Vårbokslut Samhällsbyggnadsnämnden
Vårbokslut, Ansvarsenhet SBK & Exploatering Nuläge Verksamhet Huvudsaklig verksamhet Planeringen och arbetet kring E20 har varit betydligt mer arbetskrävande mot vad som planerats för och en projektledare har rekryterats för att möjliggöra för den arbetsinsats och kompetens som krävs för att arbetet ska bli kvalitetssäkrat. E20 projektet är dock för Samhällsbyggnadsnämnden inte helt finansierat. Vi använder delvis kommunbidrag avsett för översiktsplanearbetet till E 20 genomfart. Detta innebär att översiktsplanen senareläggs och medel för detta arbete behöver finnas även under 2016. Investeringstaket begränsar planeringsverksamheten. Vi har nu senarelagt flera projekt som en konsekvens av detta. En följd av att detta kan vara att det blir svårt att uppnå budgetmål för planeringen. En strategisk plan för kommunens fortsatta utbyggnad/utveckling skall vara klar efter sommaren (31 augusti). Planen avses utgöra ett långsiktigt instrument och beslutsunderlag vid prövning, om, när och var bostadsutbyggnad kan ske med hänsyn till bland annat aktuellt bostadsbehov. Arbetet med framtagandet av strategisk plan kan inte göras fullt ut eftersom det är ännu inte helt finansierat. Stadsskogenprojektet är kvalitetssäkrat och en handlingsplan upprättad för fortsatt exploatering. Utbyggnadstakten är till stor del avhängit marknadens bostadsexploatörer. Detta innebär att ekonomisk påverkan per kalenderår är svår att budgetera. Stadsskogenprojektets ekonomiska utfall kommer att behöva uppdateras och beslutas i nämnden. Detta kan ske när optionerna i etapp ett till tre är tilldelade. En komplikation är att försäljning av mark för byggande av hyresrätter ger mycket mindre intäkter än bostadsrätter. Detta är en skillnad i värde som uppkommit nu och påverkar lönsamheten i projektet. I exploateringsprojekten står vi väl rustade för framtiden, då vi kvalitetssäkrat kalkyler och budgetar för projekten. Kvalitetssäkringen har gjorts tillsammans med tekniska förvaltningen. Samhällsbyggnadskontoret deltar i den nyligen startade Byggpakten. Byggpakten är en kraftsamling tillsammans med exploatörer för att skapa fler hyresrätter i kommunen. Hyresrätter ger mindre intäkter än bostadsrätter vid försäljning av mark, vilket kan stimulera för fler hyresrätter, men ge sämre ekonomi för kommunen. 2
Åtaganden Prioriterat mål: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet 1. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att öka medborgarnas och företagarnas nöjdhet med tillgänglighet och bemötande hos förvaltningarna på Sveagatan 1.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att systematiskt arbeta med bemötandefrågor och kommunikation Uppföljning: Utbildning i bemötande är planerad för samtliga medarbetare under året. Kundenkäter planeras att genomföras under. 2. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att stärka förvaltningens attraktionskraft som arbetsplats 2.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att utveckla arbetssätt och förhållningssätt inom framförallt följande områden: Karriärsmöjligheter Employer branding Kompetensutveckling Praktikanter Uppföljning: Kontoret har för avsikt att under året färdigställa och börja genomföra den kompetensförsörjningsplan som påbörjats. Kompetensutveckling planeras på ledningsnivå, på APT och individuellt tillsammans med medarbetarna. 3. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att förkorta handläggningstiderna 3.1 Samhällsbyggnadskontoret fortsätter den på påbörjade digitaliseringen, vidareutvecklar arbetet med Från remiss till process samt har fokus på de tidiga skedena för att på så sätt möjliggöra bättre prioriteringar. Uppföljning: Ny upphandling gällande skanning av bygglovakter (inför digitalisering av bygglovarkiv) är påbörjad, bygglovavdelningen arbetar aktivt mot en mer digital handläggning och granskning. Planavdelningen har påbörjat en process tillsammans med GIS-avdelningen för att kunna använda en digitaliserad medborgardialog i samband med att Planprogram för E20 Genomfart, A+ och stationsområdet går ut på samråd i höst. Planavdelningen och exploateringsavdelningen medverkar i arbetet med den strategiska planen, för att i kartbild och tillhörande illustrationsbilder på ett överskådligt sätt kunna visa pågående utbyggnadsområden, områden där planbesked har lämnats och områden där planbesked har sökts. 3
Arbetet med att i större utsträckning använda Cityplanner och 3D-teknik i detaljplaneprocessen är uppstartat. Prioriterat mål: I Alingsås finns det attraktiva boendemöjligheter 4. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att verka för att antalet nybyggda bostäder av olika upplåtelseformer och i olika storlekar ska bli fler 4.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att under planperioden, i den mån detta är möjligt, i exploateringsavtal reglera upplåtelseform utifrån lämplig variation i bostadsutbudet. Uppföljning: Upplåtelseform kan inte regleras genom bestämmelse i detaljplan, endast ändamålet kan regleras. I avtal mellan privat exploatör (där marken ägs av en privat exploatör) och kommunen finns möjligheter att överenskomma om att området ska bebyggas med ett visst antal hyreslägenheter, ett sådant åtagande från exploatören kan dock inte förenas med någon form av sanktionsmöjlighet om så inte sker. I ett marköverlåtelseavtal, där kommunen äger marken och genom avtalet överlåter ett område till en exploatör, finns större möjligheter för kommunen att påverka upplåtelseformen. Beroende av upplåtelseform varierar marknadsvärdet för ett markområde, innebärande exempelvis att köpeskillingen blir lägre om kommunen vill sätta som villkor för försäljningen att hyresrätter byggs, vilket därmed påverkar exploateringsprojektens genomförandeekonomi. Den lägre köpeskillingen kan i avtalet samtidigt kompletteras med ett villkor om tilläggsköpeskilling i kombination med uttagande av pantbrev som säkerhet, i det fall omvandling till bostadsrätt sker inom viss tid. 5. Samhällsbyggnadsnämnden ska tillgodose Alingsås kommuns behov av attraktiv mark för bostäder 5.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att under starta upp arbetet med riktlinjer för exploateringsavtal Uppföljning: Enligt ändrad lagstiftning från 1 januari skall kommuner som avser ingå exploateringsavtal som rör genomförandet av detaljplaner anta riktlinjer för exploateringsavtal. Dessa skall ange grundläggande principer för fördelning av kostnader och intäkter för genomförandet av detaljplaner samt andra 4
förhållanden som har betydelse för bedömningen av konsekvenserna av att ingå exploateringsavtal. Riktlinjerna är vägledande och därför inte bindande. Arbetet med att ta fram förslag till riktlinjer har påbörjats. Detta har arbete har dock troligen ingen påverkan mot det prioriterade målet. I samband med flerårsstrategin kommer kontoret därför föreslå att kontorets åtagande ändras till att ta fram en kommunal markpolicy/markförsörjningsplan. Intern kontroll Omedelbar åtgärd Risker med uteblivna planerade intäkter samt utebliven kundefterfrågan är på kort sikt en stor risk för verksamheterna men samtidigt mycket svårt att