TJÄNSTEUTLÅTANDE Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2015:693-012 Handläggare Nina Ekblom Tel. 0152-292 90 2015-12-16 1/2 Årsrapport KS internkontroll 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. godkänna årsrapport internkontroll 2015, daterad 2015-09-11, 2. följa upp att föreslagna åtgärder är genomförda i samband med delårsrapport 2, 2016. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen en skyldighet att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunfullmäktige antog år 2008 ett reglemente för internkontroll och detta dokument ligger till grund för det kommunövergripande arbetet med internkontrollen. Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. Arbetet med internkontroll följer kommunens tillämpningsanvisningar. Internkontrollplanen för 2015 har åtta rutiner kopplade till den verksamhet som kommunstyrelsen ansvarar för och som till viss del är av kommunövergripande karaktär. Genom att uppmärksamma avvikelserna kan förbättringsåtgärder genomföras av ansvariga. För de kontroller som genomförts finns avvikelser, förbättringsområden och förslag redovisade i rapporten. Ansvariga chefer är informerade om avvikelserna och i vissa fall är dessa åtgärdade. Kontrollerna som genomförs utförs av flera olika funktioner inom kommunstyrelsens verksamheter. Kontrollmomenten är av skiftande karaktär, vissa moment är enkla att kontrollera medan andra kan vara mer omfattande. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Det förbättringsarbete som behövs genomförs inom ram. Övriga konsekvenser Beslutet medför ett förbättringsarbete för att åtgärda avvikelser. Uppföljning Detta beslut följs upp i samband med delårsrapport 2, 2016.
2/2 Beslutsunderlag Internkontrollplan 2015 kommunstyrelsen, 2014-11-21 Beslutet skickas till För kännedom: Revisionen För kännedom: Ansvariga chefer Per Bäckström Kommunchef Nina Ekblom Kvalitetscontroller
Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2015:693-012 2016-01-18 1/13 Handläggare Nina Ekblom Tel. 0152-292 90 Årsrapport internkontroll 2015 Riktlinjer direktupphandling Urvalet består av drygt 150 fakturor mellan 50 000 500 000 kr från år 2015. Av de slumpmässigt utvalda fakturorna för första halvåret föll hälften (15) och för andra halvåret föll 122 bort då de var upphandlade enligt LOU, eller att köpet inte omfattas av LOU (eget bolag) eller att köpet gjorts hos någon som inte anses vara egentlig leverantör. Av de 15 fakturor som kontrollerades första halvåret har 9 köp konkurrensutsatts. Av de 6 köp som inte konkurrensutsatts avser: - 3 köp av företagshälsovård av enda leverantören i Strängnäs när den förra leverantören under pågående avtalsperiod flyttade från orten. Denna direktupphandling gjordes innan det krävdes beslut från kommunchef för att göra avsteg från konkurrensutsättning, det räckte då med inköpsredovisning. - 1 köp var det inte möjligt att konkurrensutsätta. - 2 köp där det finns godkännande från kommunchefen att göra avsteg från konkurrensutsättning då leverantören hade unik tidigare kunskap. Av de 15 bedömda fakturorna har 11 köp en inköpsredovisning. Av de 4 köp som saknar inköpsredovisning avser: - 2 köp som saknar inköpsredovisning har direktupphandling gjorts innan det fanns krav på inköpsredovisningar och sedan löpt på. - 1 köp var det inte möjligt att konkurrensutsätta, men det borde ha upprättats en inköpsredovisning. - 1 köp, där har konkurrensutsättning skett, men det har inte upprättats någon inköpsredovisning. Av de 20 fakturor som kontrollerades andra halvåret har fyra köp konkurrensutsatts och i tre fall är det oklart om konkurrensutsättning skett eller ej. Av de 13 köp som inte konkurrensutsatts avser: - 6 köp där det inte var möjligt att konkurrensutsätta. Strängnäs kommun Tel 0152-291 00 kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro 621-6907 Nygatan 10 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se 645 80 Strängnäs
2/13-2 köp där det finns godkännande från kommunchefen att göra avsteg från konkurrensutsättning. - 1 köp som avser akutarbeten av VA-tjänst - 4 köp där konkurrensutsättningen inte har skett Av de 20 bedömda fakturorna har 9 köp en inköpsredovisning. Av de 11 som inte har inköpsredovisning avser: - 7 köp av licenser, supportavgifter etc av IT-system som återkommer - 4 köp där det är oklart varför inköpsredovisning inte skett Analys Tydligare riktlinjer för direktupphandling har tagits fram och beslutats under våren 2015. Även om urvalet av fakturor är relativt litet i internkontrollen så är det en tydlig tendens att nuvarande riktlinjer för direktupphandling i stort följs. Det är ändå förhållandevis många direktupphandlingar som saknar en inköpsredovisning. Förslag på åtgärder Bättre och tydligare information om att en inköpsredovisning alltid ska finnas vid en direktupphandling. Detta i syfte att öka kunskapen hos de som gör upphandlingar. Information och utbildning borde öka förutsättningarna för att gällande riktlinjer följs. Inköpsenheten ska göra återkommande stickprov för att följa upp att verksamheten under kommunstyrelsen följer riktlinjerna för direktupphandling och då framförallt att en inköpsredovisning alltid görs vid direktupphandling.
