KALLELSE/UNDERRÄTTELSE

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Samordningsförbundet Östra Södertörn Plats och tid Rudsjöterrassen 5, plan 8 Samordningsförbundets kansli, den 11 februari, kl.14:00 16.00 2016 Andreas Jonsson Ordförande Ritva Widgren Sekreterare Vid förhinder kontakta din ersättare och Ritva Widgren, 08-606 8241. Föredragningslista Sid 1 Val av justerare 3 2 Godkännande av dagordning 4 3 Genomgång av styrelsen ledamöter, presentation och datum för sammanträden 2016 5 4 Val av vice ordförande t o m 31 december 2016 6 5 Beslutsattestanter 2016 7 6 Anmälan av årlig uppräkning av arvoden 2016 8 7 Uppföljning av internkontrollplan 2015 9 9 Nominering av representant till NNS årsmötet och möjlighet att lämna motioner 11 10 ESF-ansökan Mobilisering Inför Arbete, MIA 12 11 Höjning av friskvårdsbidrag till personal 14

12 Svar på motion från Haninge kommun avseende Revidering av policy för sociala företag 15 13 Anmälan av delegationsbeslut 16 14 Ansökan om medel från Försäkringskassans ej fördelade medel för 2016 avseende målgruppen unga med aktivitetsersättning 17 15 Deltagande i konferenser och återrapporter 19 15 Meddelanden 20

Samordningsförbundet Östra Södertörn 3 1 Val av justerare Till justerare av dagens sammanträde utses Johan Svensk, Haninge kommun.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 4 2 Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreliggande dagordning.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 5 3 Genomgång av styrelsen ledamöter, presentation och datum för sammanträden 2016 Lista över valda ledamöter och ersättare samt presentation: Ledamöter: Johan Svensk (MP) Ola Hägg (S) Andreas Jonsson (M) Natasha Ringblom (M) Pia Erneborg Gunnel Eklöv Ersättare: Marie Litholm (KD) Agneta Tjärnhammar (M) Alfonso Morales (S) Barbro Nordgren Josefina Sjöblom Annica Östh Haninge kommun Nynäshamns kommun Tyresö kommun Stockholms läns landsting Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Haninge kommun Nynäshamns kommun Tyresö kommun Stockholms läns landsting Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Genomgång av datum för årets styrelsemöten: 11 februari kl. 14.00 16.00 Haninge 31 mars kl. 14.00 16.00 Haninge 26 maj kl. 14.00 16.00 Haninge 15 september kl. 14.00-16.00 Nynäshamn 27 oktober kl. 09.00-15.00 Ledningskonferens 24 november kl. 14.00 16.00 Tyresö Förslag till beslut: - Informationen läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 6 4 Val av vice ordförande t o m 31 december 2016 Enligt förbundsordningen utser styrelsen inom sig ordförande och vice ordförande för den tid som styrelsen bestämmer. Följande principbeslut fattades av styrelsen den 11 februari 2011: Ordförandeposten alterneras mellan kommunernas ordinarier ledamöter två år i taget Posten som vice ordförande alterneras två år i taget mellan ordinarie ledamöter från Stockholms läns landsting, Försäkringskassan, och Arbetsförmedlingen, Fördelning av posterna sedan principbeslutet: 2011-2012: Haninge kommun hade ordförandeposten och Försäkringskassan vice ordförandeposten. 2013-2014: Nynäshamns kommun hade ordförandeposten och Stockholms läns landsting vice ordförandeposten. 2015-2016: Tyresö kommun har ordförandeposten och Arbetsförmedlingen vice ordförandeposten. Förslag till beslut: - Utse Pia Erneborg som vice ordförande för styrelsen för Samordningsförbundet Östra Södertörn till och med den 31 december 2016. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 7 5 Beslutsattestanter 2016 Samordningsförbundets styrelse utser årligen beslutsattestanter och ersättare. Styrelsen är ansvarig för förbundets hela budget. Styrelsen kan delegera ansvaret, men fråntas därmed inte ansvaret för delegatens handlande. Ordförande för samordningsförbundet har rätt att attestera samtliga konton. Ordförande träder in då förbundschef av olika skäl inte är tillgänglig. Grundkravet vid betalning av fakturor är att de signeras med både mottagningsattest och beslutsattest före betalning. Både ordinarie attestant och ersättare ska lämna signaturprov. Beslutsattest ska signeras med hela namnet. För att eliminera risk för jäv får inte beslutsattestant attestera egna kostnadsräkningar. Förbundchefens räkningar, t ex reseräkning, ska attesteras av ordförande och ordförandes motsvarande verifikation attesteras av förbundschef. Biträdande förbundschef Annica Falk utses som ersättare för förbundschefen vid hennes frånvaro. Ansvarområde Attestant/namn Ersättare/namn Samtliga kostnader Förbundchef/Ritva Widgren Biträdande förbundschef/annica och konton Falk Förbundschefens kostnadsräkningar, reseräkningar konferenser eller motsvarande Ordförande/Andreas Jonsson Biträdande förbundschef/annica Falk Förslag till beslut: Beslutsattestanter och ersättare år 2016 enligt ovan godkänns. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 8 6 Anmälan av årlig uppräkning av arvoden 2016 Beslutsunderlag: Uppräkningen av arvoden 2016 föreligger i ärendet. Arvoden och ersättningar till styrelsen och revisorerna har fastställts av medlemmarna i förbundsordningen, 20. Arvodet följer förändringarna i prisbasbeloppet. Prisbasbeloppet har sänkts med 200 kronor från 45 500 kronor till 45 300 kronor (2016), vilket gör att årsarvoden och sammanträdesarvoden justeras. Arvode vid sammanträden, konferenser och kurser är beroende av tidsåtgång och närvarotid. Styrelsen måste ha fattat beslut om deltagande i konferenser och kurser för att arvode ska utgå. Förslag till beslut: Anmälan läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 9 7 Uppföljning av internkontrollplan 2015 Beslutsunderlag: Granskningsrapport föreligger i ärendet. Styrelsen har utsett styrelseledamoten Ola Hägg att genomföra kontrollen för 2015. Granskningen har utförts den 11 november 2015 enligt den fastställda planen. Samtliga punkter i planen granskades och inga avvikelser noterades. Bedömningen är att förbundet har en god intern kontroll och att det rådet ordning och reda. Det finns inget att erinra. Internkontrollen visar även att tidigare noterade (december 2014) brister har åtgärdas. Förbundet har under 2015 fastställt en arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivs med bland annat regelbundna skyddsronder. Medarbetarenkät om ledarskap har genomförts och redovisats till styrelsen. Medarbetarenkäten visade ett mycket högt förtroende för förbundschefen och för styrelsen. Vidare har blanketten för ersättningen för förlorad arbetsförtjänst gjorts om så att namn på arbetsplats och arbetsgivare tydligt framgår av underlaget. Följande frågeställningar diskuterades och förslag till förbättringar 2016 noterades - Enligt internkontrollplanen ska det göras en medlemsundersökning i form av en enkät. Hur en sådan undersökning och vad som är syftet diskuterades. Det nationella indikatorsprojektets enkätfrågor till medlemsorganisationernas chefer, som testades under 2015, kan utvecklas och ses som mätning av medlemmarnas nöjdhet. - Enligt internkontrollplanen ska förbundet ha adekvat kompetens som behövs för verksamheten. Kansliet bedöms ha adekvat kompetens för att bedriva förbundets verksamhet. Men det konstateras att kansliet saknar framför allt specialistkompetens inom kommunikationsområdet och att denna kompetens delvis köps som extern tjänst. En möjlighet är att se över möjligheterna till ett mer systematiskt samarbete med parternas kommunikationsansvariga. - Vad gäller utvärderingen och måluppfyllensen diskuteras en större balans mellan kvantitativa och kvalitativa metoder. Förslag till beslut: Uppföljning av 2015 års internkontroll plan godkänns. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 10 8 Internkontrollplan för 2016 Beslutsunderlag: Förslag till interkontrollplan 2016 föreligger i ärendet. Förbundet har sedan 2011 arbetat med intern kontroll genom att ta fram en årlig internkontrollplan som följs upp en gång per år. Detta har gjort att kansliets arbete med rutiner har förbättrats och styrelsens insyn ökat. Skillnaden mellan föregående internkontrollplan är att punkten om genomförandet av medlemsundersökning har utgått, eftersom detta sker inom ramen för Indikatorsprojektet. Indikatorsprojektets enkäter kommer att användas nationellt från och med 2016. Intern kontroll säkerställer att förbundets mål uppnås. Styrelsen ska säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Internkontrollplanen för 2016 struktureras utifrån följande tre målkategorier: 1. Verksamheterna ska vara ändamålsenliga och kostnadseffektiva. 2. Information om verksamheterna och förbundets finanser ska vara tillförlitliga. 3. Lagar, regler och styrdokument ska följas. Förslag till beslut: Internkontrollplan för 2016 godkänns och Johan Svensk, Haninge kommun, utses som styrelsens representant för uppföljning av planen. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 11 9 Nominering av representant till NNS årsmötet och möjlighet att lämna motioner Den 5 april 2016, i samband med nationella nätverkskonferensen för samordningsförbund, håller NNS sitt årsmöte i Eskilstuna. Kallelsen till årsmötet föreligger i ärendet. Motionerna till årsmötet ska vara utskickade senast den 23 februari 2016. Anne-Marie Larsson från Samordningsförbundet Södertälje är vald till NNS styrelse för perioden 2015-2016. Anne-Marie nominerades till NNS styrelse av flera samordningsförbund i Stockholms län. Nationella nätverket för Samordningsförbund, NNS utgör språkrör samordningsförbund, samt stödjer och utvecklar dem. NNS är ett forum för dialog, erfarenhetsutbyte, kunskapsspridning och gemensamt lärande. NNS arbetar med omvärldsbevakning och lyfter strategiska frågor, t ex den fortsatta finansieringen av samordningsförbund till ansvariga politiker och verkar för ökad spridning och kännedom om samordningsförbund. Medlemsavgiften för 2016 motsvarar 2 promille av förbundets medelstilldelning d.v.s. för vår del 36 000 kronor per år. Förslag till beslut Andreas Jonsson väljs till Samordningsförbundets ombud till NNS:s årsmöte i Eskilstuna.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 12 10 ESF-ansökan Mobilisering Inför Arbete, MIA Underlag: Samordningsförbundet Östra Södertörn har lämnat in bifogad ansökan till Europeiska Socialfonden, ESF. Beslut från ESF väntas den 16 mars. Annica Falk, biträdande förbundschef, redovisar ansökan. Sammanfattning av ansökan Sex samordningsförbund i Stockholms län med elva medlemskommuner, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Stockholms läns landsting, söker medel för projektet MIA - Mobilisering inför arbete. Samordningsförbundet Östra Södertörn är projektägare och koordinerar därmed projektet för övriga samordningsförbund. Ansökan bygger på resultaten från genomförda förstudier, tidigare erfarenheter, från pågående samverkansinsatser och samarbeten med arbetsintegrerande sociala företag. Projektet kommer att omfatta 2 200 deltagare under perioden 2017-2019. Projektidén är att tillämpa och utveckla samordnade insatser från flera välfärdsaktörer för att möta individens förutsättningar och behov inom ramen för den finansiella samordningen. Huvudsakliga metoder som ska utvecklas är myndighetsgemensamma plattformar som skapar ökad samverkan mellan berörda aktörer. Insatser till målgruppen avser framför allt samordnade förrehabiliterande insatser och arbetsträning hos arbetsintegrerande sociala företag samt stöd till arbete genom Supported Employment. Projektets mål är att bidra till att kvinnor och män som är arbetslösa eller står särskilt långt från arbetsmarknaden kommer till arbete, studier eller närmar sig arbetsmarknaden och kan delta i ordinarie arbetsförberedande insatser. Utvecklingsarbetet bedrivs utifrån varje förbunds och medlemskommuns lokala förutsättningar. En del av projektet är att bidra till en sammanhållen syn på samverkan inom regionen så att förbunden ses som naturliga parter för rehabiliteringsinsatser. I projektet ingår även medel från den Europeiska Regionalfonden, ERUF, som syftar till att bidra till utveckling av befintliga arbetsintegrerande sociala företag. Projektet kommer att erbjuda kompetensutvecklingsinsatser för anställda samt utveckla en stödstruktur för arbetsintegrerande sociala företag. Länets arbetsmarknad kommer att breddas för personer som står långt från arbete genom utveckling av befintliga arbetsintegrerande sociala företag i sin roll som kvalificerade rehabiliteringsaktörer och genom att främja tillväxten av nya arbetsintegrerande sociala företag i medlemskommunerna. Budget ESF-rådet avsätter 100 Mkr till projektet och medfinansieringen ska vara 33 procent. Projektets totala omsättning under hela projektperioden beräknas till nästan 150 Mkr.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 13 Fördelningen av ESF-medel och storlek på egen finansiering kopplas till samordningsförbundens åtaganden gällande antal deltagare i projektet. För Östra Södertörns del utgör det uppskattade deltagarantalet (640 deltagare) ca 30 procent av det totala antalet deltagare (2 200 deltagare). Delprojektet för Östra Södertörn beräknas till ca 34 Mkr under projekttiden, varav ESF stödet är ca 29 Mkr. Detta innebär att förbundets egen finansiering blir ca 5 Mkr under hela perioden 2016-2019. Samordningsförbundets eget delprojekt Projektplan för vårt eget delprojekt kommer att utarbetas i samverkan med medlemskommunerna och Arbetsförmedlingen under våren 2016. Projektplanen kommer att redovisas och diskuteras vid kommande sammanträden. Förslag till beslut: Informationen läggs till handlingarna.