www.pwc.se Revisionsrapport Linda Marklund Revisionskonsult Anställdas bisysslor Sundsvalls kommun Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Syfte och revisionsfråga...2 2.3. Metod och avgränsning...2 3. Regelverk och riktlinjer avseende bisysslor...3 3.1. Lag om offentlig anställning (LOA)...3 3.2. Allmänna bestämmelser (AB)...3 4. Granskningsresultat...4 4.1. Kommuninternt regelverk...4 4.2. Information om och kontroll av bisysslor...4 4.2.1. Information...5 4.2.2. Kontroll och uppföljning...5 4.3. Efterlevnad av regelverk...5 4.3.1. I kommunen kända bisysslor...5 4.3.2. Bolagsverkets uppgifter...5 4.3.3. Avstämning mot leverantörsreskontra...6 Sundsvalls kommun
1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av kommunens revisorer har, Kommunal Sektor, granskat anställdas bisysslor. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor är tillräcklig. Granskningen har resulterat i följande bedömningar och iakttagelser: - Det regelverk rörande anställdas bisysslor som finns i kommunen bedömer vi vara delvis ändamålsenligt. Bedömningen baseras på att lagstiftning och kommunens riktlinjer tydliggör bestämmelserna för hur bisysslor ska anmälas och behandlas. Bestämmelsen som reglerar att anmälan och beslut om beviljande/avslag ska förvaras i arbetstagarens personakt försvårar dock väsentligt kommunstyrelsens möjligheter till övergripande kontroll, då det innebär att det inte upprättas något centralt register över förekommande bisysslor. - Det sker genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Genomgång sker vid introduktion och ett utbildningstillfälle har genomförts med chefer under de senaste åren. Dock bedömer att genomgångarna inte sker med regelbundenhet. - Det tillämpas inte ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på att det inte går att styrka att uppföljning sker med regelbundenhet, enligt fastställda riktlinjer, samt att det dessutom finns avsevärda skillnader mellan de bisysslor som är kända och dokumenterade i kommunen jämfört med anställdas förekomst i Bolagsverkets register. - Vi bedömer att regelverken för anställdas bisysslor inte efterlevs. Bedömningen baseras på att det finns avsevärda skillnader mellan de av kommunen kända bisysslorna och träffar i Bolagsverkets register. Detta indikerar att kommunens medarbetare inte i tillräcklig omfattning anmäler bisysslor vilket i sin tur kan vara ett resultat av bristande information och kontroll från arbetsgivarens sida. Sammanfattningsvis bedömer vi att styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende hantering av de anställdas bisysslor inte är tillräcklig. I syfte att utveckla verksamheten lämnar vi följande förslag: Säkerställ att fastställt regelverk tillämpas (regelbunden uppföljning och kontroll av förekomst av bisyssla bland de anställda). Tydliggör i samband med detta definitionen av bisyssla bland medarbetarna. Överväg att inrätta ett centralt (alternativt förvaltningsövergripande) register över de anställdas anmälda bisysslor. Detta i syfte att underlätta styrelsens och nämnderna interna kontroll. Sundsvalls kommun 1 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 05), Lagen om offentlig anställning (LOA) och kommunens egna riktlinjer Om bisyssla. Av ovanstående regelverk framgår att verksamheten måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Arbetstagare som har bisyssla - eller har för avsikt att påbörja sådan - åläggs att anmäla detta skriftligt till närmaste chef. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. 2.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor är tillräcklig. Följande kontrollmål ska besvaras: Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor. Det sker regelbundna genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Regelverken för anställdas bisysslor efterlevs. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till att följa upp de anställda inom Sundsvalls kommun som har ett engagemang i företag som är registrerade i Bolagsverkets handelsoch föreningsregister samt aktiebolagsregister. Förfrågan hos Bolagsverket har genomförts om anställda i respektive bolags personalregister finns registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregistret och aktiebolagsregistret. Granskningen har inledningsvis omfattat samtliga nämnder. Intervjuer har sedan gjorts utifrån resultatet inom respektive förvaltningsledning. Intervjuer har genomförts med; socialförvaltningen, service och teknikförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. Uppgifter från Bolagsverkets register har analyserats mot kommunens leverantörsregister och leverantörsreskontra. Sundsvalls kommun 2 av 6