3/13 Exploaterings- och investeringsprojekt Kontrollmomentet bygger på att kontrollera att projektstyrningsmodellen för investerings- och exploateringsprojekt följs. För 2015 hade kommunstyrelsen en investeringsbudget på totalt 12,9 miljoner kronor (mkr) efter ramjusteringar varav 7 mkr kronor är överfört från 2014. Urvalet för internkontroll har gjorts på tre större investeringsobjekt som pågår över flera år. Två av dessa har påbörjats innan beslut av nuvarande projektstyrningsmodell (PSM). Kontrollmoment enligt internkontrollplan Resecentrum Visholmen Ombyggnad hamnplan Mariefred 1. Strategiska planeringsgruppen beslutar att starta en förstudie. Politiska beslut finns men följer inte PSM*. Politiska beslut finns men följer inte PSM*. 2009 tecknades ett arrendeavtal avseende drift av gästhamnsverksamhet. Kommunen förband sig att bekosta framtida detaljplan för området i syfte att utveckla hamnområdet. 2. Politiskt beslut att påbörja planeringsfas i enlighet med projektplan. Politiska beslut finns men följer inte PSM*. KF godkände den 2012-10-01 om detaljplaneprogrammet för Visholmen. Politiskt beslut finns 2015-02-04, KS 41. 3. Politiskt beslut om genomförande av entreprenad. Beslutad driftplan. KS/2013:60 KF 2013 46. KS/2013:279. Genomförandefasen är planerad till 2016-2018 enligt projekts tidplan. 4. Styrgrupp beslutar om att utvärdera och påbörja projektavslut. 5. Styrgrupp beslutar om att avsluta projekt. Projektet pågår. Projektet pågår. Projektet är i planeringsfasen. Projektet pågår. Projektet pågår. Projektet är i planeringsfasen. 6. Genomförandegrad av investeringar som är planerade för året. Vad orsakar att projektmedel inte tas i anspråk som planerat och hur säker är prognosen under året. Investeringen försenad jämfört med tidplan av orsaker som kommunen inte kunnat påverka. Projektets budget 2015: 4,0 mkr, varav 2,3 mkr överförts från 2014. Projektet redovisar ett överskott på 1,9 mkr för 2015. Investeringen försenad jämfört med tidplan genom politiska beslut. Projektets budget 2015: 0,9 mkr hela beloppet är överfört från 2014. Projektet redovisar ett överskott på 0,1 mkr vid årets slut. Projektets budget 2015: 1,5 mkr. Projektet har inte kunnat påbörjas under hösten och kommunen har accepterat att senarelägga arbetet till början av 2016. *Projektet påbörjat före beslutad projektstyrningsmodell.
4/13 KS Exploatering Kommunstyrelsens exploateringsverksamhet har under 2015 omfattat totalt 27 pågående projekt. De flesta projekt är påbörjade sedan flera år tillbaka vilket innebär att de påbörjats innan beslut av nuvarande projektstyrningsmodell. Urval har gjorts på två exploateringsprojekt som startats efter att projektstyrningsmodellen fastställts och där projektens totala budget har stor betydelses för kommunens ekonomi. Kontrollmoment enligt internkontrollplan 1. Strategiska planeringsgruppen beslutar att starta en förstudie. 2. Politiskt beslut att påbörja planeringsfas i enlighet med projektplan. 3. Politiskt beslut om genomförande av entreprenad. Beslutad driftplan. 4. Styrgrupp beslutar om att utvärdera och påbörja projektavslut. 5. Styrgrupp beslutar om att avsluta projekt. KS/2014:221 Strängnäs 2:1 Stationsområdet Politiska beslut finns. 2013-03-27, KS 35 Förstudie genomfördes vintern 2013/2014. Politiska beslut finns. 2015-01-28, KS 8. Förvaltningen förbereder ett ärende för revidering av tidplanen avseende genomförandefasen, från 2017 till 2019. Detta för att avvakta med uppstart av detaljplanearbetet tills nytt resecentrum är utbyggt. Projektet är i planeringsfasen. Projektet är i planeringsfasen. KS/2014:222 Strängnäs 3:1, mfl Östra Stadsskogen Politiska beslut finns. 2013-03-27, KS 35 Förstudie genomfördes vintern 2013/2014. Politiska beslut finns. 2015-01-28, KS 9 Genomförandefasen är planerad till 2018 enligt projekts tidplan. Projektet är i planeringsfasen. Projektet är i planeringsfasen.
