www.pwc.se Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets stora investeringar vid Akademiska sjukhuset Anita Agefjäll Fredrik Birkeland Fredrik Jehrén Gabriel Uhlin November 2016
Innehållsförteckning VÅRA VIKTIGASTE IAKTTAGELSER OCH REKOMMENDATIONER...3 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING...4 SVAR PÅ REVISIONSFRÅGAN...4 REKOMMENDATIONER...6 1 INLEDNING...7 1.1 BAKGRUND...7 1.2 SYFTE OCH REVISIONSFRÅGA...7 1.3 REVISIONSKRITERIER...8 1.4 METOD OCH AVGRÄNSNING...8 2 FRAMTIDENS AKADEMISKA (FAS)... 10 2.1 TIDPLAN FÖR DE OLIKA PROJEKTEN... 10 3 IAKTTAGELSER... 11 3.1 ORGANISATION OCH ANSVAR... 11 3.2 RIKTLINJER OCH RUTINER... 13 3.3 BUDGETERING OCH OMPRIORITERINGAR... 15 3.4 BESLUTSUNDERLAG... 18 3.5 UPPFÖLJNINGSPROCESSEN... 19 3.6 HANTERING AV FÖRÄNDRINGAR I INVESTERINGSPROJEKT... 20 3.7 MEDBORGARENS INSYN I FAS... 22 3.8 ÅTGÄRDER FÖR ATT KOMMA TILLRÄTTA MED FÖRDYRNINGEN AV FAS... 23 BILAGA 1 GRANSKAD DOKUMENTATION... 26 Sida 2 av 31
Våra viktigaste iakttagelser och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att landstingsstyrelsen och fastighets- och servicenämnden i allt väsentligt vidtagit tillfredsställande åtgärder för att erhålla en ändamålsenlig styrning av investeringarna inom FAS. Vi menar dock att det finns ett antal oklarheter och brister i styrningen som enligt vår uppfattning behöver åtgärdas, vilka de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna redovisas här. Fullmäktige har fattat beslut om en ny fastighetsinvesteringsprocess. Dokumentet beslutades i juni 2016, en anpassning av FAS har ännu inte skett. Vissa av de vi intervjuat beskriver FAS som bestående av separata delprojekt medan andra menar att det är ett stort projekt. Oklarhet föreligger även hos vissa gällande vad som egentligen ingick i det inriktningsbeslut som beslutats gällande FAS. Processen saknar tydliga riktlinjer för när beställande förvaltning behöver få ett beslut från nämnd/styrelse och/eller fullmäktige avseende finansiering av driftskostnaderna. I processen framgår inte att det måste finnas en plan för finansieringen av driftskostnader, något som vi menar är nödvändigt. Detta medför också att vissa ökade driftskostnader inte tas med driftsbudgeten när beslut fattas om investeringsplaner. Kontinuerlig uppföljning av FAS sker, men det saknas tydliga riktlinjer kring vad den löpande uppföljningen ska innehålla. Processen för hantering av förändringar i investeringsprocess hade vid tidpunkten för vår granskning inte implementerats fullt ut i verksamheten. Vi rekommenderar att det säkerställs att beslutsstrukturen kring FAS hanteras i enlighet med fullmäktiges beslut. Det behöver säkerställas att ytterligare investeringar under 10 mnkr inom FAS inte hanteras som separata nya projekt, vilket skulle försvåra kostnadsuppföljning mot beslutade ramar. Överväg även att låta FAS olika delprojekt hanteras på samma sätt som övriga projekt, men med en mer distinkt uppföljning. Detta bör också gälla för framtida större investeringsprojekt. Säkerställ även att samtliga utökade driftskostnader finns med i driftsbudgeten i samband med att investeringsplaner läggs fram. Vi rekommenderar också förtydliganden i en rad beslutsdokument. Sida 3 av 31
Sammanfattande bedömning Svar på revisionsfrågan Vår sammanfattande bedömning är att landstingsstyrelsen och fastighets- och servicenämnden i allt väsentligt vidtagit tillfredsställande åtgärder för att erhålla en ändamålsenlig styrning av investeringarna inom FAS. Vissa styrande dokument behöver dock förtydligas och vi ser ett behov av att de beslut som fattats implementeras bättre inom hela verksamheten. Bedömningen grundar sig på svaren till de 16 kontrollfrågorna. Varje kontrollfråga har bedömts utifrån en tregradig bedömningsskala: Ej uppfyllt/ej tillfredsställande Delvis uppfyllt/delvis tillfredsställande Uppfyllt/tillfredsställande Nedan redogörs för de kontrollfrågor som bedömts som ej uppfyllda/ej tillfredställande eller delvis uppfyllda/delvis tillfredställande. Kontrollfråga Kommentar Bedömning Har ansvar och befogenheter förtydligats i reglementen och delegationsordningar? Finns det tillfredsställande skriftliga riktlinjer för investeringarna och följs dessa? Vår bedömning är att ansvar och befogenheter delvis förtydligats i reglementen och delegationsordningar. Det framgår dock inte vem som beslutar och hanterar omprioriteringar över 10 mnkr. Det finns ett behov av att tydliggöra hur ett ärende ska initieras om det finns ekonomiska resurser under året, men investeringen i fråga inte är beslutad. Styrgruppens ansvar är också otydligt beskriven. Fullmäktige har fattat beslut om en ny fastighetsinvesteringsprocess. Dokumentet beslutades i juni 2016, en anpassning av FAS har ännu inte skett. Processen saknar tydliga riktlinjer för när beställande förvaltning behöver få ett beslut från nämnd/styrelse och/eller fullmäktige avseende finansiering av driftskostnaderna. I processen framgår inte att det måste finnas en plan för finansieringen av driftskostnader, något som vi menar är nödvändigt. Sida 4 av 31
Baseras budgeteringen på väl underbyggda underlag? Är beslutsunderlagen utformade så att de ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS? Sker kontinuerlig uppföljning och återrapportering så att intern styrning och kontroll säkerställs? Har landstingsstyrelsen och FSN givit tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt skall ske? Det finns även en otydlighet i det beslut som fattats av tf förvaltningsdirektör inom Landstingsservice 2016-06-07 gällande oförändrade styrande dokument. Enligt uppgift avser detta tekniska styrande dokument, vilket inte framgår av beslutet. Genom att det nu finns anvisningar för fastighetsinvesteringsprocessen gör vi bedömningen att det framöver finns förutsättningar att basera budgeten på väl underbyggda underlag. Det saknas dock en lokalförsörjningsplan och en prioriteringsmatris. Därutöver saknas finansiering av vissa utökade driftskostnader i samband med en investering. Vår bedömning är att mallen för beslutsunderlag i huvudsak är utformad så att underlagen ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS. Fortfarande saknas dock nyttokostnadsanalyser. Kontinuerlig uppföljning sker, se även svaret på nästa kontrollfråga. Internkontrollplaner kommer att utarbetas och gälla från 2017. Tydliga riktlinjer saknas. Det finns önskemål om fördjupad uppföljning av vissa projekt. Hur hanteras förändringar i investeringsprojekt? Hur säkerställer landstingsstyrelsen och FSN att medborgaren får en rimlig insyn? Det finns en väldokumenterad processbeskrivning för hanteringen av förändringar i projekt. Processen har ännu inte implementerats i sin helhet och det förslag till beslutshantering av de två programändringsförslag vi har tagit del av har ändrats efter tidpunkten för vår granskning. En kommunikationsplan finns för FAS. Den reglerar inte vilken information som planeras att lämnas utan grundar sig på att medborgaren kommer med förfrågningar. Medborgarens möjligheter till insyn kan förbättras. Sida 5 av 31
