Upphandling/Inköp Nya regler som styr vår verksamhet
Beräkna värde Köp en gång Totalt per räkenskapsår, av samtliga leverantörer av lika slag inom hela myndigheten, inklusive optioner Ramavtal Total under avtalsperioden, inklusive optioner och förlängningar
0 50 000 100 000 kr 505 800 kr 1 169 378 kr 44 500* Diarieföring Dokumentationskrav Krav på upphandling Direktupphandling Förenklat förfarande Öppet förfarande
0 50 000 100 000 kr 505 800 kr 1 169 378 kr 44 500* Diarieföring Dokumentationskrav Krav på upphandling EUs fem grundprinciper Direktupphandling Förenklat förfarande Öppet förfarande
EU:s fem grundläggande principer Transparens Proportionalitet Icke-diskriminering Likabehandling Ömsesidigt erkännande
Policy Denna inköps- och upphandlingspolicy med gäller inom hela Linnéuniversitetet, för all anskaffning oavsett värde av varor, tjänster och entreprenader. Universitetets agerande vid inköp och upphandling ska medverka till en för universitetet god och långsiktigt hållbar ekonomi genom att: all anskaffning får endast ske enligt gällande lagar och bestämmelser samt enligt universitetets policyer och regler alltid eftersträva hög avtalstrohet all anskaffning ska göras med nyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns alltid beakta miljö och sociala/etiska krav i syfte att verka för en hållbar utveckling universitetets företrädare i alla anskaffningssituationer uppträder på ett affärsetiskt korrekt och opartiskt sätt och därmed bidrar till att universitetet uppfattas som en trovärdig aktör på den privata och offentliga marknaden samordna upphandlingar inom universitetet eller tillsammans med andra aktörer All anskaffning ska ske genom avrop från gällande ramavtal lokala eller statliga om sådana finns. Vid avsaknad av gällande ramavtal sker anskaffning genom tillämpligt upphandlingsförfarande. All anskaffning ska utföras av person som är särskilt utsedd för detta och innehar nödvändig kompetens.
0 50 000 100 000 kr 505 800 kr 1 169 378 kr 44 500* Diarieföring Dokumentationskrav Krav på upphandling Direktupphandling Förenklat förfarande Öppet förfarande / EU
Diarieföring Beställningar under ett basbelopp hanteras inom ramen för ekonomisystemet och gallras efter den frist som gäller för verifikationer. Skriftlig beställning över ett basbelopp bevaras. Skriftlig beställning över ett basbelopp skapar nytt ärende i W3D3.
Diarieföring < 44 500 kr hanteras inom Agresso > 44 500, ingen upphandling bevara beställningen > 44 500, upphandling (avrop) diarieförs i W3D3 > 100 000 särskilda regler
Dokumentation (över 100 000 kr) 3-5 offerter Beslut Beställning Parter Avtalat objekt Pris Leveransvillkor Fakturavillkor Eventuella viten mm Undertecknat
Anskaffningsbeslut Uppdragsgivare Kontaktperson Beskrivning av anskaffning, värde Konsekvensanalys t.ex. miljö, personal, IT Vem skriver under? Tänk på delegation/slutattesträtt!!
Processöversikt av upphandlingsprocessen Annonsering/Anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag Anbudstid Anskaffningsbeslut Anbud inkommer Anskaffningskalkyl Kvalificering Behovsanalys Anbudsutvärdering Nytt behov/ Återanskaffningsbehov Upphandlingsbeslut Tilldelningsbesked Användning/Förbrukning Tidsfrist överprövning Betalning Leverans/Leveransgodkännande Avtal sluts Beställning/Avrop
Dåliga exempel: 1. Drift och underhåll av gator och vägar - Beräknat värde 161 miljoner kr - Löptid 7 år - Ingen upphandling - Upphandlingsskadeavgift: 8 miljoner kronor Slutsats: Upphandlingsskadeavgift 10 000 kr 10 miljoner kr, dock högst 10% av värdet, Hade även kunnat leda till skadeståndstalan.
Dåliga exempel: 2. Upphandling av livsmedel - Upphandlad korrekt - Resultatet överprövades - Kommun teckar tillfälligt avtal, i avvaktan på dom - Tillfälliga avtalet överprövas och begärs ogiltigförklaras - Tvingande hänsyn till allmänintresse avtalet får kvarstå - Konkurrensverket söker upphandlingsskadeavgift - HFD avslog ansökan Slutsats: Även tillfälliga avtal kan överprövas och leda till processer.
Goda exempel: 1. Konsulttjänst för uppdragsutbildning - Beräknat värde 72 000 kr/student (7, 2 miljoner kr) - Uttalat önskemål, det finns bara en - Upphandlingen annonserades - Ett anbud, det fanns bara en - Pris enligt anbudet: 46 800 kr/student (4,68 miljoner kr) Slutsats: Rätt leverantör hade offererat överpris innan uppdraget konkurrensutsattes. Total besparing genom upphandling: 2,52 miljoner kr (35%)
Goda exempel: 2. Inköp av utrustning - Beräknat värde 125 000 kr - Uttalat önskemål, vi brukar använda - Statligt ramavtal fanns - Avropsförfrågan - Två anbud - Pris enligt vinnande anbud: 97 000 - Förseningar vid leverans vite utgick. Total kostnad: 87 000 Slutsats: Total besparing genom upphandling: 38 000 kr (30%)
Praktiskt då 1. Ringa värde (under 100 000 kr) Egna regler inom projektet säkerställ konkurrens Kontakta leverantörer skicka offertförfrågan till minst tre om möjligt Meddela alltid vem som antas! Teckna avtal (skriftlig beställning) Dokumentera motivering till varför leverantören antagits! 2. Mellanvärde (100 000 500 000 kr) Lika som ovan glöm inte diarieföringen! 3. Högre värde (över 500 000 kr) Krav på upphandling enligt LOU! God tid är en förutsättning! inkop@lnu.se
Tips 1. Var ute i god tid 2. Definiera behovet 3. Ta gärna reda på potentiella leverantörer 4. Annonserad upphandling, även vid låga belopp säkrar att konkurrensen tas till vara! 5. Vi kan även bjuda in de leverantörer du känner till! Tendsign? Avtalsdatabas under uppbyggnad Möjlighet att konkurrensutsätta och dokumentera systematiskt, alla belopp Handläggs av upphandlare på ekonomiavdelningen
Ytterligare regler att ta hänsyn till: Mutor - Tänk på att även små gåvor eller belöningar kan räknas som muta Jäv - Varje person uppmärksammar själv eventuell jävsituation Sekretess - Gäller tills beslut om tilldelning har skett.
Ta med er från idag TID VAD BEHÖVER DU HA KOLL PÅ BELOPPSGRÄNSER DOKUMENTATIONEN
Hemsida https://medarbetare.lnu.se/stod-ochservice/ekonomi/ekonomihandboken/inkop inkop@lnu.se