5/13 Attestreglementet Attestreglementet styr kommunens hantering av ekonomiska beslutsattester. Avsikten är att genom kontroll säkerställa att transaktioner är korrekta avseende prestation, underlag, tidpunkt, villkor, kontering och beslut. Beslutsattesträtt ligger på olika nivåer med begränsningar i form av verksamhet, belopp, tid, typ av transaktion eller begränsas så att den ansvarige är inköpsberättigad för de varor och tjänster som ingår i den löpande driften, men inte för exempelvis investeringar. Attestrutinerna innebär vidare att kontrollera att mottagnings- och beslutsattest är korrekt och att attestanterna gör kontroller enligt reglementet. Stickprov har tagits halvårsvis, samt slumpmässigt utvalda mottagnings- och beslutsattestanter. Intervjuer har genomförts med åtta stycken mottagningsattestanter och sju stycken beslutsattestanter där frågan har ställts hur de går till väga när de mottagnings- respektive beslutsattesterar. Beslutsattestanterna har även blivit tillfrågade om de kan beskriva jävsreglerna. För att utreda om den som kontrollerar är självständig gentemot den kontrollerade har 20 fakturor första halvåret och alla fakturor i stickprovet för andra halvåret där chef har mottagningsattesterat tagits fram. Genom stickprov på 10 + 15 manuella fakturor har kontrollerats om utbetalningen hanterats endast av en person. De intervjuade anger alla att de försöker mottagningsattestera så fort som möjligt, helst samma dag som de fått meddelande om fakturan. I ett fall verkar meddelandefunktionen inte riktigt fungera, den attestanten får inte det första meddelandet, utan bara påminnelsen. Därför brukar attestanten regelbundet gå in i systemet för att titta om det ligger någon faktura som ska attesteras. En av de intervjuade anger att denne kontrollerar att fakturan stämmer mot avtal. En annan anger att beslutsattestanten tittar på avtalen, eftersom det är denne som sitter på dem. Överlag är det typen av faktura som avgör hur noggrann kontroll mottagningsattestanten gör. Är det en återkommande faktura tittar de flesta bara på om summan stämmer överens med tidigare fakturor, men någon övrig kontroll av dessa fakturor sker i regel inte. Andra fakturor kontrolleras noggrannare, t ex kontrolleras då om det som beställts har levererats men det finns brister i att titta på om momsen är specificerad. En mottagningsattestant kontrollerar även om momsen stämmer. Tre av de tillfrågade beslutsattestanterna kontrollerar inte att mervärdeskatten är specificerad. En av dessa uppger att den trodde det var mottagningsattestantens ansvar.
