Riktlinjer och anvisningar för digitala handlingar 4. TV-filmning av ledningar Datum: 2008-05-09 Rev.datum: 2013-12-02 Version: 1.2 TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN
INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA 1 Syfte 3 2 Omfattning 3 3 Ansvar 3 4 Definitioner 3 5 Allmänt 3 5.1 Tillämpning 3 5.2 Äganderätt 3 6 Dataöverföring 3 6.1 Datasäkerhet och kvalitet 3 6.2 Programvaror 4 6.3 Dokument 4 6.4 Foto (.jpg) 4 6.5 TV-inspektionsformat 4 7 Tekniska krav för leverans och hämtning av datafiler 4 7.1 Media 4 7.2 Leverans till TF 4 7.3 Leveranskontroll 5 8 Anvisningar för TV-filmning av ledningar 5 8.1 Allmänt 5 9 Tekniska förutsättningar 5 9.1 Våningsplan 5 9.2 Plushöjder 5 10 Namngivning 5 10.1 Filnamn 5 11 Blankett Beställning av TV-filmning 5 2
1 Syfte Detta dokument syftar till att strukturera hantering och arkivering av TV-filmning av ledningar. 2 Omfattning Manualen omfattar den dokumentation som ligger inom Teknik- och fastighetsförvaltningens ansvarsområde. 3 Ansvar Teknik- och fastighetsförvaltningen (TF) ansvarar för arkivsystemet. TF ansvarar för filer som lämnats in, dock skall entreprenören hålla kopia på översända datafiler i 36 månader efter leverans. Därefter övertar TF lagringsansvaret för datafiler. 4 Definitioner I detta dokument gäller följande definitioner: Anläggning: Innebär allt från en byggnad till en park till exempelvis en VA-anläggning, en förskola, ett fågeltorn eller en trafikljusanläggning. Dokument: De traditionella handlingarna som är identifierbara, klassade, versionshanterade och läsbara av människa. Normalt produceras dessa på skrivaren. Film: Inspelning på datamedia. 5 Allmänt 5.1 Tillämpning Denna utgåva av Riktlinjer och anvisningar för digitala handlingar, 4 TV-filmning av ledningar skall tillämpas för all TV-filmning av ledningar. 5.2 Äganderätt TF innehar äganderätten för allt producerat material, i form av filmer, dokument och datafiler, i samband med ett projekt. 6 Dataöverföring 6.1 Datasäkerhet och kvalitet TF förutsätter att datafiler som levereras till TF har kontrollerats och att viruskontroll är gjord på både media och datafiler. 3
6.2 Programvaror I syfte att underlätta och säkerställa återanvändning av datafiler, både för underhåll av anläggningar och för ett kommande projekt, behövs en koordination av de programvaror och versioner som är aktuella. Målet med detta krav är att förenkla hanteringen och därmed reducera kostnadsbehovet för TF och dess leverantörer. Programvarorna som TF använder är enligt nedan. För textdokument: För kalkyler och tabeller: MS Word (doc) MS Excel (xls) Val av version görs i samråd med TFs ansvarige. 6.3 Dokument Dokument (filer) som distribueras under projektets gång kan gärna vara skapade med Adobe Acrobat, pdffiler. Detta gör att det inte spelar någon roll i vilken programvara eller version av programvara dokumentet är skapat i. 6.4 Foto (.jpg) Fotografier som ska användas som dokumentation och extra minneshjälp, t.ex. för att visa stora mängder trädrötter i ledningen eller felaktigheter på ledning. 6.5 TV-inspektionsformat Svenskt Vatten gav under 2006 ut publikationen P93 TV-inspektion av avloppsledningar i mark, vilken ersätter den tidigare publikationen VAVP74. De förändringar som gjorts medförde revidering av formatet från TV2-formatet till TV3-formatet. Inspektionerna ska levereras i TV-3-formatet och som grund så ska inspektionerna dokumenteras enligt publikationen P93. Ytterligare information om TV-inspektionsformatet, styrkoder, datum-/namnsättning återfinns på Svenskt Vattens hemsida och i publikationen P93 TVinspektion av avloppsledningar i mark. Datafilerna sparas i normalfallet med namntillägget tv3. 7 Tekniska krav för leverans och hämtning av datafiler 7.1 Media Mediet skall ha en identitetsmärkning som minst anger projektnamn, avsändare och datum. Om fler än ett medium behövs skall filförteckning finnas på den första och medierna skall vara löpnummermärkt. Huvudprincipen är att datafilerna på CD/DVD skall kunna öppnas direkt utan att använda speciella packningsprogram som WINZIP eller liknande. 7.2 Leverans till TF Snarast efter avslutad filmning skall det på 1 st CD/DVD överlämnas följande till TFs ansvarige: 1st TV-film 1 st protokoll (pdf) foton (jpg) rapport i tv3-filformatet, version 3.1 en viewer (för redovisad data) 4
7.3 Leveranskontroll Entreprenören skall förvissa sig om att det som överlämnas till TF motsvarar överenskommen mängd och innehåll. pdf-filer skall vara rättvända (om programvara för detta finns). 8 Anvisningar för TV-filmning av ledningar 8.1 Allmänt Beställning utförs enligt bifogad beställningsblankett (se punkt 11), ifylld och undertecknad. Detta innebär att samtliga brunnsnummer och höjder på ledningar måste finnas med. Detta gäller även inspektionsbrunnar. Profilmätning ska utföras i samband med alla filmningar där så är möjligt. 9 Tekniska förutsättningar 9.1 Våningsplan Våningsplan numreras enligt nedanstående figur: 9.2 Plushöjder Byggnader kan i vissa fall indelas även i höjdled. Detta gäller i första hand produktionslokaler, där installationer förekommer i flera nivåer. 10 Namngivning 10.1 Filnamn Varje filnamn måste vara unikt och kunna kopplas ihop med projektet. Filnamn ska alltid inledas med projektnamn enligt beställningsskrivelse (se sista sidan). Projektnamn kan vara gatunamn eller fastighetsbeteckning. 11 Blankett Beställning av TV-filmning Se nästa sida. 5
TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 20 Beställningsnummer: TFN- Beställare: Karlstads kommun Teknik- och fastighetsförvaltningen 651 84 Karlstad Vår handläggare: Mottagare, adress/kontaktperson, telefon: Er handläggare. Leverantör: Er referens/ert datum. Leveranssätt/leveransvillkor. Leveranstid: Fakturaadress: Karlstads kommun, Box 5051, 650 05 Karlstad REFERENSKOD: Beskrivning/beteckning Beställning av TV-filmning Betalningsvillkor: 30 dagar efter fakturans ankomst OBS! Referenskod måste anges med versaler på fakturan för att kunna behandlas Ansvarig (som upptäckt behovet)... Objekt/Gatuadress. Projektnummer..(Ifylls av filmentreprenören.) Lämnade uppgifter: Är ledningen filmad tidigare? Ja Nej Berörda brunnar, Id-nummer och vattengångshöjder Enligt nedan Enligt bilaga Brunn nr Vg in Vg ut Brunn nr Vg in Vg ut Ledningskarta överlämnad? Ja Nej Förarbete: Ledningen spolad? Ja Nej Brunnar framtagna? Ja Nej Beställarens underskrift: Konto Ansvar Projekt Verksamhet Frikod För att fakturan skall kunna behandlas måste den märkas med beställningsnummer och referenskod. Postadress:, Teknik- och fastighetsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 04 E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 Säte: Karlstad Postgiro: 81 74-5 Bankgiro: 100-2591