Finns det en ändamålsenlig plan, budgetering, avtal, finansiering, styrning och uppföljning med mera för FAS? Fortfarande har inte incitamentsmål överenskommits med entreprenören, trots att behovet påtalades i augusti 2015. I övrigt bedöms dokument finnas, med reservation för de iakttagelser som vi redogjort för under andra kontrollfrågor. Finansieringen av framtida utökade driftskostnader är inte löst. Rekommendationer Baserat på de iakttagelser som gjorts vid granskningen lämnar vi följande rekommendationer till landstingsstyrelsen samt fastighets- och servicenämnden. Följa upp att lokalförsörjningsplan och prioriteringsmatriser tas fram och beslutas. Fortsätt arbetet med att ta fram en process och kompetens kring framtagandet av nyttokostnadsanalyser. Överväg också att ta fram en tydlig kalkylmall för nuvärdesberäkning av investeringar samt kommande driftkostnader och intäkter. Ta fram skriftliga riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt till fastighets- och servicenämnden och landstingsstyrelsen. Överväg att besluta om beloppsgränser för när fastighets- och servicenämnden ska informera ansvarig styrelse och nämnd gällande fördyringar av investeringsprojekt. Säkerställ att incitamentsmål alltid finns vid upphandlingsformen partnering och att det för FAS tecknas avtal om dessa med entreprenör så snabbt som möjligt. Följ upp att fattade beslut implementeras. Förtydliga relevanta beslutsdokument så att det klart framgår: - vem som beslutar och hanterar omprioriteringar över 10 mnkr - hur ett ärende ska initieras om det finns ekonomiska resurser under året, men investeringen i fråga inte är beslutad - styrgruppens ansvar - när beställande förvaltning behöver få ett beslut från nämnd/styrelse och/eller fullmäktige avseende finansiering av driftskostnaderna - att det måste finnas en plan för finansieringen av driftskostnader. Sida 6 av 31
1 Inledning 1.1 Bakgrund Landstingets revisorer önskar genomföra en granskning av om landstingsstyrelsens process för stora investeringar är ändamålsenlig. Detta för att bedöma att landstinget kan genomföra nuvarande och kommande investeringsbehov utifrån väl underbyggda riskanalyser och beslut. Landstinget i Uppsala län står inför stora investeringar i fastigheter och byggnader för främst hälsooch sjukvård men även för kollektivtrafik under kommande år. Framtida Akademiska (FAS) är sjukhusets program för utvecklingen av vårdverksamhetens behov. Inom programmet finns fyra projekt: ingång 85 (B14), projekt ingång 70 (B11), projekt ingång 100 (J-huset) och projekt centralblocket, bl.a. operation och röntgen (B12/B9). Den nya vårdbyggnaden, ingång 100, skulle enligt det beslut som fattats av landstingsfullmäktige kosta 1,8 miljarder kronor att uppföra. I juni informerades landstingsstyrelsen om en kraftig fördyring, som bland annat berodde på ökade kostnader för pålningsarbeten, el, VVS och markarbeten. Landstingsdirektören fick då i uppdrag att göra en genomlysning av projektet. En översyn genomfördes av projektorganisationen och befintliga avtal har gåtts igenom för att se om det är möjligt att göra justeringar. Projektets lednings- och ekonomifunktion skulle förstärkas. Vidare skulle landstinget se över hur kostnaderna kunde minska för J-huset, övriga delar av Framtidens Akademiska och planerade investeringar genom omprioriteringar. Syftet med granskningen är att ge revisorerna i Landstinget i Uppsala län underlag för ett uttalande i revisionsberättelsen. 1.2 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingsstyrelsen och fastighets- och servicenämnden (FSN) 1 har vidtagit tillfredställande åtgärder för att erhålla en ändamålsenlig styrning av investeringarna inom FAS. Revisionsfrågan formuleras enligt följande: Har landstingsstyrelsen och fastighets- och servicenämnden vidtagit tillfredsställande åtgärder för att erhålla en ändamålsenlig styrning av investeringarna inom FAS? För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande 16 kontrollfrågor formulerats. Svaren på dessa ligger till grund för den sammanfattande bedömningen. Har ansvar och befogenheter förtydligats i reglementen och delegationsordningar? Finns det tillfredsställande skriftliga riktlinjer för investeringarna och följs dessa? Finns det riktlinjer och tillämpningsanvisningar som beskriver vilka faktaunderlag som ska tas fram vid större investeringar? Finns det en tydlig projektmodell med bland annat beskrivning av rollfördelning och ansvar, mallar samt checklistor? Baseras budgeteringen på väl underbyggda underlag? Baseras omprioriteringar och åtgärder på en riskanalys? 1 Här efter förkortat till FSN (Fastighets- och ServiceNämnden). Vid benämningen nämnden åsyftas fastighetsoch servicenämnden. Sida 7 av 31