6/13 Samtliga tillfrågade mottagningsattestanter följer attestreglementets regler. En går även utöver dem och kontrollerar vissa saker som egentligen ligger på beslutsattestanten. De flesta av intervjuade beslutsattestanterna har god kännedom om jävsreglerna, en person visste däremot inte att det finns jävsregler. Av de 25 manuella fakturorna som valts ut saknar 18 av dem mottagningsattestant. Det finns därför en risk för att dessa fakturor har hanterats av en enskild person. Av de utvalda fakturorna har två stycken mottagningsattesterats av chef och sedan beslutsattesterats av underordnad. Resterande har hanterats enligt attestreglementets regler. Samtliga fakturor som chef har mottagningsattesterat har hanterats enligt attestreglementets regler. Analys Det behöver bli tydligare för mottagningsattestanterna vad det är som de ska titta på i sin kontroll och även vad det är som beslutsattestanterna ska kontrollera. I dagsläget finns det risk att mottagningsattestanten kontrollerar det beslutsattestanten har till uppgift att titta på samt att vissa bitar faller mellan stolarna. Den beslutsattestant som saknade kunskap om jävsreglerna hade sådana rutiner att dessa motverkar att sådana situationer ska uppstå, personen angav att denne aldrig beslutsattesterar fakturor som rör denne själv. Av de fakturor som saknade mottagningsattestant hade de attesterats med hjälp av utbetalningsblanketten. På denna saknas utrymme för en mottagningsattestants signatur. Av de fakturor som attesterats med hjälp av konteringsstämpeln var det en faktura som saknade mottagningsattestant. I IT-systemen kan inte en person ensam hantera hela utbetalningen, då sätter systemet stopp. De två fakturor som inte hanterats i enlighet med attestreglementet gällde ett årsabonnemang och en årsavgift. Det handlade alltså om två återkommande fakturor som inte personligen berörde chefen eller någon av dennes närstående. På det stora hela hanteras attesteringen på korrekt sätt och risken för otillbörlig påverkan från en chefs sida är låg. Förslag på åtgärder För att tydliggöra vad mottagnings- respektive beslutsattestanten ska kontrollera när de attesterar kan någon form av checklista tas fram som medarbetaren får i samband med att denne får attesträtten. Även om medarbetaren får en muntlig genomgång kan det vara svårt att komma ihåg alla detaljer, och många tänker kanske inte på att titta i attestreglementet. Med en checklista för mottagnings- och beslutsattestanter blir det tydligt vad respektive attestant ska kontrollera.
7/13 Det behöver bli tydligare för mottagningsattestanterna vad det är som de ska titta på i sin kontroll och även vad det är som beslutsattestanterna ska kontrollera. I dagsläget finns det risk att mottagningsattestanten kontrollerar det beslutsattestanten har till uppgift att titta på samt att vissa bitar faller mellan stolarna. De manuella fakturorna blir hela tiden färre och färre, men man skase över utbetalningsblanketten för att göra det tydligare att fakturan både ska mottagnings- och beslutsattesterats. Om beslutsattestanterna hos de andra nämnderna har brister i sina kunskaper om jäv föreslås att en särskild information kring detta går ut i samband med att det nya attestreglementet och riktlinjerna antas. Annars föreslås ingen åtgärd. Delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning styr beslutsrätten i sådana ärenden som kommunstyrelse delegerat till annan att besluta om. Genom att titta på de delegationsbeslut eller rapporter som anmälts till kommunstyrelsen har kontrollerats om det är rätt delegat som fattat beslutet och om beslutet är fattat enligt rätt punkt i delegationsordningen. På de tre sammanträdena under första halvåret anmäldes totalt 43 stycken beslut eller rapporter. Av de 43 anmälda besluten/rapporterna var 28 stycken korrekta vad gäller delegat och punkt i delegationsordningen. - Två av de felaktiga besluten gällde omplacering av befintligt lån till annan långivare. Det finns ingen punkt i delegationsordningen som stämmer med denna typ av beslut, varför de två besluten har fattas utan stöd i delegering. - Felaktigheterna i de övriga 15 besluten, vilka alla har anmälts av socialnämnden, bestod i att det hänvisats till fel punkt i delegationsordningen och att det anges att beslutet av socialchef har vidaredelegerats från kommunchef till annan. Det framgår inte till vem vidaredelegationen skulle ha skett. I anmälningarna från socialnämnden framgår inte heller vem som är delegat, bara vem som handlagt ärendet. På de fem sammanträdena under andra halvåret anmäldes totalt 44 stycken beslut eller rapporter. Av anmälda besluten var 23 stycken korrekta vad gäller delegat och punkt i delegationsordningen. - Ett av de felaktiga besluten gällde omplacering av befintligt lån till annan långivare. Det finns ingen punkt i delegationsordningen som stämmer med denna typ av beslut, varför beslutet har fattas utan stöd i delegering. - Fyra av de felaktiga besluten gällde beslut om omplacering eller beslut om förlängning av lån, varför det inte gick att se av anmälan om rätt delegat tagit beslutet. - Några av besluten som har anmälts har beslutats av ordförande med stöd av punkt 1.10 i kommunstyrelsen delegationsordning. Denna punkt gäller