eliminera. Den goda ekonomiska uppföljning av verksamheterna som inarbetats de senaste åren motverkar till viss del att större överraskningar uppstår. Ekonomi Drift (2 tabeller för 30-319 samt 32) 30-319 SBK Belopp i tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Verksamhetens intäkter 20 088 3 914 19 629-459 Personalkostnader -17 198-6 114-17 312-114 Lokalhyror* 0 Köp av tjänster -3 492-1 645-3 516-24 Gemensamma kostnader -7 621-1 474-7 621 0 Utdebitering personalkostnader 9 350 2 615 9 320-30 Övriga kostnader -12 604-4 175-13 111-507 Verksamhetens kostnader -31 566-10 793-32 241-675 Avskrivningar -1 697-562 -1 712-15 Verksamhetens nettokostnader -13 175-7 440-14 324-1 149 Kommunbidrag 13 588 4 529 13 588 0 Finansnetto -413-135 -413 0 Årets resultat 0-3 046-1 149-1 149 * Lokalhyror ingår i gemensamma kostnader 5
Sammanfattande kommentar Budget och uppföljning sker på en mer detaljerad nivå för varje ingående verksamhet än som presenteras ovan. Som exempel kan nämnas att planavdelningens detaljplaneverksamhet (driftprojekt) årligen har kostnader och intäkter på ca 5-10 mnkr men detta kan variera från år till år beroende på vilka detaljplaner som det arbetas med. Detaljplanebeställningar kan göras under pågående år. En detaljplan som kräver stora utredningsinsatser belastar kostnadssidan men balanseras med ökade intäkter. Detta innebär att det kan bli svårt att jämföra utfall och prognos med budget. Sista raden på resultatet förväntas dock bli 0. Vad som utgör det prognosticerade underskottet på ca 1 150 tkr kommenteras nedan. Planverksamhet Detaljplaneverksamhetens intäkter förväntas minska med ca 530 tkr under året jämfört med budget. Samtidigt prognosticeras att köp av tjänster minskar med ca 500 tkr vilket ger en avvikelse mot budget med ca 30 tkr. Intäkterna är inte jämnt fördelade under pågående år och i vårbokslutet har en relativt liten del av de förväntade intäkterna fakturerats än. Bygglovsverksamheten Bygglovsverksamheten förväntas få ett resultat som avviker negativt med ca 220 tkr mot budget Den största avvikelsen är utgift för rekrytering av ny bygglovschef på 100 tkr (köp av tjänster). Fastigheter De bebyggda fastigheterna som fortfarande ligger under samhällsbyggnadskontorets ansvar har under de senaste åren redovisat ett underskott jämfört med budget, borträknat realisationsvinster vid försäljning av Lygnareds camping 2014. En del fastigheter förväntades lämnas över till Fabs och fick till följd att kommunbidraget minskades med ca 1,5 mnkr årligen. Fastigheterna som berördes var Nolhagaparkens fastigheter, Alingsåsparkens fastigheter och Gräfsnäsparkens fastigheter. Ingen av dessa fastigheter har i dagsläget lämnats över till Fabs. En stor del av utgifterna under ett budgetår består av större underhållsinsatser som under kommer att belasta investeringsbudgeten i större utsträckning. Detta inräknat är prognosen jämfört med budget för dessa fastigheter ca - 500 tkr (övriga kostnader). 6
GIS/MBK Verksamheten finansieras i dagsläget med kommunbidrag, driftbidrag från andra förvaltningar och kommunala bolag samt externa uppdrag. Driftbidragen förväntas öka med ca 100 tkr jämfört med budget medan verksamheten fortsatt är delvis underfinansierad med ca 220 tkr (-375 tkr övriga kostnader). Var detta underskott skall hämtas hem är inte beslutat och ligger därför som en avvikelse i prognosen. 