. 13
Planera gallringen Pappershandlingar som ska gallras bör inte blandas med handlingar som ska bevaras. Det leder till tidsödande sortering, s.k. plockgallring. Förvara bara handlingar som ska gallras samma år i samma pärm eller kartong. Handlingar som ska gallras behöver inte placeras i arkivboxar. Man måste dock kunna söka även bland dessa handlingar innan de har gallrats och lämna ut dem om de efterfrågas. Därför bör pärmryggen (eller kartongen) märkas med handlingstypens namn, årtal och andra uppgifter som kan underlätta återsökning. Dessutom är det viktigt att det framgår att handlingarna ska gallras och vilket år de ska gallras. För digital information gäller att funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring måste finnas i ett IT-system. Informationens gallringsfrist ska framgå av metadatan. Gallringen kan sedan antingen utföras automatiskt eller manuellt i efterhand. Så här utförs gallringen De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Merparten av alla pappershandlingar som ska gallras kan lämnas till återvinning. Förvaltningen måste då försäkra sig om att det som ska gallras verkligen förstörs under kontrollerade former. Det är inte tillåtet att lämna ifrån sig handlingar som ska gallras till någon utanför förvaltningen bara för att de är gallringsbara. Enligt stadens arkivregler är det dock möjligt för förvaltningar att avhända sig vissa handlingstyper. Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras Handlingar som omfattats av sekretess måste alltid gallras på ett mer betryggande sätt. Om det rör sig om små mängder kan dokumentförstöraren vara ett bra sätt att gallra. För större mängder kan det i stället vara lämpligt att anlita ett avfallshanteringsföretag som genomför gallringen under betryggande former. Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Gallring av digitalt lagrade uppgifter kan antingen genomföras i form av radering av uppgifter ur ett system eller av enstaka filer. Mediet kan därefter återanvändas. Raderingen innebär dock i de allra flesta fall inte att informationen verkligen raderas från mediet, utan att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har raderats. Detta är ändå tillräckligt om det rör uppgifter som inte omfattas av sekretess. 14
Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallring av sekretessbelagda uppgifter är betydligt mera komplicerad. Om informationen finns på ett fysiskt medium, t.ex. ett magnetband, måste mediet förstöras mekaniskt. Om informationen finns i system måste det beaktas att den av IT-säkerhetsskäl även kan finnas i historikversioner, loggar och på backupband. Gallring kan förekomma på olika nivåer. Ibland räcker det med att gallra sökvägarna. Andra gånger måste även informationen som sökvägarna leder till gallras. Detta är något som förvaltningen måste göra en bedömning av. Det finns regler för hur gallring ska ske i stadens gemensamma e-arkiv. Möjligheten finns att leverera gallringsbart material men det ställer vissa krav på metadata. Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert Gallringsbar information ska redovisas Gallringsbara handlingar ska huvudsakligen redovisas i hanteringsanvisningarna, som förutom klassificeringsstrukturen, arkivbeskrivningen och bevarandeförteckningen är en del av förvaltningens informationsredovisning. Redovisningen i hanteringsanvisningarna ska göras på en detaljerad nivå. På en mera övergripande nivå redovisas handlingarna i informationsredovisningens övriga delar. För anvisningar om hur detta ska göras, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat Pappershandlingar som har en gallringsfrist på mer än två år ska förvaras på samma sätt som de handlingar som ska bevaras, dvs. i en arkivlokal eller i ett godkänt dokumentskåp. För digital information gäller bestämmelserna om förvaring i stadens ITsäkerhetsinstruktion. För pågående ärenden där handlingarna inte ännu har arkiverats/avställts gäller att förvaltningen själv får bedöma om handlingarna ska förvaras skyd- 15
dat eller inte och samtidigt överväga de risker, juridiska som ekonomiska, som kan uppstå om informationen försvinner. De gallringsbara handlingarna bör förvaras för sig så att arkivlokalen kan utnyttjas effektivt. Då kan det utrymme som frigörs när gallringen verkställts snabbt tas i bruk utan att övrigt material behöver flyttas om. Själva gallringen underlättas också om handlingar som ska gallras samma år förvaras ihop. Detta måste dock vägas mot behovet av att enkelt kunna hitta bland handlingarna. Frågor om värdering och gallring För att få svar på frågor om gallring som inte besvaras i denna vägledning kan man vända sig till sin sektorsansvarig på Stadsarkivets tillsynsenhet. Lagar och regler om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad Särskilda arkivregler: Arkivlagen Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) Riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad Andra lagar och förordningar: Socialtjänstlagen Socialtjänstförordningen Se även stadsarkivets webbplats. 16