Är beslutsunderlagen utformade så att de ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS? Är redovisningen av investeringskostnader rättvisande så en tillfredsställande uppföljning möjliggörs? Sker kontinuerlig uppföljning och återrapportering så att intern styrning och kontroll säkerställs? Har landstingsstyrelsen och FSN givit tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt skall ske? Hur hanteras förändringar i investeringsprojekt? Hur säkerställer landstingsstyrelsen och FSN att medborgaren får en rimlig insyn? Har FAS lednings- och ekonomifunktion förstärkts? På vilket sätt har detta skett? Har en genomgång skett i syfte att reducera kostnaderna både för 100-huset och för framtida investeringar? Hur har i sådana fall denna genomgång dokumenterats och vilka underlag har lämnats till berörd nämnd? Finns det en ändamålsenlig plan, budgetering, avtal, finansiering, styrning och uppföljning med mera för FAS? 1.3 Revisionskriterier Granskningen utgår från såväl gällande regelverk, skriftligt material som de styrdokument som finns på olika nivåer inom landstinget samt avtal med leverantörer. 1.4 Metod och avgränsning Av förfrågningsunderlaget framgår att granskningen ska omfatta både dokumentstudier och intervjuer med berörda, på olika organisatoriska nivåer i FAS. Granskningen avgränsas till att omfatta de förändringar och eventuella åtgärder som vidtagits efter augusti 2015. Med stora investeringar avses fleråriga projekt till höga ekonomiska belopp. Granskningen har genomförts i form av intervjuer med nyckelpersoner samt dokumentstudier. Dels har intervjuer genomförts med politiker och tjänstemän som är ansvariga för beredning och planering av investeringarna inom FAS, dels har en kartläggning gjorts av styrdokument, beslutsunderlag samt dokumenterade uppföljningar avseende FAS. En fullständig lista över granskad dokumentation återfinns i bilaga 1. Intervjuer har genomförts med följande personer: Landstingsdirektör Ekonomidirektör Ekonomichef Förvaltningsdirektör, Landstingsservice Projektchef FAS, Landstingsservice Sida 8 av 31
Biträdande projektchef FAS, (extern konsult) Projektledare för ingång 100/J-huset (extern konsult) Ekonomiansvarig FAS, Landstingsservice Chefscontroller, Landstingets ledningskontor Projektekonom FAS (extern konsult) Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsstyrelsens 2:e vice ordförande Fastighets- och servicenämndens ordförande Fastighets- och servicenämndens 2:e vice ordförande Våra intervjuer och dokumentstudier avslutades den 11 november 2016 och de intervjuade har erhållit rapporten för sakgranskning den 18 november. Sida 9 av 31
2 Framtidens Akademiska (FAS) 2.1 Tidplan för de olika projekten Framtidens Akademiska är ett omfattande projekt som sträcker sig fram till år 2023. Benämningen FAS är ett samlingsnamn, som i sig inte är politiskt definierat eller fastställt. I denna rapport används benämningen FAS. I de fall som ett enskilt projekt åsyftas anges istället benämningen enligt tabell 1 nedan. Tabellen visar en sammanställning över FAS-projektet med tillhörande tidplan. Tabell 1. Tidplan för FAS olika delar. Byggnad Planerad byggstart Planerat färdigställande Ingång 85 (B14T) Nybyggnad av teknikhus för att möjliggöra horisontell försörjning av vårdplanen. Ingång 85 (B14) Ombyggnad vårdplan med enkelrum och tillhörande hygienutrymme Ingång 70 (B11+B11T) Produktion klar Maj 2013 Produktion klar. I full drift sedan juni 2016. Produktion klar. I full drift sedan juni 2016. Ombyggnad vårdplan med enkelrum och tillhörande hygienutrymme. Nybyggnad av teknikhus för att möjliggöra horisontell försörjning av vårdplanen, ombyggnad av vårdplan. Ingång 100 (J-huset) Nyproduktion av vård-, diagnostikoch behandlingsbyggnad Centralblock (B12) Total ombyggnad och upprustning. Centralblock (B9) Total ombyggnad och upprustning. 2017 2021 2014 2018 2019 2021 2017 2022 Sida 10 av 31
3 Iakttagelser 3.1 Organisation och ansvar Har ansvar och befogenheter förtydligats i reglementen och delegationsordningar? I samband med övergången från en beställare/utförarmodell till facknämndsorganisation förändrades landstingets organisation vid årsskiftet 2015/2016. Delar av den tidigare produktionsstyrelsen ombildades till FSN som övertog ansvaret för bland annat genomförande av beslutade fastighetsprojekt samt beslut om investeringar under 100 mnkr. Figur 1. Organisationsschema över FAS, augusti 2016. Vid intervju med ordförande i FSN framkommer att politikerna fick reda på det uppkomna underskottet inom FAS i ett relativt sent läge. Tjänstemännen uppges haft kunskap om underskottet ett kvartal innan politiken fick reda på det. Anledningen till detta uppges berott på ett diffust reglemente och delegationsordning. Sida 11 av 31
I samband med att FSN startade upp den 1 december 2015 uppdaterades reglemente och arbetsordningen för landstingsstyrelsen samt styrelser och nämnder i Landstinget i Uppsala län (Dnr CK2014-0376). Det uppdaterade reglementet för landstingsstyrelsen samt styrelser och nämnder i Landstinget i Uppsala län antogs av landstingsfullmäktige 2015-11-23. Därefter har reglemente och arbetsordning reviderats ytterligare en gång (Dnr LS2016-0068, antagen av landstingsfullmäktige 2016-04-08). I reglementet anges att FSNs uppdrag är att handha frågor som rör landstingets ägande och förvaltning av fastigheter samt frågor som rör utveckling inom fastighets-, teknik- och serviceområdena. Vidare anges 16 uppdrag som FSN har. Två av dessa uppdrag handlar om fastighetsinvesteringar, ett om att bereda behov av fastighetsinvesteringar i samband med framtagande av investeringsplan och ett om fastighetsinvesteringar i enlighet med landstingets investeringsprocess och inom av fullmäktige antagen investeringsbudget. Nämnden har även ett arbetsutskott som utgör beredande organ för de ärenden som ska behandlas av FSN. Arbetsutskottet fattar beslut i enlighet med av FSN antagen delegationsordning. I reglementet för landstingsstyrelsen anges att styrelsen bland annat ska ansvara för strategiska fastighetsfrågor samt ansvara för fastighetsinvesteringar enligt fastställd investeringsprocess. FSN tog beslut om delegationsordning vid sitt första sammanträde 2015-12-18. 