32 Exploatering Belopp i tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Verksamhetens intäkter 9 679 8 559 9 594-85 Personalkostnader -4 586-1 501-4 597-11 Lokalhyror 0 Köp av tjänster -143-61 -130 13 Gemensamma kostnader -2 070-684 -2 070 0 Utdebitering personalkostnader 4 720 1 203 4 720 0 Övriga kostnader -5 481-711 -3 424 2 057 Verksamhetens kostnader -7 561-1 754-5 502 2 059 Avskrivningar -83-29 -83 0 Verksamhetens nettokostnader 2 035 6 776 4 009 1 974 Kommunbidrag 0 Finansnetto 680 205 669-11 Årets resultat 2 716 6 981 4 679 1 963 Sammanfattande kommentar Budgeten är delvis inaktuell då redovisning av exploateringsprojekt hanteras annorlunda från och med 1:a januari som en direkt följd av revisorernas rekommendationer samt den utredning av exploateringsprojektet Stadsskogen som gjordes under hösten 2014. Förändringen innebär att investeringsutgifter inom ett exploateringsprojekt förs direkt på den tekniska ansvarsenhet som har ansvaret för drift och underhåll av dessa anläggningar. Förändringen medför att kostnaden som förs mot försäljningar av tomtmark blir ca 2 mnkr lägre än budgeterat (övriga kostnader) och detta utgör också nästan hela det prognosticerade överskottet jämfört med budget. 7
Investeringar SBK Tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Expansionsinvestering 0 0 -varav exploatering 0 0 Imageinvestering 0 0 Reinvestering 1 000 Investering fastigheter 2 000-2000 It-utrustning 20 50-50 Inventarier 50-50 Anpassningsinvestering 0 Totalt utgifter 1 000 20 2 100-2 100 Prognosen för investeringsutgifter är högre än budgeterat på grund av att större underhållsinsatser av fastighetsbeståndet kommer att redovisas som investering från och med. Att inte utföra investeringarna i år skulle medföra ökade kostnader på sikt och är därför inte ett lämpligt alternativ. Att vi redovisar underhållsinsatserna som investering följer god redovisningssed. Detta får en positiv effekt på driftresultatet (se ovan) under innevarande år. 8
Exploatering Tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Expansionsinvestering 0 Hjortmarka 47 47-47 0 E-exploatering 0 Stadsskogen Kristallen 59 0 0 0 Imageinvestering 0 Reinvestering 0 Inköp av mark 500 500 500 0 Anpassningsinvestering 0 0 0 Totalt utgifter 500 559 500-47 Hjortmarka naturreservat förväntas inbringa statliga investeringsbidrag. Det är dock oklart när dessa betalas ut. Förutbetalda intäkter som periodiseras över sin nyttjandetid Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Inkomster -varav exploatering Prästerydsvägen 0 38 472 472 TOTALT INKOMSTER 0 38 472 472 9
In- och utbetalningsplan exploatering Belopp i tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Utgifter -1 280-4 260-4 260 Inkomster 38 472 472 Summa in- och utbetalningsplan 0-1 242-3 788-3 788 Intäkter och kostnader från exploateringsprojekt Intäkter och kostnader från exploateringsprojekt redovisas i nedanstående tabell. Tabellen avser att visa resultateffekten av tomtförsäljningen för innevarande år. Belopp i tkr Budget Vårbokslut Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Intäkter till resultaträkningen 8 600 7 922 8 504-96 Avgår beräknat bokfört värde -2 800-295 -849 1 951 Netto till resultaträkningen -2 800-295 -849 1 855 En anledning till att kostnaderna är så mycket lägre än budgeterat är att större kostnader än befogat har konterats på tidigare sålda tomter eller budgeterats på tomterna. Orsaken är att investeringsutgifter från och med förs direkt på tekniska förvaltningens driftande ansvarsenheter Gata/park samt VA och därmed sjunker kostnaderna som skall föras mot tomtförsäljningen. Personal Arbetsmiljö Under första kvartalet av har Samhällsbyggnadskontorets skyddskommitté startat ett arbete med att ta fram en handlingsplan i arbetsmiljö. Med handlingsplanen som verktyg är syftet att förvaltningens chefer på ett strukturerat sätt ska arbeta för en bättre arbetsmiljö och förebygga att anställda skadas eller drabbas av ohälsa i sitt arbete. Handlingsplanen lyfter fram de arbetsmiljöfrågor som förvaltningen i huvudsak kommer att fokusera på under och som i slutet av året kommer att följas upp. Därefter görs en uppdatering av handlingsplanen inför 2016. 10