3. Regelverk och riktlinjer avseende bisysslor Granskningen utgår ifrån regelverken kring offentliganställdas bisysslor. I regelverken definieras vad som menas med bisyssla. Bedömningen om bisysslan är negativ för arbetsgivaren prövas utifrån om bisysslan kan vara; förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Inledningsvis kan konstateras att ett generellt bisyssleförbud inte är arbetsrättsligt hållbart utan varje arbetstagares bisyssla måste prövas var för sig. 3.1. Lag om offentlig anställning (LOA) Lagen om offentlig anställning (LOA) reglerar i första hand förtroendeskadliga bisysslor. Av lagen framgår att: Det är förbjudet för arbetstagare att ha en förtroendeskadlig bisyssla. Arbetstagare är, på arbetsgivarens begäran, skyldig att upplysa arbetsgivaren om de bisysslor som arbetstagaren har. Om arbetsgivaren bedömer att arbetstagaren har en förtroendeskadlig bisyssla, ska arbetsgivaren förbjuda bisysslan. Ett sådant beslut är inte en förhandlingsfråga enligt medbestämmandelagen. Bestämmelsen i LOA innehåller även föreskrifter om att arbetsgivaren på ett lämpligt sätt ska uppfylla sin skyldighet att informera de anställda om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ur förtroendeskadlig aspekt. 3.2. Allmänna bestämmelser (AB) Av Allmänna bestämmelser (AB) framgår att arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagare att inneha bisyssla som inverkar hindrande på arbetet eller som innebär att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivaren. Ett synsätt vid bedömningen av dessa bisysslor är att arbetstagaren i första hand ska samla sina personliga resurser hos sin huvudarbetsgivare. Enligt bestämmelsen har arbetstagaren en skyldighet att på begäran lämna uppgifter som arbetsgivaren behöver för att bedöma bisysslan. Sundsvalls kommun 3 av 6
4. Granskningsresultat 4.1. Kommuninternt regelverk Sundsvalls kommun har utarbetat riktlinjer för vad som gäller avseende eventuella bisysslor för sin egen personal. Riktlinjerna återfinns på kommunens intranät. I riktlinjerna definieras bisyssla på följande vis: Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Av riktlinjerna framgår bl.a. att: Arbetstagare som har, eller har för avsikt att påbörja, bisyssla skriftligt ska anmäla detta till närmaste chef. Beslut om bisyssla ska beviljas eller avslås tas av den som har beslutsrätt enligt förvaltningens delegationsbestämmelse. Anmälan samt beslut om beviljande eller avslag ska förvaras i arbetstagarens personakt. Kontinuerlig uppföljning ska ske via löne- och utvecklingssamtalet. Bestämmelsen om anmälningsskyldighet ska ingå i introduktionen till alla nyanställda. I riktlinjerna framgår vad som kan anses vara tillåtna respektive otillåtna bisysslor. Det enda som i kommunens riktlinjer inte uppges räknas som bisyssla är; Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. Riktlinjerna har kompletterats med en blankett för arbetstagarens anmälan av bisyssla. Bedömning: Vår bedömning är att det finns ett i stort ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor i kommunen. Bedömningen baseras på att lagstiftning och kommunens riktlinjer tydliggör bestämmelserna för hur bisysslor ska anmälas och behandlas. Vi bedömer dock att bestämmelsen som reglerar att anmälan och beslut om beviljande/avslag ska förvaras i arbetstagarens personakt väsentligt försvårar kommunstyrelsens möjligheter till övergripande kontroll, då det innebär att det inte upprättas något centralt register över förekommande bisysslor. 4.2. Information om och kontroll av bisysslor Utifrån resultatet av vår kontroll mot Bolagsverkets register samt med hänsyn till risk och väsentlighet har vi valt att närmare granska rutinerna vid följande förvaltningar: Barn- och utbildning, Socialförvaltningen samt Service och Teknikförvaltningen. Sundsvalls kommun 4 av 6