2016-09-26 reviderades delegationsordningen (Dnr FSN2016-0004) med anledning av den av landstingsfullmäktige beslutade nya investeringsprocessen. I delegationsordningen anges att delegering sker till förvaltningschef avseende initiering av upphandling (ärendetyp 5.1.), dock ej av fastighetsinvesteringar. Vid sammanträdet 2016-10-24 reviderades delegationsordningen åter (Dnr FSN2016-0004), även denna gång med anledning av den nya investeringsprocessen. Skillnaden mot den tidigare versionen är att fastighetsinvesteringar numera ej exkluderades avseende initiering av upphandling (ärendetyp 5.1.). I övrigt skedde inga förändringar i revideringen. En ny fastighetsinvesteringsprocess har arbetats fram och beslutats i landstingsfullmäktige 2016-06- 20/21 (Dnr LS2016-0231). Både politiker och tjänstemän som vi talat med uppger att den nya fastighetsinvesteringsprocessen tydliggör roll- och ansvarsfördelning. Enligt fastighetsinvesteringsprocessen ska fastighetsinvesteringar över 100 mnkr beslutas av landstingsfullmäktige, oavsett om det är hyresgäst- eller fastighetsägarinitierat, för såväl förstudie som program. Fastighetsinvesteringar under 100 mnkr får beslutas i FSN, där nämnden delegerat beslut till förvaltningschefen vid fastighetsinvesteringar under 10 mnkr om fastighetsägarinitierat respektive under 5 mnkr om hyresgästinitierat. Beloppsnivåerna uppges ha bestämts av pragmatiska skäl. FSN får enligt reglementet enbart ta beslut inom av fullmäktige antagen investeringsbudget, vilket innebär att investeringen måste finnas med i landstingets investeringsplan. Enligt fastighetsinvesteringsprocessen ska investeringsbehov som uppkommer under löpande år på grund av skador eller haverier i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. FSN kan undantagsvis omprioritera inom investeringsplanen upp till 10 mnkr under förutsättning att hyreskostnadskonsekvensen kan hanteras inom beställarens ram. Det framgår dock inte vem som beslutar och hanterar omprioriteringar över 10 mnkr. Vid intervjuer med tjänstemännen framkommer att processdokumentet som beskriver fastighetsinvesteringsprocessen behöver kompletteras med riktlinjer för hur investeringar som inte är med i investeringsplanerna ska hanteras. Det finns ett behov av att tydliggöra hur ett ärende ska initieras om det finns ekonomiska resurser under året, men investeringen i fråga inte är beslutad. Enligt den övergripande projektplanen för FAS (2012-02-01, senast reviderad 2016-08-31) är FSN sedan 1 januari 2016 den nämnd som följer upp projekten och fattar beslut. FSN anges därmed vara styrgrupp för Framtidens Akademiska. Rapportering till styrgruppen sker cirka var åttonde vecka av projektchefen, enligt projektplanen. Vad styrgruppens roll och ansvar innebär upplevs vara otydligt, enligt projektplanen fattar styrgruppen beslut om förändringar av tidplan och ekonomi. Enligt projektplanen gäller även att: Prognoser som avviker mot tilldelade medel ska rapporteras till styrgrupp så tidigt som möjligt. Beslut om att öka investeringsbudget (under 100 mnkr) eller att ändra omfattning i ett projekt ska tas av styrgrupp.. Sida 12 av 31
3.1.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Har ansvar och befogenheter förtydligats i reglementen och delegationsordningar? Vår bedömning är att ansvar och befogenheter delvis förtydligats i reglementen och delegationsordningar. Det framgår dock inte vem som beslutar och hanterar omprioriteringar över 10 mnkr. Det finns ett behov av att tydliggöra hur ett ärende ska initieras om det finns ekonomiska resurser under året, men investeringen i fråga inte är beslutad. Styrgruppens ansvar är också otydligt beskriven. 3.2 Riktlinjer och rutiner Finns det tillfredsställande skriftliga riktlinjer för investeringarna och följs dessa? Finns det riktlinjer och tillämpningsanvisningar som beskriver vilka faktaunderlag som ska tas fram vid större investeringar? Finns det en tydlig projektmodell med bland annat beskrivning av rollfördelning och ansvar, mallar samt checklistor? I samband med vår granskning har det framkommit att ett antal nya dokument, mallar och riktlinjer med bäring på investeringsprocessen tagits fram under hösten 2015 och under 2016. Dessa anges nedan och beskrivs därefter: Fastighetsinvesteringsprocess (Dnr LS2016-0231, beslutad av fullmäktige 20-21 juni 2016). Anvisningar fastighetsinvesteringsprocessen 2018-2027 upprättad av ekonomichef vid Landstingets ledningskontor, Landstinget i Uppsala län 2016-10-10. Anvisningar till förvaltningarna avseende fastighetsinvesteringsprocessen 2018-2027, upprättad av biträdande fastighetschef vid Landstinget i Uppsala län 2016-10-14. Handbok för projektledning inom LSU upprättad av landstingsservice. Vi har tagit del av utkast till reviderad upplaga, daterad 2016-11-01. Föregående version var daterad 2014-04-17. Mall för beslutsunderlag av investeringar. En ny fastighetsinvesteringsprocess har arbetats fram och beslutades av fullmäktige vid sammanträdet i juni 2016. Processdokumentet beskriver den landstingsgemensamma Sida 13 av 31
investeringsprocessen och förtydligar ansvarsfördelningen. Processdokumentet är knutet till delegationsordningen. Grundläggande för investeringsprocessen är att en investering behöver vara upptagen i landstingets investeringsplan. Vi har noterat att FAS inte har anpassats till den av landstingsfullmäktige beslutade processen. Det beslut tf förvaltningsdirektör inom Landstingsservice fattat 2016-06-07 (Dnr LSU 2013-0062), där det framkommer att: t.ex. ska styrande dokument som var gällande då medel tilldelades för genomförande gälla till dess att genomförandet och projektet är avslutat", är otydligt då det enligt uppgift endast avser tekniska styrande dokument vilket inte framkommer av beslutet. En brist i fastighetsinvesteringsprocessen som identifierats av förvaltningsdirektören för Landstingsservice är att tydliga riktlinjer saknas när beställande förvaltning behöver få ett beslut från nämnd/styrelse och/eller fullmäktige avseende finansiering av driftskostnaderna. Vidare upplevs att plan saknas för finansieringen av driftskostnader (utöver budgettillskott från fullmäktige). Respektive styrelse initierar en investering utifrån en behovsanalys där de måste konstatera att de klarar av ökade hyror för lokaler och liknande. FSN uppges fatta beslut om förstudier utifrån att det finns ett beslutat uppdrag (investeringsplan som är beslutad av fullmäktige) alternativt önskemål från en styrelse. Innan nämnden går vidare med förstudien så måste investeringen gå via fullmäktige om investeringen är stor (över 100 mnkr). De anvisningar till fastighetsinvesteringsprocessen som utfärdats av såväl ledningskontoret som Landstingsservice beskriver ansvar och befogenheter i processen och tydliggör gränsdragningen mellan beställande förvaltning/styrelse, Landstingsservice, investeringsrådet samt FSN. Dokumenten beskriver också övergripande att prioritering ska ske och att ekonomiska konsekvenser till följd av investeringar i form av kostnads-, drifts- och likviditetspåverkan ska beskrivas av investeringsrådet, beställande