I handlingsplanen beskrivs flera olika uppföljningsområden inom arbetsmiljö som var och en är konkretiserade genom diverse aktiviteter under året. En eller flera personer ansvarar för respektive uppföljningsområde, dvs. ser till att arbetet blir utfört och att det följs upp. Målgruppen i arbetet är såväl chefer som medarbetare och förhoppningen är att arbetsmiljöarbetet, med hjälp av handlingsplanen, skall bli en mer naturlig del av verksamheten och inte fungera som ett eget system för sig. Arbetsskador och tillbud Inga arbetsskador eller tillbud har rapporterats i Lisa under perioden 1/1-30/4. Förvaltningen kommer under att arbeta för att arbetsskador och tillbud diskuteras regelbundet vid avdelningarnas arbetsplatsträffar samt vid förvaltningens samverkansgrupp. Syftet är att skapa en mer öppen dialog och kunskap kring arbetsskador och tillbud på arbetsplatsen genom att exemplifiera olika händelser som kan inträffa i vardagen. Sjukfrånvaro 1 Sjukfrånvaro, % vald månad Korttidssjukfrånvaro, % <59 dagar vald månad Sjukfrånvaro %, ack valt år Korttidssjukfrånvaro, <59 dagar, % av ord arbetstid ack valt år Långtidssjukfrånvar o, > 59 dagar, % av ord arbetstid Sjukfrånvaro %, ack 2014 Åldersintervall 5.01% 1.66% 5.93% 1.77% 4.16% 6,77% <=29 1.07% 1.07% 2.17% 2.17% 3,94% 30-49 8.93% 3.43% 9.63% 2.81% 6.82% 9,65% >=50 1.96% 0.00% 3.20% 0.68% 2.53% 5,05% Den totala sjukfrånaron på förvaltningen har sjunkit något under första kvartalet, från 6,77% till 5,93%. Sett till åldersintervallen är det framförallt sjukfrånvaron bland de yngre medarbetarna (<29 år) samt bland de äldre medarbetarna (>50 år) som har sjunkit mest. Sjukfrånvaron bland medarbetare mellan 30-49 år ligger på samma nivå som under 2014, från 9,65% till 9,63%, vilket anses vara en mycket hög sjukfrånvaro. 1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 11
Sjukfrånvaro, % vald månad Korttidssjukfrånvaro, % <59 dagar vald månad Sjukfrånvaro %, ack valt år Korttidssjuk frånvaro, <59 dagar, % av ord arbetstid ack valt år Långtids-sjukfrånvaro, > 59 dagar, % av ord arbetstid ack valt år Sjukfrånvaro %, ack 2014 Alla kön 5.01% 1.66% 5.93% 1.77% 4.16% Kvinnor 8.59% 2.85% 9.74% 2.69% 7.05% Män 0.46% 0.46% Vid en jämförelse bland kvinnor och män på förvaltningen ser vi en tydlig skillnad i sjukfrånvaron. Kvinnorna står för 9,74% av sjukfrånvaron, medan männen står för 0,46%. År 2014 låg sjukfrånvaron bland kvinnorna på 9,49 % respektive 3,21 %. Detta betyder att sjukfrånvaron har ökat något för kvinnorna, medan den har sjunkit för männen. Sjukfrånvar o, % vald månad Korttidssjukfrånvaro, % <59 dagar vald månad Sjukfrånvaro %, ack valt år Korttidssjuk frånvaro, <59 dagar, % av ord arbetstid ack valt år Långtidssjukfrånvaro, > 59 dagar, % av ord arbetstid ack valt år Samhällsbygg 5.01% 1.66% 5.93% 1.77% 4.16% Bygglov 1.27% 1.27% Planavdelnin 6.46% 0.29% 7.48% 1.24% 6.25% Exploatering 3.23% 0.00% 6.21% 0.75% 5.47% Eko enhet 1.54% 1.54% Administativ 9.33% 6.01% 8.04% 3.62% 4.42% Förvaltningen har även gjort en jämförelse bland Samhällsbyggnadskontorets avdelningar. Det kan utifrån tabellen ovan konstateras att den största sjukfrånvaron ligger på den