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 14 11 Höjning av friskvårdsbidrag till personal Anställda på samordningsförbundet har en friskvårdssubvention på 1 000 kronor per år enligt beslut den 28 juli 2007. Nivån på friskvårdsbidraget följer Haninge kommun policy för friskvård. Eftersom Haninge kommun höjer friskvårdsbidraget från och med januari 2016 till 2 000 kronor per anställd och år, föreslås att även förbundets friskvårdsersättning höjs till samma nivå. Friskvårdssubventionen är en skattefri förmån under förutsättning att gällande regler uppfylls. Kostnaden för friskvårdsinsatsen beräknas bli 12 000 kronor för 2016 och finansieras inom ramen för befintlig budget för kansliet. Förslag till beslut Samordningsförbundets friskvårdssubvention höjs från och med januari 2016 till 2 000 kronor per anställd och år. Styrelsen beslutar:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 15 12 Svar på motion från Haninge kommun avseende Revidering av policy för sociala företag Beslutsunderlag: Motion från Kristdemokraterna i Haninge och kansliets svar på motionen. Sammanfattning Samordningsförbundet Östra Södertörn har ombetts att lämna remissvar till Haninge kommun på motion om revidering av policy för sociala företag. Kristdemokraterna i Haninge föreslår följande: Ge kommunstyrelsen i uppdrag att se över och revidera policyn för sociala företag samt inkludera en skrivelse om hur kommunen kan använda sig av LOV, lagen om valfrihet, för verksamhet där till exempel arbetsintegrerande företag kan utgöra ett alternativ. Förbundets ställningstagande grundar sig på de erfarenheter av socialt företagande som förbundet har arbetat med sedan 2011. Samordningsförbundet Östra Södertörns svar - Förbundet ställer sig positiv till förslaget att revidera policyn. Detta eftersom policy skapar legitimitet och tydlighet. - Vad gäller skrivelsen om LOV anser förbundet att LOV kan vara en bra möjlighet för ett socialt företag att komma in på marknaden, men upphandlingar enligt LOV innehåller fler dimensioner. Därför vill Samordningsförbundet Östra Södertörn lämna den delen av motionen vidare till Haninge kommun utan eget ställningstagande. Förslag till beslut Samordningsförbundet Östra Södertörn lämnar svar som redovisas ovan till Haninge kommun.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 16 13 Anmälan av delegationsbeslut Förbundschefen anmäler följande delegationsbeslut: Nr 7/2015 Anställning och lönesättning av biträdande förbundschef beslutet ersätter tjänsten som verksamhetsutvecklare för socialt företagande. Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 17 14 Ansökan om medel från Försäkringskassans ej fördelade medel för 2016 avseende målgruppen unga med aktivitetsersättning Underlag: Skrivelse från Försäkringskassan till samordningsförbunden: Nu kan medel sökas för att förstärka stödet till långtidssjukskrivna, ungdomar i farozonen för aktivitetsersättning samt unga med aktivitetsersättning. Projektplan som bilaga till ansökan - skrivelse från Gunnel Eklöv, enhetschef avdelningen för funktionsnedsättning, Öst 1. Bakgrund Samordningsförbundet Östra Södertörn söker medel för extra insatser från potten ej fördelade medel för 2016. När de statliga medlen för 2016 har fördelats till samordningsförbunden återstår ca 13 Mkr. Överskottet har förklarats med att kommuner och landsting inte kunnat matcha den ökade statliga tilldelningen. Enligt Försäkringskassan kan medel sökas för att genomföra behovsanalyser eller för att finansiera aktiva insatser för målgruppen långtidssjukskrivna eller unga med aktivitetsersättning. Ansökan ska vara väl förankrad hos parterna. Ansökan kan avse max 500 000 kronor per förbund. Ingen medfinansiering från förbundet krävs. Försäkringskassan beslutar i samråd med Arbetsförmedlingen om projekt som erhåller medel från den extra potten. Projektetidé Försäkringskassan önskar fånga upp unga med aktivitetsersättning som har så stora svårigheter (framförallt inom