förvaltning samt ansvarig styrelse/nämnd. Framtaget till detta finns också mall för förvaltningarna för att redovisa investeringsbehoven. Dokumenten tillämpas för första gången under hösten 2016 till kommande investeringsplan för 2018-2027. Inom Landstingsservice finns en projekthandbok framtagen ( Handbok för projektledning inom LSU daterat 2014-04-17). Handboken beskrivs som ett styrande dokument riktat till projektledare, projektägare och projektdeltagare och ska tillämpas vid investeringsprojekt inom Landstingsservice (LSU). Handboken gäller för såväl interna som inhyrda eller externa projektledare som arbetar med projekt inom landstingsservice. Handboken inkluderar hänvisningar till mallar och checklistor kopplade till processen. Projektchefen menar att handboken inte är helt ändamålsenlig till innehåll och struktur. Med anledning av detta har en revidering av handboken påbörjats. Vi har tagit del av ett reviderat arbetsmaterial av denna, daterad 2016-11-01. I utkastet beskrivs samtliga faser likartat och på ett mer ändamålsenligt sätt. En mall för beslutsunderlag av investeringar finns och har nyligen justerats och används inom verksamheten och FSN. Denna beskrivs mer ingående i kapitel 3.4. Sida 14 av 31
3.2.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Finns det tillfredsställande skriftliga riktlinjer för investeringarna och följs dessa? Finns det riktlinjer och tillämpningsanvisningar som beskriver vilka faktaunderlag som ska tas fram vid större investeringar? Finns det en tydlig projektmodell med bland annat beskrivning av rollfördelning och ansvar, mallar samt checklistor? Fullmäktige har fattat beslut om en ny fastighetsinvesteringsprocess. Dokumentet beslutades i juni 2016, en anpassning av FAS har ännu inte skett. Processen saknar tydliga riktlinjer när beställande förvaltning behöver få ett beslut från nämnd/styrelse och/eller fullmäktige avseende finansiering av driftskostnaderna. I processen framgår inte att det måste finnas en plan för finansieringen av driftskostnader, något som vi menar är nödvändigt. Det finns även en otydlighet i det beslut som fattats av tf förvaltningsdirektör inom Landstingsservice 2016-06-07 gällande oförändrade styrande dokument. Enligt uppgift avser detta tekniska styrande dokument, vilket inte framgår av beslutet. Skriftliga riktlinjer har tagits fram inför framtida investeringsplan 2018-2027. Tillämpning ska ske under hösten 2016. Mallen för beslutsunderlag av investeringar har justerats under hösten 2016. Vår bedömning är att det finns en tydlig modell. Modellen kommer även att förtydligas ytterligare, vid tidpunkten för vår granskning var den föremål för revidering. 3.3 Budgetering och omprioriteringar Baseras budgeteringen på väl underbyggda underlag? Baseras omprioriteringar och åtgärder på en riskanalys? Det råder osäkerhet bland både politiker och tjänstemän kring hur FAS och dess omfattning ska förstås. Antingen som ett investeringsprojekt, ett vidare begrepp som innehåller ett antal investeringsprojekt eller att det spelat ut sin roll och att projekten ska ses som vilka andra investeringar som helst. I sammanhanget har vi också noterat att ett antal andra investeringsprojekt pågår och planeras inom Akademiska sjukhusområdet som enligt uppgift inte ingår i FAS. FAS Sida 15 av 31
uppges inte på något sätt vara heltäckande utan avser endast de utpekade byggnaderna och dess verksamhet. Det uppges finnas en totalbudget, men det finns ej avsatta pengar för detta utan varje del uppges behandlas som en egen investering i investeringsprocessen. Ekonomidirektören uppger att det inte finns ett budgetbeslut för FAS, utan det beslut som fattades var ett inriktningsbeslut och inget genomförandebeslut. Det uppges att det i den fastställda tidplanen för FAS finns ett slutdatum fastställt för J-huset som är 2018. Politikerna i FSN uppger att det tidsmässigt inte förväntas vara ett problem att färdigställa J- huset innan 2018 års utgång. Politikerna är inte heller oroade över kostnaderna för kvarvarande delar av projektet. Enligt andre vice ordförande i FSN är finansieringen för de ökade kostnaderna gällande J-huset inte lösta än. Det uppges finnas en osäkerhet kring var de 370 mnkr som inte var budgeterade från början ska komma ifrån. Fullmäktige förväntas ta ställning till finansieringen under våren 2017 i samband med arbetet kring investeringsplanen för 2018. Enligt projektchef för FAS är besparingen på 370 mnkr fördelad inom B9/B12 och införd i investeringsplanen. Vid intervju med oppositionspolitiker i FSN framkom att FAS finansierats projekt för projekt. När landstingsråden och nämnden informeras om FAS så redovisas det som en helhet. Detta är en beskrivning som ledningen för FAS uppger att de inte delar, FAS uppges inte heller bedrivas som ett samlat projekt. Ekonomidirektören uppger vid intervju att det nu finns detaljerade anvisningar som ska följas för budgetprocessen framöver. Enligt ekonomidirektören och ekonomichefen så har anvisningar för budgetprocessen 2018 skickats ut till verksamheterna och nämnderna. I de nya anvisningarna har förvaltningens ansvar förtydligats och ökat. Förvaltningarna ska framöver ta fram behov med stöd av landstingsservice och inte som tidigare då det var landstingsservice som mer eller mindre tog fram verksamheternas behov. Meningarna går isär där vissa uppger att hela FAS mer eller mindre varit drivet av landstingsservice snarare än av Akademiska sjukhuset och det är detta förhållande man vill vända på så att sjukhuset formulerar vad de behöver och vill ha. Andra uppger att FAS från början är drivet av ett tekniskt reinvesteringsbehov samt ett utvecklingsbehov av vårdverksamheten. Behoven går sedan till respektive ansvarig styrelse/nämnd för att stämma av att det finns samsyn om behoven. I nästa steg uppges en prioritering av behoven genomföras och sedan beslutar styrelsen om en investeringsplan under våren där de fastställer vad som ska åstadkommas. Efter att investeringsplanerna är tagna i styrelserna går de vidare till FSN som fattar beslut utifrån sitt ansvar och sedan skickas investeringarna vidare till landstingsstyrelsen. Ansvarsfördelningen uppges tidigare varit problematiskt i beställare/utförarmodellen, men nu anser ledningen att det är