administrativa avdelningen, respektive planavdelningen. Det ligger ett stort ansvar på förvaltningen att under sätta in flertalet insatser för att minska sjukfrånvaron bland medarbetarna samt utreda orsakerna till den höga sjukfrånvaron. Vi behöver ta reda på orsakerna till att kvinnor sjukskriver sig mer än män och om sjukfrånvaron på avdelningarna har ett samband med arbetsförhållandena. Flera av insatserna utgör en del av den handlingsplan i arbetsmiljö som just nu arbetas fram på förvaltningen. Exempel på insatser är utökad utbildning för chefer i arbetsmiljö, utbildning samt tydligare uppföljningsarbete kring rehabiliteringsärenden samt en ökad dialog kring arbetsmiljö på våra samverkansmöten (APT och FSG). 12
Nöjd medarbetarindex (NMI) Under första kvartalet har resultatet från Nöjd medarbetarindex redovisats för medarbetarna på förvaltningens arbetsplatsträffar. Därefter har en dialog förts kring resultatet och medarbetarna har fått möjlighet att ge förslag på förbättringsåtgärder samt förslag på hur avdelningen/enheten kan arbeta för att bibehålla redan positiva resultat. Under kommer förvaltningen arbeta för en mer kontinuerlig uppföljning och dialog kring Nöjd medarbetarindex på APT och FSG. Personal och kompetensförsörjning Samhällsbyggnadskontoret har under hösten 2014 påbörjat en kompetensförsörjningsplan, vilket förvaltningen planerar att färdigställa under i samarbete med Kommunledningskontoret. Under första kvartalet har vi identifierat och rekryterar nu kompetenser för att stärka uppföljning och upphandling i våra exploateringsprojekt. Denna resurs delas med tekniska förvaltningen. Sammanfattande analys vårbokslut Vissa projekt, t.ex. arbetet med den strategiska planen och E20 arbetet, är inte fullt finansierade. Investeringstaket begränsar planeringsverksamheten. Organisationen är slimmad och vissa verksamheter är delvis underfinansierade. Utrymmet för utvecklingsarbete är begränsat. 13
Framtid Verksamhet STYRKOR Trots svår konkurrens lyckas rekrytera kompetenser som saknats God ordning och uppföljning SVAGHETER Slimmad organisation Delvis underfinansierade verksamheter MÖJLIGHETER HOT Tillväxt, stort tryck för bostäder och verksamheter Otillräckliga kommunbidrag i förhållande till förväntningar Investeringstaket begränsar, trots att finansiering finns från exploatörer Ekonomi Planverksamheten och bygglovsverksamheten finansieras till största delen av de intäkter som debiteras enligt fullmäktiges taxa till de sökande. Taxorna för dessa verksamheter har inte reglerats de senaste fyra åren, det har vid vår genomlysning visat sig att de är för låga och täcker inte självkostnaderna. Det är både lagkrav och tidigare brist på kompletta debiteringsunderlag som är förklaringen. Vi stärker uppföljningsinsatserna fortlöpande för att få en så kostnadseffektiv och förutsägbar verksamhet som möjligt. Taxorna föreslås att regleras, så att de täcker kostnaderna. Det ekonomiska resultatet för verksamheterna är svåra att prognosticera på årsbasis eftersom vi är beroende av enskilda och professionella aktörer inom byggsektorn. Personal Den höga sjukfrånvaron behöver analyseras vidare och åtgärder behöver identifieras. Samhällsbyggnadskontoret har, trots konkurrens, lyckats rekrytera kompetenta medarbetare till nyckelroller, men vissa svårigheter kvarstår på grund av löneläget. Inlämning Underlag mailas senast 8 maj till erik.stenkilolsson@alingsas.se, sara.brodin@alingsas.se, maria.wallmyr@alingsas.se. Inlämning av slutligt underlag med protokoll mailas till KS platina direkt efter nämndbeslut, dock senast 12 maj. 14