8/13 beslut som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Totalt har sju sådana beslut anmälts. I tre av dessa framgår det av beslutet varför ärendet är brådskande. I resterande är det oklart om ordförande egentligen har haft delegation att ta beslut med stöd av punkt 1.10. Dessa rapporter kommer samtliga från socialnämnden, som anmäler sina beslut i personalärendena. Rapporterna uppvisade många fel, vilka bland annat bestod i att det hänvisats till fel punkt i delegationsordningen och att det angavs att beslutet har vidaredelegerats från kommunchef till socialchef. Stod det inte att beslutet hade vidaredelegerats så stod det inte heller vem som var delegat utan det framgick bara vem som handlagt ärendet. Den punkt som socialnämnden på vissa av besluten felaktigt hänvisat till är p 3.3, Beslut om uppdrag som avses i 6 kap 3 LKB. (Personalutskottet har rätt att till arbetsgivareorganisation delegera att med bindande verkan för kommunen reglera anställningsvillkor för arbetstagare i kommunens tjänst.). Delegat för denna punkt är personalutskottet. Inget av dessa beslut har tagits av personalutskottet, och utskottet ska inte heller göra det, eftersom besluten inte gäller detta. Alla anställningar som är längre än sex månader är delegationsbeslut och ska anmälas till kommunstyrelsen. Det är bara socialnämnden som gjort detta. Socialnämnden har även anmält flertalet anställningar som är kortare än sex månader och som därför inte heller är delegationsbeslut, utan verkställighetsbeslut. Sådana beslut ska inte anmälas till kommunstyrelsen. Analys På många av de felaktiga besluten framgår det inte vem som är delegat. Det är också oklart varför det anges att socialchefen har vidaredelegerat beslutet från kommunchefen, eftersom kommunchefen inte är delegat i dessa ärenden. De personer som anges som handläggare är också de som enligt delegationsordningen har rätt att ta beslutet, varför det trots dessa felaktigheter kan antas att det de facto är rätt delegat som tar beslutet. Det är sedan tidigare känt att övriga nämnder och avdelningar inte rapporterar in sina personalärenden till kommunstyrelsen, vilket även denna granskning visade. Granskningen visade även att det rapporteras in för många beslut, att beslut tas som delegationsbeslut, fastän det är verkställighetsbeslut det rör sig om. Av underlaget för brådskande beslut enligt punkt 1.10 i delegationsordningen ska det framgå varför nämndens beslut inte kan avvaktas. Har ett beslut felaktigts fattats enligt denna punkt kan beslutet komma att upphävas vid en eventuell överklagan. Framgår det i underlaget till beslutet varför det är brådskande blir det tydligare att rätt delegat tagit beslutet. Förslag på åtgärder Avsnitt nio i delegationsordningen ska ses över.
9/13 En punkt som gäller omplacering av lån ska in i delegationsordningen. Ansvarig för detta föreslås vara stabsavdelningen. Vad gäller anmälan av delegationsbeslut i personalärenden ska personalavdelningen ha ansvaret att, i samråd med stabsavdelningen, ta fram fungerande rutiner för nämnderna och verksamheterna. Socialkontoret ska ändra sin rapportmall så att ovan nämnda felaktigheter avhjälps. En del av problemen kan säkert avhjälpas i och med de rutiner personalavdelningen ska arbeta fram, men till dess ska ansvarig tjänsteman hos socialnämnden se över vilka rapportmallar som används av verksamheterna och uppdatera dessa. Det ska tydligt framgå vem som är delegat och vilken punkt i delegationsordningen det gäller. Fälten för vidaredelegation ska tas bort. Genom att uppdatera mallen blir det lättare för den som fyller i att göra rätt. Socialkontoret ska även informera sina verksamhetschefer och enhetschefer om att anställningar under sex månader är verkställighetsbeslut och att dessa därför inte behöver anmälas till kommunstyrelsen.
10/13 Grafisk profil Strängnäs kommuns visuella och grafiska identitet beskrivs i Grafisk manual. Reglerna, som är en konsekvens av politiskt fattade beslut, ska garantera att Strängnäs kommun uppträder med en grafisk enhetlighet gentemot omvärlden. De omfattar samtliga visuella element såsom hantering av logotyper, färger, bildspråk, mallar med mera. Det finns exempel på att den grafiska profilen inte används. Det har skett på affischer, annat tryckt material, webbplatser och i anställdas e-postsignatur. På intranätet finns stöd i olika former och det kan vara mallar, hjälp med att enkelt skapa e-postsignatur och information om hur bilder ska hanteras. Till ytterligare hjälp finns avtal med reklambyråer som ska nyttjas vid framtagandet av affischer, broschyrer etc. om egen kompetens saknas. Utbildning i kommunens grafiska profil har hållits tidigare men inte på senare år. Förslag på åtgärder Kommunikationspolicyn är ålderstigen och behöver ses över. Utbildning och information internt i hur den grafiska profilen ska användas, så att fler ges möjlighet att göra rätt.