tydligt att styrelsen har ansvaret. Det är på tjänstemannanivå som kalkyler och underlag stäms av innan de går upp till politiken. Tidigare har det förekommit att politiken ofta behövt skicka tillbaka underlagen för att de inte varit korrekta och måste räknas om. Nya mallar för beslutsunderlag, där kalkyler ska fyllas i, uppges därför ha tagits fram och börjat användas i verksamheten. Alla tjänstemän har inte kommit in i arbetet med de nya mallarna och därför uppges landstingsservice ha en roll framöver kopplat till samordningen av beslutsunderlagen och att alla kommer in i arbetet. Varje beslut ska också gå via investeringsrådet. Investeringsrådets roll är i detta fall att vara samordnande mellan utföraren landstingsservice, beställaren, helheten och ekonomin. Ett arbete med driftkostnadskalkyler för investeringar uppges ha påbörjats i mindre omfattning men kapitalkostnadskalkyler ska finnas för samtliga objekt. Kapitalkostnadskalkylerna omfattar dock inte förändringar i drift, personella resurser, utrustning osv. utan endast kostnader för huset och hyran av huset. Enligt ledningen för FAS förekommer det svårigheter att få beställande förvaltning att fylla i driftkostnadskalkylen som finns med i beslutsunderlagsmallen. Från Landstingsservice lyfts behovet att verksamheten måste prioritera utifrån sin driftbudget och ha finansieringsformen klar för driftkostnaderna innan investeringar genomförs. Det uppges finnas långsiktiga planeringsunderlag fram till och med 2027 för behovsplanering, bland annat innehållandes hyreskostnadskonsekvenser. Sida 16 av 31
Sedan den senaste granskningen av FAS, som genomfördes förra året, har uppdrag getts till Sjukhusstyrelsen att ta fram en lokalförsörjningsplan avseende sina verksamheter, dvs. såväl Akademiska Sjukhuset som Enköpings lasarett. Uppdraget ska redovisas för landstingsfullmäktige under nästa år. Tanken är att planen ska ligga till grund för en helhetsbedömning av behovet av investeringar inom Akademiska sjukhuset. Enligt förvaltningschefen för Landstingsservice är inte prioriteringar i alla lägen förankrade på samtliga nivåer. Politiken och verksamheten inom Akademiska sjukhuset är inte nödvändigtvis överens om vad som är prioriterat. För tillfället saknas även en generell prioriteringsmatris för arbetet och detta lyfts fram som en brist av ekonomidirektör och ekonomichef. Biträdande projektchefen inom FAS förklarar att riskanalyser utförs kontinuerlig i projektet inom flera områden. I samband med programändringar görs särskilda riskanalyser för dessa. Projektchefen uppges ha förändrat arbetet med programändringar och hur prioriteringen ska gå till. Projektledningsrisker kopplat till ekonomi och byggnadernas funktion samt tid i förhållande till programmet uppges vara utgångspunkten för prioriteringar av programändringarna. Mandatet för vem som beslutar om projektändringar har också tydliggjorts i samband med de förändringar som kom till stånd under hösten 2015 kopplat till landstingets omorganisation och bytet av förvaltningsdirektör. Ändringar som beslutas direkt av projektchef är ändringar som inte påverkar funktion eller projektens budget. Det upplevs nu vara tydliggjort att politisk förankring måste inhämtas i fler beslut än vad gjorts tidigare. Investeringsvolymerna har de senaste åren ökat kraftigt och ekonomidirektören uppger att detta ibland riskerar att ge upphov till fartblindhet vid beslut av investeringar. En bromsande faktor i sammanhanget uppges vara fullmäktiges beslut om att alla investeringar ska självfinansieras till 100 procent. 3.3.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Baseras budgeteringen på väl underbyggda underlag? Baseras omprioriteringar och åtgärder på en riskanalys? Genom att det nu finns anvisningar för processen gör vi bedömningen att det framöver finns förutsättningar att basera budgeten på väl underbyggda underlag. Det saknas dock en lokalförsörjningsplan och en prioriteringsmatris. Därutöver saknas finansieringen av de utökade driftskostnaderna i samband med en investering. Omprioriteringar i samband med programändringar föregås av riskanalyser. Sida 17 av 31
3.4 Beslutsunderlag Är beslutsunderlagen utformade så att de ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS? En mall för beslutsunderlag av investeringar har tagits fram och börjat användas inom verksamheten och FSN. Beslutsunderlagen och mallen uppges ha funnits sedan 2014 och har uppdaterats under hösten 2016. Mallen innehåller tabeller för kostnadsanalyser, finansieringskalkyler, riskbedömningar som måste fyllas i av tjänstemännen som bereder ärendena. Vid intervjuerna uppges anledningen till att mallen tagits fram vara att underlagen som kommit till nämnden ofta varit otillräckliga och fått gå tillbaka för ytterligare beredning. Förhoppningen är att beslutsunderlagen nu blir mer fullständiga och innehållet relevant och konsekvent. Samtliga ärenden som rör investeringar ska numera följa mallen och de underlag som inte gör det uppges skickas tillbaka för vidare beredning. Framöver framkommer att det även ska inarbetas nyttokostnadsanalyser i underlagen. För tillfället uppges inte kompetensen finnas för detta inom landstingsservice som ansvarar för beredningen. Ett närliggande projekt uppges vara utpekat som pilotprojekt för nyttokostnadsanalyserna och målet är att testa för att samla erfarenhet inför framtiden. LSU uppges ha efterfrågat utbildningsinsatser för förvaltningarna i nyttokostnadsanalyser från FSNs nämnsekreterare så att dessa utförs på ett samstämmigt sätt. LSU uppges än så länge inte fått något svar på denna förfrågan. Landstingsstyrelsens och nämndens internkontrollplaner kommer enligt uppgift att omarbetas inför 2017 och innehålla en utvärdering gällande detta område. 3.4.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Är beslutsunderlagen utformade så att de ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS? Vår bedömning är att mallen för beslutsunderlag i huvudsak är utformad så att underlagen ger tillräcklig och tillfredsställande information för att möjliggöra prioriteringar, styrning, kontroll och uppföljning av FAS. Fortfarande saknas nyttokostnadsanalyser. Sida 18 av 31