det sociala livet och bristande vård och vårdkontakter) att de inte får och har svårigheter med att ta del av Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens planering och insatser. Personer kommer bland annat inte till planerade möten. De har ett stort behov av en stödperson som följer med dem till mötena och ger konkret stöd för att söka olika typer av insatser som finns tillgängliga i vården och i kommunerna. Målgruppen som är i behov av ett sådant första steg insats är 58 individer. ( Haninge 31, Nynäshamn 9 och Tyresö 18 personer). Utifrån goda erfarenheter från projektet Effektutvärdering av arbetslivsinriktade insatser för unga med aktivitetsersättning, vill Försäkringskassan testa en funktion som Case Management som komplement till ordinarie handläggning. Skillnaden är att i Effektutvärderingen organiseras funktionen Case Management av kommunerna och att målgruppen är en annan d.v.s. personer som bedöms kunna tillgodogöra sig arbetslivsinriktad rehabilitering. Projektidén är att använda funktionen för en målgrupp som handläggarna har mycket svårt att ha och få kontakt med samtidigt som den nya yrkesrollen arbetar tätt tillsammans med handläggarna för aktivitetsersättning. Tanken är också att funktionen efter projektperioden 2016 blir en del av Samordningsförbundet Östra Södertörns nya ESF-projekt MIA Mobilisering inför

Samordningsförbundet Östra Södertörn 18 arbete med genomförande period 2017-2019. På detta sätt skulle den nya funktionen få ytterligare stöd för metodutveckling och spridning samt få en längre utvecklingsperiod på Försäkringskassan. Förankring av projektidén och kartläggning av målgruppen Projektplanen har tagits fram i samarbete med Försäkringskassan och samordningsförbundet utifrån erfarenheter från projekt Effektutvärdering och behovsanalysen i ESF-förstudien Samordning av insatser Arbetsvägen för alla. Avdelningen för funktionsnedsättning, Öst 1 har genomfört kartläggningen av den aktuella målgruppen under januari 2016. Kartläggning bifogas. Ansökan har diskuterats och förankrats i samordningsförbundets ledningsgrupp den 29 januari 2016. Målgrupp och projektägare: Ansökan om extra medel avser målgruppen unga med aktivitetsersättning. Projektägaren blir Försäkringskassans avdelning för funktionsnedsättning Öst 1 d.v.s. avdelningen som arbetar med aktivitetsersättning, i samarbete med samordningsförbundet Syfte och projektidé Testa och utveckla en funktion som Case Manager som komplement till ordinarie handläggning. En utbildad Case Manager anställs i projektet med placering på Försäkringskassan. Antal deltagare och projektperiod: Rullande ca 20 personer åt gången under projektperioden för en Case Manager på heltid. Projektperioden är april-december 2016. Uppföljning av projektet: Deltagarna följs upp som ordinarie Finsam-insats och deltagarna registreras i SUS. Mål på individ- och strukturnivå: Deltagarna får förutsättningar att ta del av Försäkringskassans samordande insatser och med hjälp av funktionen underlätta en in- och återgång till arbete/studier. Målet är att funktionen blir en del av Samordningsförbundets ESF-projekt underperioden 2017-2019. Kostnad Den totala kostnaden för projektet beräknas uppgå till 400 000 kronor. Förslag till beslut: Samordningsförbundet Östra Södertörn godkänner ansökan om medel för extra insatser avseende målgruppen unga med aktivitetsersättning. Ansökan lämnas till Försäkringskassan och ärendet justeras omedelbart.

Samordningsförbundet Östra Södertörn 19 15 Deltagande i konferenser och återrapporter Andreas Jonsson ger en återrapport från ordförandekonferens 28/1 som NNS anordnade: Nya inbjudningar: Länets presidiekonferens i Nacka 16 februari kl. 16.00 Nationell konferens för finansiell samordning i Eskilstuna 5-6 april mars 2016 Förslag till beslut:

Samordningsförbundet Östra Södertörn 20 15 Meddelanden Beslut från Försäkringskassan den 27 november om beviljandet av ansvarsfrihet för samtliga samordningsförbundsstyrelser för 2014 års förvaltning. Beslut från Delegation unga till arbete den 8 december 2015 om att bevilja ansökta DUA-medel till Haninge, Nynäshamn och Tyresö. Beslut från Försäkringskassan den 15 januari 2016 att utse Josefina Sjöblom som ersättare till styrelsen. Beslut från Arbetsförmedlingen den 22 januari 2016 att utse Pia Erneborg till ordinarie ledamot samt Annica Östh till ersättare.