11/13 Riktlinjer för e-post och internet Det finns exempel på att sekretesshandlingar har sänds med e-post. Medarbetare som har arbetat från annan plats än inom kommunens nätverk har e-postat handlingar till sig själv för att kunna arbeta med sina ärenden. Tekniken medger inte att verksamhetssystemet kan nås annat än från datorer som finns inom kommunens nätverk. Då tekniken brister tar medarbetare egna initiativ för att på ett enkelt sätt kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det händer att inkommen e-post som ska registreras inte blir registrerad av olika anledningar. Det kan vara okunskap om vilka inkomna handlingar som faktiskt ska registreras, det kan också vara så att det medför ett merarbete för enskilda medarbetare. Är man inte van att registrera handlingar är det en kunskapströskel att övervinna. Utbildningsinsatser pågår kontinuerligt i hur medarbetare ska hantera handlingar. Förslag på åtgärder Fortsätta med utbildningsinsatser.
12/13 Avslutad anställning Kommunstyrelsen beslutade 2015-03-25 om Säkerhetsrutiner i Strängnäs kommunhus (KS/2015:27) Förvaltningen håller på att implementera rutinerna. Kontroll har genomförts genom att kontrollera ett urval av personer som avslutat sin tjänst i Strängnäs kommun under 2015. Urvalet består av de personer som har avgångskod i personaldatasystemet för pension, avliden och slutar på egen begäran. Det är knappt 300 personer som avslutat sin tjänst med dessa koder. Av dessa slutade ungefär 140 personer första halvåret och det togs ett litet stickprov på 10 personer. Stickprovet visade att sex personer hade kvar sitt e-postkonto. För andra halvåret kontrollerades samtliga knappa 150 personer som avslutat sin anställning. Vid kontrolltillfället fanns mer än hälften av dessa kvar i systemet. I och med att e-postkontot finns kvar innebär det att inloggning på kommunens nätverk och tillhörande system är möjlig. Vid en senare stickprovskontroll, via ett e-postutskick, har ett antal av dessa kontot tagits bort alternativt att kontot är avaktiverat, övriga fanns kvar i systemet. Förslag på åtgärder Säkerställ att de beslutade rutinerna efterlevs och följs upp. Förenkla kontohanteringen för chefer. Avslutad anställning är en del av rekryteringsprocessen, som ska ses över och förenklas i sin helhet. Inköp enligt avtal Första halvåret valdes några områden ut för att göra stickprovskontroller; kontorsmöbler, gatubelysning och mattransporter. Urvalen bestod av tre slumpmässigt valda fakturor som gjorts under halvåret 2015. Internkontrollen har utförts genom att tre slumpmässigt valda fakturor från respektive vald leverantör har granskats. I fakturasystemet har sedan kontrollen skett där fakturerat pris kontrollerats mot avtalspris. I granskningen har priser och leveranstid kontrollerats med de villkor som avtalats med leverantören. Om inte annat avtalats ska de villkor som står i avtalet gälla. Det finns avvikelser för en leverantör och det har varit att varan levererats försent samt att varor varit felaktiga. I övrigt för denna kontroll har konstaterats att rutiner och riktlinjer fungerar tillfredsställande. Avvikelserna har bestått i att en leverantör under november och december inte har räknat upp den prishöjning som leverantören påkallat i november 2015.
13/13 På stickprov av fakturor för år 2016 är dock prishöjningen uppräknad i priserna. Analys De avvikelser som uppstått har bestått i att ramavtalsleverantörer på området sjuksköterskor inte har kunnat tillhandahålla efterfrågade resurser under aktuell tidsperiod. Därför har verksamheterna fått direktupphandla de nödvändiga resurser som krävts för att klara verksamhetens uppdrag. Inköpsenheten gör kontinuerliga uppföljningar och vidtar åtgärder vid behov. Inköpsenheten har under våren 2016 en ny pågående upphandling avseende sjuksköterskor och vårdpersonal. Eftersom ett antal ramavtalsleverantörer upphandlats kommer ett minimikrav på resurser att finnas tillgängliga för avrop och direktupphandlingarna kommer då sannolikt att minska. Förslag på åtgärder Kontinuerliga stickprov på fakturor med kvartalsintervall samt avstämning av avtalstrohet med inköpsdatabasen varje kvartal.