3.5 Uppföljningsprocessen Är redovisningen av investeringskostnader rättvisande så en tillfredsställande uppföljning möjliggörs? Sker kontinuerlig uppföljning och återrapportering så att intern styrning och kontroll säkerställs? Har landstingsstyrelsen och FSN givit tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt skall ske? Redovisningschef vid landstingets ledningskontor har tagit fram anvisningar för redovisning av materiella anläggningstillgångar, senast uppdaterad 2015-10-05. I anvisningarna definieras vad en materiell anläggningstillgång är samt kriterier för aktivering av materiella anläggningstillgångar. Till anvisningarna finns även beskrivningar av rutiner och interna kontroller dokumenterade i processbeskrivningar. Anvisningarna beskriver även att byggnader ska delas upp i komponenter och metodiken beskrivs. Redovisningsprinciperna finns även beskrivna i årsredovisningshandlingen för 2015. Av revisionsrapporten gällande granskning av årsredovisning finns inga avvikelser noterade gällande efterlevnaden av dessa riktlinjer. I de intervjuer som vi har genomfört har framkommit att de nya principerna även är kommunicerade till projektorganisationen och enligt genomförda intervjuer tillämpas samma redovisningsprinciper inom hela landstinget. Inom projektorganisationen har även ekonomifunktionen förstärkts och en tydligare koppling gjorts mellan landstingsservice ekonomifunktion och projektets ekonomifunktion (se även kapitel 3.8). Genomgång av kostnader med projektledare sker enligt uppgift månadsvis samt mer utförligt inför tertial- och årsbokslut i syfte att säkerställa korrekt redovisning. Vid intervjuerna konstateras det inte finnas något formellt taget beslut för vad som ska rapporteras till FSN. Rapportering sker en gång i månaden i samband med FSNs sammanträden. Innehållet i rapporteringen uppges vara överenskommet mellan nämndens tidigare ordförande och förvaltningsledningen. FSN får framförallt ekonomisk återrapportering kring FAS en gång i månaden av projektchefen. Återrapporteringen sker med en enklare excelmodell eller PowerPoint som beskriver budget och utfall hittills samt utfall i förhållande till budget och prognos. Det finns en önskan från oppositionen i FSN att förvaltningschefen framöver håller i dragningarna för nämnden. Andre vice ordförande i FSN upplever osäkerhet kring helhetsbilden av FAS utifrån den rapportering nämnden tar del av. Nämnden anses bli väl informerade om de enskilda projekten så till den grad att helheten blir lidande. Projektchefen som nu föredrar uppföljningen uppges inte kunna förklara ställningstagande och prioriteringar kring kostnader på samma sätt som förvaltningschefen. Förvaltningschefen uppges vara relativt ny i sin roll och förhoppningen är att uppföljningen och rapporteringen till nämnden kommer hanteras av denne framöver. FSN uppges även i viss mån söka efter mer pedagogisk återrapportering till nämnden, så att informationen hamnar på en lämplig övergripande nivå. Landstingsstyrelsen uppges endast ta del av en övergripande skriftlig uppföljning från landstingsdirektören avseende verksamheten som helhet. Återrapportering i övrigt sker i samband med delårsrapporter och årsbokslut. Diskussioner har förts inom styrelsen och med landstingsdirektören om fördjupad uppföljning av vissa byggprojekt. Diskussionerna har handlat om att med extern hjälp på projektnivå följa upp och se att allt genomförs som planerat. Uppkomna ekonomiska avvikelser uppges rapporteras till investeringsrådet. Ekonomidirektören uppger att förvaltningen själv inte har resurserna för detta och därför vore bra om en extern aktör genomför en genomlysning under projektens gång. Sida 19 av 31
Landstingsrådsberedningen uppges få samma uppföljning som den beredande styrgruppen och därigenom nås ledningen i landstingsstyrelsen. FSN uppges ha ansvaret att skicka vidare relevant information till landstingsstyrelsen, som även har möjlighet att be FSN om uppföljning. Ingen av de vi har intervjuat uppger att Landstingsstyrelsen efterfrågat några rutiner eller riktlinjer för löpande återrapportering. Enligt fastighetsinvesteringsprocessen ansvarar FSN för att informera ansvarig styrelse och nämnd kring kostnadsökningar vid fördyringar av investeringsprojekt. Inga beloppsgränser finns angivna för denna rapportering, vilket innebär att alla kostnadsökningar måste rapporteras. 3.5.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Är redovisningen av investeringskostnader rättvisande så en tillfredsställande uppföljning möjliggörs? Vår bedömning är att redovisningen av investeringskostnader är rättvisande så en tillfredsställande uppföljning möjliggörs. Sker kontinuerlig uppföljning och återrapportering så att intern styrning och kontroll säkerställs? Har landstingsstyrelsen och FSN givit tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt skall ske? Kontinuerlig uppföljning sker, se även svaret på nästa kontrollfråga. Internkontrollplaner kommer att utarbetas och gälla från 2017. Tydliga riktlinjer saknas. Det finns önskemål om fördjupad uppföljning av vissa projekt. 3.6 Hantering av förändringar i investeringsprojekt Hur hanteras förändringar i investeringsprojekt? Projektledningen inom FAS förklarar att det genomförs kontinuerliga riskanalyser. I samband med programändringar görs även särskilda riskanalyser för just dessa. Projektchefen har förändrat arbetet med programändringar och hur dessa prioriteras. Projektledningsrisker kopplat till ekonomi och funktion samt tid i förhållande till programmet är utgångspunkten för prioriteringar och programändringar. Mandatet för projektändringar uppges ha tydliggjorts i samband med omtaget under hösten 2015. Två programändringar väntar för tillfället på beslut från politiker. Det upplevs nu vara tydligt att politisk förankring måste inhämtas i fler beslut än vad som tidigare gjorts. De ändringar som beslutas direkt av projektchef uppges vara sådana ändringar som inte ändrar funktion eller budget för projektet. Vi har inom ramen för granskningen tagit del av förslag till de två programändringar som nämns ovan. Dessa togs upp på FSNs arbetsutskott den 9 november 2016. Den ena programförändringen rör Läkarskeppet, Ingång 70 (Dnr LSU2016-0316). Skrivelsen innehåller förslag till beslut, beskrivning Sida 20 av 31