4.2.1. Information Enligt kommunens riktlinjer har respektive anställd ett ansvar för att anmäla bisysslor till arbetsgivaren. Blanketten Anmälan av bisyssla ska användas och undertecknas av ansvarig chef. Vidare anges att bestämmelsen om anmälningsskyldighet ska ingå i introduktionen till alla nyanställda. Av intervjuer med personalchef framgår att kommunövergripande utbildning i mutor, bestickning, jäv och bisyssla genomförts för alla chefer, år 2012. Vidare anges att information om anmälningsskyldighet vid bisyssla lämnas i samband med introduktion av nyanställda. Vid våra intervjuer med socialförvaltningen, service och teknik samt barn- och utbildning bekräftas att kommunens övergripande rutin följs, dvs att information om anmälningsskyldigheten avseende bisysslor lämnas vid introduktion. Checklistor för introduktionssamtal finns vid socialförvaltningen samt service och teknik. 4.2.2. Kontroll och uppföljning Av kommunens riktlinjer framgår att kontinuerlig uppföljning av de anställdas bisysslor ska ske i samband med löne- och utvecklingssamtal. Granskningen visar att det inte finns några checklistor för löne-/utvecklingssamtal som hanterar området vid förvaltningarna. Bedömning: Baserat på våra intervjuer gör vi bedömningen att det sker genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Genomgång sker vid introduktion och ett utbildningstillfälle har genomförts med chefer under de senaste åren. Dock noterar vi att ytterligare genomgångar inte sker rutinmässigt med medarbetarna varvid vi bedömer att genomgångarna inte sker med regelbundenhet. Vidare bedömer vi att det inte tillämpas ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på att det inte går att styrka att uppföljning sker med regelbundenhet, enligt fastställda riktlinjer, samt att det dessutom finns avsevärda skillnader mellan de bisysslor som är kända och dokumenterade i kommunen jämfört med faktiska bisysslor i Bolagsverkets register (se vidare avsnitt 4.3.2). 4.3. Efterlevnad av regelverk 4.3.1. I kommunen kända bisysslor Som nämnts ovan (avsnitt 4.1) ska anmäld bisyssla förvaras i arbetstagarens personakt. Vid vår förfrågan kunde 4 förvaltningar (Samhällsbyggnads, FAVI, SoT och K&F) redogöra för hur många anmälda bisysslor som fanns inom förvaltningen. Det finns på central nivå ingen sammanställning av de anställdas bisysslor i kommunen. 4.3.2. Bolagsverkets uppgifter Bolagsverket är den myndighet som för register över företag, föreningar och dess funktionärer. Vi gjorde en förfrågan hos Bolagsverket om förekomst av kommunanställda i deras handels- och bolagsregister respektive aktiebolagsregister. Resultatet Sundsvalls kommun 5 av 6
av denna förfrågan gav 931 träffar där personer som är anställda i Sundsvalls kommun också fanns registrerade i Bolagsverkets register den sista september 2014. Exempel på engagemang som förekommer bland de anställda är; styrelseledamot, suppleant och VD i aktiebolag, bolagsman i handelsbolag, kommanditdelägare och komplementär i kommanditbolag, innehavare av enskild firma, styrelseledamot och suppleant i bostadsrättsföreningar. Som nämnts ovan har vi med hänsyn till väsentlighet och risk valt att närmare kontrollera rutinerna hos följande förvaltningar; Barn- och utbildning, Socialförvaltningen samt Service och Teknikförvaltningen. Antalet anmälda bisysslor i dessa förvaltningar samt förekomst i Bolagsverkets register har sammanfattats i nedanstående tabell. Antal anmälda bisysslor i förvaltningen Antal träffar i Bolagsverkets register Barn- och utbildning? 401 Socialförvaltningen? 312 Service & Teknik 16 86 Vid vår förfrågan framkom att socialförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen inte har någon samlad bild av hur många anställda inom förvaltningen som anmält bisyssla. Av ovanstående tabell framgår att den förvaltning (service och teknik) som kan uppge antalet anmälda bisysslor bland sina anställda ändå uppvisar en stor avvikelse från de faktiska träffarna i Bolagsverkets register. 4.3.3. Avstämning mot leverantörsreskontra Utifrån Bolagsverkets förteckning över bolag mm där anställda har bisyssla har vi kontrollerat om några av dessa återfinns som leverantör till kommunen år 2014. Granskningen visar att 46 bolag mm där anställd har bisyssla återfanns som leverantör till kommunen (januari-oktober 2014). Exempel på detta är kommunanställda som är ledamot eller suppleant i bolag som säljer varor/tjänster inom följande områden; maskinutrustning, reklammontering, fastighetsbolag, ljus- och ljudutrustning samt omsorg och service till funktionshindrade. Bedömning: Vi bedömer att regelverken för anställdas bisysslor inte efterlevs. Bedömningen baseras på att det finns avsevärda skillnader mellan de av kommunen kända bisysslorna och träffar i Bolagsverkets register. Detta indikerar att kommunens medarbetare inte i tillräcklig omfattning anmäler bisysslor vilket i sin tur kan vara ett resultat av bristande information och kontroll från arbetsgivarens sida. Sundsvalls kommun 6 av 6