av ärendet, investeringskostnad, årlig kostnadsökning, finansiering av årlig kostnadsökning samt övriga kostnadseffekter på grund av investeringen. Det anges också att samråd har skett med beställande förvaltning och att den årliga kostnadsökningen samt finansiering är godkänt skriftligen av Akademiska sjukhusets förvaltningschef. Vidare anges också att beredande styrgrupp för Framtidens Akademiska kommer att bereda förslaget till beslut om programförändringen den 15 november 2016. Förslaget till beslut kommer enligt uppgift då att kompletteras med deras utlåtande. Till tjänsteskrivelsen bifogas beslutskalkyl för bygginvestering, konsekvensbeskrivning (2016-09-16), genomförandebeslut B11 (2012-04-26) samt sjukhusets underlag (2016-10-01). Vid sakgranskningen har framkommit att beslutsgången ovan tydliggjorts och ändrats efter vår granskning. Det andra förslaget till programändring rör intermediärvårdsavdelningen samt barnintensivvårdsavdelningen vid ingång 70 (Dnr 2016-0316). Skrivelsen följer mallen för programändringar och innehåller de delar som beskrivits för programförändringen ovan med tillhörande bilagor. Ingen av programförändringarna är ännu lyft till FSN vid tidpunkten för denna granskning. Den nya investeringsprocessen (se kapitel 3.2), som kräver att politiken ska in i ett tidigare skede för prioritering i projekten, upplevs som positiv inom projektledningen. Projektledningen upplever dock att det finns risker med de långa ledtider som den politiska förankringen innebär, men uppger att de försöker planera för detta under projektets gång. Vid intervju med projektchef på Landstingsservice framkommer att en reviderad version av Handbok för projektledning av investeringsprojekt inom LSU håller på att arbetas fram. Vi har tagit del av ett reviderat arbetsmaterial av denna, daterad 2016-11-01. I den reviderade handboken, som ännu är arbetsmaterial, definieras en ändring som en avvikelse från det som är beslutat. Vidare anges att ändringsbegäran alltid ska dokumenteras skriftligt och lämnas till projektledaren. Det är sedan projektledaren som ansvarar för att ändringsbegäran analyseras och konsekvensbedöms och att detta sammanställs skriftligt. Projektledaren beslutar om och genomför ändringar som inte påverkar projektets budget, tidplan eller mål. Övriga ändringar ska beslutas av projektägaren, eller om det finns styrgrupp, av styrgruppens ordförande. Det anges också att det är landstingets delegationsordning som ytterst styr vem som har rätt att fatta beslut om en ändring som påverkar tilldelade medel. Enligt nu gällande handbok anges att förändring kan utgöras av programändring eller ändringar inom projektets ramar. Programändringar skall behandlas enligt delegationsordning. Vidare anges att projektägaren ansvarar för att beslut tas enligt delegationsordningen vid programändringar oavsett om ändringen initieras av hyresgäst, teknik- eller driftavdelningen och genomför justering av medelsbehov. 3.6.1 Bedömning av kontrollfrågor Kontrollfråga Kommentar Bedömning Hur hanteras förändringar i investeringsprojekt? Det finns en väldokumenterad processbeskrivning för hanteringen av förändringar i projekt. Processen har ännu inte implementerats i sin helhet och det förslag till beslutshantering av de två programändringsförslag som vi tagit del av har ändrats efter tidpunkten för vår granskning. Sida 21 av 31
3.7 Medborgarens insyn i FAS Hur säkerställer landstingsstyrelsen och FSN att medborgaren får en rimlig insyn? Enligt projektchef för FAS finns det utvecklingspotential vad gäller att ge medborgaren en rimlig insyn. Fokus beskrivs ha varit att sprida information om projektet och hur projektet fortlöper internt inom landstinget, och att det inte varit samma fokus gentemot medborgarna och tredje man. I den framtagna kommunikationsplanen för FAS såväl som för delprojektet J-huset framgår rutiner för extern kommunikation: All extern information om pågående och planerade projekt skall hanteras genom kommunikationsansvarig på LSU. Projektledaren ansvarar för att relevant information når kommunikationsansvarig. Vid direkta frågor från extern part till projektet skall frågorna i samtliga fall hänvisas till kommunikationsansvarig på LSU. Kommunikationsansvarig på LSU kan delegera till annan person inom projektorganisationen att besvara frågor från extern part, men sådan delegation skall ske skriftligt för varje enskilt fall av extern kommunikation. Enligt projektchefen ska kommunikationsplanen för J-huset och FAS breddas och revideras. Landstingsdirektören har lyft fram behovet av att tydliggöra även positiva nyheter och effekter av FAS-projekten. Enligt projektchefen beskrivs det ha varit ett ensidigt fokus i media på det som inte blivit så bra, såsom högre kostnader än budgeterat. Den intresserade medborgarna kan följa projektet via projektets hemsida: http://www.akademiska.se/sv/framtidens-akademiska/framtidens-akademiska/ På hemsidan kan medborgarna läsa om hur framtidens vård kommer att vara på Akademiska sjukhuset, läsa om framtidens lokaler och projektets olika delar, se bilder från hur det ser ut nu och hur det kommer se ut i framtiden, följa arbetet live via webbkamera samt se tidplanen för de olika delprojekten. På hemsidan läggs även störningsinformation ut. Under fliken Aktuellt finns nyheter om projektet och dess genomförande. Till exempel uppdaterades sidan den 12 oktober 2016 med en YouTube-video om hur det går med bygget av Ingång 100. I videon som är cirka 3 minuter lång visas inifrån bygget och representanter för bygget i form av projektledare berättar om arbetet och vad det nya huset innebär för medarbetare och patienter. Den 23 juni 2016 las en annan YouTube-video ut där tittaren under en minut kan se hur Ingång-100-huset vuxit fram under ett års tid genom att stillbilder från en webbkamera satts ihop. De YouTube-videos som läggs upp hamnar på Landstinget i Uppsala läns YouTube-konto. FAS har också ett officiellt Twitter-konto (https://twitter.com/fas_lul) där 120 tweets skrivits sedan februari 2014. Per 2016-11-05 har Twitterkontot 46 stycken följare, vilket troligtvis innebär att Twitter-kontot inte är ett effektivt kommunikationsmedel gentemot medborgarna. Ordförande för FSN beskriver också att man haft visningar av projektet med rundvandringar som annonserats i Uppsala Nya Tidning. Sida 22 av 31